PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI SEBAGAI
PENUNJANG AKTIVITAS BISNIS DI PT PERTAMINA
INTEGRATED TERMINAL TANJUNG UBAN
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Oleh:
Difit Marthen
103117053
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
2020
PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI SEBAGAI
PENUNJANG AKTIVITAS BISNIS DI PT PERTAMINA
INTEGRATED TERMINAL TANJUNG UBAN
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Oleh:
Difit Marthen
103117053
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
2020
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat dan karunia rahmat-Nya, penulis dapat melaksankaan Kerja Praktek dan menyelesaikan laporan kerja praktek dengan baik dan benar. Laporan ini merupak bentuk tanggung jawab atas seluruh kegiatan kerja praktek yang telah dilaksanakan di PT Pertamina (Persero) Integrated Terminal Tanjung Uban. Selama pelaksanaan kerja praktek penulis ditempatkan pada divisi General Affair, Laboratorium, dan Healt Safety Security and Environment (HSSE). Dengan harapan laporan ini dapat menjadi bermanfaat bagi penulis dan pembaca kedepannya dalam menambah ilmu pengetahuan baru.
Laporan ini disusun berdasarkan pedoman laporan kerja praktek Universitas Pertamina serta didukung oleh seluruh kegiatan yang berlangsung selama proses kerja praktek dilaksanakan. Dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu proses berjalannya kerja praktek baik secara langsung dan tidak langsung sampai selesainya laporan ini kepada:
1. Bapak Suherman selaku Operation Head (OH) PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban.
2. Bapak Budi Mustanto selaku Superintendent BBM PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban.
3. Bapak Ir. Agus Santosa selaku Superintendent Depot LPG PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban.
4. Ibu Noberta Ita selaku Sr. Supervisor Sales Service dan General Affair PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban
5. Seluruh karyawan PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban.
6. Ibu Fiska Kusumawati, MBA selaku Dosen Manajemen Universitas Pertamina dan Pembimbing Kerja Praktek.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurang pada laporan kerja praktek ini dan masih jauh dari kesempurnaan, maka dari itu penulis membutuhkan kritik dan saran untuk menyempurnkan laporan kerja praktek ini. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan dan penulisan laporan kerja praktek ini.
Bintan, 7 Januari 2021
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTIK ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 8
1.1. Latar Belakang ... 8
1.2. Tujuan Kerja Praktik ... 8
1.2.1 Tujuan Umum ... 8
1.2.2 Tujuan Khusus ... 9
1.3. Tempat ... 9
1.4. Waktu Pelaksanaan ... 9
BAB II PROFIL INSTANSI ... 10
2.1. Sejarah dan Perkembangan PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban ... 10
2.2. Visi dan Misi Organisasi ... 10
2.3. Nilai Perusahaan ... 10
2.4. Proses Bisnis PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban ... 10
BAB III KEGIATAN KERJA PRAKTIK ... 13
BAB IV HASIL KERJA PRAKTIK ... 15
4.1. Melakukan Proses Pembayaran Tagihan ... 15
4.2. Pengajuan Cash Card (Panjar Kerja) ... 16
4.3. Penghitungan Stock Barang ... 16
4.4. Pengambilan Sampel Proses Loading (Penyaluran) dan Discharge (Penerimaan) ... 16
4.5. Sistem Pengelolaan LPG ... 17
4.6. Perubahan Fasa Vapor Menjadi liquid ... 18
4.7. Penggunaan Air Laut ... 19
4.8. Pengukuran Tingkat Kebisingan pada Area Kerja LPG ... 19
vi
5.1. Manajemen Sistem Informasi ... 21
5.2. Fungsi Sistem Informasi ... 22
5.3. Tipe Sistem Informasi ... 22
5.4. Peran Sistem Informasi ... 23
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan ... 25
6.2. Saran ... 25
DAFTAR PUSTAKA ... 26
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Nilai Perusahaan PT Pertamina (Persero) ... 3
Gambar 2. Proses Bisnis LPG Integrated Terminal Tanjung Uban ... 4
Gambar 3. Proses Reliquefaction System ... 11
Gambar 4. Proses Penggunaan Air Laut ... 12
1.1. Latar Belakang
BAB I PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang terjadi saat ini memberikan pengaruh yang signifikan terhadap pola pengolahan data yang terdapat disuatu perusahaan. Perubahan tersebut terjadi karena terdapat tuntutan dari internal maupun eksternal untuk dapat melakukan pengolahan data dengan baik dan benar agar dapat mempercepat seluruh kegiatan bisnis yang sedang berjalan. Perkembangan teknologi saat ini hampir dirasakan oleh seluruh lini bisnis yang ada karena memberikan dampak yang positif bagi kelangsungan perusahaan. Dampak yang diberikan bagi perusahaan merupakan adanya penghematan waktu dan biaya, dapat meningkatkan produktivitas karyawan, melakukan pengendalian kinerja dengan lebih mudah, dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan.
Salah satu cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengikuti perkembangan teknologi tersebut adalah dengan memanfaatkan sistem informasi yang telah tersedia sebagai penunjang kegiatan bisnis yang sedang berjalan. Sistem informasi yang dimanfaatkan akan memberikan dampak bagi perusahaan berupa peningkatan akurasi data dan informasi yang dihasilkan, mudah dalam melakukan kordinasi, dapat meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM), dan mampu menekan biaya operasional. Namun, dibalik pertumbuhan teknologi dan sistem informasi yang begitu cepat masih banyak perusahaan dan organisasi yang belum memanfaatkan kesempatan tersebut dengan baik. Hal tersebut terjadi karena mahalnya biaya yang harus dikeluarkan untuk menggunakan sistem tersebut.
PT Pertamina (Persero) merupakan salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang telah memanfaatkan sistem informasi sebagai pendukung kegiatan bisnis. Salah satu sistem informasi yang telah digunakan adalah Software My SAP yang dimanfaatkan untuk mengintegrasikan perkembangan bisnis. Sebagai perusaha minyak dan gas nasional hal tersebut merupakan suatu kewajiban karena Pertamina memiliki unit bisnis yang hampir tersebar di seluruh wilayah Indonesia sehingga diperlukan integrasi seluruh bagian perusahaan agar dapat bekerja sama dan mencapai hasil sesuai dengan target. Dengan memanfaatkan sistem informasi tersebut perusahaan akan dipermudah dari sistem yang manual kini dapat dikerjakan secara otomatis.
Sebagai salah satu unit bisnis PT Pertamina (Persero) yang bergerak dalam bidang receiving, storage, dan distribution. PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban merupakan salah satu terminal BBM dan LPG terbesar yang ada di Indonesia, sehingga memiliki kemampuan dalam menjaga cadangan minyak nasional dan memiliki wilayah distribusi yang luas khusus nya wilayah Sumatra. Berada di bawah wilayah kerja Marketing Operation Region (MOR) 1 Medan, PT Pertamina Integrated Tanjung Uban juga menjadi terminal yang menerima produk BBM dan LPG yang berasal dari luar negri maupun dalam negri.
