AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI
PENJUALAN DAN FUNGSI PENERIMAAN KAS
PADA CV EVERGREEN
Renzy Dwi Putri
Dosen Pembimbing: Armanto Witjaksono SE.,AK.,MM
Universitas Bina Nusantara, Meruya Utara, renzydwiputri@yahoo.comABSTRAK
Dalam penelitian ini tujuan penulis yaitu mengevaluasi efisien dan efektivitas fungsi penjualan dan penerimaan kas tunai pada CV Evergreen. Penulis melakukan evaluasi atas aktivitas penjualan dan aktivitas penerimaan kas secara tunai, membuat rencana kerja dan pelaksanaan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas dimulai dari survei pendahuluan mengenal informasi perusahaan tujuan, struktur organisasi gaya manajemen dan produk perusahaan, dilanjutkan dengan evaluasi dan pengujian sistem pengendalian intern atas fungsi penjualan dan penerimaan kas dengan memanfaatkan Internal Control Questionnaire. menganalisis setiap kelemahan yang ada dalam kegiatan operasional atas penjualan dan penerimaan kas tunai CV Evergreen yang dapat menyebabkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan pada perusahaan serta memberikan rekomendasi pada perusahaan untuk mengatasi kelemahan yang terjadi. Metode penelitian dengan cara penelitian literatur mempelajari data-data yang berkaitan dengan audit operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas tunai pada perusahaan, melakukan wawancara dengan bagian finance dan bagian penjualan, melakukan pengamatan langsung dan mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan penjualan dan penerimaan kas tunai, dan melakukan audit terinci. Ada beberapa kelemahaan yaitu pengirimaan barang yang tidak tepat waktu, gudang yang dapat diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan, tidak ada ketetapan jangka waktu pelunasan pelunasan piutang,perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang, serta kurangnya pengawasan terhadap bagian finance atas penerimaan kas secara tunai.RDP
Kata Kunci :
Audit Operasional, Internal Control Questionnaire,Penjualan, Penerimaan Kas
ABSTRAK
In this study the author's purpose is to evaluate the efficient and effective of the function sales and function cash receipts on CV Evergreen . The author evaluated the activities of sales and cash receipts in cash , work plan and implementation of operational audits over the functions of sales and cash receipts begin to know the information of a preliminary survey company goals , organizational structure and management style of the company's products , followed by evaluation and testing of control systems over the internal sales and cash receipts functions by utilizing the Internal Control Questionnaire . analyze any weaknesses that exist in the operational activities over cash sales and cash receipts Evergreen CV which can lead to ineffectiveness and inefficiency of the company and make recommendations to address the weaknesses in the company 's going on . The method of
research by studying the research literature data relating to the audit of the functioning of sales operations and cash on a company's cash receipts , conducting interviews with finance section and parts sales , direct observation and study the documents related to the activities of sales and cash receipts cash , and conduct detailed audits . There are some weaknesses of the company : delivery that are not on time , the warehouse that can be accessed by employees who are not be interested , no provision repayment term settlement of accounts receivable , the company did not have written guidelines regarding the sale , delivery of goods , cash receipts and returns, as well as the lack of supervision finance cash receipts in cas. RDP
Keywords :
Operational audits, Internal Control Questionnaire, received cash
PENDAHULUAN
Fungsi penjualan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas berapa besar atau kecilnya pemasukan yang diterima oleh perusahaan dari hasil kegiatan penjualan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan. Bagian penjualan memerlukan pengawasan khusus , karena jika tidak diawasi atau dikendalikan dapat menimbulkan kecurangan sehingga mempengaruhi pemasukan dan kegiatan operasional perusahaan. Fungsi penerimaan kas merupakan fungsi yang menjelaskan penerimaan/ pemasukan kas perusahaan atas penjualan yang dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Saat penjualan dilakukan otomatis membuat pencatatan tanggal pada penjualan dan penerimaan kas berbeda. Hal ini harus diperhatikan untuk mengendalikan kegiatan dari fungsi