ISBN: SNIPTEK 2013 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN BERBASIS WEB PADA CV.RAFA MANDIRI JAKARTA

(1)

INF-115

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

CV.RAFA MANDIRI JAKARTA

Nu’man Musyaffa Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri

Jl. Damai No.8 Warung Jati , Pasar Minggu, Jakarta [email protected]

ABSTRAK CV. Rafa Mandiri merupakan sebuah Home Industri yang bergerak dibidang konveksi. Sistem absensi karyawan pada CV. Rafa Mandiri masih dilakukan secara manual, dimana terdapat beberapa hal yang menjadi permasalahan. Adapun masalah yang terjadi dalam sistem absensi karyawan CV. Rafa Mandiri yaitu dalam hal keefektifan dan efisiensi waktu. Proses absensi yang masih dilakukan secara manual mengakibatkan sering terjadi kecurangan pada proses absensi seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam kerja berakhir. Bentuk laporan terkait absensi karyawan masih berupa hard copy dengan media kertas sebagai arsip sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang dibutuhkan, dan ada kemungkinan hilangnya arsip tersebut. Dengan alasan diatas maka penulis mencoba memberikan sebuah pemecahan masalah dengan membuat sistem absensi karyawan menggunakan web yang dapat mencatat data karyawan, waktu absen masuk dan keluar, permohonan cuti dan izin, serta pembuatan laporan otomatis. Penulis juga menerangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa,

perencanaan, perancangan menggunakan bahasa

pemrograman PHP dan basis data MySql, hingga tahap implementasi, juga pendekatan berorientasi objek dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language) untuk mengetahui data apa saja yang menjadi masukan dan keluaran pada sistem yang berjalan. Dengan adanya sistem informasi absensi ini, diharapkan dapat meminimalkan kendala-kendala yang terjadi pada sistem sebelumnya. Kata Kunci: Sistem Absensi Karyawan, Aplikasi berbasis web, Intranet

ABSTRACT CV. Rafa Mandiri is a Home Industry engaged in convection. Employee attendance system at CV. Rafa Mandiri is still done manually, where there are some things that become problems. As for problems that occur in CV employee absentee system. Rafa Mandiri is in terms of effectiveness and efficiency of time. The process of absences that are still done manually resulted in frequent fraud in the absence process such as absent care and home before work hours ended. The form of the report related to absenteeism is still a hard copy with paper media as an archive so difficult in searching the required data, and there is a possibility of missing the archive. With the above reasons, the writer tries to give a problem solving by making the employee absentee system using the web that can record employee data, the

time of absence in and out, leave and permit applications, and automated report creation. The authors also explain the stages of work, ranging from the process of analysis, planning, design using the PHP programming language and MySql database, to the implementation stage, as well as object-oriented approach by using UML (Unified Modeling Language) to know what data into input and output Running system. With this attendance information system, it is expected to minimize the constraints that occur in the previous system.

Keywords: Employee Attendance System, Web-based Application, Intranet

PENDAHULUAN

Sebuah sistem informasi dan sistem aplikasi yang terkomputerisasi dapat meningkatkan kinerja kerja dan mempermudah proses pekerjaan. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka perusahaan ataupun instansi dapat dimaksimalkan kinerjanya. Pada sebuah perusahaan, sistem informasi absensi karyawan sangatlah diperlukan, karena dengan sistem tersebut perusahaan akan mengetahui data karyawan secara akurat, juga memudahkan bagian yang berkepentingan untuk mengurus kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan.

Sistem informasi pada CV. Rafa Mandiri masih berjalan secara manual dan terdapat beberapa hal yang menjadi kendala, diantaranya adalah keefektifan dan efisiensi pendataan karyawan, proses pengabsenan, bentuk laporan, pengajuan cuti, pengajuan izin masih berupa hardcopy yang dapat menyulitkan proses pencarian data, kemungkinan terjadinya kehilangan arsip, terdapat kecurangan pada proses absensi diantaranya ada beberapa karyawan yang menitipkan absennya dan pulang sebelum jam pulang kerja, juga diperlukan pencatatan ulang ketika membuat laporan bulanan.

