MANUAL PENGGUNA. Modul Penggunaan Imbasan Pelekat QR Code Menggunakan Smart Phone. Lampiran 3

(1)

MANUAL PENGGUNA

Modul Penggunaan Imbasan Pelekat QR

Code Menggunakan Smart Phone

Disediakan Oleh:

Unit Aset, Stor & Pembangunan

(UNIT ASP)

Jabatan Bendahari

Universiti Pendidikan Sultan Idris

35900 Tanjong Malim

Perak Darul Ridzuan

(2)

Modul Pengguna Mengimbas Pelekat QR Code Menggunakan Smart Phone

2 ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA

SURAT 1.0 Pengenalan

1.1 Pendahuluan 3

1.2 Definisi & Singkatan 3

1.3 Aliran Proses Mengimbas Kod Aset/Inventori 4

2.0 Pendaftaran AJK Verifikasi Dilantik Di Sistem MyFIS Oleh Unit Aset, Stor & Pembangunan, _{Jabatan Bendahari}

2.1 Mendaftarkan AJK Verifikasi Dilantik Oleh Unit Aset, Stor & Pembangunan 5 2.2 Membatalkan AJK Verifikasi Dilantik Oleh Unit Aset, Stor & Pembangunan 6

3.0 Tindakan Mengimbas Kod Aset/Inventori Oleh AJK Verifikasi PTj

3.1 Memuat turun aplikasi imbasan QR Code 8

3.2 Mengimbas Kod Aset/Inventori Secara Online 11 3.3 Mengimbas Kod Aset/Inventori Secara Offline 15 3.4 Mencetak Laporan Imbasan Kod Aset/Inventori Melalui Sistem MyFIS 18

(3)

3

1.1 Pendahuluan

Pada masa kini kaedah imbasan kod aset/inventori yang digunakan dalam proses verifikasi Aset/Inventori adalah menggunakan pengimbas barcode (BARCODE

SCANNER). Bagi meningkatkan keberkesanan sistem imbasan ini, Jabatan Bendahari

telah melakukan penambahbaikan dengan membangunkan sistem penggunaan imbasan QR Code menggunakan Smart Phone.

1.2 Definisi & Singkatan

Terma dan singkatan yang akan digunakan di dalam Manual ini adalah seperti berikut:

BIL PERKARA MAKNA SINGKATAN

1. Pegawai Aset Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

menguruskan semua perkara berkaitan pengurusan aset/inventori di PTj dan mempunyai capaian (acess) ke Sistem UIMS-FIS(Module Fixed Asset).

PA

2. Verifikasi

Aset/Inventori

Satu tindakan untuk memeriksa rekod dan barang-barang yang terdapat di PTj dan dilakukan oleh Pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan inventori

Verifikasi

3. AJK Verifikasi

Aset/Inventori PTj

Ketua Jabatan perlu melantik minimum 3 orang di mana salah seorang pegawai adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Seeloknya tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dan inventori tersebut.

AJKV

4. QR Code

Aset/Inventori UPSI

QR Code bermaksud Quick Respon Code. Sejenis

penyimbolan dua dimensi yang menyimpan

maklumat aset/inventori UPSI menggantikan kod bar.

QR Code 1.0 PENGENALAN

(4)

4

5. Pegawai Unit

Aset, Stor & Pembangunan

Kakitangan Unit Aset, Stor dan Pembangunan,

Jabatan Bendahari sebagai urusetia yang

menguruskan aset/inventori Universiti.

UASP

6. Smart Phone Telefon bimbit yang mempunyai ciri

pengkomputeran maju dan ketersambungan

berbanding dengan telefon bimbit biasa. Smart Phone yang boleh digunakan untuk mengimbas QR Code perlu mempunyai aplikasi Android.