Dalam mendukung sistem kerja PT Pertamina Integrated Tanjung Uban khusus nya pengolahan data dan informasi, salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan sistem informasi yang tepat seperti penggunaan software dan aplikasi yang digunakan untuk mempercepat pekerjaan, sehingga menghasilkan informasi yang siap untuk disajikan. Saat ini peran sistem informasi sangat berpengaruh bagi kelangsungan bisnis perusahaan atau organisasi. Sebagai perusahaan dengan wilayah kerja yang luas dan tersebar hampir diseluruh Indonesia, pengolahan data dapat dilakukan dengan efisien apabila memanfaatkan sistem informasi yang baik. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi yang tepat dan inovasi dalam pengolahan data sebagai startegi perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor serta memberikan kemudahan bagi karyawan dalam bekerja.
1.2. Tujuan Kerja Praktek Di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka di jelaskan bahwa terdapat dua tujuan kerja praktek yang dilakukan di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban, yaitu secara umum dan khusus:
1.2.1 Tujuan Umum
Secara umum kerja praktek memiliki tujuan sebagai berikut: a. Sebagai syarat untuk memenuhi mata kuliah yang sudah
ditetapkan oleh program studi tingkat strata satu (S1) Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Pertamina
b. Mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja praktek di dunia industri, sehingga memiliki kemampuan dalam menghadapi dunia industry.
c. Dapat meningkatkan kemampuan bekerja sesuai dengan skill yang dimiliki dan mempelajari ilmu-ilmu baru.
d. Menghubungkan antara teori yang sudah dipelajari dengan penerapan didunia kerja sebagai dasar pengambilan keputusan. e. Memberikan kontribusi baik secara langsung dan tidak
langsung kepada perusahaan atau organisasi tempat kerja praktik.
1.2.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus dari kegiatan kerja praktek ini yaitu:
1. Mahasiswa diharapkan mampu untuk memahami sistem dan prosedur kerja praktik yang diterapkan oleh perusahaan atau organisasi di tempat kerja praktek.
2. Mahasiswa diharapkan mampu melakukan analisa tentang sistem kinerja dan penggunaan sistem informasi di PT Pertamina (Persero) Integrated Terminal Tanjung Uban.
3. Mahasiswa diharapkan mampu melakukan analisa dan memahami tentang proses kerja dan bisnis yang terjadi di tempat kerja praktek dan terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam kegiatan tersebut.
1.3 Tempat
Nama Instansi : PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban Alamat : JL Nusa Indah, No. 01, Tanjung Uban (64182) 1.4 Waktu Pelaksanaan
Penulis melaksanakan kegiatan Kerja Praktek selama tiga bulan. Terhitung dari tanggal 10 Agustus s.d 10 November 2020. Pelaksanaan kerja praktek dilakukan selama lima hari kerja dalam seminggu, yaitu pada hari Senin s.d Jumat.
BAB II PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah dan Perkembangan PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban
PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban merupakan salah satu terminal Bahan Bakar Minyak (BBM) dan Liquified Petroleum Gas (LPG) terbesar yang ada di Indonesia yang berlokasi di Tanjung Uban, Kepulauan Riau. PT Pertamina IT Tanjung Uban didirikan pada tahun 1937 oleh perusahaan belanda yang bernama Nederlandsche Koloniale Petroleum Maatschappii (NKPM). NKPM kemudian berganti menjadi PT. Stanvac Indonesia pada tahun 1959 dan pada tahun 1970 diserahkan kepada PT Pertamina wilayah Unit Pengolahan (UP) III Planju/Sungai Gerong. Sehingga pada tahun 1999 hingga saat ini PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban berada di dalam wilayah kerja Marketing Operation Region (MOR) I Medan.
Dalam mendukung proses bisnisnya Integrated Terminal Tanjung Uban memiliki 7 dermaga yang digunakan untuk menerima dan mengirim produk BBM dan LPG seperti Premium, Kerosine, Solar, MDF, MFO, FAME, HOMC, NAPTHA, Propane, dan Butane. Pertamina IT Tanjung Uban juga memiliki 23 tangki timbun BBM, 2 tangki timbun Propane, 2 tangki timbun Butane, dan 3 tangki untuk produk LPG Mixed.
2.2 Visi dan Misi Organisasi Visi:
Menjadi perusahaan energi nasional kelas dunia Misi:
Menjalankan usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat
2.3 Nilai-nilai Perusahaan
Gambar 2.1 Nilai Perusahaan PT Pertamina (Persero) Sumber: Website PT Pertamina
Penjabaran mengenai nilai-nilai perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Amanah, memegang teguh kepercayaan yang diberikan
2. Kompeten, terus belajar dan mengembangkan kapabilitas 3. Harmonis, saling peduli dan menghargai perbedaan
4. Loyal, berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan Negara 5. Adaptif, terus berinovasi dan antusias dalam menggerakkan ataupun
menghadapi perubahan
6. Kolaboratif, membangun kerja sama yang sinergis
2.4 Proses Bisnis PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban Proses bisnis yang terdapat di PT Pertamina IT Tanjung Uban terbagi menjadi dua yaitu proses bisnis LPG dan BBM.
1. Proses bisnis LPG IT Tanjung Uban
Depot LPG Tanjung Uban merupakan salah satu depot yang memiliki empat tangki timbun yaitu dua tangki produk Propane dan dua tangki produk Butane dimana produk tersebut di Import dari berbagai Negara yang melakukan eksplorasi produk Propane dan Butane. Berikut adalah proses bisnis Depot LPG IT Tanjung uban
Gambar 2.2 Proses Bisnis LPG Integrated Terminal Tanjung Uban
Sumber: Depot LPG Integrated Terminal Tanjung Uban • Receiving (Penerimaan): penerimaan produk impor berupa Propane
dan Butane yang berasal dari berbagai Negara yang mengolah produk tersebut. Setelah produk Propane dan Butane diterima, lalu disalurkan menuju tangki timbun.
• Storage (Peyimpanan): proses penyimpanan produk Propane dan Butane merupakan tahapan ke-2 setelah disalurkan menuju tangki timbun. Terdapat dua tangki Propane yaitu tangki 500 dan 510 dengan kapasitas 2 x 35.000 m3 (37.000 MT), tekanan 0.153 kg/cm2, dan suhu -45 dan dua tangki Butane yaitu tangki 600 dan 610 dengan kapasitas 2 x 45.000 m3 (49.000 MT), dengan tekanan 0.153 kg/cm2, dan suhu -5 .
