1
RUMUSAN AUDIT DALAMAN
MESYUARAT MAJLIS KUALITI INSTITUT BIL. 1-2012
IPG: IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka Tarikh: 20 April 2012
Audit Dalaman: 1/2012
1. PENGENALAN
Audit Dalaman merupakan satu proses penilaian yang sistematik dan bebas yang dijalankan bagi memastikan semua aktiviti berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti Institut Pendidikan Guru (IPG) telah laksana dan diselenggarakan secara berkesan.
Audit Dalaman yang dilaksanakan secara berkesan, didokumentasi serta dilaporkan bertujuan membantu pihak pengurusan IPG membuat perancangan dan keputusan berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti berasaskan fakta.
Dokumen rujukan yang menjadi panduan melaksanakan pengauditan di IPG adalah:
Manual Kualiti IPG-PPK-MK-01
Prosedur Kualiti IPG-PPK-PUP-03
MS ISO 9001:2008 (First Revision): Quality Management Systems – Requirements
MS ISO 9000 : 2005 Quality Management System – Fundamentals and Vocabulary
Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam – 1 Januari 2010
2. OBJEKTIF AUDIT DALAMAN
Audit Dalaman bertujuan memastikan sistem pengurusan kualiti IPG mematuhi apa yang telah dirancangkan mengikut keperluan standard dan keperluan sistem pengurusan kualiti IPG (dasar dan prosedur IPG). Ia juga bertujuan memastikan sistem pengurusan kualiti IPG telah dilaksana dan diselenggarakan secara berkesan.
3. SKOP AUDIT DALAMAN
Semua proses dalam sistem pengurusan kualiti IPG diaudit mengikut perancangan yang ditetapkan.
Tempoh skop adalah dari 01 April 2011 hingga 31 Januari 2012.
3.1 PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
Audit Dalaman 1/2012 IPG Kampus Perempuan Melayu, telah dilaksanakan oleh Pasukan Audit Dalaman (PAD) Kampus Perempuan Melayu pada 21-24 Februari 2012. Pengauditan dilakukan oleh seorang (1) Ketua Audit dan tiga puluh satu orang Juruaudit Dalaman.
2
3.2 PROSEDUR KUALITI (PK) YANG DIAUDIT Prosedur Kerja yang diaudit adalah:
IPG KPM-PPK-MK-01
IPG KPM-PPK-PT-02 hingga IPG KPM-PPK-PT-09
IPG KPM-PPK-PUP-01 hingga IPG KPM-PPK-PUP-07
IPG KPM-PPK-PUS-01 hingga IPG KPM-PPK-PUS-03
Proses Perolehan, Penyediaan ABM dan Pengurusan Aset tetap diaudit (provision in MS ISO 9001:2800)
3.3 LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN (Corrective Action Report iatu CAR) DAN PEMERHATIAN (OBS):
CAR: Laporan Permintaan Tindakan Pembetulan dikemukakan untuk
ketidakpatuhan yang mungkin menjejaskan keberkesanan sistem kualiti secara menyeluruh atau membawa kepada kegagalan sistem kualiti kerana sebahagian besar atau keseluruhan sistem adalah tidak berkesan; dan memerlukan tindakan pembetulan yang segera.
PEMERHATIAN: Tindakan berterusan yang perlu diambil untuk mempertingkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti.
4. ANALISIS DATA LAPORAN AUDIT DALAMAN
Proses pengauditan selama empat (4) hari telah berjalan dengan baik dan berikut adalah dapatan kekuatan dan kelemahan sistem pengurusan kualiti di IPG Kampus Perempuan Melayu:
Kekuatan
BIL FUNGSI KLAUSA BUTIRAN KEKUATAN PROSEDUR
1 5 8.5.1 Juruteknik Komputer mengambil tindakan penambahbaikan untuk memantapkan lagi sistem kualiti perkhidmatan seperti berikut:
i) Jadual dan Borang Penyelenggaraan Pencegahan Peralatan ICT diwujudkan mulai Jan 2012 untuk merekod kerja
penyelenggaraan peralatan ICT di setiap jabatan/ unit.
Pengesahan dibuat oleh KJ/ KU berkenaan.
ii) Buku Kerja Harian Juruteknik Komputer diwujudkan mulai Jan 2012 untuk tujuan rekod dan pengesahan KJ/ KU yang
berkaitan.
