BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN. nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat. moneter yang terjadi di tahun 1997.

(1)

57

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Sejarah Perusahaan

BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu, dan barangkali yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi di tahun 1997.

Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA di tahun 1998.

Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang arif, BCA berhasil pulih kembali dalam tahun yang sama. Di bulan Desember 1998, dana pihak ke tiga telah kembali ke tingkat sebelum krisis. Aset BCA mencapai Rp 67.93 triliun, padahal di bulan Desember 1997 hanya Rp 53.36 triliun. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah

(2)

sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia di tahun 2000.

Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan public. Penawaran Saham Perdana berlangsung di tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA. Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA.

Dalam tahun 2002, IBRA melepas 51% dari sahamnya di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Berikut ini adalah visi dan misi PT. Bank Central Asia,Tbk :

VISI PT. Bank Central Asia, Tbk :

Bank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia.

(3)

MISI :

• Membangung institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan.

• Memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya keputusan optimal bagi nasabah.

• Meningkatkan nilai franchise dan nilai stakeholders.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

(4)

(5)

3.1.3.2 Struktur Organisasi Divisi Pembelajaran dan Pengembangan

(6)

3.1.3.3 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia

Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada Divis SDM

3.1.3.4 Tugas dan Wewenang BCA secara umum • Dewan Komisaris

Sebagai bagian dari upaya berkelanjutan dalam menerapkan standar yang tinggi dalam fungsi pengawasan, masing-masing komisaris kini menjalankan peran penyeliaan yang lebih aktif dalam organisasi bank, dengan tanggung jawab yang mencakup menominasikan Direksi dan merekomendasikan remunerasi

DIVISI SUMBER DAYA MANUSIA

SUB-DIVISI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SUB-DIVISI HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN PENGAMANAN KENDALI MUTU SUMBER DAYA MANUSIA BIRO HUBUNGAN INDUSTRIAL BIRO PENGEMBANGAN KEBIJAKAN DAN APLIKASI SDM BIRO OPERASI SDM URUSAN ADMINISTRASI KOMPENSASI DAN INFORMASI SDM URUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN URUSAN ADMINISTRASI BENEFIT

(7)

yang layak bagi mereka, pengawasan terhadap setiap keputusan manajemen yang diambil oleh Direksi, pemberian petunjuk kepada Direksi hal-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan kewajiban mereka, pemantauan pengelolaan risiko dan implementasi Tata Kelola usaha yang Baik, dan mengevaluasi kenierja Direksi.

• Direksi

Direksi yang terdiri dari delapan direktur secara bersama-sama bertanggung jawab atas keseluruhan pengelolaan operasi BCA. Tanggung jawab mereka yang lebih khusus termasuk menciptakan struktur pengendalian internal, memastikan pelaksanaan fungsi audit internal di setiap kegiatan manajemen dan mengambil tindakan berdasarkan temuan-temuan audit internal sejalan dengan kebijakan dan petunjuk dari Dewa Komisaris. Direksi juga bertanggung jawab mengawasi pengelolaan kegiatan bisnis BCA sesuai dengan tujuan usaha, menyusun strategi bisnis termasuk rencana kerja dan anggara, berkonsultasi dengan Dewan Komisaris, dan mewajibkan pelaksanaan praktik akuntansi dan pembukuan sesuai ketentuan sebagai perusahaan publik.

(8)

• Komite Audit

Komite Audit mempunyai 3 anggota untuk membantu Dewan Komisaris dalam melakukan fungsi pengawasannya. Kewajiban Komite Audit antara lain : merekomendasikan revisi dan perbaikan manual Tata Kelola Usaha yang Baik di BCA, memberikan pendapat profesional dan independen tentang hal-hal yang dilaporkan oleh Direksi ke Dewan Komisaris, memastikan laporan keuangan BCA telah disusun sesuai dengan peraturan keuangan dan Tata Kelola Usaha diimplementasikan dengan baik. Komite Audit juga memiliki wewenang untuk mengakses laporan dari audit internal dan laporan-laporan lain yang diperlukan, berkomunikasi langsung dengan auditor baik internal maupun eksternal, mendiskusikan masalah-masalah pengambilan keputusan secara transparan dengan Direksi atau pejabat-pejabat kunci lainnya dengan sepengetahuan Direksi, dan mengundang sumber-sumber internal maupun eksternal untuk mendengarkan pendapat-pendapat mereka.

• Komite-komite Eksekutif

Direksi dibantu oleh komite-komite eksekutif, termasuk Komite Aktiva Passiva, Komite Pengelolaan Risiko, Komite Sumber Daya Manusia, Komite Pemberian Kredit, Komite Penyelesaian Kasus Kepegawaian, dan Komite Kebijakan Kredit.

(9)

Komite-komite eksekutif ini telah dibentuk untuk memberikan petunjuk profesional untuk membantu manajemen bank dalam menjalankan tugas. Komite-komite eksekutif ini secara rutin telah melakukan rapat untuk membahas permasalahan dan mengusulkan arahan yang sesuai dengan embe bidang masing-masing.

3.1.3.5 Tugas dan Wewenang pada Divisi DPP

1. Pengembangan Program

Tugas pokok Pengembangan Program diuraikan dalam (5) lima aspek, yaitu:

- Aspek pengembangan operasional perbankan/ kredit dan pemasaran/ diri dan manajerial, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pembelajaran operasional perbankan/kedit dan pemasaran/diri dan manajerial sesuai kebutuhan perusahaan serta mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan pembelajaran yang berkualitas dan menyenangkan.

- Aspek pengembangan karir dan pekerja potensial, yaitu : menyusun konsep, mengidentifikasi dan mengembangkan program pengembangan karir dan pekerja potensial.

(10)

- Aspek pengembangan pendidikan, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pendidikan BCA Development Program (BDP), Program Pengembangan Akuntansi (PPA), Magang Bakti, Pelatihan Dasar Calon Karyawan (PDCK) dan lain-lain, sesuai kebutuhan perusahan serta mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas dan menyenangkan.

2. Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas

Tugas pokok Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu:

- Aspek knowledge management, yaitu : mengoordinasi pengelolaan dan pengembangan knowledge management.

- Aspek riset dan pengembangan, yaitu : melakukan riset dan mengembangkan metode pembelajaran terkini.

- Aspek pengendalian kualitas, yaitu : memantau, mereview dan mengevaluasi kualitas dan pelaksanaan pembelajaran agar dapat dikembangkan dan ditingkatkan ke arah yang lebih baik.

