1
1. Latar Belakang
Didalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan Pasal 3 disebutkan bahwa “Setiap Penduduk wajib melaporkan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialaminya kepada Instansi Pelaksana dengan memenuhi persyaratan yang diperlukan dalam Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil”. Dengan demikian, orangtua yang telah memiliki anak setelah kelahirannya harus segera mengurus akta kelahiran anaknya agar memperoleh hak pendidikan, jaminan sosial dan lainnya serta dapat terdaftar sebagai warga negara.
Proses pengurusan identitas seseorang, baik kelahiran maupun kematian, membutuhkan persyaratan yang banyak dan terkadang orangtua memiliki kesibukan sehingga merasa banyak menyita waktu. Terlebih lagi harus kesana-kemari untuk memperoleh semua persyaratan dan harus menunggu antrian pelayanan.
Didalam Pasal 27 Undang-Undang 24 Tahun 2013 tersebut dijelaskan bahwa pelaporan atas kelahiran penduduk paling lambat 60 (enam puluh hari) sejak kelahiran. Sedangkan dalam Pasal 44 disebutkan pelaporan atas kematian paling lambat 30 (tiga puluh hari) oleh ketua rukun tetangga atau lainnya.
Pencatatan akta kelahiran dan kematian merupakan salah satu dari dokumen kependudukan yang cukup penting. Akta kematian berguna untuk memberikan kepastian hukum tentang kejadian kematian seseorang agar menjadi jelas dan tegas. Bagi ahli waris, akta kematian ini berguna untuk pengurusan warisan, klaim asuransi, pensiunan, perbankan, uang duka, dan lainnya.
Pengembangan aplikasi sistem pelaporan kelahiran dan kematian penduduk adalah inovasi dalam meningkatkan pelayanan masyarakat agar fasilitas kesehatan dapat mendaftarkan kelahiran dan kematian pada unit layanannya secara online. Hal ini memberikan mamfaat kepada pasien dan keluarga pasien untuk mendapatkan hak kependudukannya dengan cepat.
Setiap petugas layanan di beberapa fasilitas kesehatan, seperti rumah sakit, puskesmas dan bidan dapat dengan mudah melaporkan suatu peristiwa kelahiran melalui pengisian form berbasis website maupun android. Kemudian data tersebut akan dikirimkan ke sistem aplikasi yang dimiliki Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk diproses pembuatan akta kelahirannya. Sedangkan pelaporan kematian penduduk dilakukan oleh ketua RT
2 setempat atau keluarga yang bersangkutan sehingga proses penerbitan surat keterangan kematian oleh Kelurahan dapat dilakukan tanpa harus mendatangi kantor kelurahan tersebut.
Agar dapat digunakan secara maksimal, sistem pelaporan kelahiran dan kematian penduduk ini membutuhkan integrasi aplikasi layanan kesehatan dan layanan administrasi masyarakat, yaitu Aplikasi SIMRS milik RSUD Mardi Waluyo, Aplikasi SIMPUSTRONIK milik Dinas Kesehatan yang digunakan untuk seluruh Puskesmas di Kota Blitar, serta aplikasi SILPUSITRON yang digunakan pada kelurahan dan kecamatan. Hasil dari pengintegrasian aplikasi tersebut diharapkan dapat memudahkan masyarakat dalam mengurus Akta Kelahiran dan Akta Kematian.
2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari Pembuatan Aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk (Website dan Android) ini adalah :
a. Mewujudkan sistem pelaporan kelahiran dan kematian penduduk yang lebih cepat, praktis, efisien dan akurat berdasarkan informasi langsung dari fasilitas kesehatan maupun pihak kelurga/lingkungan yang bersangkutan.
b. Mengumpulkan dan menyediakan data kelahiran dan kematian yang dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan dan dapat dimanfaatkan/diolah sistem aplikasi lain.
c. Mengembangkan fitur pencatatan bayi lahir pada aplikasi layanan rumah sakit dan puskesmas
d. Memberikan fasilitas aplikasi pelaporan dan pencetakan surat kelahiran bayi yang dapat dimanfaatkan oleh bidan.
