Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008

(1)

CN

01 100 117099

Stage 1 Audit Report as per

TR Cert - ISO 9001:2008

for

Pusat Penelitian dan Pengembangan

Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan

Pengembangan Kementerian Pekerjaan

Umum

(2)

1 Audit result... 3

2 General issues ... 3

3 Scope ... 4

3.1 Description of the organization ... 4

3.2 Scope of certification ... 4

3.3 Contract review ... 6

4 Findings and opportunities for improvement ... 6

4.1 Documentation and management system implementation ... 6

4.2 Special features of stage 1 auditing ... 18

4.3 Special features of stage 2 auditing ... 18

(3)

Audit Leader : Rachmat Kurniawan

Audit Team : Rahmawati Noor, Haerul Saleh, Rasman Manafi, Agustani Bustami

Management System Representative : Ir. Alvadison

Audit Date : 2011-06-15 to 17

1 Audit result

The aim of the stage 1 audit was to review the organization’s readiness for the stage 2 audit. The results and find-ings are outlined in Section 4 of this report and permit appropriate planning of the stage 2 audit.

The organization is fully ready for a stage 2 audit.

The audit revealed weaknesses which may be rated as non-conformities in the stage 2 audit. The weak-nesses must be eliminated as discussed, so that the stage 2 audit can be carried out as scheduled.

X

The audit revealed critical weaknesses which will be rated as nonconformities in the stage 2 audit. Proof that these weaknesses have been eliminated must be submitted to the audit team by 23 Jun 2011at the latest, so that the stage 1 audit can be concluded with a positive result and the planning for the stage 2 audit can be realized.

2 General issues

Purpose and objective of certification

The organization has documented the management system in accordance with the requirements and has clearly defined the scope of certification. Management system documentation as at Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01 rev. 0, dated 9 February 2011 was reviewed.

X yes no

The certification scope applies to the entire organization. X yes no The selection of the audit team is appropriate for the scope of certification. X yes no The scope matches the image presented by the organization (e.g. in brochures and

on the Internet). X yes no

The management system is appropriate for implementing corporate policy and

objec-tives. X yes no

The organization has established regulations to identify and comply with statutory

(4)

Purpose and objective of certification

The organization performed internal audits in line with the requirements. X yes no The management review of Puslitbang SDA was carried out in accordance with the

requirements and was effective. X yes no

The certification refers to multiple sites and is based on sampling. X yes no Multi-site organization: The management representative has appropriate authorities

over the sites included in the multi-site organization. * X yes no Sampling can be performed in the stage 2 audit as intended. * X yes no

* tick only if applicable

Basic statements on ISO 9001

The sequence and interactions of the relevant processes have been defined. X yes no The control of outsourced processes is defined in the quality management system. X yes no The organization maintains the following procedures required by the standard: X yes no

- Document control X yes no

- Control of quality records X yes no

- Internal audits X yes no

- Control of nonconforming product X yes no

- Corrective action X yes no

- Preventive action X yes no

Are any requirements of the standard to be excluded?

(If “yes” see further information under Section 3 “Scope”) yes X no

3 Scope

3.1 Description of the organization

Company Name : Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum

Address _{: Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135} Management Representative : Ir. Alvadison

Scope organization : Research and Development, Public Administration

3.2 Scope of certification

Scope of certification: (per standard) Research and Development, Public Administration ISO 9001 standard requirements to be excluded -

(5)

The following sites and their scopes are included in the scope of certification:

Site No. (CN ext.)

Sites included in cert. Name/address of site

No. of

emp. Scope and processes

Stan-dard(s) Au-dited 01 Head office:

Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air - Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum

Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

100 Research and Development, Public Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 02

Balai Lingkungan Keairan Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

43 Research and Development, Public Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 03

Balai Hidrologi dan Tata Air Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

62

Research and Development, Public

Ad-ministration ISO _9001:20

08

X

04

Balai Bangunan Hidraulik dan Geoteknik Keairan Jl. Ir. H. Djuanda no. 193 Bandung 40135

57

Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 05 Balai Pantai

Jl. Sapan No. 37 Ciparay, Kabupaten Bandung

28

Research and Development, Public Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 06 Balai Irigasi

Jl. Cut Meutiah, Bekasi 17113, PO Box 147

66

Ad-ministration ISO _9001:20 08 X 07 Balai Sungai Jl. Solo - Kartosuro Km 7, PO Box 159, Surakarta 57101 50

Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 08 Balai Sabo Sopalan, Maguwoharjo, Depak Sleman, Yogyakarta 55282

61

Ad-ministration ISO 9001:20 08 X 09 Balai Rawa

Jl. Gatot Subroto No. 6, Banjarmasin, Kalimantan Selatan

13

Ad-ministration ISO

9001:20 08

(6)

3.3 Contract review

The details of the organization, i.e. the type, size, number of employees, structure and purpose of the organization, collected in the stage 1 audit complywith the information submitted by the organization prior to the audit (for offer preparation and contract review).

