BAB III
TATA RUANG PADA KANTOR PERPUSTAKAAN,ARSIP DAN DOKUMENTASI KOTA TEBING TINGGI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdiri sejak pada tahun 1978. Dibentuk atas gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di pulau jawa dengan membangun gedung dengan disebut dengan nama gedung perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di jalan T. Imam Bonjol Tebing Tinggi.Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikota madya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan Kepala sub bagian Perpustakaan H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002. Pada tanggal 01 Juli 2003 Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40 diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan. Selanjutnya berdasarkan Perda Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 14 November 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi. Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dab tujuan dari Perpustakaan yang ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka di dirikan lah 3 Rumah Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan mesjid. Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan
Sumatera Utara. Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun 2002 sampai dengan Juni 2009 di pimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH, kemudian dari bulan juli 2009 s/d januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ,
SH, MAP.
3.1.1 Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan KPAD Kota Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong KPAD Kota Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Adapun visi KPAD Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaaatkan seluas-luasnya oleh masyarakat.
2. Meingkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.
3. Meningkatkan penggunaa teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang moderinisasi perpuastakaan berbasiskan tik.
4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
Misi KPAD Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi yang berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.
oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi pemerintah bersama dengan masyarakat.
3.1.2 Tujuan, sasaran dan strategi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Tujuan yang ingin dicapai oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2015 adalah meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat melalui Sumber Daya yang dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya manusia yang kompeten dalam menangani perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
Sasaran yang akan diraih oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya tujuannya, antara lain :
1. Meningkatkan sumber daya manusia melalui perpustakaan
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.
Strategi yang diambil oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuanya adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan :
1. Kebijakan
- Membangun SDM aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan
- Memberdayakan dan membangun sarana dan prasarana yang mengunjung penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan
- Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam bidang perpustakaan
2. Indikator
- Jumlah koleksi buku yang tersedia di KPAD serta stake holder yang terkait dengan bidang perpustakaan.
- Jumlah pengunjung perpustakaan
- Sistem otomasi yang digunakan pada KPAD - Layanan internet yang tersedia pada KPAD
3. Program Sosialisasi
- Pengadaan perlombaan-perlombaan
- Pemilihan pengunjung perpustakaan teladan
- Operasional perpustakaan khusus hari minggu/libur
- Orientasi teknis perpustakaan berbasisikan teknologi dan komunikasi - Pameran buku
- Pemeliharaan perpustakaan sekolah terbaik
4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik - Pengadaan prasana perpustakaan
- Pengadaan serta pemeliharaan website dan sistem automasi perpustakaan - Pengadaan layanan internet
- Pengadaan prasarana rumah baca
Bagan Struktur Organisasi
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi K E P A L A K A N T O R
SEKSI ARSIP DAN DOKUMENTASI SEKSI AKUISISI DAN
PENGOLAHAN
KELOMPOK JABATAN
SEKSI PELAYANAN DAN KERJASAMA
Tabel 3.1 Data Personalia
No Uraian Jumlah
1. Jumlah Pegawai dirinci menurut Golongan : a. Gol IV
2. Jumlah Pegawai menurut kualifikasi pendidikan : a. S2,S3
3. Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Struktural : a. Eselon II
4. Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Fungsional -
5. Jumlah Pustakawan 5 orang
6. Jumlah tenaga Harian Lepas (THL) 25 orang
7. Jumlah PNS keseluruhan
Jumlah Total (6+7)
10 orang
35 orang
3.2 Tata Ruang Perpustakaan
Perencanaan tata ruang KPAD Kota Tebing Tinggi didasarkan pada hubungan antar ruang dan dipandang dari segi efisiensi dan alur kerja, mutu pelayanan, serta pengawasan. Hubungan antar ruang perpustakaan dapat dilihat pada’matriks hubungan antar ruang alasannya. Didalam matriks tersebut ditunjukan ruang apa yang harus didekatkan, boleh diletakkan jauh,
dan harus diletakkan jauh terhadap ruang lain. Dalam skema, hubungan ruang dapat dilihat pada gambar diagram hubungan ruang antar ruang. Skema tersebut dapat memberikan gambaran secara jelas urutan dan hubungan ruang tersebut serta sifat hubungan kerja tiap-tiap ruang. Sebagian besar luas lantai bangunan perpustakaan dipergunakan sebagai ruang koleksi yang berisi rak buku dan meja baca. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi perancangan didasari cara penataan rak buku dan meja kursi baca. Ukuran penataan rak buku disesuaikan dengan kebutuhan dan sifat penggunannya.