penjualan dan penerimaan kas agar berjalan secara efektif dan efisien sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan dalam kegiatan operasional perusahaan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh William.T, (Universitas Bina Nusantara), dengan judul skripsinya Audit Operasional Atas Fungsi Pembelian dan Penjualan Pada PD Hutama Waserda, 2013 identifikasi masalahnya yaitu mengidentifikasi apakah ada kelemahan-kelemahan dalam prosedur penjualan dan pembelian pada PD.Hutama Waserda dan apakah penjualan dan pembelian pada PD.Hutama Waserda sudah berjalan secara efektif dan efisien. Metode pengumpulan data dengan cara studi lapangan: wawancara, observasi, konfirmasi, kuesioner dan dengan cara studi kepustakaan. Hasil penelitian yang didapat terdapat beberapa kelemahan perusahan yaitu perusahaan tidak memiliki pendoman tertulis mengenai prosedur penjualan, pelanggan tidak dikenakan sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang, penagihan piutang seringkali dilakukan juga oleh bagian penjualan tidak ada pemisahan tugas antara fungsi penerimaan kas dan fungsi pencatatan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Aprilia Julian Susanto yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Aritama Mandiri “Lei Garden Restaurant”, 2013 membahas masalah apakah fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas pada Lei Garden Restaurant telah dilakukan secara efektif dan efisien, apakah terdapat kelemahan dalam kegiatan operasional atas penjualan dan penerimaan kas Lei Garden restaurant, bagaimana cara perusahaan mengatasi kelemahan tersebut. Metode penelitian yang digunakan Penelitian Literatur (Library Research), Penelitian Lapangan (Field Research) :Wawancara, Daftar Pertanyaan (Questionaire), Pengamatan (Observation), Dokumentasi (Documentation). Kelemaha yang ada pada perusahan yaitu Perusahaan tidak memiliki bagian HRD (Human Resources Development), Perusahaan tidak memiliki prosedur penjualan secara tertulis, Adanya bagian lain yang melakukan aktivitas pemasaran selain bagian pemasaran., Struktur organisasi dan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab sudah tidak sesuai dengan perubahan yang ada, Kurangnya komunikasi antara bagian kitchen dan bartender dengan
waiter/waitress, Perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis, Perusahaan tidak memiliki
fasilitas pendeteksian uang palsu, Perusahaan tidak memiliki prosedur pencatatan dan pelaporan keuangan secara tertulis, Perusahaan tidak memiliki bagian yang melaksanakan pemeriksaan secara independen atas kegiatan operasional perusahaan.
Berdasarkan penelitan penulis yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Fungsi Penerimaan Kas pada CV Evergreen dengan tujuan Untuk mengevalusi efisien dan efektivitas aktivitas penjualan dan penerimaan kas secara tunai pada CV Evergreen, Menganalisi setiap kelemahan yang ada dalam kegiatan operasional atas penjualan dan penerimaan kas secara tunai CV Evergreen yang dapat menyebabkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan pada perusahaan, Mengetahui dan merekomendasi cara perusahaan dalam mengatasi kelemahan yang dapat terjadi pada kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas secara tunai CV Evergreen. Dari hasil penelitian penelulis menemukan kekuatan yang dimiliki perusahaan antara lain perusahaan memiliki daftar harga jual (Price List) yang telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang yang di pegang oleh setiap bagian penjualan, perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang sebelum menyetujui pesanan pelanggan, Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor, Perusahaan selalu memeriksa mengenai barang dan kuantitas barang yang akan diberikan pada pelanggan, apakah sudah sesuai dengan penawaran harga, PO atau permintaan pelanggan, Pengiriman selalu
disertai dengan surat jalan yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang, saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan disertai dengan surat penagihan, dokumen-dokumen perusahaan selalu diarsip. Tetapi penuis juga menemukan beberapa kelemahan peusahaan yaitu Pengiriman barang yang tidak tepat waktu, Gudang yang dapat diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan, Tidak ada ketetapan jangka waktu pelunasan piutang, Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai penjualan, pengiriman barang penerimaan kas, dan retur barang, Kurangnya pengawasan terhadap bagian finance atas penerimaan kas secara tunai.