Smart Phone

1.3 Aliran Proses dan Status

Aliran proses bagi pengurusan Verifikasi secara Online serta status yang terlibat adalah seperti berikut:

BIL PROSES TANGGUNGJAWAB

1. Mendaftarkan AJK Verifikasi Dilantik Oleh Unit Aset,

Stor & Pembangunan

UASP

2. Memuat turun aplikasi imbasan QR Code AJKV

3. Mengimbas Kod Aset/Inventori Secara Online AJKV

4. Mencetak Laporan Imbasan Kod Aset/Inventori Melalui

Sistem MyFIS

AJKV

(5)

5

2.1 Mendaftarkan AJK Vefifikasi Dilantik

2.1.1 Bagi lantikan kali pertama maklumat lantikan AJKV perlu dikemaskini di dalam Sistem MyFIS untuk membolehkan pegawai yang dilantik mengimbas QR Code. 2.1.2 Log in ke http://myfis.upsi.edu.my:8090/ims/ > klik Finance > klik modul

Asset/Inventory Mgt > klik Setup Screen > Asset Authorization Setup seperti Rajah 1.

Rajah 1:

K

lik Setup Screen > Asset Authorization Setup

2.1.3 Setelah klik pada Asset Authorization Setup > klik Enter Query (masukkan pusat

kos di ruangan PTj) > klik Execute Query (untuk paparan nama AJKV). Sistem akan memaparkan halaman utama seperti Rajah 2.

Rajah 2: Klik pada Asset Authorization Setup > klik Enter Query (masukkan pusat kos di ruangan PTj) > klik Execute Query

(6)

6

2.1.4 UASP akan menyemak setiap PTj yang terlibat bagi mengemaskini AJKV yang

dilantik di ruang Verification Officer dengan memastikan lajur “Active?” bertanda Y seperti di Rajah 3.

Rajah 3: Mengemaskini maklumat pendaftaran AJKV

2.1.5 Tekan butang untuk menyimpan maklumat AJKV yang telah dikemaskini.

2.2 Membatalkan AJK Vefifikasi Dilantik

2.2.1 Bagi AJKV yang telah tamat tempoh lantikan maklumat penamatan perlu

dikemaskini dan pegawai tersebut tidak lagi boleh mengimbas QR Code aset/inventori UPSI.

2.2.2 Log in ke http://myfis.upsi.edu.my:8090/ims/ > klik Finance > klik modul Asset/Inventory Mgt > klik Setup Screen > Asset Authorization Setup seperti Rajah 1.

2.2.3 Setelah klik pada Asset Authorization Setup > klik Enter Query (masukkan pusat

kos di ruangan PTj) > klik Execute Query (untuk paparan nama AJKV). Sistem akan memaparkan halaman utama seperti Rajah 2.

2.2.4 Setelah klik pada Asset Authorization Setup, UASP akan menyemak PTj yang

terlibat bagi mengemaskini AJKV di ruang Verification Officer dengan memastikan lajur “Active?” bertanda N untuk membatalkan AJKV seperti di Rajah 4.

(7)

7

Rajah 4: Mengemaskini maklumat pembatalan AJKV

(8)

8

3.1 Memuat Turun Aplikasi Imbasan QR Code

3.1 Memuat Turun Aplikasi Imbasan QR Code

3.1.1 AJKV boleh memuat turun aplikasi imbasan QR code menggunakan Smart

Phone melalui alamat iaitu http://epayment2.upsi.edu.my/upsiInventori/Down loadApk.html > klik Download APK seperti di Rajah 5.

Rajah 5: Skrin paparkan untuk download UPSI Aset/Inventory

3.1.2 Aplikasi imbasan QR code ini juga boleh dimuat turun secara terus dengan

mengimbas QR code seperti Rajah 6 di bawah. AJK Verifikasi perlu memastikan smart phone yang akan digunakan mempunyai aplikasi Scanner app seperti Neoreader, QR Code Reader, QR Barcode Scanner dan sebagainya yang boleh dimuat turun dari Play Store.

Rajah 6: Sila imbas untuk muat turun aplikasi Imbasan QR Code 3.0 TINDAKAN MENGIMBAS KOD ASET/INVENTORI DI PTJ

(9)

9

3.1.3 Setelah aplikasi selesai dimuat turun, skrin di Smart Phone akan mepaparkan UPSI Asset/Inventory seperti di Rajah 7.

