Arahan Kerja Accounting & Finance Commisioning Administrasi 28 September 2017

(1)

Arahan Kerja Accounting & Finance

Commisioning Administrasi

28 September 2017

Facilitator:

Willy Heriadi

(2)

ALUR PROSES LAPORAN KEUANGAN KEBUN DAN LAPORAN AGRONOMI

1)

Land Clearing Pemeliharaan Penen dan Pe 2) Accrued B A P P

dan Tnm Baru (TM / TBM) ngumpulan hasil 3) Accrued Piutang

4) Accrued Gaji 1) Tanda Terima 1) Remise I 5) Kwitansi 5) Alokasi Transit Kendaraan 2) Bon - bon 2) Remise II 6) Surat Jalan 6) Depresiasi/Amortisasi

3) Kwitansi 3) BAPP 7) Tanda Terima 7) Penyesuaian

4) Dll 4) Ganti Rugi 9) Dll 8) lain - lain

1) L H M 6) BAPP

2) Absensi 7) SP - Buah 1. LAPORAN BIAYA PRODUKSI (COST PRICE)

3) Lembur 8) B P B 2. LAPORAN PANEN DAN PENGUMPULAN

4) Premi 9) Kartu Bibit 3. LAPORAN BIAYA PEMELIHARAAN TM

5) SP-Bibit 10) dll 4. LAPORAN PEMUPUKAN TM

5. LAPORAN BIAYA TIDAK LANGSUNG

1) Jurnal Memorial PROGRAM 6. LAPORAN INVESTASI TBM

2) Voucher Kas Masuk 1) Stock 3) Voucher Kas Keluar 2) Payroll 4) Voucher Bank Masuk

5) Voucher Bank Keluar

1) Pembukaan Lahan dan Tanaman Baru 6) Jurnal Stock

2) Pemel. TM dan TBM 7) Jurnal Payroll

3) Panen dan pengumpulan hasil 4) Bibitan Edit List ke Buku Besar Review Posting Jurnal DOKUMEN DASAR BUAT JURNAL PROGRAM GL

K a s

B a n k

Bibitan

DOKUMEN DASAR DOKUMEN DASAR

ADMINISTRASI DIVISI

ADMINISTRASI KANTOR KEBUN

ADMINISTRASI KANPUS

(3)

Laporan Keuangan dan Monitoring Bulanan - Unit

Rakor KTU: Target Pembinaan 2017

- Harapan unit & Harapan HO

- Sosialiasi & Evaluasi SOP & SAP

- Penurunan Temuan Audit

Note

Bulan Ini Bulan Lalu

Aktiva:

Kas

1 Persediaan

2 Uang Muka Dinas

3 Uang Muka Non Dinas

4 Piutang Karyawan

5 Piutang Kontraktor

6 Aktiva tetap

7 AUC

8 Pasiva:

Hutang Kontraktor

9

(4)

Key Performance Indicators (KPI’s)

No

KPI

Target / Arahan Kerja

Referensi

1. Kas & Bank

Fisik = Buku

1. BGA-SOP-FA-201.1-R0 – Petty Cash

2. BGA-SOP-MM-502.1-R0 – Cash Purchased

3. BGA-SOP-FA-201.3-R0 – Cheque & Bilyet Giro

Handling

4. BGA-SOP-FA-201.4-R0 – Bank Reconciliation

2 Stock

Fisik = Buku

1. BGA SOP-MM 501.7-R0- Stock Physical Count

2. BGA SOP-MM 501.8-R0- Stock Write Off

3. BGA SOP-MM 501.6-R0- Stock Returned

4. BGA SOP-MM 501.2-R0- Stock Receipt

5. 56/IOM/FA-BGA/VII/2017 Penerimaan Kelebihan

Pupuk dari PO

6. 34/IOM/FA-BGA/V/2017 Perubahan Sistem

Transfer Stock Antar PT (Afiliasi)

7. 02/IOM/FA-BGA/X/2016 Kebijakan Administrasi

Pengeluaran & Penerimaan Barang KPW

8. 42/IOM/FA-BGA/VI/2017 Improvement System

Surat Jalan , Invoicing dan Alokasi OA Logistik

HO Terkait Kantor Perwakilan

3 Uang Muka Dinas

No Longoutstanding (>60 hari)

1. BGA SOP-FA-202.1-R0- Employee Advance

2. ERF-202.1-13030005

4 Uang Muka Non Dinas

No Longoutstanding (>60 hari)

1. BGA SOP-FA-202.1-R0- Employee Advance

(5)

No

Key Performance

Indicator’s (KPI’s)

Target / Aarahan Kerja

Referensi

5 BAPP & PO Lokal

Kirim tgl 25 atas periode tgl 15-16

1. 06/IOM/FA-BGA/XII/2016 Kebijakan Seluruh

Pembayaran SPK Melalui HO

2. 55/IOM/FA-BGA/VIII/2017 Perapihan

Administrasi Pembayaran PO Lokal

6 BAPP Pusat

Kirim tgl 3 periode berikutnya ??

