PERANCANGAN SISTEM INFORMASI STRATEGIS
BALAI DESA GADUNGAN UNTUK INTEGRASI
SISTEM INFORMASI PUBLIKASI
Sucipto1), Jamilah Karaman2)
1), 2) Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ring road Utara, Condongcatur, Sleman, Yogyakarta 55281 Email : ciptoblues@gmail.com1), milacute90@gmail.com2)
Abstrak
Desa Gadungan Puncu merupakan desa yang terletak di Kabupaten Kediri, desa ini merupakan desa yang termasuk desa yang nyaman untuk tempat tinggal, pertanian dan perkebunan, kondisi itu dapat dilihat dari sisi luas wilayah, kesuburan tanah, geografis dan topografi. Dari sisi Informasi Publikasi Desa Gadungan puncu baru memulai pada tahun 2010, kegiatan kearah sistem informasi publikasi dimulai dari pengelolaan data dan informasi publik yang terpusat di balai desa. Proses terwujudnya sistem pengelolaan untuk perkembangan SI/TI ini berjalan perlahan karena keinginan terwujudnya teknologi informasi tidak didukung master plan yang jelas. Pada tahun 2014 desa gadungan Desa Gadungan mulai menuai hasil dari pengelolaan instansinya, mulai dari penghargaan tingkat kota sampai tingkat provinsi. Namun pengelolaan dan publikasi informasi masih terus menjadi prioritas utama demi pelayanan yang lebih baik pada masyarakat Desa Gadungan Puncu.
Pada penelitian ini dibuat rencana strategis SI/TI untuk perkembangan teknologi sistem informasi terintegrasi dimana proses strategi dilakukan dalam beberapa tahap yaitu pemahaman kondisi saat ini dengan melakukan analisa internal desa dan analisa eksternal desa terkait dengan publikasi informasi dengan menggunakan SI/TI dilanjutkan dengan Analisa SWOT. Untuk tahap interpretasi kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan untuk memajukan desa pada masa mendatang dilakukan analisa menggunakan analisa Value Chain dan Critical Success Factor, yang dilanjutkan dengan tahap perumusan strategi.
Berdasarkan analisa SWOT, posisi Desa Gadungan Puncu berada pada (Strength – Opportunities) yang berarti bahwa fokus strategi adalah dengan mengoptimalkan kekuatan dan pemanfaatan peluang. Hasil akhir penelitian berupa portofolio aplikasi yang dibutuhkan untuk Desa Gadungan Puncu sebanyak tujuh aplikasi, empat diantaranya sudah dimiliki namun masih membutuhkan penyempurnaan agar dapat digunakan secara maksimal guna memenuhi kebutuhan bisnis dan dapat di integrasikan antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya.
Kata kunci: Sistem Informasi, publikasi, integrasi, pengelolaan.
1. Pendahuluan
Saat ini kita telah merasakan perkembangan teknologi informasi, dengan adanya teknologi informasi mengakibatkan proses informasi yang didapat bisa semakin cepat tersampaikan. Desa Gadungan Puncu merupakan desa yang menginginkan kemudahan untuk mengakses informasi publik tentang seluk – beluk informasi desa yang ada. Walaupun poses informasi sudah dimuai untuk keterbukaan namu masih ada kurangnya efektifitas dari keterbukaan informasi, administrasi dan integrasi sistem informasi.
Setiap masyarakat yang ingin mengakses keterbukaan informasi di desa gadungan masih terbatas, untuk akses informasi setiap warga harus datang ke balai desa setempat dan prosesnya masih cenderung lama. Selain itu informasi hanya dapat diperoleh pada forum-forum tertentu.
