38
BAB V
ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH
5.Analisa Sistem Informasi
5. 1.1 Analisa Sistem Informasi Early Warning System (EWS)
Sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah suatu program yang digunakan untuk memonitor status dari order dari PT.X serta stock dari supplier. Tujuannya agar kedua belah pihak bisa mengetahui dengan cepat apabila ada masalah yang bisa mengakibatkan terjadinya resiko line stop pada produksi. EWS dikembangkan di departemen Purchasing Administration bekerja sama dengan departemen Logistik.
Keuntungan yang didapat oleh PT.X dengan adanya penerapan sistem informasi Early Warning System yaitu:
1. Membantu dalam memonitor stok yang dimiliki supplier sehingga dapat mempercepat dalam memperoleh informasi apakah stok di supplier dapat memenuhi kebutuhan produksi PT. X atau tidak,
2. Membantu dalam memonitor keberangkatan pengiriman part dari supplier, 3. Membantu dalam memonitor proses good receipt (GR) di PT.X
39 4. Membantu PT X dalam melakukan proses pendistribusian technical
documents. Technical documents ini meliputi dokumen:
RDDP (Request for Design and Development), yaitu technical document yang berisi gambaran part yang akan dibuat, namun belum memiliki spesifikasi detail, masih 2 dimensi. RDDP ini biasanya ditawarkan kepada supplier, apakah supplier bisa membuat part dengan spesifikasi yang tertera pada RDDP.
Drawing, yaitu technical document yang berupa gambar part dengan spesifikasi yang lebih detail. Ini dijadikan dasar bagi supplier untuk memproduksi part yang diorder oleh PT X.
ECI (Engineering Change Request), yaitu technical document yang berisi perubahan atau modifikasi dari suatu part.
5. Membantu mencegah terjadinya tagihan dari supplier yang outstanding (belum terbayar) oleh PT. X yang disebabkan oleh masalah GR di PT X.
40 5.1.2 Time study
Pada saat Early Warning System diimplemantasi terdapat perbedaan dibandingkan dengan sebelumnya, dimana waktu yang dihabiskan untuk melakukan koordinasi dapat dikurangi, dapat dilihat pada tabel dibawah.
Tabel. 5.1 Takt time setelah penerapan EWS di PT. X
Semula koordinasi untuk mengatasi line sstop memerlukan waktu 4 jam karena dalam kondidi ini biasanya tiap – tiap bagian saling menunggu laporan dari proses sebelumnya, kini waktu tersebut dapat direduksi menjadi 3 jam. sementara proses penyampaian informasi masih bersifat konvensional melalui telepon atau email ke P.I.C terkait yang terkadang tidak sedang tidak dilokasi.
No. PIC Aktivitas
1 Bag. Produksi - Supplier
Memberikan barcode pada buffer stock agar stock bisa dipantau sistem EWS jika stock tidak mencukupi maka icon "STOCK" akan berwarna merah pada display EWS maka semua user EWS akan mengetahuinya. 2 Bag. Iogistic -
Supplier
Menscann semua part yang akan diloading kedalam truck, jika tidak dilakukan sesuai dengan PO maka Icon "LOADING" pada EWS akan berwarna merah dan semua user EWS akan mengetahuinya. 3 Bag. Inventory - PT. X
Jika barang tidak sampai gudang PT.X dan petugas inventory tidak melakukan scann barcode pada waktunya maka icon "STOCK" akan berwarna merah, dan semua user EWS akan mengetahuainya
4 EWS Secara otomatis mencatat waktu keterlambatan supply 10
5
Bag. Log, Purchasing & Production control - PT. X
Mengundang pihak supplier untuk melakukan meeting membahas penyebab stop line & pencegahannya
6 Bag. PCD - PT. X Mendata delay, menghitung part yang dibutuhkan dan menjadwalkan produksi untuk recovery
7 Supplier Supplier segera menjalankan recovery sebelum bufferstock habis
Total: 180 Menit 3.0 Jam 60 30 30 Waktu yang diperlukan (menit ) 20 15 15 Waktu Koordinasi Stop Line yang Disebabkan Oleh Delivery ( setelah penggunaan EWS)
41 E.W.S dengan monitor yang ditempatkan pada ruang kerja bagian yang terkait akan membuat semua personel pada suatu area kerja dapat dengan mudah memantau kondisi arus material lintas perusahaan.