4 Findings and opportunities for improvement

4.1 Documentation and management system implementation

Internal audits: The organization verified the implementation, maintenance and effectiveness of the management system by conducting internal audits. This audit is reliably implemented in the company. The nonconformities that were found internally were rectified by the time of the audit documented here.

Audit programs for the regular audit of the quality management system are es-tablished. Last Internal Audit conducted 27 April – 10 May 2011. Corrective action already taken for all Non-conformities.

Management review: The areas of focus of the management review included: Process performance, including quality objectives. Internal audit result

Customer feedback: customer satisfaction measurement result, customer complains.

Status of corrective/preventive action Recommendation for improvement

Management Review of Puslitbang Sumber Daya Air was conducted 1 June 2011. The output from management reviews include decisions and actions re-lated to possible changes to policy, objectives, targets and other elements of the quality management system, consistent with the commitment to continual improvement.

(7)

Objectives: Priority objectives include:

NO Quality Objectives

1 Pelaksanaan Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Air sesuai dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 Tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum dan memperoleh Sertifikat SNI ISO 9001: 2008 pada bulan Juli 2011

2 Meningkatnya jumlah Pejabat Fungsional sebesar 2 % setiap tahun

3 Terlaksananya proses penyelesaian usulan kenaikan angka kredit para pejabat fungsional dalam jangka waktu 5 hari kerja setelah diterimanya berkas permononan dari yang bersangkutan

4 Membuat dokumen pengadaan sarana litbang pada awal bulan

Februari 2011

5 Bertambahnya akreditasi Laboratorium di lingkungan Pusat Litbang Sumber Daya Air dari 3 menjadi 6 dan bertambahnya ruang lingkup Akreditasi pada 2 Laboratorium yang telah terakreditasi

6 Bertambahnya Pilihan Teknologi PU Siap Pakai dengan Jumlah IPTEK Penelitian dan Pengembangan Sub Bidang Sumber Daya Air sebanyak 49 buah

7 Bertambahnya Konsep Standar Pedoman Manual (SPM) di bidang Sumber Daya Air minimal 5 buah yang baru dan 5 buah revisi

8 Kerjasama dengan pihak dalam negeri sebanyak 5 buah, dan luar negeri 2 buah ditandai dengan penandatangan MoU

9 Meningkatnya penyerapan anggaran sebesar 2 % dari tahun 2010

10 Meningkatnya waktu proses usulan rencana pelasanaan kegiatan dalam waktu 5 hari dan pertanggunjawaban dalam jangka waktu 7 hari kerja

11 Dapat diterimanya gaji setiap tanggal 1, TKK dan Uang Makan tanggal 10 dan Honor Kegiatan tanggal 20 atau satu hari sesudahnya jika tanggal-tanggal tersebut hari libur

Review of management system documentation and verification of management system implementation revealed the following results:

No. Unit/Department/Site Opportunities for Improvement Rating*)

1. Top Management Menjadikan Pusair sebagai Technical Backbone Direktorat

Jenderal Sumberdaya Air +

2. Top Management Menjadikan Pusair sebagai Pusat Pembelajaran Integrated

Water Management di Asia Pasifik

+

3. Top Management Dilaksanakannya lomba karya tulis ilmiah SMA tingkat

na-sional tentang arti penting air

(8)

4. MR

Litbang BLK

Belum ditetapkannya pengendalian terhadap bagian dari proses yang melibatkan pihak luar organisasi PUSAIR SDA (outsourced process). (4.1)

Termasuk kriteria seleksi dan evaluasinya belum ditetapkan. (7.4.1)

Contoh: pemakaian nara sumber dari pihak eksternal dalam penelitian Teknologi Daur Ulang Limbah.

3

5.

MR Uraian dari interaksi antar proses terkait dengan peran mau-pun kegiatan balai dan outsourced process belum ditetapkan dalam business process yang terdapat pada Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01, rev. 0, tanggal 9 February 2011. (4.2.2)

3

6.

MR Pemakaian kop surat dalam format rekaman sebaiknya ditetapkan lebih jelas dalam pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman. (4.2.3; 4.2.4).

1

7.

MR Ditemukan „Daftar Induk Dukumen Standar Eksternal“, F-02/DSM/BALITBANG/PR/01 rev. 0. Hal ini tidak sesuai dengan penetapan judul dan format rekaman berdasarkan F-02/DSM/PUSAIR/PR/01 rev. 0.

2

8.

MR Sebaiknya dalam format rekaman daftar induk rekaman, daftar induk dokumen internal dan eksternal sebaiknya ditambahkan informasi unit kerja penyimpan daftar-daftar dukumen/rekaman tersebut. (4.2.3/4.2.4)

1

9.