PT-09
2 9 4.2.4 Auditee menyediakan sistem fail yang senang diakses. PUP-04 3 12 6.2.2 Auditee memastikan tindakan pencegahan dilaksanakan dengan
kerap.
PUP-02 4 1 5.5.3 Sebarang pindaan pada peraturan IPG KPM akan dimaklumkan
beberapa kali semasa perhimpunan pagi. Peraturan itu juga akan dimuatnaik ke Portal IPG KPM.
PT-03
5 6 4.2.4 Kerjasama dan akses kepada data, fail dan maklumat yang amat cekap di UPP dan unit rekod pelajar UPP.
PT-07
3
Kelemahan
4.1 DAPATAN TABURAN LAPORAN KETIDAKPATUHAN DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN
Dapatan keseluruhan ketidakpatuhan dan peluang penambahbaikan yang dikesan semasa audit adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2 di bawah:
Ketidakpatuhan (NCR) Peluang penambahbaikan (OFI)
3 10
Jadual 1: Dapatan Keseluruhan Ketidakpatuhan
KLAUSA NCR OFI JUM %
KLAUSA 4
0 - 6 60.0 6 46.15
KLAUSA 5
0 - 1 10.0 1 7.69
KLAUSA 6
0 - 2 20.0 2 15.38
KLAUSA 7
2 66.7 0 - 2 15.38
KLAUSA 8
1 33.3 1 10.0 2 15.38
JUMLAH 3 100.0 10 100.0 13 100.00 Jadual 2: Analisis Ketidakpatuhan Mengikut Klausa
Nota:
Klausa 4 – 4.1 (Keperluan Am), 4.2.4 (Kawalan Rekod) Klausa 5 – 5.5.3 (Komunikasi Dalam Organisasi) Klausa 6 – 6.4 (Persekitaran Kerja)
Klausa 7 – 7.5.1 (Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan) Klausa 8 – 8.4 (Analisis Data), 8.5.2 (Tindakan Pembetulan)
BIL FUNGSI KLAUSA BUTIRAN KELEMAHAN PROSEDUR
1 4 7.5.1 Laporan Kesihatan untuk Pengawal Keselamatan yang bernama Mohd. Yusof Mohd. dan No KP: 550322-04-5065 belum disediakan.
MK-01
2 8 6.3 Salah sebuah ‘walkie-talkie’ tidak dicaj baterinya sebelum digunakan di pos keselamatan.
MK-01 3 8 6.3 Laporan kerosakan tentang kipas di dalam bilik pengawal
keselamatan sebanyak dua kali (9/2/12 dan 11/2/12) belum diambil tindakan lagi.
MK-01
4 4 4.2.4 Ruang tarikh pada LAM-PUP06-02 selepas tandatangan pegawai yang menyedia dan mengesahkan perlu dicatatkan tarikhnya.
MK-01
4 Perincian NCR
PT-03 (Pengurusan Hal Ehwal Pelajar) Klausa 8.5.2
Didapati notis untuk tunjuk sebab yang dihantar kepada pelajar tidak menepati tempoh tujuh hari sebelum tarikh notis kehadiran dalam perbicaraan tatatertib dikeluarkan.
Bukti Penemuan:
1. Surat tunjuk sebab (LAM PT03-02b) bertarikh 10 JAN 2012
2. Surat notis perbicaraan no rujukan IPG Kampus PM 144.5/20 JLD 4 (30) bertarikh 10 JAN 2012
3. Borang khidmat kaunseling (LAM-PT03-02b) bertarikh 10 JAN 2012 PUP-06 (Penyelenggaraan Infrastruktur) Klausa 7.5.1
Didapati tiada tindakan diambil berdasarkan borang laporan kerosakan (LAM-PUP06-02) bertarikh 2 November 2011 dan 16 Februari 2012 mengenai kerosakan pada empat nut dan skru pada roda hadapan sebelah kanan pemandu bas (WEB 6552).
Bukti Penemuan
1. Borang laporan kerosakan (LAM PUP 06-02) bertarikh 2 November 2011.
2. Borang laporan kerosakan (LAM PUP 06-02) bertarikh 16 Februari 2012.
3. Rekod penggunaan menunjukkan bas tersebut digunakan sebanyak 10 kali sebagai pengangkutan di organisasi selepas laporan pertama dibuat.