• Reliquefaction System: merupakan proses pengembalian fasa vapor LPG refrigerated menjadi liquid. Hal tersebut dikarenakan adanya peningkatan temperature pada tangki yang menyebabkan meningkatnya vapor pada tangki, sehingga untuk menjaga keamanan tangki maka fasa vapor yang sudah melebihi kapasitas akan keluar dan dirubah menjadi liquid melalui reliquefaction system.
• Processing: merupakan proses Mixing LPG yang dilakukan antara produk Propane dan Butane. Propane dan Butane disalurkan menggunakan pompa menuju Heat Exchanger, setelah itu dilakukan pengontrolan rasio untuk menentukan skala perbandingan Propane dan Butane, proses Mixing LPG dilakukan secara in-line dan ditampung menuju tangki Mix LPG.
• Distribution (Distribusi): distribusi produk yang dilakukan di depot LPG Tanjung Uban terbagi atas tiga produk yaitu Propane, Butane, dan LPG Mix. Distribusi produk Propane dan Butane dikenal dengan nama Back Loading, yaitu mengirimkan kembali produk Propane dan Butane ke kapal. Distribusi LPG Mix dilakukan setelah tahapan Processing. Produk dari LPG Mix yang ditampung di tangki Mixing akan di distribusikan melalui Kapal, Tongkang, dan Skid Tank. Distribusi LPG Mix menuju Skid Tank yaitu melalui proses transfer dari tangki mix menuju ke buffer tank. Sedangkan proses distribusi menuju tongkang dilakukan menggunakan pipa yang didorong menggunakan pompa menuju skid tank yang berada di tongkang, dan yang terakhir adalah distribusi LPG Mix menuju ke kapal yang dikenal dengan Gas Up dimana mengutamakan tekanan pada produk. Produk tersebut di distribusikan menuju Pangkalan Susu, Dumai, Batam, Bangka, Pontianak, STS Teluk Semangka, Cirebon, dan Cilacap.
2. Proses bisnis BBM IT Tanjung Uban
• Receiving (Penerimaan): penerimaan produk Bahan Bakar Minyak (BBM) berasal dari domestik dan impor yang berupa produk Premium, Solar, Kerosine, MFO, FAME, HOMC, NAPTHA, Pertamax 92, Pertamax Turbo. Produk tersebut nantinya akan dikirim menuju tangki timbun sesuai dengan jenis produk yang diterima.
• Storage (Penimbunan): ketika BBM yang sudah diterima maka proses selanjutnya adalah penimbunan BBM di tangka timbun yang terdiri dari 22 tangki yang terdiri dari tangka 1 tangki Kerosine, 5 tangki Solar, 2 tangki MDF, 4 tangki Premium, 1 tangki MFO, 1 tangki FAME, 3 tangki NAPTHA, dan 3 tangki HOMC.
• Distribution (Penyaluran): penyaluran BBM dilakukan melalui mobil tangki, tanker, tongkang, Self Propelled Oil Barge (SPOB), dan menggunakan pipa untuk kebutuhan TNI Angkatan Laut (AL).
BAB III
KEGIATAN KERJA PRAKTIK
Pada kegiatan Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban, penulis ditempatkan di beberapa divisi diantaranya adalah fungsi General Affair, Laboratorium, dan Healt Safety Security and Enivronment (HSSE) depot LPG Tanjung Uban. Pelaksanaan Kerja Praktek di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban dilakukan selama tiga bulan terhitung dari tanggal 10 Agustus s.d 13 November 2020, Berikut ini adalah pemaparan kegiatan KP yang telah dilaksanakan.
1. Pembuatan Surat Permintaan Proses Pembayaran (SP3)
Pembuatan SP3 dilakukan oleh fungsi General Affair (GA), dalam kegiatan kerja praktek penulis berkesempatan untuk mempelajari proses dan langkah- langkah yang harus dilakukan ketika ingin membuat SP3, berikut diantaranya adalah
- Membuat Purchase Requesition (PR) menggunakan My SAP yang dilakukan oleh user
- Release PR dilakukan oleh sekretaris menggunakan My SAP
- Membuat Purchase Order (PO) yang dilakukan oleh user menggunakan Procurement to Pay Process (P2P) PT Pertamina
- Submit PO yang dilakukan oleh sekretaris
- Membuat Service Acceptance (SA) yang dilakukan oleh user menggunakan My SAP
- Release SA yang dilakukan oleh sekretaris
- Membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) oleh user menggunakan P2P
- Membuat SP3 yang dilakukan oleh user menggunakan P2P
- Yang terakhir dari proses SP3 adalah submit SP3 yang dilakukan oleh sekretaris
2. Pembuatan Cash Card / Panjar Kerja
Cash card atau panjar kerja merupakan kartu yang digunakan oleh karyawan untuk melakukan belanja terhadap kebutuhan perusahaan yang dapat dilakukan pada waktu yang tidak bisa ditentukan. Pada proses pembuatan Cash Card (CC) atau Panjar Kerja dilakukan oleh fungsi General Affair (GA). Sehingga, penulis berkesempatan untuk mempelajari proses pengajuan CC, berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan:
- Membuat PR dan menentukan estimasi harga menggunakan My SAP yang dilakukan oleh user
- Melakukan request dan upload PR di JOJONOMIC yang dilakukan oleh user
- Membuat PO melalui P2P PT Pertamina
- Proses terakhir adalah memasukkan PO yang telah dibuat bersamaan dengan pertanggung jawaban atas penggunaan CC yang dilakukan oleh user 3. Pembuatan Deklarasi
Pembuatan deklarasi bertujuan untuk mengganti biaya perjalanan dinas karyawan yang melakukan bepergian untuk kepentingan perusahaan. Deklarasi dibuat berdasarkan referensi, memo, dan email surat dinas karyawan dan dikerjakan oleh fungsi GA. Pembuatan deklarasi dilakukan menggunakan My SAP.
4. Pengelolaan Administrasi Karyawan
Penulis mempelajari tentang proses pengurusan cuti, perjalanan dinas, menentukan jadwal kerja pekerja daily dan shift, pengurusan surat izin jalan, dan payroll. Pengurusan administrasi tersebut dilakukan menggunakan My SAP dan E-Core.
5. Menghitung Stock Barang
Penulis melakukan penghitungan stok barang yang berada digudang alat dan gudang sampel. Hal tersebut dilakukan pada saat berada difungsi laboratorium. Penghitungan stok barang tersebut bertujuan untuk memindahkan data stok barang yang awalnya menggunakan sistem manual menjadi menggunakan sistem pada microfost excel.
