[Summary] Struktur dan Proses Organisasi Chapter 7

[Summary]

Struktur dan Proses Organisasi

Chapter 7

CH 7: ORGANIZATIONAL CONFLICT AND POLITICS

Interdepartemental Conflict in Organization

Intergroup conflict dapat terjadi ketika satu grup mencoba untuk mendahulukan posisinya dalam hubungan dengan grup lain. Intergroup conflict dapat didefinisikan sebagai perilaku yang terjadi diantara grup organisasi ketika pihak yang ada di dalamnya menganggap grup lain mungkin mencegah pencapaian tujuan atau ekspektasi grup mereka. Konflik ini biasanya terjadi secara horizontal (antar-departemen), namun bisa juga terjadi secara vertical.

Konflik disini hampir sama dengan kompetisi.Competition adalah persaingan antar grup dalam mengejar suatu hadiah, sedangkan konflik menduga tumpang tindih secara langsung dalam pencapaian tujuan.

Sources ofConflict

Beberapa sumber konflik dalam organisasi dari karakteristik hubungan organisasi :

Goal Incompatibility adanya tumpang tindih dalam satu departemen dengan departemen lain dalam pencapaian tujuan yang dapat mengarahkan pada konflik.Contoh : marketing ingin meningkatkan kualitas produk untuk menambah kepuasan pelanggan, tapi peningkatan tersebut akan menjadi biaya yang membebankan manufaktur/produksi.

Differentiationadanya perbedaan orientasi kognitif dan emosional diantara manajer dalam departemen yang berbeda.Departemen dalam sebuah organisasi sering berbeda dalam nilai, sikap, dan standar perilaku, dan perbedaan subkultur ini dapat mengarahkan pada konflik.

Task Interdependenceadanya keterikatan satu unit material, sumber daya, atau informasi padayang lainnya.Semakin besar ketergantungannya, semakin besar pula kemungkinannya konflik. Maka perlu adanya koordinasi dan komunikasi yang intens dan jelas.

Limited Resources sumber daya (uang, fasilitas fisik,staff, dll) yang terbatas akan mendorong departemen untuk berkompetisi mendapatkan sumber daya yang sesuai agar dapat mencapai tujuan dengan sumber daya yang memadai.

Rational Vs Political Model

Tingkat sumber-sumber konflik akan menentukan apakah sebuah rasional atau political model dari perilaku digunakan dalam mencapai tujuann organisasi.

Rational Modeldapat digunakan manajer ketika tujuan-tujuan berjajaran, ada sedikit diferensiasi, departemen dikarakteristikan oleh pooled interdependence, dan sumberdaya terlihat berlebihan. Rasional model tidak secara penuh dapat dicapai dalam dunia nyata ini.

Political Model digunakan bila keadaannya kebalikan dari rasional model. Ketika perbedaan itu besar, grup akan memiliki minat, tujuan, dan nilai yang beda, dimana konflik menjadi normal. Jadi kekuatan dan pengaruh dibutuhkan dalam mencapai keputusan (dengan debat atau lainnya).

Kebanyakan organisasi memiliki konflik yang sedang diantara departemen atau grup organisasi lainnya. Ketika konflik sangat kuat dan manajer tidak bekerjasama dengan baik, akan menciptakan masalah bagi organisasi.

Tactics for Enhancing Collaboration

1. Create Integration devices berupa task force dan project managers sebagai alat integrasi (mempersatukan). Penyatuan ini akan menmunculkan satu tujuan antar beberapa divisi ayng bergabung. Bisa juga diadakan Labor-management teamsyang di disain untuk meningkatkan partisipasi pekerja dan menyediakan sebuah model kerjasama untuk menyelesaikan masalah management.