PT-06 (Penilaian dan Pentaksiran Kurikulum) Klausa 7.5.1
Didapati markah pentaksiran bagi WAJ 3109 (Gerko Permainan) tidak sama dengan rumusan dalam jadual markah yang disediakan untuk pelaporan ke Unit Penilaian dan Peperiksaan.
Bukti Penemuan:
a) Markah Mona Shazreen Bt Mohd Zaim PISMP SN Sem. 2 bagi pentaksiran WAJ 3109 mempunyai selisih markah seperti berikut:
Aspek Markah diperoleh (kerja kursus) Markah diberi (Jad Markah)
Kejurulatihan 28 27 Pengelolaan 24.5 27
Perincian OFI
PROSEDUR KUALITI BUTIRAN OFI
IPG KPM-PPK- MK-01 (4.1)
Didapati pada ruang pemeriksaan dan pemantauan pada Jadual Pemeriksaan Cucian Tandas Harian bagi bulan Februari 2012 di Anjung Makmur, Jauhari dan Budiman, belum ditandatangani. Tarikh tandatangan terakhir penyelia ialah pada 7/2/12.
IPG KPM-PPK- PT-02 (8.4)
Penganalisisan data terhadap analisis program mengikut jabatan dan unit Tahun 2011 IPGK Perempuan Melayu telah dilakukan. Namun demikian, hasil penganalisisan data hendaklah memberi maklumat seperti kepuasan hati pelanggan, dan di mana penambahbaikan berterusan ke atas SPK boleh di buat.
IPG KPM-PPK- PT-09 (6.4)
Didapati ‘plug points’ di Makmal Komputer Budiman 1-6 adalah lebih tinggi daripada lantai dan bucunya sangat tajam. Keadaan ini boleh menjejaskan keselamatan pengguna (pelajar & pensyarah).
IPG KPM-PPK- PT-09 (6.2.2)
Auditee telah menghadiri kursus penyelenggaraan makmal sains pada tahun 1990an.
Namun demikian, didapati auditee masih kurang kompeten dalam aspek penyimpanan bahan kimia dalam makmal sains.
IPG KPM-PPK- PT-03 (4.2.4)
Tidak ada catatan pada doket yang terkandung dalam fail IPG Kampus PM144.5/20 Jld. 4 (Tindakan Tatatertib Disiplin Pelajar) walaupun ia telah digunakan untuk tujuan
perbicaraan kes disiplin pada 19 Jan 2012.
5 IPG KPM-PPK- PT-03
(4.2.4)
Didapati 2 kes penangguhan yang melibatkan dua orang guru pelatih belum lagi dikemaskinikan rekod dalam Buku Pendaftaran Guru-Guru Pelatih. Guru pelatih yang terlibat bernama:
a) Nur Dalila Binti Khamis (tarikh tangguh – 3 Jan 2012), melapor diri pada 16 Julai 2007
b) Farhana Binti Abu Bakar (tarikh tangguh – 19 Jan 2012), melapor diri pada 16 Julai 2007
IPG KPM-PPK- PT-04 (4.2.4)
Data enrolmen guru pelatih pada papan kenyataan di sebelah pintu JHEP masih menunjukkan enrolmen guru pelatih tahun 2011.
IPG KPM-PPK- MK-01 (4.2.4)
Didapati tiada senarai inventori bagi Bilik Persiapan Diri dan Bilik ERT Jabatan Kajian Sosial di Anjung Ehsan.
IPG KPM-PPK- MK-01 (4.2.4)
Tiada senarai inventori bagi Bilik Persediaan Diri dan Bilik ERT Jabatan Kajian Sosial di Anjung Ehsan.
IPG KPM-PPK- PUS-03 (5.5.3)
Pihak ULDP tidak dapat maklumat pegawai/staf/pensyarah yang mengikuti kursus luaran.
Ini menyukarkan pihak tersebut membuat penilaian keberkesanan kursus yang lebih menyeluruh.
4.2 LAPORAN AUDIT SUSULAN
Audit Susulan telah dijalankan bermula 5-9 Mac 2012 (tempoh verifikasi telah dipanjangkan hingga bulan April 2012).
4.3 PERBANDINGAN DAPATAN AD TAHUN 2002 HINGGA TAHUN 2012 Secara umum, IPG Kampus Perempuan Melayu telah dapat mematuhi keperluan standard sistem pengurusan kualiti yang telah dirancangkan serta dapat melaksana dan menyenggara secara berkesan. Jadual 4, Jadual 5, Jadual 6 dan Graf 1 di bawah menunjukkan trenda ketidakpatuhan dan pemerhatian kepada sistem pengurusan kualiti di IPG Kampus Perempuan Melayu bagi tahun 2002 – 2012.
