ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DI RUMAH BERSALIN DEWI
SARTIKA KOTA TASIKMALAYA MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA COBIT
Dian Retno Intansari, Acep Irham Gufroni, Nurul Hiron Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya
Email : dian.retno@student.unsil.ac.id
ABSTRACT
Maternity services information system is complete very important thing for the maternity hospital Dewi Sartika Tasikmalaya to improve the optimization of the use of existing resources. Organizational objectives and plans will be achieved if the implemented information technology strategy aligned with the organization's business plans and strategies that have been defined. Application of information technology in the maternity hospital Sartika Goddess is still needed for better management. One of the analytical tools of information technology is COBIT ( Control Objectives for Information and Related Technology ) is a best practice methodology in the management of information technology in various industrial sectors, including the health care sector (IT Governance Institute, 2007). COBIT in its application to analyze every component associated with a more integrated IT. COBIT can help the management and the user to bridge the gap between business risks, control needs and technical issues. From the results of the questionnaire can be seen that the condition of IT governance in the maternity hospital Dewi Sartika which has a value of 2 points, this means IT governance in the maternity hospital Dewi Sartika overall IT monitoring and evaluation process can be repeated but still far enough from the expected.
Key words: COBIT, Governance, Information Technology
ABSTRAK
Layanan sistem informasi rumah bersalin yang lengkap merupakan hal yang sangat penting bagi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya untuk meningkatkan optimalisasi penggunaan sumber daya yang ada. Tujuan organisasi akan tercapai jika rencana dan strategi teknologi informasi diimplementasikan selaras dengan rencana dan strategi bisnis organisasi yang telah didefinisikan. Penerapan teknologi informasi di Rumah Bersalin Dewi Sartika saat ini masih dibutuhkan pengelolaan yang lebih baik. Salah satu alat analisa teknologi informasi adalah COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) yaitu metodologi yang menjadi best
practice dalam pengelolaan teknologi informasi di berbagai sektor industri, termasuk sektor layanan kesehatan (IT
Governance Institute, 2007). COBIT dalam penerapannya menganalisis setiap komponen yang berhubungan dengan TI yang lebih terintegrasi. COBIT dapat membantu pihak manajemen dan user untuk menjembatani gap
antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis. Dari hasil kuesioner dapat diketahui bahwa kondisi tata kelola TI di Rumah Bersalin Dewi Sartika mempunyai nilai 2 dimana poin ini berarti tata kelola TI di Rumah Bersalin Dewi Sartika secara keseluruhan proses pengawasan dan evaluasi TI dapat diulang tetapi masih cukup jauh dari yang diharapkan.
Kata kunci:COBIT, Tata Kelola, Teknologi Informasi
I. Pendahuluan
Layanan sistem informasi rumah bersalin yang lengkap, akurat, terkini, aman, konsisten, tepat waktu dan relevan merupakan hal yang sangat penting bagi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya untuk meningkatkan optimalisasi penggunaan sumber daya yang ada. Dalam rangka meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan mutu pelayanan sistem informasi rumah bersalin kepada pasiennya, Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya dituntut untuk mengembangkan strategi bisnis yang baik, salah satunya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Penggunaan teknologi informasi dalam mendukung layanan sistem informasi rumah bersalin memunculkan resiko tingginya biaya investasi, baik dari segi pengadaan perangkat keras, pengembangan
perangkat lunak, implementasi serta pemeliharaan sistem. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Secara garis besar sebelum mengimplementasikan ERP, dilakukan terlebih dahulu analisis penerapan teknologi informasi pada sebuah perusahaan. Implementasi ERP diharapkan mampu mewujudkan tercapainya rencana dan strategi teknologi informasi pada khususnya serta tercapainya rencana dan strategi bisnis pada umumnya.
telah didefinisikan. Penerapan teknologi informasi di Rumah Bersalin Dewi Sartika saat ini masih terdapat beberapa kekurangan dan dibutuhkan pengelolaan yang lebih baik. Teknologi informasi yang digunakan yaitu penggunaan perangkat lunak untuk membantu proses pengelolaan data dari setiap bagian yang ada di rumah bersalin. Tetapi penggunaan perangkat lunak tersebut menimbulkan beberapa masalah baru yang dapat memperlambat kinerja dari setiap bagian di rumah bersalin. Untuk itu diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi untuk menjamin tercapainya keselarasan antara rencana dan strategi teknologi informasi dengan bisnis organisasi di Rumah Bersalin Dewi Sartika.