2. Use confrontation and negotiation konfrontasi terjadi ketika pihak-pihak di dalam konflik secara langsung mengikutsertakan yang lain dan mencoba untuk mengeluarkan perbedaan mereka. Negosiasi adalah proses tawar-menawar yang sering terjadi selama konfrontasi dan yang memungkinkan pihak-pihak untuk secara sistematis mencapai suatu solusi. Keduanya ini akan berhasil jika manajer mengambil win-win strategy yang dapat memberikan keuntungan bagi keduanya.

3. Schedule intergroup consultation dibutuhkan ketika konflik sering terjadi dan anggota dalam departemen memiliki kecurigaan dan tidak koperatif. Maka manajer sebagai pihak ketiga dapat mengintervensi.

4. Practice member rotationmemindahkan satu orang di suatu departemen ke departemen lain agar dapat merendam konflik karena individu dapat merasakan nilai, sikap, masalah, dan tujuan departemen lain.

5. Create share mission and superordinate goals strategi bagi top managemen untuk menciptakan misi bersama dan membangun tujuan superordinat yang membutuhkan kerjasama antar departemen. Ketika pekerja memahami bahwa tujuan mereka saling berhubungan, mereka akan terbuka untuk membagi sumberdaya dan informasi

Kekuatan dan Organisasi

Kekuatan adalah kemampuan seseorang untuk memengaruhi orang lain untuk menghasilkan suatu outcomes. Kekuatan hanya bisa ada di dalam sebuah hubungan antara dua atau lebih individu dan bisa mengarah secara vertikal maupun horizontal. Sumber kekuatan bisa berasal dari pertukaran hubungan dimana suatu posisi/departemen/organisasinya menyediakan resource yang langka atau bernilai untuk orang/departemen/organisasi lain.

Kekuatan Individual versus Organizational

Manager memiliki 5 sumber kekuatan personal, yaitu :

• Legitimate power, yaitu kekuatan yang berasal dari posisi atau jabatan formal dalam organisasi,

• Reward power, yaitu kekuatan yang berasal dari adanya kemampuan untuk memberikan reward kepada orang lain seperti promosi, bonus, kenaikan jabatan, dan lain-lain,

• Coercive power, yaitu kewenangan untuk menghukum atau merekomendasikan hukuman, • Expert power, yaitu kekuatan yang berasal dari adanya kemampuan atau pengetahuan lebih

yang dimiliki seseorang, dan

• Referent power, yaitu kekuatan yang berasal dari karakter personal, misalnya seorang karyawan yang mengagumi manajernya sehingga ingin menjadi sepertinya.

Kekuatan dalam organisasi merupakan hasil dari karakteristik struktural. Sistem dalam organisasi mungkin terdiri atas ratusan bahkan ribuan orang di dalamnya. Sistem ini memiliki hierarki dimana ada beberapa pekerjaan yang lebih penting, tanpa peduli siapa yang mengerjakannya. Ada beberapa posisi yang memungkinkan untuk bisa mengakses informasi lebih mudah atau memiliki resources yang lebih besar.

Kekuatan versus Kewenangan

Kewenangan berhubungan dengan kekuatan, namun lingkupnya lebih kecil. Kewenangan merupakan sebuah paksaan untuk mencapai outcomes yang diinginkan, namun hanya dalam suatu hierarki formal dan hubungan pelaporan. 3 properti untuk mengidentifikasi kewenangan :

• Hanya dihasilkan dari posisi yang ditempati, bukan karena karakter atau resources.

• Diterima oleh subordinat. Bawahan menurut karena mereka percaya bahwa orang yang menempati posisi tersebut memiliki hak legitimate untuk menggunakan kekuasaan.

• Mengalir turun melalui hierarki vertikal. Kewenangan berlaku di sepanjang chain of command. Semakin ke atas kewenangannya akan semakin tinggi.

Sedangkan, karakteristik kekuatan adalah sebagai berikut :

• Kekuatan bukan hanya karena posisi yang ditempati, bisa karena karakter personal.

• Kekuatan tidak berhubungan dengan kewenangan. Orang yang memiliki kewenangan belum tentu memiliki power, dan sebaliknya.

