STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
KETETAPAN STUDENT REPRESENTATIVE BOARD UNIVERSITAS CIPUTRA
TAP No. 001/SRB/TAP/INT/I/2018
TENTANG PEMBENTUKAN ORGANIZING COMMITTEE ARAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN
KETETAPAN STUDENT REPRESENTATIVE BOARD UNIVERSITAS CIPUTRA
Pasal 1 Ketentuan Umum
1. Organisasi Kemahasiswaan terdiri atas Student Representative Board (SRB), Student Council (SC), Student Union (SU), dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM).
2. Kegiatan aras OK adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh SC/SU/UKM. Dalam mekanismenya, aras OK dapat dibedakan menjadi aras SC, aras SU, dan aras UKM. 3. Kegiatan aras universitas adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak universitas,
rektorat, pihak program studi di luar SU, dan mata kuliah.
4. Organizing Comittee (OC) adalah tim yang disusun dan ditugaskan oleh SC/SU/UKM untuk melaksanakan teknis persiapan, pelaksanaan kegiatan, dan penyusunan LPJ berdasarkan hasil Rakor OK.
5. Student Representative Board (SRB) adalah organisasi kemahasiswaan Universitas Ciputra yang memiliki fungsi legislatif dan yudikatif.
6. SRB bertanggungjawab mengontrol dan mengawasi OC yang dibentuk oleh SC. 7. Student Council (SC) adalah organisasi kemahasiswaan Universitas Ciputra yang
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
8. SC bertanggungjawab megontrol dan mengawasi OC yang dibentuk oleh SU dan UKM. 9. Student Union (SU) adalah organisasi kemahasiswaan aras program studi yang
memiliki fungsi eksekutif dan berwenang menyelenggarakan kegiatan aras SU.
10. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) adalah himpunan mahasiswa yang memiliki kesamaan minat, bakat, dan perhatian pada bidang tertentu yang terintegrasi dengan OK dan berwenang menyelenggarakan kegiatan aras UKM.
11. Rapat Koordinasi Organisasi Kemahasiswaan (Rakor OK) adalah rapat tertinggi untuk menyetujui dan memutuskan program kerja organisasi kemahasiswaan pada aras OK. 12. Adapun kegiatan yang dimaksud di dalam peraturan ini adalah kegiatan non-akademik
yang telah disetujui dan disahkan pada Rakor OK.
13. Fungsionaris Organisasi Kemahasiswaan maupun tersusun atas pimpinan dan anggota. 14. Pimpinan SU terdiri atas Ketua, Wakil bila diperlukan, Sekretaris, Bendahara, dan
Koordinator.
15. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah dokumen tertulis, yang disusun dengan tujuan memberikan laporan secara menyeluruh dari penyelenggara kegiatan kepada organisasi yang lebih tinggi, dalam hal ini SU dan UKM bertanggungjawab kepada SC dan SC bertanggungjawab pada SRB..
16. Job Description adalah acuan yang disusun mengenai tugas dan tanggung jawab setiap fungsionaris.
17. Time Schedule adalah jadwal yang disepakati bersama untuk menjalankan tugasnya sesuai dengan target pelaksanaan dan mengacu pada hasil Rakor OK.
18. Program terstruktur adalah program kerja yang ditetapkan di awal periode kepengurusan OK.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
19. Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Organizing Committee adalah dokumen yang menjadi bukti legalitas suatu Organizing Committee. Masa berlaku SK Pengangkatan
Organizing Committee adalah sejak tanggal SK ditetapkan hingga LPJ selesai dan
diarsipkan.
Pasal 2
Struktur Umum Organizing Comittee
1. Fungsionaris Organizing Comittee terdiri atas pimpinan dan anggota Organizing
Committee.
2. Penanggungjawab Organizing Committee aras SC adalah Kepala Departemen SC yang bertanggungjawab atas program kerja yang bersangkutan.
3. Penanggungjawab Organizing Committee gabungan antar SU/UKM dipilih melalui keputusan bersama.
4. Penanggungjawab Organizing Committee aras SU/UKM adalah Ketua SU/UKM yang bertanggungjawab atas program kerja yang bersangkutan.
5. Susunan pimpinan Organizing Committee terdiri atas Ketua, Wakil (opsional), Sekretaris, Bendahara, dan Koordinator yang bersangkutan.
6. Ketua Organizing Committee dipilih dari departemen atau anggota SC/SU/UKM yang bertanggungjawab atas kegiatan terkait.