METODE PENELITIAN
Beberapa teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang relevan adalah sebagai berikut:
1. Penelitian Literatur (Library Research)
Penelitian ini mencari bahan bahan dan data mengenai pembahasan yang terkait yaitu audit operasional yang berkaitan pada fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Dalam penelitian lapangan, penulis datang langsung ke CV Evergreen untuk mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian ini. Hal yang dilakukan dalam penelitian lapangan dilakukan dengan cara seperti berikut :
a) Wawancara (Interview)
Kegiatan wawancara dilakukan dengan karyawan yang terlibat dan bertanggungjawab atas kegiatan operasional atas fungsi penjualan dan penerimaan kas.
b) Daftar Pertanyaan (Questionaire)
Daftar pertanyaan diajukan untuk memperoleh informasi dan keterangan yang lebih terinci. Penulis membuat pertanyaan Internal Control Questionnaire.
c) Pengamatan (Observation)
Pengamatan yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan perusahaan khususnya pada fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas.
d) Dokumentasi (Documentation)
Dokumentasi dilakukan untuk menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen perusahaan yang terkait dengan kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
HASIL DAN BAHASAN
Rencana Kerja dan Pelakasaan Audit Operasional 1. Survei Pendahuluan (Preliminary survey)
Survei pendahuluan (perliminary survey) merupakan prosedur umum yang digunakan auditor operasional untuk mengenal dan mendapatkan informasi tentang sejarah, tujuan, struktur organisasi, gaya manajemen dan produk dari operasi yang di audit yaitu CV Evergreen. Berdasarkan tahap survei pendahuluan yang sudah dilakukan, penulis telah mendapatkan beberapa informasi mengenai perusahaan yaitu :
a) Pada tahap pertama mengumpulkan data dan informasi mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab pada bagian penjualan dan penerimaan kas. Perusahaan memiliki surat-surat lengkap mengenai akte pendirian Komoditer Terbatas (CV). b) Perusahaan tidak memiliki bagian khusus personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan
karyawan langsung dilakukan oleh direktur.
c) Perusahaan menyewa jasa konsultasi untuk membantu bagian finance dan accounting, konsultan datang ke kantor setiap sebulan sekali untuk memeriksa jurnal-jurnal dan pajak.
d) Kegiatan penjualan perusahaan dilakukan secara tunai dan kredit.
e) Perusahan memiliki konsumen mulai dari konsumen perorangan, perusahaan, supermarket, dan restoran-restoran.
f) Perusahaan menjual produk di dalam kota, di luar kota dan di luar negri.
g) Penjualan kredit dilakukan dengan konsumen memberikan DP 50% sebelum pekerjaan atau pengiriman barang dan pelunasan 50% 1-2 minggu setelah pekerjaan selesai.
h) Pelanggan dapat melakukan pembayaran melalui cek, giro, debit, transfer dan tunai.
i) Konsumen dapat meretur barang jika merasa tidak sesuai atau cocok(setelah paling lambat setelah 1 minggu pemasangan atau pengiriman.
j) Dokumen- dokumen yang digunakan CV Evergreen dalam melakukan kegiatan penjualannya yaitu:
Sales Order (SO), Surat Penawaran Harga, Form Permintaan Barang, Surat Jalan (Delivery Order), Invoice, Bukti Penerimaan Kas
2. Evaluasi dan Pengujian Sistem Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan dan Fungsi Penerimaan Kas
Setelah pelaksanaan survei pendahuluan (perliminary survey) dan mendapatkan gambaran serta informasi mengenai kondisi dan kegiatan perusahaan, maka tahap selanjutnya yaitu melakukan evaluasi sistem pengendalian internal atas fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas pada CV Evergreen. Pengujian pengendalian internal dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan (Quesioner) yaitu Internal Control Quesioner (ICQ) yang berisi pertanyaan mengenai kegiatan operasional dari fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas, yang setiap pertanyaan akan di jawab dengan “Ya” yang berarti kegiatan operasional perusahaan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas sudah sesuai dengan prosedur, atau “Tidak” yang berarti kegiatan operasional perusahaan pada fungsi penjualan dan penerimaan kas tidak sesuai dengan prosedur dan menunjukan kelemahan perusahan. Kelebihan :
a) Perusahaan memiliki job desk secara tertulis untuk setiap bagian yang ada.
