APLIKASI SEDERHANA UNTUK PERHITUNGAN IP MAHASISWA DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT MACRO EXCELL

APLIKASI SEDERHANA UNTUK PERHITUNGAN IP MAHASISWA DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT MACRO EXCELL

Disusun oleh :

MS Harlina, SKom.,MM / NIP : 880082

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS GUNADARMA

APLIKASI SEDERHANA UNTUK PERHITUNGAN IP MAHASISWA DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT MACRO EXCELL

MS Harlina

Sistem Informasi, Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma

UNIVERSITAS GUNADARMA, Jalan Margonda Raya no 100, Depok 16421 harlina@staff.gunadarma.ac.id

Abstraksi

Sistem pengolahan perhitungan IP Mahasiswa merupakan salah satu bagian dari sistem pengolahan Data yang mengalami perkembangan cukup pesat. Perkembangannya di sebabkan karena Sistem Pengolahan Data Nilai Mahasiswa mampu mendukung kebutuhan pengolah data dan administrator yang berwenang dalam mengolah data mahasiswa setiap semesternya. Aplikasi mampu dan lebih efisien dalam mendukung proses pengambilan keputusan dan dirancang untuk dapat mengolah data dengan cepat, tepat dan uptodate, sehingga pihak yang berwenang menggunakan data nilai dapat menggunakannya dengan effisien. Aplikasi pengolahan data perhitungan IP mahasiswa ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Macro Excell 2013. Aplikasi ini menggunakan 2 sheets, dimana sheets pertama digunakan untuk memasukan, mengubah, melihat maupun menghapus data pada database dan sheets kedua digunakan sebagai database untuk menyimpan record hasil pengolangan macro dari sheets 1. Dengan adanya aplikasi Perhitungan IP Mahasiswa ini, diharapkan dapat menjadi solusi alternative dan membantu administrator dan pengolah data nilai dalam melakukan pengolahan data dan menentukan keputusan untuk menghitung nilai IP mahasiswa disetiap semester dengan cepat dan penyusunan transkrip nilai dapat segera dilakukan dengan cepat.

Kata Kunci : Aplikasi, Pengolah Data, Mahasiswa, Macro Excell, Sheet

Pendahuluan

Keunggulan dari penggunaan komputer dan sistem yang terintegrasi tentu dapat membantu semua pekerjaan, sehingga menjadi lebih mudah dan effisien dikerjakan, terutama di lembaga pendidikan. Lembaga pendidikan merupakan salah satu bidang yang membutuhkan pengimplementasian sistem komputerisasi, salah satunya adalah sekolah. Sistem terkomputerisasi ini sangat dibutuhkan di lembaga pendidikan yang pada dasarnya memiliki permasalahan yang sama dalam mengolah data nilai siswa-siswi atau mahasiswa. Dengan adanya perkembangan informasi yang pesat dan banyak berhubungan dengan pengolahan data nilai, maka jumlah data nilai yang diolahpun semakin banyak dan kesalahan dalam pengolahan data nilai pun semakin banyak terjadi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, kemungkinan terjadinya kesalahan data dapat diminimalisir.

Sistem terkomputerisasi yang digunakan diharapkan mampu menghitung data nilai IP mahasiswa dan memudahkan bagian pengolah data mahasiswa lainnya, seperti pengaturan data pribadi mahasiswa, calon mahasiswa, absensi dan laporan-laporan yang berhubungan dengan

pengolahan data mahasiswa. Dalam membantu administrasi dan pengolahn data nilai, maka usaha yang akan dibangun adalah dengan membuat sebuah aplikasi sederhana yang diharapkan dapat menjawab semua permasalahan diatas. Aplikasi yang digunakan adalah aplikasi perhitungan IP (Indeks Prestasi) mahasiswa dengan menggunakan Microsoft Macro Excell.

Macro Excell dan Visual Basic for Applications (VBA) tidaklah sama persis, meskipun keduanya terkait erat, dan seringkali kebanyakan disamaartikan serta menggunakannya secara bergantian. Terkadang disebut macro, kadang disebut VBA dan lain waktu disebut Macro VBA atau VBA Macro. Macro adalah barisan perintah atau kode yang dengannya excel melakukan sesuatu secara otomatis. Dengan kata lain macro adalah kode atau script tertentu sedangkan Visual Basic for Applications adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat macro. Makro merupakan sebuah alat yang memungkinkan untuk menjalankan perintah secara otomatis dan menambahkan fungsionalitas pada formulir, laporan, dan data kontrol. Seperti makro, VBA memungkinkan untuk menjalankan tugas-tugas tertentu secara otomatis dan menambahkan fungsi-fungsi lainnya pada aplikasi excel. Macro dapat memperluas kegunaan VBA dengan menggunakan kontrol pihak ketiga, dan bisa digunakan untuk menulis fungsi dan prosedur sesuai kebutuhan tertentu.

