Panduan Tuntutan Perjalanan. 2013 pdf

(1)

NM24/09/2013 Page 1

PANDUAN TUNTUTAN PERJALANAN

Disediakan Oleh : Pejabat Bendahari

(2)

NM24/09/2013 Page 2

PENDAHULUAN

Buku Panduan Tuntutan Perjalanan ini disediakan dengan tujuan:

a) Memberi penerangan secara jelas berkenaan kaedah pembayaran tuntutan perjalanan.

b) Sebagai panduan bertulis untuk isu-isu yang selama ini hanya dilaksanakan mengikut kelaziman dan tiada penjelasan lanjut dari pekeliling yang sedia ada.

c) Mengurangkan kesilapan staf semasa memohon dan menyemak tuntutan perjalanan.

d) Sebagai satu piawai yang digunapakai oleh universiti.

(3)

NM24/09/2013 Page 3

KANDUNGAN:

PENGIRAAN HARI KELAYAKAN ... 4

TUNTUTAN ELAUN ... 12

ELAUN MAKAN DAN ELAUN HARIAN ... 12

ELAUN HOTEL/LOJING ... 14

PERATURAN LAIN ... 15

TUNTUTAN KM ... 17

PANDUAN AM ... 19

ELAUN PERJALANAN KENDERAAN/TEKSI ... 21

TAMBANG GANTIAN ... 24

PERJALANAN KE LUAR NEGARA... 25

PENDAHULUAN DIRI ... 32

KURSUS DALAM NEGERI ... 33

KURSUS LUAR NEGARA ... 35

PEKELILING BERKUATKUASA ... 39

KADAR-KADAR ... 40

DALAM NEGERI - LAMPIRAN A ... 40

LUAR NEGARA - LAMPIRAN B ... 41

(4)

NM24/09/2013 Page 4

PENGIRAAN HARI KELAYAKAN

1. Tarikh sebenar atau tarikh rasmi atau tarikh/hari kejadian merujuk pada tarikh sesuatu urusan rasmi atau berkursus berlaku.

2. Seseorang pegawai yang bertugas rasmi atau menghadiri kursus di luar ibu pejabat adalah dibenarkan untuk pergi sehari sebelum sesuatu tugas rasmi/kursus bermula dan balik sehari selepas tugas rasmi/kursus tersebut tamat.

3. Pengiraan hari yang layak dituntut mestilah untuk tempoh 24 jam iaitu bersamaan dengan satu (1) hari.

4. Pengiraan sehari sebelum adalah masa bertolak dari rumah/tempat kediaman manakala pengiraan sehari selepas adalah masa tiba ke rumah/tempat kediaman.

Contoh:-

Tarikh Masa Perjalanan Catatan

12/5 8.30 am Bertolak dari rumah

Sehari

sebelum Layak dituntut 1

hari = 24 jam

13/5 8.30 am Mesyuarat

14/5 8.30 am

4.30 pm Tiba di rumah

Sehari selepas

Layak dituntut 1 hari = 24 jam

(5)

NM24/09/2013 Page 5

5. Pemberian sehari sebelum dan sehari selepas ini tertakluk pada tarikh sebenar sesuatu tugas rasmi/kursus tersebut bermula dan berakhir. Oleh itu, persediaan atau persiapan untuk mesyuarat atau menghadiri pendaftaran untuk sesuatu kursus tidak diambilkira di dalam pengiraan tersebut.

Contoh:-

Kesemua contoh adalah dengan anggapan mencukupi tempoh 24 jam.

Menghadiri mesyuarat

Tarikh Perjalanan Catatan

12/5 Bertolak Sehari sebelum

13/5 Persediaan Tidak layak dituntut Layak 1 hari

14/5 Mesyuarat Hari Kejadian

15/5 Tidak layak dituntut

Layak 1 hari

16/5 Balik Sehari selepas

Jumlah hari layak dituntut = 2 hari

Menghadiri Kursus

Tarikh Perjalanan Catatan

12/5 Bertolak Sehari

sebelum

13/5 Pendaftaran Tidak layak

dituntut Layak 1 hari

14/5 Kursus Hari

Kejadian

15/5 Tidak layak

dituntut

Layak 1 hari

16/5 Balik Sehari

selepas

(6)

NM24/09/2013 Page 6

6. Pegawai yang pergi lebih awal atau balik lebih lewat dari tarikh rasmi yang dibenarkan dan menggunakan tarikh sehari sebelum atau sehari selepas untuk membuat tuntutan atas alasan hendak menggunakan sepenuhnya kemudahan ini adalah tidak dibenarkan sama sekali.

Contoh:-

Tarikh Perjalanan

28/6 Bertolak Sehari sebelum

29/6 Tidak layak dituntut walaupun dengan alasan

untuk menggunakan kemudahan sehari selepas tetapi digunakan lebih awal

30/6 Mesyuarat

bermula/balik

Jumlah hari layak = 1 hari sahaja

Tarikh Perjalanan

12/4 Bertolak/Mesyuarat

bermula

13/4 Tidak layak dituntut walaupun dengan

alasan untuk menggunakan kemudahan

sehari sebelum tetapi digunakan

kemudian

(7)

NM24/09/2013 Page 7

7. Urusetia sesuatu mesyuarat atau kursus adalah tidak tertakluk kepada pemberian sehari sebelum dan sehari selepas ini.

Jumlah hari yang dibenarkan untuk membuat persiapan/persediaan samada sebelum atau selepas sesuatu tugas rasmi/kursus adalah tertakluk kepada kelulusan secara bertulis jumlah hari yang dibenarkan untuk membuat persediaan tersebut oleh ketua PTJ masing-masing.