MR Sangat disarankun untuk membuat definisi/kriteria yang jelas mengenai Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS) dalam Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai (HPTS), DSM/PUSAIR/PR/04 rev. 0 9 Feb 2011. (8.3)

1

10.

MR Hasil ketidaksesuaian internal audit direkam pada F05/DSM/PUSAIR/PR/03. Tindakan korektif hasil internal audit tersebut dilaporkan juga jalam format tindakan korektif berda-sarkan DSM/PUSAIR/PR/05 rev. 0 9 Feb 2011. Hal ini sebaik-nya cukup menggunakan satu format saja. (8.2.2)

1

11.

MR Sangat disarankan penetapan akar penyebab masalah/ketidaksesuaian yang terjadi ditetapkan lebih jelas lagi. Berikut pembedaan antara tindakan koreksi dan korektifnya.

Begitu pula dengan penetapan peninjauaan keefektifan tindakan korektif atas hasil internal audit diperjelas dalam F05/DSM/PUSAIR/PR/03. (8.5.2)

1

12.

MR Penetapan sasaran mutu 10% peningkatan kompetensi SDM bidang Sumber Daya Air tidak dapat dijelaskan acuan penetapan sasaran yang ditetapkan.

Begitu pula dengan penetapan 60% kepuasan pelanggan tidak dapat dijelaskan, apakah 60% tersebut berdasarkan kategori cukup, baik ataupun memuaskan. Sebagaimana tercantum dalam Hasil Anailis Kepuasan Pelanggan yang menyebutkan 4 kategori (perlu ditingkatkan, cukup, baik dan memuaskan). (5.4.1)

2

13. MR Disarankan frekuensi pengukuran kepuasan pelanggan

ditatapkan dengan dengan jelas. (8.2.1)

(9)

14.

MR Penetapan tindakan korektif atas hasil pengukuran kepuasan pelanggan belum mencakup waktu penerapan dan penanggung jawabnya. Contoh: jika ditetapkan perlu sosialisasi kembali, kapan sosialisasi tersebut akan dilaksanakan dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanankannya. (8.5.2)

2

15.

MR _{Ditemukan penetapan 5 orang internal auditor (SK Kapuslit No} 9) yang pengalaman kerjanya kurang dari 4 tahun sebagaimana yang disyaratkan pada instuksi kerja (6.2.1)

2

16. MR Peryaratan kompetensi internal auditor belum ditetapkan

(6.2.1)

2

17. MR

(5.6)

Acuan normatif dalam prosedur Tinjauan Managemen DSM/PUSAIR/PR/07 belum mengacu pada klausul ISO 9001 yang benar, yaitu 5.6 (tertulis 8.5.2)

Disamping itu sebaiknya cukup menggunakan standar SNI ISO 9001:2008, tidak perlu SNI 19-9001:2008

Agenda input di sub bagian 4.4. dapal prosedur ini terkait den-gan “hasil audit mutu internal, sebaiknya diden-ganti denden-gan “hasil audit” (jadi yang dibahas bukan hanya hasil audit mutu inter-nal, tetapi hasil audit yang lain sepertidati phak external juga perlu dibahas).

2

BIDANG SUMBER DAYA KELITBANGAN

18. SDK Persyaratan kompetensi untuk staff belum ditetapkan. (6.2.1) 2

19.

SDK Tanggung jawab dan wewenang untuk staaf belum ditetapkan. Begitu pula dengan struktur organisasi bidang belum ditetapkan dan disahkan dengan jelas.

Begitu pula untuk tugas dan wewenang untuk masing-masing unit dan staff belum ditetapkan di BLK. (5.5.1)

2

20.

SDK Evaluasi keefektifan pelatihan belum ditetapkan dangan jelas dalam Petunjuk Pelaksanaan Pelatihan dan Pendidikan DSM/PUSAIR/PP/17 bagian 7.2.3.6 . Kapan dan oleh siapa evaluasi pasca pelaksanaan pelatihan dan pendidikan tersebut dilakuakan. Termasuk perangkat evaluasinya belum ditetapkan. Contoh: Pelatihan Teknik Pantai tanggal 5-8 April 2011. (6.2.2c)

2

BALAI LINGKUNGAN KEAIRAN

21.

Pengendali Mutu; Deputi Pengendali Dokumen BLK

Daftar Rencana Mutu Pelaksanaan yang ditetapkan tidak sesuai dengan format pengendalian dokumen dalam prosedur DSM/PUSAIR/PR/01 rev. 0, 9 Feb 2011. (4.2.3)

2

22.

Litbang BLK Pemantauan sasaran mutu termasuk evaluasi RMP kegiatan-kegiatan penelitian sebaiknya ditetapkan dengan jelas mengenai rencana waktu selanjutnya (pemantauan ke-3, 4 hingga ke-6). (5.4.1; 8.2.3)

1

23. Litbang BLK Penetapan RMP dan keterkaitannya dengan sasaran mutu

(10)

24.