Kemudahan untuk mengakses informasi publik sangat diinginkan oleh setiap masyarakat, dengan kemudahan akses diharapkan setiap warga tidak akan tertinggal untuk informasi tentang apa yang ada di desa ini. Selama ini untuk proses administrasi masih terlalu membingungkan untuk diakses, masyarakat hanya mengetahuinya dari masyarakat yang lain, sehingga informasi yang disampaikan terkadang kurang valid. Selain itu untuk administrasi masih belum dapat melayani dengan cepat dikarenakan terkendala oleh informasi yang bermacam-macam sumber sehingga masyarakat harus berkali-kali datang untuk melengkapi persyaratan berkas yang akan diurus. Oleh sebab itu perlunya akses administrasi dari segi informasi dan pelayanan yang dapat membuat nyaman dan cepat yang dirasakan oleh masyarakat desa dan oleh pemerintah desa setempat.
menjadi lebih lama dan membutuhkan validasi yang memakan waktu banyak.
Beberapa aspek yang harus dikembangkan dan yang ditambahkan melihat dari situasi kondisi informasi publik yang masih belum dapat diaskses dengan mudah dan sistem informasi publik yang sudah ada belum terintegrasi satu dengan yang lain. Dengan melihat kebutuhan tersebut, bagaimana membuat portofolio dan kontribusi sistem informasi keterbukaan yang dibutuhkan desa dimasa mendatang sehingga tercapainya strategi yang portofolio dimasa mendatang
Tujuan penelitian yang ingin dicapai dalam penelitian ini membuat perencanaan sistem informasi strategis dan teknologi informasi untuk penerapan keterbukaan sistem informasi di desa gadungan puncu yang sesuai dengan visi, misi dan tujuan desa dan dapat diimplementasikan dalam 2 tahun kedepan.
Perencanaan strategis meliputi : 1. Gambaran kondisi internal saat ini 2. Gambaran kondisi eksternal 3. Rekomendasi kebutuhan mendatang
4. Rekomendasi kebijakan polotik dan teknologi informasi
Tinjauan Pustaka
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Sistem informasi adalah sebagai satuan komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sistem informasi tidak dapat diabaikan oleh para manajer sebab sistem informasi tersebut memainkan aturan penting dalam organisasi kontemporer (Laudon dan Laudon, 2005)[2].
Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi (Martin, 1999)[3].
Hubungan Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI Dalam hubungan ketiga strategi ( strategi bisnis, strategi SI dan strategi TI) digunakan untuk mendukung pencapaian visi dan misi instansi. Pemahaman dalam hubungan tersebut mencakup penjelasan hal-hal sebagai berikut: mengapa suatu bisnis dijalankan, kemana tujuan dan arah bisnis, kapan tujuan tersebut dicapai, bagaimana cara mencapai tujuan dan adakah perubahan yang harus dilakukan. Hal utama yang digunakan dalam membangun suatu strategi SI/TI adalah penyelarasan (alignment) strategi SI/TI dengan strategi bisnis organisasi (Ward dan Peppard, 2002)[6].
Metode Dan Teori Analisis Perencanaan Strategis SI/TI
Pembahasan metode dan teori analisis prencanaan strategis SI/TI ini terdiridari McFarlan s strategic grid‟ , analisis SWOT, analisis Value Chain dan CSF.
McFarlan’s Strategic Grid
McFarlan s strategic grid‟ digunakan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya
terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support).Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran kontribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi. Hasil tersebut dapat menjadi dasar bagi penentuan strategi SI dan kemungkinan pengembangan di masa mendatang (Ward dan Griffiths, 1996)[5].
Analisa PEST
Menurut Ward dan Peppard (2002)[6], analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan external bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. PEST digunakan untuk menilai pasar dari suatu unit bisnis atau unit organisasi. Arah analisis PEST adalah kerangka untuk menilai sebuah situasi, dan (opportunity and threat) dari organisasi secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi (Tozer, 1996)[4]. Hasil identifikasi tersebut diperbandingkan untuk memaksimalkan strength and opportunity dan meminimalkan weakness and threat guna mencapai strategi yang optimal.
Analisa Value Chain
Menurut Callon (1996)[1], “Value chain adalah metode sistematis untuk memeriksa seluruh kegiatan organisasi dan untuk mengetahui interaksi yang digunakan organisasi sebagai sumber kegiatan bersaing”. Menurut Michael Porter dalam Ward dan Peppard (2002)[6], “Konsep analisis value chain menyatakan bahwa semua perusahaan dalam suatu industri memiliki rantai nilai, yang termasuk aktivitas seperti mendapatkan bahan mentah, mendesain produk, membangun fasilitas produksi, memasarkan produk, mengembangkan perjanjian kerja sama, dan menyediakan pelayanan pelanggan”.
