BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan manajemen perusahaannya dengan sistem komputer. Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang diinginkan.
CV. Mekar Mandiri adalah salah satu perusahaan manufaktur yang memproduksi perlengkapan interior decoration. Analisis terhadap sistem penjualan barang yang ada dalam perusahaan dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah untuk perbaikannya.
Pengertian sistem penjualan sendiri yaitu sekelompok unsur atau bagian yang saling berhubungan dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masing-masing untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sebuah perusahaan dapat dikatakan maju jika sistem penjualan barang yang diterapkan berjalan dengan baik.
1.2 Maksud & Tujuan
Maksud Penulisan laporan analisa sistem penjualan barang ini yaitu:
a. Menganalisa prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan CV. Mekar Mandiri
b. Menganalisa permasalahan dan kelemahan yang ada pada perusahaan.
c. Memberikan infomasi kepada pihak-pihak yang mebutuhkan.
d. Mengidentifikasi kelemahan prosedur sistem penjualan barang yang ada.
Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini yaitu untuk melengkapi dan memenuhi salah satu tugas UAS mata kuliah Metode Penelitian.
1.3 Metode Penelitian
Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek yang diteliti untuk menarik kesimpulan.
Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah:
1. Metode Wawancara (Interview)
Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis kepada pimpinan perusahaan guna mendapatkan informasi secara terperinci mengenai kegiatan penjualan barang dan organisasi yang ada di dalamnya.
2. Metode Observasi
3. Metode Browsing
Metode ini dilakukan dengan mengujungi situs internet untuk membandingkan beberapa makalah yang ada dengan laporan yang penulis tulis yang tujuan melengkapi kekurangan pada laporan yang penulis buat.
1.4 Ruang Lingkup
Agar laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi:
1. Prosedur pemesanan barang;
2. Prosedur pembayaran secara tunai;
3. Prosedur pengiriman barang serta
4. Prosedur pembuatan laporan bulanan penjualan barang.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami laporan analisa sistem informasi penjualan barang ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang digunakan, serta sistematika penulisan.
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan ini yaitu sistem informasi.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil perusahaan, sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, tujuan perusahaan, pemasaran yang dilakukan, struktur organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, serta dokumen-dokumen yang terkait.
BAB IV PENUTUP
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Dalam era globalisasi dan semakin meningkatnya sistem informasi perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir semua perusahaan sudah dan mungkin wajib menggunakan sistem, baik sistem yang sifatnya manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi. Dengan demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Gordon B. Davis, Sistem ialah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Sedangkan menurut Raymond Mc. Sistem ialah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Kualitas Informasi diukur dari segi :
2. Relevan : informasi harus benar sesuai kebutuhan bagi pihak yang membutuhkan informasi
3. Tepat waktu : informasi harus diberikan tepat pada waktu nya
Definisi Sistem Informasi sendiri yaitu Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan.
Komponen dari Sistem Informasi antara lain : 1. Perangkat keras (Hardware)
2. Perangkat lunak (Software) 3. Database
4. Prosedur
5. Personil / Orang
6. Jaringan komputer dan komunikasi data
2.1.2 Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :
Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu : 1. Komponen (Component)
2. Lingkungan Luar (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
3. Batasan (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
4. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya.
5. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input.
6. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.
7. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
8. Sasaran/ Tujuan (Goal)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic
Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi. Sedangkan Sistem Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung Probabilistic.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.
2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)
Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :
a. Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. External Entity ini dapat berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari sistem.
b. Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin, atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
c. Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
d. Simpanan Data (Data Store)
file disket, dan file hard disk. Data Store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder.
3. Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
4. Tahapan Pembuatan DAD
Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.
c. Diagram Detail
B. Kamus Data / Data Dictionary (DD)
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan.
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
3. Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
C. Notasi Kamus Data
Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data.
1. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Notasi Keterangan
X Setiap karakter
9 Angka Numeric
A Karakter alphabet
Z Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong . Titik sebagai penulisan ribuan
, Koma sebagai pemecah pecahan - Hypen sebagai tanda penghubung / Slash sebagai tanda pembagi
2. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Notasi Keterangan
=
Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)+
AND[ ]
Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data didalam kurung bracket ini)I
Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]N [ ] M
Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum M kali)( )
Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan dapat tidak ada)*atau**
Keterangan setelah tanda ini adalah komentar@
Indentefier data storeAlias
Nama lain untuk dataBAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu sendiri.