Contoh:-

Untuk persiapan peperiksaan FPSK di Hospital Sibu, kakitangan FPSK telah diarah bertolak tiga hari lebih awal dari tarikh peperiksaan dan balik 3 hari kemudian dari tarikh peperiksaan tamat. Pegawai layak menuntut untuk tarikh-tarikh tersebut dengan syarat disertakan surat kelulusan dari ketua PTJ yang membenarkan pegawai bertolak dan balik pada tarikh-tarikh yang telah ditetapkan.

8. Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi/berkursus pada dua atau lebih tarikh berbeza tetapi dalam satu tempoh masa dan beliau terus menginap di tempat tersebut kerana hendak menjimatkan kos tiket penerbangan.

(8)

NM24/09/2013 Page 8

9. Untuk tujuan perjalanan yang berbeza, pengiraan sehari sebelum dan sehari selepas adalah seperti di bawah.

Contoh:-

Tarikh Perjalanan

21/7 Bertolak

1 hari

Sehari sebelum

22/7 Mesyuarat 1

23/7 Sehari selepas

Mesyuarat 1

Sehari sebelum

Seminar

1 hari Dibenarkan kerana

mengambilkira sehari selepas

mesyuarat 1 dan sehari

sebelum menghadiri seminar

24/7 Menghadiri

seminar

1 hari

25/7 Sehari selepas

seminar

1 hari Layak kerana sehari selepas menghadiri seminar

26/7 Tidak layak

27/7

Sehari sebelum

mesyuarat 2

1 hari

Layak kerana sehari sebelum Mesyuarat 2

28/7 Mesyuarat 2 1 hari

29/7 Balik 1 hari Layak sehari selepas

(9)

NM24/09/2013 Page 9

10. Untuk tujuan perjalanan yang sama, pengiraan sehari sebelum dan sehari selepas adalah seperti di bawah.

Contoh:-

Tarikh Perjalanan

21/7 Bertolak

1 hari

Sehari sebelum

22/7 Mesyuarat

1 hari

23/7 Sehari selepas

24/7

1 hari Tidak layak dituntut 25/7

1 hari

Sehari sebelum

26/7 Sambungan

Mesyuarat

27/7 1 hari

28/7

(10)

NM24/09/2013 Page 10

11. Untuk masa dalam perjalanan yang melibatkan perjalanan di dalam Malaysia dan melibatkan beberapa tempat berlainan, pegawai layak menuntut hari-hari dalam perjalanan tersebut. Pengiraan adalah seperti di bawah:-

Contoh:-

Tarikh Perjalanan

21/7 Bertolak

1 hari

Sehari sebelum

22/7 Mesyuarat di

Perak

1 hari

23/7 Perjalanan ke

Pahang 1 hari

Layak dituntut/sehari selepas mesyuarat di Perak/sehari sebelum mesyuarat di Pahang

24/7 Mesyuarat di

Pahang 1 hari

25/7 Perjalanan ke KL

1 hari

Layak dituntut/sehari selepas mesyuarat di Pahang/sehari sebelum mesyuarat di KL

26/7 Mesyuarat di KL

1 hari

(11)

NM24/09/2013 Page 11

12. Kursus/tugas rasmi yang terhenti disebabkan cuti umum atau hari kelepasan am, maka pengiraan hari yang layak dituntut adalah berdasarkan pengiraan sehari sebelum dan sehari selepas juga dan tempoh hari cuti tidak melayakkan beliau menuntut secara otomatik.

Contoh:-

Tarikh Perjalanan 12/5 Bertolak

1 hari

Sehari sebelum

13/5 Mesyuarat Layak dituntut

14/5 Cuti umum 1 hari Sehari selepas

15/5 Kelepasan am 1 hari

Sehari sebelum

16/5 Mesyuarat 1 hari

17/5 Cuti umum

1 hari

(12)

NM24/09/2013 Page 12

TUNTUTAN ELAUN

ELAUN MAKAN DAN ELAUN HARIAN

1. Tuntutan sebahagian kemudahan elaun makan yang disediakan penganjur adalah berdasarkan kadar seperti berikut:-

i) Sarapan pagi 20% daripada elaun makan ii) Makan tengah hari 40% daripada elaun makan

ii) Makan malam 40% daripada elaun makan

Cara-cara pengiraan:

i) Tentukan jumlah hari yang sebenarnya layak dituntut iaitu 1 HARI = 24 JAM

ii) Seorang pegawai layak mendapat tiga jenis kemudahan makan dalam satu hari iaitu sarapan pagi, makan tengah hari dan makan malam. Pegawai hendaklah memaklumkan jenis kemudahan makan yang telah didapati dan berapa kali kemudahan makan tersebut diperolehi di sepanjang tempoh beliau bertugas rasmi/berkursus.

ii) Hanya bahagian kemudahan makan yang tidak diperolehi sahaja layak dituntut.

Contoh:-

Seorang pegawai berkursus pada 12/6/2009 – 16/6/2009. Beliau bertolak pada 11/6/2009 jam 8 pagi dan balik ke rumah pada 17/6/2009 jam 7 malam. Beliau diberi kemudahan makan pada hari-hari berikut:-

Sarapan pagi 12 –1 / Dita da √

Maka te gah hari 1 ,1 da 1 / Dita da √ Maka ala 1 da 1 / sahaja Dita da √

(13)

NM24/09/2013 Page 13

Beliau layak 6 hari Elaun makan dan 1 Elaun Harian

Dari contoh di atas, pegawai hanya layak menuntut bahagian elaun makan yang tidak didapati iaitu bahagian yang bertanda × sahaja.