5.1.3 Proses Bisnis Ordering Part
Sistem informasi Early Warning System yang diimplementasikan oleh ADM berkaitan erat dengan proses ordering oleh PT X dan pemenuhan order oleh supplier.
Secara garis besar, proses bisnis ordering part dapat ditunjukkan pada gambar 5.2.1
42 Dalam pelaksanaannya, proses bisnis ordering part terbagi menjadi tiga tahapan utama yaitu:
1. Proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier. 2. Proses delivery part,
3. Proses receiving part.
Proses bisnis ordering part di PT X dimulai dengan didistribusikannya Purchase Order (PO) dari departmen Production Control kepada seluruh supplier. Berdasarkan PO tersebut, supplier akan mempersiapkan material untuk memproduksi part sesuai order dari X. Untuk penarikan harian, departemen Logistik PT X akan membuat Delivery Note (DN) yang akan didistribusikan kepada supplier.
Gambar 5.2 Proses Pembuatan Delivery Note (DN) Start
PO
DN Membuat DN
43 Setelah menerima DN, maka supplier akan melakukan persiapan dan pengiriman part sesuai cycle time yang telah ditetapkan oleh PT X. Sebelum melakukan pengiriman, supplier akan memberikan informasi atau melakukan update terkait kondisi dan jumlah stok yang ada di supplier. Supplier melakukan update data stok per cycle pengiriman.
Gambar 5.3 Flow Proses Delivery Part
Start
part
supplier kirim
part ke ADM
surat jalan
DN
part
surat jalan
DN
Finish
44 Setelah part sampai di PT X, maka bagian receiving akan melakukan penerimaan barang dengan memproses atau men-scan DN yang dibawa saat pengiriman tersebut. Ini menandakan bahwa part yang di-order melalui suatu nomor DN telah dikirim oleh supplier ke PT. X dan DN tersebut dinyatakan closed.
Gambar 5.4 Flow Proses Receiving Part Start part scanning DN surat jalan DN part surat jalan DN Finish
45 5.1.4 Sistem Informasi Early Warning System
Gambaran dari sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah sama dengan seismograph untuk mendeteksi terjadinya bencana. Dari aplikasi EWS ini, PT X akan menangkap sinyal dari supplier terkait kondisi stok dan delivery mereka.
Sinyal yang ditangkap oleh EWS, kemudian akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna merah, kuning, dan hijau.
Warna Kondisi
Menunjukkan bahwa ada masalah, baik di supplier maupun di bagian penerimaan ADM. Menunjukkan adanya potensi untuk terjadi masalah.
Warna Kondisi
Menunjukkan bahwa kondisi aman, segalanya sesuai rencana.
Tabel 5.2 Sinyal Warna di Sistem Informasi Early Warning System
Merah
Kuning
46 5.1.5 Aplikasi Tambahan
Aplikasi EWS memiliki peranan penting di dalam proses ordering part. Aplikasi EWS memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk mendukung proses ordering part.
1. Proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses capture data Delivery Note (DN) dari Anbunka System. EWS akan mengambil data dari sistem tersebut sehingga kemudian akan dapat didownload oleh supplier dalam bentuk DN.
2. Proses delivery part
Pada tahap ini supplier akan mengirimkan data ke PT X berupa jumlah stok terakhir yang ada di supplier dan data pengiriman supplier untuk memenuhi satu DN tertentu yang diminta oleh PT X melalui email. Data dari email ini kemudian akan secara otomatis dibaca oleh aplikasi EWS. Dari data ini, EWS akan melakukan kalkulasi sehingga dapat ditampilkan status kondisi supplier dalam bentuk sinyal warna.
3. Proses receiving part
Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses capture data good receipt dari Anbunka System. EWS akan mengambil data good receipt dari sistem Anbunka, kemudian kondisi terakhir akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna.
47 Selain fitur utama untuk mendukung proses ordering part, EWS juga memiliki fitur tambahan untuk membantu dalam proses pengambilan technical document. Fitur ini memungkinkan supplier mengetahui technical document apa saja yang harus diambil di PT X. Fitur ini merupakan otomatisasi proses sebelumnya dimana PT X harus mengirimkan email kepada tiap supplier yang harus mengambil technical document di PT. X.