b) Perusahaan memiliki daftar harga jual (Price List) yang telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang. Yang di pegang oleh setiap bagian penjualan.
c) Perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang, sebelum menyetujui pesanan pelanggan.
d) Bagian gudang setiap minggu memberikan laporan stok persediaan barang kepada pihak yang berwenang.
e) Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor. Dokumen tersebut antara lain: invoice, surat jalan, dan delivery order.
f) Rangkap dokumen sudah diberikan kepada bagian yang sesuai.
g) Perusahaan selalu memerikasa mengenai barang dan kuantitas barang yang akan diberikan pada pelanggan, apakah sudah sesuai dengan penawaran harga, PO atau permintaan pelanggan.
h) Pengiriman selalu disertai dengan surat jalan yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
i) Perusahaan menerapkan syarat pembayaran pada setiap penjualan, yaitu melakukan DP 50% sebelum pengiriman barang, dan sisa 50% setelah pengiriman barang.
j) Saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan disertai dengan surat penagihan. k) Jika penjualan melalui telpon dan email maka selalu di minta suatu surat pesanan pelanggan. l) Dokumen-dokumen perusahaan selalu diarsip, seperti penawaran harga, surat jalan, delivery order,
invoice, form gudang, purchase order, kwitansi, dan bukti-bukti setoran. Kelemahan :
a) Perusahaan tidak memilik bagian personalia. b) Pengiriman barang terkadang yang tidak tepat waktu. c) Tidak adanya kebijakan pengembalian barang.
d) Gudang yang dapat diakses oleh karyawan lain yang tidak berkepentingan.
3. Audit Terinci (Detail Examination) atas Fungsi Penjualan dan Fungsi Penerimaan Kas Audit atas Penerimaan Pesanan Pelanggan
Prosedur Audit
a. Memeriksa apakah prosedur dan kebijakan atas proses pesanan pelanggan dibuat secara tertulis atau tidak.
b. Memeriksa kelengkapan isi dai purchase order apakah isi telah tertera dengan jelas dan lengkap seperti nama barang, tanggal, harga barang, dan kuantitas barang.
c. Memeriksa apakah purchase order yang telah dikeluarkan oleh pelanggan telah sesuai dengan penawaran harga yang sudah disepakati oleh pejabat yang berwenang dengan pelanggan.
d. Memeriksa apakah sudah dilakukan pengecekan barang terlebih dahulu ke bagian gudang sebelum dilakukan penjualan.
e. Hasil Audit
Hasil audit yang didapat perusahaan sudah memiliki prosedur dan kebijakan penjualan tetapi tidak dibuat secara tertulis.
Audit atas Pengiriman Pesanan. Prosedur Audit.
b. Memeriksa apakah sebelum pengiriman barang dilakukan, telah dilakukan pengecekan antara dokumen dan barang yang dikirimkan.
c. Memeriksa apakah kepala gudang mengetahui dan mengotorisasi pengeluaran barang dari gudang. d. Memeriksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan sebagai tanda bahwa barang telah
diterima oleh pelanggan.
e. Memeriksa apakah terdapat kesalahan dalam pengiriman barang misalnya jenis dan kuantitas barang tidak sesuai dengan pesanan serta dokumen pengiriman tidak lengkap.
Hasil audit yaitu perusahan tidak memiliki prosedur pengiriman secara tertulis, prosedur hanya diajarkan secara langsung.
Audit atas Pencatatan Penerimana Kas Prosedur Audit
a.
Memeriksa apakah penerimaan kas telah dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaanb.
Memeriksa apakah penerimaan kas telah diberikan kepada pejabat yang berwenang.c.
Memeriksa apakah jumlah penagihan piutang dengan penerimaan kas yang diterima sudah sesuai.d.
Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan telah dicatat dengan benar.e.