Sedangkan tujuan dari pembuatan aplikasi adalah :
a. Terwujudnya Portal Aplikasi yang dapat membantu proses pengajuan Akta Kelahiran, Akta Kematian dan Surat Keterangan dari Kelurahan.
b. Terwujudnya integrasi aplikasi layanan kesehatan khususnya dalam proses pelaporan kelahiran dan kematian penduduk.
c. Tersedianya aplikasi berbasis mobile (android) mendukung terwujudnya Smart Health (Smart City Bidang Kesehatan)
3
3. Halaman Login
Ketika URL atau alamat website diakses, pengguna akan menemui halaman login atau masuk ke website atau aplikasi. Pada halaman ini pengguna diminta memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) atau nomor eKTP dan nomor Kartu Keluarga (KK). Untuk penggunaan pada fasilitas kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas, pengguna yangmana sebagai operator yang ditunjuk oleh fasilitas kesehatan tersebut bisa masuk atau login menggunakan username dan password yang telah dimiliki.
Tampilan halaman login
4. Daftar Menu dan Fitur
Terdapat beberapa menu dan fitur pada Aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk. Daftar menu bisa dilihat pada sidebar atau bagian sisi kiri aplikasi ketika pengguna sudah berhasil masuk atau login. Adapun menu beserta fitur yang ada pada aplikasi ini yaitu,
a. Dashboard
Halaman Dashboard berisi summary atau ringkasan proses yang ada pada website atau Aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk.
b. Layanan Surat
Pada menu Layanan Surat terdapat dua fitur utama yaitu Daftar Pelayanan Surat dan Formulir Permohonan surat.
o Daftar Layanan Surat
Menampilkan daftar permohonan surat yang telah masuk dan diproses.
o Formulir Permohonan
4 Fitur ini berfungsi untuk menambahkan permohonan surat kelahiran atau kematian dengan mengisi formulir pada aplikai Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk.
c. Laporan
Menu ini menyajikan data laporan dan rekapitulasi dari aktivitas pelayanan surat permohonan, pada menu ini terdapat dua submenu yaitu,
o Laporan Layanan Surat
Menampilkan data pelayanan atau permohonan surat kelahiran dan/atau kematian berdasarkan waktu, status proses dan jenisnya.
o Rekapitulasi Permohonan
Menampilkan rekapitulasi jumlah permohonan surat kelahiran dan/atau kematian.
d. Pengaturan Sistem
Menu ini hanya bisa diakses atau dijalankan oleh pengguna dengan level atau tingkatan tertentu.
o Daftar Pengguna
Mengatur pengguna yang bisa menggunakan dan masuk pada aplikasi seperti menambah, menghapus dan mengubah password.
o Tingkatan Pengguna
Mengatur tingkatan pengguna berdasarkan menu apa saja yang bisa diakses atau digunakan oleh setiap pengguna.
e. Pengaturan Password
Menu ini berfungsi untuk mengubah password atau kata sandi untuk mengakses atau masuk pada aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk.
f. Logout
Berfungsi melakukan logout atau keluar dari aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk.
5 Tampilan daftar menu pada sidebar
6
5. Dashboard
Setelah masuk atau melewati halaman login, sistem akan mengarahkan pengguna menuju halaman Dashboard. Halaman Dashboard berisi summary atau ringkasan proses yang ada pada website atau Aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk. Pada halaman ini pengguna bisa melihat jumlah atau rekapitulasi permohonan surat kematian dan kelahiran dalam waktu tertentu, data surat permohonan terbaru serta ringkasan data lainnya sesuai dengan level atau tingkatan pengguna yang login atau masuk pada aplikasi.
