LAMPIRAN 3
1/5
GARIS PANDUAN PERANCANGAN PEMBEKAL BAGI MENGHADAPI PERALIHAN SISTEM ePEROLEHAN SEDIA ADA KEPADA SISTEM ePEROLEHAN BAHARU
1. TUJUAN
1.1 Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai tindakan yang perlu diambil oleh pembekal sebagai persediaan menghadapi peralihan penggunaan Sistem ePerolehan (eP) sedia ada kepada Sistem eP Baharu.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Sistem ePerolehan (eP) Baharu akan mula beroperasi mulai 1 Januari 2018 yang mana semua pembekal yang ingin berurus niaga dengan Kerajaan Persekutuan wajib menggunakan Sistem eP Baharu secara atas talian sepenuhnya.
2.2 Bagi membolehkan Sistem eP Baharu berfungsi dengan baik, proses peralihan yang melibatkan migrasi data daripada Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu akan dilaksanakan.
2.3 Proses peralihan ini memerlukan operasi Sistem eP sedia ada dihentikan dan semua pembekal tidak boleh membuat capaian semasa aktiviti migrasi data dijalankan bermula pada 23 Disember 2017 jam 12:01 pagi sehingga 1 Januari 2018 jam 8:00 pagi.
2.4 Sehubungan itu, pihak pembekal hendaklah memastikan semua aktiviti/ transaksi yang belum selesai atau masih berjalan diselesaikan sebelum tarikh akhir (cut-off date) yang ditetapkan berdasarkan modul-modul yang terlibat.
3. TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH PEMBEKAL
3.1 Pihak pembekal bertanggungjawab memastikan aktiviti/transaksi yang sedang berjalan dalam Sistem eP sedia ada seperti di bawah diselesaikan dalam tahun 2017:
2/5
b) Transaksi urus niaga perolehan dengan Kerajaan Persekutuan melalui Modul Pembelian Terus dan Modul Kontrak Kementerian.
3.2 Proses Pendaftaran Pembekal dengan MoF
3.2.1 Permohonan pendaftaran pembekal yang telah mendapat kelulusan dan berstatus “Telah Berdaftar” pada 22 Disember 2017 sahaja yang akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
3.2.2 Sehubungan itu, bagi memastikan permohonan pendaftaran dapat mencapai status “Telah Berdaftar”, pembekal hendaklah merancang dan memastikan proses-proses berkaitan pendaftaran pembekal seperti Jadual 1 di bawah dilaksanakan selewat-lewatnya mengikut tarikh akhir yang telah ditetapkan.
Jadual 1 Jenis
Permohonan Proses Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu Diambil
Baru/
Pembaharuan/ Tambah Bidang (Bidang Khas)
Membuat Pengisytiharan Permohonan
10 November 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan
permohonan selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir tersebut akan dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu. Permohonan (Bidang Khas)
Penghantaran Dokumen Sokongan
24 November 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan dokumen sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan bagi dokumen sokongan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir
tersebut akan
dibatalkan secara Permohonan
3/5 Jenis
Permohonan Proses Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu Diambil
automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/ Tambah Bidang
(Bidang Biasa)
Membuat Pengisytiharan Permohonan
1 Disember 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan
permohonan selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir tersebut akan dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/ Tambah Bidang
(Bidang Biasa)
Penghantaran Dokumen Sokongan
8 Disember 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan dokumen sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan bagi dokumen sokongan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir
tersebut akan
dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu.
Kemas Kini Profil
Membuat Pengisytiharan Permohonan
1 Disember 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan
4/5 Jenis
Permohonan Proses Tarikh Akhir
Tindakan Yang Perlu Diambil
Permohonan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir tersebut akan dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu.
Kemas Kini Profil
Penghantaran Dokumen Sokongan
8 Disember 2017
Pembekal hendaklah menyerahkan dokumen sokongan (hardcopy or
softcopy)
selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan bagi dokumen sokongan yang gagal diserahkan pada tarikh akhir
tersebut akan
dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
mencipta semula permohonan di dalam Sistem eP Baharu.
Baru/
Pembaharuan/ Tambah Bidang
(Biasa/Khas)
Bayaran 18 Disember 2017
Pembekal hendaklah membuat bayaran selewat-lewatnya pada tarikh akhir tersebut.
Permohonan bagi bayaran yang gagal dijelaskan pada tarikh akhir tersebut akan dibatalkan secara automatik oleh sistem.
Pembekal perlu
5/5
3.2.3 Bagi permohonan pendaftaran yang telah mendapat kelulusan dan berstatus “Telah Berdaftar”, pembekal dinasihatkan untuk mencetak sijil pendaftaran Kementerian Kewangan selewat-lewatnya pada 22 Disember 2017.
3.2.4 Manakala, bagi mana-mana permohonan yang telah ditolak dalam Sistem eP sedia ada, pembekal boleh mengemukakan semula permohonan tersebut di dalam Sistem eP Baharu.
3.3 Transaksi Urus Niaga Perolehan dengan Kerajaan Persekutuan
3.3.1 Bagi pembekal yang telah menyertai Sebut Harga/Tender/ eBidding dan ditawarkan Surat Setuju Terima (SST), pembekal diingatkan untuk memastikan pengesahan Surat Setuju Terima dibuat selewat-lewatnya pada 13 Disember 2017 secara atas talian agar maklumat SST dapat dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
3.3.2 Pembekal juga dinasihatkan untuk merujuk Tatacara Proses Akhir Tahun bagi pelaksanaan transaksi perolehan dalam Sistem eP sedia ada yang akan dikeluarkan pada bulan Disember 2017.
3.4 Proses Katalog
3.4.1 Pembekal dibenarkan untuk memuat naik katalog dalam Modul eCAT selewat-lewatnya sehingga 18 Disember 2017. Katalog yang dimuat naik sehingga tarikh akhir ini dengan status “Iklan” sahaja akan dimigrasi ke dalam Sistem eP Baharu.
4. PENUTUP
Semua pembekal dikehendaki merancang dan mematuhi tarikh akhir yang telah ditetapkan bagi proses-proses yang telah dinyatakan di atas agar pelaksanaan peralihan Sistem eP sedia ada kepada Sistem eP Baharu berjalan lancar.
