UNIT URUSAN TUNTUTAN POTONGAN
Tindakan Penyelia (SPGA)
BPKP/UTP/PB-119
Bilangan Semakan : 0
Tarikh : 30.09.13
Disediakan oleh :- Disahkan oleh
:-Ketua Unit Pengurus
PERU BAHAN
Ubahan Muka surat Tarikh Keterangan Diluluskan
B
B
B
B
I. Tujuan :
Prosedur ini adalah untuk mengembalikan borang-borang yang bermasalah kepada pelanggan-pelanggan yang terlibat dan mendapat jawapan segera kepada masalah yang dimajukan.
II. Skop :
Prosedur ini merangkumi borang BPA 1/79, BPA 1/79A dan BPA 2/79 yang diterima dari pelanggan BPA yang bermasalah oleh sebab maklumat tidak mencukupi sebelum sebarang tindakan diambil untuk mengemaskini di pengkalan data.
III. Istilah/Singkatan :
KK - Kerani Kanan K - Kerani
PA - Pembantu Am SPGA - Sistem Berkelompok SPGA - Sistem Talian Terus
BPA 1/79 - Borang Pengakuan Potongan ( Peminjam ) BPA 1/79A - Borang Pengakuan Potongan ( Penjamin ) BPA 2/79 - Borang Perubahan ( Cetakan A4 2/79 ) CTLM1 - Skrin kemaskini arahan 1/79 dari pelanggan CTLM2 - Skrin kemaskini arahan 2/79 dari pelanggan
CTLM3 - Skrin kemaskini arahan 2/79 dari pelanggan bahagian II CTLI1 - Skrin pertanyaan arahan 1/79 dari pelanggan
CTLI2 - Skrin pertanyaan arahan 2/79 dari pelanggan CTLQ1 - Skrin kuiri arahan BPA 1/79 – kemaskini BPA CTLQ2 - Skrin kuiri arahan BPA 2/79 – kemaskini BPA CTLL1 - Skrin senarai semak arahan 1/79
CTLL2 - Skrin senarai semak arahan 2/79 MENP2 - Sub menu BPASYS
CTLII - Skrin semak in-transit
CTLIA - Skrin amaun in-transit dalam akaun
IV. Rujukan :
I. PRO/UTP/KTP-21 - Arahan Berkelompok II. PRO/UTP/KTP-06 - Senarai Semak
V. Carta Aliran : 1. Tindakan Penyelia Borang BPA 1/79 2. Penyemakan dan Pengesahan 3. Lulus Khas Borang BPA 2/79 5. Semakan In-transit 6. Edit 7. Senarai Semak Kuiri 8. Terima / Kemaskini 4. Kuiri 9. Scan
VI. Prosedur Terperinci :
1. Tindakan Penyelia
1.1 Fungsi Supervisor dikendalikan oleh kerani kanan meliputi masalah seperti : 1.1.1 Membuat ‘edit’ ke atas borang-borang yang dihantar oleh pelanggan BPA
dan kerani yang tidak boleh diterima semasa proses SPGA. 1.1.2 Menyemak status borang yang bermasalah.
1.1.3 Menyemak dan mengambil tindakan borang yang gagal dikemaskini. 2. Penyemakan dan Pengesahan
2.1 Menyemak borang-borang yang meliputi pelbagai masalah yang diterima dari kerani dan pelanggan BPA. [ KK ]
2.2 Penyemakkan dibuat bagi menentukan borang-borang yang bermasalah. [ KK ]
2.2.1 Terdapat maklumat yang bercanggah pada borang dan memerlukan tindakan kerani kanan untuk pengesahan. [ KK ]
2.2.2 Terdapat maklumat yang salah dan perlu dibetulkan oleh kerani kanan.
[ KK ]
2.2.3 Borang-borang gagal diterima kerana sebab-sebab lain. [ KK ]
2.3 Setelah disemak dan dikenalpasti masalah borang-borang tersebut dihantar di ruangan yang ditentukan.
2.3.1 Lulus Khas – Potongan melebihi 60% daripada pelanggan BPA dan kerani. 2.3.2 Kuiri – Memasukkan catatan di dalam ruangan yang telah ditentukan
untuk makluman dan tindakan pelanggan.
2.3.3 Arahan Berkelompok – Borang-borang yang tidak boleh diterima oleh sistem SPGA manakala borang asal difotostat dan diarahkan kerani untuk diambil tindakan.
2.3.4 Kemaskini – Borang yang dikenalpasti tiada masalah akan diproses dan dikemaskinikan.
3. Lulus Khas
3.1 Borang BPA 1/79 dan cetakan A4 2/79 yang telah diinput oleh pelanggan BPA dan yang telah diedit oleh kerani yang melebihi 60%.
3.2 Proses borang lulus khas :-
3.2.1 Klik butang arahan 1/79 @ arahan 2/79 dan skrinCTLM1 @ CTLM2 dipaparkan.
3.2.2 Klik butang pertanyaan dan skrin CTLI1 @ CTLI2 dipaparkan.
3.2.3 Masukkan salah satu kunci carian, status rekod dan klik butang berikut, senarai perihal anggota dipaparkan dan klik butang pilih.
3.2.4 Setelah klik pilih, imej dipaparkan, semak ruangan jumlah pendapatan, jumlah potongan, intransit penyelesaian awal dan jumlah potongan di BPA bersama dengan salinan penyata gaji.