Pada CV. Mekar Mandiri setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh Pimpinan dari CV. Mekar Mandiri secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung proses penjualan tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut aya yang masih bersifat manual, adapun yang sudah terkomputerisasi dengan baik. Sistem yang sudah terkomputerisasi dengan baik memudahkan pimpinan dalam memeriksa data yang ada. Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan ini.
3.2 Tinjauan Perusahaan
Penulis akan menguraikan mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, cara pemasaran dan struktur organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara lain sebagai berikut:
3.2.1 Sejarah Perusahaan
CV. Mekar Mandiri merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur. Perusahaan ini terletak di Jln. Pelabuhan II Km.3 No.404, Perusahaan ini membeli bahan baku dari Perusahaan Terbatas lalu mengolahnya menjadi barang jadi kemudian menjualnya secara kredit maupun tunai ke beberapa pedagang eceran, toko, dan para pelanggan lainnya di Sukabumi.
CV. Mekar Mandiri didirikan oleh Bpk. Hermawan dan dikelola oleh anak dari Bpk. Hermawan sendiri yaitu Agun Pragiawan. CV. Mekar Mandiri ini berdiri pada tanggal 14 Januari 2011 dengan usaha memproduksi Gorden import maupun lokal dan telah memiliki SITU (Surat Izin Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), NRB (Nomor Rekening Bank), NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) serta PPKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).
Perusahaan ini memproduksi barang dagangannya sendiri. Mulai dari proses pemilihan bahan baku sampai dengan menjadi barang jadi atau barang siap jual.
Perusahaan interior decoration ini menjual berbagai macam kain bahan import maupun lokal, Gorden vertical blind, Horizontal blind, Wooden blind, Roller Blind, Roman Shade, Folding Door, berbagai macam Rell Gorden, berbagai macam Aksesoris Gorden, juga menyediakan Bed Cover, Sprey dll. Cara yang digunakan dalam proses pemasaran barang yaitu menjual barang dagang langsung di toko dan juga menerima pesanan melalui telepon atau faks.
3.2.2 Visi Perusahaan
Visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan jauh kedepan.
a. Ingin menjadi perusahaan yang semakin sukses;
b. Menjadi perusahaan yang unggul diantara perusahaan interior lainnya. c. Dapat membuka cabang kembali;
d. Dapat Memuaskan konsumen serta;
e. Mengembangkan ide dan peluang usaha yang ada dikemudian hari;
3.2.3 Misi Perusahaan
Misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai Visi.
a. Mengikuti seminar dan pelatihan entrepreuneur; b. Promosi;
c. Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain;
d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan kualitas dan mutu barang yang baik serta;
e. Pembaharuan terhadap model-model baru.
3.2.4 Tujuan Perusahaan
Memperoleh laba dan menjaga kelangsungan pertumbuhan usaha dalam jangka waktu yang tidak terbatas.
3.2.5 Pemasaran
Cara yang digunakan di perusahaan ini dalam memasarkan barang, yaitu :
a. Penjualan dilakukan di toko.
3.2.6 Struktur Organisasi
Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi. Organisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.
Perusahaan ini memiliki 1 pimpinan dan 23 pegawai yang terdiri dari Bag. Produksi, Bag. Admin, Bag. Gudang, dan Bag. Pemasaran. Pada perusahaan ini struktur organisasi yang digunakan yaitu struktur organisasi fungsional. Yang dimaksud struktur organisasi fungsional yaitu bentuk organisasi yang penyusunan-nya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Seperti admin, produksi, teknik, pemasaran dll. Ciri organisasi yang menggunakan struktur organisasi fungsional yaitu:
1. Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas 2. Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal 3. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan.
Tujuan suatu perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu : 1. Membedakan suatu pekerjaan.
2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.