6. Melakukan Pengujian Sampel Bahan Bakar Minyak (BBM)
Pengujian sampel pada BBM bertujuan untuk menentukan kualitas dan standar yang telah ditentukan oleh Direktoral Jendral Minyak dan Gas. Sebelum melakukan pengujian, penulis sebelumnya melakukan pengambilan sampel pada kapal, pipa, dan tangki. Sampel tersebut nantinya dibawa menuju laboratorium untuk dilakukan pengujian berdasarkan standar dari jenis BBM yang sedang diuji. Setelah melakukan pengujian, analis membuat laporan berdasarkan hasil uji untuk diserahkan kepada pihak yang membutuhkan.
7. Melakukan Pengujian Terhadap Emisi Genset dan Flare
Pengujian yang dilakukan terhadap emisi genset dan flare bertujuan untuk mengetahui tingkat emisi yang tersebar diudara. Pengujian dilakukan oleh pihak ekternal dan fungsi HSSE. Pengukuran yang dilakukan terhadap emisi yang dikeluarkan oleh flare yaitu dengan mengukur tingkat opacity karena kondisi flare yang tinggi dan susah untuk dijangkau.
8. Mempelajari Proses Bisnis BBM dan LPG
Proses bisnis yang dilakukan pada terminal BBM, yaitu terdiri dari Receiving (Penerimaan) BBM yang diterima dari impor maupun domestik, setelah BBM diterima maka proses berikutnya adalah Storage (Penimbunan) yaitu proses penimbunan BBM di tangki timbun sesuai dengan jenisnya, proses terakhir adalah Distribution (Penyaluran) yang dilakukan menggunakan mobil tangki, tanker, tongkang, dan lainnya.
Proses bisnis berikutnya adalah yang dilakukan pada Depot LPG. Penulis mempelajari proses bisnis yang berada di Depot LPG melalui Main Control Panel (MCP), yang merupakan tempat untuk melakukan kontrol terhadap
seluruh kegiatan bisnis yang terdapat di Depot LPG. Proses bisnis yang dilakukan adalah seperti loading tongkang, loading skidtank, import propane dan butane, melakukan back loading, gas up dan cooldown.
9. Mengukur Tingkat Kebisingan
Tujuan dari adanya pengukuran tingkat kebisingan tersebut adalah untuk memastikan bahwa tingkat kebisingan yang diterima oleh karyawan maasih dalam tingkatan normal dan memastikan bahwa karyawan yang bekerja di area tersebut menggunakan alat untuk meredam tingkat kebisingan yang diterima oleh telinga. Pengukuran tingkat kebisingan yang dilakukan berada diarea bisnis Depot LPG seperti Nitrogen Plant, Air Press, Genset, Refrigrant Compressor, dan Vessel.
Membuat PR & Realease PR
Membuat BASTP
File SP3 diserahkan menuju
fungsi keuangan
BAB IV
HASIL KERJA PRAKTEK
Selama pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban, penulis mempelajari proses pekerjaan dan bisnis yang berjalan. Dalam proses Kerja Praktek yang sudah dilakukan selama tiga bulan, penulis mendapatkan pengetahuan dan keterampilan baru dalam dunia kerja serta mempelajari proses pengambilan keputusan dari setiap fungsi yang ada. Berikut ini adalah hasil Kerja Praktek yang sudah dilakukan di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban, sebagai berikut:
4.1. Pembayaran Tagihan
Pembuatan biasanya dilakukan apabila terdapat tagihan yang masuk melalui fungsi General Affair (GA). Tagihan yang diterima biasanya dalam bentuk surat, nota, dan bentuk tagihan lainnya yang diberikan untuk diproses pembayarannya oleh perusahaan. Setelah data masuk maka fungsi GA akan segera melakukan proses memasukkan data kedalam sistem, setelah data tersebut diolah dan mendapatkan persetujuan dari manajer maka akan diserahkan menuju fungsi keuangan untuk segera dilakukan pembayaran. Fungsi GA hanya berperan untuk memasukkan data tagihan melalui software My SAP dan Procurement to Pay Process (P2P). Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk proses pembayaran tagihan diantaranya:
Langkah pertama adalah proses pembuatan PR (Purchase Requisition), pembuatan PR dilakukan melalui aplikasi My SAP dimana
Membuat PO & Submit P0
Membuat SA & Realease SA
dengan tujuan untuk membuat kebutuhan dan keperluaan yang ingin diminta, ketika selesai pembutan PR makan nomor PR wajib untuk di tulis dan Release PR, release PR di serahkan kepada sekretaris Manajer Integrated Terminal Tanjung Uban karena hanya user Manajer yang dapat melakukan persetujuan. Langkah kedua Membuat PO (Purchase Order), setelah PR sudah di terbitkan oleh Manajer, maka tahapan selanjutnya adalah membuat PO yang dilakukan melalui aplikasi P2P (Procurement to Pay Process). Tujuan dari pembuatan PO adalah agar proses permintaannya dapat dilaksanakan dan submit PO, setelah proses pembuatan PO selesai dilakukan dan telah dikeluarkan nomor PO, maka dilakukan proses submit PO oleh sekretaris dengan menggunakan nomor PO yang telah dikeluarkan. Langkah ketiga membuat SA (Service Acceptance), setelah tahapan pembuatan PO maka tahapan berikutnya adalah pembuatan SA/Migo yang dilakukan melalui aplikasi My SAP. SA berlaku apabila permintaan berupa jasa dan Migo digunakan untuk permintaan yang sifatnya pengadaan barang dan release SA, release SA dilakukan oleh Sekretaris Manajer IT Tanjung Uban. Langkah keempat membuat BASTP (Berita Acara Serah/Terima Pekerjaan), tahapan berikutnya adalah proses BASTP Penerimaan dan Penyerahan yang menyatakan bahwa proses dari pembuatan laporan telah selesai dilakukan. Yang terakhir adalah membuat SP3, tahapan setelah pembuatan BASTP adalah proses pembuatan SP3 yang dilakukan melalui aplikasi P2P. Proses yang dilakukan dengan memasukkan nomor SP3 yang sudah diurutkan didalam buku sesuai dengan nama perusahaan serta rekening bank perusahaan dan submit SP3, proses yang terakhir adalah submit SP3 yang dilakukan oleh sekretaris.
Setelah proses pembuatan tagihan tersebut selesai, maka filenya akan diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dilakukan proses pembayaran berdasarkan jumlah nilai tagihan.
4.2. Pengajuan Cash Card (Panjar Kerja)
Pengajuan panjar kerja biasanya dilakukan apabila terdapat kebutuhan yang mendesak yang dibutuhkan oleh perusahaan. Panjar kerja hanya berlaku bagi karyawan yang memiliki kartu atm yang digunakan untuk panjar kerja. Tahapan yang harus dilakukan oleh karyawan adalah harus terlebih dahulu membuat gambaran apa saja yang menjadi kebutuhan mendesak perusahaan dan harus segera terpenuhi. Setelah memiliki gambaran maka karyawan harus memberikan daftar barang tersebut kepada fungsi GA untuk dilakukan proses pembelian dan memasukkan data kebutuhan.