- Aspek e-larning development, yaitu : mengoordinasi dan mengembangkan pembelajaran berbasis teknologi

(11)

3. Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan

Tugas pokok Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu:

- Aspek pelaksanaan pelatihan, yaitu : mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah.

- Aspek pendukung umum, yaitu : menyediakan sarana dan prasarana serta mengadministrasikan pelaksanaan pembelajaran.

- Aspek pelaksanaan dan pendukung pelatihan Surabaya, yaitu: mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah, serta menyediakan sarana dan prasarana serta mengadministrasikan pelaksanaan pembelajaran untuk wilayah Surabaya, Malang, Denpasar dan Makasar.

- Aspek pendukung teknis, yaitu : memberi dukungan teknis pengembangan/pelaksanaan pembelajaran.

(12)

4. Urusan Perekrutan

Tugas pokok pada aspek perekrutan pekerja adalah melaksanakan kegiatan perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, baik pekerja maupun non pekerja.

3.2 Length of Effort

Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. Bank Central Asia. Berikut adalah daftar kegiatannya :

Tabel 3.1 Length of Effort

Tanggal Waktu Kegiat an

Jumla h Jam

Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

1 Juli 2011 09.00-14.00 4 Workshop 1. Training consultant 2. Anggota tim proyek Internal Human Capital Management dan MSS/ ESS Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS 4 Juli 2011 09.00 – 12.00 3 Workshop 1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal Human Capital Management dan MSS/ESS Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS 12.00 – 17.00 5 ESS Training SAP Netweaver Melakukan proses-proses yang ada di dalam MSS/ ESS, seperti : beranda, employee self service, my staff, worklist, course

(13)

administration, dan learning 6 Juli 2011 09.00-15.00 5 Personnel Administr ation training 1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal Personnel Administratio n Memperoleh penjelasan mengenai Personnel Administration Personnel Administratio n Melakukan maintaining infotypes, create personal data, organizational assignment, addresses, create planned working time, create basic pay 8 Juli 2011 15.00 – 16.00 1 Training and Event Managem ent (TEM) training 1. Training consultant 2. Anggota tim proyek internal Course Overview Penjelasan tentang materi yang akan didapat selama TEM training 12 Juli 2011 09.00 – 11.00 2 Training and Event Managem ent training 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan umum

mengenai TEM sub

module 18 Juli 2011 09.00- 14.00 5 Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Business Event Preparation Membuat business event environment, cost item, time schedule, building location, organizer, resources (room dan instructor), business event group dan business event type

20 Juli 2011 09.00-12.00 3 Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Business Event Catalog Membuat business event dengan

resources dan tanpa

resources 21 10.00 – 14.00 4 Training and Event Managem 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim Day to Day Activites Mendaftarkan attendee, prebook attendance, book

(14)

Juli 2011 ent training proyek internal attendance, rebook attendance, cancel attendance. 22 Juli 2011 09.00 – 17.00 7 Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Recurring Activities

Melakukan lock dan

unlock business event, firmly booking

dan cancel business event.

Information System

Mencoba beberapa

report yang bisa dihasilkan dari

Training and Event Management, seperti

report untuk

attendance, business events, resources. Integration Penjelasan mengenai

function yang tersedia dari integrasi

TEM dengan komponen lain. 26 Juli 2011 09.00 – 15.00 5 Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan dan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator Memperoleh penjelasan dan melakukan proses approval pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator 27 Juli 2011 09.00 – 11.00 2 Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal

Review TEM Melakukan

pengulangan singkat terhadap seluruh materi yang telah disampaikan

(15)

28 Juli 2011

09.00 – 11.00

2 Interview 1. Staff Biro Recruitment

2. Anggota tim

proyek internal

Recruitment Memperoleh proses bisnis BCA Development Program (BDP) 29 Juli 2011 09.00 – 11.00 2 Recruitme nt training 1. Staff Biro Recruitment 2. Anggota tim proyek internal Recruitment Memperoleh penjelasan mengenai proses bisnis Magang Bakti 12.00 – 15.00 3 Recruitme nt training Applicant data process Melakukan proses recruitment magang bakti di dalam SAP 15.00 – 17.00 2 Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Course Preparation Memperoleh penjelasan mengenai course preparation 3 Agustus 2011 09.00 - 17.00 7 Recruitme nt training dan Implemen tasi Pembayar an uang saku peserta PPA 1. Mentor Pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Program Pengembanga n Akuntansi (PPA) Melakukan proses recruitment dalam fungsi SAP pada peserta PPA dan implementasi pembayaran uang saku PPA pada /nzppa 4 Agustus 2011 13.00 -15.00 2 Implemen tasi perubahan status peserta dan no rekening peserta PPA 1. Mentor Pembimbing 2. Anggota tim proyek internal PPA Melakukan perubahan proses recruitment dalam fungsi SAP (LULUS PPA) dan no rekening pada peserta PPA 9 Agustus 2011 09.00 - 17.00

7 Workshop 1. Anggota tim proyek internal 2. Mahasiswa UPH 3. Karyawan BCA Visi Misi BCA, Sejarah BCA, Hallo BCA Memperoleh visi, misi, sejarah dari perusahaaan BCA, serta pengenalan akan Hallo BCA

(16)

Agustus 2011 11.00 nt training Recruitment 2. Anggota tim proyek internal penjadwalan seleksi pelamar melalui SAP Melakukan pelacakan status pelamar selama proses selekssampai hiring 15 Agustus 2011 09.00 - 17.00 7 Testing SAP TEM 1. Anggota tim proyek Internal 2. Karyawan BCA Training and Event Managament Melakukan pengujian pada user

dengan sub modules

training management dan memperoleh hasil aktivitas yang berjalan lancar atau tidak 19 Agustus 2011 15.00 - 17.00 2 Training and Event Managam ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek Internal Training and Event Managament Memperoleh pengenalan mengenai pembuatan

course group, course type, dan course

24 Agustus 2011 09.00 - 11.00 2 Training and Event Managam ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek Internal Training and Event Managament Membuat course group, course type

dan course 26 Agustus 2011 13.00 – 17.00 4 Learning portal training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Learning portal Melakukan import materi E-Learning melalui SAP 5 Septemb er 2011 09.00 – 15.00 6 Learning portal training 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota tim proyek internal Learning portal Membuat course group melalui back end system SAP

Membuat course type melalui back end system SAP

Melakukan booking dan cancel kepesertaan pelatihan 7 Septemb 09.00 – 15.00 6 Learning portal training 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota Learning portal Melakukan proses follow up classroom training (SAP)