3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan. 4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
a. Pimpinan
Sebagai pemimpin dan pemegang perusahaan serta berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja dari pegawai / staff-staff.
b. Bag. Produksi I
Bertugas dalam melakukan proses produksi yaitu mengubah bahan baku menjadi barang jadi belum siap jual.
Bertugas dalam melengkapi proses produksi sehingga barang siap untuk dipasarkan atau dijual
d. Bag. Admin
Sebagai pengelola administrasi perusahaan dan mengatur data-data yang masuk ke perusahaan maupun data yang dikeluarkan oleh perusahaan.
e. Bag. Pemasaran
Selain bertugas memasarkan atau mempromosikan barang kepada konsumen, bagian pemasaran juga bertugas melakukan pemasangan dan pengiriman gorden.
f. Bag. Gudang
Mendata stok barang yang masuk dan keluar berdasarkan arsip stok barang.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan yang ada di CV. Mekar Mandiri
a. Prosedur Pemesanan Barang
Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman surat penawaran oleh bag. pemasaran kepada customer berdasarkan data barang. Setelah melihat dan memutuskan barang apa saja yang akan dipesan, selanjutnya customer memberikan PO kepada CV. Mekar Mandiri melalui bag. Pemasaran.
b. Prosedur Pembayaran
Setelah PO diterima dari customer, PO di cek terlebih dahulu seperti stok, harga dan diskonnya. PO akan di proses kemudian diarsipkan kedalam arsip PO jika customer sudah melakukan pembayaran tunai kepada bag.admin, berdasarkan arsip PO selanjutnya bag.admin membuatkan nota penjualan kepada customer sedangkan copy nota penjualan di arsipkan ke dalam arsip penjualan .
c. Prosedur Pengiriman Barang
Bag.admin membuatkan surat jalan untuk bag.pemasaran berdasarkan arsip penjualan. Sebelum dikirim barang terlebih dahulu diperiksa oleh bag. pemasaran agar sesuai dengan surat jalan. Selanjutnya bag. Pemasaran mengirimkan barang kepada customer dengan menyertakan surat jalan yang berjumlah 2 rangkap. Setelah barang diterima oleh customer, maka customer akan menerima copy surat jalan. Sedangkan surat jalan asli dibawa kembali untuk kemudian diarsipkan kedalam arsip penjualan.
d. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan pimpinan akan menerima laporan bulanan dari bag. Pemasaran yang dibuat berdasarkan data penjualan, arsip penjualan dan arsip penjualan.
3.4 Diagram Alir Data (Diagram Flow Data)
Gambar III.6 Diagram Detail Proses 3 Sistem Berjalan
Keterangan:
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
Adapun kamus data sistem berjalan yang digunakan pada pembelian bahan baku CV. Mekar Mandiri yaitu sebagai berikut:
1. Dokumen Masukan a. Purchase Order
Nama Arus : Purchase Order Alias : PO
Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer Arus Data : Customer - proses 1.0
Proses 1.0 - bag.pemasaran Proses1.0 - arsip PO Arsip PO - proses 2.0 Arsip PO - proses 4.0
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pemesanan Periode : Setiap terjadinya pemesanan
Volume : 1-5 per bulan
Struktur Data : Header + isi + footer
-Header : Judul + tahun + No_PO + tanggal + dipesan oleh + dibeli
oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier + telp_fax
+ contact_person + cara_pembayaran [tunai|kredit]
-Isi : 1{no + nama_barang + kuantitas + harga satuan +
(pot_harga) + jumlah + keterangan + total}1
-Footer : Lembar + ttd_pelaksana + ttd_bag_gudang + ttd_pimpinan
+ cttn_cara_pembayaran
b. Surat Jalan
Nama Arus : Surat Jalan Alias : SJ
Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer Arus Data : Bag. admin - proses 3.0
Proses 3.0 – Bag. pemasaran Bag. pemasaran - proses 3.0 Proses 3.0 – customer
Periode : Setiap terjadi pengiriman barang Volume : 1-25 per minggu
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-Header : nama_perusahaan + nama_kota + tgl_dikeluarkan +
alamat_penerima + no_surat_jalan
-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1 -Footer : tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian
2. Dokumen Keluaran a. Surat Penawaran
Nama Arus : Surat Penawaran Alias : SP
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Bag. Pemasaran - proses 1.0 Proses 1.0 – Customer
Penjelasan : Surat penawaran barang dan produk yang dijual Periode : Saat melakukan penawaran barang
Volume : 1-5 per bulan
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-Header : Nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan
+ nomor_surat + perihal + tanggal_surat + kota + kepada -Isi : 1{no + nama_barang + harga + satuan + jumlah + diskon +
total}1
b. Nota Penjualan
Nama Arus : Nota Penjualan Alias : NP
Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : Bag. Admin – Proses 2.0
Proses 2.0 – Customer Proses 2.0 – Arsip Penjualan Arsip Penjualan – Proses 4.0 Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran Periode : Setiap ada transaksi pembayaran Volume : 1-25 per hari
Struktur Data : Header + Isi + Footer
-Header : Nama_perusahaan + alamat + produk + telp_perusahaan +
kepada
-Isi : 1{banyaknya + nama_barang + satuan + jumlah + total +
uang_muka + sisa} diterima_tanggal + selesai_tanggal -Footer : Tanggal + ttd_penerima + ttd_pemesan + perhatian
Nama Arus : Surat Jalan Alias : SJ
Bentuk Data : Manual/Cetakan Komputer Arus Data : Bag. admin - proses 3.0
Proses 3.0 – Bag. pemasaran Bag. pemasaran - proses 3.0 Proses 3.0 – customer
Penjelasan : Sebagai salah satu syarat pengiriman barang Periode : Setiap terjadi pengiriman barang
Volume : 1-25 per minggu Struktur Data : Header + Isi + Footer
-Header : nama_perusahaan + nama_kota + tgl_dikeluarkan +
alamat_penerima + no_surat_jalan
-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang + keterangan} 1 -Footer : tanggal_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian
3.6 Permasalahan
Setelah melakukan observasi kepada pimpinan perusahaan CV. Mekar Mandiri ternyata ada beberapa kendala yang kadang-kadang terjadi di di perusahaan. Kendala tersebut meliputi:
a. Kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan baku oleh bagian gudang kadang kala menimbulkan beberapa masalah dalam proses produksi, antara lain yaitu proses produksi terhambat oleh pemesanan barang yang dilakukan secara mendadak.
c. Sistem kadang kala tidak terkomputerisasi dengan baik sehingga proses manual menjadi pilihan yang tepat untuk digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati permasalahan yang ada pada CV. Mekar Mandiri penulis menyimpulkan bahwa CV. Mekar Mandiri belum terkomputerisasi yakni sistem masih bersifat manual. maka penulis membuat alternatif pemecahan masalah sebagai berikut:
a. Penggunaan aplikasi database, myob dan visual basic 6.0 menjadi pilihan alternatif untuk pengolahan data, baik dalam proses penjualan dan pembelian, maupun dalam proses pemeriksaan stok barang.
BAB IV
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
memerlukan waktu 5 hari tertunda menjadi 7 hari karena stok barang yang ternyata habis dan terpaksa perusahaan melakukan pemesanan barang terlebih dahulu, ini terjadi akibat dari kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan baku.
3.2 Saran
a. Dalam kegiatannya perusahaan ini masih menggunakan sistem manual, sebaiknya untuk penginputan dan pencarian data haruslah sudah terkomputerisasi dengan baik.
b. Perlunya pengkoordinasian struktur organisasi dan disiplin yang baik dari pegawai yang ada di perusahaan tersebut agar terorganisir dengan baik. c. Sebaiknya bagian gudang menginput dan mengoutput data stok masuk dan
stok keluar sehingga tidak adanya perselisihan dalam persediaan barang. Dan segera memberikan informasi kepada pimpinan jika stok barang habis, sehingga tak ada kendala dalam proses produksi.
DAFTAR PUSTAKA
1. Drs. Mardiyatmo, 2006, Menyusun Struktur Organisasi, KEWIRAUSAHAAN, yudhistira
2. Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem Informasi.Jakarta:STMIK Muhammadiyah Jakarta
3. H.M. Jogiyanto. 2005. Analisa & Disain Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi
5. http://ericute.files.wordpress.com/2010/02/contoh-kkp1.pdf