Hasil dari analisis value chain suatu organisasi digunakan untuk identifikasi peluang pemanfaatan SI/TI yang dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya (Waterhouse, 1996)[7].
Analisa Critical Success Factor
Menurut John Rochart dalam Tozer (1996)[4], “Critical Success Factors (CSF) merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan organisasi. CSF dapat ditentukan jika objectives organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objectives secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan (Ward dan Peppard, 2002)[6].
Metode Penelitian
& Peppard (2002)[6] dengan tahapan penelitian seperti pada Gambar 1
Gambar 1 Tahapan Yang dilakukan Dalam Penelitian 2. Pembahasan
Analisa Kondisi Institusi Saat Ini Politik
1. UU RI No 14 Tahun 2008 Keterbukaan Informasi Publik
2. UU Desa No 6 Tahun 2014 Tentang Desa 3. PP 43 Tahun 2014 Tentang Peraturan Pelaksanaa
UU Desa
4. PP No 60 Tahun 2014 Tentang Dana Desa Yang Bersumber Dari Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara
Ekonomi
Peningkatan kapasitas masyarakat, untuk mempunyai daya saing untuk melakukan usaha ekonomi yang akan datang, Dengan adanya MEA (Masyarakat Ekonomi ASEAN) pada tahun 2015. Maka ekonomi mandiri berupa wirausaha harus ditingkatkan dari segi kuantitas pelaku usaha dan kualitas mutu barang.
Sosial
Penigkatan informasi untuk kualitas ilmu pengetahuan masyarakat untuk menjadi lebih tinggi, dengan adanya perpustakaan desa menjadi menjadikan ilmu lebih mudah diperoleh.
Teknologi
Tekonologi yang dibutuhkan untuk kemudahan informasi seperti aplikasi berbasis informasi dapat diterapkan untuk kebutuhan masyarakat.
Analisa linkungan Eksternal SI/TI
1. Penerapan Papan Digital untuk kemudahan masyarakat mengetahu informasi yang dinamis dan terpusat saat berada di balai desa.
2. Penerapan Sistem Informasi dengan SMS Gateway untuk kemudahan penyampaian pesan secara langsung dan semua pertanyaan masyarakat dapat terjawab secara cepat menggunakan sistem ini. 3. Penerapan Sistem Informasi UMKM untuk
kebutuhan masyarakat dan meningkatkan peluang membuka usaha masyarakat desa yang mandiri. Aplikasi yang saat ini digunakan
1. Sistem Informasi Pangkalan Data Aset Terpadu (Tanah, Gedung Bangunan Jalan Barang), 2. Sistem Informasi Profil Dan Administrasi Desa
(Sistem Pelayanan Dan Data Kependudukan) 3. Simdes (Sistem Keuangan Desa)
Analisa SWOT
Tabel 1 Analisa SWOT Kode Kekuatan (Strengths) S1 Kebijakan anggaran
S2 Sistem perencanaan (rpjmdes) S3 Visi, misi dan tujuan
S4 Peningkatan kapasistas perangkat desa Kode Kelemahan (Weaknesses) W1 Kurang LengkapInsftastruktur W2 Integrasi Sistem
W3 Kelemahan Perangkat Desa terkait TI Kode Peluang (Opportunities)
O1 Penigkatan bantuan kepada desa (alokasi dana desa, apbn)
O2 Dukungan penuh kelembagaan masyarakat (badan permusyawaratan daerah,lembaga pemberdayaan masyarakat desa)
Kode Ancaman (Threats)
T1 Pergantian peraturan perundang udangan T2 Kendala masalah di masyarakat (demo)
Berdasarkan analisa SWOT, posisi Desa Gadungan Puncu berada pada (Strength – Opportunities) yang berarti bahwa fokus strategi adalah dengan mengoptimalkan kekuatan (Strength) dan pemanfaatan peluang (Opportunities).