11/IOM/LNB-BGA/IX/2016 Sinkronisasi Fungsi Dept

dan Job Scope

7 Piutang Solar Kontraktor

No Longoutstanding (>60 hari)

1. 05/IOM/FA-BGA/XI/2016 Kebijakan &

Mekanisme Terkait Piutang Solar Kontraktor

2. BGA-SOP-FA-2.11.1-R0 Down Payment to

Vendor

9 Fixed Asset

Fisik = Buku

1. BGA-SOP-FA-204.1-R0 Fixed Asset

2. BGA-SOP-FA-204.2-R0 Physical Count of Fixed

Asset

3. BGA-SOP-FA-204.3-R0 Fixed Asset Write Off

10 AUC Reclassification

Tidak bergerak > 3 bulan

BGA-SOP-FA-204.1-R0 Fixed Asset

(6)

1. Kas

Fisik

Buku

(7)

Kas Kecil : SOP Vs. IOM Vs. Aktual

SOP

AKTUAL

_{A. TUNAI RUTIN D ENG AN BATAS AN} _{4,863,347,461}

1 Kebutuhan BBM 854,527,878

2 Konsumsi Tamu / Mess 766,919,001

3 Perjalanan Dinas 675,127,783

4 Insentif Rutin 724,652,000

5 Pengangkutan Barang 238,709,750

6 Cadangan Kas 1,388,200,000

7 Sarana Penunjang Administrasi 215,211,049

B. TUNAI TID AK RUTIN 2,127,943,865 8 Rekrut Karyawan 701,960,000

9 Pajak dan Retribusi (Pjk Kend, Retribusi CPO-Kernel) 417,211,500

10 Biaya Pengobatan (Poliklinik, RS, Pemb. Obat) 757,332,365

11 Perizinan (RSPO, ISPO) 205,290,000

12 Perayaan Hari Besar & Keagamaan 46,150,000

C . D ANA LAIN-LAIN 22,618,914,755

29,610,206,082

TOTAL

TOTAL DANA TUNAI

(8)

(9)

Stock : Fisik = Buku

Fisik

(10)

(11)

UM NON DINAS - 115040

_31/07/2017

Customer Nama Customer Pstng Date Amount in DC Curr. Text Hari 30 Hr≤ 31-60 Hr 61-90 Hr 91-180Hr

S-001483 SASTRA ARJUNA SITEPU 13/06/2017 5.000.000 IDR HRD,UM PERPNJGN PAJAK MOBIL EC WIL 4 49 - 5.000.000 - -S-001964 KIAJAR RAJAGUKGUK 02/06/2017 7.500.000 IDR SCME,UM REKRUT KARY 60 - 7.500.000 - -S-002107 MUHAMMAD KHADAFI 12/06/2017 19.824.200 IDR CCMT,UM DN PMBL SPARE PART MCMRPU-016(AGUS P)50 - 19.824.200 - -S-002107 MUHAMMAD KHADAFI 12/06/2017 15.975.300 IDR CCMT,UM DN PMBL SPARE PART MCMRPU-019(DAUD S)50 - 15.975.300 - -S-002383 MAHASISWARDI 11/07/2017 3.000.000 IDR SAGM,UM DN PEMBL. KAYU CERUCUK 21 3.000.000 - - -S-002383 MAHASISWARDI 13/07/2017 20.955.000 IDR SAGM,UM PENGUJIAN LIMBAH 19 20.955.000 - - -S-002899 ANGGA AULIA WICAKSANA15/07/2017 11.900.000 IDR SCME,UM DN KEPERLUAN SCME 17 11.900.000 - - -S-002899 ANGGA AULIA WICAKSANA15/07/2017 2.018.000 IDR SCME,UM KEPL SEKOLAH MINGGU 17 2.018.000 - - -S-002934 RUDY MARKUS SAGALA 21/07/2017 910.000 IDR SCMM,UM ANALISA LIMBAH KE BARISTAN JUN'17 11 910.000 - -

-94.319.400

46.019.900 48.299.500 -

(12)

4. BAPP & PO Lokal

>

RPPPL : Rekapitulasi Permohonan Pembayaran PO Lokal

RPPSL : Rekapitulasi Permohonan Pembayaran SPK Lokal

*

: Dalam review improvement atas proses pengiriman dokumen agar lebih efektif (cepat)