Salah satu alat analisa teknologi informasi adalah COBIT (Control Objective for Information and
Related Technology) yaitu metodologi yang menjadi
best practice dalam pengelolaan teknologi informasi di
berbagai sektor industri, termasuk sektor layanan kesehatan (IT Governance Institute, 2007). COBIT dalam penerapannya menganalisis setiap komponen yang berhubungan dengan TI yang lebih terintegrasi. COBIT dapat membantu pihak manajemen dan user
untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan teknis.
Batasan masalah pada penelitian ini yaitu :
1. Studi kasus dilakukan pada layanan sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
2. Pembahasan menggunakan kerangka kerja COBIT 4 dan dibatasi hanya pada domain pengawasan & evaluasi (monitor and evaluate - ME) meliputi : ME1, ME2, ME3, ME4. Pertimbangan pemilihan domain ini mengingat permasalahan tersebut berkaitan dengan pengawasan pelayanan yang perlu diberikan terhadap pengguna dari sistem informasi dan kebutuhan dari pihak institusi pada saat ini.
Tujuan dari penelitian yang dilakukan yaitu : 1. Memahami pelaksanaan tata kelola TI sistem
informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
2. Menganalisis tingkat kematangan tata kelola TI sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
3. Memberikan solusi cara perbaikan tata kelola TI sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
Manfaat dari penelitian yang dilakukan yaitu :
1. Memahami pelaksanaan tata kelola TI sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.2. Memahami tingkat kematangan tata kelola TI sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
3. Memberikan rekomendasi cara perbaikan tata kelola TI sistem informasi Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
II. Landasan Teori A. Definisi COBIT
Menurut IT Governance Institute (2007), Control Objectives for Information and Related Technology
(COBIT) adalah kerangka tata kelola Teknologi Informasi (TI) yang ditujukan kepada manajemen, staf pelayanan TI, departemen pengontrolan, fungsi audit dan lebih penting lagi bagi pemilik proses bisnis
(business process owner’s), untuk memastikan
kerahasiaan, ketersediaan integritas data serta informasi sensitif dan kritikal. Konsep dasar kerangka kerja COBIT adalah penentuan kendali TI berdasarkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tujuan bisnis dan informasi yang dihasilkan dari gabungan penerapan proses TI dan sumber daya terkait. Dalam penerapan pengelolaan TI terdapat dua jenis model kendali, yaitu model kendali bisnis (business controls
model) dan model kendali TI (IT focused control
model), COBIT mencoba untuk menjembatani
kesenjangan dari kedua jenis kendali tersebut (IT Governance Institute, 2007).
B. Sejarah Perkembangan COBIT
COBIT muncul pertama kali pada tahun 1996 yaitu COBIT versi 1 yang menekankan pada bidang audit, COBIT versi 2 pada tahun 1998 yang menekankan pada tahap pengendalian, COBIT versi 3 pada tahun 2000 yang berorientasi kepada manajemen, COBIT versi 4 pada bulan Desember 2005 dan versi 4.1 pada bulan Mei 2007 lebih mengarah pada tata kelola TI, dan terakhir COBIT versi 5 pada bulan Juni 2012 yang menekankan tata kelola TI pada perusahaan (Gambar 1).