Interpretasi Kebutuhan Institusi Mendatang Analisa Value Chain
Gambar 2 Diagram Value Chain Support Activity
Manajemen Sarana
Manajemen sarana yang digunakan perlu di kelola lagi, terkait dengan pembagian perangkat komputer yang digunakan masih tertuju pada satu komputer dan tidak berdasarkan integrasi sistem, maka itu dibutuhkan server data untuk integrasi disetiap komputer.
Manajemen Kepegawaian
Manajemen sarana yang dilakukan sudah sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing.
Manajemen Anggaran
Dengan dukungan berbagai macam sumber anggaran dan pengelolaan anggaran yang baik, maka tingkat kebutuhan pengelolaan IT akan dapat terwujud.
Manajemen Teknologi Informasi
Manajemen teknologi yang sekarang diterapkan perlu ada penyempurnaan aplikasi dengan aplikasi sistem informasi yang akan direkomendasikan dengan penerapan itu maka dibutuhkan sistem aplikasi yang terintegrasi satu dengan yang lain.
Primary Activity
Peningkatan kapasitas SDM
Pelatihan SDM
SDM yang unggul dalam teknologi aplikasi komputer
Sosialisasi dan publikasi
Pelayanan masyarakat
Dari aktifitas utama yang ada di Diagram Value Chain, selanjutnya dilakukan identifikasi terhadap potensi kebutuhan bisnis pada masing-masing unit kerja. Untuk itu dilakukan pemetaan setiap aktivitas ke dalam proses dan bagian yang terlibat serta kebutuhanpotensi bisnisnya. Sebagian hasil pemetaan aktivitas utama disajikan pada Tabel 2
Tabel 2 Pemetaan Diagram Value Chain
Aktivitas Proses (SWOT)Potensi
Peningkatan Kapasitas SDM
Kewajiban perangkat desa untuk mengetahui proses pelayann menggunakan perangkat IT
W3, S4
Pelatihan
SDM Penigkatan pelatihan sesuai dengan perkembangan teknologi IT yang digunakan
S1,O1,O2
Analisa Critical Success Factor
Pada tahap ini dilakukan identifikasi potensi kebutuhan informasi berdasarkan potensi kebutuhan bisnis yang didapatkan dari hasil analisa Value Chain. Adapun sebagian skemadari critical success factor untuk potensi kebutuhan bisnis digambarkan pada gambar 3.
Gambar 3 Skema CSF Perumusan Strategi
Strategi SI Bisnis
Penyempurnaan Sistem Informasi Yang Ada
Sistem informasi yang sekarang digunkan perlu adanya penambahan akses user untuk penggunaan aplikasi secara bersama.
Integrasi sistem informasi belum diterapkan, perlu adanya penerapan integrasi aplikasi sistem informasi untuk kebutuhan akses terhadap aplikasi sehingga tidak ada input data yang berulang pada aplikasi satu ke aplikasi yang lain.
Penambahan Aplikasi Yang Diperlukan
Sistem informasi papan digital
Sistem informasi ini mendukung informasi yang diperlukan masyarakat untuk mengetahui alur proses pengurusan adminitrasi dan informasi yang ada, sistem ini di integrasikan dengan informasi yang ada di website desa.
Sistem informasi SMS Gateway
Sistem informasi ini dibutuhkan dalam penyampaian informasi yang penting, informasi yang disampaikan berhubungan dengan (adminstrasi, sosialisasi, dan bencana). Sistem informasi ini terhubung dengan website desa, informasi ini teletak pada running text di website, selain di website sistem ini juga akan di hubungkan datanya untuk informasi pada sistem informasi radio desa.
Sistem Informasi UMKM
desa dan potensi usaha yang dapat dikembangkan. sitem ini akan diintegrasikan dengan sistem informasi sms gateway dan website desa.