2. Pengiraan elaun harian mestilah melebihi 8 jam iaitu 8 jam 1 minit.

3. Seorang pegawai layak mendapat elaun harian iaitu ½ daripada elaun makan walaupun beliau mendapat kemudahan makan dalam tempoh tersebut. Pembahagian 20%, 40% dan 40% seperti di atas tidak digunakan untuk pengiraan elaun harian.

4. Pengiraan pembahagian 20%, 40% dan 40% hanya digunakan untuk elaun makan sahaja.

5. Sarapan pagi yang disediakan bersama dengan sewa hotel (complimentary breakfast) tidak dianggap sebagai kemudahan makan yang disediakan penganjur dan pegawai layak untuk menuntut.

6. Sarapan pagi yang dibayar/tambahan kepada sewa hotel adalah termasuk dalam definisi kemudahan makan yang disediakan penganjur.

7. Pegawai yang tidak mengambil kemudahan makan yang disediakan oleh penganjur atas apa alasan sekali pun tidak boleh menuntut elaun makan yang tidak diambil tersebut.

(14)

NM24/09/2013 Page 14 ELAUN HOTEL/LOJING

1. Pemberian hari yang layak adalah berdasarkan hari-hari seseorang pegawai bermalam tetapi tidak melebihi dari jumlah hari yang layak dituntut.

2. Bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan adalah pada kadar 15% sahaja ke atas kadar kelayakan sewa hotel.

3. Seseorang pegawai yang menghadiri kursus/bertugas rasmi di kawasan Kuching dan kawasan di persekitaran nya adalah tidak layak untuk menuntut bayaran sewa hotel/lojing. Beliau hanya layak menuntut elaun makan/harian jika tiada kemudahan makan disediakan oleh penganjur dan elaun perjalanan kenderaan pergi dan balik sekali sahaja. Pegawai hanya layak menuntut bayaran sewa hotel sekiranya beliau dimestikan bermalam kerana keperluan tugas rasmi/kursus tersebut.

(15)

NM24/09/2013 Page 15 PERATURAN LAIN

1. Pegawai yang bercuti dan kemudiannya diarah menjalankan sesuatu tugas rasmi/berkursus.

Jika pegawai yang sedang bercuti diarahkan untuk bertugas rasmi,

perjalanan/tambang pengangkutan awam yang layak ialah

jika balik ke tempat bercuti

a. perjalanan dari tempat bercuti ke tempat bertugas rasmi/berkursus (pergi dan balik sekali sahaja)

jika balik ke tempat asal ibupejabat

a. perjalanan dari tempat bercuti ke tempat bertugas rasmi/berkursus dan balik ke ibupejabat sahaja.

Contoh:-

Pegawai sedang bercuti di Kedah tetapi diarahkan untuk bermesyuarat di KL.

a. Selepas mesyuarat selesai, pegawai kembali ke Kedah.

Beliau hanya layak menuntut perjalanan dari Kedah ke KL dan balik ke Kedah sahaja.

b. Selepas mesyuarat selesai, pegawai kembali ke ibupejabat di Kuching. Beliau layak menuntut perjalanan dari Kedah ke KL dan balik ke Kuching

sahaja.

Contoh:-

Pegawai sedang bercuti di KL tetapi diarahkan untuk bermesyuarat di KL.

a. Selepas mesyuarat selesai, pegawai kembali ke tempat penginapan di KL. Beliau hanya layak menuntut perjalanan dari tempat penginapan di KL ke tempat mesyuarat di KL dan balik sekali sahaja.

b. Selepas mesyuarat selesai, pegawai kembali ke ibupejabat di Kuching.

(16)

NM24/09/2013 Page 16

2. Seseorang pegawai yang diarahkan untuk melapor diri atau ditempatkan secara tetap ke kawasan ibupejabat lain tidak layak untuk menuntut sebarang elaun bertugas rasmi atau perjalanan kenderaan.

Contoh:-

Seseorang pegawai yang beribupejabat di X tetapi ditempatkan secara tetap di ibupejabat Y adalah tidak layak menuntut sebarang elaun bertugas rasmi atau perjalanan kenderaan.

Pegawai A yang mengganti sementara pegawai B kerana bercuti dan sebagainya adalah layak menuntut elaun perjalanan kenderaan dari ibupejabat X pegawai A ke ibupejabat Y (sementara) sekiranya pegawai A perlu melaporkan diri di ibupejabat X (asal) beliau terlebih dahulu. Jika pegawai A bertolak dari rumah kediaman, maka beliau dibenarkan untuk menuntut elaun perjalanan kenderaan dari rumah ke ibupejabat Y (sementara).

Seseorang pegawai yang beribupejabat di X tetapi diarahkan menjalankan sesuatu tugas rasmi di ibupejabat Y adalah layak menuntut:-

Elaun harian jika bertugas melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam

Perjalanan kenderaan dari tempat X ke tempat Y dan balik sahaja jika melebihi 25 km untuk perjalanan satu hala.

(17)

NM24/09/2013 Page 17

TUNTUTAN KM

1.

2.

Jika disediakan kemudahan penginapan, kelayakan tuntutan KM dari rumah/tempat penginapan ke tempat bertugas rasmi/tempat bertolak/berkursus (pergi balik) dibenarkan sekali sahaja dalam sesuatu tempoh tersebut.