Gambar 1. Sejarah Perkembangan COBIT (ISACA, 2013)
C. Kerangka Kerja COBIT
Selanjutnya kumpulan aktivitas dan tugas ini dikelompokan ke dalam proses TI yang memiliki permasalahan pengelolaan TI yang sama dikelompokan ke dalam domain. Berikut ini merupakan kerangka kerja dalam COBIT yang terbagi menjadi 4 domain :
Gambar 2. Kerangka Kerja COBIT
COBIT terdiri dari 34 tingkat tujuan kontrol yang menggambarkan proses TI yang terdiri dari 4 domain yaitu: perencanaan, pemilihan teknologi dan implementasi, proses pelayanan, pengawasan dan evaluasi. Berikut kerangka kerja COBIT yang terdiri dari 4 proses TI yang terbagi ke dalam domain pengawasan dan evaluasi yang digunakan pada penelitian ini.
Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi seluruh kendali-kendali yang diterapkan setiap proses TI harus diawasi dan dinilai kelayakannya secara berkala. Domain ini fokus pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam organisasi, pemeriksaan internal dan eksternal. Dimana domain ME terdiri dari 4 control
objectives, meliputi :
1. ME1 : Monitor and evaluate IT performance
(Memantau dan mengevaluasi kinerja TI)
2. ME2 : Monitor and evaluate internal control
(Memantau dan mengevaluasi kendali internal) 3. ME3 : Ensure regulatory compliance
(Memastikan kepatuhan/kesesuaian terhadap aturan)
4. ME4 : Provide IT Governance (Menyediakan tata kelola TI)
D. ModelMaturity
Menurut IT Governance Institute (2007), COBIT mempunyai model maturity untuk mengontrol proses-proses TI dengan menggunakan metode penilaian/scoring sehingga organisasi dapat menilai proses-proses TI yang dimilikinya (skala 0 sampai 5).
Maturity Models yang ada pada COBIT dapat dilihat
pada tabel berikut ini :
Tabel 1. Generic Maturity Models (IT Governance Institute, 2007)
III. Metode Penelitian
Tahapan penelitian terdiri dari pengumpulan data dan analisis. Pengumpulan data menggambarkan bagaimana cara pengambilan data sedangkan analisis adalah bagaimana cara mengatasi masalah yang ada. Berikut ini merupakan diagram penelitian yang dilakukan :
Masalah 1. Data tidak sinkron pada bagian pendaftaran dengan bagian pasien/administrasi 2. Banyaknya keluhan tentang lamanya proses pengolahan data
Rumusan Masalah Rendahnya penggunaan teknologi informasi
yang dapat menurunkan performansi perusahaan
Tujuan Meningkatkan penggunaan teknologi informasi
di Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya dengan menggunakan
Control Objectives for Information And Related Technology (COBIT )
Penentuan Metode COBIT
Penentuan Komponen TI Penyebaran Kuisioner
Identifkasi tingkat kepentingan proses TI Pengukuran tingkat maturity
proses Analisa Data
Identifkasi Persoalan terkait perbaikan proses Penentuan tindakan yang diperlukan dalam perbaikan Usulan tata kelola TI Identifkasi Permasalahan
Analisis Pemecahan Masalah Kesimpulan
Gambar 3. Blok Diagram Metodologi Penelitian
A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer merupakan data yang diambil sendiri oleh peneliti, sedangkan data sekunder merupakan data yang telah terdapat pada perusahaan. 1. Data Primer
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang dikumpulkan secara tidak langsung dari lapangan, seperti : a. Data gambaran umum perusahaan, seperti
sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan dan struktur organisasi berserta job
description.
b. Studi literatur/studi kepustakaan tentang teori dan hal yang berhubungan dengan penelitian.
B. Analisis
Data yang telah selesai diolah kemudian dianalisis. Analisis pemecahan masalah dilakukan terhadap domain ME (Monitoring and Evaluate) yang memiliki nilai parameter dengan level maturity
terendah berdasarkan kerangka kerja COBIT.
C. Analisa Data
Analisa data dilakukan melalui empat tahapan analisa, yaitu :
1. Penentuan komponen TI
2. Penyebaran kuesioner
3. Identifikasi tingkat kepentingan proses TI
4. Pengukuran tingkat maturity process
D. Identifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu :
1. Identifikasi persoalan terkait perbaikan proses 2. Penentuan tindakan yang diperlukan dalam
perbaikan
3. Usulan tata kelola TI
E. Analisis Pemecahan Masalah
Analisis pemecahan masalah dilakukan dengan kerangka kerja COBIT domain ME yang merupakan identifikasi keputusan dari hasil analisis data yang sudah dilakukan.