Macro adalah perangkat lunak yang sangat populer yang tersedia di sebagian besar aplikasi Windows. Banyak aplikasi Windows menyediakan program Macro secara built-in. Salah satunya adalah di dalam rumus Excel. Langkah Sederhana untuk pengolah data dengan Macro, yaitu sebagai berikut :

1. Membuat Folder Khusus

Hal yang pertama kali perlu dilakukan untuk belajar macro excel adalah dengan membuat folder khusus yang berfungsi menyimpan hasil pembelajaran macro serta VBA. Letakan folder dimana saja, termasuk termasuk untuk menyimpannya pada folder Drive D dengan nama “Kelas Macro Excel”.

2. Tampilkan Tab Developer

Jika folder telah dibuat, maka dapat memastikan TAB developer telah muncul di dalam aplikasi excel.

3. Cek Security Setting

Sebelum melangkah lebih lanjut, harus memastikan bahwa kode VBA yang ditulis berjalan dengan normal. Pastikan juga excel yang digunakan telah mengijinkan adanya penggunaan macro. Proses ini disebut juga dengan check security setting. Klik lah “macro security” di bagian TAB Developer :

Jika telah muncul “window trust center”, maka atur dan pilih opsi “disable all macros with notification”. Lalu, tekan “OK”. Namun, ada juga opsi lain yakni disable all macros without notification dimana macro tidak diperkenankan untuk berjalan sama sekali. Ada juga opsi „disable all macros with notification‟ yakni macro dapat berjalan apabila diizinkan user. Disable all macros except digitally signed macros yang mengizinkan macro disertai kartu digital. Enable all across dimana semua macro diijinkan berjalan pada MS. Excel. Serta Trust Acces to the VBA project object model yakni izin khusus untuk bisa akses komponen VBAProject.

4. Setting Trusted Locations

Proses belajar macro Excel yang selanjutnya adalah dengan meletakkan file pada lokasi yang terpercaya (trusted locations), Sehingga, file excel dengan berbagai kode macro VBA bisa berjalan tanpa adanya pemeriksaan.

Lokasi tersebut dapat di-setting di bagian “Trust Center” yang ada pada “Trusted Location”. Untuk cara mengatur folder “Kelas Macro Excel” yang sudah dibuat menjadi lokasi terpercaya dapat Anda simak di bawah ini:

 Di bagian Tab Developer, Anda klik “Macro security” pada grup “Code”.

 Selanjutnya, akan muncul window trust center, lalu pilih lah “trusted locations”.

 Lalu, pilih lah “add new location”.

 Klik “menu browse” lalu cari lah lokasi folder tersebut.

 Apabila ada folder lain dalam folder tersebut, maka sub folder akan masuk pada lokasi terpercaya. Selanjutnya, Anda centang pada bagian “subfolders of this location are also trusted”.

 Berikan deskripsi pada lokasi yang telah dipilih.

 Klik “OK”, lalu “OK” lagi.

5. Simpan File dengan Ekstensi Secara Tepat

Jika file excel yang digunakan memakai macro VBA, sebaiknya disimpan pada format file dengan tepat yakni yang mendukung enabled macro. Sebab, kesalahan penyimpanan pada format yang tidak bisa mendukung macro, akan membuat kode macro tidak terdeteksi. Salah satu jenis format file yang dapat dipilih adalah menyimpan pada format Excel Macro-Enabled Workbook(.xlsm). Silakan beri nama “Kelas Macro-Excel 1”.

Simpan lah file di dalam folder yang telah dibuat. Pada tahap ini, Anda sudah memilih file dengan format yang tepat. Lanjut ke proses belajar macro excel yang selanjutnya.

6. Buka lah Visual Basic Editor

Selanjutnya, buka lah Visual Basic Editor (VBE). Sekadar informasi bahwa VBE ini adalah fasilitas untuk berinteraksi dalam menyusun kode VBA. Untuk membuka VBE terdapat beberapa cara:

 TAB Developer, lalu klik „Grup Code‟ lalu pilih lah „visual basic‟.

 Klik kanan nama sheet pada sheets tab, kemudian Anda pilih „view code‟.

 Shortcut dengan menekan tombol Alt + F11.