Penerapan dan Pelayanan BLK

Akses audit dokumentasi, termasuk bukti implementasi kegiatan laboratorium sebagai sarana pendukung layanan balai dan kegiatan kelitbangan sangat disarankan agar dipersiapkan untuk pelaksanaan audit sertifikasi tahap ke-2. (4.1)

1

25.

Litbang BLK Perlu ditetapkan pengendalian dokumen-dokumen KAK (dibuatkan daftar induk dokumennya) hingga hasil tinjauan/verifikasi KAK tersebut. (4.2.3)

1

26.

Litbang BLK Bukti hasil tinjauan dan verifikasi KAK sangat disarankan lebih dilengkapi pengesahan (tanda tangan) oleh pihak yang bersangkutan, yang diselenggarakan di tingkat balai maupun di tingkat pusat. (7.3.4; 7.3.5)

1

BAGIAN TATA USAHA

27.

Pengendali Mutu TU Sasaran mutu yang ditetapkan sebaiknya dipertajam sebagai indikator kinerja sub bagian masing-masing. Terutama pada sub bagian umum. (5.4.1)

1

28.

Sub. Bag. Keuangan Perlu ditetapkannya permintaan tindakan korektif kepada masing-masing unit kerja/bidang/bagian maupun balai atas hasil monitoring/pemantauan aktual penyerapan rencana anggaran terhadap perencanaan yang telah dibuat. (8.5.2)

1

29.

Sub Bag. Umum Daftar Pekerjaan Perawatan dan Rehabilitasi Gedung yang dibuat sebaiknya dilengkapi dengan penetapan waktu rencana pekerjaan yang lebih jelas lagi. (6.3)

1

30.

Sub Bag. Umum Rencana pelaksanaan dalam jenis kegiatan dalam RMP yang dibuat tidak mempunyai korelasi yang jelas dengan program yang ditetapkan. Contoh: Rehabilitasi Sarana dan Prasarana Kantor  dalam pelaksanaannya tercantum beberapa kegiatan yang tidak relevan dengan judul program yang ditetapkan. (5.4.2)

Penomoran dan tanggal terbit RMP juga belum ditetapkan dengan jelas. (4.2.4)

2

31.

Sub Bag. Umum Sasaran mutu yang ditetapkan di masing-masing RMP (Perawatan Sarana Gedung Kantor, Perbaikan Peralatan Kantor, dsb.) tidak secara spesifik dan keterukurannya tidak jelas. (5.4.1)

2

BIDANG STANDAR DAN DISEMINASI

32. Bidang Standis

(5.4.1)

Sasaran mutu,bidang Standis sebaiknya dapat terukur lebih baik lagi.

1

33. Pengendali Mutu Standis

(8.2.1)

Metode dan alat untuk pengukuran kepuasan pelanggan bi-dang standis sebaiknya ditinjau kembali, dengan lebih mema-hami keinginan pelanggan.

1

34. Bidang Standis - Stan-dard

(7.1)

Dokumen acuan dari Balitbang DSM/Balitbang/PP/03 untuk penyusunan SPM (Standar, Panduan, Manual, belum dima-sukkan ke dalam rencana mutu (RMP) Bidang Standis Sub Bidang Standard.

Rencana mutu belum mencakup bagaimana melakukan verifi-kasi, validasi dan monitoring terhadap pembuatan Manual

(11)

35. Bidang Standis – De-siminiasi

Terdapat 2 prosedur Petunjuk Pelaksanaan Layanan Teknis DSM/Balitbang/PP/05 dan DSM/PUSAIR/PP/07. Belum dipastikan dokumen mana yang digunakan, apakah salah satunya ataukan keduanya. (7.1)

Pelaksanaan prosedur belum dilakukan dengan konsisten, seperti Advis Teknik Pekerjaan Penutupan Terusan Randu (belum adanya rencana kerja) , Banjir Medan dan sekitarnya (belum ada kesimpulannya, namun laporan dinyatakan sesuai). (7.1; 8.2.4)

2

BALAI BANGUNAN HIDRAULIK DAN GEOTEKNIK KEAIRAN

36. Pengendali mutu Balai BHGK

(8.2.1) Metode pengukuran kepuasan pelanggan eksternal

(permintaan yang bukan diterima dari Standis) belum diukur. 2

37. Balai BHGK-Litbang

(6.2.1)

Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti dan ahli hidrogeologi (Penelitian Metode Pembangu-nan Waduk Bawah Tanah)

2

38. Balai BHGK-Rapyan

(6.2.2)

Persyaratan kompetensi tenaga ahli untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan

2

39. Balai BHGK-Rapyan

(7.5.1)

1. Tidak dapat ditunjukkan bahwa Ahli Bidang Topografi dan Ahli Bidang Angkutan Sedimen tersedia sesuai KAK dan Lapo-ran Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangu-nan Hidrolik dan Geoteknik Keairan belum ditetapkan. 2. Laporan Awal untuk Penyelenggaraan Laboratorium Balai Bangunan Hidrolik dan Geoteknik Keairan menyatakan bahwa kegiatan ini melibatkan 21 orang (dalam Lembar susunan tim pelaksana ) sedangkan dalam SK Kapuslitbang No.