F. Kesimpulan
Pada tahap akhir dari penelitian ini ditarik kesimpulan yang didasarkan pada hasil pengolahan data dan analisis yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Selanjutnya akan diberikan saran-saran yang dianggap penting dan mungkin untuk ditindaklanjuti baik untuk kepentingan praktisi, pihak perusahaan maupun untuk penyempurnaan bagian penelitian selanjutnya.
IV. Hasil Dan Pembahasan
A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada para pegawai Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya sebanyak 31 responden yang bertujuan untuk mengetahui kondisi tata kelola TI di tempat penelitian. Kuesioner yang
disebarkan terdiri dari domain pengawasan dan evaluasi yang diantaranya terdapat 4 parameter. Tabel 2. Data Responden
B. Pengolahan Data Kuesioner Level Maturity
Setelah dilakukan penyebaran kuesioner, selanjutnya dapat dilanjutkan dengan pengolahan data kuesioner level maturity. Pengolahan data kuesioner ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penerapan teknologi informasi yang terdapat di Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya.
Untuk dapat mendeskripsikan secara jelas hasil analisis dan kajian tentang level maturity, maka dilakukan proses kuantifikasi hasil kuesioner yang dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 3. Kuantifikasi Hasil Kuesioner
Untuk mempermudah dalam memahami hasil dari kuantifikasi kuesioner, maka diberikan interval nilai terhadap hasil yang diperoleh, dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 4. Level Maturity
Tabel 5. Rekapitulasi Level Maturity Untuk Setiap Domain ME
Tabel 6. Level Maturity Terendah Dari Domain ME
Dari hasil analisis rekapitulasi tingkat kematangan yang sudah dilakukan dapat diketahui selisih atau gap tingkat kematangan hasil kuesioner dengan tingkat kematangan yang diharapkan dari tata kelola teknologi informasi di Rumah Bersalin Dewi Sartika :
Tabel 7. Gap Tingkat Kematangan
Dari tabel gap tingkat kematangan diatas dapat dilihat pada grafik sarang laba-laba (spider chart) berikut ini :
Gambar 4.Spider Chart Gap Tingkat Kematangan
C. Level Maturity Untuk Domain Monitor and Evaluate (ME)
Domain pengawasan dan evaluasi memiliki nilai
maturity dengan rata-rata 2, jika dilihat dari beberapa
aspek, kondisi ini menandakan : pengawasan dan evaluasi yang dilaksanakan Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya masih jauh dari standar yang ditentukan. Pengawasan ini hanya dilakukan sebagai formalitas semata, sehingga permasalahan yang terjadi dalam proses kerja tidak diketahui secara utuh.
Salah satu cara mengatasi keadaan ini adalah dengan meningkatkan nilai maturity parameter dengan nilai paling rendah pada domain pengawasan dan evaluasi yaitu parameter ME4 (menyediakan tata kelola TI). Peningkatan ini diharapkan dapat meningkatkan nilai maturity untuk domain pengawasan dan evaluasi.
1. Parameter ME4 (menyediakan tata kelola TI) Tingkat kematangan yang diperoleh pada parameter ME4 menyediakan tata kelola TI adalah 2, dimana untuk memperoleh kondisi yang lebih optimal, maka posisi ini harus ditingkatkan minimal posisi 3.
Tidak Ada
0 Inisialisasi1 Dapat diulang2 Ditetapkan3 Diatur4 Dioptimalisasi5
Gambar 5. Level Maturity Parameter ME4 Aspek yang terdapat pada parameter ini adalah aspek aplikasi, infrastruktur, informasi dan manusia. Pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh bagian terkait perlu diperketat, maksudnya pengawasan yang dilakukan seharusnya berkesinambungan. Sehingga Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya dapat meningkatkan kinerja, karena makin sesuai dengan perkembangan teknologi, maka kinerja perusahaan akan semakin maksimal.