8 - 10

UNIT

EDS

TRE - FIN

Pengiriman

dokumen RPPPL

& RPPSL beserta

kelengkapannya

kepada

HO (EDS),

MaksimalTgl 25

25 - 7

*

Verifikasi RPPPL/RPPSL

Vs MIRO unit

Tgl 25

Membuat Payment

Request

TRE - AP

Tgl 8 - 10

Pengiriman

dokumen RPPPL

& RPPSL

beserta

kelengkapannya

ke AP maksimal

Tgl-7

>

Tgl 11 - 15

Verifikasi

dokumen

BAPP & PO - LOKAL (RPPPL)

Contoh :

Agustus

25 Verifikasi RPPPL/RPPSL

Vs Faktur Pajak

berstempel asli Dept

Pajak

September

Verifikasi Nomor

Rekening

Proses

pembayaran

BAPP/PO

Lokal ,

transfer

langsung ke

Vendor

11 - 15

Tgl 1 - 7

IOM No : 06/IOM/FA-BGA/XII/2016 Kebijakan Seluruh Pembayaran SPK Melalui HO

IOM No : 55/IOM/FA-BGA/VIII/2017 Perapihan Administrasi Pembayaran PO Lokal

(13)

(14)

5. BAPP Pusat

√

1.

-√

--

2.

2. - Invoice

-3.

*

: Dalam review improvement atas proses pengiriman dokumen agar lebih efektif (cepat)

Contoh :

November

Dikirim tgl 3

17 - 20

20 - 23

3 - 23

5 Hk

1 Hk

3 Hk

20 Hk

Faktur Pajak

Approval s.d Mgt

3 8 - 13 *

13 -14

14 -17

BAPP Vs. SAP

> 100 jt < 500 jt

RPP Vs. SAP

Rekening Vs. SAP

COO, CSO, CFO:

> 500 jt

Kelengkapan Dokumen :

Periode BAPP

tgl 16 - 15

Verifikasi :

Approval

Proses

pembayaran

BAPP Pusat

, transfer

langsung ke

Kontraktor

Cek sistem :

_{Dy COO :}

Tgl 3 Tgl 5-10 Tgl 13 - 14 Tgl 14 - 17 Tgl 17 - 20 Tgl 11 - 15

BAPP PUSAT

(15)

7

7 IOM Permohonan

Persetujuan PTAB PTAB

PENERBITAN SPK , PTAB & PEMBAYARAN BAPP

Naik Budget ke SAP

AC 2 1 KTU 3 RH BAPP 2 AC SPK 9 HOK 10 MGT GR _{1 KTU} 10 MGT 8 LEGAL EDS SPK 9 HOK EDS 6 BC 8 LEGAL 4 ED/EN 5 GIS 3 RH PU -SPK 6 BC 5 GIS 4 ED/EN PU -SPK 3 RH 2 AC Ijin Prinsip

BUDGET NON BUDGET

IJIN PRINSIP PTAB &

1 KTU

Atribut

Atribut Telat Release

(16)

6. Piutang Solar Kontraktor

FLOW PROCESS PINJAMAN BAHAN BAKAR SOLAR KONTRAKTOR (PIUTANG SOLAR)

1. 2. GR GI Piutang Kontraktor 3. 2. RPP 3. PP 5. F. PAJAK 4. INVOICE

VERIFIKASI BAPP LENGKAP & BENAR 1. BAPP 1 ₃ ₄ 1. MIRO OFFSET HUTANG VS PIUTANG 2. PO SJ STOCK - SOLAR

Kebijakan Penerimaan Solar - PO Urgent

SOLAR

GI Solar Integrasi Z-SPK & MM by Vendor Number

RPP by System , Pinjaman Solar ter-reconcile dengan BAPP

Aging Report & Monitoring Piutang Kontraktor atas solar by system Kebijakan Mekanisme Input Harga solar oleh Purchasing Dept

KONTRAKTOR

SPK

KONTRAKTOR

2

1. BAPP

MIRO & PAYMENT REQUEST

2. RPP 3. PP

4. Invoice 5. F. Pajak

Otomatis clearing saat MIRO dengan jurnal offset Hutang Piutang Kontraktor

Informasikan Aging Report Piutang Kontraktor > 60 hari

Aging Report > 60 Hari AGING REPORT

5

(17)

(18)

8. AUC Reclassification

1. Review AUC based on Capitalize Date, follow up slow progress > 3

bulan

2. Reclass AUC to Asset based on BAST Kontraktor

(19)

Indicators : Accounting Monitoring Report & Audit

Finding

A

CCOUNTING

M

ONITORING

R

EPORT

AMR

A

CCOUNTING

M

ONITORING

R

EPORT

Target 1. Selisih Cash Opname 0 2. Selisih Stock Opname 0 3. Longoutstanding Uang Muka Karyawan 0 4. Longoutstanding Piutang Solar Kontraktor 0 5. Piutang Tunai Kontraktor 0 6. Keterlambatan Reklasifikasi AUC to Asset 0 7. Closing Unit Tgl 1

AMR

1

(20)

(21)