48/KPTS/La/2010, kegiatan ini melibatkan 29 orang.

2

BALAI HIDROLOGI DAN TATA AIR

40.

All, discussed at Pen-gendali Mutu Balai HITA

(8.2.1)

Metode pengukuran kepuasan pelanggan (70% - Ditjen SDA) belum ditetapkan.

2

41. All, discussed at Balai HITA-Litbang

(7.1)

Belum dipahami fungsi Rencana Mutu (RMP), sebagai pen-gendali proses dan produk untuk memastikan baik proses dan produk berjalan/dihasilkan sesuai sepesifikasi

2

42. Balai HITA-Litbang

(7.3)

Dalam tahapan penelitian dan pengembangan, belum jelas apa dan siapa yang melakukan verifikasi dan validasi.

2

43. Balai HITA-Litbang

(6.2.2)

Persyaratan kompetensi belum dilengkapi untuk pembantu peneliti

(12)

44. Balai HITA-Rapyan

(7.4.1)

Evaluasi kinerja pemasok jasa dan barang pasca pembelian belum dilakukan. Saat ini yang telah dilakuakn adalah seleksi supplier dengan menggunakan form “Evaluasi”.

2

45. Balai HITA-Rapyan

Analisis data kepuasan pelanggan laboratorium sebaiknya memperhatikan point-point lemah, seperti contohnya waktu penyelesaian, untuk diambil langkah improvement. (8.4)

1

SATUAN KERJA PUSLITBANG SDA

46. Pengendali Mutu

Satker

Metode Pengukuran Kepuasan Pelanggan Kerumahtanggan dan Keuangan tidak ditetapkan (8.2.1) 2

47.

Pengendali Mutu Satker

Tidak dilakukan tindakan perbaikan (corrective action) atas kepuasan pelanggan yang tidak mencapai target. Contoh: Kepuasan Pelanggan Keuangan; Penilaian Kinerja Proses & Produk; target ”Baik” = 60%; pencapaian = 13.64% (8.5.2)

2

48.

Pengendali Mutu Satker

Analisa pengukuran kepuasan pelanggan sebaiknya dibuat lebih detil untuk memudahkan dalam identifikasi penyebab masalah sekiranya target yang ditetapkan tidak tercapai. Contoh: Analisa terhadap seluruh parameter pengukuran untuk Penilaian Kinerja Proses & Produk, yaitu: Transparansi Prosedur, Kesederhanaan Prosedur, Konsistensi Pelaksanaan, dan Waktu Layanan (8.4)

1

49.

Koordinator Pelaksana Bidang Litbang

Kriteria dan mekanisme evaluasi kinerja rekanan (vendor) belum ditetapkan guna menjamin terkendalinya proses pengadaan barang & jasa (7.4.1)

2

50.

Koordinator Pelaksana Bidang Keuangan

Metode pengukuran sasaran mutu tidak ditetapkan. Contoh: Sasaran Mutu ”Dapat diterimanya gaji setiap tanggal 1, TKK dan Uang Makan tanggal 10, dan Honor Kegiatan tanggal 20...” (5.4.1)

2

BIDANG PROGRAM DAN KERJASAMA

51.

Pengendali Mutu Proker, Sub Bidang Program dan Evaluasi, Sub Bidang

Pengembangan Kerjasama.

Sasaran mutu yang ditetapkan telah sesuai dengan Penetapan Kinerja (PK). Namun disarankan agar lebih dapat terukur atau dengan kata lain secara kuantitatif. (5.4.1)

1

52.

Sub Bidang Program dan Evaluasi

Pedoman-pedoman Kementrian Negara Pembangunan Nasional/Bappenas sebaiknya dikendalikan sebagaimana dokumen eksternal lainnya. (4.2.3)

1

53.

Sub Bidang Program dan Evaluasi

Sebaiknya ditetapkan kriteria persyaratan tim evaluator dalam melakukan tinjauan dan verifikasi KAK hingga evaluasi program/kegiatan yang dilakukan. (6.2.2a)

1

54.

Semua Balai Sebaiknya dipastikan adanya penetapan kriteria/persyaratan tim evaluator proposal kegiatan/program kelitbangan di Balai-balai. Termasuk evaluator yang didatangkan dari pihak eksternal. (7.3

(13)

55.