Memeriksa apakah pencatatan tersebut selalu diberikan kepada pejabat yang berwenang untuk diperiksa.Hasil audit yaitu perusahaan tidak memiliki prosedur penerimaan kas secara tertulis, . Perusahaan tidak memiliki suatu brankas khusus untuk menyimpan uang kas yang belum sempat disetorkan ke Bank, hanya disimpan dalam lemari biasa yang
Audit atas Retur Barang. Prosedur Audit.
a. Memeriksa apakah perusahaan telah menetapkan kebijakan dan prosedur mengenai retur barang. b. Memeriksa apakah setiap barang yang diretur sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan
oleh perusahaan.
c. Memeriksa apakah nota retur telah dicatat sesuai dengan jenis barang dan kuantitas barang fisik yang telah diretur.
Hasil audit yaitu perusahaan tidak memiliki prosedur atau kebijakan dan jangka waktu mengenai retur barang secara tertulis
Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan dan Fungsi Penerimaan Kas CV Evergren 1. Perusahaan tidak memiliki bagian HRD (Human Resources Development)
Kondisi:
Perusahaan tidak memiliki bagian personalia untuk merekrut karyawan. Perekrutan karyawan langsung dilakukan oleh direktur perusahaan.
Kriteria:
Harusnya perusahan memiliki bagian personalia untuk melakukan pemilihan karyawan yang berkualitas dan memiliki etika yang baik. Bagian personalia lebih mengerti mengenai karakter dan kualitas seseorang. Untu melakukan perekrutan dan penerimaan karyawan diperlukan test khusus seperti test psikotest.
Sebab:
Perusahaan merasa perekrutan karyawan dengan langsung dilakukan oleh direktur sudah cukup baik dan tepat.
Akibat:
Akibat yang bisa timbul yaitu kemungkinan kegiatan operasional penjualan dan penerimaan kas tidak dilakukan oleh orang yang berkompeten dibidangnya. Kegiatan operasional penerimaan kas juga rentan terjadi kecurangan, karena proses perekrutan karyawan tidak melalui proses perekrutan dan tidak dilakukan oleh pihak yang berpengalaman dibidangnya.
Rekomendasi:
Perusahaan sebaiknya memiliki bagian personalia untuk melakukan perekrutan karyawan, sehinggan perusahaan dapat memiliki karyawan yang berkompeten sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Dengan merekrut karyawan yang berkualitas, maka secara langsung akan mendukung kegiatan(operasional perusahaan secara efektif dan efisien.
2. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu. Kondisi:
Kegiatan pengiriman barang pada perusahaan terkadang tidak sesuai dengan deadline yang diberikan oleh pelanggan. Sehingga membuat pelanggan menjadi komplain.
Kriteria:
Kegiatan pengiriman barang pada perusahaan seharusnya disesuaikan dengan deadline yang diberikan oleh pelangga. Agar tidak mengecewakan pelanggan dan tidak kena sanksi yang diberikan oleh pelanggan.
Sebab :
Perusahaan kadang mengesampingkan deadline yang di berikan oleh pelanggan, sehingga barang yang seharusnya dikirimkan oleh perusahaan tidak jadi dikirimkan dan ditunda, pelanggan kadang menjadi kecewa.
Akibat :
Pelanggan meragukan kinerja perusahaan dan memungkinkan tidak melanjutkan membeli barang di perusahaan pada kesempatan berikutnya. Dan bisa menurunya penjualan.
Rekomendasi :
Perusahaan seharusnya mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang sudh titentukan oleh pelanggan, jika tidak sanggup dengan waktu pengiriman dari pelanggan perusahaan harus mengkonfirmasi dulu waktu yang tepat yang disepakati oleh perusahaan dan pelanggan, sehingga tidak mengecewakan pelanggan.
3. Gudang yang dapat diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan. Kondisi :
Pada perusahaan terdapat 1 gudang utama di lantai 4 dan ada ruangan bunga yang terdiri dari berbagai macam tanaman di lantai 3 serta ruangan pohon dilantai 2 yang menjadi tempat untuk untuk memperlihatkan produk-produk kepada pelanggan. Semua ruangan tersebut dapat diakses oleh karwayan yang tidak berkepentingan untuk melihat, mengambil dan foto barang karena tidak dijaga dengan ketat oleh karyawan yang kepentingan.