Sebelum melakukan proses pembelian barang fungsi GA harus terlebih dahulu membuat PR terhadap estimasi produk dan harga yang akan dibeli melalui software My SAP. Setelah tahapan tersebut fungsi GA wajib melakukan permintaan dan upload PR yang telah dibuat sebelum nya melalui aplikasi jojonomic. Setelah mendapatkan persetujuan maka kartu
panjar kerja baru dapat digunakan untuk melakukan pembelian barang dan kebutuhan kantor.
Batas waktu penggunaan kartu panjar kerja adalah selama satu bulan. Setelah proses pembelian barang dan kebutuhan telah dilakukan maka fungsi GA wajib memberikan laporan pertanggung jawaban kepada perusahaan. Laporan tersebut berisi nota dan kwitansi pembelian barang, seluruh laporan pertanggung jawaban dibuat dalam bentuk pdf dan diupload melalui aplikasi jojonomic.
4.3 Penghitungan Stock Barang
Dalam melakukan penhitungan terhadap stock barang yang terdapat digudang chemical dan gudang sampel fungsi laboratorium masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan media buku tulis. Sehingga, penulis ditugaskan untuk melakukan penghitungan stock barang dan memindahkannya kedalam Microsoft Excel.
Data barang tersebut digunakan untuk mengetahui stock barang yang tersisa yang berada didalam gudang, sehingga memudahkan karyawan untuk mengetahui stock yang tersisa. Sistem tersebut nantinya akan digunakan untuk memasukkan data barang yang masuk menuju laboratorium dan data barang yang keluar dari laboratorium. Sehingga record data barang yang nantinya diberikan kepada pengawas dilaboratorium sudah sesuai dengan data yang berada digudang.
4.4 Pengambilan Sampel Proses Loading (Penyaluran) dan Discharge (Penerimaan)
Pengambilan sampel dalam proses penyaluran yaitu untuk memastikan produk BBM yang dijual oleh PT Pertamina memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan standar dirjen migas. Tahapan yang dilakukan dalam proses loading yaitu pengambilan dan pengujian pipe line before loading dan ship tank during loading, pengambilan dan pengujian pipe line ½ cargo during dan ship tank after loading yang di ambil percompartement kapal, Pengambilan dan pengujian pipe line before bunker dan pipe line filling shed sebelum melakukan penyaluran mobil tangki setelah penyaluran short test dan membuat dua master sample after loading.
Setelah proses pengambilan sampel selesai dilakukan, maka sampel dibawa menuju laboratorium untuk berikutnya dilakukan pengujian menggunakan alat uji sesuai dengan jenis BBM . setelah melakukan pengujia dan sudah sesuai dengan standar maka proses selanjutnya alah dilakukan pembuatan Certificate of Quality After Loading BBM.
Proses Discharge (Penerimaan) dilakukan terhadap produk BBM yang berasal dari import dan domestic. Proses yang dilakukan apabila terdapat penerimaan yaitu melakukan pengambilan dan pengujian sample percompartement ship tank B/Discharge dan melakukan composite ship
tank B/Discharge. Pengambilan dan pengujian sampel pipe line during discharge yang dilakukan setiap tiga jam dan pipe line after discharge Melakukan pengambilan master sample dan certificate of quality dari loading port. Membuat master sample before discharge.
4.5. Pengelolaan LPG
Penulis mempelajari seluruh proses bisnis yang berada pada sistem pengelolaan LPG. Produk bahan baku yang digunakan terdiri atas propane dan butan yang di impor dari berbagai negara dan domestic. Produk tersebut nantinya akan dilakukan proses blending (Pencampuran) agar menghasilkan produk LPG yang siap untuk didistribusikan kepada konsumen. Dalam proses distribusi LPG penulis mempelajari secara langsung, yaitu dilakukan dengan menggunakan mobil tangki dan kapal tongkang. Berikut ini adalah proses bisnis yang dijalankan oleh Depot LPG diantaranya:
1. Receiving (Penerimaan)
Penerimaan produk impor berupa Propane dan Butane yang berasal dari berbagai Negara yang mengolah produk tersebut. Setelah produk Propane dan Butane diterima, lalu disalurkan menuju tangki timbun. 2. Storage (Peyimpanan)
Proses penyimpanan produk Propane dan Butane merupakan tahapan ke-2 setelah disalurkan menuju tangki timbun. Terdapat dua tangki Propane yaitu tangki 500 dan 510 dengan kapasitas 2 x 35.000 m3 (37.000 MT), tekanan 0.153 kg/cm2, dan suhu -45 dan dua tangki Butane yaitu tangki 600 dan 610 dengan kapasitas 2 x 45.000 m3 (49.000 MT), dengan tekanan 0.153 kg/cm2, dan suhu -5 .
3. Reliquefaction System
Merupakan proses pengembalian fasa vapor LPG refrigerated menjadi liquid. Hal tersebut dikarenakan adanya peningkatan temperature pada tangki yang menyebabkan meningkatnya fasa vapor pada tangki, sehingga untuk menjaga keamanan tangki maka fasa vapor yang sudah melebihi kapasitas akan keluar dan dirubah menjadi liquid melalui reliquefaction system.
4. Processing
merupakan proses Mixing LPG yang dilakukan antara produk Propane dan Butane. Propane dan Butane disalurkan menggunakan pompa menuju Heat Exchanger, setelah itu dilakukan pengontrolan rasio untuk menentukan skala perbandingan Propane dan Butane, proses Mixing LPG dilakukan secara in-line dan ditampung menuju tangki Mix LPG. 5. Distribution (Distribusi)
Distribusi produk yang dilakukan di depot LPG Tanjung Uban terbagi atas tiga produk yaitu Propane, Butane, dan LPG Mix. Distribusi produk Propane dan Butane dikenal dengan nama Back Loading, yaitu mengirimkan kembali produk Propane dan Butane ke kapal. Distribusi LPG Mix dilakukan setelah tahapan Processing. Produk dari LPG Mix yang ditampung di tangki Mixing akan di distribusikan melalui Kapal, Tongkang, dan Skid Tank. Distribusi LPG Mix menuju Skid Tank yaitu melalui proses transfer dari tangki mix menuju ke buffer tank. Sedangkan proses distribusi menuju tongkang dilakukan menggunakan pipa yang didorong menggunakan pompa menuju skid tank yang berada di tongkang, dan yang terakhir adalah distribusi LPG Mix menuju ke kapal yang dikenal dengan Gas Up dimana mengutamakan tekanan pada produk. Produk tersebut di distribusikan menuju Pangkalan Susu, Dumai, Batam, Bangka, Pontianak, STS Teluk Semangka, Cirebon, dan Cilacap.