Tampilan halaman dashboard
7
6. Alur Permohonan Surat Kelahiran
a. Menambahkan Data Permohonan Surat Kelahiran
Untuk menambahkan data permohonan surat kelahiran, pengguna dapat membuka menu layanan surat yang kemudian memilih atau klik tombol ‘Tambah Pelayanan Surat’
yang kemudian sistem akan menampilkan pilihan surat dan pilih pengguna bisa memilih
‘Surat Kelahiran’ yang kemudian akan menampilkan formulir permohonan.
Memilih menu Layanan Surat dan tombol Tambah Surat Layanan
Memilih formulir permohonan surat Kelahiran
8 b. Formulir Permohonan
Pada formulir permohonan terdapat beberapa grup formulir isian yaitu data keluarga, data anak atau bayi, data saksi, data pemohon dan data administrasi seperti lampiran dokumen persyaratan.
o Data Keluarga
Pada data keluarga terdapat Data Diri Ayah dan Data Diri Ibu. Pada pengisiannya, pengguna cukup memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada kolom yang tersedia, setelah terisi sistem akan detil menampilkan data kependudukannya.
Untuk data yang belum terisi atau belum sesuai bisa diisi atau diubah.
Grup formulir Data Keluarga
9 o Data Anak
Grup formulir data anak berisi mengenai data diri anak seperti nama anak, jenis kelamin, data tempat kalahiran, data penolong kelahiran dan data lainnya.
Grup formulir Data Anak
o Data Saksi
Pada grup formulir ini terdapat dua data saksi yang harus diisi yaitu saksi 1 dan saksi 2. Pada pengisiannya, pengguna cukup memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada kolom yang tersedia, setelah terisi sistem akan detil menampilkan data kependudukannya.
Grup formulir Data Saksi
10 o Data Administrasi
Grup formulir data administrasi berisi mengenai lampiran administrasi atau dokumen persyaratan permohonan kelahiran. Dokumen-dokumen tersebut diunggah ke sistem berupa gambar atau foto. Beberapa dokumen yang bisa dilampirkan pada formulir ini yaitu:
- Surat kelahiran dari penolong kelahiran - Nama dan identitas saksi kelahiran - Kartu Keluarga (KK) orang tua - KTP orang tua
- Kutipan akta nikah orang tua - SPTJM kebenaran data kelahiran
- SPJTM kebenaran sebagai pasangan suami istri
Grup formulir Data Administrasi
11 o Data Pelapor
Data pelapor merupakan data dari pelapor atau pemohon surat kelahiran. Pelapor bisa dari anggota keluarga seperti ayah atau ibu dari anak atau orang lain yang diberi kuasa.
Grup formulir Data Pelapor c. Daftar Permohonan
Daftar Data Permohonan atau Layanan surat
Daftar Permohonan Surat Kelahiran bisa dilihat pada menu Layanan Surat dengan mengaktifkan filter pada jenis surat = kelahiran.
d. Detil Permohonan
Detil Permohonan Surat Kelahiran yang telah diajukan bisa dilihat pada menu Layanan Surat. Untuk melihat detil datanya bisa di-klik tombol/logo detil pada data surat yang dimaksud.
Tombol Detil pada Layanan Surat untuk melihat Detil Permohonan
12 7.
Alur Permohonan Surat Kematian
a. Menambahkan Data Permohonan
Untuk menambahkan data permohonan surat kelahiran, pengguna dapat membuka menu layanan surat yang kemudian memilih atau klik tombol ‘Tambah Pelayanan Surat’
yang kemudian sistem akan menampilkan pilihan surat dan pilih pengguna bisa memilih
‘Surat Kematian’ yang kemudian akan menampilkan formulir permohonan.
Memilih menu Layanan Surat dan tombol Tambah Surat Layanan
Memilih formulir permohonan surat Kematian
13 b. Form Permohonan
o Data Saksi
Pada grup formulir ini terdapat dua data saksi yang harus diisi yaitu saksi 1 dan saksi 2. Pada pengisiannya, pengguna cukup memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada kolom yang tersedia, setelah terisi sistem akan detil menampilkan data kependudukannya.
