PENYELENGGARAAN PERALATAN / PERISIAN ICT PMM-AK-(PK-PS-10)-01

(1)

PENYELENGGARAAN

PERALATAN / PERISIAN ICT

PMM-AK-(PK-PS-10)-01

NO. KELUARAN 05

TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

NAMA Mohd As’ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi

JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah

(2)

1

Tajuk Prosedur Penyelenggaraan Peralatan No.

Prosedur PMM-AK-(PK-PS-10)-01

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru Tarikh Kuatkuasa 1. Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah

c) Nama Wakil Pengurusan

- 00 01 Julai 2011

2.

Asal:

Tiada Tukang / Operator Loji pada seksyen tanggungjawab untuk

MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN

A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus

B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti

C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal

i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik

ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal Pindaan:

Ditambah Tukang / Operator Loji pada seksyen tanggungjawab untuk

MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN

A.Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus

B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti

C.Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal

i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik

ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik A.Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT B.Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal 3 3 4 4 5 5 7 7 3 3 4 4 5 5 7 7 00 01 Julai 2011

(3)

2

KAWALAN DOKUMEN

Rekod Pindaan

Tajuk Prosedur Penyelenggaraan Peralatan No.

Prosedur PMM-AK-(PK-PS-10)-01

Bil Penerangan Pindaan M/Surat No Pindaan

Baru

Tarikh Kuatkuasa

3.

Asal:

- Pegawai Aset TM ada pada seksyen tanggungjawab untuk MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN

- Juruteknik Komputer ada pada seksyen tanggungjawab

A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi

memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal,

 i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik,

 ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

 Penyelenggaraan Berkala

 Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal

- Tiada penyelenggaraan perisian ICT.

Pindaan:

 Menggugurkan tangunjawab Pegawai Aset TM pada bahagian MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN.

 Menggugurkan tanggungjawab Juruteknik Komputer pada bahagian: A. Kerosakan yang boleh dibaiki terus, B. kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan Alat ganti, C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh

Pembekal,

 i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik,

 ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

 Penyelenggaraan Berkala

 Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal

 Ditambah penyelenggaraan perisian ICT pada bahagian penyelenggaraan peralatan. 3 3 4 4 5 5 6 7 3 4 4 4 5 5 6 6 7 00 01 Julai 2011

(4)

3 ARAHAN KERJA PENYELENGGARAAN PERALATAN

Tanggungjawab Tindakan

MEMBAIKI KEROSAKAN PERALATAN

Semua Pegawai

Penolong Pegawai Aset Jabatan/ Unit Pegawai Aset UPP

1. Membuat laporan kerosakan dengan mengisi KEW.PA-9 (Lampiran 1) dalam 2 salinan dan dihantar kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit yang berkenaan. Pelapor hendaklah menulis nama dan tandatangan pada Bahagian I.

a. Menerima laporan kerosakan peralatan Jabatan / Unit.

b. Menerima laporan kerosakan peralatan Infrastruktur.

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit/ Juruteknik / Tukang /

Operator Loji

2. Memeriksa kerosakan peralatan dalam tempoh 3 hari bekerja selepas menerima laporan dan mengkategorikan kerosakan kepada :

a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus

b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti.

c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik

3. Penolong Pegawai Aset Jabatan membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit untuk tindakan selanjutnya.

A. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Terus

Juruteknik / Tukang / Operator Loji

(5)

PMM-AK-(PK-PS-10)-01 Penyelenggaraan Peralatan ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

4

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit

5. Memaklumkan pegawai yang melapor mengenai tindakan yang telah diambil.

6. Merekod tindakan ke dalam KEW. PA-14 (Lampiran 3) setelah kerosakan dibaiki.

B. Kerosakan Yang Boleh Dibaiki Tetapi Memerlukan Perolehan Alat Ganti

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit

7. Pegawai Perolehan membuat pembelian alat ganti setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-04).

Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit /

Penyelia BMB / Juruteknik / Tukang /

Operator Loji

8. Menerima alat ganti dan membaiki kerosakan dalam tempoh 5 hari bekerja.

9. Laksanakan tindakan 5 hingga 6.

C. Kerosakan Yang Perlu Dibaiki Oleh Pembekal

Operator Loji

10. Jika kerosakan perlu dibaiki oleh pembekal, laporkan kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit.

11. Membuat cadangan kepada Ketua Jabatan / Unit seterusnya melaporkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan/Unit.

12. Menerima laporan kerosakan daripada Penolong Pegawai Aset Jabatan seterusnya membuat perolehan perkhidmatan setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan mengikut pekeliling yang sedang berkuatkuasa (Rujuk PMM-PK-PS-04)

(6)

5

i. Pembaikan Kerosakan Di Dalam Politeknik

Operator Loji

14. Menyelia kerja-kerja pembaikan oleh pembekal.

15. Menguji alat yang dibaiki oleh pembekal .

a. Jika tidak memuaskan, minta pembekal membuat pembaikan semula.

b. Jika memuaskan laksanakan tindakan 5 hingga 6.

