OPTIMALISASI PROSES PENGADAAN DENGAN METODE REKAYASA ULANG BISNIS PROSES (BPR)
STUDI KASUS PT INALUM (PERSERO)
OLEH : ALI HASIAN HARAHAP
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN SEKOLAH PASCA SARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ABSTRACT
Nowadays the globalization, innovation of technology and tight business competition push the companies to change their way to run their business. So that companies can continue to survive and win the competition, companies must quickly change their business strategy. Companies should do the continuously improving their business processes as customers demand for goods services better. One of the components that can determine a company can compete is “time”. There is a proverb saying that "time is money". PT INALUM (Persero) which has change the status from foreign company becomes state own companies would continues to improve its performance to much better. The management gives target for Procurement Dept. to optimize the procurement process with the on-time delivery of goods increase becomes 97%. Therefore, it needs to change more precise and faster to meet the set targets and its need to look for best strategy, not just small changes made by PT INALUM but a new breakthrough fundamental. The author uses the Business Process Reengineering to optimize the procurement process in order to improve on-time delivery, business process analysis and drafting of new business processes by implementing supply positioning models. The design of new business processes measured with 4 (four) perspective balance score card and the results obtained benefits of cost reduction, accelerated processes and customer satisfaction
Keywords : Business Process Reengineering, Business process analysis, Supply Positioning
Model, Balance Scorecard
I. PENDAHULUAN
Dalam menghadapi tantangan global, PT Inalum (persero) yang saat ini telah resmi menjadi salah satu BUMN, terus berupaya meningkatkan kinerjanya agar lebih baik lagi.
Dept.Pengadaan manajemen menargetkan untuk mengoptimalkan proses pengadaan dengan target delivery on time barang ditetapkan menjadi 97%.
Sebelumnya pencapaian delivery on time adalah 86,8 %. Oleh karena itu perlu perubahan yang lebih tepat dan cepat untuk memenuhi target yang telah ditentukan dan perlu dicarikan terobosan baru yang mendasar dan tidak hanya sekadar perubahan kecil yang dilakukan oleh PT Inalum.
II. LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Proses Bisnis
Proses Bisnis menurut Paul Harmon (2003) adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis dimana mencakup inisiasi input, transformasi dari suatu informasi, dan menghasilkan output.
2.2 Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasi dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
2.3 Business Process Reengineering
Menurut Hammer dan Champy (1993) rekayasaulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup ongkos, kualitas, jumlah dan layanan terbaik
2.4 Tahapan-tahapan Rekayasa Ulang 1. IdentifikasiValue Chain
2.Tahap analisa setiap kegiatan dalam proses bisnis
3. Tahap perancangan proses bisnis yang baru.
2.5 Supply Positioning Model (SPM) The Supply Positioning Model, adalah suatu model yang dikembangkan dengan memetakan produk atau jasa yang dibutuhkan ke dalam sebuah matriks yang merupakan fungsi dari besaran nilai expenditure terhadap impact on profit, supply opportunity dan resiko. Tujuan dari pembuatan model ini adalah untuk membantu memprioritaskan usaha yang dilakukan dalam mendapatkan dan memilih pemasok, sebagai masukan dalam menentukan strategi pengadaan, dan menentukan bentuk kerja sama yang akan dibangun dengan pemasok (Kenneth Lyson, 1996).
2.6 Balance Scorecard (BSC)
Kaplan dan Norton (1996) menawarkan konsep BSC yang menyebutkan bahwa BSC merupakan sistim manajemen strategis dan pengukuran yang menghubungkan sasaran strategis kepada 4 indikator yaitu keuangan, pelanggan, bisnis internal dan pembelajaran serta pertumbuhan.
IV.METODE PENELITIAN
Metode penelitian bersifat penelitian terapan (applied research), pendekatan studi kasus dan bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan data pada penelitian yaitu dengan observasi melalui pendekatan observasi partisipatoris (participatory-observation).