Bil. AD NCR/CAR Bilangan PK yang dikeluarkan NCR/CAR
1. 1/2002 8 5
2. 2/2002 1 1
3. 1/2003 0 0
4. 2/2003 2 2 (PT-15, PT-21)
5. 1/2004 0 0
6. 2/2004 0 0
7. 3/2004 1 1 (PUP-08)
8. 1/2005 0 0
9. 2/2005 2 1 (PT-06,PUP-06)
10. 1/2006 0 0
11. 2/2006 0 0
12. 1/2007 1 1 (PUP-06)
13. 2/2007 1 1 (PUP-04)
6 Bil. AD NCR/CAR Bilangan PK yang dikeluarkan NCR/CAR
14. 1/2008 0 0
15. 2/2008 0 0
16. 1/2009 0 0
17. 2/2009 2 2 (PT-06, PT-09)
18. 1/2010 1 1 (PT-09)
19. 2/2010 2 2 (PT-09)
20. 1/2011 1 1 (PT-03)
21. 1/2012 3 3 (PT-03, PT-06, PUP-06)
Jadual 4: Trenda Taburan NCR/CAR Mengikut Pengauditan
J
Jadual 5: Trenda Taburan OBS/OFI Mengikut Pengauditan
Bil. AD OBS/OFI Bilangan PK yang dikeluarkan OBS/OFI
1. 1/2002 20 10
2. 2/2002 9 6
3. 1/2003 0 0
4. 2/2003 7 6 (PT-13, PT-15 (2), PT-21, PT-23, PUP-02, PUS-01)
5. 1/2004 0 0
6. 2/2004 2 2 (PUP-07, PUP-08) 7. 3/2004 2 2 (PT-07, PUP-08) 8. 1/2005 3 2 (PT-09, PT-22(2))
9. 2/2005 5 5 (PT-06, PT-12, PT-23, PUP-05, PUP-07) 10. 1/2006 2 2 (PT-23, PT-24)
11. 2/2006 2 1 (PT-24)
12. 1/2007 4 2 (PT-22, PUP-06) 13. 2/2007 3 3 (PT-11, PUP-01,PUS-01)
14. 1/2008 1 1 (PT-09)
15. 2/2008 1 1 (PT-22)
16. 1/2009 3 3 (PT-24, PUP-06, PUP-07) 17. 2/2009 2 2 (PT-12, PUP-08)
18. 1/2010 0 0
19. 2/2010 2 2 (PUP-08, PUP-09)
20. 1/2011 1 1 (MK-01)
21. 1/2012 10 10 (MK-01, PT-02, PT-03, PT-09, PUS-03)
7
AD NCR PP/OBS Keseluruhan
1/2002 8 20 28
2/2002 1 9 10
1/2003 0 0 0
2/2003 2 7 9
1/2004 0 0 0
2/2004 0 2 2
3/2004 1 2 3
1/2005 0 3 3
2/2005 1 5 6
1/2006 0 2 2
2/2006 0 2 2
1/2007 1 4 5
2/2007 1 3 4
1/2008 0 1 1
2/2008 0 1 1
1/2009 0 3 3
2/2009 2 2 4
1/2010 1 0 1
2/2010 2 2 2
1/2011 1 1 2
1/2012 3 10 13
Jadual 6: Rumusan Taburan Trenda NCR/OBS/OFI Tahun 2002-2012
8 Graf 1: Rumusan Taburan Trenda NCR/OBS/OFI Tahun 2002-2012
Analisis NCR dan OFI Mengikut Fungsi
Berikut ditunjukkan Analisis Ketidakpatuhan Dan Peluang Penambahbaikan Mengikut Fungsi:
Jadual 8: Analisis NCR dan OFI Mengikut Fungsi
9
5. Rumusan
Berdasarkan laporan NCR dan OFI Audit Dalaman 1/2012 (mengikut klausa dan fungsi) menunjukkan pihak pengurusan dan ahli-ahli MKI perlu memberi fokus kepada:
Klausa 4 – 4.1 (Keperluan Am), 4.2.4 (Kawalan Rekod)
Klausa 5 – 5.5.3 (Komunikasi Dalam Organisasi)
Klausa 6 – 6.4 (Persekitaran Kerja)
Klausa 7 – 7.5.1 (Kawalan ke atas Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan)
Klausa 8 – 8.4 (Analisis Data), 8.5.2 (Tindakan Pembetulan) Ringkasnya, bidang yang perlu ditambahbaik adalah:
1. Aspek pemantauan dan pengukuran untuk perkhidmatan outsource:
Where an organization chooses to outsource any process that affects product conformity to requirements, the organization shall ensure control over such processes. The type and extent of control to be applied to these outsourced processes shall be defined within the quality management system. (4.1 General Requirements)
Pihak pentadbir hendaklah memfokus pada 4.1 e) Memantau, mengukur (dimana perlu), dan proses-proses dianalisis; dan 4.1 f) Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai keputusan yang dirancang dan penambahbaikan berterusan ke atas proses-proses.