16. Memaklumkan kepada Penolong Pegawai Perolehan Jabatan / Unit bahawa kerja-kerja pembaikan telah dilakukan untuk urusan pembayaran (Rujuk PMM-PK-PS-04).

ii. Pembaikan Kerosakan Di Luar Politeknik

17. Menghubungi pembekal dan isi BKBK (Lampiran 4).

Operator Loji

18. Menerima peralatan yang telah dibaiki dan membuat pengujian.

a. Jika peralatan yang diterima tidak berfungsi dengan baik, serah kembali kepada pembekal untuk dibaiki semula.

b. Jika peralatan tersebut berfungsi dengan baik dan adalah peralatan yang sama, laksana tindakan 5 hingga 6.

(7)

6

Ketua Jabatan / Unit

19. Sekiranya tindakan berikut tidak berjaya: a. Kerosakan yang boleh dibaiki terus

b. Kerosakan yang boleh dibaiki tetapi memerlukan perolehan alat ganti.

c. Kerosakan yang perlu dibaiki oleh pembekal. i. Pembaikan kerosakan di dalam Politeknik ii. Pembaikan kerosakan di luar Politeknik

20. Laporan kerosakan ini akan dibawa ke JKPAK untuk tindakan selanjutnya.

PENYELENGGARAAN BERKALA

Penyelia BMB / Juruteknik /

21. Menyediakan Senarai KEW PA-13 (Lampiran 2).

A. Penyelenggaraan Peralatan / Perisian ICT

Penyelia BMB / Juruteknik / Juruteknik

Komputer / Tukang / Operator Loji

22. Menyediakan Jadual Penyelenggaraan Berkala dengan merujuk kepada manual peralatan / perisian ICT bagi peralatan / perisian ICT yang boleh diselenggara di Politeknik :

a. Melakukan kerja penyelenggaraan berkala mengikut jadual

b. Sekira kerja penyelenggaraan memerlukan perolehan alat ganti, laksanakan proses perolehan (Rujuk PMM-PK-PS-04).

(8)

7

Juruteknik Komputer

Penyelia BMB / Juruteknik / Juruteknik Komputer / Tukang / Operator Loji Juruteknik Komputer Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit / Juruteknik Komputer

Pegawai Teknologi Maklumat / Juruteknik

Komputer

c. Menyediakan jadual penyelenggaraan perisian ICT berdasarkan lokasi yang ditetapkan.

d. Menerima alat ganti / perisian ICT dan laksanakan penyelenggaraan.

e. Merekodkan segala maklumat dalam jadual penyelenggaraan perisian ICT.

f. Menyerahkan jadual penyelenggaraan perisian ICT kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit sebagai pengesahan melaksanakan penyelenggaraan perisian ICT.

g. Jadual penyelenggaraan perisian ICT kemudian diserahkan kepada Pegawai Teknologi Maklumat untuk pengesahan dan dokumentasi.

h. Rekodkan di dalam KEW. PA-14 (Lampiran 3).

B. Penyelenggaraan Peralatan Oleh Pembekal

23. Memaklumkan kepada Penolong Pegawai Perolehan Jabatan / Unit untuk membuat perolehan perkhidmatan penyelenggaraan bagi peralatan yang perlu diselenggara oleh pembekal.

(9)

8

25. Memaklumkan nama pembekal dan jadual penyelenggaraan kepada Penyelia BMB / Juruteknik.

Operator Loji

26. Menyelia kerja-kerja penyelenggaraan oleh pihak pembekal.

27. Memaklumkan kepada Penolong Pegawai Aset Jabatan / Unit setelah kerja-kerja penyelenggaraan oleh pihak pembekal selesai.

28. Memaklumkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan / Unit bahawa kerja-kerja penyelenggaraan telah dilakukan untuk urusan pembayaran. (Rujuk PMM-PK-PS-04)

(10)

PROSES KERJA : PENYELENGARAAN PERALATAN

Semua Pegawai

Pegawai Aset Jabatan/Unit Juruteknik

Pegawai Aset Jabatan/Juruteknik / Tukang / Operator Loji

Pegawai Aset Jabatan

Juruteknik/ Tukang / Operator Loji

Melapor kerosakan. Isi borang KEW.PA-9

Terima laporan kerosakan

Semak dalam tempoh 3 hari dan tentukan kategori kerosakan

a. Baiki terus b. Perlu alat ganti c. Baiki oleh pembekal

Buat cadangan

Ambil tindakan pembaikan

Mula

B

(11)

Addendum 2 CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TERUS

Juruteknik / Tukang / Operator Loji

Pegawai Aset Jabatan / Unit

Baiki terus dalam masa 5 hari bekerja

Maklum kepada pelapor kerja telah selesai

Rekod ke dalam KEW.PA-14

A

(12)

PROSES KERJA : KEROSAKAN BOLEH DIBAIKI TETAPI MEMERLUKAN

ALAT GANTI

Pegawai Perolehan Jabatan / Unit Juruteknik / Tukang / Operator Loji

Buat perolehan alatganti

Terima alatganti, baiki dalam masa 5 hari bekerja

Maklum kepada pelapor kerja telah selesai

B

(13)

Addendum 4

CARTA ALIRAN KERJA

PROSES KERJA : KEROSAKAN YANG DIBAIKI OLEH PEMBEKAL

Juruteknik

/ Tukang / Operator Loji

Juruteknik

/ Tukang / Operator Loji

Buat perolehan penyelenggaraan oleh pembekal

Menyelia kerja pembekal

Uji peralatan

Maklum kepada pelapor

C

Tamat

Ya