Contoh:-

Pegawai yang berkursus di Damai Beach Resort hanya dibenarkan menuntut sekali untuk pergi dan sekali untuk balik di sepanjang tempoh berkursus walaupun beliau berulang alik setiap hari dari rumah ke Damai Beach Resort.

Jika tidak disediakan kemudahan penginapan atau tiada keperluan untuk menginap, jumlah perjalanan pergi dan balik dari rumah/tempat penginapan ke tempat bertugas rasmi/tempat bertolak/berkursus sekali sehari dan tidak melebihi enam hari.

Perjalanan dari rumah ke lapangan terbang dibenarkan sekali sahaja manakala perjalanan pulang dari lapangan terbang ke rumah adalah dibenarkan sekali sahaja dalam tempoh bertugas rasmi/berkursus tersebut.

3. Penggunaan perisian Google Map adalah dibenarkan sebagai perbandingan/ penentuan jumlah KM yang boleh dituntut oleh pegawai.

4. Jika tuntutan KM pegawai kurang daripada jarak KM dalam Google Map, tuntutan KM yang dibenarkan adalah mengikut kadar terendah.

Contoh:-

Jarak KM yang dituntut oleh seorang pegawai = 29KM Jarak KM dalam Google Map = 32 KM

Tuntutan KM yang dibenarkan adalah mengikut kadar terendah iaitu 29KM

5. Jika tuntutan KM pegawai lebih tinggi daripada jarak KM dalam Google Map, julat perbezaan yang dibenarkan ialah dalam lingkungan tertinggi terendah 2 KM sahaja (plus minus 2KM).

Contoh:-

Jarak KM yang dituntut oleh seorang pegawai = 45KM Jarak KM dalam Google Map = 38KM

(18)

NM24/09/2013 Page 18

6. Perjalanan yang dibenarkan untuk dituntut untuk sesuatu tugas rasmi/berkursus adalah dari tempat kediaman/rumah ke tempat pengangkutan yang akan digunakan ke hotel/lojing ke tempat bertugas rasmi/berkursus (pergi dan balik).

Contoh:-

Pegawai yang menggunakan kenderaan Unimas dan perlu ke Unimas untuk menaiki kenderaan tersebut. Beliau dibolehkan menuntut dari rumah kediaman ke Unimas.

(19)

NM24/09/2013 Page 19

PANDUAN AM

1. Tempoh untuk mengemukakan tuntutan ialah 30 hari dari tarikh kembali urusan rasmi atau kursus seseorang pegawai tamat manakala untuk tuntutan luar Negara paling lewat ialah 3 bulan dari tarikh kembali sesuatu perjalanan tersebut. Ketua PTJ hendaklah mengemukakan surat kelulusan supaya tuntutan yang melebihi tempoh tersebut boleh dibayar.

2. Bayaran tempat letak kereta di lapangan terbang hanya dibenarkan kepada pegawai yang pergi dan balik pada hari yang sama (day trip) dan hendaklah untuk tempat letak kereta di lapangan terbang Kuching sahaja. Bayaran ini tidak tertakluk kepada jumlah jam/caj yang dikenakan oleh pihak lapangan terbang. Pejabat Bendahari berhak untuk membuat pemotongan dan membayar caj yang dirasakan bersesuaian sahaja.

3. Jumlah besar yang terdapat di dalam ruangan pengakuan hendaklah sama seperti yang dituntut di dalam borang tuntutan. Jika tidak, tuntutan tersebut adalah layak untuk tidak dibayar.

4. Salinan fotokopi untuk semua dokumen (cth: resit, tiket penerbangan) hendaklah disahkan oleh ketua PTJ. Jika resit asal digamkan di atas kertas kosong, Ketua PTJ boleh menandatangani satu kertas tersebut sahaja.

5. Sebarang tuntutan pembelian tiket kapalterbang hendaklah disertakan dengan resit asal/salinan penyata kad kredit/resit pembayaran kad kredit. Jika tidak, pejabat ini berhak untuk tidak membuat sebarang bayaran.

6. Insentif untuk atlit-atlit yang mewakili UNIMAS berdasarkan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan ke 77 pada 22/1/2002.

Elaun makan untuk staf pada hari pertandingan sahaja termasuk hari perasmian dan penutupan dan yang mendapat pingat adalah mengikut kadar kelayakan elaun makan bertugas rasmi di luar pejabat. Elaun makan untuk hari bukan bertanding ialah RM15 sehari. Elaun harian adalah berdasarkan kadar separuh dari kelayakan elaun makan untuk hari bukan bertanding.

Elaun makan untuk pelajar ialah sebanyak RM10 sehari.

7. Pelajar tidak layak membuat tuntutan bayaran balik untuk pembelian kad telefon pra bayar atau penyewaan kenderaan. Hanya staf sahaja dibenarkan untuk membuat tuntutan bayaran balik ini dengan kelulusan Ketua PTJ dan disertakan dengan resit pembelian.

(20)

NM24/09/2013 Page 20

Jumlah sebanyak RM1,000 diberi kepada keluarga anggota bagi tujuan menguruskan jenazah;

Kemudahan yang diperuntukkan untuk tambang pengangkutan jenazah seperti dalam perenggan 8, Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 1978, dipanjangkan juga kepada semua anggota yang meninggal dunia dalam perkhidmatan.