(17)

er 2011 tim proyek internal

Mencoba beberapa

report dalam

learning portal yaitu

reporting by course, course detail, user

Melakukan cost dan transfer data 8 Septemb er 2011 09.00 – 11.00 2 Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan booking peserta 13.00 – 15.00 2 Melakukan proses booking peserta pelatihan karyawan di dalam SAP 9 Septemb er 2011 09.00 – 12.00 3 Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji Training and Event Managem ent training Melakukan proses pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji di dalam SAP 12 Septemb er 2011 13.00 – 15.00 2 Discuss 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam TEM yang masih dilakukan secara manual 13 Septemb er 2011 09.00 - 11

2 Discuss 1. Staff Biro Recruitmen t

2. Anggota

tim proyek internal

Recruitment Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam recruitment yang masih dilakukan secara manual 14 Septemb 09.00 – 11.00 2 Discuss 1. Mentor pembimbin g Learning portal Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam learning

(18)

er 2011 2. Anggota tim proyek internal

portal yang masih dilakukan secara manual 19 Septemb er 2011 13.00 – 17.00 4 Document ation 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendokumentasi proses bisnis pembayaran apresiasi instruktur eksternal melalui SAP 20 Septemb er 2011 09.00 – 12.00 3 Document ation 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendokumentasi proses bisnis pembayaran uang saku peserta PPA melalui SAP 21 Septemb er 2011 09.00 – 12.00 3 Document ation 1. Anggota tim proyek internal Learning portal Mendokumentasi proses booking dan

cancel peserta melalui MSS/ESS

(19)

3.3 Proses Bisnis Berjalan pada Training and Event Management

Deksripsi Proses

Training and Event Management merupakan proses yang terintegrasi yang mendukung Bank Central Asia dalam merencanakan, menjalankan dan mengatur program pelatihan suatu karyawan, serta melakukan booking resource, administrasi kepesertaan, follow up proses berdasarkan absensi peserta dan pembayaran apresiasi terhadap instruktur internal non DPP/ mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator pada karyawan Bank Central Asia.

Proses di dalam Training and Event Management terdiri dari :

1. Create program pelatihan

Pertama – tama Staff Biro Pengembangan Program (PPO) akan membuat daftar program pelatihan yang akan ditawarkan kepada karyawan.

2. Create program divisi/wilayah

Selain program pelatihan yang dapat dibuat oleh Staff Biro PPO, bagian Divisi/Wilayah juga dapat membuat program pelatihan divisi/wilayah untuk karyawan divisinya yang di mana program pelatihan divisi/wilayah akan diberikan kepada Staff Biro PPO.

(20)

Staff Biro PPO dapat membuat course group berdasarkan program yang dibuat oleh Staff Biro PPO maupun program pelatihan yang dibuat oleh bagian Divisi/Wilayah.

4. Create course type (SAP)

Staff Biro PPO akan Membuat course type, curriculum type, dan relationship sesuai katalog program.

5. Create course offering (SAP)

Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP) akan membuat course offering, curriculum sesuai tanggal pelaksanaan.

6. Booking Resource (SAP dan manual)

Staff Biro PPP akan melakukan booking resource yang meliputi ruangan, instruktur, gedung lokasi pelatihan. Booking peralatan masih dilakukan secara manual.

7. Administrasi kepesertaan (SAP)

Staff Biro PPP melakukan administrasi kepesertaan untuk diinput ke dalam SAP.

8. Follow Up process (SAP)

Staff Biro PPP melakukan absensi peserta dan instruktur, cancellation dan attendance firmly booked, serta menginput data jam mengajar berdasarkan absensi instruktur.

(21)

9. Melakukan pembayaran (SAP dan manual)

Pembayaran yang dilakukan meliputi: pembayaran apresiasi instruktur ekesternal, pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator berdasarkan absensi dan pembayaran peserta program pengembangan akuntansi (PPA).

Proses Bisnis Training and Event Managament

Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan Bagian Divisi/Wilayah

Staff Biro Pengembangan Program

1. Create program pelatihan

5. Create course offering

4. Create course type 3. Create course group

2. Create program divisi/wilayah

9. Melakukan pembayaran 8. Follow Up process 7. Administrasi kepesertaan

6. Booking Resource

(22)

3.3.1 Booking Peserta Pelatihan

Booking peserta pelatihan merupakan proses pendaftaran peserta dalam sebuah pelatihan yang dilakukan oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan.

1. Booking peserta pelatihan (SAP)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan booking peserta yang ingin melakukan pelatihan..

2. Menerima notifikasi

Peserta dan atasan akan menerima notifikasi booking pelatihan ketika booking peserta pelatihan telah dilakukan.

3. Cancel (SAP)

Cancel dilakukan jika peserta membatalkan kepesertaannya dalam sebuah pelatihan.

4. Menerima notifikasi pembatalan

Peserta dan atasan akan menerima notifikasi pembatalan yang dilakukan oleh peserta.

5. Rebooking (SAP)

Rebooking dilakukan jika peserta akan membatalkan kepesertaannya pada tanggal yang sudah ditentukan dan mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain atau mendaftarkan diri pada

(23)

jenis pelatihan lain.

6. Menerima notifikasi rebooking

Peserta dan atasan akan menerima notifikasi rebooking setelah peserta mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain.

7. Replace (SAP)

Replace dilakukan jika kepesertaan karyawan digantikan oleh orang lain pada suatu pelatihan.

8. Menerima notifikasi replace

Peserta dan atasan akan menerima notifikasi replace yang menyatakan bahwa peserta digantikan oleh orang lain.

(24)

Proses Bisnis Booking Peserta Pelatihan

(25)

3.3.2 Administrasi Pasca Pelatihan

Administrasi pasca pelatihan merupakan proses dalam melakukan absensi peserta dan instruktur di dalam SAP, firmly booked, follow up, approve pembayaran instruktur, approve perubahan status menjadi follow up dan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan.

1. Absensi Peserta & Instruktur

Ketika pelatihan selesai diselenggarakan, Koordinator Program akan membuat absensi peserta dan absensi instruktur.

2. Input Absensi Peserta dan instruktur (SAP)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan menginput absensi peserta yang diberikan oleh Koordinator Program.

3. Cancel (SAP)

Akan dilakukan cancellation dengan pembebanan terhadap peserta yang hadir < 80%.

