1
CORRECTIVE & PREVENTIVE ACTION MONITORING LOG (CARPARLOG)
AUDIT KONSULTAN - UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
SABTU, 19 MARET 2011
NO PROBLEMS/NON CONFORMITIES
ROOT CAUSE ANALYSIS (Hasil Investigasi/Tinjauan permasalahan) CORRECTION (Perbaikan) CORRECTIVE/ PREVENTIVE ACTION (Uraian Tindakan Perbaiakan dan Pencegahan)
DEADLINE PIC STATUS CLIENT IA LD
Obs 1 Pengelolaan beasiswa telah dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah ada namun belum ada kejelasan terkait dengan pembentukan team seleksi beasiswa (SK Pengangkatan Team tidak ada) sehingga mengakibatkan seringnya keterlambatan pengiriman berkas beasiswa ke Kopertis
Unit BAAK hanya
memperoleh instruksi secara lisan dari PR III dan
informasi yang disampaikan seringkali mendadak
BAAK Linda
LD
Obs 2 Pengelolaan ijazah dan transkrip telah dilakukan berdasarkan prosedur yang sudah ada namun BAAK mengalami kendala ketika akan mencetak ijazah, karena SK Kelulusan yang diterima masih belum mencantumkan IPK mahasiswa lulusan (masih kosong) padahal SK sudah ada pengesahan dari PR I.
Kendala di Unit BAAK yaitu lamanya penyerahan nilai skripsi yang diperoleh dari masing-masing prodi, sehingga mengakibatkan IPK belum terisi
BAAK Linda
LD
Obs 3 Prosedur pembuatan Re-NIM telah dilakukan, namun masih belum ada kejelasan tentang siapa yang berhak menerbitkan NIM baru bagi mahasiswa yang telah melewati batas masa studi normal. (berdasarkan informasi dari BAAK bahwa ada salah satu mahasiswa di prodi teknik elektro yang sampai dengan 20 semester masih terdaftar dan terpaksa dibuatkan NIM baru)
2 LD
Obs 4 Dokumen mutu yang ada di BAAK sudah dikelompokkan dengan baik berdasarkan prosedur pengendalian dokumen yang ada di LPMI, namun unit BAAK masih perlu bimbingan & pemahaman tentang pengertian Dokumen Pendukung dan Catatan Mutu.
BAAK Linda
LD
Obs 5 Sasaran mutu yang ada di unit kerja telah disusun dengan baik, namun masih belum dilakukan
pengukuran terhadap capaian sampai dengan mid BAAK
Linda
LD
Obs 6 Dokumen mutu yang ada di Humas sudah dikelompokkan dengan baik berdasarkan prosedur pengendalian dokumen yang ada di LPMI, namun masih perlu perbaikan pada prosedur mutu terkait pengertian Dokumen Pendukung dan Catatan Mutu.
HUMAS Linda
LD
Obs 7 Masih terdapat prosedur mutu di Humas, yang seharusnya merupakan bagian dari instruksi kerja
(misalnya : prosedur tentang protokoler ) HUMAS
Linda
LD
Obs 8 Semua prosedur yang ada di Perpustakaan telah dilakukan dengan baik, namun masih terdapat kekeliruan pada catatan mutu yang terkait dengan prosedur pelayanan dan sirkulasi
PERPUS Linda
LD
Obs 9 Sasaran mutu yang ada di unit kerja telah disusun dengan baik, namun masih belum dilakukan
pengukuran terhadap capaian sampai dengan mid PERPUS
Linda
LD
Obs 10 Prosedur tentang promosi telah dilakukan dengan baik, namun belum didukung dengan catatan mutu yaitu berupa bukti tanda terima brosur dari pihak penerima brosur
UPT-PMB
3 LD
Obs 11 Semua prosedur mutu yang ada di unit (BAAK, Humas, Perpustakaan, PMB) belum ada pengesahan / tanda tangan dari Maker, Checker, Approval BAAK, HUMAS, PERPUS, PMB, LPMI 1. PMB = Open Linda BS
Obs 1 LPMI sudah memiliki dokumen program kerja, namun belum dilengkapi dengan Sasaran Mutu. LPMI Bagus
BS
Obs 2 Manual Mutu telah dibuat dengan lengkap, namun dibagian tengah belum semuannya ditanda tangani LPMI Bagus
BS
Obs 3 LPMI sudah memiliki prosedur pengendalian dokumen dan prosedur pengendalian catatan mutu, namun daftar induk dokumen internal dan eksternal belum dibuat
LPMI Bagus
BS
Obs 4 LPMI memiliki Prosedur Survey Kepuasan Pelanggan, namun belum ditetapkan program kerja dan siapa yang bertanggung jawab
melaksanakannya
LPMI Bagus
BS
Obs 5 LKPIK telah memilik program kerja tahunan namun belum dilengkapi dengan pembuatan Sasaran Mutu.
1. dokumen tertinggal dirumah.
2. Manajemen waktu yang kurang bagus.
3. Belum
mengetahui/memahami materi yang di audit. 4. Belum berpengalaman. 5. Kurang adanya kejelasan pasti/baku dari LPMI.