Proses tersebut adalah tahapan yang dilalui bagi perusahaan untuk menghasilkan produk LPG yang siap untuk di distribusikan kepada konsumen. LPG memiliki tingkat resiko yang sangat tinggi sehingga membutuhkan tahapan dan proses yang panjang.
4.6. Perubahan Fasa Vapor Menjadi liquid
Penulis diberikan tanggung jawab untuk mempelajari dan ikut serta dalam memperhatikan karyawan yang sedang bekerja untuk mengendalikan proses perubahan fasa vapor menjadi liquid. Proses perubahan tersebut terjadi karena kondisi propane dan butane yang memiliki suhu minus yang berada di dalam tangki. Apabila tangki tersebut terkena panas matahari maka akan menimbulkan vapor yang bertebaran di dinding tangki, sehingga vapor tersebut harus di olah menjadi liquid agar tidak terbuang dan akan merugikan perusahaan. Selain itu, pengelolaan vapor menjadi liquid juga bertujuan untuk menjaga tekanan tangki dan supaya vapor tersebut tidak keluar dan tersebar di udara. Berikut ini adalah proses yang dilakukan untuk merupak vapor menjadi liquid, diantaranya:
a. Perubahan vapor pada propane
1. Vapor yang keluar secara otomatis akan masuk ke V-460 untuk ditampung dengan temp. -20 dan pres. 0.15 kg/cm2. Kemudian vapor dari propan tersebut dipadatkan menggunakan compress stage 1 sehingga temp. dan pres. berubah menjadi 10 dan 1.75 kg/m2.
2. Dari compress stage 1, vapor dimasukkan ke V-450 dan dipadatkan menggunakan compress stage 2. Sehingga temp. dan press berubah menjadi 50 dan 6.5 kg/cm2.
3. Dari compress stage 2, vapor dimasukkan ke V-430 dan dipadatkan menggunakan compress stage 3. Sehingga temp. dan press berubah menjadi 85 dan 14.5 kg/cm2.
4. Dari compress stage 3, vapor kemudian dimasukkan ke refrigerant condensers dengan tujuan merubah vapor menjadi liquid dengan menggunakan media air laut. Sehingga, liquid tersebut berubah temp. dan press menjadi 35 dan 14.5 kg/cm2.
5. Kemudian, liquid masuk ke dalam V-400. liquid terus dialirkan dan apabila di V-400 over capacity maka vapor akan terbuang ke flare. 6. Kemudian dari V-400, dialirkan menggunakan pipa kecil menuju E-420 dengan ruang yang lebih besar dan mengakibatkan temp. dan press menurun menjadi 10 dan 6.4 kg/cm2.
7. Setelah dari V-420 liquid dialirkan dengan pipa kecil menuju V- 440 dengan ruang yang lebih besar . Akibatnya temp. dan press. Menjadi -10 dan 1.75 kg/cm2.
8. Kemudian dari V-440 liquid dialirkan ke V-460 dengan kondisi tempt. dan press sudah menjadi -40 dan 0.115 kg/cm2.
9. Liquid kemudian di pompa kembali menuju tangki propane. b. Perubahan vapor pada butane
Proses Reliquefaction pada butane hanya dengan menggunakan exchanger E-440 karena kondisi temperature yang lebih rendah yaitu -5 . Setelah melalui E-440 liquid dikembalikan ke tangki.
Gambar 4.1 Proses Reliquefaction System Sumber : Pengolahan Data Secara Mandiri 4.7. Penggunaan Air Laut
Penulis memiliki tugas untuk mempelajari proses penggunaan air laut. Penggunaan air laut memiliki fungsi sebagai pemanas maupun pendingin yang digunakan pada sistem kilang LPG. Air laut disalurkan menggunakan pipa menuju kilang dengan melakukan penyaringan terlebih dahulu agar binatang laut tidak ikut masuk menuju kilang dan dapat merusak sistem yang berada pada kilang LPG. Berikut ini adalah proses penggunaan air laut, diantaranya adalah:
a. Pompa sea water 1310 mengalirkan air laut menuju Strainer
b. Strainer berfungsi untuk menyaring plankton, dan kotoran laut lainnya agar tidak ikut terbawa menuju kilang
c. Saat air laut di alirkan menuju kilang, terdapat aliran kecil yang menuju sodium untuk dilakukan proses elektrorisis
d. Dari proses elektrosis maka dihasilkan sodium hypoclorit yang di tampung di tangki sodim hypoclorit
e. Terdapat blower pada tangki sodium hypoclorit yang berfungsi untuk membuang gas hydrogen pada proses elektrorisis
f. Dari tangki sodium hypoclorit di alirkan menuju bawah pompa sea water, tujuannya adalah untuk membunuh binatang laut yang ikut di alirkan menuju kilang
g. Setelah air laut di proses dalam kilang, limbahnya akan di alirkan menuju temporary jetty.
Gambar 4.2 Proses Penggunaan Air Laut Sumber : Pengolahan Data Secara Mandiri
4.8. Tingkat Kebisingan pada Area Kerja LPG
Pengukuran tingkat kebisingan yang dilakukan menggunakan sound level meter. Penulis ditugaskan secara langsung untuk melakukan pengukuran tingkat kebisingan yang berada pada area kerja LPG. Pengukuran tersebut rutin dilakukan agar pekerja yang akan bekerja pada area tersebut dapat menggunakan alat yang dapat menurunkan tingkat kebisingan yang masuk ke dalam telinga. Berikut ini adalah hasil pengukuran yang dilakukan terhadap area kerja LPG, diantaranya adalah :
a. Area Nitrogen Plant, dengan tingkat kebisingan mencapai 94.8 dBA b. Area Air Press, dengan tingkat kebisingan mencapai 98.5 dBA
c. Area Genset, tingkat kebisingan yang dihasilkan ketika genset Daihatsu & Perkin C dinyalakan adalah 110.0 dBA
d. Area RefComp, tingkat kebisingan yang dihasilkan ketika refcom A & C berfungsi berbarengan adalah 98.2 dBA
e. Vessel, tingkat kebisingan yang dihasilkan dari masing-masing vessel adalah V400: 97.4 dBA, V420: 93.7 dBA, V440: 112.0 dBA, V460: 95.4 dBA
BAB V
TINJAUAN TEORITIS 5.1 Manajemen Sistem Informasi
Manajemen sistem Informasi menurut (Susanto, 2004), menjelaskan bahwa sistem informasi merupakan susunan dari orang-orang, kegiatan, data, jaringan, dan teknologi yang diintegrasikan sedemikian rupa dengan tujuan untuk mendukung dan memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan serta untuk memenuhi kebutuhan informasi baik untuk pengambilan keputusan maupun pemecahan masalah.