4. Laporan attandance cancel & firmly booked (SAP)

Apabila kehadiran peserta melebih 80 %, maka kehadiran (attendance) akan menjadi firmly booked (jika course sudah dipastikan akan berlangsung)

5. Input jam mengajar instruktur (SAP)

(26)

instruktur di dalam SAP berdasarkan absensi instruktur yang didapat dari Koordinator Program.

6. Membuat laporan jam mengajar (SAP)

Setelah diinput, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan membuat laporan jam mengajar dari SAP. Apabila tidak sesuai dengan absensi instruktur dari Koordinator Program, maka akan dilakukan pengulangan kembali pada penginputan jam mengajar instruktur.

7. Approve pembayaran instruktur (SAP)

Apabila laporan jam mengajar dari SAP sesuai dengan absensi instruktur maka, Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat melakukan approve pembayaran instruktur.

8. Approve & tandatangan memo pembayaran instruktur (SAP)

Kabiro PPP akan melakukan approve dan tanda tangan memo pembayaran instruktur.

9. Mengubah status firmly booked menjadi follow up (SAP)

Setelah Kabiro PPP mengapproved dan menandatangani memo pembayaran instruktur, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat mengubah status kursus dari firmly booked menjadi follow up.

10. Approve perubahan status (SAP)

(27)

Pelatihan akan melakukan approve perubahan status menjadi follow up.

11. Cost dan Transfer data (SAP)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan dan proses pembebanan biaya pelatihan peserta dilakukan secara manual.

12. Filling

Histori kepesertaan pelatihan dicatat di dalam CV Karyawan dan langsung terhubung ke absensi peserta dan peserta akan tercatat bahwa tanggal tersebut yang bersangkutan mengikuti pelatihan.

(28)

Proses Bisnis Administrasi Pasca Pelatihan

(29)

3.3.3 Pembayaran Apresiasi Instruktur Eksternal

Pembayaran apresiasi instruktur eksternal merupakan proses pembayaran yang dilakukan secara manual. Pembayaran apresiasi instruktur eksternal dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan rekap jumlah jam mengajar yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan untuk melakukan input pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu akan di approve oleh Kepala Urusan Pendukung Pelatihan melalui aplikasi e-payment serta approval (tandatangan memo pembayaran) dari Kabiro Pelatihan Pusat, kemudian Biro Payment akan memproses pembayaran apresiasi instrukter eskternal setelah didapatkannya memo approval dari Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

1. Rekap jumlah jam mengajar

Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah mengajar, absensi instruktur eksternal dan invoice/ tagihan yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

2. Input pembayaran Instruktur eksternal (e-payment)

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah jam mengajar, absensi dan tagihan yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran instruktur eksternal melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala

(30)

Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program.

3. Approve pembayaran

Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

4. Create Memo Pembayaran Instruktur Eksternal

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan membuat memo permohonan pembayaran instruktur eksternal beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat.

5. Approve dan tandatangan Memo

Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran instruktur eksternal. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan.

(31)

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran instruktur eksternal dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia).

7. Pembayaran Instruktur Eksternal

Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur eksternal berdasarkan memo dan invoice yang diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

(32)

Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Eksternal

(33)

3.3.4 Pembayaran Apresiasi Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator

Pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator merupakan proses yang dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan pembuatan memo permohonan pembayaran dan perincian daftar apresiasi yang akan diinput oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan di dalam SAP. Kemudian penginputan di dalam SAP yang sesuai dengan memo permohonan akan dilakukan approve pembayaran oleh Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dan Kabiro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP).

1. Create Memo Pembayaran

Koordinator Program akan membuat memo permohonan pembayaran dan membuat daftar perincian apresiasi (apresiasi instruktur dibayarkan sesuai dengan sertifikasi, jika instruktur tidak memiliki sertifikasi, apresiasi akan dibayarkan sesuai dengan eselon).

2. Input data kehadiran (SAP)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah memo permohonan dan daftar perincian apresiasi sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan data kehadiran di SAP. Apabila tidak sesuai, maka memo permohonan tersebut akan dikembalikan kepada Koordinator Program.

(34)

3. Input Pembayaran sesuai perincian (SAP)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan penginputan pembayaran di SAP sesuai daftar perincian dan memberikan memo permohonan kepada Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan

4. Approve Pembayaran (SAP)

Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah penginputan di SAP sesuai dengan memo permohonan, apabila sesuai maka akan dilakukan approve pembayaran. Apabila penginputan di SAP tidak sesuai dengan memo permohonan, maka memo permohonan akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan dan tidak akan dilakukan approve pembayaran.

5. Approve Pembayaran (SAP)

Setelah Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan mengapprove pembayaran, barulah Kabiro PPP akan melakukan approve pembayaran.

6. Cetak laporan hasil pembayaran apresiasi (SAP)

Setelah Kabiro PPP melakukan approve pembayaran, Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mencetak laporan hasil pembayaran apresiasi.

(35)

Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan melakukan pengajuan hasil pembayaran apresiasi kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia).

Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator

Gambar 3.8 Activity Diagram Pembayaran Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator

(36)

3.3.5 Pembayaran Peserta Program Pengembangan Akuntansi (PPA)

Proses pembayaran peserta PPA merupakan proses yang dilakukan di Divisi Pembelajaran dan Pengembangan BCA. Proses ini dilakukan tepatnya di bagian pelaksanaan dan pendukung pelatihan, proses pembayaran peserta PPA dilakukan melalui aplikasi e-payment selama satu kali dalam satu bulan.

1. Rekap jumlah kehadiran

Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah kehadiran peserta PPA dan akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

2. Input pembayaran PPA (e-payment)

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah kehadiran yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran peserta PPA melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program.

3. Approve pembayaran

Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan

(37)

kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

4. Create Memo Pembayaran PPA

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan membuat memo permohonan pembayaran peserta PPA beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat.

5. Approve dan tandatangan Memo

Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran peserta PPA. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan.

6. Mengirim Memo Pembayaran PPA

Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran peserta PPA dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia).

7. Proses Pembayaran PPA

Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran peserta PPA berdasarkan memo dan invoice yang

(38)

diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

Proses Bisnis Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA)

Gambar 3.9 Activity Diagram Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA)

(39)

Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Training and Event Management. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi.

• High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

• Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.

• Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

Tabel 3.2 Kategori Rank Training and Event Management

Rank

Requirement

High Medium Low

Sistem mampu mendukung pembuatan course group dan course type

9 - -

Sistem mendukung perencanaan pelatihan 9 - -

Sistem mampu membuat dan mengelola tanggal pelatihan.

(40)

Sistem mampu mendukung proses day to day activities.