Aplikasi EWS terdiri atas 6 menu utama, yaitu: 1. Home
Menu ini menunjukan tampilan awal aplikasi EWS ketika user yang mempunyai otorisasi atau kewenangan berhasil melakukan login.
48 2. Inquiries, memiliki 3 submenu, yaitu:
a. Order Inquiry
Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi secara detail Status Order. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.4.
49 b. Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi safety stock, standard stock, dan PT. X stock secara detail per item part. Tampilan submenu ini kjjkdapat dilihat pada gambar 5.5.
50 c. Email Inquiry
Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi setiap email yang masuk ke EWS. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.6.
51 3. Technical Distribution, memiliki 2 submenu, yaitu:
a. Technical Distribution Query
Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi technical document dari PT X yang harus diambil oleh supplier. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.7.
52 b. ECI Implementation Update
Menu ini berfungsi untuk menampilkan informasi Update ECI Implementation dengan supplier melakukan upload data berdasarkan format yang telah ditentukan ke PT ADM. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.8.
53 4. Download, memiliki submenu Supplier Data
Menu ini berfungsi untuk melakukan download dan menampilkan data DN dan stock. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 5.9.
54 5. Change Password
Menu ini berfungsi untuk melakukan perubahan atau update password. Tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar 5.10.
Gambar 5.10 Tampilan Menu Change Password 6. Logout
Menu ini berfungsi untuk melakukan perintah untuk keluar dari login Anda. Di sisi PT. X, selain fungsi-fungsi pendukung, ada 2 menu utama yang berfungsi untuk menampilkan status tiap-tiap supplier.
55 1. EWS Status
Menu ini merupakan menu untuk menampilkan informasi tentang supplier yang memiliki problem pada salah satu query. Tampilannya dapat dilihat pada gambar 5.11.
56 2. EWS Display Status
Menu ini merupakan menu ini merupakan untuk menampilkan informasi Supplier Order Status secara umum yang akan ditampilkan pada layar. Tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar 5.12.
Gambar 5.12 Tampilan EWS Display Status
5.1.6 Kebutuhan Teknis Sistem
Untuk menjalankan sistem informasi Early Warning System dengan baik, maka dibutuhkan spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, database, jaringan, bahasa pemrograman yang sesuai agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik.
57 Berikut spesifikasi kebutuhan teknis sistem informasi Early Warning System.
1. Perangkat Keras
- Server: HP Proliant DL380G5
Processor (1) Quad –Core Intel Xeon Processor E5420 (2.50 GHz, 80 Watts, 1333 FSB) Cache Memory 12MB (2 x 6MB) Level 2 cache – Intel Xeon processor 5400 Sequence
Memory 2 GB (2 x 1 GB) PC2-5300 Fully Buffered DIMMs (DDR2-667) with Adcanced ECC, mirrored and online spare memory capabilities
Network Controller Two Embedded NC373i Multifunction Gigabit Server Adapters
Storage Controller HP Smart Array P400/256MB Controller (RAID 0/1/1+0/5)
Internal Storage support up to 1.168TB
Form Factor Racj (2U), Height :3.38-inch/8.59 cm; Depth : 26 inches (66 cm)
Availability Hot Plug Fully Redundant Fans Standard 146GB 10K SAS 2.5 HDD
HP Slim 8x/24x DVD-ROM (Optical Drive)
HP RPS 350/370/380 G5Kit (2nd Power Supply for Redundant) - Komputer Developer:
58 1MB cache)
SiS 661FX Chipset
1 GB DIMM SDRAM, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM SiS Mirage Graphics (32 MB) SiS 330 Integrated SiS 7012 Audio Device, Realtek AC97 Audio ST340014A (40 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/100) LITE-ON COMBO SOHC-5232K
SiS 900-Based PCI Fast Ethernet Adapter
Standard 101/102-Key or Microsoft Natural PS/2 Keyboard, PS/2 Compatible Mouse
8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower ATX, Desktop Case, 350 W
BenQ G700 34 cm x 27 cm (17.1")
- Komputer Client: Corporate Desktop PC Veriton M460
Intel Pentium Core 2 Duo E4500 (2.2GHz, FSB 800, 2MB Cache) Intel G31 Express-ICH7 Chipset
1-GB DDR-2 SDRAM PC-5300, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM Intel Graphics Media Accelerator 3100 DVMT 128 MB (Shared) Integrated Intel High Definition Audio with 7.1 channel Surround
Sound
80 GB Serial ATA/150 7200 RPM
DVD Combo Drive ; Internal Modem 56K Integrated 10/100/1000 LAN
59 Acer USB Keyboard, Acer Optical Mouse
8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower ATX, Acer fixed 250w
Including Acer LCD Monitor 15” 2. Perangkat Lunak
- Wind. XP Pro-SP2/Vista
- Including software Acer Empowering Technology 3. Bahasa Pemrograman: VB 6 dan PHP
4. Database: SQL Server 2005
5.2 Analisis Cost and Benefit
Analisis Cost and Benefit dalam metode penghitungan investasi pengembangan teknologi informasi menggunakan prinsip memperbandingkan biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan di dalam situasi di mana penggunaan teknologi informasi memberikan manfaat yang tangible dan cenderung mudah diukur (measurable) secara kuantitatif.