1. Pro aktif mencari informasi tentang SPMI 2. Menyaranka LPMI untuk membuat juknis dan format yang baku 3. Melengkapi kekuranga sesuai dengan temua
26 Maret 2011
LKPIK Open Bagus
BS
Obs 6 LKPIK telah memiliki prosedur mutu namun belum dilengkapi dengan: Catatan mutu, Catatan revisi dan lampiran-lampiran form terkait.
1. Unit LKPIK belum memahami kelengkapan dokumen mutu.
2. Unit LKPIK belum mengetahui format baku dari LPMI.
3. Karena belum berpengalaman.
1. Komitmen dan
konsisten terhadap sistem penjaminan mutu. 2. Pro aktif mencari
informasi tentang SPMI 26 Maret 2011
4 4. Sama-sama dalam tingkat
pembelajaran BS
Obs 7 UPA Pusat Bahasa telah memiliki program kerja tahunan, namun belum terdokumentasi (belum tertulis)
1. Ka. UPA Bahasa belum mengetahui format yang jelas dalam penyusunan Program.
2. Ka. UPA Bahasa terlalu sibuk menangani kelas dan kepentingan-kepentingan universitas yang lain sehingga cenderung mengabaikan penyusunan dokumen karena
menganggap yang penting program bisa berjalan
1. Mencari informasi tentang format yang benar dalam menyusun program kerja
2. Mulai
menyusun/mendokumenta
sika program kerja 23 April 2011
UPA PUSAT BAHASA
Progress Bagus
BS
Obs 8 UPA Pusat Bahasa telah memilik beberapa prosedur kerja namun formatnya masih kurang sempurna:
- Dalam uraian prosedur, hendaknya yang menjadi subyek adalah unit kerja (bukan mahasiswa, lihat PM UPAB 07)
- Formulir yang ada di catatan mutu belum diberi nomer dan belum dilampirkan. - Kriteria keberhasilan belum terukur.
1. UPA Bahasa belum memahami betul tentang format prosedur saja. 2. UPA Bahasa belum memahami subyek pada rincian prosedur kerja. 3. UPA Bahasa belum mengetahui cara penomeran formulir/lampiran 4. UPA Bahasa telah merubah kriteria keberhasilan menjadi terukur.
1. UPA. PB telah merubah subyek dala uraian prosedur kerja. 2. UPA. PB telah mencantumkan nomer pada formulir yang dilampirkan.
3. UPA PB telah merubah kriteria keberhasilan menjadi terukur. 16 April 2011 UPA PUSAT BAHASA Close Bagus BS
Obs 9 Prodi (FAK) telah memiliki program kerja namun belum memiliki sasaran mutu pembuatan Sasaran Mutu Prodi belum paham cara Prodi segera membuat sasaran mutu 23 Maret 2011 Prodi Open Bagus BS
Obs 10 Prodi (FAK) telah memilik prosedur kerja “Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat”, namun formatnya masih kurang sempurna:
- Masih tercampur dengan prosedur lain (hal 3: prosedur pelaksanaan ujian)
1. Prodi belum memahami panduan-paduan tidak ada/hilang
2. Dokumentasi tidak baik.
Segera membuat panduan dengan pedoman dari
LPPM 23 April 2011
5 - Daftar referensi belum bisa ditunjukkan (
bag.f: Pedoman Penelitian strategis Berorientasi Nasional dari Dikti tahun 2010)
- Flow chart masih membingungkan (Start, aktivitas, keputusan)
- Belum ada catatan mutu dan lampirannya. - Prosedur belum ditanda tangani
DK Obs 1
Sasaran mutu telah dituangkan dalam bentuk indikator kinerja .pada Manual Mutu, namun : Belum dilakukan pemantauan pencapaiannya Perlu disosialisasikan dan dijabarkan lebih
lanjut menjadi sasaran mutu unit-unit kerja
1. Pekerjaan terlalu banyak 2. Peragkat belum divalidasi 3. Sosialisasi belum dipahami 1. Mengatur volume pekerjaan. 2. Memvalidasi perangkat untuk memantau pencapaiann. 3. Mensosialisasikan 16 April 2011
TM Open Didik, Linda, Bagus
DK Obs 2
Kebijakan dari Rektor dan Pembantu Rektor sudah dilakukan secara tertulis untuk ditindaklanjuti oleh unit kerja, namun masih terdapat beberapa kebijakan yang masih belum tertulis dan disampaikan secara lisan sehingga pelaksanaanya pada unit kerja bisa menimbulkan bias. Sebagai contoh : kebijakan mengenai SK Kelulusan.
