1. Ruang Lingkup
Peneliti yang berada dilingkungan Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI, serta pengguna/USER dari instansi terkait yang berhubungan dengan penelitian.
2. Tujuan
Menjamin proses peminjaman fasilitas secara sistematis mulai dari permohonan sampai dengan pengembalian sehingga jelas penanggung jawabnya dan kondisi fasilitas yang dipinjam sama seperti keadaan semula.
3. Acuan
Panduan SOP yang berlaku
4. Definisi
Penggunaan/peminjaman fasilitas adalah kegiatan pemindahtanganan hak penggunaan fasilitas yang berada di bawah tanggungjawab Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI kepada pihak lain (peminjaman).
Pengguna/Peminjam adalah peneliti yang berada di lingkungan Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI Pengguna/Peminjam adalah peneliti yang berada diluar lingkungan Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI
5. Penanggungjawab
Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI Kepala Bidang Sarana Penelitian.
Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian, terhadap kelancarana jalannya pengelolaan dan management (Asset/peralatan penelitian dan databasenya)
6. Pelaksana
Teknisi Penelitian Teknisi Laboratorium.
7. Waktu
Segera ditindaklanjuti satu hari setelah laporan permohonan penggunaan peralatan penelitian diterima oleh petugas terkait.
8. Tempat
Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI
9. Distribusi
Kepala Bidang Sarana Penelitian
Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian Teknisi Peralatan
Teknisi Laboratorium.
10. PROSEDUR
b. Pengguna/peminjam mengajukan surat permohonan penggunaan dan peminjaman alat/fasilitas penelitian yang ditujukan kepada Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI dengan ketentuan sebagai berikut:
Pengguna/peminjam yang berasal dari instansi terkait maka formulir pengajuan alat ditandatangani oleh yang bersangkutan.
Pengguna/peminjam yang berasal dari institusi sendiri formulir peminjaman alat disetujui oleh Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI
Pengguna/peminjam yang berasal dari institusi lain, wajib didampingi oleh operator/teknisi peralatan yang berasal dari Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI.
c. Surat permohonan penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian yang telah disetujui ataupun tidak disetujui oleh Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI , diteruskan kepada Kepala Bidang Sarana Penelitian.
d. Kepala Bidang Sarana Penelitian memberikan desposisi kepada Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian agar mengatur proses administrasi dan penyiapan alat..
e. Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian bersama staf dan teknisi peralatan menyiapkan peralatan yang akan digunakan serta mengisi daftar pemakaian alat yang dibuat rangkat 2 (dua). Dan ditandatangani masing-masing oleh Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian dan pihak pengguna serta diketahui oleh Kepala Bidang Sarana Penelitian.
f. Surat permohonan peminjaman Alat/Fasilitas harus melampirkan daftar peralatan/fasilitas yang akan digunakan dan diserahkan kepada Kepala Bidang Sarana Penelitian paling lambat 2 (dua) hari sebelum tanggal pelaksanaan kegiatan.
g. Pengembalian Alat/Fasilitas yang dipinjam harus tepat waktu sesuai tanggal kembali yang tertera pada surat permohonan dan daftar peminjaman kepada Kepala Sub Bidang Peralatan Penelitian.
h. Apabila terjadi kerusakan/hilang pada Alat/Fasilitas yang dipinjam maka peminjam wajib mengganti kerugian yang ditimbulkan dengan ketentuan sebagai berikut:
Jika kerusakan yang ditimbulkan masih dapat diperbaiki, maka peminjam dapat memperbaiki Alat/Fasilitas tersebut sehingga berfungsi seperti sedia kala.
Jika kerusakan yang ditimbulkan tidak dapat diperbaiki, maka peminjam wajib mengganti baru Alat/Fasilitas tersebut sesuai dengan spesifikasi Alat/Fasilitas tersebut.
Jika mengalami kehilangan apapun penyebabnya, maka peminjam wajib mengganti baru Alat/Fasilitas tersebut sesuai dengan spesifikasi dari Alat/Fasilitas tersebut.
i. Penentuan tingkat kerusakan dan besarnya ganti rugi yang dibebankan kepada peminjam dilakukan oleh Kepala Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI berdasarkan pada hasil kesepakatan dengan penanggung jawab peminjam, setelah meneliti tingkat kerusakannya.
j. Alat/Fasilitas yang dapat digunakan/dipinjam adalah semua peralatan penelitian yang berada di Pusat Penelitian Laut Dalam .
l. Semua peralatan/fasilitasi kantor yang digunakan oleh pihak luar baik institusi maupun perorangan akan dikenakan biaya sewa alat/fasilitas dan biaya operator.
m. Besar biaya sewa alat/fasilitas ditentukan berdasarkan Keppres No. Tahun 2014, sedangkan biaya sewa operator ditentukan berdasarkan SBU yang ditetapkan oleh Kementerian Keuangan RI.tahun berjalan.
n. Proses administrasi sewa/menyewa peralatan/fasilitas kantor, dilakukan oleh Kepala Suhb Bagian Keuangan beserta staf keuangan urusan PNBP dan diketahui oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
11. DOKUMEN TERKAIT
1. Surat Permohonan Penggunaan/Peminjaman Alat/Fasilitas
2. Instruksi Kerja Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas bagi institusi
3. Instruksi Kerja Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas bagi perorangan (diluar institusi) 4. Surat Jalan
MANUAL PROSEDUR
PENGGUNAAN/PEMINJAMAN ALAT PENELITIAN
1. Semua jenis alat penelitian dalam manual prosedur ini adalah alat penelitian yang menjadi inventaris Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI .
2. Semua jenis alat penelitian yang menjadi inventaris Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI dapat digunakan/dipinjam, baik oleh peneliti, teknisi, maupun peneliti dari luar institusi. 3. Semua jenis alat penelitian tidak merupakan satu kesatuan penggunaan/peminjaman,
maka peminjaman dapat dilakukan untuk keduanya atau salah satu dari keduanya.
4. Penggunaan/peminjaman yang dimaksud dapat untuk penelitian yang diselenggarakan oleh Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI , atau kegiatan-kegiatan penelitian lain, baik di dalam maupun di luar Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI .
5. Pada dasarnya, semua alat penelitian diadakan dalam rangka mendukung kegiatan penelitian yang ada di Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI .
6. Sesuai dengan nomor 5 di atas, maka prioritas peminjaman sesuai dengan urutan berikut: a. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk kegiatan proyek yang
dibiayai oleh DIPA
b. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk kegiatan proyek yang dibiayai oleh kompetitif.
c. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk kegiatan proyek yang dibiayai oleh kementerian lain
d. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk analisa hasil penelitian projek DIPA
e. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk analisa hasil penelitian projek kompetitif
f. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian untuk analisa hasil penelitian projek kementerian lain
g. Penggunaan/peminjaman Alat/Fasilitas penelitian diluar point (a), (b), (c), (d) dan (e) yang diselenggarakan oleh kerjasama antar institusi dan swasta.
FORMULIR PENGGUNAAN/PEMINJAMAN ALAT
No. Formulir
Nama pengguna/peminjam :
Tanggal penggunaan/peminjaman : ……… s/d ……….
Nama Alat :
Type :
Nomor alat :
Jumlah :
Keperluan :
Kondisi :
Catatan:
Apabila terjadi kerusakan/hilang pada fasilitas yang dipinjam maka peminjam wajib mengganti kerugian yang ditimbulkan dengan mengikuti ketentuan yang berlaku di Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI .
Ambon……….
Ka Sub. Bid. Peralatan Penelitian, Pemohon/pengguna
DIAGRAM ALUR PENGUNAAN/PEMINJAMAN ALAT PENELITIAN
1. Pengguna/peminjam mengisi secara lengkap lembar penggunaan/peminjaman alat/fasilitas penelitian yang dapat diperoleh dari staf/teknisi peralatan penelitian.
2. Penggunaan/peminjaman untuk penelitian yang bersifat kontinyu cukup dilakukan sekali dan dapat berlaku untuk satu penelitian.
3. Pengguna/peminjam menyerahkan lembar penggunaan/peminjaman alat penelitian yang telah diisi kepada Sub Bidang/ Peralatant/Fasilitas penelitian paling lambat dua hari sebelum kegiatan dilakukan.
4. Staf/teknisi peralatan penelitian memeriksa ketersediaan alat yang dipinjam sesuai dengan prioritas, waktu masuk lembar penggunaan/PEMINJAMAN alat penelitian, dan jadwalnya.
5. Staf/teknisi peralatan penelitian harus memberitahukan kepada pengguna/peminjam dipenuhi atau tidaknya penggunaan/peminjaman selambat-lambatnya satu hari sebelum waktu pemakaian.
6. Penggunaan/peminjaman untuk kegiatan penelitian (intern) dapat meminta bantuan staf/teknisi peralatan apabila dimungkinkan atau membawa dan mengoperasikan sendiri alat penelitian yang dipinjamnya.
7. Penggunaan/peminjaman untuk kegiatan penelitian baik instansi pemerintah/swasta maupun perorangan oleh pihak luar harus didampingi oleh operator dari Pusat Penelitian Laut Dalam LIPI . dan pengguna/peminjam bertanggung jawab atas beban biaya untuk operator yang dipakai.
8. Pengguna/peminjam wajib mematuhi instruksi kerja pemakaian Alat/Fasilitas penelitian dan menjaga pinjamannya sebaik mungkin
10. Pengguna/peminjam wajib mengembalikan Alat/Fasilitas penelitian kepada Petugas Instrumen sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati.
11. Pengembalian Alat/Fasilitas penelitian yang melebihi waktu yang telah disepakati, dikenakan denda.
12. Pembayaran peminjaman dan atau denda keterlambatan pengembalian alat penelitian dilakukan pada saat pengembalian peminjaman.
13. Kerusakan alat penelitian yang disebabkan oleh kelalaian pengguna/peminjam sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna/peminjam. Penelitian Laut Dalam LIPI
SELESAI
Pengembalian alat penelitian pinjaman sesuai dengan waktu yang telah disepakati
Pengembalian alat penelitian yang melebihi waktu yang telah disepakati dikenakan denda
Patuhi instruksi kerja pemakaian dan menjaga peminjamannya
Kerusakan
penggunaan/peminjaman yang disebabkan oleh kelalaian sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna/peminjam
Pembayaran peminjaman alat dan atau denda dilakukan pada saat pengembalian pinjaman