Semua

Bidang/Balai/Bagian

Sebaiknya dipastikan Penetapan Kinerja (PK) dijadikan sebagai sasaran mutu yang ditetapkan dan terkorelasi dengan lebih baik dalam RMP yang ditetapkan untuk pencapaiannya. Penetapan Kinerja yang dijadikan sebagai sasaran mutu sebaiknya dibuat untuk lebih terukur indikator ketercapaiannya. Dapat juga dibuatkan matriks keterkaitan antara PK dengan sasaran mutu. (5.4.1; 5.4.2)

1

56.

Semua

Bidang/Balai/Bagian

Sangat disarankan untuk melakukan tinjauan format-format dokumen/rekaman, dalam hal keselarasannya satu sama lain. Contoh: pada prinsipnya terdapat kontens yang sama dalam isi RMP dan KAK. (7.1) 1 BALAI PANTAI 57. Pengendali Dokumen (Bp. Agung Setia)

Pada audit internal yang dilaksanakan 28 – 29 April 2011, ditemukan ada beberapa dokumen IK yang belum disahkan oleh pengendali dokumen pusat. Tindakan koreksi berupa pengajuan dokumen ke pusat telah dilakukan pada 18 Mei 2011. Sampai saat ini belum ada bukti dokumen tersebut telah disahkan tetapi dalam laporan tinjauan manajemen tidakan koreksi tsb telah diverifikasi. (8.2.2)

2

58.

Koordinator Pelaksana Penerapan dan Pela-yanan

(Bp. Yudi)

Pengukuran kepuasan pelanggan untuk PUSAIR pusat dan pelanggan eksternal belum dilakukan. (8.2.1)

2

59.

Pengendali mutu (Ibu Teti)

Mengacu pada laporan tinjauan manajemen tanggal 1 Juni 2011, tidak semua agenda dibahas sesuai dengan

persyaratan ISO 9001: 2008 pasal 5.6. Ditemukan 2 agenda review output yang belum dibahas, yaitu :

b) improvement/ peningkatan produk terkait dengan ketentuan pelanggan, dan

c) kebutuhan sumber daya. (5.6.2) 2 60. Deputi Pengendali Dokumen (Bp. Agung Setia)

Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk petunjuk kerja dan instruksi kerja.

1

61.

(Bp. Yudi)

Bagian pelaksana penerapan dan pelayanan belum mem-buat ketentuan pelaksanaan kegiatan survey, advis teknis dan penyediaan data. (7.1)

2

62.

Pengendali mutu (Ibu Teti)

Dokumen kententuan pelaksanaan laboratorium dan pedoman penyusunan proposal telah ditetapkan, tetapi belum

dimasukkan ke dalam daftar dokumen internal sebagai dokumen terkendali. (4.2.3)

2

63.

Koordinator Pelaksana Bagian TU

(Ibu Sri Wardiani)

Struktur organisasi PUSAIR Balai Pantai telah ditetapkan, tetapi ditemukan ketidaksesuaian seperti berikut:

a. Belum dicantumkan title/ judul, revisi, tanggal dan per-setujuan dokumen. (4.2.3)

(14)

64.

(Ibu Sri Wardiani)

Tidak ada bukti telah ditetapkan identifikasi kebutuhan pegawai tahunan sesuai dengan ketentuan

DSM/PUSAIR/PP/13 (7.1)

2

65.

(Ibu Sri Wardiani)

Belum ada bukti telah dibuat usulan pelatihan dan program pelatihan. (6.2.2)

2

66.

(Ibu Sri Wardiani)

Belum ada bukti penetapan tata cara evaluasi pelatihan sesuai yang dipersyaratkan dalam DSM/PUSAIR/PP/17 (6.2.2c) 2 BALAI RAWA 67. Pengendali Mutu (Bp. Alvadison)

Diagram proses kegiatan PUSAIR telah ditetapkan dalam Manual Mutu DSM/PUSAIR/MM/01 halaman 11/54. Tetapi belum ditetapkan diagram proses kegiatan khusus untuk Balai Rawa (4.1) 2 68. Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi )

Organisasi telah membuat Daftar Acuan Silang Dokumentasi SMM dengan Manual Mutu dan prosedur mutu. Sebaiknya hal ini juga dibuatkan untuk dokumen petunjuk pelaksanaan dan instruksi kerja. 1 69. Deputi Pengendali Dokumen (Ibu Dewi )

Daftar induk dokumen dan rekaman sistem mutu sudah dibuat, tetapi perlu ada perbaikan dari daftar tersebut disesuaikan dengan persepsi dari standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3/4.2.4.

1

70.