TM Didik, Linda, Bagus
DK Obs 3
Job description (tupoksi) telah disusun secara tertulis dan disampaikan kepada unit kerja operasional, namun rincian tugas sebaiknya lebih dioperasionalkan dan disosialisasikan kepada unit kerja. Beberapa unit kerja yang belum mengetahui adanya job description adalah Biro Administrasi Umum, UPT Puskom, Keuangan dan hanya satu unit kerja yang memahami (LPPM)
Tupoksi yang ada masih
bersifat umum . Segera akan dimusyawarahkan dengan unit masing-masing berikut langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh untuk menyeleseikan
permasalahantersebut
20 April 2011
TM Open Didik, Linda, Bagus
6 Obs 4 terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit
lain
2. Terlalu banyak tugas,
sehingga sulit bertemu 2. Perlu dilakukan pengaturan waktu untuk dapat bertemu
DK Obs 5
Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu.
kesalah pahaman diantara
masing-masing Dilakukan pemahaman antara dokumen pendukung dan catatan mutu
18 April 2011
BAU Open Didik
DK Obs 6
Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen
Kurang memahami
kelengkapan catatan mutu Memahami dan melengkapi catatan mutu
18 April 2011
BAU Open Didik
DK Obs 7
Unmuh Ponorogo telah dilengkapi dengan APAR (alat pemadam api ringan), namun kontrol terhadap batas kadaluarsa isi APAR belum dilakukan. APAR yang menjelang kadaluarsa sebaiknya digunakan untuk pelatihan sehingga pada saat terjadi kebakaran telah tersedia staf yang mampu mengoperasikan APAR
1. Kurang pemahaman terhadap data APAR 2. Menjelang expired APAR, perlu ada pelatihan
1. Dilakukan pendataan APAR
2. Dilakukan program perbaikan pemadam
kebakaran 18 April 2011
BAU Open Didik
DK Obs 8
Pencatatan terhadap sarana dan prasarana telah dilakukan oleh BAU, namun sebaiknya lebih dilengkapi lagi dengan rencana jadwal perbaikan dan/atau pemeliharaannya.
1. Belum ada koordinasi dengan petugas yang mengelola
2. dilakukan pendataan
1. Dilakukan koordinasi dengan tenaga petugas khusus AC dan dibuatkan jadwal berbaikan. 2. Pembuatan jadwal berbaikan
18 April 2011
BAU Open Didik
DK Obs 9
Prosedur pengadaan barang telah disusun dan dilaksanakan oleh BAU, namun catatan tentang seleksi vendor/ supplier belum tersedia.
1. Kurang memahami tentang tata cara
menyeleksi vendor supplier 2. Dikoordinasikan dengan TIM pengadaan barang UNMUH Ponorogo
1. Dibuat
prosedur/sasaran mutu tentang seleksi Vendor. 2. Diadakan koordinasi dengan TIM pengadaan barang.
18 April 2011
BAU Open Didik
DK Obs 10
Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu diperbaiki mengingat sistematika SOP belum terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit
UPT Puskom
7 lain
DK Obs 11
Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu.
UPT Puskom
Didik
DK Obs 12
Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen
UPT Puskom
Didik
DK Obs 13
Pengendalian catatan mutu telah dilakukan oleh UPT Puskom, namun perlu ditertibkan lebih lanjut mengingat UPT Puskom kesulitan mencari data nilai mahasiswa yang telah mengambil sertifikat DAT. UPT Puskom Didik DK Obs 14
Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu diperbaiki mengingat sistematika SOP belum terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit lain
karena belum
memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman
1. Pro aktif dan mencari informasi tentang SPMI 2. LPMI hendaknya membuat juklak yang baku.
26 Maret 2011
LPPM Open Didik
DK Obs 15
Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu.
karena belum
memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman
1. Pro aktif dan mencari informasi tentang SPMI 2. LPMI hendaknya membuat juklak yang baku.
26 Maret 2011
LPPM Open Didik
DK Obs 16
Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen
karena belum
memahami,belum ada juknis yang baku dari LPMI, LPMI sama-sama belajar dan belum berpengalaman
1. Pro aktif dan mencari informasi tentang SPMI 2. LPMI hendaknya
membuat juklak yang baku.
26 Maret 2011
LPPM Open Didik
DK Obs 17
Biro Administrasi Keuangan
Prosedur Mutu (SOP) telah disusun, namun perlu BKEU
8 diperbaiki mengingat sistematika SOP belum
terstandar. Masih terdapat perbedaan dengan unit lain
DK Obs 18
Perlu dibedakan dengan tegas item pada Dokumen Pendukung dan item pada Catatan Mutu.
BKEU Didik
DK Obs 19
Apabila disebutkan adanya formulir pada Catatan Mutu, maka sebaiknya dibuatkan lampiran berisi bentuk formulir tersebut dan diberi nomer sesuai ketentuan pada Prosedur Pengendalian Dokumen
BKEU Didik
DK Obs 20
Biro Administrasi Keuangan telah menjalankan proses pengenaan pajak PPh 21 dan PPh 23, sebaiknya juga dituangkan kedalam SOP.
BKEU Didik
PLEASE COMPLETED THIS REPORT AND REPLY TO STIE Perbanas OFFICE WITHIN TWO WEEKS. Email: didik@perbanas.ac.id, bagus@perbanas.ac.id, linda@perbanas.ac.id