3.2.5 Jika kiraan jumlah ada perubahan, pinda di ruangan yang dikehendaki dan klik butang edit, mesej keluar ‘rekod telah diedit’ kemudian klik butang senarai semak skrin CTLL1 dipaparkan, tandakan boleh diproses di bahagian BPA kemudian klik butang simpan dan mesej ‘rekod telah disimpan’, klik ‘close window’ kemudian klik butang keluar dan skrin CTLM1 @ CTLM2 dipaparkan kemudian klik butang terima dan status rekod ‘kemaskini BPA’.
3.2.6 Jika borang tersebut tidak boleh diambil tindakan klik butang kuiri dan skrin CTLQ1 @ CTLQ2 dipaparkan. Klik butang anak panah di kod keterangan untuk mendapatkan kod kuiri, skrin CTLM1 @ CTLM2 dipaparkan dan status rekod menjadi kuiri.
4. Kuiri
4.1 Borang kuiri 1/79 dan cetakan A4 2/79 yang lengkap dengan salinan, yang diperlukan dikembalikan samada oleh pelanggan BPA untuk diambil tindakan dan dikemaskini @ dikuirikan semula kepada pelanggan.
4.2 Proses borang kuiri ( 1/79 )
4.2.1 Klik butang arahan 1/79 dan skrin CTLM1 dipaparkan. 4.2.2 Klik butang pertanyaan dan skrin CTLI1 dipaparkan.
4.2.3 Berpandukan borang asal, masukkan salah satu kunci carian, status rekod dan klik butang berikut, senarai perihal anggota akan dipaparkan dan klik butang pilih.
4.2.4 Setelah klik pilih imej dipaparkan dan semakan dibuat untuk mengenalpasti masalah borang yang gagal diproses. Hanya ruangan berwarna cerah saja yang boleh dibuat pindaan oleh kerani kanan.
4.2.5 Setelah pindaan dibuat, klik butang edit dan mesej keluar ‘rekod telah diedit’ kemudian klik butang senarai semak, skrin CTLL1 dipaparkan, tandakan ‘boleh proses’ kemudian klik butang simpan dan mesej rekod telah disimpan, klik ‘close window’ kemudian klik butang keluar dan skrin CTLM1 dipaparkan kemudian klik butang terima dan status rekod ‘kemaskini BPA’.
4.2.6 Jika borang tersebut tidak boleh diambil tindakan dan hendak dikuiri semula, klik butang kuiri dan CTLQ1 dipaparkan klik butang anak panah di kod keterangan untuk mendapatkan kod kuiri, catatkan sebab-sebab kuiri kemudian klik butang kuiri, skrin CTLM1 dipaparkan dan status rekod menjadi ‘KUIRI’.
4.2.7 Borang asal perlu discan. 4.3 Proses kuiri – arahan 2/79
4.3.1 Borang-borang yang dikembalikan dari organisasi ke BPA.
4.3.2 Pilih Skrin Pertanyaan Arahan BPA 2/79 (CTLI2) masukkan kunci carian menggunakan no. kad pengenalan, nama atau no. dokumen (berpandukan cetakan arahan 2/79 yang dikepilkan.
Klik butang pilih dan imej akan dipaparkan. Semakan dibuat berpandukan maklumat yang diberi oleh pelanggan untuk perubahan (CTLM2).
4.3.3 Pastikan status rekod ‘telah disahkan’. Buat pindaan dan klik ‘edit’.
4.3.4 Klik ‘bahagian 2’ (CTLM3), semak tindakan yang ditandakan dan klik ‘simpan’ mesej, rekod telah disimpan dipaparkan, klik ‘keluar’, bahagian 1 (CTLM2) akan dipaparkan semula.
4.3.5 Klik ‘senarai semak’ tandakan ruang maklumat yang disertakan oleh pelanggan bersama cetakan arahan 2/79, klik ‘simpan’.
4.3.6 Klik ‘terima’ setelah semua semakan dibuat dan pastikan kurang dari 60%. 4.3.7 Arahan telah siap dikemaskini.
5. Semakan In-transit
5.1 Senarai borang BPA 1/79 dan cetakan A4 2/79 yang belum diproses dan telah diproses oleh kerani BPA.
5.2 Senarai ini juga membolehkan pelanggan dan kerani BPA melihat peminjam membuat pinjaman daripada organisasi lain.
5.3 Semakan in-transit dapat menghalang potongan melebihi 60%. 5.4 Cara semakan in-transit :-
5.4.1 Daripada skrin CTML1 @ CTML2, klik butang keluar dari skrin MENP2 dipaparkan.
5.4.2 Klik butang semakan In-Transit dan skrin CTLI1 dipaparkan.
5.4.3 Masukkan nombor kad pengenalan peminjam dan klik butang semak dan ruangan jumlah arahan / borang belum lulus akan memaparkan dokumen-dokumen yang belum diproses dan telah diproses.
5.4.4 Untuk dokumen yang diproses oleh BPA, sekiranya di ruangan jumlah di akaun terdapat jumlah potongan, klik butang semak dan dokumen yang telah diproses dipaparkan.
6. Edit 6.1 Rujuk – BPKP/UTP/PB-118 7. Senarai Semak 7.1 Rujuk – BPKP/UTP/PB-118 8. Terima / Kemaskini 8.1 Rujuk – BPKP/UTP/PB-118 9. Scan 9.1 Rujuk – BPKP/UTP/PB-118
VII. Rekod Kualiti :