• Bisa mengarah secara vertikal maupun horizontal Sumber Vertikal Kekuatan

• Formal Position, merupakan legitimate power. Pengalokasian kekuatan pada middle manager dan staff adalah hal yang penting karena kekuatan mendorong karyawan untuk menjadi produktif. Memperbolehkan orang-orang membuat keputusannya sendiri akan meningkatkan kekuatan mereka. Kekuatan juga akan meningkat ketika ada suatu posisi yang memiliki akses dengan orang-orang di high-level.

• Resources, merupakan sesuatu yang harus dialokasikan oleh organisasi. Top manager biasanya mengontrol resource sehingga dapat menentukan distribusinya. Resource ini dapat digunakan sebagai reward atau punishment. Pengalokasian resource menimbulkan ketergantungan, karena karyawan dengan level yang lebih rendah membutuhkan resource untuk melaksanakan pekerjaan mereka.

• Control of Information, merupakan sumber kekuatan yang signifikan. Informasi adalah sumber daya dalam bisnis. Dengan mengendalikan cara pengumpulan, pengintepretasian, dan penyebaran informasi tersebut dapat memengaruhi pengambilan keputusan.

• Network Centrality, yaitu bertempat di tengah-tengah organisasi dan memiliki akses informasi ke banyak orang yang penting bagi perusahaan. Network centrality dapat ditingkatkan dengan cara menambah pengetahuan dan keahlian dalam suatu bidang tertentu.

The Power of Empowerment

Dalam organisasi yang berorientasi masa depan, manajer puncaknya ingin karyawan tingkat rendah memiliki kekuasaan sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka lebih efektif. Para manajer sengaja mengurangi hirarki dan berbagi kekuasaan dengan karyawan untuk memberdayakan mereka sehingga dapat membantu mencapai tujuan perusahaan.

Pemberdayaan (empowerment) adalah pembagian kekuasaan, pendelegasian kekuasaanatau wewenang kepada bawahan dalam organisasi.Peningkatan kekuasaan karyawan dapat meningkatkan motivasi karyawan untuk penyelesaian tugas dan meningkatkan efektivitas mereka, serta melakukan tugas dengan menggunakan kreatifitas mereka sendiri. Memberdayakan karyawan melibatkan tiga unsur yang memungkinkan mereka untuk bertindak lebih leluasa untuk menyelesaikan pekerjaan mereka : informasi, pengetahuan , dan kekuatan.

1. Karyawan menerima informasi tentang kinerja perusahaan. Di perusahaan yang karyawan sepenuhnya diberdayakan, semua karyawan memiliki akses ke semua informasi keuangan dan informasi operasional.

2. Karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk berkontribusi terhadap tujuan perusahaan. Perusahaan menggunakan program pelatihan untuk membantu karyawan memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja dalam perusahaan.

3. Karyawan memiliki kekuatan untuk membuat keputusan substantif. Karyawan yang diberdayakan memiliki wewenang untuk secara langsung mempengaruhi prosedur kerja organisasi, seperti melalui quality circles atau tim kerja self-directed.

Horizontal Sources of Power

Sumber daya kekuasaan horizontal berhubungan untuk seluruh departemen, divisi, atau unit lainnya.Sumber daya kekuasaan horizontal tidak didefinisikan oleh hirarki formal atau struktur organisasi.Misalnya , Charles Perrow disurvei manajer di beberapa industri firms. Dia secara terang-terangan bertanya, "Departemen mana yang paling berkuasa antara empat departemen utama?”. Pada kebanyakan perusahaan , penjualan memiliki kekuatan terbesar. Dalam beberapa perusahaan, produksi juga cukup kuat. Rata-rata , penjualan dan departemen produksi yang lebih kuat selain R & D dan keuangan, meskipun variasi substansial ada. Perbedaan jumlah daya horisontal jelas terjadi di perusahaan-perusahaan.Daya bergeser antara departemen tergantung pada kondisi keadaan. Perbedaan-perbedaan kekuatan juga berlaku untuk organisasi yang bergabung dalam aliansi atau kemitraan lain, di mana satu perusahaan mungkin memperoleh kekuasaan lebih karena perubahan keadaan.