KPAD Kota Tebing Tinggi yang di lengkapi dengan ruang/gedung luas 1034 M2 di dalamnya terbagi lagi menjadi beberapa ruangan yaitu ruang kepala perpustakaan, ruang tata usaha, ruang pelayanan referensi, ruang anak dan remaja.
3.3 Ruangan Perpustakaan
KPAD Kota Tebing Tinggi berada pada suatu ruangan, yang segala aktivitas perpustakaan dilakukan di ruangan tersebut. Pembagian ruangan pada KPAD Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Ruang Kepala Kantor
2. Ruang Tata Usaha/Kerja Staf 3. Ruang Pelayanan Referensi 4. Ruang Layanan Anak 5. Ruang Layanan Remaja 6. Loker
3.3.1 Ruang Kepala Kantor
Ruang kepala Perpustakaan berada dibagian dalam ruangan terpisah dari ruang staf yang
perpustakaan berukuran sekitar panjang 3 m dan lebar 4 m. Perlengkapan dan perabot pada ruangan kepala perpustakaan juga disediakan, Hal ini dilakukan untuk memperlancar kinerja kerja kepala perpustakaan, antara lain: 1 buah meja, 1 buah kursi dan 1 buah komputer untuk memperlancar kegiatan-kegiatan yang mendukung perkembangan perpustakaan.
3.3.2 Ruang Tata Usaha/Kerja Staf
Ruang Tata Usaha Dan kerja staf berada di depan ruangan kepala perpustakaan. Ruang kerja staf memiliki perlengkapan dan perabot yang memadai diantaranya :
1. buah meja, 2. 4 buah kursi
3. 4 buah computer,dan 4. 1 buah televisi
Perlengkapan dan perabot yang dipergunakan oleh petugas-petugas perpustakaan dipergunakan untuk memperlancar segala kegiatan-kegiatan KPAD Kota Tebing Tinggi. Ruang kerja staf memiliki panjang 15 m dan lebar 5 m.
3.3.3 Ruang Pelayanan Referensi
Ruangan Pelayanan Referensi pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang referensi 20 m². Ruang pelayanan referensi juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan deposit .
Berikut perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang deposit : a. 4 buah rak unutk koleksi referensi yang terbuat dari kayu
b. 9 buah rak untuk referensi yang terbuat dari besi c. 2 buah komputer
d. 2 buah meja e. 2 buah kursi
f. 1 buah mesin foto copy g. 1 buah AC
3.3.4 Ruangan Layanan Anak Dan Remaja
Ruangan layanan anak dan remaja pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang layanan anak dan remaja 24 m². Ruang anak dan remaja juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk
memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan layana anak dn remaja.
Perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang layanaa anak dan remaja : a. 8 buah rak untuk koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari kayu b. 10 buah rak koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari besi c. Koleksi Alat Peraga Anak
d. 2 buah komputer e. 3 buah meja f. 2 buah kursi g. 1 buah AC
3.3.5 Loker (Tempat Penitipan Barang)
Loker pada KPAD Kota Tebing Tinggi dipergunakan untuk tempat penitipan tas atau
barang-barang yang lain, tempat ini disediakan karena setiap pengguna perpustakaan. yang ingin
mencari informasi ke perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas dan barang-barang lain ke
dalam ruangan perpustakaan, hal ini di buat agar tidak terjadinya kehilangan koleksi pada
perpustakaan. Tempat penitipan barang berupa lemari- lemari yang terbuat dari kayu, ukuran ruangan
3.4 Perabot Perpustakaan
Perpustakaan perlu memberikan fasilitas perpustakaan seperti perabot dan perlengkapan demi kelancaran kegiatan perpustakaan. Penambahan beberapa jenis perabot dan perlengkapan ditujukan untuk layanan agar pengunjung dan pemakai jasa perpustakaan dapat menemukan semua informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Dalam penataan perabot di
perpustakaan juga tidak boleh asal letak karena akan mengganggu pengguna dalam mencari koleksi bahan pustaka. Penyusunan di sesuaikan dengan kondisi ruangan perpustakaan. KPAD Kota Tebing Tinggi sudah mempunyai seorang desain interior yang diharapkan dapat menata ruang-ruang di perpustakaan, sehingga tata letak perabot dalam ruangan dapat dimanfaatkan secara efektif oleh penggunanya. Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan tersebut.