Rajah 7: Aplikasi UPSI Asset/Inventory di skrin Smart Phone

3.1.4 Klik UPSI Asset/Inventory > username (username seperti MyPortal) > password

(sama password seperti MyPortal) > klik Log In seperti di Rajah 8.

(10)

10

3.1.5 Setelah klik log in, skrin akan memaparkan halaman utama imbasan QR code

dan pusat kos yang terlibat seperti di Rajah 9.

Rajah 9: Halaman utama imbasan QR code akan paparkan nama kakitangan dan pusat kos masing-masing

3.1.6 Berikut adalah keterangan bagi setiap fungsi butang pada halaman utama

imbasan QR Code.

BIL PERKARA FUNGSI

1. Scan QR Code Untuk mengimbas aset/inventori bagi

pelekat QR Code.

2. Enter Asset / Inventory ID

Untuk masukkan kod ID aset/inventori jika ID aset/inventori tidak dapat di imbas menggunakan butang Scan QR Code.

3. Download Asset /

Inventory List

Untuk memuat turun senarai aset/inventori di bawah pusat kos PTj masing-masing jika imbasan tersebut di buat di kawasan yang TIADA capaian internet (imbasan secara Offline). Muat turun perlu dibuat terlebih dahulu dikawasan yang ada talian internet. Jika imbasan di buat secara Online, butang Download Inventory Code tidak perlu di tekan.

4. Upload Scan List

Untuk memuat naik senarai imbasan yang

telah diimbas menggunakan imbasan

secara Offline sahaja. Muat naik perlu dibuat dikawasan yang ada talian internet.

5. Exit Untuk keluar dari aplikasi Imbasan QR

(11)

11

3.2 Mengimbas Kod Aset/Inventori Secara Online

3.2.1 Langkah pertama > klik Scan QR Code (untuk membuat imbasan QR code).

Skrin seperti di Rajah 10 akan menunjukkan paparan untuk imbasan QR code.

Rajah 10: Skrin imbasan QR code

3.2.2 Semua data maklumat aset/inventori akan dipaparkan pada skrin smart phone

seperti Rajah 11. Setiap kali imbasan aset/inventori dibuat > klik butang Save untuk data yang diimbas disimpan terus di Sistem MyFIS seperti Rajah 12.

(12)

12

Rajah 12: Klik Save (untuk data disimpan di Sistem MyFIS) data imbasan

berjaya disimpan.

3.2.3 Hasil imbasan tersebut menunjukkan maklumat seperti berikut:-

BIL PERKARA KETERANGAN

1. Inventory Id Contoh: 027-19990213-A00007

Merupakan No. Id Aset/Inventori yang berdaftar.

2. Inventory Desc

Contoh: PROTON PERDANA CORPORATE EDITION

Kategori pembelian Aset/Inventori.

3. Current Building Contoh: BC

Tempat semasa aset/inventori berada.

4. Current Room Contoh: GARAJ

Bilik semasa aset/inventori berada.

5. Cost Center

Contoh: 103018

Pusat kos PTj yang membuat pembelian aset/inventori (cost center owner)

6. Owner

Contoh: K00004 Rusley bin Taib

Pegawai yang ditanggungjawabkan menjaga peralatan tersebut.

7. Chasis No Contoh: PL1E55ARRVB017913

Chasis No. untuk pendaftaran kenderaan sahaja.

8. Engine No

Contoh: 4G63P-ER7070

No. Engine merujuk kepada peralatan yang elektrikal, kenderaan dan sebagainya.

9. Model Contoh: PERDANA 2.0 SEI (A)

No. Model yang terdapat pada aset/inventori

10. Brand

Contoh: PROTON

Jenama keluaran peralatan aset/inventori

(13)

13

11. Cost Center Status

Contoh: COST CENTER MATCH

Status akan menunjukkan “Match” jika

aset/inventori yang diimbas adalah di bawah cost center yang PTj yang sepadan.

Contoh: COST CENTER NOT MATCH

Status akan menunjukkan “Not Match” merujuk

kepada aset/inventori tersebut tidak sepadan dengan cost center PTj yang diimbas.