Sasaran Aktivitas
1. Data tidak sinkron pada setiap bagian proses dari setiap bagian
SDM dari setiap proses pada setiap bagian SDM Gambar 6. Rekomendasi Peningkatan Parameter ME4
D. Perbandingan Hasil Kuesioner Dan Pengamatan Langsung
Berikut ini merupakan perbandingan tingkat kematangan dari hasil kuesioner dan pengamatan langsung :
Tabel 8. Perbandingan Tingkat Kematangan Dari Hasil Kuesioner dan Pengamatan Langsung
Dari tabel perbandingan tingkat kematangan hasil kuesioner dan pengamatan langsung, dapat dilihat bahwa domain ME2 dan ME3 terdapat gap yaitu dari hasil kuesioner mendapatkan tingkat kematangan 3 sementara dari pengamatan langsung mendapatkan tingkat kematangan 2. Selain domain ME2 dan ME3, domain ME4 juga terdapat gap antara tingkat kematangan hasil kuesioner yang mendapatkan nilai 2 dengan hasil pengamatan langsung dengan tingkat kematangan 1. Adanya gap antara hasil kuesioner dan hasil pengamatan langsung, kemungkinan karena kekurangpahaman responden kuesioner dalam hal ini pegawai pada pertanyaan yang ada pada kuesioner yang bertemakan teknologi informasi sementara bidang yang dikuasai yaitu bidang kesehatan. Tetapi dari hasil perbandingan tersebut dapat dilihat bahwa rata-rata tingkat kematangan mendapatkan nilai 2 yang mana pada poin ini tata kelola TI di Rumah Bersalin Dewi Sartika dapat diulang.
V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Penerapan teknologi informasi di Rumah Bersalin Dewi Sartika Kota Tasikmalaya berada pada kondisi dapat diulang, maksudnya proses
pengawasan dan evaluasi teknologi informasi telah memiliki standar, akan tetapi dalam pelaksanaannya ketetapan tersebut belum dilaksanakan sepenuhnya oleh para karyawan. 2. Nilai maturity untuk domain pengawasan
dan evaluasi memiliki nilai terendah pada proses menyediakan tata kelola teknologi informasi karena proses pengawasan yang dilaksanakan belum berkesinambungan sehingga kondisi penerapan TI di perusahaan tidak terkontrol dan tidak diketahui secara menyeluruh.
B. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat diberikan beberapa saran sebagai berikut :
1. Perlu ditingkatkannya kesadaran dari pimpinan perusahaan, kasubag serta para stakeholder
mengenai pentingnya penerapan teknologi informasi dalam mendukung proses kerja guna mencapai visi, misi dan tujuan perusahaan.
2. Dilaksanakannya kegiatan pelatihan terutama terhadap penggunaan aplikasi maupun prosedur kerja sehubungan dengan aplikasi yang digunakan, agar mempermudah proses kerja.
DAFTAR PUSTAKA
ISACA. 2013. COBIT 5: A Business Framework for
the Governance and Management of Enterprise IT.
http://www.isaca.org/Education/Online-Learning/P ages/A-COBIT-5-Overview.aspx, diakses pada tanggal 28 Agustus 2013.
IT Governance Institute. 2007. Control Objectives for
Information and Related Technology (COBIT) 4.1.
USA: IT Governance Institute.
Purwanto. 2010. Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka Kerja Cobit Dalam Mendukung Layanan Sistem Informasi
Akademik (Studi Kasus : Universitas Budi Luhur).
Jurnal TELEMATIKA MKOM, Vol.2 No.1, Maret 2010 ISSN 2085-725X : Program Pascasarjana Universitas Budi Luhur.
Riduwan. 2004. Metode Riset. Jakarta: Rineka Cipta. Stevens, James F. 2004. The Critical Success Factor
Method: Establishing a Foundation for Enterprise
Security Management. http://www.cert.org/archive/
pdf/04tr010.pdf, diakses pada tanggal 28 Agustus 2013.