Pengendali Mutu (Bp. Alvadison)

Merujuk pada hasil internal audit pada 2 – 3 Mei 2011, terda-pat 5 ketidaksesuaian dan sudah ditindaklanjuti pada 31 Mei 2011. Tetapi dalam lembar tindakan korektif perlu ada perbai-kan untuk penetapan penyebab dan tindaperbai-kan koreksi. (8.5.2)

1

71.

Koordinator Pelaksana Litbang

(Bp. Parlinggoman)

PUSAIR Balai Rawa telah menetapkan sasaran mutu pada 1 Juni 2011 beserta jadwal pelaksanaan kegiatan. Tetapi perlu ada perbaikan berupa hubungan yang jelas antara antara kedua dokumen tersebut.

1

72.

(Bp. Asep Syaefudin)

Belum ada bukti telah dibuat jadwal kalibrasi peralatan pengu-kuran (7.6)

2

73.

(Bp. Asep Syaefudin)

Belum ada bukti sistem pelaksanaan perawatan infra struktur dan lingkungan kerja sesuai dengan ketentuan petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/24.

Diantaranya: gedung, peralatan laboratorium, AC dll (6.3) 2 74. Koordinator Pelaksana Bagian TU (Ibu Norma) 75. Koordinator Pelaksana Bagian TU (Ibu Norma)

Sistem pengadaan barang dan jasa telah diatur dalam petunjuk pelaksanaan DSM/PUSAIR/PP/23 dan ketentuan e-procurement. Sebaiknya ketentuan e-procurement tersebut dicantumkan dalam dokumen petunjuk pelaksanaan. (7.5.1)

(15)

76.

(Ibu Norma)

Struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab telah ditetapkan, tetapi belum ditetapkan wewenangnya. (5.5.1)

2

BALAI SUNGAI

77.

Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Isnugroho)

Menjadikan Balai Sungai sebagai Centre Backbone PUSAIR. +

78.

Menetapkan strategi satu langkah kedepan dalam hal: 1) teknologi persungaian,

2) manajemen pengelolaan sungai, 3) SDM pengelola sungai

+

79.

Disusunnya 90 modul untuk pengembangan dan peningkatan kompetensi SDM pengelola sungai.

+

80.

Menjadikan Balai Sungai sebagai pusat Sharing Knowledge melalui CRBOM (Centre for River Basin Organization and Management)

+

81.

Perlu disusun metode dan analisis mengukur kepuasan pelanggan (8.2.1)

1

82.

Tidak dapat dibuktikan evaluasi pencapaian sasaran mutu

te-lah dilakukan (5.4.1) 2

83. Deputi Pengendali

Dokumen (Bu Isti)

Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja didimuat dalam Daftar Dokumen Internal

(DSM/…/01) (4.2.3) 1

Dokumen (Bu Isti)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali

dokumen (6.2.1) 2

85.

Subseksi program dan evaluasi Koordinator Litbang (Pak Asep)

Sebaiknya fungsi Tim Evaluator diperjelas tanggung jawab dan wewenangnya pada No Dok: DSM/…./04 point 5.5 (5.5.1) 1

86.

Subseksi pengolahan data dan system in-formasi Koordinator Litbang (Pak Suprap-to)

Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/…./IK/08.01) point 4.4 dan 4.5 ditambahkan tahapan pengumpulan data dan pengolahan validasi sumber data. (7.5.1)

1

87.

Subseksi pengolahan data dan system informasi Koordinator Litbang (Pak

Suprapto)

Sebaiknya dalam tahapan instruksi kerja (DSM/…./IK/08.01) point 4.6 ditambahkan tahapan upload data ke PUSAIR (7.5.1)

1

88.

Subseksi pengolahan data dan system in-formasi Koordinator Litbang (Pak Suprap-to)

Belum dilakukannya monitoring pencapaian sasaran mutu

(16)

89.

Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Pak Ari)

Sebaiknya daftar inventaris peralatan lab sungai dilengkapi isiannya dan sesuai permintaan form FT/5.5/6-01. (4.2.4) 1

90.

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai.

(6.2.1) 2

91.

Sebaiknya dibuatkan IK tentang Simpul Layanan Informasi standar sesuai SK BSN No 96/KEP/BSN/4/2008 (7.5.1) 1

92.

Koordinator Pelaksa-naan penerapan dan pelayanan (Pak Ari)

Sebaiknya disediakan kolom checklist pada Form FT/54/2-02 yang menjelaskan proses dilanjutkan atau tidaknya dalam tahapan proses permintaan pengujian. (7.2.1)

1

93.

Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu Pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.1) 2

94.