7. Pimpinan Organizing Committee selain ketua dipilih dari proses seleksi dan/atau diminta melalui proses penunjukan.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
8. Anggota Organizing Committee dipilih dari proses seleksi. Penunjukan dilakukan apabila hasil seleksi tidak memenuhi kuota minimal anggota.
9. Koordinator Seksi dan/atau Koordinator Divisi disusun sesuai dengan kebutuhan dan bentuk kegiatan.
Pasal 3
Tugas dan Wewenang Organizing Committee
1. Melakukan persiapan dan pelaksanaan kegiatan berdasarkan hasil Rakor OK. 2. Membuat Proposal Kegiatan berdasarkan hasil Rakor OK:
a. Organizing Committee dalam aras SC membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan SRB.
b. Organizing Committee gabungan antar program studi menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan Proposal Kegiatan kepada Kepala Program Studi yang bersangkutan, Pembina SU yang bersangkutan, SU yang bersangkutan, dan BMA atas sepengetahuan SC.
c. Organizing Committee dalam aras SU membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada Kepala Program Studi, Pembina SU, SU, dan BMA atas sepengetahuan SC.
d. Organizing Committee gabungan antar UKM menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
e. Organizing Committee dalam aras UKM membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
3. Melakukan persiapan dan pelaksanaan kegiatan berdasarkan hasil Rakor OK. 4. Membuat Proposal Kegiatan berdasarkan hasil Rakor OK:
f. Organizing Committee dalam aras SC membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan SRB.
g. Organizing Committee gabungan antar program studi menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan Proposal Kegiatan kepada Kepala Program Studi yang bersangkutan, Pembina SU yang bersangkutan, SU yang bersangkutan, dan BMA atas sepengetahuan SC.
h. Organizing Committee dalam aras SU membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada Kepala Program Studi, Pembina SU, SU, dan BMA atas sepengetahuan SC.
i. Organizing Committee gabungan antar UKM menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
j. Organizing Committee dalam aras UKM membuat dan mengajukan Proposal Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
5. Membuat Berita Acara Perubahan Kegiatan apabila terjadi perubahan dari hasil Rakor OK:
a. Organizing Committee dalam aras SC membuat dan mengajukan Berita Acara Perubahan Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan SRB
b. Organizing Committee gabungan beberapa program studi menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan Berita Acara Perubahan Kegiatan kepada Kepala Program Studi yang bersangkutan, Pembina SU yang bersangkutan, SU yang bersangkutan, dan BMA atas sepengetahuan SC.
c. Organizing Committee dalam aras SU membuat dan mengajukan Berita Acara Perubahan Kegiatan kepada Kepala Program Studi, Pembina SU, SU, dan BMA atas sepengetahuan SC.
d. Organizing Committee gabungan antar UKM membuat dan mengajukan Berita Acara Perubahan Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
e. Organizing Committee dalam aras UKM membuat dan mengajukan Berita Acara Perubahan Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
6. Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Keuangan dan Kegiatan sesuai dengan evaluasi dan peraturan program yang berlaku:
a. Organizing Committee dan SC/SU/UKM membuat evaluasi mengenai proses, pencapaian kegiatan, dan kinerja fungsionaris, kemudian memasukannya ke LPJ. b. Organizing Committee dalam aras SC membuat dan mengajukan LPJ Keuangan
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
c. Organizing Committee gabungan beberapa program studi menentukan satu penanggungjawab dan membuat serta mengajukan LPJ Keuangan dan Kegiatan kepada Kepala Program Studi yang bersangkutan, Pembina SU yang bersangkutan, SU yang bersangkutan, dan BMA atas sepengetahuan SC.
d. Organizing Committee dalam aras SU membuat dan mengajukan LPJ Keuangan dan Kegiatan kepada Kepala Program Studi, Pembina SU, SU, dan BMA atas sepengetahuan SC.
e. Organizing Committee gabungan antar UKM membuat dan mengajukan LPJ Keuangan dan Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC. f. Organizing Committee dalam aras UKM membuat dan mengajukan LPJ Keuangan
dan Kegiatan kepada BMA atas sepengetahuan Pembina UKM dan SC.