Analisis cost and benefit meliputi analisis biaya pengembangan proyek (Development Cost) yang akan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (Development Cost Worksheet), analisis biaya berjalan proyek (Ongoing Expanses) yang akan menggunakan lembar kerja biaya berjalan (Ongoing Expanses Worksheet) dan kemudian akan di konversikan dampak ekonomis ke
60 dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics Impact Worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun, dari tahun 2011 sampai dengan 2015.
5.2.1 Analisis Biaya Pengembangan
Biaya pengembangan sistem informasi Early Warning System merupakan biaya yang dikeluarkan oleh PT X untuk mengembangkan sistem informasi tersebut yang terbagi menjadi biaya perangkat keras, perangkat lunak, pembangunan sistem dan pemprograman.
Analisis biaya pengembangan ini terdiri atas biaya perangkat keras, biaya perangkat lunak, dan biaya tenaga kerja.
1. Biaya Perangkat Keras
Biaya perangkat keras merupakan semua biaya yang dibutuhkan untuk pembelian peralatan fisik komputer. PT X mengeluarkan biaya perangkat keras untuk pengembangan aplikasi Early Warning System sebesar Rp. 139.652.500,- yang dijabarkan dalam tabel 4.3.
Hardware Price ($) Price (Rp) Qty Amount (Rp)
Server 3.745 1 35.577.500
Backup Server 3.650 1 34.675.000
PC 540 5 25.650.000
LCD TV Samsung 8.750.000 5 43.750.000
Total 139.652.500
Kurs : 1 USD = 9.500 IDR
61 2. Biaya Perangkat Lunak
Pengembangan perangkat lunak Early Warning System ini membutuhkan biaya perangkat lunak berupa biaya lisensi SQL processor base dan pembuatan account email senilai Rp. 26.033.250,- yang dijabarkan pada tabel 4.4.
Software Price ($) Price (Rp) Qty Amount (Rp)
Licesne SQL 26.000.000 1 26.000.000
IMSS 3,5 1 33.250
Total 26.033.250
Kurs : 1 USD = 9.500 IDR
Tabel 5.4 Rincian Biaya Perangkat Lunak
3. Biaya Tenaga Kerja
Pengembangan aplikasi perangkat lunak Early Warning System membutuhkan biaya tenaga kerja antara lain Project Manager, Application Consultant, Technical sebesar Rp. 146.789.000,- yang dijabarkan pada tabel 5.6.
62 Resource Price (Rp) Man Days Amount (Rp) Anbunka System Project Manager 950.000 3 2.850.000 Apllication Consultant 850.000 6 5.100.000 Technical 850.000 3 2.550.000
Early Warning System
Project Manager 2.250.000 10 22.500.000 Apllication Consultant 1.250.000 75 93.750.000 Tester 750.000 15 11.250.000 Technical 500.000 15 7.500.000 Bracket installation 2.289.000 Total 147.789.000
Tabel 5.5 Rincian Biaya Tenaga Kerja
Berdasarkan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh PT X dalam pengembangan aplikasi EWS yaitu sebesar Rp. 313.474.750,-. Berikut total biaya pengembangan aplikasi EWS yang ditunjukkan pada tabel 5.6. Penghitungan biaya pengembangan ini akan dikonversikan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics impact worksheet).