2. Aspek pengurusan persekitaran kerja (6.4)
Menentukan dan mengurus persekitaran kerja (dapatan audit dalaman 1/2012 merujuk kepada makmal komputer) yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan produk.
NOTA: Terma “persekitaran kerja merujuk kepada situasi kerja yang dilaksanakan termasuk fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti bunyi bising, suhu, kelembapan, pencahayaan, atau cuaca).
3. Aspek Kawalan ke atas pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan (7.5.1) Pihak pentadbir hendaklah merancang dan melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan secara terkawal. Pihak pentadbir hendaklah memberi tumpuan kepada pelaksanaan pemantauan dan pengukuran. (7.5.1 e))
4. Aspek Tindakan Pembetulan (8.5.2)
Pihak pentadbir hendaklah mengambil tindakan untuk menghapuskanpunca- punca ketidakakuran bagimengelakkan ianya berlaku lagi.Tindakan
pembetulan hendaklahbersesuaian dengan kesanketidakakuran yang berlaku.
6. PELUANG PENAMBAIKAN
Dicadangkan AJK Bimbingan & Pemantauan, Pemegang Prosedur Kualiti (PK) PUP-02 , PUP-07, Sekretariat dan LPS bekerjasama untuk:
10
• memberi bimbingan (bengkel, sesi dialog) tentang kehendak standard dan pelaksanaan proses-proses mengikut standard dan PK IPG;
• membuat pemantauan berkala (‘staggered’ sepanjang tahun) mengikut klausa MS ISO 9001:2008, fungsi;
• memasukkan sesi bimbingan dan pemantauan sepanjang tahun ke dalam takwim kampus;
• memastikan semua Pemegang PK membuat pemetaan proses untuk prosedur kualiti masing-masing dan dikongsikan dengan warga kampus;
• memaklumkan dapatan bimbingan dan pemantauan, serta pengeluaran borang CAR dan PAR (dari mana-mana pihak SPK) kepada pemegang PK PUP-07 untuk tindakan mengurus ketidakakuran produk (repair, rework, segregation, dan lain-lain).
Sehubungan itu, pihak pengurusan diharap memberi peruntukan untuk Unit LPS (dengan kerjasama PAD) merancang:
• Kursus Juruaudit Dalaman Baharu (Fasa 2)
• Kursus peningkatkan kemahiran mengaudit untuk Juruaudit Dalaman yang sedia ada
• Penghantaran seorang atau dua Juruaudit Dalaman untuk mengikuti Kursus Lead Assessor
• Kursus Six Sigma (a measure of quality that strives for near perfection. Six Sigma is a disciplined, data-driven approach and methodology for eliminating defects (driving toward six standard deviations between the mean and the nearest
specification limit) in any process – from manufacturing to transactional and from product to service.
7. PENUTUP
Laporan Audit Dalaman ini dibentangkan dalam Mesyuarat Majlis Kualiti Institut IPG Kampus Perempuan Melayu 1/2012 pada 20 April 2012 (sebelum penyelarasan peringkat zon dan induk).
Disediakan oleh:
Gan Lee Eng (Ketua PAD), IPG Kampus Perempuan Melayu 18.04.12
• Define design goals that are consistent with customer demands and the enterprise strategy.
• Measure and identify CTQs (characteristics that are Critical To Quality), product capabilities, production process capability, and risks.
• Analyze to develop and design alternatives, create a high- level design and evaluate design capability to select the best design.
• Design details, optimize the design, and plan for design verification. This phase may require simulations.
• Verify the design, set up pilot runs, implement the production process and hand it over to the process owner(s).
11