Pasal 4
Jangka Waktu Penyerahan Proposal Kegiatan dan Laporan Pertanggungjawaban
1. Penyerahan proposal untuk skala acara besar, sedang, maupun kecil dilakukan maksimal H-45 sebelum kegiatan berlangsung
2. Laporan Pertanggungjawaban diserahkan setelah kegiatan berlangsung dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Acara besar: H+23 acara b. Acara sedang: H+13 acara c. Acara kecil: H+7 acara
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
3. Panduan Skala Acara:
Pasal 5
Syarat – Syarat Organizing Committee
1. Merupakan mahasiswa aktif Universitas Ciputra (tidak berstatus cuti / lalai registrasi). 2. Ketua Organizing Committee menandatangani Surat Persetujuan Menaati KUOK,
TAP Organizing Committee, TAP UKM, dan TAP Sanksi.
3. Ketua Organizing Committee aras SC harus berasal dari anggota SC.
4. Fungsionaris Organizing Committee dalam aras SU/UKM tidak merangkap sebagai fungsionaris SRB/SC.
5. Fungsionaris SRB/SC tidak merangkap jabatan dalam organizing committee aras SU.
SKALA
ACARA
KUANTITAS
ANGGARAN
PENGUMPULAN
PROPOSAL
PENGUMPULAN
LPJ
Acara
Kecil < 100 Orang < Rp5.000.000 H-45 Acara H+7 Acara Acara
Sedang 100 - 500 Orang
Rp5.000.000 -
Rp30.000.000 H-45 Acara H+15 Acara Acara
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
6. Fungsionaris SRB/SC tidak merangkap jabatan sebagai pimpinan organizing
committee aras UKM.
7. Anggota SU yang mendapatkan surat izin dari ketua SU dan Pembina SU diperbolehkan merangkap jabatan dalam suatu Organizing Committee.
8. Pimpinan SU tidak diperbolehkan merangkap jabatan di Organizing Committee selain aras SU.
9. Pimpinan UKM tidak diperbolehkan merangkap jabatan di Organizing Committee selain aras UKM tersebut.
Pasal 6
Mekanisme Pembentukan Organizing Committee
1. Pimpinan Organizing Committee untuk program terstruktur pada aras OK ditentukan paling lambat 60 (enam puluh) hari sebelum kegiatan berjalan .
2. Anggota Organizing Committee dipilih melalui bursa pendaftaran dan seleksi yang dilakukan oleh SC/SU/UKM sesuai arasnya. Apabila hasil seleksi tidak memenuhi kuota minimal anggota Organizing Committee, maka SC/SU/UKM dapat melakukan proses penunjukan.
3. SC wajib menyerahkan berkas – berkas persyaratan dan hasil seleksi Organizing
Committee kepada SRB untuk diperiksa sesuai dengan persyaratan yang berlaku
sebagaimana tercantum pada pasal 4.
4. Susunan fungsionaris Organizing Committee aras SU yang telah disetujui oleh SC selanjutnya ditetapkan melalui SK Pengangkatan Organizing Committee.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
5. Susunan fungsionaris Organizing Committee aras SC yang telah disetujui SRB selanjutnya ditetapkan melalui SK pengangkatan Organizing Committee.
6. SK pengangkatan Organizing Committee aras SC maupun SU wajib ditembuskan kepada SRB untuk pengarsipan dan pengontrolan serta BMA untuk mengetahui. 7. Rapat perdana Organizing Committee hanya dapat diselenggarakan setelah
mendapatkan SK pengangkatan Organizing Commitee.
8. Rapat perdana Organizing Commitee melibatkan seluruh anggota untuk menjelaskan
ide atau rencana kegiatan, menjelaskan kedudukan dan job description setiap fungsionaris, serta merencanakan dan membuat time schedule kerja.
Pasal 7 Sanksi
1. Pelanggaran TAP Organizing Committee diatur lebih lanjut dalam TAP Sanksi Organisasi Kemahasiswaan.
2. Penurunan anggota OC dapat dilakukan sebelum Proposal Kegiatan ditandatangani oleh BMA apabila terjadi pelanggaran.
3. Struktur fungsionaris OC tidak dapat diganggu gugat setelah Proposal Kegiatan ditandatangani oleh BMA.
STUDENT REPRESENTATIVE BOARD
UNIVERSITAS CIPUTRA
Pasal 8 Ketentuan Peralihan
1. Hal-hal lain yang belum diatur dalam peraturan ini dapat diatur lebih lanjut oleh SRB sesuai dengan kebutuhan dan kondisi OK Universitas Ciputra.
2. Peraturan ini akan ditinjau kembali apabila terdapat perubahan dan/atau kekeliruan di dalamnya.
3. Petunjuk teknis pelaksanaan peraturan ini dapat diatur oleh SRB. 4. Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.