Sila pilih cara yang paling mudah menurut Anda. Jika VBE telah terbuka, maka, lanjutkan belajar macro excel dengan mengenal berbagai opsi pada VBE Excel.

7. Buat Modul yang Baru

Belajar macro excel yang selanjutnya adalah dengan membuat modul baru. Untuk membuat modul yang pertama, sila simak langkahnya berikut:

 Klik kanan project explorer. Lalu pilih VBA Project yang berisikan nama file Anda.

 Selanjutnya, pilih lah „insert‟ – „module‟.

 Setelah itu, akan muncul sebuah modul yang baru di „Project Explorer‟.

 Modul yang pertama dibuat akan diberi nama secara default dengan „Module1‟. Setelah diklik dua kali, maka kode modul ditampilkan pada „main code window‟.

8. Buat Macro Pertama

Selanjutnya, tuliskan kode „sub macro pertama‟ di main code window, lalu tekan lah „enter‟. Setelah itu, di bagian bawah kode yang dibuat akan muncul „End Sub‟. Pada bagian tengah kode, tambahkan dengan tulisan kode macro “Saya sedang belajar macro excel”

9. Jalan kan Macro

Agar bisa melihat hasil kode macro, lakukan langkah seperti :

 Klik pada bagian MacroPertama yang sudah dibuat, semisal pada bagian depan teks MsgBox dengan “saya sedang belajar macro VBA”.

 Pilih lah menu Run, lalu Run Sub/UserForm.

 Lalu, akan muncul kotak pesan dialog “Saya sedang belajar macro VBA”.

Kelebihan Microsoft Excel

Microsoft Excel sebagai program populer memiliki kelebihan/keunggulan diantaranya yaitu : 1. Antarmuka pengguna yang userfriendly.

2. Tersedianya fitur untuk membuat grafik data. 3. Adanya fitur pemrograman VBA.

4. Kemampuan menyimpan data dalam jumlah besar.

5. Mudah dioperasikan jika paham rumus dan logika dalam Excel. Kekurangan Microsoft Excel

Selain memiliki kelebihan, Microsoft Excel juga memiliki kekurangan/kelemahan diantaranya yaitu :

1. Merupakan program berlicensi sehingga harus membayarnya kepada pengembang. 2. Jika belum tahu rumus dan logika excel, akan mengalami kesulitan dalam

mengoperasikannya.

3. Jika salah menggunakan rumus akan berakibat pada kesalahan membaca data.

Kekurangan dan kelebihan dari Microsoft Excell ini merupakan kelebihan dan kekurangan dari Macro Excell, karena Macro merupakan bagian fasilitas telah tersedia di Microsoft Excell.

METODE PENULISAN

Penulisan ini bertujuan untuk menghasilkan produk perangkat lunak aplikasi (application software) yang dapat dijalankan pada perangkat keras PC. Perangkat lunak aplikasi ini berbasis VBA yang memanfaatkan macro pada Microsoft Excel sebagai penghubung antara keduanya. Aplikasi yang dimaksud adalah sistem pengolahan nilai berbasis VBA yang berfungsi sebagai alat pembantu pengolah nilai Indeks Prestasi. Penulisan dilakukan dengan menggunakan model penelitian Research and Development, Bertujuan untuk menghasilkan produk tertentu dan sekaligus menguji keefektivan produk tersebut dan menjadi metode yang paling relevan untuk digunakan dalam penulisan ini. Objek penelitian dalam penulisan ini adalah pengembangan sistem pengelolaan nilai berbasis VBA . Aplikasi ini ditujukan sebagai salah satu media pengelolaan nilai Indeks Prestasi yang bersifat digital. Dalam melakukan penelitian ini, metode studi pustaka digunakan, yaitu dengan mengkaji pustaka-pustaka yang berkaitan dengan pembelajaran bergerak, pembelajaran berbasis permainan digital, dan pembelajaran algoritma. Studi literatur akan menghasilkan konsep-konsep terkait yang dapat digunakan pada penelitian dan akan menghasilkan kebutuhan-kebutuhan yang perlu diakomodasi oleh aplikasi, bagaimana seharusnya aplikasi dirancang untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Studi aplikasi mengkaji aplikasi-aplikasi terkait yang sudah ada.