Kaedah pengangkutan jenazah yang sesuai dan berpatutan hendaklah digunakan; dan

Kemudahan ini tidak meliputi ahli keluarga yang meninggal dunia dan juga tambang untuk pengiring;

Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Tahun 1991

9. Bayaran Balik Letak Kereta diberi kepada anggota perkhidmatan awam yang disahkan oleh Ketua Jabatan perlu menggunakan kenderaan bagi menjalankan tugas rasmi dan menyewa ruang letak kereta di pejabat. Jumlah tuntutan Bayaran Balik Letak Kereta dihadkan kepada RM30.00 sebulan berdasarkan resit.

(21)

NM24/09/2013 Page 21

ELAUN PERJALANAN KENDERAAN/TEKSI

1. Pegawai yang menggunakan perkhidmatan kenderaan yang disediakan untuk

menjalankan tugas rasmi/berkursus dan perlu ke tempat kenderaan tersebut menunggu adalah layak untuk menuntut elaun perjalanan kenderaan/teksi dari tempat kediaman ke tempat kenderaan menunggu pergi dan balik sahaja.

Contoh:-

Seorang pegawai menggunakan kenderaan Universiti untuk menjalankan tugas rasmi di Sibu. Beliau perlu menaiki kenderaan di Unimas. Pegawai adalah layak menuntut elaun perjalanan kenderaan dari rumah ke Unimas pergi dan balik sahaja.

2. Pegawai yang berkursus dan perlu bermalam di tempat yang telah disediakan oleh penganjur, elaun perjalanan kenderaan yang layak dituntut adalah perjalanan dari tempat kediaman ke tempat bermalam pergi dan balik sekali sahaja.

Contoh:-

Seorang pegawai yang berkursus telah bermalam di Hotel Holiday Inn Damai Beach. Elaun perjalanan kenderaan yang layak dituntut ialah perjalanan dari rumah ke hotel dan balik sekali sahaja.

3. Seorang pegawai menuntut elaun perjalanan kenderaan dari tempat kediaman ke destinasi-destinasi yang telah ditetapkan untuk tugas rasmi/kursus dan kemudiannya meneruskan perjalanan ke ibupejabat.

Hanya perjalanan dari tempat kediaman ke destinasi terakhir (tempat terakhir) dia perlu melaksanakan tugas rasmi/berkursus sahaja layak dituntut. Perjalanan dari destinasi terakhir ke ibupejabat adalah tidak layak dituntut kerana ia merupakan perjalanan biasa ke pejabat.

(22)

NM24/09/2013 Page 22

Rumah 10 km A 7km B 13km Unimas

Perjalanan kenderaan yang layak dituntut ialah Rumah ke A ke B = 17km Perjalanan kenderaan yang tidak layak dituntut ialah dari B ke Unimas = 13km (dianggap pergi kerja)

Unimas 17 km D 4 km E 8 m Rumah

Perjalanan kenderaan yang layak dituntut ialah Unimas ke D ke E = 21km Perjalanan kenderaan yang tidak layak dituntut ialah dari E ke Rumah = 8km (dianggap pulang ke rumah)

Rumah 5 km A 12 km B 8 km Rumah

Perjalanan kenderaan yang layak dituntut ialah Rumah ke Rumah = 25 km Perjalanan kenderaan yang tidak layak dituntut = tiada

Unimas 5 km D 12 km E 8 km Unimas

(23)

NM24/09/2013 Page 23

4. Pegawai yang menjalankan tugas rasmi/berkursus dikehendaki

menggunakan kapalterbang atau keretapi. Jika tiada kedua-dua perkhidmatan ini, pegawai boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan tertakluk kepada syarat-syarat di bawah. Sekiranya pegawai menggunakan kenderaan sendiri dan menuntut elaun perjalanan kenderaan, ia hendaklah memenuhi perkara-perkara berikut:-

Pegawai menggunakan kenderaan sendiri mesti memohon kelulusan Ketua PTJ (surat kelulusan) dan memenuhi mana-mana syarat berikut terlebih dahulu:-

Perlu singgah di beberapa tempat di sepanjang perjalanan.

Mustahak dan terpaksa berkenderaan sendiri – sila beri justifikasi

Mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi (bukan untuk tujuan peribadi)

Pegawai yang mematuhi perkara tersebut boleh memohon elaun perjalanan kenderaan jika:-

Kurang dari 240 km

boleh memohon elaun perjalanan kenderaan

Melebihi 240 km (iaitu 241 km dan ke atas)

menggunakan kapalterbang atau keretapi jika ada perkhidmatan tersebut / tambang gantian jika menggunakan kenderaan sendiri jika tiada perkhidmatan kapalterbang atau keretapi, pegawai boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan (tuntutan km)

5. Pegawai yang mengambil tiket kapalterbang sendiri samada di agensi penerbangan atau Pejabat Bendahari adalah tidak layak menuntut elaun perjalanan kenderaan untuk perjalanan tersebut.

6. Pegawai yang menyewa kenderaan samada dari syarikat atau orang perseorangan semasa bertugas rasmi/berkursus perlu mendapatkan surat kelulusan dari Ketua PTJ untuk berbuat demikian. Resit hendaklah diperolehi untuk tujuan tuntutan.

(24)

NM24/09/2013 Page 24

TAMBANG GANTIAN

1. Syarat-syarat yang perlu dipatuhi untuk menuntut tambang gantian ialah:-

a) Menggunakan kenderaan sendiri dan hendaklah bertugas rasmi. b) Bertugas di satu tempat sahaja.

c) Jarak yang melebihi 240 km (241 km ke atas) dari tempat kediaman/bertolak ke tempat yang ditujui.

d) Terdapat perkhidmatan terus kapalterbang atau keretapi di antara dua tempat tersebut.