9 - -

Sistem mampu melakukan booking prioritas. - 9 -

Sistem mendukung aktivitas – aktivitas seperti : lock/unlock business event, firmly book/cancel business event dan follow up business event.

9 - -

Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur eksternal dan pembayaran peserta PPA.

9 - -

Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator.

9 - -

Sistem mampu mendukung proses evaluasi akhir training.

9 - -

Sistem mampu melakukan pembebanan biaya pelatihan suatu program pelatihan.

9 - -

Sistem mampu melakukan pencatatan data pelatihan eksternal karyawan

(41)

3.4 Proses Bisnis Berjalan pada Recruitment

Deskripsi proses

Proses ini merupakan proses yang menyediakan tenaga-tenaga ahli untuk mengisi suatu posisi yang kosong. Proses staffing mengatur proses pengaturan iklan media dan pengaturan database dari pelamar. BCA membedakan dua proses perekrutan, antara lain: external recruitment dan internal recruitment. External recruitment merupakan proses pencarian karyawan yang berasal dari luar BCA, sedangkan internal recruitment sumber pelamar berasal dari dalam BCA.

Proses perekrutan dibagi berdasarkan tipe dan tingkat dari lowongan. Untuk tingkat jenjang managerial, BCA membuka lowongan program yang dinamakan BDP/MDP (BCA Development Program/Management Development Program) dimana lulusan-lulusan program ini dipersiapkan untuk menjadi pemimpin-pemimpin BCA di masa depan. PPA(Program Pengembangan Akutansi) dimana program ini khusus merekrut dan melatih para calon karyawan di bidang akutansi perbankan. Magang Bakti adalah program perekrutan dan pelatihan yang dijalankan BCA untuk para front liner BCA di tiap kantor cabang.

Proses internal recruitment tidak dilakukan psychological test, dan diinformasikan melalui e-mail. Sedangkan external recruitment dilakukan dengan menggunakan jasa periklanan dan job fair di kampus.

(42)

3.4.1 Internal recruitment

Internal recruitment merupakan proses perekrutan dimana pelamar berasal dari dalam perusahaan / sedang menjalani tugas menjadi karyawan BCA.

1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK)

Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual.

2. Persetujuan FPK

Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan.

3. FPK to Recruitment

FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment.

4. Mengecek headcount budget

Biro Recruitment akan mengecek headcount budget untuk melakukan persetujuan FPK.

5. Persetujuan

Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan.

(43)

Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget kepada Divisi yang berwenang.

7. Mengirimkan lowongan (email)

Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan mengirimkan lowongan melalui e-mail ke semua karyawan.

8. Persetujuan dari atasan

Karyawan sebagai pelamar yang ingin melamar untuk suatu posisi perlu meminta persetujuan dari atasannya langsung.

9. Menyerahkan file CV

Dokumen dan CV dari pelamar disampaikan kepada Biro Recruitment oleh pelamar atau atasan dari pelamar itu sendiri.

10. Memberikan CV

Biro Recruitment akan memberikan dokumen dan CV kandidat kepada Staff yang mengajukan FPK.

11. Tipe Vacancy

Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. 12. Membuat jadwal interview, test

Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan interview dan test.

13. Melakukan wawancara dan test

Lalu proses interview, test dilakukan oleh Staff yang mengajukan FPK.

(44)

Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes.

15. Penentuan hasil

Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview , test atau tidak.

16. Membuat Surat Penolakan

Merupakan proses menghasilkan surat penolakan / thank you letter untuk pelamar.

17. Memasukkan Alasan penolakan

Jika pelamar tidak lolos seleksi . Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP.

18. Membuat jadwal wawancara

Jika pelamar lolos seleksi , maka Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment.

19. Melakukan wawancara

Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment.

20. Hasil wawancara

Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual.

21. Penentuan hasil

Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment / tidak.

(45)

22. Membuat Surat penolakan

Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar.

Jika pelamar tidak lolos seleksi. Biro recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam SAP.

24. Penentuan tingkat job

Selanjutnya jika pelamar lolos dari Biro Recruitment interview, psychology test and technical test , akan dilakukan penentuan tingkat job . tingkat job dibagi menjadi dua, antara lain: Kepala Biro/ Kepala Urusan dan non Kepala Biro/ Kepala Urusan.

25. Membuat jadwal presentasi pelamar

Untuk level Kepala Biro/ Kepala Urusan akan dibuatkan jadwal untuk presentasi pelamar.

26. Melakukan presentasi

Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal. 27. Hasil presentasi pelamar

Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara manual.

28. Penentuan hasil

Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi presentasi atau tidak.

(46)

Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan ke dalam sistem SAP.

31. Mengecek status karyawan

Status karyawan dari pelamar(yang sudah merupakan karyawan BCA)akan diperiksa oleh Biro Recruitment untuk melihat apakah ada keterikatan kerja atau tidak dengan posisi saat ini.

32. Prosedur perpindahan job

Jika pelamar lolos seleksi , selanjutnya proses penerimaan pelamar akan dilanjutkan dengan Job Movement Procedure sesuai dengan kategori perpindahan (promotion, transfer, rotation or demotion). 33. Data tambahan yang perlu ditambahkan

Selanjutnya, jika ada data yang perlu ditambahkan , maka data dicatat ke dalam SAP.

(47)

Proses Bisnis Internal Recruitment

(48)

(49)

3.4.2 External recruitment

External recruitment merupakan proses perekrutan dari luar BCA, dimana memiliki beberapa program perekrutan, yaitu: BDP, PPA, Magang Bakti.

1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK)

Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual.

2. Persetujuan FPK

Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan.

3. FPK to Recruitment

FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment.

4. Mengecek headcount budget

Biro Recruitment akan mengecek headcount budget untuk melakukan persetujuan FPK.

5. Persetujuan

Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan.

(50)

Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget pada Divisi yang berwenang.

7. Mengecek database pelamar

Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan memeriksa database pelamar yang sebelumnya sudah pernah melamar untuk posisi tersebut.

8. Screening pelamar

Biro Recruitment akan melakukan screening terhadap pelamar untuk mencari pelamar yang sesuai dengan requirement program yang diadakan.

9. Kesesuaian pelamar

Dari hasil screening terhadap kandidat akan menentukan apakah ada kandidat dari database yang sesuai atau tidak.

10. Membuat iklan lowongan

Jika tidak ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan membuat iklan lowongan program melalui internet dan media iklan lainnya. Lalu, berkas kandidat dan CV yang diterima diberikan kepada Staff.