63
Jenis Biaya Jumlah (Rp.)
Biaya Perangkat Keras 147.789.000
Biaya Perangkat Lunak 26.033.250
Biaya Tenaga Kerja 139.652.500
Total 313.474.750
Tabel 5.6 DevelopmentCost Worksheet
5.2.2 Analisis Biaya Berjalan
Beban yang sedang berjalan merupakan keseluruhan beban yang harus ditanggung oleh PT X selama sistem informasi EWS dioperasikan selama lima tahun (2011-2014), yang meliputi tiga jenis biaya yaitu biaya pemeliharaan (maintenance), biaya operasional, biaya penggunaan account email.
1. Biaya pemeliharaan (maintenance) perangkat keras dan piranti lunak yang termasuk biaya pemeliharaan aplikasi, pemeliharaan database, dan pemeliharaan server dengan biaya tiap tahunnya sebesar Rp. 76.000.000,- 2. Biaya operasional meliputi biaya pemakaian listrik untuk 5 buah PC dengan
daya masing-masing 330 W, 2 buah server dengan daya masing-masing 1170 W, dan 5 buah LCD TV dengan daya masing-masing 500 W. Sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per januari 2009 sebesar Rp.1.023 per kwH adalah 365 x 24 x 1 kwH x 6,49 x Rp. 1.023 = Rp. 58.160.005,-
64 3. Biaya penggunaan account email senilai Rp. 60.000 per bulan. Sehingga biaya penggunaan account email selama 1 tahun adalah 12 x Rp. 60.000 = Rp. 720.000,-
Diasumsikan bahwa tingkat inflasi setiap tahunnya adalah 10 %, berikut rincian biaya yang sedang berjalan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan aplikasi Early Warning System selama lima tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.7.
Jenis Biaya Biaya (Rp.)
2011 2012 2013 2014 2015 Biaya pemeliharaan 76.000.000 83.600.000 91.960.000 101.156.000 111.271.600 Biaya operasional 58.160.005 63.976.006 70.373.606 77.410.967 85.152.063 Account Email 720.000 792.000 871.200 958.320 1.054.152 Total 134.880.005 148.368.006 163.204.806 179.525.287 197.477.815 Tabel 5.7 Ongoing Expenses Worksheet
5.2.3 Kuantifikasi Manfaat Langsung
Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau dampak langsung yang didapat dari pengimplementasian aplikasi EWS pada PT X. Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya telepon, biaya pencetakan kertas, tenaga kerja, dan biaya tinta printer. 1. Penghematan biaya pemakaian telepon
65 Sebelum adanya aplikasi EWS, bagian Logistik selalu menelepon supplier-supplier untuk memastikan apakah part-part dari masing-masing supplier-supplier tersebut siap untuk dikirim ke PT X untuk mendukung produksi dan untuk mengecek posisi part pada saat dilakukan pengiriman. Namun, setelah adanya aplikasi ini, bagian Logistik tidak perlu lagi melakukan hal-hal tersebut karena melalui aplikasi EWS dapat terlihat kondisi stok supplier sehingga dapat diketahui kesiapan supplier. Penghematan biaya telepon yang dapat dilakukan adalah sejumlah Rp.450.000 x 12 = Rp. 5.400.000,- selama 1 tahun.
2. Penghematan biaya pencetakan kertas untuk tanda terima pengambilan technical documents
Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical documents memerlukan 1 rim per bulan. Namun, setelah adanya aplikasi ini maka dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan kertas sebesar Rp. 50.000 x 1 x 12 = Rp. 600.000,- per tahun.
3. Penghematan biaya tenaga kerja pencetak tanda terima technical documents. Pencetakan tanda terima technical documents memerlukan 1 orang staf magang. Namun, setelah adanya aplikasi Early Warning System ini, tidak perlu ada lagi staf khusus untuk mencetak tanda terima. Penghermatan yang dapat dilakukan perusahaan adalah sebesar Rp. 1.200.000 x 1 x 12 = Rp. 14.400.000,- per tahun.