Menurut (Goyal, 2003), Manajemen Sistem Informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari sekumpulan individu, prosedur, mesin, database, dan model data sebagai elemen-elemennya, ketika sistem ini berfungsi mengumpulkan berbagai data yang berasal dari dalam dan luar organisasi kemudian mengolah data tersebut dan menyediakan informasi manajemen untuk membantu para manajer dalam pengambilan keputusan.
Berikut ini adalah konsep dasar Manajemen Sistem Informasi yang diungkapkan oleh (Davis,1985), diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang terintegrasi
Sebuah sistem yang terintegrasi harus didasarkan pada asumsi bahwa harus ada integrasi atara data dan pengolahan, ketika data tersebut dapat dicapai melalui penggunaan data base. Sistem yang terintegrasi sebagai suatu sistem pengolahan data yang terpusat, data tersebut tersimpan dalam suatu pusat penyimpanan data dan dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan.
2. Computer Based User-System
Pada Manajemen Sistem Informasi menjelaskan bahwa beberapa pekerjaan atau tugas dari organisasi lebih baik dilakukan oleh manusia, dan tugas yang lainnya dikerjakan oleh mesin atau computer.
3. Menyajikan Informasi
Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen adalah untuk menghasilkan atau memperoleh informasi manajemen yang akan digunakan oleh para manajer dalam pengambilan keputusan.
4. Mendukung Fungsi Operasi
Memberikan informasi yang dibutuhkan dalam pengoperasian organisasi atau perusahaan sehari-hari, seperti informasi yang mendukung pengendalian biaya dan informasi yang mendukung untuk peningkatan penjualan.
Peran Sistem Informasi Manajemen yaitu menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan tepat. Informasi tersebut nantinya akan digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.
6. Kebutuhan akan Sebuah Database
Dalam sebuah sistem pengolahan informasi, database terdiri atas semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada Sistem Informasi Manajemen yang berbasis komputer, database biasanya dipakau khusus untuk data yang dapat dijangkau oleh komputer
7. Pemanfaatan berbagai Model Perencanaan dan Pembuatan Keputusan
5.2 Fungsi dari Sistem Informasi
Menurut Laudon dan Laudon (2012), menjelaskan bahwa terdapat tiga fungsi atau aktivitas yang terdapat didalam sistem informasi, yaitu input, process, output dan feedback yang diperlukan oleh organisasi untuk mengambil keputusan, mengendalikan operasi, melakukan penelitian terhadap masalah, dan menciptakan produk baru atau jasa.
1. Input merupakan aktivitas menangkap dan mengumpulkan data mentah dari internal maupun eksternal organisasi.
2. Process adalah upaya untuk mengubah atau mengkonversi input ke dalam suatu format atau bentuk yang lebih berarti.
3. Output adalah akivitas mengalihkan atau mentransfer informasi yang telah diproses kepada pihak-pihak atau kegiatan yang akan menggunakannya. 4. Feedback merupakan timbal balik yang diberikan atas informasi yang
diberikan untuk dilakukan evaluasi terhadap proses pengolahan informasi tersebut.
Gambar 5.1 Fungsi dari Sistem Informasi Sumber: Laudon dan Laudon (2012) 5.3 Tipe Sistem Informasi
Pada umumnya terdapat tiga tipe utama sistem informasi yang terdapat pada tiga level organisasi yaitu, operational level system, management level
system, dan strategic level system (Laudon dan Laudon, 2009). Berikut ini adalah penjelasan dari ketiga sistem tersebut:
1. Operational Level System
Sistem ini mendukung kegiatan operasional dengan melihat kegiatan-kegiatan dasar dan transaksi organisasi, seperti menugaskan karyawan untuk merekam jumlah jam kerja atau menempatkan pesanan pembelian. Pengguna sistem pada level ini adalah level supervisor (lini pertama manajer), operator, dan karyawan administrasi. Tujuan utamanya adalah untuk menjawan pertanyaan yang rutin dan untuk melacak arus transaksi yang terjadi pada organisasi.
2. Management Level System
Sistem pada level ini adalah untuk melayani pemantauan, pengendalian, pengambilan keputusan, dan kegiatan administrasi manajer tingkat menengah. Sistem pada tingkat menengah biasanya memberikan laporan secara berkala dan bukan informasi yang bersifat instan. Beberapa sistem tingkat menengah mendukung pengambilan keputusan yang sifatnya tidak rutin dan cenderung fokus terhadap pengambilan keputusan yang kurang terstruktur dimana kebutuhan informasi tidak terlalu jelas.
3. Strategic Level System
Pada level ini membantu manajer senior pada hal-hal yang menjadi isu-isu strategis, dan kecenderungan yang akan terjadi dalam jangka panjang, baik yang ada pada internal perusahaan dan yang ada di lingkungan eksternal. Kegiatan strategis pada umumnya merupakan keputusan yang selalu ada hubungannya dengan situasi dan kondisi yang signifikan dapat mengubah bisnis yang saat ini sedang berjalan. Keputusan strategis hanya meliputi perencanaan jangka panjang dengan masa lima sampai sepuluh tahun kedepan.
5.4 Peran Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi memainkan peran penting dalam kinerja sebuah perusahaan atau organisasi secara keseluruhan. Memberikan banyak keuntungan kepada pengguna dari proses transaksi yang sederhana sampai tingkat operasional untuk tugas-tugas yang sulit, seperti membuat keputusan penting dan kompetitif di tingkat strategis organisasi. Terdapat tiga peran penting sistem informasi manajemen dalam bisnis yang dijelaskan oleh (O’Biden dan Marakas, 2008), diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Sistem informasi mendukung proses bisnis dan operasi perusahaan
Sebagai contohnya adalah proses pelayanan disebuah hotel, proses pelayanan bagi pelanggan yangdan check-out yang dilakukan menggunakan komputer dan perangakta lunak lainnya dengan tujuan untuk mempermudah
pelayanan. Sistem informasi yang dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah proses pekerjaan dan mengurangi biaya perusahaan 2. Mendukung pengambilan keputusan karyawan dan manajer
Sitem informasi memiliki kemampuan menganalisis data dengan baik, data secara internal maupun eksternal, yang digunakan oleh manajer dan karyawan untuk mengambil keputusan. Keputusan yang baik dibuta ketika informasi yang akurat tersedia yang membantu pengambilan keputusan dalam membuat keputusan yang objektif (Lucey, 2005).
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Keunggulan yang kompetitif merupakan kesiapan perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain dalam berkompetisi. Sehingga, peran perusahaan dalam mengkonversi banyaknya informasi yang mereka kumpulkan menjadi pengetahuan dan dapat memberikan layanan dan produk terbaik didepan kompetitor mereka.