11. Memberikan file kandidat kepada Staff

Jika ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan menyerahkan berkas kandidat dan CV tersebut kepada Staff yang mengajukan FPK.

(51)

Selanjutnya Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. Tipe lowongannya adalah BDP, PPA, dan Magang Bakti. 13. Membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test

Biro recruitment menggunakan SAP untuk membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test. Kemudian pelamar akan menjalani recruitment interview, psychology test, and technical test.

14. Melakukan interview, psychology test, dan technical test

Hasil dari wawancara dengan Staff, hasil test dan psychology test tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual.

15. Hasil wawancara, technical test, dan psychology test

Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes, dan psychology test.

16. Penentuan

Biro recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview, psychology test, dan technical test atau tidak. 17. Membuat Surat Penolakan

18. Memasukkan Alasan Penolakan

Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP.

(52)

Selanjutnya jika pelamar lolos dari recruitment interview, psychology test and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Penentuan tingkat job ini hanya dilakukan untuk Magang Bakti. Tingkat jobnya adalah teller bakti dan customer service.

20. Melengkapi applicant data

Biro Recruitment akan melengkapi data pelamar yang kurang lengkap ke dalam SAP.

21. Dokumen akan diarsip

Dokumen – dokumen pelamar akan diarsip. 22. Hire employee

Jika dokumen yang diberikan oleh pelamar telah lengkap maka akan dijalankan proses Hire Employee dalam sistem SAP.

(53)

Proses Bisnis External Recruitment

(54)

(55)

Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Recruitment. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi.

Tabel 3.3 Kategori Rank Recruitment Rank

Requirement

High Medium Low

Sistem dapat mendukung iklan (advertisement) untuk position yang membuka lowongan.

9 - -

Sistem mendukung penjadwalan seleksi pelamar. 9 - -

Sistem mampu menyimpan hasil setiap seleksi yang dilakukan tehadap pelamar.

(56)

Sistem mampu melacak status pelamar selama proses seleksi sampai hiring.

9 - -

Sistem dapat menghasilkan dokumen standard (undangan wawancara, surat penolakan, dan dokumen kontrak) yang dapat dicetak maupun dikirimkan melalui e-mail kepada pelamar.

9 - -

Sistem mampu mendukung proses online recruitment.

9 - -

Sistem memungkinkan pelamar internal untuk mengajukan lamaran secara langsung ke dalam sistem.

- 9 -

Sistem memiliki kemampuan untuk mencari kandidat yang sesuai berdasarkan position/job profile.

9 - -

Sistem memiliki kemampuan untuk memberikan laporan dan informasi statistic mengenai pelamar.

- 9 -

Sistem memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan karyawan tetap, magang bakti yang masa kerjanya akan berakhir.

- 9 -

Sistem mendukung pencatatan data pelamar. 9 - - -

(57)

karyawan maupun sebaliknya.

3.5 Proses Bisnis Berjalan pada Learning portal

Deskripsi Proses

Learning Portal merupakan proses yang digunakan untuk mengadministrasi kegiatan training termasuk di dalamnya adalah E-Learning. Learning Portal dapat diakses oleh semua karyawan yang memiliki user Manager Self Service (MSS)/ Employee Self Service (ESS) dan diakses melalui MSS/ESS dengan nama link “learning”.

3.5.1 Learning Content

Learning content merupakan proses untuk menyimpan dan mengelola materi E-Learning, di mana proses dalam learning content dilakukan oleh Course Administrator bagian PPO dalam melakukan import materi E-Learning, pembuatan course group dan course type.

1. Import Materi E-Learning (SAP)

Course Administrator mengimport materi E-Learning ke server menggunakan Authoring tools SAP. Materi yang diimport dapat berupa materi baru maupun materi yang diperbaharui.

(58)

2. Create Course Group (SAP)

Setelah mengimport materi E-Learning, Course Administrator membuat course group melalui back end system SAP (pengelompokan pelatihan).

3. Create Course Type (SAP)

Course Administrator merencanakan tanggal pelatihan dan membuat pelatihan dengan resource sesuai permintaan.

Proses Bisnis Learning Content

(59)

3.5.2 Import materi E-Learning

Proses dalam mengimport materi E-Learning dilakukan oleh Course Administrator, proses ini dilakukan dengan menggunakan Authoring Tools SAP melalui repository explorer.

1. Membuka aplikasi Repository Explorer

Course Administrator membuka aplikasi Repository Explorer SAP untuk meimport materi E-Learning ke server

2. Mengaktifkan koneksi ke server

Course Administrator mengaktifkan koneksi ke server dengan menekan tombol connect

3. Login ke sistem

Course Administrator memasukkan username dan password untuk login ke sistem.

4. Login master repository

Setelah Course Administrator melakukan login ke sistem, maka akan muncul pop up menu untuk login ke master repository, kemudian Course Administrator memasukkan username dan password.

5. Import materi E-Learning

Setelah itu Course Administrator akan melakukan import materi E-Learning dengan mengklik kanan pada folder sesuai dengan jenis kelompok E-Learning.

6. Add packed file

Setelah itu, Course Administrator melakukan add packed file untuk file yang ingin diimport.

(60)

7. Pilih materi E-Learning

Setelah dilakukannya add packed file, Course Administrator melakukan pemilihan materi E-Learning yang akan diimport.

8. Accept current list

Course Administrator melakukan accept current list yang menyatakan bahwa file yang diimport telah disetujui. Setelah itu, sistem akan memproses file untuk diimport.

9. SCORM Course

Course Administrator memilih Jenis resource SCORM Course yang merupakan standard pembelajaran berbasis E-Learning.

10. Next import

Course Administrator akan melakukan next import apabila materi E-Learning yang diimport merupakan materi baru, kemudian memasukkan nama materi yang diinginkan untuk tampil di repository explorer.

11. File update

Course Administrator melakukan file update apabila materi E-Learning yang diimport merupakan materi update.

12. Finishing

Course Administrator melakukan finishing import yang menyatakan bahwa file telah selesai diimport. Materi yang berhasil diimport akan tampil di daftar materi di local repository.

(61)

Untuk memindahkan materi dari local repository ke master repository, Course Adminsitrator melakukan check-in master repository. Setelah berhasil melakukan check-in master repository, materi akan tampil di master repository.

14. Release materi

Course Administrator melakukan release materi agar materi yang sudah diimport dapat terbaca di sistem.

15. Publish materi

Setelah dilakukan release materi, Course Administrator akan melakukan publish materi . Kemudian Course Adminsitrator akan memilih standar pembelajaran E-Learning yaitu SCORM 1.2. Setelah itu akan muncul pesan yang menyatakan bahwa publish materi berhasil dilakukan.