Daya horisontal sulit untuk diukur karena perbedaan-perbedaan kekuatan yang tidak didefinisikan pada bagan organisasi.Teori konsep yang menjelaskan kekuatan relatif disebut strategis contingencies.

Kontinjensi Strategis adalah peristiwa dan kegiatan baik dalam dan di luar organisasi yang penting untuk mencapai tujuan organisasi.Departemen yang terlibat dengan kontinjensi strategis bagi organisasi cenderung memiliki kekuatan yang lebih besar. Kegiatan departemen yang penting ketika mereka memberikan nilai strategis dengan memecahkan masalah atau krisis bagi organisasi . Sebagai contoh, jika suatu organisasi menghadapi ancaman kuat dari tuntutan hukum dan peraturan,

departemen hukum akan mendapatkan kekuasaan dan memiliki pengaruh atas keputusan organisasi karena berupaya dengan ancaman tersebut . Jika inovasi produk adalah isu strategis, sumber daya R & D dapat diharapkan akan tinggi. Pendekatan kontingensi strategis untuk listrik mirip dengan

ketergantungan sumber daya Organisasi berusaha untuk mengurangi ketergantungan pada lingkungan eksternal. Pendekatan kontingensi strategis untuk sumber daya menunjukkan bahwa departemen atau organisasi yang paling bertanggung jawab untuk menangani dengan isu-isu sumber daya kunci dan dependensi di lingkungan akan menjadi yang paling kuat.

Sumber daya kekuatan antara lain: 1. Dependency

Posisi sumber daya rendah bisa memperoleh kekuasaan melalui dependensi. Jika pabrik tidak bisa menghasilkan output tanpa keahlian pekerja pemeliharaan untuk menjaga mesin bekerja, departemen pemeliharaan berada dalam posisi kekuasaan yang kuat karena memiliki kontrol atas kontingensi strategis.

2. Sumber daya keuangan

Kontrol atas sumber daya merupakan sumber penting dari daya dalam organisasi . Uang dapat dikonversi menjadi jenis lain dari sumber daya yang dibutuhkan oleh departemen lain .Uang menghasilkan ketergantungan.Departemen yang menghasilkan pendapatan bagi suatu organisasi memiliki kekuatan besar.Exhibit 7.7 menunjukkan penjualan sebagai unit yang paling kuat di perusahaan-perusahaan industri yang paling.Hal ini karena tenaga penjual mencari pelanggan dan membawa uang, sehingga menghapus masalah penting bagi organisasi.

3. Sentralitas

Sentralisasi mencerminkan peran departemen dalam aktivitas utama sebuah organization.Salah satu ukuran sentralitas adalah sejauh mana pekerjaan departemen mempengaruhi hasil akhir dari organisasi. Sebagai contoh, departemen produksi lebih sentral dan biasanya memiliki kekuatan lebih dari kelompok staf ( dengan asumsi tidak ada kontinjensi penting lainnya ) . Sentralisasi dikaitkan dengan kekuatan karena mencerminkan kontribusi yang diberikan kepada organisasi.

4. Nonsubstitutability

Daya juga ditentukan oleh nonsubstitutability, yang berarti bahwa fungsi departemen tidak dapat dilakukan oleh substitusi sumber daya lain. Demikian pula, jika seorang karyawan tidak dapat dengan mudah diganti, maka memiliki daya yang lebih besar. Jika sebuah organisasi tidak memiliki alternatif sumber keterampilan dan informasi, kekuatan departemen akan lebih besar. Ini bisa menjadi salah satu alasan manajer puncak menggunakan konsultan luar .Konsultan dapat digunakan sebagai pengganti untuk staf orang untuk mengurangi kekuatan kelompok staf.Substitusi mempengaruhi kekuatan organisasi juga.

