CAPÍTULO 7. EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
1. EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE: CONCEPTO Y FASES
El proceso contablepermite pasar de la información elemental que se deriva de las transacciones realizadas y otros hechos económicos de una unidad económica a una información útil para la toma de decisiones.
El proceso contable consta de las siguientes fases:
a) Análisis de la actividad económica de la empresapara identificar las transacciones y otros hechos con significación contable.
b) Interpretación de estas transacciones y hechos y procesamiento de los datos correspondientes con arreglo a normas técnicas y legales, para poder elaborar una información significativa.
c) Transmisión o comunicación de la información a los interesados en la misma, con objeto de facilitarles la adopción de sus decisiones económicas. Dicha comunicación se realiza mediante documentos de síntesis, denominados estados financieros.
2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE TRANSACCIONES Y OTROS HECHOS ECONÓMICOS
acontecimientos se captan a partir de los comprobantes o justificantes.
La interpretación de las transacciones y otros hechos con significación contable suele hacerse a la luz del principio de dualidad, que, como ya hemos comentado en el capítulo anterior, es una manera de ver y entender las transacciones y hechos, en virtud de la cual, en toda transacción o hecho siempre hay dos magnitudes afectadas entre las que se establece una relación de causa a efecto.
3. EL PROCESAMIENTO DE LOS DATOS: RECONOCIMIENTO, VALORACIÓN Y REGISTRO DE MAGNITUDES
El procesamiento de los datos con significación contable consiste en:
- Reconocer - Valorar - Registro
las magnitudes económicas afectadas por dichas transacciones y hechos.
REGISTRO: Deja constancia ordenada de las modificaciones que se van produciendo en la situación financiera.
La contabilidad utiliza métodos de registro, siendo el más destacado el método de la partida doble, que es un mecanismo basado en el principio de dualidad.
El registro se realiza primero de forma cronológica en el libro Diario y posteriormente de forma sistemática en el libro Mayor.
El procesamiento de los datos se puede realizar de forma manual o utilizando procedimientos informáticos:
a) El procesamiento MANUAL realiza el registro de transacciones de forma manuscrita. El inconveniente más importante de este tipo de procesamiento es su lentitud, que lo hace prácticamente inaplicable cuando existe un cierto número de transacciones.
4. ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES
Para la confección de los estados financieros:
1.- Se agrega por periodosla información referida a los acontecimientos económicos (periodificación contable: inclusión en el período de aquellos acontecimientos que le correspondan)
2.- Se agrega sobre estados financieros, es decir, se agrupan las magnitudes a incluir en cada uno de los estados financieros (pueden ser de diversa índole)
4-1. CONFECCIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN
El balance de comprobación es un estado que se obtiene recopilando las sumas del debe y del haber y los saldos de todas las cuentas del Mayor en un momento determinado. Su estructura es la siguiente:
Cuentas del Mayor Sumas del Saldos
Debe Haber Deudores Acreedores
Totales
El balance de comprobación se confecciona con dos finalidades:
1. Una finalidad de comprobación, consistente en ver si han existido errores al trasladar las anotaciones del Diario al Mayor o al determinar las sumas y saldos. La suma del debe tiene que coincidir con la suma del haber y con las sumas del Diario y la suma de los saldos deudores tiene que coincidir con la suma de los saldos acreedores. Por esta razón al balance se le denomina de comprobación.
2. Una finalidad informativa, debido a que ofrece una síntesis del Mayor, aunque esta no sea totalmente representativa de la situación financiera de la empresa, al no haberse producido los ajustes de cierre.
4-2. CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO:
CONFECCIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS O CUENTAS ANUALES
El acotamiento de la información económica-financiera en periodos, es necesario calcular periódicamente un resultado temporal:
1.- Porque el resultado temporal permite valorar la marcha de la empresa y la gestión desarrollada por la dirección.
2.- Porque hay quecumplir con las exigencias de la normativa mercantil y fiscal.
Por ello, las empresas están obligadas a establecer todos los años su situación financiera y sus resultados.
Este período anual, que puede coincidir o no con el año natural, se conoce como ejercicio económico.
El proceso que tiene lugar en la contabilidad de las empresas, a lo largo de cada ejercicio económico, se denomina
ciclo contablee incluye
tres fases:
a) Apertura
b) Desarrollo o gestión c) Conclusión o cierre
1. APERTURA
La apertura de los libros de contabilidad al inicio del ejercicio económico se realiza con los datos y cifras contables con los que concluye y se cierra el ejercicio precedente, salvo cuando la empresa inicia su actividad.
2. DESARROLLO O GESTIÓN
3. CONCLUSIÓN O CIERRE
Esta fase tiene por objeto poder establecer los estados financieros o cuentas anuales al cierre del ejercicio económico. Para ello, es preciso introducir determinadas correcciones en ciertas cuentas, que por diversas razones no representan adecuadamente la realidad.
