LEMBAR PENGENDALIAN PERJALANAN DINAS
PERJALANAN DINAS KE LUAR NEGERI
Nama: Tanggal dan waktu berangkat
Tujuan Ke: Jenis kendaraan yang digunakan
Maksud Perjalanan: Tanggal dan waktu tiga N
o SUBYEK Hasil Pemeriksaan Keterangan
1 Passport 2 Visa
3 SIM Internasional 4 Kartu Kuning (Kartu Kesehatan) 5 Tiket Pesawat
6 Mata Uang Rupiah 7 Mata Uang Asing 8 Credit Card
9 Rencana Perjalanan 1
0 Traveller's Cheques 1
1 Kartu Nama 1
2 Kunci Rumah 1
3 Kunci Kantor 1
4 Kacamata 1
5 Tas Tangan (Hand Baggage) 1
6 Tas Obat 1
7 Perlengkapan Audiovisual (Camera, Tape dll) 1
8
Perlengkapan Penunjang (Cassette Tape, Hand Phone dll)
1
9 Tas Kantor 2
0 Tas Pakaian (Koper) 2
1 Tas Jas 2
2 Hotel Reservation 2
3 Peta 2
4 Bahan yang diperlukan
Mengetahui, Yang memeriksa,
Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Pada umunya, pejabat yang baru melakukan perjalanan dinas harus memuat laporan tentang hasil kunjungan perjalanannya dan laporan tentang keuangan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka sekretaris hendaknya segera dapat membantu
mengerjakan/menyelesaikannya, memberikan data dan informasi kepada pimpinan tentang hal-hal yang erat kaitannya denga bahan yang diperlulkan pimpinan, dan perubahan2 yang terjadi selama pimpinan tidak di tempat (bila perlu).
Daftar perjalanan memuat hal-hal berikut:
1. Waktu keberangkatan meliputi hari, tanggal dan jam
2. Tempat tujuan perjalanan dinas: nama kota, dan nama negara untuk perjalanan dinas ke luar negeri
3. Berapa lama perjalanan dinas, dari tanggal berangkat sampai tanggal kembali 4. Jenis transportasi yang digunakan:
a. Kendaraan pribadi b. Kendaraan dinas c. Kereta api
d. Agen perjalanan
e. Pesawat udara. Harus disebutkan maskapai penerbangannya 5. Acara perjalanan dinas
a. Seminar b. Lokakarya c. Rapat kerja
d. Rapat umum pemegang saham e. Mengikuti tender
f. Penjajakan kerja sama
g. Pembukaan cabang perusahaan dsb
6. Kapan tiba kembali ditempat, dan sebutkan tentang: a. Hari, tanggal
b. Pukul berapa
c. Jenis transportasi yang digunakan d. Di stasiun mana
Informasi tersebut sangat diperlukan t erutama apabila pimpinan menghendaki dijemput
Perencanaan Transportasi
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi, yaitu:
1. Prinsip efisiensi dan efektivitas, penentuan jenis transportasi yang akan digunakan oleh pimpinan harus didasarkan pada prinsip efisien dan efektif
2. Transportasi meliputi:
a. Transportasi keberangkatan b. Transportasi kepulangan
Contoh Format Daftar Perjalanan
Daftar Perjalanan Pimpinan Bulan:
No
Waktu
Keberangkatan Tempat Tujuan Perjalana
n dinas
Jenis Transpor
tasi yang Digunak
an
Acara Perjala
nan Dinas
Lama Perjala
nan Dinas
Tiba Kembali
Hari/Tan
ggal Pukul Waktu Transportasi
Nama Stasi
THE ITINERARY
The itinerary is a travel plan that may include appoointments, dinner engagements meetings, travel information and sometimes reminders.
When you draw up an itenerary, make several duplicates for people who need to know where your boss is in case they need to get in touch with him. Keep one for your own files and give your employer two copies, one for this trip folder and one to carry in his pocket so that he can check it at any time without having to go tohrough all his papers.
Below is an example of one type of itinerary:
(Note: Some employers prefer to have their reminders typed up on a separate sheet rather than the official itenerary.)
ITINERARY – ALAN B. BURFORD Sydney – New Zealand
14th – 16th May, 19— WEDNESDAY ,
14 TH May 9.00 am. Leave Mascot Airport, Qantas Flight No 716
1.45 p.m. Arrive Auckland. Mr. C. Turner, Sales Manager meeting you. Informal meeting in is office
6.00 p.m. Dineer and overnight accommodation Grand Hotel, George Street. 036-9846
THURSDAY,
15th May 9.00 a.m. Car arriving at the hotel to pick you up.
9.30. a.m. Formal opening of Sales Conference. Lunch arrangements included. 4.30. a.m. Close of Sales Conference
6.00. a.m. Dinner at Grand Hotel with Mr. B. Spears, Sales Manager, D.K. Brown & Co. Ltd. Tel: 032- 1481
FRIDAY,
16th May 9.00. a.m. Car arriving to take you to Leslie Bros., for meeting and lunch 4.30. p.m. Leave Auckland. Qantas Flight No. 912
7.45 p.m. Arrive Mascot Airport. Firm’s car in car park.
REMINDERS: Two separate folders for trip marked ‘Sales Conference’ and ‘Future Marketing Plans’ in
your briefcase.
