Pengesahan
Nama Dokumen :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI / TUGAS AKHIR SECARA DARING
UNIVERSITAS PELITA BANGSA
No Dokumen :
UPB-PM-03.02
No Revisi : 00
Diusulkan oleh
Wakil Rektor I Disetujui oleh
Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Disahkan oleh
Rektor
Dokumen Standar Operasional Prosedur ini, milik UNIVERSITAS PELITA BANGSA dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin
Rektor dan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu
BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Tujuan
Standar operasional prosedur ini bertujuan untuk memperlancar kelulusan mahasiswa dalam matakuliah Skripsi / Tugas Akhir yang berpedoman alur kerja dalam penyelenggaraan Sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring.
1.2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari standar operasional prosedur ini adalah diperuntukkan bagi seluruh Mahasiswa aktif pada di lingkungan Universitas Pelita Bangsa.
1.3. Referensi
Adapun referensi rujukan dari estándar operasional prosedur ini adalah sebagai berikut:
1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. Peraturan Pemerintah No. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;
3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Nomor 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;
5. Statuta Universitas Pelita Bangsa;
6. PP No. 21 Tahun 2020 tentang Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam Rangka Percepatan Penanganan Corona Virus Disease 2019;
7. Keputusan kepala BNPB No 13 tahun 2020 tentang perpanjangan status keadaan tertentu darurat bencana wabah penyakit akibat virus corona di Indonesia;
8. Surat Edaran Mendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Pencegahan Corona Virus Disease (COVID-19);
9. Surat Edaran Bupati Bekasi Nomor: 420/SE-37/ DISDIK/2020 tentang Perpanjangan Waktu Belajar di Rumah dan Libur Awal Ramadhan pada Masa Darurat CoronaVirus Disease 2019 (Covid-19) di Kabupaten Bekasi;
10. Surat Edaran Nomor: 038/SE/1.1.NA/UPB/III/2020 tertanggal 27 Maret 2020 tentang Perpanjangan Waktu Pelaksanaan Perkuliahan E-learning.
1.4. Definisi
Terdapat beberapa definisi yang perlu diperjelas dalam standar operasional prosedur ini, diantaranya:
1. E-Learning adalah suatu sistem atau konsep pendidikan yang memanfaatkan teknologi informasi dalam proses belajar mengajar.
2. Daring adalah memanfaatkan teknologi informasi secara daring dalam kegiatan pembelajaran dan pemberkasan.
1.5. Penanggung Jawab
Penanggung jawab dari standar operasional prosedur ini adalah Wakil Rektor bidang Akademik.
1.6. Ketentuan Umum
Pelaksanaan standar operasional ini adalah berdasarkan arahan Wakil Rektor Bidang Akademik yang disetujui oleh Ketua Lembaga Penjaminan Mutu dan disahkan oleh Rektor Universitas Pelita Bangsa.
BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN SIDANG SKRIPSI / TUGAS AKHIR SECARA DARING UNIVERSITAS PELITA BANGSA 2.1. Alur Pendaftaran Sidang oleh Mahasiswa
Mendaftar Sidang
1. Mahasiswa mengisi form pendaftaran dan meng-upload KRS terakhir, transkip nilai, bukti lunas administrasi keuangan, bukti bebas plagiasi dan softcopy Skripsi / Tugas Akhir dalam bentuk *.pdf
▼
Verifikasi Skripsi / Tugas Akhir oleh
Pembimbing
2. Dosen pembimbing mengunggah lembar persetujuan yang telah ditanda tangan ke alamat Link https://bit.ly/PersetujuanSkripsi dan memberi nama file yang diunggah dengan NIM mahasiswa dalam format
*.pdf.
▼
Verifikasi data keuangan oleh Bagian Keuangan
3. Bagian keuangan memverifikasi data mahasiswa yang telah mendaftar melalui link yang telah disediakan pada point 1
▼
Verifikasi Skripsi / Tugas Akhir oleh
Akademik
4. Akademik memverifikasi data dari form pendaftaran pada point 1 dan meng-crosscheck dengan adanya lembar persetujuan dari Dosen pembimbing 1.