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
Proses saat ini
Analisis Business Process Reengineering
1. Identifikasi value chain
Ketiga seksi yang terkait dengan proses pengadaan, saat ini dinilai telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan masing-masing aktivitas yang dilakukan dalam proses bisnisnya dapat dikatakan telah memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Hal tersebut dilihat dengan kondisi keuangan perusahaan yang telah mendapatkan profit.
2. Analisis setiap kegiatan proses bisnis Terdapat beberapa kegiatan yang masih belum efektif dan efisien sehingga sangat perlu dilakukan perubahan. Menurut Rizal (2014) beberapa upaya untuk meningkatkan on time delivery pada proses pengadaan barang adalah waktu proses dan Pemasok yang tepat.
a. Analisis waktu proses
Waktu proses adalah sebagai berikut:
Standard waktu proses yang disepakati oleh ketiga seksi yang terkait pengadaan adalah 37 hari, namun aktualnya adalah 45 hari. Terjadi selisih 8 hari dari standard yang telah ditetapkan.
b. Jumlah Pemasok
Barang-barang yang sering terjadi delay adalah:
a. Bahan baku penolong & PRM
b. Mekanikal & elektrikal S/P & equipment c. Bahan kimia
Barang diatas termasuk kategori bottleneck dan critical dan terlihat dari data bahwa jumlah pemasok relative sedikit
3.Rancangan proses bisnis baru
IAPI merekomendasikan agar proses pengadaan dilakukan dengan cara lelang dan paket pengadaan dilakukan sekali dalam jumlah besar. Hal tersebut untuk menarik minat pemasok untuk tertarik menawarkan barang yang bersifat bottleneck dan critical. Maka rancangan proses bisnis baru adalah sebagai berikut :
Perubahan signifikan pada rancangan proses bisnis yang baru adalah sebagai berikut:
a. Proses lelang dilakukan di awal tahun anggaran setelah RKAP disetujui. Bagi Seksi Pengadaan, dengan rancangan alur proses yang baru ini terjadi penghilangan pekerjaan yang berulang-ulang dalam hal proses lelang. Pada alur proses sebelumnya seksi Pengadaan akan melakukan proses lelang setiap menerima RFP yang diterima dari Seksi Requester.
b.Kontrak harga satuan selama periode tertentu terhadap pemasok yang memenangkan tender, pada proses sebelumnya kontrak dengan pemasok hanya bersifat jangka pendek (spot). Kontrak harga satuan ini merujuk kepada konsep just in time (JIT). Disinilah terjadi potensi peningkatan on time delivery karena perusahaan telah menginformasikan kepada pemasok tentang kebutuhan barang berupa item barang, jumlah kebutuhan dan jadwal kebutuhan delivery barang, selain itu Seksi Pengadaan memperoleh manfaat bahwa harga satuan barang tetap (fixed) hingga periode tertentu yang disepakati dalam kontrak.
c. Seksi Requester tidak perlu meminta persetujuan Seksi Anggaran untuk eksekusi anggaran yang sudah termasuk dalam RKAP dan cukup salinan RFP nya saja yang dikirim ke Seksi Anggaran. Hal ini menyederhanakan proses administrasi tanpa menghilangkan fungsi control Seksi Anggaran.
Rancangan proses bisnis di atas menghasilkan percepatan proses dari sebelumnya 37 hari menjadi 5 hari. Hal di atas mempercepat waktu proses pengadaan permintaan barang.
Analisis Balance Scorecard
Hasil rancangan proses bisnis yang baru diusulkan dianalisis dan diukur manfaatnya ke dalam 4 (empat) perspektif balance scorecard.
