Microsoft Office
ACCESS 2007
Materi Dasar
Metode Belajar Cepat
Menguasai Access 2007
MODUL
PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports
MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007
Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With Microsoft Office Access page seperti pada gambar.
KOMPONEN ACCESS 2007
Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen untuk mempermudah pengoprasian.
1. Office Button
Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.
2. Quick Access ToolBar.
Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
MATERI DASAR
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007
1 2 3 4 5 6
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007
7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.
Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)
MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007
Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada sudut kanan atas jendela Access 2007.
PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD
Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.
Tabel
merupakan kumpulan
beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :
Nim
Nama
Alamat
Nilai UNAS
Nilai UAS
01
Nina
Jakarta
90
90
02
Devi
Malang
80
70
03
Zatira
Yogyakarta
80
80
Jadi yang dimaksud dengan
fields
adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan
Recods
adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.
KETERANGAN :
Field Name
: Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.
Data Type
: Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :
Text
Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca
Memo
Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf,
spasi dan tanda baca.
Number
Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time
Data Berupa tanggal dan waktu
Currency
Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number
Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan
nilainya tidak dapat dirubah
Yes/No
Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object
Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.
Hyperlink
Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan
Fieldsuntuk menyimpan pointer ke situs web
Lookup Wizard
Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box
Description
:Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.
Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai
field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar
Kunci)
MEMULAI LEMBAR KERJA
Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank
Database→File Name→Create
Create : Untuk Membuka jendela dokumen
.accdb
: file ekstensi Access Database
PEMBUATAN TABEL
Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel.
Pada menu Tab pilih
Create →Table Design
Setelah
field name
dan
Data Type
sesuai
format yang diinginkan dan berikan
Primary
Key
selanjutnya disimpan
(Save) mis: daftar
karyawan→ OK
MEMBUAT FORM
Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface
yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program
aplikasi, salah satunya adalah
form.
Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah
karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.
Pada menu Tab pilih Create →More Forms→Form Wizard
Untuk memindahkan semua field pilih >>
Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal:
Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish
Tombol Navigasi pada Form Wizard
Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields satu persatu
Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields secara bersamaan
Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields
satu persatu
Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields secara bersamaan
MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER)
Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :
Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi
Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.
Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi panjang dan lainnya.
Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada bagian Form Header.
Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang tempat area form.
PEMBUATAN REPORT
Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik Create→Report Wizardsehingga akan tampil kotak dialog report wizard pertama
Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama field dari kolom Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya seperti pembuatan Form)
Klik Next untuk
melanjukan proses. Anda diminta untuk menentukan nama field tertentu yang dapat digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang diinginkan.
Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan nama field yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing –masing group untuk report. Pola pengurutan secara Ascending(menaik) dan Descending(menurun) Klik Next untuk memilih pola
atau bentuk tampilan report pada bagian layout dengan berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape
(kertas mendatar)
Pada kotak wizard tentukan salah satu nama style untuk report, Klik tombol Next.
Selanjutnya anda diminta memberikan nama title untuk report. Secara default nama report akan disamakan
dengan nama table atau form sebagai sumber data pembuatan
report.Anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif dan mudah untuk diingat.Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri pembuatan report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar dibawah ini:
MEMODIFIKASI REPORT
Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report(Header, Detail, Footer) dengan cara Home→View→ :
Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi.
Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen
Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report
Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.