▼
Distribusi Daftar Peserta Sidang
5. Akademik memasukkan data mahasiswa yang sudah lolos verifikasi ke dalam tabel mahasiswa siap sidang untuk diberikan kepada program studi masing-masing
▼
Menerima Jadwal Sidang
6. Mahasiswa menerima jadwal sidang berupa tanggal, hari, waktu dan prosedur sidang daring dari program studi masing-masing
▼
Melaksanakan Sidang
7. Mahasiswa mengikuti sidang secara daring sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh program studi dengan berpakaian kemeja putih, jas almamater dan mengenakan dasi.
2.2. Dokumen Terkait
Adapun dokumen yang terkait dengan standar operasional prosedur ini antara lain:
1. Standar Visi Misi Tujuan,
2. Buku Pedoman Penulisan Skripsi / Tugas Akhir, 3. Buku Pedoman Akademik, dan
4. Standar Sarana dan Prasarana Pembelajaran.
BAB II
TATA CARA PELAKSANAAN
3.1. Prosedur Pendaftaran
Adapun prosedur pendaftaran sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring tahap- tahapannya adalah sebagai berikut:
1. Mahasiswa mengisi form pendaftaran daring yang diterbitkan oleh Akademik dengan meng-upload beberapa berkas dalam bentuk *.pdf ke alamat link : https://bit.ly/PendaftaranSidangSkripsiUPB berupa:
1) bukti sudah melakukan registrasi pada semester berjalan (KRS terakhir), 2) bukti transkrip nilai sementara (menunjukkan sudah menempuh 138 sks
untuk program Sarjana dan menempuh 107 sks untuk program Diploma 3, tidak ada nilai “E” dan maksimal 2 buah nilai “D”),
3) bukti lunas administrasi keuangan sampai bulan berlangsungnya sidangSkripsi / Tugas Akhir;
4) bebas plagiasi maksimal 40% (dibuktikan dengan scan plagiasi melalui aplikasi Turnitin),
5) file softcopy Skripsi / Tugas Akhir lengkap.
2. Format penamaan file akan yang di-upload ke alamat link : https://bit.ly/PendaftaranSidangSkripsiUPB adalah sebagai berikut:
nim_krs.pdf (Contoh: 311520998_krs.pdf)
nim_transkripnilai.pdf (Contoh: 311520998_transkripnilai.pdf) nim_buktilunas.pdf (Contoh: 311520998_buktilunas.pdf) nim_cekplagiasi.pdf (Contoh: 311520998_ cekplagiasi.pdf)
nim_Skripsi.pdf (Contoh: 311520998_Skripsi.pdf) [Program Sarjana]
nim_ Tugas_Akhir.pdf (Contoh: 311520998_ Tugas_Akhir.pdf) [Program Diploma 3]
3. Dosen pembimbing 1 mengunggah lembar persetujuan yang telah ditanda tangan oleh Dosen pembimbing 1 dan Dosen pembimbing 2, ke alamat Link https://bit.ly/PersetujuanSkripsi dengan memberi nama file yang diunggah dengan NIM mahasiswa dalam format *.pdf (Contoh: 311510987.pdf);
4. Bagian keuangan memverifikasi data mahasiswa yang telah mendaftar melalui link yang telah disediakan pada point 1;
5. Akademik memverifikasi data dari form pendaftaran pada point 1 dan meng- crosscheck dengan adanya lembar persetujuan dari Dosen pembimbing 1;
6. Akademik memasukkan data mahasiswa yang sudah lolos verifikasi ke dalam tabel
“mahasiswa siap sidang”;
7. Daftar data mahasiswa siap sidang dikirim ke Program Studi masing-masing di lingkungan Universitas Pelita Bangsa;
8. Setiap Program Studi membuat jadwal sidang dan menentukan 2 Dosen Penguji;
9. Akademik menyediakan folder daring yang dapat diakses via link oleh dosen penguji untuk mengunduh file Skripsi / Tugas Akhir mahasiswa yang akan diuji;