2. Pegawai yang menuntut tambang gantian tidak boleh menuntut:-

perjalanan pergi dari rumah ke lapangan terbang/keretapi ke tempat penginapan (hotel)

perjalanan balik dari tempat penginapan (hotel) ke lapangan terbang/keretapi ke rumah

bayaran cukai lapangan terbang

bayaran tempat tidur dalam keretapi (berth charges)

3. Tuntutan tambang gantian hendaklah berdasarkan perjalanan sehala sahaja iaitu dari tempat A ke tempat B sebagai satu tambang gantian dan tempat B ke tempat A sebagai satu tambang gantian yang lain.

Contoh:-

a) Pegawai A boleh menuntut tambang gantian untuk perjalanan dari Kuching ke Sibu

sahaja manakala perjalanan Sibu – Kuching menggunakan perkhidmatan

kapalterbang. b)

(25)

NM24/09/2013 Page 25

PERJALANAN KE LUAR NEGARA

1. Seseorang pegawai yang bertugas rasmi atau menghadiri kursus dsb nya di luar negara diberi dua hari untuk pergi sebelum sesuatu tugas rasmi/kursus bermula dan dua hari juga untuk balik selepas tugas rasmi/kursus tersebut tamat dengan menggunakan kadar elaun luar negara.

2. Penerbangan terus ke destinasi luar negara akan menggunakan kadar elaun luar negara pada tarikh dan masa beliau bertolak dari rumah.

3. Pegawai yang perlu singgah/ bermalam di dalam negeri atau di sesuatu tempat di luar negara disebabkan tiada penerbangan akan juga diberikan dua hari sebelum dan dua hari selepas tanpa mengambil kira berapa hari sebenarnya beliau perlu bermalam.

Contoh:-

Penerbangan Terus

Bertolak dari rumah pada 13/4 jam 8 am

Kuching Australia

Pengiraan hari yang layak dituntut oleh pegawai akan bermula pada tarikh dan masa beliau bertolak dari rumah iaitu mulai 13/4 jam 8. Pegawai akan diberi kadar elaun luar negara dari tarikh tersebut.

Penerbangan Singgah

Bertolak dari rumah pada 13/4 jam 8 am. Penerbangan singgah di KLIA bertolak pada 14/4 jam 10am

Kuching KLIA Australia

(26)

NM24/09/2013 Page 26

Contoh:-

Tarikh Perjalanan

10/5 Bertolak dari

rumah

Kuching ke KLIA

1 hari Sehari sebelum

11/5 KLIA ke Hong

Kong

12/5 Hong Kong ke

London 1 hari Sehari sebelum

13/5

14/5 Seminar

bermula di London

1 hari Tarikh rasmi

15/5 Seminar

1 hari Tarikh rasmi

16/5 Seminar

1 hari Sehari selepas

17/5

18/5 London ke KLIA 19/5 KLIA ke Kuching

Tiba di rumah

(27)

NM24/09/2013 Page 27

Contoh:-

Tarikh Perjalanan Hari Layak

10/5 Bertolak dari

rumah

Kuching ke KLIA

11/5 KLIA ke Hong

Kong

12/5 Hong Kong ke

13/5

23/5 KLIA ke Kuching

Tiba di rumah

Berdasarkan contoh di atas, pegawai adalah layak menuntut 6 hari dengan kadar elaun luar negara. Walaupun pegawai bercuti dan berlaku tiada penerbangan, pegawai hanya layak diberi 2 hari sebelum pergi dan 2 hari selepas balik.

4. Pegawai yang bertugas rasmi/berkursus di dua negara yang berbeza kadar elaun yang digunakan adalah seperti berikut:-

(28)

NM24/09/2013 Page 28

10/5 Bertolak dari

rumah

Kuching ke KLIA

1 hari Sehari sebelum (menggunakan kadar elaun dalam kategori V iaitu United Kingdom)

11/5 KLIA ke Hong

Kong

12/5 Hong Kong ke

London 1 hari Sehari sebelum (menggunakan kadar

elaun dalam kategori V iaitu United

Tarikh rasmi (menggunakan kadar elaun dalam kategori V iaitu United Kingdom)

15/5 Seminar

1 hari

Tarikh rasmi (menggunakan kadar elaun dalam kategori V iaitu United Kingdom)

16/5 Seminar

17/5 1 hari Sehari sebelum/hari perjalanan

(menggunakan kadar elaun dalam kategori V iaitu United Kingdom) 18/5 London ke Paris

1 hari Sehari selepas (menggunakan kadar elaun dalam kategori IV iaitu France) 22/5 Paris ke KLIA

Tiba di rumah

(29)

NM24/09/2013 Page 29

Contoh di atas menggambarkan pegawai mempunyai dua tujuan perjalanan berbeza. Berdasarkan contoh di atas, pegawai adalah layak menuntut 8 hari. Tarikh 18/5 adalah dianggap seperti sehari sebelum atau tarikh perjalanan beliau dari London Ke Paris. Walaupun berlaku tiada penerbangan, pegawai hanya layak diberi 2 hari sebelum pergi dan 2 hari selepas balik sahaja.