4. Penghematan biaya tinta printer untuk mencetak tanda terima pengambilan technical documents
66 Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical documents memerlukan pemakaian tinta printer. Namun, setelah adanya aplikasi ini maka dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan penggunaan tinta printer sebesar Rp. 900.000,- x 6 = Rp. 5.400.000,- per tahun.
Ringkasan pengurangan biaya operasional dari pengimplementasian aplikasi Early Warning System dapat dilihat pada tabel 5.8. Tingkat inflasi diperkirakan 10 % dari tahun 2011-2015.
Jenis Pengurangan Biaya Biaya (Rp.) 2011 2012 2013 2014 2015 Penghematan biaya pemakaian telepon 5.400.000 5.940.000 6.534.000 7.187.400 7.906.140 Penghermatan biaya pencetakan kertas 600.000 660.000 726.000 798.600 878.460 Penghematan biaya tenaga kerja 14.400.000 15.840.000 17.424.000 19.166.400 21.083.040 Penghematan biaya tinta printer 5.400.000 5.940.000 6.534.000 7.187.400 7.906.140 Total 25.800.000 28.380.000 31.218.000 34.339.800 37.773.780
67 5.3 Faktor-Faktor Domain Bisnis
Dalam domain bisnis ini terdapat empat bagian faktor utama yang terdiri dari Strategic Values, Stakeholders Values, Competitive Strategic Risk, dan Organizational Risk and Uncertainty.
1. Strategic Values
Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan dalam hubungannya dengan strategi bisnis perusahaan. Strategic values terdiri dari empat faktor yaitu:
a. Strategic Match
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mendukung dan membantu organisasi untuk mencapai tujuan atau sasaran bisnisnya.
b. Competitive Advantage
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mempertahankan dan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Sistem informasi EWS mampu menghasilkan informasi yang selalu akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga sistem ini mempunyai nilai tambah yang dapat membantu perusahaan untuk terus meningkatkan keunggulan dan bersaing dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama.
68 c. Competitive Response
Faktor ini berhubungan dengan tingkat kegagalan yang berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Salah satu faktor yang dapat menyebabkan tingkat kegagalan bersaing menjadi tinggi adalah dengan adanya proses penundaan penggunaan sistem aplikasi untuk mendukung proses bisnis. Dengan adanya penundaan tersebut dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
d. Management Information for Critical Success Factors
Faktor ini berhubungan dengan kemampuan manajemen dalam menyebarkan informasi mengenai keputusan yang diambil merupakan keputusan penting bagi perusahaan. Sistem informasi EWS pada PT X mempunyai kemampuan dalam menyediakan informasi yang secara tepat dan akurat sehingga dapat mendukung untuk pengambilan keputusan dengan baik guna menjalankan aktivitas bisnis perusahaan.
2. Stakeholder Values
Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Stakeholder values terdiri dari tiga faktor yaitu:
a. Service and Quality
Faktor ini berkaitan untuk mengetahui seberapa besar dampak penerapan sistem informasi EWS terhadap peningkatan pelayanan dan kualitasnya
69 yang dapat dicapai oleh perusahaan. Pelayanan dan kualitas merupakan faktor yang cukup penting bagi PT X untuk mencapai kesuksesan.
Sistem informasi EWS yang diterapkan tidak berkaitan langsung dengan pelanggan dan kualitas produk yang tercipta, tetapi lebih mengarah kepada penggunaan untuk pihak manajemen dalam mendapatkan informasi yang cepat, akurat.
b. Agility, Learning, and Empowerment
Faktor ini berfokus kepada kemampuan dari karyawan dan proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan situasi yang baru akibat adanya penerapan sistem informasi EWS.
Faktor ini mempengaruhi kondisi perusahaan dimasa yang akan datang. Dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS, kemampuan belajar dan pemberian wewenang untuk karyawan membuat PT X dapat menghadapi perubahan dalam lingkungan yang kompetitif.
c. Cycle Time
Faktor ini berkaitan dengan dampak yang dapat terjadi akibat pengimplementasian sistem informasi EWS terhadap semua komponen atau elemen yang terlibat di dalam suatu proses. Sistem informasi EWS menyebabkan peningkatan dalam hal waktu pada beberapa proses bisnis yang ada di perusahaan. Penundaan proyek ini menyebabkan hilangnya kemampuan bersaing perusahaan.