10. Setiap Program Studi menginformasikan Jadwal Pelaksanaan Sidang via e-campus dan/atau whatsapp group mahasiswa.
3.2. Syarat Tempat, Sarana dan Pakaian
Adapun syarat tempat, sarana serta pakaian dalam pelaksanaan sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring adalah sebagai berikut:
1. Semua personil yang terlibat dalam kegiatan Sidang Skripsi / Tugas Akhir (mahasiswa, penguji, Ketua Dewan Sidang Skripsi / Tugas Akhir) tidak berada didalam ruang Sidang Skripsi / Tugas Akhir, akan tetapi berada di kediaman masing-masing (di rumah, kamar kos, ruang dosen, perpustakaan, dll), kecuali bagi petugas layanan akademik;
2. Syarat pelaksanaan Sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring adalah sebagai berikut :
a) Dosen penguji harus memakai pakaian yang rapi, sopan, memakai sepatu, tidak boleh memakai sandal, tidak memakai kaos meskipun berkerah, dan pakaian informal/santai lainnya.
b) Mahasiswa peserta sidang diwajibkan memakai paian rapi dan sopan berupa baju putih, jas almamater, dasi dan celana hitam, meskipun tidak berada di lingkungan kampus (tidak boleh mengenakan pakaian ketat);
c) Dosen Penguji dan Mahasiswa peserta sidang menggunakan paket data masing-masing (memastikan paket data mencukupi dengan sinyal yang baik);
d) Dosen Penguji dan Mahasiswa peserta sidang harus mengecek akses jaringan internet ditempat masing-masing minimal satu hari sebelum pelaksanaan sidang Skripsi / Tugas Akhir guna menjamin kelancaran sidang.
3.3. Prosedur Persiapan Sidang Skripsi / Tugas Akhir
Adapun prosedur persiapan sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring adalah sebagai berikut:
1. Ketua Dewan Penguji mengunduh file berita acara di link yang telah disediakan;
2. Ketua Dewan Penguji meminta semua dewan penguji untuk menyiapkan atau membuka file naskah Skripsi / Tugas Akhir dan artikel yang telah diunduh diperangkatnya masing-masing;
3. Ketua dewan penguji meminta semua penguji untuk memberikan komentar umum terhadap file naskah Skripsi / Tugas Akhir dan artikel mahasiswa di H-1 pelaksanaan sidang Skripsi / Tugas Akhir.
3.4. Prosedur Pelaksanaan Sidang Skripsi / Tugas Akhir
Adapun prosedur pelaksanaan sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring adalah sebagai berikut:
1. Ketua Dewan Penguji adalah penguji I mengirimkan file Lembar Penilaian Sidang Skripsi / Tugas Akhir ke Dosen Penguji II (bisa juga melalui aplikasi WhatsApp atau Email atau url google form);
2. Lima belas menit sebelum Sidang Skripsi / Tugas Akhir, Ketua Dewan Penguji/penguji utama melakukan persiapan sidang Skripsi / Tugas Akhir;
3. Ketua Dewan Penguji mengundang Dosen Penguji II ke ruang sidang Skripsi / Tugas Akhir virtual, dan melakukan uji coba koneksi perangkat yang digunakan;
4. Ketua dewan penguji mengundang mahasiswa untuk masuk atau bergabung ke ruang Sidang Skripsi / Tugas Akhir virtual, dan melakukan uji coba koneksi perangkat yang digunakan;
5. Ketua dewan penguji meminta mahasiswa untuk menyiapkan atau membuka file presentasi dan file naskah Skripsi / Tugas Akhir dikomputernya serta menyiapkan kertas dan alat tulis yang diperlukan;
6. Ketua dewan penguji membuka kegiatan Sidang Skripsi / Tugas Akhir dan menyampaikan tata cara Sidang Skripsi / Tugas Akhir;
7. Mahasiswa melakukan presentasi selama 10 menit, bersamaan dengan itu membagikan tayangan slide Power Point yang dijalankan di komputer mahasiswa tersebut menggunakan fitur Share Content di aplikasi daring (zoom, meet google, atau webex);
8. Kegiatan presentasi dilanjutkan dengan sesi tanya jawab yang dalam pelaksanaan berupa masing-masing penguji secara bergantian; setiap penguji diberi waktu maksimal 15 menit;