5. Mengatasi Ketidakpastian

Unsur-unsur dalam lingkungan dapat berubah dengan cepat dan dapat diprediksi dan kompleks.Dalam menghadapi ketidakpastian, sedikit informasi tersedia untuk manajer. Departemen yang mengurangi ketidakpastian ini akan meningkatkan power dalam organisasi.

Political Processes in Organization

Politik , seperti kekuasaan, adalah tidak berwujud dan sulit diukur . Hal ini tersembunyi dari pandangan dan sulit untuk mengamati secara sistematis.Dua survei menemukan berikut reaksi manajer terhadap behavior.

1. Kebanyakan manajer memiliki pandangan negatif terhadap politik dan percaya bahwa politik akan lebih sering merugikan daripada membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. 2. Manajer percaya bahwa perilaku politik adalah umum di hampir semua organisasi.

3. Kebanyakan manajer berpikir bahwa perilaku politik terjadi lebih sering pada batas lebih tinggi dari tingkat yang lebih rendah dalam organisasi.

4. Manajer percaya perilaku politik muncul dalam domain keputusan tertentu, seperti perubahan struktural, tetapi tidak hadir dari keputusan lain, seperti penanganan keluhan karyawan.

Berdasarkan survei ini, politik tampaknya lebih mungkin terjadi di tingkat atas sebuah organisasi dan di sekitar isu-isu dan keputusan tertentu.

Politik adalah penggunaan kekuasaan untuk mempengaruhi keputusan dalam rangka mencapai hasil tersebut. Pelaksanaan kekuasaan dan pengaruh telah menyebabkan dua cara untuk menentukan politik - sebagai perilaku mementingkan diri sendiri atau sebagai proses pengambilan keputusan organisasi alami. Definisi pertama menekankan bahwa politik mementingkan diri sendiri dan melibatkan kegiatan yang tidak disetujui oleh organization.Dalam pandangan ini, politik melibatkan penipuan dan ketidakjujuran untuk tujuan kepentingan pribadi dan mengarah ke konflik dan ketidakharmonisan dalam lingkungan kerja.Studi terbaru menunjukkan bahwa pekerja yang merasa kegiatan politik nya seperti ini dalam perusahaan mereka sering memiliki kecemasan dan ketidakpuasan kerja. Pandangan kedua melihat politik sebagai proses organisasi alami untuk menyelesaikan perbedaan di antara politik groups.

Perspektif teori organisasi melihat politik seperti yang dijelaskan dalam kedua definisi.Politik adalah netral dan tidak selalu berbahaya bagi organisasi. Definisi politik formal organisasi adalah sebagai berikut:

 Organisasi politik melibatkan kegiatan untuk memperoleh, mengembangkan, dan menggunakan kekuatan dan sumber daya lain untuk mempengaruhi orang lain dan memperoleh hasil yang lebih disukai ketika ada ketidakpastian atau ketidaksepakatan tentang pilihan-pilihan

 Perilaku politik dapat berupa positif atau kekuatan negatif. Politik adalah menggunakan kekuatan untuk mendapatkan sesuatu hal yang dicapai - baik serta buruk. Politik mencakup diskusi informal yang memungkinkan orang untuk mencapai konsensus dan membuat keputusan yang mungkin akan jalan buntu atau terpecahkan .