(62)

Proses Bisnis Import materi E-Learning

(63)

3.5.3 Learning Portal

Learning portal merupakan proses di mana karyawan (User Portal) dapat melakukan proses pembelajaran melalui learning portal (MSS/ESS), monitoring maupun follow up pelatihan yang telah diikuti. Selain itu, terdapat proses di mana Training Administrator melakukan pengumpulan data pendaftaran pelatihan, booking dan cancel peserta, serta melakukan follow up classroom training, reporting, transfer data.

1. Mandatory Assignment

User Portal Atasan yang memiliki bawahan dapat memberikan notifikasi kepada bawahannya untuk mengambil pelatihan tertentu.

2. Akses Learning Portal

User Portal akan mengakses ke learning portal untuk melakukan registrasi pelatihan.

3. Registrasi Pelatihan E-Learning

User Portal melakukan registrasi pelatihan E-Learning melalui myBCA apabila ingin melakukan pembelajaran melalui learning portal. Selain itu, User Portal Atasan juga dapat memberikan notifikasi untuk mengambil pelatihan tertentu melalui learning portal, maka user harus melakukan registrasi pelatihan E-Learning.

(64)

Setelah User Portal melakukan registrasi pelatihan E-Learning, Training Administrator akan mengumpulkan data pendaftaran pelatihan melalui myBCA.

5. Booking Peserta (SAP)

Setelah mengumpulkan data pendaftaran pelatihan, Training Administrator akan melakukan booking peserta melalui back end system SAP.

6. Cancel Peserta (SAP)

Training Administrator akan melakukan cancel peserta dikarenakan alasan tertentu.

7. Melakukan Pembelajaran

Setelah booking pelatihan peserta telah dilakukan, User Portal dapat melakukan pembelajaran melalui learning portal

8. Monitor aktivitas pelatihan pribadi (SAP)

User Portal dapat memonitor aktivitas pelatihan melalui learning portal yaitu pada halaman muka, berisi daftar pelatihan yang sedang diikuti. Pada halaman ini juga berisi status progress pembelajaran singkat.

9. Follow up pelatihan (SAP)

Ketika suatu pelatihan telah selesai diikuti, User Portal harus melakukan tranfer data (submit data) pelatihan yang telah

(65)

diselesaikan. Pelatihan yang tidak di follow-up hasilnya tidak akan muncul di CV karyawan.

10. Monitor aktivitas pelatihan bawahan (SAP)

User Portal Atasan melakukan monitoring aktivitas pelatihan bawahan untuk melihat progress pelatihan yang dilakukan oleh bawahannya melalui learning portal pada Manager Workspace – Mandatory Course Report.

11. Follow up classroom training (SAP)

Training Administrator akan melakukan follow up classroom training apabila pelatihan telah selesai diselenggarakan dan status pelatihan akan berubah menjadi historical record.

12. Reporting (SAP)

Training Administrator melakukan generate report, terdapat 4 jenis pilihan yaitu : Generate Report by course, Generate Report by course detail, Generate Report by user, dan Generate Report by course untuk di export ke file excel.

13. Transfer data (SAP)

Transfer data dilakukan untuk memindahkan hasil pelatihan peserta ke CV yang bersangkutan. Proses ini dilakukan pada back end system SAP.

(66)

Proses Bisnis Learning Portal

(67)

Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Learning Portal. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi.

Tabel 3.3 Kategori Rank Learning Portal Rank

Requirement

High Medium Low

Sistem mampu mendukung proses karyawan dalam melakukan registrasi pelatihan E-Learning

- 9 -

Sistem mampu mendukung pengintegrasian dengan SAP Netweaver.

9 - -

(68)

dan course type.

Sistem dapat mengimport materi E-Learning. 9 - -

Sistem mampu melakukan booking dan cancel kepesertaan pelatihan.

9 - -

Ssitem mampu melakukan follow up classroom training.

9 - -

Sistem mampu melakukan reporting - 9 -

Sistem mampu melakukan Transfer data. - 9 -

3.6 Permasalahan yang dihadapi

Permasalahan yang dihadapi dalam modul training and event management adalah :

• Proses di dalam melakukan perencanaan pelatihan pada booking peralatan dilakukan secara manual.

• Proses pembayaran instruktur eksternal dilakukan melalui aplikasi lain yaitu aplikasi e-payment.

• Proses di dalam melakukan evaluasi akhir training dilakukan secara manual.

• Pembebanan biaya pelatihan karyawan yang dibebankan pada Divisi Pembelajaran dan Pengembangan (RCC 290) secara manual .

(69)

Permasalahan yang dihadapi dalam modul recruitment adalah :

• BCA tidak menggunakan fungsi periklanan untuk lowongan.

• Proses di dalam penyimpanan hasil setiap seleksi yang dilakukan terhadap pelamar disimpan melalui sistem yang terpisah (BCALS)

• Dokumen standar (surat undangan, surat wawancara, surat penolakan) belum dapat dihasilkan karena belum ada format/ template surat yang seragam. Saat ini pengiriman surat kepada pelamar melalui e-mail internal, sehingga datanya terpisah dengan database SAP.

• BCA belum menerapkan online recruitment.

• BCA belum menggunakan fungsi untuk mencari kandidat/ pelamar yang sesuai berdasarkan position/ job profile (kualifikasi yang dibutuhkan).

• BCA belum menggunakan fungsi SAP yang dapat mendukung dihasilkannya laporan ini melalui laporan standard dan AdHoc Query.

• Belum tersedia program antarmuka yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem.

Permasalahan yang dihadapi dalam modul learning portal adalah :

• Proses karyawan dalam melakukan registrasi pelatihan E-Learning dilakukan melalui myBCA

(70)

• Sistem melakukan booking kepesertaan dan cancel kepesertaan melalui back end SAP yang dilakukan oleh Training Administrator

3.7 Usulan Pemecahan masalah

Usulan pemecahan masalah dalam modul training and event management adalah :

• Proses di dalam perencanaan pelatihan pada booking peralatan dilakukan melalui SAP

• Instruktur eksternal akan dibuat sebagai resource dan berguna untuk proses pembayaran instruktur eksternal yang dilakukan melalui SAP

• Evaluasi akhir program training dilakukan melalui perform appraisal evaluasi akhir program training melalui SAP

• Pembebanan biaya pelatihan karyawan dilakukan melalui SAP yaitu create training cost

Usulan pemecahan masalah dalam modul recruitment adalah :

• Digunakannya SAP untuk mengiklankan lowongan. Surat lamaran yang masuk dapat dihubungkan dengan iklan yang bersangkutan, sehingga pelamar dapat dirujuk ke media perekrutan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi iklan.