Contoh:-

10/5 Bertolak dari

rumah

Kuching ke KLIA

11/5 KLIA ke Hong

Kong

12/5 Hong Kong ke

13/5

14/5 Seminar

bermula di

London 1 hari Tarikh rasmi

15/5 Seminar

1 hari Tarikh rasmi/hari perjalanan 16/5 London ke Paris

1 hari Tarikh rasmi/hari perjalanan

17/5 Mesyuarat di

Paris

1 hari Tarikh rasmi

18/5 Paris ke Italy

1 hari Hari perjalanan/Tarikh rasmi

19/5 Mesyuarat di

Italy

20/5 Cuti

21/5 Tiada

penerbangan

22/5 Italy ke KLIA

Tiba di rumah

(30)

NM24/09/2013 Page 30

Contoh di atas menggambarkan pegawai mempunyai tiga tujuan perjalanan berbeza. Berdasarkan contoh di atas, pegawai adalah layak menuntut 9 hari. Tarikh 16/5 dan 18/5 adalah dianggap seperti sehari sebelum atau tarikh perjalanan beliau dari London Ke Paris dan Paris ke Italy. Walaupun berlaku beliau bercuti dan tiada penerbangan, pegawai hanya layak diberi 2 hari sebelum pergi dan 2 hari selepas balik sahaja.

4. Kadar pertukaran matawang asing hendaklah menggunakan kadar mana-mana bank atau dari mana-mana punca yang mudah untuk didapati. Kadar yang digunakan adalah kadar Buying Currency/Notes pada hari beliau bertolak (hari pertama) ke luar negara seperti dalam tarikh tiket kapalterbang sekiranya tiada resit/dokumen kadar pertukaran matawang disertakan.

Contoh:-

Bertolak pada

13/4 jam 10 am 14/4 jam 8am

Kuching KLIA USA

Kadar pertukaran matawang asing yang digunakan adalah kadar pada tarikh 14/4 disebabkan beliau bertolak ke USA pada tarikh tersebut.

5. Pegawai yang menuntut kadar pertukaran matawang asing berdasarkan resit, kadar yang digunakan hendaklah mengikut kadar pada hari / kali pertama beliau membuat pertukaran tersebut sekiranya beliau membuat pertukaran matawang lebih dari sekali.

Contoh:-

Bertolak pada

13/4 jam 10 am 14/4 jam 8am

Kuching KLIA USA

Pegawai membuat pertukaran matawang pada 14/4 di KLIA kemudiannya membuat pertukaran sebanyak dua kali semasa berada di USA.

(31)

NM24/09/2013 Page 31

6. Bayaran pasport dan visa untuk kursus jangka panjang (cuti belajar) adalah ditanggung oleh Universiti (Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007)

7. Bayaran paspot dan visa untuk Bertugas Rasmi adalah ditanggung oleh Universiti [Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2003 perkara 5.5 (h)]

(32)

NM24/09/2013 Page 32

PENDAHULUAN DIRI

1. Pembelian bahan atau peralatan adalah tidak dibenarkan.

2. Permohonan untuk pendahuluan luar jangka/kontigensi atau sebarang permohonan yang tidak jelas tidak akan dipertimbangkan.

3. Pendahuluan untuk elaun makan dan elaun hotel/lojing hanya diberi untuk hari-hari bertugas rasmi/kursus sahaja. Tiada pendahuluan dibenarkan untuk hari sebelum/hari selepas.

4. Pegawai yang bertugas rasmi/berkursus di beberapa tempat di luar negara boleh memohon pendahuluan berdasarkan kadar kelayakan di tempat tersebut dan berapa hari rasmi beliau bertugas rasmi/berkursus semasa berada di sana.

Contoh:-

Pegawai A gred W41 berseminar di Vietnam pada 22 – 24 April, Sepanyol pada 25 – 26 April dan Jerman pada 28 – 30 April. Beliau layak untuk memohon pendahuluan seperti berikut:

Elaun makan Vietnam RM100 x 3 hari Sepanyol RM 140 x 2 hari Jerman RM160 x 3 hari

(33)

NM24/09/2013 Page 33

KURSUS DALAM NEGERI

1. Perolehan pakej yang berkaitan dengan latihan hendaklah mematuhi kadar kelayakan penginapan dan elaun makan peserta latihan yang berkuatkuasa (iaitu kadar berkursus). Rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004. Apa-apa tuntutan tidak boleh melebihi dari kadar kelayakan peserta masing-masing.

Contoh:-

a. Seorang pegawai N41 berkursus dikenakan yuran sebanyak RM180 termasuk makan dan penginapan. Kelayakan beliau adalah RM45 (makan) dan RM130 (sewa hotel) = RM175. Beliau hanya boleh menuntut sehingga had kelayakan beliau iaitu RM175 sahaja.

b. Seorang pegawai N41 berkursus dikenakan yuran sebanyak RM160 termasuk makan dan penginapan. Kelayakan beliau adalah RM45 (makan) dan RM130 (sewa hotel) = RM175. Beliau boleh menuntut sehingga had kelayakan beliau iaitu RM175.

Kursus Pendek – Tempoh 3 bulan dan kurang termasuk hari hujung minggu dan kelepasan am

Luar HQ Catatan *Dalam HQ Catatan 1. Sehari sebelum

& sehari selepas

Kadar Kursus Elaun makan =

RM15 sehari

(34)

NM24/09/2013 Page 34

Kursus Panjang – Sepenuh masa tempoh melebihi 3 bulan termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu

Luar HQ Catatan *Dalam HQ Catatan

Kursus Sambilan – Kursus selepas waktu pejabat

(35)

NM24/09/2013 Page 35

KURSUS LUAR NEGARA

Kursus Pendek Catatan Kursus Panjang Catatan 1. Dua hari sebelum

& dua hari selepas

Kadar Kursus Cuti belajar Ikut kadar cuti belajar

2. Ikut Kadar Kursus Luar Negara

Hari-hari berkursus

3. Elaun pakaian panas, passport & visa

Boleh dituntut

4. Mileage (KM) Rumah – Airport Airport - Hotel Hotel – Pusat Pengajian

Pusat Pengajian – Hotel

Sekali sahaja.