Kapan aktivitas politik digunakan? Aktivitas politik digunakan saat,

 Tingkat ketidakpastian tinggi

 Ketidaksepahaman antara prioritas tujuan dan prioritas masalah

 Informasi yang ambigu

 Adanya beberapa kepentingan

Ada tiga tingkat domain (area) saat politik memainkan perannya, yaitu

 Perubahan structural (structural reorganization)

 Perubahan organisasi (organizational change)

Beberapa variasi taktik yang dapat digunakan oleh manajer untuk meningkatkan dirinya, dasar kekuatan departemennya serta untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Empat taktik untuk meningkatkan kekuatan, yaitu

 Memasuki area dengan tingkat ketidakpastian yang tinggi

Salah satu sumber yang ada dalam individu dan kekuatan departemen merupakan kunci untuk megidentifikasi ketidakpastian.Ketidakpastian dapat berasal dari kualitas permintaan dari suatu produk atau adanya ketidakmampuan untuk memprediksi permintaan sebuah layanan baru.Ketika ketidakpastian tersebut dapat didentifikasi, maka departemen yang dapat langsung beraksi untuk menyelesaikannya.

 Membuat ketergantungan

Ketergantungan merupakan salahsatu sumber dari kekuatan. Ketika suatu organisasi bergantung dalam sebuah departemen atau individu untuk mencari informasi, material, pengetahuan dan skill, maka departemen atau individu tersebut akan memiliki kekuatan atas yang lain.

 Menyediakan kelangkaan sumber daya

Sumber daya selalu penting bagi organisasi untuk bertahan.departemen dapat mengakumulasi sumber daya serta menyediakan untuk organisasi dalam bentuk uang, informasi, fasilitas.

 Memuaskan strategi contingencies

Teori ini mengatakan bahwa beberapa elemen dalam lingkungan eksternal dan didalam organisasi merupakan sesuatu yang penting untuk kesuksesan organisasi. Sebuah kontigensi dapat berupa critical event, tugas yang tidak ada subtitusinya, atau tugas inti yang independen dengan yang lain dalam suatu organisasi.

Kesimpulannya, mengalokasi kekuatan dalam sebuah organisasi bukan lah hal yang random. Kekuatan adalah hasil dari sebuah proses organisasi yang dapat dimengerti dan diprediksi. Kemampuan untuk mengurangi ketidakpastian, meningkatkan ketergantungan dalam salah satu departemen kita, memperoleh sumber daya dan mengatasi strategi kontingensi untuk meningkatkan kekuatan.

Lima taktik untuk menggunakan kekuatan, yaitu

 Membentuk koalisi dan memperluas jaringan

Manajer dapat membangun hubungan yang positif dalam organisasi agar membentuk koalisi yang bermanfaat.

 Memberikan posisi kunci kepada orang-orang yang setia

Tujuannya agar manajemennya cocok, tujuan manajer dapat tersampaikan dalam departmennya.

 Menggunakan reciprocity

Reciprocity dalah salah satu kunci untuk mempengaruhi hubungan dalam organisasi.

 Meningkatkan legitimasi dan keahlian

Manajer dapat mengerahkan pegaruh terbesarnya didaerah dimana mereka telah mengakui keahlian dan klegitimasi. Taktik ini memiliki tingkat keefektifan yang tinggi dengan generasi manajer muda dan karyawan

 Membuat tujuan superordinat

 Pesan inti dari bab ini adalah bahwa konflik, kekuatan, dan politik adalah hasil alami dalam organisasi. Perbedaan dalam tujuan, latar belakang, dan tugas adalah hal yang diperlukan untuk berorganisasi, tapi perbedaan tersebut dapat membuat grup-grup dalam organisasi berkonflik. Untuk itu diperlukan manajer untuk menyelesaikan konflik dengan menggunakan kekuatan dan politiknya

 Dua pandangan dalam organisasi, yaitu model rasional dan model political.

 Walaupun konflik dan perilaku politik merupakan sesuatu yang alami dan dapat digunakan untuk tujuan yang bermanfaat, namun manajer juga harus berupaya meningkatkan kolaborasi sehingga konflik antar group tidak semakin kuat, misalnya konfortasi dan negosiasi

 Ada dua sumber kekuatan yaitu vertical dan horizontal

 Ada tiga area saat politik memainkan perannya karena tingginnya ketidakpastian. Manajer dapat menggunakan taktik-taktik agar mendapatkan hasil yang diinginkan.