Tabel 3.4 Perabotan
Rak Buku 22 buah
Rak Majalah 2 buah
Rak Buku Display 3 buah
Rak Surat Kabar 2 buah
Meja Kerja 18 buah
Kursi Kerja 17 buah
Meja Baca 22 buah
Kursi Baca 161 buah
Komputer 15 buah
Komputer PC Take Screen 1 buah
Lap top 4 buah
Mesin Tik 3 buah
TV 3 buah
DVD 2 buah
Audio Visual 2 buah
3.5 Suhu Ruangan Perpustakaan
Suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi memiliki bermacam-macam temperatur suhu yang berbeda-beda . suhu ruangan ditentukan berdasarkan ruangan misal, ruangan koleksi memiliki suhu 16ºc karena agar tetap terjaga kualitas bahan pustaka sehingga koleksi awet dan tidak mudah rusak sedangkan di ruangan lain seperti ruang baca, ruang personalia, ruang
sirkulasi, ruang layanan internet, ruang anak memiliki suhu 17ºc . adanya pengaturan suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi agar kenyamanan pengguna terjaga dan pengguna tidak merasa kepanasan saat berada di perpustakaan.
Perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 - 20. Pada perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi AC dihidupkan pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan. Jumlah AC yang dipakai pada Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggisebanyak 12 unit.
BAB IV KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari hasil observasi di KPAD Kota Tebing Tinggi. Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. KPAD Kota Tebing Tinggi menempati sebuah gedung berukuran sekitar Lantai I : 457 M2 dan Lantai II : 577 M2. Dalam ruangan perpustakaan dibagi menjadi beberapa ruangan, yaitu Kepala Kantor, Ruang Tata Usaha, Ruang Pelayanan Referensi, Ruang
Seksi Pelayanan, Ruang Pembinaaan Teknis, Ruang Referensi, Ruang Bacaan Umum, Ruang Layanan Anak, Ruang Layanan Remaja serta ruang tamu.
2. KPAD Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 - 20º, AC dihidupkan pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan.
3. Perlengkapan dan perabot yang terdapat di perpustakaan digunakan untuk memperlancar seluruh bagian KPAD Kota Tebing Tinggi.
4.2 Saran
Sistem tata ruang/gedung merupakan suatu polemik atau masalah yang sering diabaikan oleh unit informasi atau perpustakaan. Tata ruang/gedung perpustakaan yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi program kerja suatu perpustakaan. Pengaturan tata ruang/gedung yang baik akan menciptakan nuansa nyaman bagi pemustaka maupun pengguna perpustakaan. Untuk pengembangan sistem tata ruang/gedung KPAD Kota Tebing Tinggi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk peningkatan sistem tata ruang/gedung perpustakaan berdasarkan standarisasi yang telah ditetapkan.
1. Perpustakan sebaiknya membuat proyek pengembangan atau perluasan gedung agar dapat
2. Perpustakaan sebaiknya melakukan pengaturan atau penyusunan sistem tata ruang terutama
mengenai sistem tata rak agar menyediakan space yang memadai untuk pengguna.
3. Perpustakaaan sebaiknya mengganti jenis rak yang terbuat dari kayu menjadi rak yang terbuat