Grup formulir Data Saksi
14 o Data Jenazah
Grup formulir ini berisi data jenazah meliputi identitas diri, waktu kematian, penyebab kematian dan data lainnya. Pada pengisiannya, pengguna cukup memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) pada kolom yang tersedia, setelah terisi sistem akan detil menampilkan data kependudukannya. Untuk data yang belum terisi atau belum sesuai bisa diisi atau diubah.
Grup formulir Data Jenazah
15 o Data Administrasi
Grup formulir data administrasi berisi mengenai lampiran administrasi atau dokumen persyaratan permohonan kematian. Dokumen-dokumen tersebut diunggah ke sistem berupa gambar atau foto. Beberapa dokumen yang bisa dilampirkan pada formulir ini yaitu:
- Surat keterangan kematian dari kelurahan
- Surat keterangan kematian dari fasilitas kesehatan - Kartu Keluarga (KK) jenazah
- KTP jenazah
- Surat catatan kematian dari kepolisian - Surat penetapan pengadilan
Grup formulir Data Administrasi
16 o Data Pelapor
Data pelapor merupakan data dari pelapor atau pemohon surat kematian. Pelapor bisa dari anggota keluarga, ketua RT, ketua RW atau orang lain yang diberi kuasa.
Grup formulir Data Pelapor c. Daftar Permohonan
Daftar Data Permohonan atau Layanan surat
Daftar Permohonan Surat Kematian bisa dilihat pada menu Layanan Surat dengan mengaktifkan filter pada jenis surat = kematian.
d. Detil Permohonan
Detil Permohonan Surat Kematian yang telah diajukan bisa dilihat pada menu Layanan Surat. Untuk melihat detil datanya bisa di-klik tombol/logo detil pada data surat yang dimaksud.
Tombol Detil pada Layanan Surat untuk melihat Detil Permohonan
17 8.
Membuat Laporan
Untuk saat ini terdapat dua bentuk laporan pada aplikasi Sistem Pelaporan Kelahiran dan Kematian Penduduk yaitu Laporan Layanan Surat dan Rekapitulasi Surat.
a. Layanan Surat
Layanan Surat merupakan laporan untuk mengetahui data surat yang masuk atau diproses berdasarkan jenis surat, status surat serta berdasarkan waktu pemasukan atau permohonan.
Tampilan Laporan Layanan Surat
b. Rekapitulasi Surat
Pada menu ini akan menampilkan rekapitulasi jumlah permohonan surat kelahiran dan/atau kematian.
Tampilan Rekapitulasi Layanan Surat
18 9. Melakukan Pengaturan Sistem
a. Mengatur Level atau Tingkatan Pengguna
Untuk melakukan pengaturan level atau tingkatan pengguna, pengguna bisa membuka menu Sistem submenu Level.
Tampilan halaman pengaturan tingkatan pengguna
b. Pengaturan Pengguna
Fitur pengaturan pengguna bisa diakses dengan cara memilih menu Sistem dan submenu Pengguna. Pada menu ini pengguna yang bisa menggunakan dan masuk pada aplikasi seperti menambah, menghapus dan mengubah password.
Tampilan halaman pengaturan pengguna
19 Untuk menambahkan pengguna baru, pengguna bisa memilih fitur atau tombol
‘Tambah Pengguna’ yang kemudian sistem akan mengarahkannya ke formulir penambahan pengguna.
Tampilan formulir data tambah pengguna
Tampilan konfigurasi akses pengguna
20 10. Mengubah Password atau Kata Sandi
Untuk mengubah password atau kata sandi, pengguna bisa membuka menu Ganti Password yang terdapat pada sidebar kanan aplikasi.
Tampilan mengganti password atau kata sandi