Tidak boleh melebihi tempoh 6 hari

5. Kapalterbang Ikut kelayakan

(36)

NM24/09/2013 Page 36

Contoh Lain:-

Encik Ahmad adalah seorang pegawai berjawatan Penolong Pendaftar (Gred 41). Beliau telah diarahkan untuk menghadiri mesyuarat di Kuala Lumpur pada 15/4/2005. Beliau bertolak dari rumah pada 14/4/2005 jam 10 pagi dan balik ke rumah pada 16/4/2005 jam 5.25 petang.

PERKARA PENERANGAN PENGIRAAN

Tarikh perjalanan

Tarikh bertolak

dibenarkan adalah

sehari sebelum tarikh

sesuatu urusan

bermula dan sehari selepas tarikh urusan tamat

14/4/2005 – Tarikh bertolak

15/4/2005 – Tarikh mesyuarat

16/4/2005 – Tarikh kembali

Dari contoh di atas, Encik Ahmad layak untuk menuntut elaun makan pada kadar RM45

14/4/2005

Masa bertolak - 1000

15/4/2005

tempoh 24 jam pertama - 1000

(37)

NM24/09/2013 Page 37 layak untuk kadar elaun hotel sebanyak RM160

14/4/2005

Dari contoh di atas, jika Encik Ahmad bermalam di rumah kawan seperti pada tarikh dan masa di atas, beliau layak untuk kadar elaun lojing sebanyak RM55

(38)

NM24/09/2013 Page 38 jam tetapi kurang dari

24 jam sehingga

15/4/2005

16/4/2005

tempoh 24 jam kedua - 1000

Masa tiba ke rumah 1725

Jika diandaikan Encik Ahmad kembali ke rumah pada tarikh 16/4/2005 jam 6.25 petang, beliau layak untuk menuntut Elaun Harian

14/4/2005

15/4/2005

(39)

NM24/09/2013 Page 39

PEKELILING BERKUATKUASA

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil 2 Tahun 2006

Mengenai Elaun Perjalanan Kenderaan. Pindaan Kepada PP 3/2003 Dan PP 4/2003

Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai

Perkhidmatan Awam Semasa Berkursus Kecuali Kursus Pra-perkhidmatan.

PP 4/1992 adalah dibatalkan

Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun,Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan Anggota Polis).

Dipinda oleh PP 2/2006

PP Bil. 2/1992 adalah dibatalkan

Kelayakan Kemudahan Penerbangan Dan Penginapan Untuk Pegawai Kanan

Yang Menjalankan Tugas Rasmi.

(40)

NM24/09/2013 Page 40 LAMPIRAN A

KADAR - KADAR

DALAM NEGERI

KADAR ELAUN PERJALANAN UNTUK BERTUGAS RASMI

ELAUN MAKAN LOJING HOTEL

GRED S'jung S&S, Labuan

S'jun

g S&S, Labuan S'jung S&S, Labuan

Utama/Khas 'A' dan ke

atas 115 165 80 85 Sebenar (std suite) Sebenar (std suite)

Utama/Khas 'B' dan 'C' 100 130 75 80 Sebenar (bilik superior) Sebenar (bilik superior)

53 dan 54 85 115 70 75 Sebenar (bilik biasa) Sebenar (bilik biasa)

KADAR ELAUN PERJALANAN UNTUK BERKURSUS

ELAUN MAKAN LOJING HOTEL

GRED S’jung S&S, Labuan S’jung S&S, Labuan S’jung S&S, Labuan

RM2323.41 1400 ke atas B

lebih

RM2064.60 1000 ke atas C

lebih

RM1611.28 Bawah 1000

D

kurang

RM1611.28 lebih 175

E

kurang

(41)

NM24/09/2013 Page 41 LAMPIRAN B

LUAR NEGARA

ELAUN PERJALANAN UNTUK BERKURSUS ELAUN PERJALANAN UNTUK TUGAS RASMI

ELAUN MAKAN LOJING ELAUN MAKAN HOTEL/LOJING

GRED

Utama/Khas 'A' dan ke atas 300 Bilik Biasa 370 Bilik Suite Biasa

Utama/Khas 'B' dan 'C' 270 Bilik Biasa 340 Bilik Biasa

53 dan 54 240 Bilik Biasa 320 Bilik Biasa

45 hingga 52 200 Bilik Biasa 270 Bilik Biasa

1 hingga 44 Lampiran A2 Lampiran A2 Lampiran A2 Lampiran A2

LAMPIRAN A2 : ELAUN PERJALANAN UNTUK BERKURSUS

KATEGORI NEGARA ELAUN MAKAN SEWA HOTEL LOJING

I 100 200 100

II 120 300 120

III 140 400 140

IV 160 500 160

V 180 600 180

LAMPIRAN A2 : ELAUN PERJALANAN UNTUK TUGAS RASMI

KATEGORI NEGARA ELAUN MAKAN SEWA HOTEL LOJING

I 175 400 100

II 195 440 120

III 215 480 140

IV 235 520 160

(42)

NM24/09/2013 Page 42

LAMPIRAN A2

KATEGORI I KATEGORI II KATEGORI III KATEGORI IV KATEGORI V