Portofolio Aplikasi Mendatang
Portofolio aplikasi mendatang berdasarkan hasil analisa sebelumnya didapatkan portofolio aplikasi mendatang yang mengacu pada portofolio aplikasi yang ada saat ini. Pada tabel 3 dipetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran kontribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi.
Tabel 3 Portofolio Aplikasi Mendatang Strategic High Potential
Sistem Informasi UMKM**
-Key Operational Support Support
Website*
Sistem informasi papan digital**
Sistem informasi SMS Gateway**
Radio desa*
Sistem Informasi Pangkalan Data Aset Terpadu*
Simpade Sistem Informasi Profil Dan Administrasi Desa *
Sistem Keuangan Desa*
Keterangan :
* : Aplikasi saat ini yang perlu dikembangkan ** : Aplikasi yang direkomendasikan
Desain Integrasi Aplikasi Mendatang
Desain ini menerapkan integrasi sistem saat ini yang dikembangkan dan sistem informasi direkomendasikan, sistem ini menggunakan sharing terdiri data private dan data publik, dikarenakan tidak semua data dapat diakses oleh masyarakat luas.
Gambar 4 Desain Sistem Integrasi Aplikasi
3. Kesimpulan
Penelitian pada kasus sistem integrasi sistem informasi publikasi ini diharapkan dapat membantu tercapainya visi, misi dan tujuan desa. Beberapa aplikasi yang sudah berjalan dapat di modifikasi sehingga dapat
di integrasikan dengan sistem yang lain dan sistem informasi baru yang akan diterapkan.
Dengan berbagai analisa yang sudah diterapkan dan memiliki hasil yang memungkinkan sistem untuk dapat diterapkan. Sistem yang diterapkan meliputi delapan sistem informasi yang terdiri dari lima aplikasi yang dikembangkan dan tiga aplikasi yang direkomedasikan untuk diimplementasikan. Untuk strategi TI diberikan rekomendasi pemusatan aplikasi yang di masukkan kedalam satu server yang terpusat dan dapat disebarkan untuk akses sistem informasi publikasi di desa dapat ditambahkan akses melalui perangkat access point.
Direkomendasikan Strategi Manajemen SI/TI yang terkait dengan proses pengembangan sistem informasi serta kualifikasi SDM TI yang sudah ada.
Daftar Pustaka
[1] Callon, Jack D. Competitiive advantage therough information
technology.New York: McGraw Hill International. 1996.
[2] Laudon, K.C. and Laudon, J.P., Management Information System : Organization and Technology in the Networked Enterprise. 6th edition. New Jersey : Prentice-Hall Inc. 2000.
[3] Martin, E. Managing Information Technology What Managers
Need to Know (3rd ed.). New Jersey: Pearson Education
International. 1999.
[4] Peraturan Pemerintah No 43 Tahun 2014 Tentang Peraturan Pelaksanaa UU Desa. Presiden Republik Indonesia. 2014 [5] Peraturan Pemerintah P No 60 Tahun 2014 Tentang Dana Desa
Yang Bersumber Dari Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. Presiden Republik Indonesia. 2014
[6] Tozer, E.E., Strategic IS/IT Planning. Professional Edition, Boston:ButterWorth-Heinemann. 1996.
[7] Undang-undang Desa No 6 Tahun 2014 Tentang Desa. Kementerian Dalam Negeri. 2014
[8] Undang-undang RI No 14 Tahun 2008 Keterbukaan Informasi Publik. Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2014 [9] Ward, J and Griffiths, P., Strategic Planning for Information
System. 2rd ed. Chicester : John Wiley & Son. 1996.
[10]Ward, John. Peppard, Joe. Strategic Planning For Information
System. 3rd Edition. John Willey & Sons, Buffin Lane,
Chichester. 2002.
[11] Waterhouse, J. and A. Svendsen, Strategic Performance Monitoring and Management: Using Non Financial Measures
to Improve Corporate Governance, Quebec: The Canadian
Institute of Chartered Accountant. 1998.
Biodata Penulis
Sucipto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi Universitas Nusantara PGRI Kediri, lulus tahun 2013. Saat ini melanjutkan Studi Magister Teknik Infrormatika di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
