Hasil Wawancara pada Koordinator Warehouse
Di PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan
Narasumber : Bpk Nanang Sunandar
Jabatan : Koordinator Warehouse
Tanggal : 28 Februari 2018
1. Bagaimana ketentuan prosedur administrasi distribusi barang pada PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan?
Jawaban:
Ketentuan prosedur administrasi distribusi barang pada PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan yaitu:
1.Konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barangnya kepada koordinator warehouse melalui telepon dengan menyebutkan nama petugas yang menghubungi, perusahaan konsumen dan kendaraan yang ingin digunakan.
2. Koordinator warehouse memasukan data permintaan pick up konsumen kedalam buku pick up barang.
3. Koordinator warehouse memerintahkan langsung kepada staf warehouse untuk melakukan penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
4. Koordinator warehouse memberikan informasi langsung kepada koordinator driver bahwa konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barang menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
5. Kemudian koordinator warehouse menerbitkan surat tugas, lalu meminta tanda tangan supervisor dan memberikan kepada staf warehouse.
6. Koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk melakukan penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
7. Lalu driver menulis surat pengajuan droping dan menandatangani, kemudian mengajukan surat tersebut kepada administrasi keuangan.
8. Setelah admin keuangan menyetujui dan menandatangani surat pengajuan droping maka uang droping diberikan kepada staf driver kemudian surat pengajuan droping diarsipkan ke dalam file.
9. Setelah menerima uang droping driver dan staf warehouse menuju lokasi konsumen.
10.Setelah sampai di lokasi, staf warehouse menunjukan surat tugas kepada konsumen, lalu konsumen memberikan surat delivery order tiga rangkap yaitu putih, biru dan pink kepada staf warehouse.
11.Kemudian staf warehouse melakukan pemeriksaan fisik barang dan jumlah barang disesuaikan dengan surat delivery order, kemudian melakukan pengukuran volume dan menimbang barang konsumen.
12.Setelah itu staf warehouse menerbitkan dokumen bukti tanda terima kiriman barang tiga rangkap yaitu putih, biru dan kuning.
13. Kemudian staf warehouse menggabungkan surta delivery order dan bukti tanda terima kiriman barang lalu meminta tanda tangan konsumen kemudian kosumen mengembalikan kepada staf warehouse.
14.Kemudian staf warehouse dan driver membawa barang ke gudang warehouse PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan.
15.Setelah barang sampai di gudang warehouse, staf warehouse menempatkan barang dirak sesuai dengan nama tujuan masing-masing barang, kemudian dilakukan wrapping untuk keamanan barang.
16. Kemudian staf warehouse memberikan surat delivery order dan bukti tanda terima kiriman barang kepada koordinator tracking.
17.Driver menulis dan menandatangani dokumen bukti kas keluar lalu melampirkan struk bukti pemakaian uang droping seperti struk pembelian bahan bakar, parkir resmi, toll dan parkir liar atau pak ogah dan menyerahkan kepada admin keuangan.
18.Setelah Admin keuangan menerima bukti kas keluar lalu menggabungkan surat tersebut dengan surat pengajuan droping dan menyimpan ke dalam binder.
19.Koordinator tracking melakukan input harga pada bukti tanda terima kiriman barang dan menyimpan rangkap warna putih.
20.Koordinator warehouse menulis surat jalan tiga rangkap putih, biru dan kuning lalu memberikan rangkap warna putih kepada koordinator tracking.
21.Koordinator warehouse meminta surat delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang warna biru dan kuning.
22.Kemudian koordinator warehouse menginformasikan kepada koordinator driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat jalan rangkap biru, kuning.
24.Setelah itu koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga rangkap, bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat jalan rangkap biru dan kuning.
25.Kemudian driver melakukan distribusi barang sesuai tujuan penerima.
2. Bagaimana prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan?
Jawaban:
Prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan, melibatkan bagian-bagian yang terkait sebagai berikut:
1. Koordinator Warehouse
Koordinator warehouse bertugas sebagai pemimpin staf warehouse, selain itu bertugas menerima pesan distribusi barang dari konsumen lalu mengkoordinir stafnya untuk melalukan penjemputan barang, wrapping barang, menerbitkan surat jalan dan mendistribusikan dokumen perjalanan barang ke bagian terkait.
2. Staf Warehouse
Bagian ini bertugas menerima informasi pemesanan pengiriman barang, melakukan proses wrapping terhadap barang konsumen dan memilah barang konsumen sesuai dengan tujuan barang di dalam gudang warehouse sebelum dikirim kepada konsumen kemudian melakukan koordinasi kepada koordinator warehouse bahwa barang siap untuk dikirim.
3. Driver
Bagian ini bertugas melakukan penjemputan barang bersama bagian warehouse dan pengiriman barang konsumen sesuai dengan tujuan.
4. Koordinator Driver
Koordinator driver bertugas sebagai pemimpin driver, selain itu bertugas mengatur driver dan armada untuk melakukan penjemputan barang maupun pendistribusian barang.
5. Bagian Administrasi Keuangan
Bagian ini bertugas memberikan dana operasional kepada bagian driver ketika akan melakukan penjemputan dan distribusi barang, melaukan input laporan pemakaian dana operasional.