Pada Kecamatan Batuceper ditemukan (Mulyandi dan Dini (2014:270) ). proses absensi yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual dalam hal proses pengolahan data absensi pegawai. Maka dari itu sering terjadi kecurangan pada proses absensi seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam kerja berakhir. Proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyampaian informasi. Oleh sebab itu

(2)

INF-116 diperlukan sistem infromasi yang dapat memecahkan

masalah tersebut yang cepat dan akurat

Oleh karena itu melalui panelitian ini, penulis ingin membuat sistem informasi absensi karyawan berbasis web yang nantinya dapat dimanfaatkan berkaitan dengan perusahaan Pada CV. Rafa Mandiri Jakarta.

BAHAN DAN METODE

Metode Penelitian

Suatu penelitian tidak berjalan dengan baik apabila tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan terarah. Oleh karena itu diperlukan suatu metodologi untuk melaksanakan penelitian. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu analisis penelitian dan metode pengumpulan data,dimana di dalam analisis penelitian terdapat planning, analisis, desain, dan implementasi sedangkan di dalam metode pengumpulan data terdapat observasi, wawancara dan studi pustaka.

Konsep Dasar Sistem Informasi

“Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan

dan menyebarkan informasi untuk mendukung

pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi”. Dikemukakan Laudon dan Laudon (2010:46), dan Satzinger (2010:6) menemukan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai hasil dari informasi”. Absensi

Sistem absensi ditemukan (pohan, 2003) adalah bukti kehadiran pekerja di tempat kerja untuk dijadikan acuan dalam penghitungan gaji dan sebagai penilaian tanggung jawab pekerja. Pekerja wajib untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu hadirnya pada mesin pencatat waktu (AMANO) dan tanda tangan baik pada saat masuk bekerja dan pada saat meninggalkan tempat pekerjaan. Unified Modelling Language (UML).

“UML (Unified Modeling Language) dikemukakan Nugroho (2010:6), adalah “bahasa” pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya

digunakan untuk penyederhanaan

permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami” dan ditemukan Herlawati (2011:10), “bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi”.

Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship diagram (ERD) merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi, biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan system.

Sementara seolah-olah teknik diagram atau alat peraga memberikan dasar untuk desain database relasional yang mendasari sistem informasi yang dikembangkan. ERD bersama-sama dengan detail pendukung merupakan model data yang pada gilirannya digunakan sebagai spesifikasi untuk database.

Logical Record Structure (LRS)

Menurut Kroenke (2006:76) mengemukakan bahwa “Logical Record Structure adalah representasi dari struktur record – record pada tabel – tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Dibentuk dengan nomor dan tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak persegi panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRS dengan ERD adalah nama dan tipe record berada di luar field tipe record ditempatkan. LRS terdiri dari link – link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda field – field yang kelihatan pada kedua link tipe record. Penggambaran LRS mulai dengan menggunakan model yang dimengerti. Dua metode yang digunakan, dimulai dengan hubungan kedua model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode lain yang dimulai dengan ERD dan langsung dikonversikan ke LRS”.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Proses bisnis sistem

Absensi CV. Rafa Mandiri yang berjalan saat ini dimulai karyawan mendatangi bagian personalia untuk meminta kertas absen untuk melakukan absen masuk, karyawan mengisi data di kertas absen yang berisi waktu datang, nama, dan menanda tangani kertas absen tersebut. Kemudian bagian personalia mecatatnya kedalam buku besar untuk dijadikan arsip absensi. Untuk proses perizinan keluar dan cuti pada CV. Rafa Mandiri, yaitu dengan meminta kertas kepada bagian personalia. Kemudian bagian personalia akan memberikan kertas pengajuan cuti atau izin. Kemudian karyawan mengisi kertas pengajuan izin atau cuti sesuai data yang diperlukan, lalu karyawan mengembalikan kertas pengajuan tersebut kepada bagian personalia untuk dipertimbangkan untuk disetujui atau ditolak, bila disetujui, bagian personalia mencatat data permohonan tersebut ke dalam buku besar sebagai arsip. Jika tidak, kertas permohonan izin atau cuti tersebut menjadi tidak terpakai. Sangat tidak efektif dan efisien melakukan absen dan perizinan lainnya dengan meminta kertas dan mengisinya secara manual. Jika tidak disetujui, kertas menjadi tidak efisien karena kertas tersebut akan dibuang dan tidak digunakan sama sekali. Kurang efisien pula untuk bagian personalia yang harus mencatat kembali ke dalam buku besar sebagai arsip dari proses tersebut.