Kriteria :
Gudang yang merupakan tempat penyimpanan asset seharusnya memiliki sistem pengamanan yang memadai serta dibatasi aksesnya dari pihak-pihak lain selain karyawan gudang untuk menghindari penyimpangan yang mungkin terjadi di gudang dan ruangan yang merupakan bagian dari gudang. Sebab :
Hal ini disebabkan kurangnya ketegasan dalam pembatasan akses masuk dan juga disebabkan lokasi gudang yang terdiri dari beberapa ruangan lainnya menyebabkan kesulitan dalam pembatasan akses masuk dikarenakan tidak ada jalan lain menuju kantor selain harus melewati ruangan yang merupakan bagian dari gudang.
Akibat :
Tidak adanya pembatasan akses masuk menyebabkan kehilangan barang yang berdampak terhadap segala aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian.
Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan menambah sistem keamanan gudang dengan memberi batasan akses untuk masuk gudang dan dijaga dengan ketat oleh karyawan yang berkepentingan sehinggan menghindari kehilangan barang dalam gudang atau ruangan lain yang merupakan bagian gudang.
4. Tidak ada ketetapan jangka waktu pelunasan piutang. Kondisi :
Jangka waktu pembayaran piutang oleh pelanggan tidak menentu dan sesuai dengan keinginan pelanggan untuk melunasi piutang tersebut.
Kriteria :
Pembayaran piutang dengan tidak melewati jangka waktu yang ditetapkan membuat aliran kas menjadi lancar dan menghidari terjadinya kemacetan pada pelunasan piutang.
Sebab :
Tidak tegasnya bagian penagihan piutang dalam melakukan penagihan kepada pelanggan. Dan perusahaan yang tidak tegas dalam memberikan jangka waktu pelunasan piutang pada pelanggan sehingga pelanggan bisa melunasi piutangnya kapan saja.
Akibat :
Cukup banyak pelanggan yang melunasi piutangnya dalam jangka waktu yang lama dan pernah terjadinya penipuan terhadap pelanggan yeng tidak bertanggung jawab untuk melunasi piutangnya. Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan memberikan ketetapan jangka waktu pelunasan piutang terhadap pelanggan dengan tegas tetapi sopan dan sanksi jika pelanggan tidak melunasi piutangnya pada waktu yang telah ditetapkan/ sama sekali tidak bertanggung jawab untuk melunasi piutangnya.
5. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai penjualan, pengiriman barang penerimaan kas, dan retur barang.
Kondisi :
Perusahaan tidak memiliki prosedur mengenai penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang secara tertulis. Prosedur yang ada hanya disampaikan secara lisan atau praktek langsung. Kriteria :
Prosedur penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang sebaiknya dibuat secara tertulis agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur tertulis yang telah ditentukan sehingga tidak terjadinya penyimpangan terkait kegiatan tersebut.
Sebab :
Perusahaan merasa tidak perlu membuat pedoman prosedur secara tertulis karena prosedur telah disampaikan secara lisan atau secara praktek langsung karena dianggap lebih praktis dan karyawan akan lebih mengerti atas apa yang harus mereka lakukan.
Akibat :
Prosedur yang disampaikan secara lisan atau praktek langsung memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan.
Rekomendasi :
Perusahaan sebaiknya membuat pedoman prosedur dan kebijakan atas penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang secara tertulis supaya pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien.
6. Kurangnya pengawasan terhadap bagian finance atas penerimaan kas secara tunai Kondisi :
Penerimaan kas tunai yang diterima oleh bagian finance kurang diberikan pengawasan, bagian finance menerima uang tersebut dan menyimpan didalam lemari kunci biasa yang tidak ada pengamanan khusus untuk disetorkan ke esokan harinya. dan penerimaan uang tunai tersebut tidak dilaporkan kepada pihak direktur.