PEMBAHASAN

Indeks Prestasi adalah nilai rata-rata yang diperoleh mahasiswa setelah menyelesaikan satu tahapan atau kombinasi lebih dari satu tahapan penilaian hasil belajar. Indeks Prestasi terdiri dari Indeks Prestasi Semester, Indeks Prestasi Kumulatif, dan Indeks Prestasi Akhir. Indeks Perstasi tiap mahasiswa dapat dihitung sendiri sebelum hasil sebenarnya dikeluarkan oleh Kampus. Perhitungan Indeks Prestasi sangatlah penting untuk mengetahui perkiraan nilai yang didapat dari tiap tahapan penilaian hasil belajar, sehingga mahasiswa dapat memperhitungkan nilai yang harus didapat untuk memperoleh IP yang diharapkannya. Microsoft Excel merupakan software yang salah satu fungsinya adalah sebagai basis data. Di dalam Microsoft Excel terdapat Macro yang dapat mengotomatisasi operator atau fungsi yang ada pada Microsoft Excel. Selain itu, di dalam Microsoft Excel juga terdapat Excel Visual Basic for Application (VBA) yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi. Penelitian ini mengkaji tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pembuatan aplikasi perhitungan Indeks Perstasi (IP) menggunakan Macro dan VBA untuk membantu mahasiswa dalam melakukan simulasi perhitungan indeks Perstasi (IP) mahasiswa. Proses Pembuatan aplikasi ini dimulai dengan :

Analisa Program

Visual Basic for Applications (VBA) adalah rangkaian instruksi dalam bahasa program aplikasi yang digunakan untuk memaksimalkan pemanfaatan Microsoft Excel. Beberapa hal yang bisa dilakukannya antara lain otomatisasi pengolahan data, otomatisasi tugas-tugas yang berulang, melakukan operasi matematika yang kompleks, dan pembuatan fungsi sendiri. Kemampuan ini dapat diperoleh dengan penggunaan VBA macro programming yang terdapat

dalam Microsoft Excel. Dengan VBA macro programming semua pekerjaan pengolahan data menjadi lebih efektif dan efisien.

Aplikasi sederhana untuk perhitungan Indeks Prestasi Mahasiswa ini dilakukan dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak Microsoft Excel dan Macro VBA sebagai perangkat untuk pemrosesan data menjadi sebuah informasi . Dalam Program Macro ini menggunakan 2 sheets, dimana sheets pertama digunakan untuk menginput, mengedit dan mengecek data mahasiswa. Dalam Menu Input Data Mahasiswa terdapat comment button input data dan button tambah dan hapus data. pada database. Sheet kedua digunakan sebagai database untuk menyimpan record hasil pengolangan macro dari sheets 1. Terdapat 3 bagian, dimana bagian pertama untuk menyimpan/menambah data kemudian bagian kedua untuk melihat data pada database dan kebagian ketiga untuk edit data dimana di bagian edit data ini bisa digunakan untuk mengubah/memperbaharui data maupun menghapus data .

Penjelasan Program

Pembuatan program Aplikasi Perhitungan IP Mahasiswa ini di mulai dengan membuat Rancangan Tampilan Menunya . Pada bagian pertama yang digunakan untuk memasukan data menggunakan Input Data Mahasiswa untuk menginput data, untuk menambah data dapat menggunakan button Tabah yang secara otomatis hasil input data akan diproses oleh button tambah dan disimpan pada database sheets 2. Untuk menentukan IP/Grade mahasiswa menggunakan perhitungan pada macro vba, dimana nilai uts dikalikan dengan 70% dan nilai uts dikalikan dengan 30% . Berikut adalah Tampilan Menu Input Data :

Gambar 1. Tampilan Menu Input Data

Bagian Menu Cek IP Mahasiswa dibawah ini, digunakan untuk melihat Indek Prestasi atau Grade mahasiswa berdasarkan NPM yang selanjutnya akan di proses melalui program Macro VBA . Jika NPM yang di masukan sesuai dengan data yang ada pada database maka akan ditampilkan pada cell Nama, Mata kuliah dan IP. Namun jika tidak sesuai akan menampilkan pesan kesalahan . Berikut adalah tampilan Menu Cek IP Mahasiswa :

Gambar 2. Menu Cek IP Mahasiswa

Pada bagian Menu Edit Data Mahasiswa digunakan untuk mengedit data dimana user bisa mengubah data maupun menghapus data berdasarkan NPM yang diinputkan . Jika NPM yang dimasukan sesuai dengan database pada sheets 2 maka, data akan ditampilkan dan bisa dimodifikasi, namun jika NPM tidak sesuai akan ditampilkan pesan kesalahan .Terdapat dua button yang digunakan untuk memperbahurui (ubah) dan hapus data dengan referensi npm yang di inputkan

Gambar 3. Menu Edit Data Mahasiswa

Tampilan Menu pada gambar diatas, mempunyai fungsi masing-masing sesuai dengan kebutuhannya. Setelah data input dimasukan, maka program akan memproses data. Jika data yang dimasukkan benar dan sesuai dengan fungsi buttonnya, maka data akan langsung masuk ke database sesuai dengan recordnya. Jika terjadi kesalahan input atau memasukkan data, maka akan muncul instruksi sehingga struktur kontrol kendali akan bekerja untuk menghindari kesalahan pada saat proses input data.