(71)

• Digunakannya komponen SAP yaitu Archive Document untuk menyimpan dokumen pelamar ke dalam sistem.

• SAP dapat dihubungkan secara langsung dengan Microsoft Word untuk menghasilkan dokumen standar secara otomatis. Informasi pelamar diperoleh secara otomatis dari master data pelamar yang akan dilampirkan di dalam surat dan SAP mendukung pengiriman e-mail secara langsung.

• SAP menawarkan komponen e-recruiting yang dapat memberikan banyak kemudahan untuk online recruitment (mulai dari pengajuan lamaran, tes, sampai melacak status lamaran dapat dilakukan secara online).

• Digunakannya applicant search dalam SAP untuk mencari pelamar berdasarkan kualifikasi yang dibutuhkan.

• Digunakannya fungsi untuk melihat informasi statistik seperti berapa banyak pelamar yang ditolak untuk lowongan tertentu dan informasi lainnya mengenai pelamar.

• Akan digunakan komponen ESS (Employee Self Service) yang dapat mendukung pengajuan lamaran langsung ke dalam sistem

Usulan pemecahan masalah dalam modul Learning portal adalah :

• Proses registrasi pelatihan E-Learning akan ditiadakan karena peserta secara langsung dapat melakukan booking melalui learning portal/ MSS/ ESS tanpa harus melakukan registrasi pelatihan.

(72)

• Peserta secara langsung dapat melakukan booking ataupun cancel kepesertaan pelatihan melalui learning portal/ MSS/ ESS tanpa dilakukan oleh Training Administrator.

3.8 Fit/Gap Analysis Report

Analisa Fit/Gap sangat diperlukan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat ini dalam penggunaan sistem SAP HR di DPP Bank Central Asia dan mencari cara bagaimana mengevaluasi penggunaan sistem tersebut untuk mendukung aktivitas DPP Bank Central Asia.

(73)

3.8.1 Fit/Gap Analysis Report Training and Event Managament

Tabel 3.5 Fit/Gap Analysis Report Training and Event Managament

No Requirement Fit Comment Transaction Code Rank Solution

1 Sistem mampu mendukung

pembuatan course group dan

course type

F Sistem sudah dapat melakukan

pembuatan course group dan course type

S_AHR_61011887 (create course group and course type)

H

2 Sistem mendukung perencanaan

pelatihan

P Sistem saat ini sudah dapat mendukung perencanaan pelatihan, kecuali untuk proses booking peralatan masih dilakukan secara manual

S_AHR_61011845 (cost item),

S_AHR_61011844 (day segment, time schedule),

H Booking peralatan dilakukan melalui

(74)

S_AHR_61011841 (location),

S_AHR_61011843 (building address)

3 Sistem mampu membuat dan

mengelola tanggal pelatihan.

F Saat ini sistem sudah dapat membuat

dan mengelola tanggal pelatihan

PSV2 (Create date)

H

4 Sistem mampu mendukung proses day to day activities.

F Saat ini sistem sudah dapat mendukung proses day to day activities PV02 (Prebook), PV00 (Booking), PV07 (BookingList) PV02 (Replace), PV01 (Rebook), H

(75)

PV04 (Cancel)

5 Sistem mampu melakukan booking prioritas.

booking prioritas

PSV1 (Booking priority)

M

6 Sistem mendukung aktivitas –

aktivitas seperti : lock/unlock business event, firmly book/cancel business event dan follow up business event.

F Sistem sudah dapat mendukung aktivitas – aktivitas seperti : lock/unlock business event, firmly book/cancel business event dan follow up business event

PV14 (lock/unlock), PV12 (firmly book/ cancel), PV15 (follow up) H

7 Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur eksternal dan pembayaran peserta PPA.

G Saat ini pembayaran instruktur eksternal dan peserta PPA masih dilakukan melalui aplikasi lain yaitu aplikasi e-payment

H Instruktur eksternal akan dibuat

sebagai resource dan berguna untuk proses pembayaran instruktur eksternal (SAP). Pembayaran

(76)

peserta PPA akan dilakukan melalui SAP

8 Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator.

F Sistem sudah dapat mendukung pembayaran instruktur internal/ tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator /nztcalcnew (Pembayaran instruktur internal/ tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator) H

9 Sistem mampu mendukung proses evaluasi akhir training.

G Sistem saat ini melakukan evaluasi

akhir training secara manual

H Evaluasi akhir training dilakukan

melalui perform appraisal evaluasi

akhir program training.

10 Sistem mampu melakukan pembebanan biaya pelatihan

G Saat ini pembebanan biaya pelatihan

karyawan dibebankan pada DPP

H Pembebanan biaya pelatihan

(77)

suatu program pelatihan. (RCC 290) secara manual yaitu create training cost.

11 Sistem mampu melakukan pencatatan data pelatihan eksternal karyawan

pencatatan terhadapap karyawan yang melakukan eksternal training, pencatatan dilakukan melalui infotype 22 (Education Info)

PA30 (Maintain HR Master Data)

(78)

3.8.2 Fit/Gap Analysis Report Recruitment

Tabel 3.6 Fit/Gap Analysis Report Recruitment

No Requirement Fit Comment Transaction Code Rank Solution

1 Sistem dapat mendukung iklan

(advertisement) untuk position yang membuka lowongan.

G Saat ini BCA tidak menggunakan

fungsi periklanan untuk lowongan.

H Akan digunakan SAP untuk mengiklankan lowongan. Surat lamaran yang masuk dapat dihubungkan dengan iklan yang bersangkutan, sehingga pelamar dapat dirujuk ke media perekrutan. Informasi ini dapat digunakan untuk mengevaluasi iklan.

(79)

seleksi pelamar. mendukung penjadwalan seleksi pelamar

HR Master Data)

3 Sistem mampu menyimpan hasil setiap seleksi yang dilakukan tehadap pelamar.

G Saat ini sistem belum menggunakan

fungsi ini dan disimpan di sistem yang terpisah (BCALS)

H Akan digunakan komponen SAP

yaitu Archive Document untuk menyimpan dokumen pelamar ke dalam sistem.

4 Sistem mampu melacak status

pelamar selama proses seleksi sampai hiring.

F BCA sudah menggunakan sistem ini

untuk melacak status pelamar