Kriteria :
Pihak direktur seharusnya mengetahui setiap transaksi tunai yang terjadi pada perusahaan dan menyediakan suatu lemari khusus yang pengamanannya bagus untuk penyimpanan uang. Untuk menghindari terjadinya kecurangan.
Sebab :
Perusahaan merasa sudah aman saja dengan menyimpan pada lemari yang dikunci biasa dan percaya saja pada bagian finance bahwa tidak akan terjadi kecurangan.
Akibat :
Karena tidak adanya pengawasan dari direktur terhadap penerimaan kas tunai maka bisa terjadinya kecurangan pada bagian finance dengan menyimpan uangnya tanpa melaporkan pada direktur sehingga perusahaan dapat mengalami kerugian.
Rekomensasi :
Perusahaan seharusnya menyediakan suatu lemari khusus yang pengamanannya baik dan setiap penerimaan kas tunai harus dilaporkan kepada pihak direktur untuk menghindari terjadinya suatu kecurangan pada pihak finance.
SIMPULAN DAN SARAN
SimpulanBerdasarkan hasil penelitian terhadap audit operasional atas fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas pada CV Evergreen maka dapat disimpulkan bahwa fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas telah cukup mamadai. Hal ini ditunjukan dengan adanya kekuatan yang dimiliki perusahaan antara lain perusahaan memiliki daftar harga jual (Price List) yang telah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang yang di pegang oleh setiap bagian penjualan, perusahaan selalu melakukan pengecekan pada database persediaan barang, sebelum menyetujui pesanan pelanggan, Dokumen yang dimiliki perusahaan sudah bernomor. Dokumen tersebut antara lain: invoice, surat jalan, dan delivery order, rangkap dokumen sudah diberikan kepada bagian yang sesuai, Perusahaan selalu memeriksa mengenai barang dan kuantitas barang yang akan diberikan pada pelanggan, apakah sudah sesuai dengan penawaran harga, PO atau permintaan pelanggan, Pengiriman selalu disertai dengan surat jalan yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang, saat dilakukan penagihan piutang kepada pelanggan disertai dengan surat penagihan, dokumen-dokumen perusahaan selalu diarsip, seperti penawaran harga, surat
jalan, delivery order, invoice, form gudang, purchase order, kwitansi, dan bukti-bukti setoran. Tetapi masih terdapat beberapa kelemahan yang masih perlu diperbaiki antara lain:
1. Pengiriman barang yang tidak tepat waktu
Kegiatan pengiriman barang pada perusahaan terkadang tidak sesuai dengan deadline yang diberikan oleh pelanggan. Sehingga membuat pelanggan menjadi komplain dan pelanggan meragukan kinerja perusahaan serta memungkinkan tidak melanjutkan membeli barang di perusahaan pada kesempatan berikutnya dapat berpengaruh pada kinerja penjualan.
2. Gudang yang dapat diakses oleh karyawan yang tidak berkepentingan.
kurangnya ketegasan dalam pembatasan akses masuk dan juga disebabkan lokasi gudang yang terdiri dari beberapa ruangan lainnya menyebabkan kesulitan dalam pembatasan akses masuk dikarenakan tidak ada jalan lain menuju kantor selain harus melewati ruangan yang merupakan bagian dari gudang sehingga memungkinkan kehilanggan barang akan meningkat.
3. Tidak ada ketetapan jangka waktu pelunasan piutang.
Jangka waktu pembayaran piutang oleh pelanggan tidak menentu dan sesuai dengan keinginan pelanggan untuk melunasi piutang tersebut akibatnya cukup banyak pelanggan yang melunasi piutangnya dalam jangka waktu yang lama dan pernah terjadinya penipuan terhadap pelanggan yeng tidak bertanggung jawab untuk melunasi piutangnya.
4. Perusahaan tidak memiliki pedoman tertulis mengenai penjualan, pengiriman barang penerimaan kas, dan retur barang.
Perusahaan tidak memiliki prosedur mengenai penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang secara tertulis. Prosedur yang ada hanya disampaikan secara lisan atau praktek langsung sehingga prosedur yang disampaikan secara lisan atau praktek langsung memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara prosedur yang ditetapkan dengan prosedur yang berjalan.