Database yang digunakan untuk menampung record hasil inputan pada sheets 1 terdapat 4 field, dimana field tersebut adalah : NPM, Nama, Kelas, Mata Kuliah, Nilai UTS, Nilai Uas dan Hasil . Semua field di simpan dari hasil inputan pada sheet 1 kecuali field hasil, karena field hasil harus diolah terlebih dahulu untuk mendapatkan IP atau Grade dari Nilai UTS dan Nilai UAS yang mahasiswa dapatkan . Berikut adalah tampilan record input data :

Gambar 4. Tampilan Data Record pada Aplikasi Excell

Secara keseluruhan hasil Pembuatan aplikasi program perhitungan IP Mahasiswa dengan menggunakan Microsoft Excell dan Macro Excell ini dapat ditampilkan dengan baik. Berikut adalah hasil dari seluruh inputan data dari Sheet 1 (Form Macro) dan Sheet 2 (Record Database pad Excell).

KESIMPULAN

Macro adalah sebuah media yang dapat membantu pekerjaan manusia, mampu merekam semua perintah yang diinput dan menjalankan perintah tersebut secara otomatis . Macro merekam kejadian (perintah) secara berurutan, sehingga serangkaian perintah tersebut dapat dijalankan dengan satu langkah. Dalam pembuatan sebuah macro, kita harus menginput perintah yang dapat dipahami komputer. Sebuah bahasa pemrograman yang dapat dipahami oleh computer dalam proses penginputan makro disebut Visual basic of Application language ( Bahasa Pemrograman ).

Berdasarkan hasil analisis data tentang permasalahan yang diteliti, yakni Program Aplikasi Perhitungan IP Mahasiswa Menggunakan Macro, dapat diambil kesimpulan bahwa Macro adalah salah satu solusi terbaik untuk mengolah data nilai mahasiswa dengan menggunakan program sederhana dari aplikasi macro. Teknik untuk menginput data dapat disesuaikan dengan keputuhan button dan comment button yg tersedia pada macro. Program ini sangat sederhana dan merupakan tugas kuliah yang diberikan pada mata kuliah konsep teknologi informasi. Pembuatan suatu program dengan menggunakan macro sangatlah mudah namun demikian harus mengerti teknik, logika dan rumus penggunaan Microsoft Excel. Hal ini dapat diperoleh dangan belajar secara autodidak melalui internet.

Saran

Aplikasi Perhitungan IP Mahsiswa ini masih sangat sederhana dan masih perlu pengembangan lebih lanjut untuk menampilkan kebutuhan button dan coment button dalam setiap tampilan menunya sesuai dengan kebutuhan data Input. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu memperkenalkan penggunaan Macro Excell sebagai salah satu solusi untuk membantu kebutuhan sehari-hari dalam bentuk teknologi sederhana.

DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

https://kerabatgalih.wordpress.com/2012/10/13/pengertian-macro-excel/

https://erdendi.wordpress.com/2013/12/28/format-penulisan-ilmiah-universitas-gunadarma/

Perpustakaan Universitas Gunadarma BARCODE

BUKTI UNGGAH DOKUMEN PENELITIAN PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GUNADARMA

Nomor Pengunggahan

SURAT KETERANGAN

Nomor: 245/PERPUS/UG/2021

Surat ini menerangkan bahwa:

Nama Penulis : M. S. HARLINA, SKOM

Nomor Penulis : 880082

Email Penulis : harlina@staff.gunadarma.ac.id

Alamat Penulis : Villa Pertiwi Blok I.1 No.5 Cimanggis Depok 16415

Telah menyerahkan hasil penelitian/ penulisan untuk disimpan dan dimanfaatkan di Perpustakaan Universitas Gunadarma, dengan rincian sebagai berikut :

Nomor Induk : FTI/IA/PENELITIAN/245/2021

Judul Penelitian : APLIKASI SEDERHANA UNTUK PERHITUNGAN IP MAHASISWA DENGAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT MACRO EXCELL

Tanggal Penyerahan : 23 / 01 / 2021

Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya dilingkungan Universitas Gunadarma dan Kopertis Wilayah III.