Subseksi Lab Koordinator Pelaksanaan penerapan dan pelayanan (Bu Sri)

Sebaiknya dibuatkan IK pengajuan akreditasi yang berkaitan dengan flow chart DSM/..../PP/12 (7.5.1) 1

95. Koordinator TU (Pak

Mujiono)

Belum ditetapkan pengukuran keefektifan dalam meningkatan kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan. (6.2.2c) 2

Mujiono)

Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu

ke-TU-an (5.4.1) 2

Mujiono)

Usulan perbaikan kendaraan yang digunakan belum sesuai dengan form DSM/.../PP/24 (6.3) 2

BALAI IRIGASI

98. Balai Irigasi-Litbang

Pengisian RMP Kegiatan Pengkajian Efisiensi Penggunaan Irigasi Air TAnah (Irigasi Mikro) Tahun 2011 tidak lengkap untuk Section 12 (Rencana dan Metode Verifikasi, Validasi,….) dan Section 15 (Daftar Rekaman). (7.1, 4.2.4)

2

99. Balai Irigasi -TU

Metode pengukuran kepuasan pelanggan belum ditetapkan Balai Irigasi untuk memastikan pencapaian sasaran mutu Balai yaitu Kepuasan Pelanggan 60% (DSM/Balai irigasi/PM/03). (8.2.1)

2

100. Balai Irigasi

Terdapat 2 dokumen sistem manajemen mutu di Balai Irigasi, karena Balai Irigasi sudah disertifikasi ISO 9001:2008 terlebih dahulu oleh badan sertifikasi lain. Sangat disarankan untuk meninjau 2 dokumen sistem tersebut, sehingga penggunaannya tidak membingungkan dan lebih efisien. (4.1; 4.2.3)

2

101. Balai Irigasi – Rapyan-Lab

Belum dilakukannya pengendalian dokumen external di laboratorium. Contoh: Instruksi dan Manual – Japan International Cooperation Agency yang belum dimasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal. (4.2.3)

(17)

102. Balai Irigasi – Rapyan-Lab

Disarankan untuk melakukan survey kepuasan pelanggan terhadap Jurnal yang diterbitkan oleh Balai Irigasi. (8.2.1) 1

BALAI SABO

103.

Pengendali Mutu - Kepala Balai (Pak Untung)

Menjadikan Balai Sabo sebagai tempat rujukan pengendalian erosi dan sedimentasi

+

Do-kumen (Bu Suratmi)

Sebaiknya seluruh Dokumen Internal yang digunakan dalam proses kerja dimuat dalam Daftar Dokumen Internal lebih lengkap lagi. (4.2.3)

1

Do-kumen (Bu Suratmi)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi deputi pengendali

dokumen (6.2.1) 2

106. Koordinator Litbang

(Pak Bambang)

Perlu ditetapkan pencapaian sasaran mutu kelitbangan

dengan lebih jelas lagi. (5.4.1) 1

107.

Koordinator Pelaksa-naan penerapan dan pelayanan (Pak Judi)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi personil lab sungai

(6.2.1) 2

108.

Koordinator Pelaksa-naan penerapan dan pelayanan (Pak Judi)

Belum dilakukannya evaluasi pencapaian sasaran mutu

pelaksanaan penerapan dan pelayanan. (5.4.1) 2

109.

Urusan Laboratorium dan Pelayanan Teknis (Bu Tata)

Sebaiknya flow chart alur proses pengelolaan lab dilakukan perbaikan khususnya arah tanda panah dan uraian tahapan kegiatan. (7.5.1)

1

110.

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penguji bahan

konstruksi (6.2.1) 2

111.

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi penyelia bahan

konstruksi (6.2.1) 2

112. Koordinator TU (Bu

Rumanti)

Belum ditetapkan persyaratan kompetensi internal auditor

(6.2.1) 2

Rumanti)

Belum ditetapkan evaluasi keefektifan dalam meningkatan

kapasitas aparat setelah mengikuti pelatihan (6.2.2c) 2

Rumanti)

Belum dilakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu ke-TU-an

(5.4.1) 2

Rumanti)

Belum dicantumkan rekaman lain yang digunakan dalam rapat administrasi umum (DSM/.../IK/26-01) meliputi: Undangan, Daftar hadir, notulensi rapat. (4.2.4)

2

*) Rating: 1 = Opportunities for improvement

2 = Probably rated as nonconformity in stage 2

3 = Not ready for certification (proof of elimination of weaknesses must be submitted before completion of the stage 1 audit)

(18)

In view of the fact that audits are always based on sampling, weaknesses may still exist which were not revealed and identified during the audit.

The audit team and the certification body will treat all information gained during the audit with strict confidentiality.

4.2 Special features of stage 1 auditing

The audit was carried out on site.

4.3 Special features of stage 2 auditing

No further special features must be complied with.

The stage 2 audit was scheduled together with the client to take place on 2011-06-27 to 30.

2011-06-17 Rachmat Kurniawan

Stage 1 Audit Report as per TR Cert - ISO 9001:2008

CN

01 100 117099