5. Kurangnya pengawasan terhadap bagian finance atas penerimaan kas secara tunai.
Penerimaan kas tunai yang diterima oleh bagian finance kurang diberikan pengawasan, bagian finance menerima uang tersebut dan menyimpan didalam lemari kunci biasa yang tidak ada pengamanan khusus untuk disetorkan ke esokan harinya. dan penerimaan uang tunai tersebut tidak dilaporkan kepada pihak direktur.
Saran
Berdasarkan kesimpulan yang telah disebutkan diatas mengenai temuan masalah atas kelemahan, maka berikut ini merupakan beberapa saran perbaikan atas fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas pada CV Everegreen sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan berikut ini saran yang diberikan :
1. Perusahaan seharusnya mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang sudah tentukan oleh pelanggan, jika tidak sanggup dengan waktu pengiriman dari pelanggan perusahaan harus mengkonfirmasi dulu waktu yang tepat yang disepakati oleh perusahaan dan pelanggan, sehingga tidak mengecewakan pelanggan.
2. Sebaiknya perusahaan menambah sistem keamanan gudang dengan memberi batasan akses untuk masuk gudang dan dijaga dengan ketat oleh karyawan yang berkepentingan sehinggan menghindari kehilangan barang dalam gudang atau ruangan lain yang merupakan bagian gudang.
3. Sebaiknya perusahaan memberikan ketetapan jangka waktu pelunasan piutang terhadap pelanggan dengan tegas tetapi sopan dan sanksi jika pelanggan tidak melunasi piutangnya pada waktu yang telah ditetapkan/ sama sekali tidak bertanggung jawab untuk melunasi piutangnya.
4. Perusahaan sebaiknya membuat prosedur dan kebijakan atas penjualan, pengiriman barang, penerimaan kas dan retur barang secara tertulis supaya pemberian otoritas, tanggung jawab atas semua aktivitas jelas secara tertulis sehingga dapat membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien.
5. Perusahaan sebaiknya menyediakan suatu lemari khusus yang pengamanannya baik dan setiap penerimaan kas tunai harus dilaporkan kepada pihak direktur untuk menghindari terjadinya suatu kecurangan pada pihak finance.
REFERENSI
Agoes,Sukrisno. (2008). Auditing :Pemeriksaan akuntan oleh kantor akuntan public jilid1(edisi 3). Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Aprilian, J. (2013). Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas Pada PT. Aritama Mandiri “Lei Garden Restaurant”. Jakarta
Bayangkara, IBK, (2008). Audit Manajemen: prosedur dan implementasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Boynton, W.C. Johnson, R.N. (2008). Modern auditing (edisi-8) United States of american: John Willey &
Sons, Inc.
Dasaratha V.Rama (2008). Sistem Informasi Akuntansi.Salemba Empat, Jakarta.
Gondodiyoto, Sanyoto.(2009). Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Mitrawacana media
Ikatan Akuntan Indonesia.(2011).Standart Profesional Akuntan Publik. Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Yogyakarta
Kieso, D.E., Weygandt, J.J., & Kimmel, P.D. (2011). Financial Accounting IFRS Edition. USA: Jhon Wiley & Sons, Inc
Mulyadi (2008). Sistem Akuntansi, Jakarta. Salemba Empat
Tunggal, A. W. (2008). Dasar-dasar Audit Operasional (edisi revisi). Jakarta: Harvarindo. Tunggal,A.W. (2012). Pedoman Pokok Operational Auditing. Jakarta: Harvarindo
William, T. (2013). AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA PD HUTAMA WASERDA. Jakarta
www.evergreentrees.asia.com diakses pada tanggal 26 Agustus 2013, jam 13.00
RIWAYAT PENULIS
Renzy Dwi Puti , lahir di Jakarta pada 11 Maret 1991. Penulis menamatkan Sarjana Strata-1 ( S1 ) jurusan Akuntansi di Universitas Bina Nusantara pada tahun 2014.