6. Koordinator Tracking
Koordinator tracking bertugas melakukan input harga yang tertera pada tanda bukti kiriman barang, membuat laporan nama penerima barang konsumen, serta memberikan informasi status barang kepada konsumen lalu mendistribusikan dokumen perjalanan barang kepada koordinator keuangan untuk selanjutnya dilakukan penagihan kepada konsumen.
Prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan yaitu:
1. Konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barangnya kepada koordinator warehouse melalui telepon dengan menyebutkan nama petugas yang menghubungi, perusahaan konsumen dan kendaraan yang ingin digunakan.
2. Koordinator warehouse memasukan data permintaan pick up konsumen kedalam buku pick up barang.
3. Koordinator warehouse memerintahkan langsung kepada staf warehouse untuk melakukan penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
4. Koordinator warehouse memberikan informasi langsung kepada koordinator driver bahwa konsumen memesan untuk dilakukan pendistribusian barang menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
5. Kemudian Koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk melakukan penjemputan barang dengan menyebutkan nama perusahaan dan kendaraan yang ingin digunakan.
6. Lalu driver menulis surat pengajuan droping dan menandatangani, kemudian mengajukan surat tersebut kepada administrasi keuangan.
7. Setelah admin keuangan menyetujui dan menandatangani surat pengajuan droping maka uang droping diberikan kepada staf driver kemudian surat pengajuan droping diarsipkan ke dalam file.
8. Setelah menerima uang droping driver dan staf warehouse menuju lokasi konsumen.
9. Setelah sampai di lokasi, konsumen memberikan surat delivery order tiga rangkap yaitu putih, biru dan pink yang sebelumnya sudah ditandatangani konsumen kepada staf warehouse.
10. Kemudian staf warehouse melakukan pemeriksaan fisik barang dan jumlah barang disesuaikan dengan surat delivery order, kemudian melakukan pengukuran volume dan menimbang barang konsumen.
11. Setelah itu staf warehouse menerbitkan dokumen bukti tanda terima kiriman barang tiga rangkap yaitu putih, biru dan kuning dan ditandatangani oleh konsumen.
12. Selanjutnya staf warehouse menyatukan surta delivery order dengan bukti tanda terima kiriman barang.
13. Kemudian staf warehouse dan driver membawa barang ke gudang warehouse PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan.
14. Setelah barang sampai di gudang warehouse, staf warehouse menempatkan barang dirak sesuai dengan nama tujuan masing-masing barang, kemudian dilakukan wrapping untuk keamanan barang.
15. Kemudian staf warehouse memberikan surat delivery order dan bukti tanda terima kiriman barang kepada koordinator tracking.
16. Driver menulis dokumen bukti kas keluar lalu melampirkan struk bukti pemakaian uang droping seperti struk pembelian bahan bakar, parkir resmi, toll dan menyerahkan kepada admin keuangan.
17. Setelah Admin keuangan menerima bukti kas keluar lalu menggabungkan surat tersebut dengan surat pengajuan droping dan menyimpan ke dalam binder.
18. Koordinator tracking melakukan input harga pada bukti tanda terima kiriman barang dan menyimpan rangkap warna putih.
19. Koordinator warehouse menulis surat jalan tiga rangkap putih, biru dan kuning lalu memberikan rangkap warna putih kepada koordinator tracking.
20. Koordinator warehouse meminta surat delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang warna biru dan kuning.
21. Kemudian koordinator warehouse menginformasikan kepada koordinator driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga rangkap dan bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat jalan rangkap biru, kuning.
23. Setelah itu koordinator driver memerintahkan langsung kepada driver untuk melakukan pendistribusian barang dan memberikan surat delivery order tiga rangkap, bukti tanda terima kiriman barang rangkap biru, kuning dan surat jalan rangkap biru dan kuning.
24. Kemudian driver melakukan distribusi barang sesuai tujuan penerima.
3. Dokumen apa saja yang digunakan dalam prosedur administrasi distribusi barang pada PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan?
Jawaban
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur administrasi distribusi barang PT Anugrah Logistik Tangerang Selatan adalah sebagai berikut:
1. Surat Delivery Order
Surat delivery order dikeluarkan oleh konsumen yang ingin mengirimkan barangnya, berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditunjukan kepada bagian yang menerima barang milik perusahaan yang memiliki konsensus dengan perusahaan yang menerbitkan surat delivery order, selanjutnya dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang atas perintah perusahaan yang menerbitkan surat delivery order. Surat ini terdiri dari tiga rangkap yaitu putih, biru dan pink memuat informasi nama pengirim, nama tujuan penerima dan list barang beserta jumlah barang.
2. Surat Jalan
Surat jalan dikeluarkan oleh koordinator warehouse berfungsi sebagai surat pengantar pada saat akan mengirim barang, surat ini terdiri dari tiga rangkap putih, biru dan pink, memuat informasi nama tujuan, jumlah koli barang dan keterangan nomor resi barang yang dikirim.
3. Bukti Tanda Terima Kiriman Barang
Dokumen ini dikeluarkan oleh staf warehouse pada saat melakukan penjemputan barang di gudang konsumen, dokumen ini berfungsi sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim, sebagai alat komplain pihak konsumen apabila barang kiriman tidak sampai, rusak, tertukar ataupun hilang dalam proses pendistribusian dan sebagai alat bukti penagihan yang dilampirkan bersama delivery order kepada pihak konsumen. Dokumen ini terdiri dari tiga rangkap putih, biru dan pink serta memuat nomor tanda terima, nama