Berikut penulis menggambarkan proses bisnis yang berjalan pada CV. Rafa Mandiri dengan menggunakan Activity Diagram.

(3)

INF-117

Karyawan Personalia

Mendatangi Bag. Personalia

Menerima Kertas Absen

Melakukan Absen

Menyerahkan Kertas Absen

Memberikan Kertas Absen

Menerima Kertas Absensi

Mencatat ke Buku Besar Data Absen

Mengisi Data Pengajuan Cuti Memberikan Kerta Pengajuan Cuti

Mencatat ke Buku Besar Menyerahkan Kertas Pengajuan

Cuti

Menanda Tangani Kertas Pengajuan Cuti

disetujui

Mengisi Data Pengajuan Izin Memberikan Kerta Pengajuan Izin

Mencatat ke Buku Besar Menyerahkan Kertas Pengajuan

Izin

Menanda Tangani Kertas Pengajuan Izin

disetujui

Sumber : Musyaffa (2013)

Gambar 1. Activity Diagram proses bisnis 1. Rancangan Sistem dan Program Usulan

Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem absensi karyawan berbasis web.

Halaman Karyawan:

A1. Karyawan melakukan login dengan akun yang didaftarkan oleh personalia

A2. Karyawan dapat melakukan absensi A3. Karyawan dapat melakukan cuti A4. Karyawan dapat melakukan izin A5. Karyawan dapat mengelola profile. Halaman Personalia:

B1. Admin dapat melakukan login

B2. Admin dapat mengelola data master karyawan B3. Admin dapat mengelola data master bagian B4. Admin dapat mengelola data rekap absensi B5. Admin dapat mengelola data rekap cuti B6. Admin dapat mengelola data rekap izin B7. Admin dapat mengelola permohonan cuti B8. Admin dapat mengelola permohonan izin B9. Admin dapat mengelola laporan.

B10. Admin dapat mengelola berita. 2. Desain UML

A. Use case diagram melakukan absen

uc Mengelola Absensi Browse Menu Absensi Absen Masuk Absen Keluar Rekap Absen Tampilkan Form <<include>> <<extend>> <<extend>> <<extend>> Cetak <<extend>> Sumber : Musyaffa (2013)

Gambar 2. Use case diagram karyawan melakukan absen. B. Use case diagram mengelola absen

<<extend>> <<include>> uc Mengelola data Rekap Absen

Browse Rekap Absen Edit Simpan Tampilkan Form <<extend>> Sumber : Musyaffa (2013)

Gambar 3. Usecase diagram mengelola absen. C. Activity diagram Absen pada halaman Karyawan.

start decision Melakukan Absen Browse Rekap Absen decision Absen Masuk Absen Keluar end Menentukan Priode Menampilkan Data Absen

act Activity Melakukan Absen

Gambar 4. Activity diagram Absen pada halaman Karyawan.

D. Activity diagram Mengelola Rekap Absen Pada Halaman Personalia.

act Activity Mengelola Rekap Absensi

menentukan

priode & NIK menampilkandata izin edit edit data absen

Gambar 5. Activity diagram Abasen pada halaman Karyawan.