Balance Scorecard
1
Perspektif
Keuangan
- Efisiensi penggunaan
kertas & faksimili sebesar USD 221.00
- Menghindari potensi
kerugian operasional dari
delay delivery sebesar USD 205.50 perhari
2
Perspektif
Pelanggan
- Delivery on time
meningkat serta kepastian jumlah pembelian bagi pemasok
3 Perspektif
Intenal
- Waktu proses lebih
singkat menjadi 5 hari
- Tidak ada lagi pekerjaan
berulang untuk pembelian item barang yang sama
4
Perspektif Pembelajaran dan
pertumbuhan
- Meningkatkan
produktifitas dalam bekerja
- Kualitas pekerjaan lebih
VI. KESIMPULAN & SARAN
Kesimpulan
Dari menggunakan metode rekayasa ulang proses bisnis pada proses pengadaan, maka diperoleh hasil sebagai berikut :
1.Terdapat beberapa kegiatan yang masih belum efektif dan efisien sehingga sangat perlu dilakukan perubahan dalam kegiatan tersebut
2. Setelah dianalisis proses bisnis tersebut ada potensi efisiensi dengan melakukan rekayasa ulang proses
3. Manfaat dari rekayasa ulang proses bisnis tersebut diukur dengan menggunakan analisis balance score card (BSC) memberikan manfaat bagi perusahaan berupa pengurangan biaya, waktu proses
dan delivery on time. Dengan demikian,
rekayasa ulang akan menjadi solusi yang saling menguntungkan bagi para stakeholder.
Saran
1. Perusahaan perlu menerapkan Strategi Business Process Reengineering pada proses pengadaan PT Inalum mengingat proses yang saat ini terdapat hal yang belum efektif dan efisien, serta dibutuhkan waktu proses yang cepat agar mengurangi delay delivery pada proses pengadaan. Penerapan strategi BPR ini sebaiknya juga dilakukan pada seksi lain dalam setiap kegiatan proses bisnisnya karena apabila dilakukan secara keseluruhan pada PT Inalum akan memberikan dampak yang sangat besar.
2. Perusahaan diharapkan dapat melakukan simplifikasi proses administrasi proses pengadaan dengan penggunaan teknologi IT khususnya aplikasi software E-procurement yang akan memberikan manfaat economy of scale dan economy of scoupe. Disamping itu, penggunaan E-
procurement akan memperbaiki proses administrasi yang belum efektif dan efisien. 3. PT Inalum perlu mencari pemasok baru
khususnya pada sub bidang yang sering delay agar tidak bergantung kepada beberapa pemasok dalam hal supply barang yang menjadi bottleneck dan critical.
4. Perlu dilakukan sosialisasi sebelum melakukan proses bisnis baru ke berbagai seksi terkait agar dalam implementasi BPR mendapat dukungan dari berbagai pihak yang terlibat.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2004, Struktur Sasaran & Tugas DanProses Bisnis, PT Perkebunan Nusantara III (persero)
Champy, James, 1995, Rekayasa Ulang Perusahaan : Sebuah Manifesto Bagi Revolusi Bisnis, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Davenport, Thomas H, 1993, Process Innovation, Reengineering Work Through Information Technology, Harvard Business School Press.
David, R. Fred, 2009, Manajemen Strategi Konsep.Salemba empat, Jakarta
Gaspersz, Vincent. 1998, Production Planning and Inventory Control, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama
Grant Thornton, 1994 Motivations to Reengineer, NCMS Focus
Gelderman dan weele, 2003 “Handling measurement issues and strategic direction in Kraljic’s purchasing portfolio Model. Journal of purchasing and supply management 9, July; 207-216
Kraljic,Peter,1983, Purchasing must become supply management. Harvard Business Review.USA
Kaplan, Robert S. and David P. Norton, 1996, Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Terjemahan Bahasa Indonesia. Penerbit Erlangga
Muluk, Chairul, 2006, BPR dan Strategic Initiative : Opertional Excellence (OPEX), The Champion Team, PTPN III (persero) Medan
Rizal, Khairul, 2014, Modernisasi sistem pengadaan nasional. Executive Seminar September 15, 2014
Sinulingga, Sukaria, 2010, Analisis Lingkungan Usaha, edisi 2. Penerbit USU press.