9. Ketua Dewan Penguji menyampaikan bahwa Sidang Skripsi / Tugas Akhir telah selesai, meminta mahasiswa untuk menunggu keputusan hasil Sidang Skripsi / Tugas Akhir;
10. Semua penguji mengirimkan kembali file Lembar Penilaian Sidang Skripsi / Tugas Akhir yang telah diisi kepada Ketua Dewan Penguji (bisa melalui aplikasi WA atau Email) untuk dilakukan rekapitulasi;
11. Ketua Dewan Penguji mengadakan sidang tertutup untuk menentukan kelulusan dan mengisi file lembar berita acara Sidang Skripsi / Tugas Akhir;
12. Ketua Dewan Penguji membacakan berita acara terutama tentang hasil kelulusan Sidang Skripsi / Tugas Akhir kepada mahasiswa,dan meminta mahasiswa melakukan revisi sesuai rekomendasi dari penguji dalam batas waktu yang ditentukan;
13. Semua penguji mengirimkan file naskah Skripsi / Tugas Akhir yang telah diberi penanda (highlight) dan/atau catatan/komentar kepada mahasiswa (melalui aplikasi WhatsApp atau Email) untuk direvisi;
14. Pelaksanaan Sidang Skripsi / Tugas Akhir selesai, Ketua Dewan Penguji menutup ruang Sidang Skripsi / Tugas Akhir virtual;
15. Ketua Dewan Penguji mengirimkan file Berita Acara dan Lembar Penilaian Sidang Skripsi / Tugas Akhir ke Ketua Panitia Sidang Skripsi / Tugas Akhir melalui email atau WhatsApp.
3.5. Persyaratan Sidang Skripsi / Tugas Akhir
Program Studi atau Ketua Dewan Penguji diberi kewenangan membatalkan Sidang Skripsi / Tugas Akhir jika ada persyaratan tidak terpenuhi.
3.6. Prosedur Pasca Sidang Skripsi / Tugas Akhir
Adapun prosedur pasca sidang Skripsi / Tugas Akhir secara daring adalah sebagai berikut:
1 Mahasiswa melakukan revisi naskah Skripsi / Tugas Akhir berdasarkan rekomendasi dan masukan dari penguji dalam waktu maksimal 1 (satu) minggu dari pelaksaan sidang Skripsi / Tugas Akhir;
2 Mahasiswa mengkonsultasikan hasil revisi kepada para penguji secara daring melalui aplikasi Webex Meetings, Google Meet, WhatsApp, atau Email;
3 Setelah proses revisi selesai dan dinyatakan layak, masing-masing penguji mengirimkan file Pernyataan/Persetujuan terhadap hasil revisi. Persetujuan berupa tanda tangan digital (atau scan tanda tangan) dikirim kepada Sekretaris Program Studi (satgas yang ditugasi) melalui Email (sebagai sarana tracking jika dikemudian hari terdapat keraguan);
4 Mahasiswa mengirimkan file berkas Skripsi / Tugas Akhir hasil revisi lengkap kepada Ketua Panitia Sidang Skripsi / Tugas Akhir melalui email : [email protected] untuk program Sarjana dan [email protected] untuk program Diploma 3 yang terdiri dari :
a. File halaman judul, abstrak dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, lembar persetujuan dan pengesahan Sidang Skripsi / Tugas Akhir yang telah disetujui oleh pembimbing yang akan digunakan sebagai bukti bimbingan dan Sidang Skripsi / Tugas Akhir (untuk kenaikan pangkat, dll);
b. File Skripsi / Tugas Akhir yang telah direvisi dalam format *.pdf lengkap mulai judul, pengesahan sampai daftar pustaka dan lampiran;
c. Ketentuan format pengiriman email : - Penamaan subjek email :
REVISI(spasi)NIM(spasi)NAMA LENGKAP Contoh : REVISI 311520998 BUDI SANTOSO
5 Tim Akademik menyisipkan Lembar Persetujuan dan Pengesahan Sidang Skripsi / Tugas Akhir (yang sudah disetujui dengan bukti tanda tangan dewan penguji, Ketua Program Studi dan Dekan) ke berkas Skripsi / Tugas Akhir dan disimpan menjadi satu dokumen dengen format *.pdf.
6 Ketua Panitia Sidang menyerahkan berita acara sidang dan form penilaian ke bagian akademik;
7 Tim Akademik memproses nilai hasil Sidang Skripsi / Tugas Akhir kedalam sistem e-campus.