3. Desain Database

(4)

INF-118 Entity Relationship Diagram

id_absen nik bagian mem iliki karyawan mengajukan mengajukan cuti izin melakukan absen

nama kd_bagian nm_bagian

nik alamat tm_lahir jenkel tlp pass email tgl_lahir image nik alasan_cuti tgl_mulai_cuti jml_hari ket id_cuti status_cuti saldo_cuti priode tgl_selesai_cuti tgl_izin Ket_izin id_izin status_izin jam_selesai_izin w_masuk_absen w_keluar_absen ket nik tgl_absen jam_mulai_izin m 1 1 1 1 1 1 1 kd_bagian Sumber : Musyaffa (2013) Gambar 6. ERD

B. Logical Record Structure

absen id_absen tgl_absen nik w_masuk_absen w_keluar_absen ket karyawan nik nama kd_bagian alamat email tm_lahir tgl_lahir jenkel tlp pass image bagian kd_bagian nm_bagian cuti id_cuti nik alasan_cuti tgl_mulai_cuti tgl_selesai_cuti jml_hari ket status_cuti saldo_cuti periode izin id_izin nik tgl_izin jam_mulai_izin jam_selesai_izin ket_izin status_izin nik nik kd_bagian nik Sumber : Musyaffa (2013) Gambar 7. LRS 4. User Interface

A. Tampilan Halaman Absen Karyawan

Gambar 8. Tampilan halaman Absen Karyawan B. Tampilan Halaman Cuti Karyawan

Gambar 9. Tampilan halaman Cuti Karyawan C. Tampilan Halaman Data Absen Karyawan

Gambar 10. Tampilan Halaman Data Absen Karyawan D. Tampilan Halaman Menu Laporan

Gambar 11. Tampilan halaman Menu Laporan

KESIMPULAN

Dalam Bab ini Penulis mengambil suatu kesimpulan dari penelitian kali ini dengan judul Sistem Informasi Absensi Karyawan Berbasis Web pada CV. Rafa Mandiri, bahwa :

1. Sistem Absensi Karyawan Berbasis Web sangat berperan penting dalam kegiatan terkait kehadiran karyawan pada perusahaan karena akan lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem manual. 2. Sistem Absensi Karyawan Berbasis Web dapat

meningkatkan kedisiplinan karyawan, dan juga memberikan kemudahan pihak personalia dalam memperoleh informasi data karyawan, absen, dan informasi terkait karyawan baru.

3. Sistem yang telah dirancang ini mampu memberikan kemudahan dalam hal pembuatan laporan oleh bagian personalia untuk diserahkan kepada manager yang sebelumnya kegiatan ini masih manual sehingga bagian personalia harus mencatat kembali data-data absensi, cuti, maupun izin karyawan.

4. Sistem ini juga ditujukan untuk membantu memantau efektifitas kinerja karyawan CV. Rafa Mandiri sehingga bagian personalia dapat mengetahui karyawan yang tidak disiplin dan tertib untuk segera diambil tindakan yang dianggap perlu dalam melakukan pembinaan terhadap karyawan yang dianggap kurang disiplin dalam bekerja.

(5)

INF-119

Ucapan terima kasih kepada Ketua STMIK Nusamandiri, kedua orang tua, dan teman-teman yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu atas bantuannya.

REFERENSI

Ariesna, Hana. (2014). Pembangunan Sistem Absensi dan Honor Guru SMA Negeri 2 Kotabumi Menggunakan Web Framework Codeigniter. ISSN:2407-6171. Bandar Lampung: Sembistek 2014 Institut Bisnis dan Informatika Darmajaya.

Brady, M.,& Loonam, J. (2010). Exploring the use of entity-relationship diagramming as a technique to support grounded theory inquiry. Bradford: Emerald Group Publishing.

Kroenke. (2006). Pengertian ERD. Jakarta.

Nugroho, Adi. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak

Berorientasi Objek dengan metode USDP.

Yogyakarta: Andi Offset.

Pressman, Roger . (2010). Software Engineering: A Practitioner's Approach, Edisi ke 6, New York : McGraw-Hill.

Pohan, Husni Iskandar. (2003). Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga.

Widodo, Prabowo Pudjo. (2011). Menggunakan UML (Unified ModelingLanguage). Bandung: Informatika Bandung.