12. GPS Koordinate

Contoh: 3.6867277 101.5254508

Menunjukkan koordinat kedudukan aset/inventori tersebut berada.

13. Remark

Contoh: Aset kegunaan jabatan

Merupakan ruang catatan ringkas untuk PTj mencatat jika aset/inventori tersebut bukan di bawah pusat kos PTj dsb.

3.2.4 Masukkan catatan di ruang “Remark” (jika ada). Tekan butang Save dan

maklumat aset akan disimpan terus ke server MyFIS.

(14)

14

3.2.5 Sekiranya tidak dapat diimbas menggunakan Scan QR code > klik Enter

Asset/Inventory ID (masukkan No. ID aset/inventori) > klik search seperti Rajah 14.

Rajah 14: Menunjukan paparan bagi Enter Asset/Inventory Code.

3.2.6 Bagi QR Code yang telah diimbas, Rajah 15 adalah skrin yang merujuk kepada

ID aset/inventori yang telah diimbas untuk kali ke-2.

(15)

15

3.3 Mengimbas Kod Aset/Inventori Secara Offline

3.3.1 Imbasan juga boleh dibuat di kawasan penempatan aset/inventori yang tiada

capaian internet.

3.3.2 AJKV perlu memuat turun maklumat aset/inventori UPSI di kawasan yang

mempunyai capaian internet dengan > klik Download Asset/Inventory List (untuk muat turun senarai aset/inventori dibawah pusat kos masing-masing) seperti Rajah 16.

Rajah 16: Skrin menunjukkan “Download Complete”

3.3.3 Setelah berjaya dimuat turun senarai aset/inventori, AJKV perlu menekan butang

“Exit” terlebih dahulu dan log in semula di kawasan penempatan yang tiada capaian internet.

3.3.4 Halaman utama untuk skrin Offline, butang dan tidak akan berfungsi (disable) seperti di Rajah 17.

Rajah 17: Skrin menunjukkan halaman utama imbasan QR code secara Offine.

(16)

16

3.3.5 Kemudian > klik Scan QR Code untuk membuat imbasan aset/inventori seperti Rajah 18.

Rajah 18: Skrin paparan imbasan QR code

3.3.6 Sekiranya tidak dapat diimbas menggunakan scanner, klik > Enter

Asset/Inventory ID untuk menaip No. aset/inventori dan klik > search seperti Rajah 19.

(17)

17

3.3.7 Berikut adalah skrin yang merujuk kepada ID aset/inventori yang telah diimbas untuk kali ke-2 seperti Rajah 20.

Rajah 20: Menunjukkan skrin yang telah diimbas untuk kali ke-2.

3.3.8 Remark adalah ruang nota untuk kegunaan laporan imbasan yang dibuat ke atas

aset/inventori tersebut.

3.3.9 Setelah selesai mengimbas, AJKV perlu memuat naik maklumat aset/inventori

yang diimbas dengan menekan butang “Upload Scan List” di kawasan yang mempunyai capaian internet seperti Rajah 21.

(18)

18

3.4 Mencetak Laporan Imbasan Kod Aset/Inventori Melalui Sistem MyFIS

3.4.1 Setelah selesai AJKV boleh mencetak laporan imbasan QR Code melalui Sistem

MYFIS.

3.4.2 Log in ke http://myfis.upsi.edu.my:8090/ims/ > klik Finance > klik modul Asset/Inventory Mgt > klik Assets Reports > pilih tab Scanned Aset dan Rajah 22 akan dipaparkan. Masukkan maklumat tarikh dan Cost Center serta tekan butang “Report”untuk mencetak laporan seperti contoh di Rajah 23.

Rajah 22: Klik Finance > klik modul Asset/Inventory Mgt > klik Assets Reports > pilih tab Scanned Aset.

Rajah 23: Laporan yang dijana oleh “Scanned With Smartphone” menunjukkan imbasan yang telah dibuat.

Untuk menjana senarai barcode yang menggunakan “Scanner Barcode” Untuk menjana senarai QR Code yang menggunakan “Smart Phone”