70 3. Competitive Strategy Risk
Nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari investasi teknologi informasi. Competitive Strategy Risk terdiri dari satu faktor yaitu: Faktor ini berkaitan dengan besarnya resiko bisnis yang mungkin timbul karena diimplementasikannya sistem informasi EWS. Risiko yang dimaksud merupakan resiko jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada di dalam perusahaan.
Penerapan sistem informasi EWS memiliki resiko yang rendah karena telah dilakukan perencanaan strategis sistem informasi yang matang, adanya penyesuaian terhadap kebutuhan bisnis EWS itu sendiri, bagian-bagian terkait sudah dipersiapkan untuk mendukung sistem tersebut, sehingga hal ini menyebabkan resiko yang muncul tidak tinggi.
4. Organizational Risk and Uncertainty
Faktor ini berkaitan dengan proses kerja dalam perusahaan dengan lingkungannya yang mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh sistem informasi EWS.
Sistem informasi EWS merupakan bagian dari perencanaan strategis PT X dimasa yang akan datang. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam strategi bisnis perusahaan, maka sistem ini akan mampu beradaptasi dengan baik dan mampu untuk mendukung strategi bisnis perusahaan yang baru tersebut.
71 5.4 Faktor-Faktor Domain Teknologi
Pada sub bab ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor yang berhubungan dengan domain teknologi pada PT X. Nilai-nilai skor dari kuesioner merupakan penilaian dasar dari faktor-faktor dalam domain teknologi. Kuesioner ini disebarkan ke pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan faktor domain teknologi untuk sistem informasi EWS.
Dalam domain teknologi ini terdapat tiga bagian faktor utama yang terdiri dari Strategic Values (Strategic IT Architecture), Competitive Strategic Risk (IT Strategy Risk), dan Organizational Risk and Uncertainty (IT Definitional Uncertainty, IT Technical and Implementation, IT Service Delivery).
1. Strategic Values
Faktor ini berkaitan dengan derajat dimana sistem informasi EWS diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Sistem informasi EWS merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan memiliki pengembalian yang sedang. Sistem ini bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam blue print organisasi tetapi terkait dengan prasyarat proyek lainnya.
2. Competitive Strategic Risk
Faktor ini berkaitan dengan resiko yang mungkin terjadi dari strategi teknologi informasi dalam jangka panjang. Risiko ini meliputi arsitektur dan platform, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis.
72 3. Organizational Strategy Risk and Uncertainty
a. IT Definitional Uncertainty
Faktor ini mengukur derajat sejauh mana kebutuhan dan spesifikasi serta kompleksitas area diketahui dengan jelas. Faktor-faktor ini meliputi perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi. Sistem informasi EWS mampu menjawab kebutuhan bisnis karena kebutuhan bisnis dan spesifikasi sistem ini telah diketahui dengan jelas termasuk persyaratan sistem dan ruang lingkup areanya, serta memiliki probabilitas perubahan non rutin yang rendah.
b. IT Technical and Implementation
Faktor ini berkaitan dengan kesiapan teknis dalam mengimplementasikan sistem informasi EWS. Ada lima komponen penting yang termasuk ke dalam faktor ini yaitu keterampilan yang dibutuhkan, ketergantungan perangkat keras, ketergantungan perangkat lunak (selain application software), piranti lunak aplikasi (application software), dan ketergantungan terhadap implementasi perangkat lunak itu sendiri. c. IT Service Delivery
Faktor ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang dihadapi oleh perusahaan dengan adanya penerapan sistem informasi EWS. Risiko ini bersifat jangka pendek dan terjadi karena adanya kegagalan sistem baru maupun belum terbiasannya pengguna terhadap sistem ini.
73 Dalam mengimplementasikan sistem informasi EWS, perusahaan hanya melakukan perubahan terhadap beberapa layanan komputer. Selain itu, investasi-investasi awal yang terkait pada sistem informasi EWS di luar biaya langsung proyek ini relatif kecil.