4-2-1. CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO
Centrándonos en el cierre del ejercicio económico, partimos de los saldos que aparecen en el balance de comprobación del último trimestre. Dichos saldos tienen que ser objeto de ciertas modificaciones o ajustes, debido a la existencia de circunstancias o situaciones que todavía no han sido registradas y que deben ser contempladas para conseguir una imagen correcta y ajustada de la realidad.
El proceso de acomodación a la realidad de la información contable procesada a lo largo del ejercicio, con objeto de poder confeccionar los estados financieros o cuentas anuales, comprende las siguientes etapas:
a) Registro de transacciones y hechos pendientes.
b) Comparación de los saldos contables con el inventario extracontable.
c) Determinación del resultado contable antes de impuestos. d) Reconocimiento del impuesto sobre beneficios devengado. e) Determinación del resultado del ejercicio.
1. REGISTRO DE TRANSACCIONES Y HECHOS PENDIENTES
Ver ejemplo de gastos e ingresos anticipaso y amortizaciones y facturas pendientes de recibir
Existen transacciones y hechos que, por razones meramente operativas, se registran utilizando criterios de reconocimiento distintos a los establecidos. Esta práctica obliga a realizar una serie de ajustes a la fecha de cierre.
Dentro de este tipo de transacciones y hechos, podemos distinguir los siguientes:
establecidos, regularizándose la situación al cierre del ejercicio.
b) Transacciones y hechos que es más práctico registrar a la fecha de cierre del ejercicio, a pesar de que deben registrarse a lo largo del ejercicio de acuerdo con los criterios de reconocimiento establecidos.
Entre las transacciones y hechos registrados a lo largo del ejercicio utilizando criterios de reconocimiento distintos a los establecidos, regularizándose la situación al cierre del ejercicio, podemos mencionar, por ejemplo, las compras de bienes y servicios que se suelen registrar, por razones de facilidad operativa, cuando se recibe la factura correspondiente y no en el momento de su recepción económica, lo que obliga a regularizar al cierre del ejercicio por el importe de los bienes y servicios recibidos pendientes de facturación. Asimismo, el caso de los servicios pagados antes de su recepción, que es más práctico registrarlos cuando se pagan que cuando se reciben, lo que obliga a realizar un ajuste al cierre del ejercicio por el importe de los servicios pagados y no recibidos.
GASTOS E INGRESOS ANTICIPADOS
Entre las transacciones y hechos registrados a la fecha de cierre del ejercicio, a pesar de que deben ser registrados a lo largo del ejercicio de acuerdo con los criterios de reconocimiento establecidos, podemos mencionar las amortizaciones y otras correcciones de valor de los activos, los intereses devengados y no vencidos, las diferencias de cambio en moneda extranjera, los riesgos estimados, etc.
2. COMPARACIÓN DE LOS SALDOS CONTABLES CON EL INVENTARIO EXTRACONTABLE
Ver ejemplo de existencias.
A efectos de poder detectar posibles errores u otro tipo de diferencias (elementos estropeados, dañados, desaparecidos, etc.) es necesario elaborar recuentos físicos extracontables que permitan realizar comparaciones con los saldos contables.
Entre dichos recuentos, podemos mencionar:
Las diferencias detectadas darán lugar a los ajustes correspondientes.
3. DETERMINACIÓN DEL RESULTADO CONTABLE ANTES DE IMPUESTOS
Una vez registrados todos los ingresos, gastos, beneficios y pérdidas, que son los componentes que, con signo contrario, integran el resultado, procede integrar sus saldos en una sola cuenta, la cuenta de resultado del ejercicio. A tal efecto, dicha cuenta se carga con abono a las cuentas de gastos y pérdidas y se abona con cargo a las cuentas de ingresos y beneficios.
Algunos ingresos y gastos no se integran en el resultado del ejercicio, sino que se imputan directamente al patrimonio neto. Esto es debido a que dichos ingresos y gastos, aun suponiendo variaciones en la riqueza de socios y propietarios, no suponen una mayor capacidad de la empresa para pagar impuestos y participaciones en beneficios (subvenciones recibidas de terceros, revalorización de activos, etc.), por lo que no pueden reconocerse como resultados del ejercicio. Sin embargo, no hay ningún inconveniente para que se reconozcancomo variaciones de riqueza de socios y propietarios.
Ver asiento de resultado
4. RECONOCIMIENTO DEL IMPUESTO SOBRE BENEFICIOS DEVENGADO
El resultado contable antes de impuestos está sometido a tributación. Por ello, el impuesto sobre beneficios devengado tiene que ser reconocido como un gasto al cierre del ejercicio, imputándose al resultado del ejercicio.
5. DETERMINACIÓN DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
El resultado del ejercicio es la diferencia entre el resultado contable antes de impuestos y el impuesto sobre beneficios devengado.
variaciones del patrimonio neto y elestado de flujos de efectivo.