Berdasarkan landasan teori diatas sistem informasi manajemen memiliki peranan penting dalam mendukung berjalannya bisnis di perusahaan atau organisasi. Dengan adanya sistem yang terintegrasi antara satu dengan yang lainnya mampu memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan pengawasan terhadap kinerja dari karyawan. Sistem informasi yang baik terdiri adalah yang terdiri atas input, process, output, dan feedback karena informasi yang masuk dan proses pengelolaan informasi yang baik akan menentukan hasil dari informasi yang akan disajikan.
Penerapan sistem informasi yang terdapat di PT Pertamina Integrated Terminal Tanjung Uban, yaitu meliputi pemanfaatan beberapa software pendukung untuk pelaksanaan kegiatan perusahaan seperti penggunaan software My SAP, Microsoft, Jojonomic, dan Procurement to Pay Process (P2P). Beberapa software tersebut digunakan untuk mendukung proses kegiatan bisnis yang berjalan diseluruh fungsi yang terdapat diperusahaan sehingga data yang masuk dari internal maupun eksternal akan diproses melalui sistem informasi atau software tersebut dan menghasilkan informasi yang siap untuk disajikan kepada pimpinan untuk proses pengambilan keputusan.
General Affair (GA) merupakan salah satu divisi yang banyak memanfaatkan sistem informasi sebagai pendukung kegiatan bisnis yang dilakukan sebagai rutinitas karena GA merupakan fungsi yang berkaitan dengan pengurusan administrasi secara internal dan eksternal serta proses pembayaran tagihan yang masuk ke perusahaan. Peran sistem informasi sangat berpengaruh terhadap fungsi GA karena data yang terintegrasi antara masing-masing fungsi memberikan kemudahan dalam proses pengolahan data. Beberapa software yang sudah dijelaskan sebelumnya seperti My SAP, Jojonomic, dan P2P terintegrasi secara langsung terhadap fungsi-fungsi
yang terdapat di internal perusahaan sehingga pengolahan data akan lebih mudah untuk terdistribusikan karena tidak memanfaatkan sistem manual.
6.1 Kesimpulan
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
Pada pelaksanaan Kerja Praktek yang dilakukan di PT Pertamina Integrated Terminal (IT) Tanjung Uban. Penulis ditempatkan dibeberapa fungsi yaitu fungsi General Affair, Laboratorium, dan Healt Safety Security and Environment (HSSE) Depot LPG. PT Pertamina IT Tanjung Uban berada langsung dibawah wilayah kerja Marketing Operation Region (MOR) I Medan yang memasarkan produk BBM dan LPG.
Kerja praktek dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan dengan penempatan difungsi yang berbeda setiap bulannya. Selama proses pelaksanaan Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan di PT Pertamina IT Tanjung Uban penulis mendapatkan pengalaman berharga yang tidak pernah didapatkan pada saat proses perkuliahan, Pengalaman dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh para pekerja sehingga memberikan gambaran tentang kondisi dunia kerja. Berbagai macam keterampilan dan pengetahuan baru yang diberikan para pekerja kepada penulis tentang fungsi dimana mereka bekerja dapat meningkatkan kemampuan dan bekal pengetahuan untuk mempersiapkan diri menghadapi dunia kerja.
Setiap fungsi tersebut memberikan dukungan secara langsung terhadap proses bisnis yang berjalan sesuai dengan perannya masing-masing. Proses bisnis yang berada di PT Pertamina IT Tanjung Uban terbagi atas bisnis BBM dan bisnis LPG dimana kedua bisnis tersebut membutuhkan penanganan yang berbeda dengan tingkat resiko yang berbeda.
6.2 Saran
Merubah proses pencatatan gudang alat dan sampel dilaboratorium yang sebelumnya menggunakan buku atau kertas menjadi menggunakan Microsoft excel atau sistem iformasi lainnya. Hal tersebut untuk menghindari kerusakan pada buku atau kertas dan memudahkan proses pelaporan apabila menggunakan sistem pada komputer. Pemanfaatan sistem informasi seperti pengunaan software pergudangan untuk memudahkan kontrol terhadap barang yang masuk dan keluar sehingga dapat menghindari kerugian atas barang yang hilang. Kontrol juga dapat dilakukan untuk melihat tanggal kadaluarsa dari bahan chemical tanpa harus melihat langsung ke dalam gudang.
DAFTAR PUSTAKA
Laudon, K.C dan Laudon, J.P. 2012. Management Information System: Managing The Digital Firm, 12th Edition. Prentice Hall: USA.
Laudon, K.C dan Laudon, J.P. 2009. Management Information System: Managing The Digital Firm, 9th Edition. Prentice Hall: USA.
LAMPIRAN Lampiran 1 – Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktek Penggunaan sistem informasi P2P
Pembuatan Service Acceptance (SA) dan Purchase Requesition (PR)
Lampiran5- LembarBimbinganPembimbing tnsttus”1"t
LEMBAR BIMBIHGAN
KERJA
PBAKTIK
Nama
:
Difit
Marthen
Program
Studi
:
Manajemen
NIJ\I : 103117053
Perguruan Tinggi : Universitas Pertamina
No. Hari./Tanggal: \0/osf :›o:›o
Hal yang menjadi perhatian:
Paraf Pembimbing:
Mo.
Hari/Tanggal:
08
{o
/ :t
4yg
Hal yang menjadi perhatian:
Paraf Pembimbing:
No. Hari/Tanggat: 6\ /0 /
Hal yang meñjadi perhatian:
. --—-—-- --—--—-—
---, Lampiran5- Lembar Bimbingan Pembimbing Institusi ,
PERTAMINA
LEMBAR
BIMBINGAN KERJA
PRAKTIK
Nama : Difit Marthen
Program Studi : Manajemen
NIM 103117053
Perguruan Tinggi : Universitas Pertamina
Paraf Pembimbing:
No.
Hari/Tanggal:
t
\o
for
Hal
yang menjadi
perhatian:
Pa<afPembimbinq:
No. Hari/Tanggal: \§ \t z<,
Hal yang menjadi perhatian:
PERTAMINA
DAFTAR
HADIR KERJA PRAKTIK
Nama : Difit Manhen NIM 103117053
Program Studi : Manajemen Perguruan Tinggi : Universitas Pertamina
No Hari, Tanggal Durasi (Jam) Kegiatan Tanda Tangan Pembimbing Senin, 10.08.2020 8 lam
• Pengenalan dengan sistem, cara kerja, dan ap1ilrasi yang digunakan unto mengolah data di SS & GA
• Melakukan Safety Induction
• Pengenalan pada bagian ruinah pompa dan BBM yang terdapat di Integrated Terminal Tanjung Uban
• Mengunjungi salah satu tangki terbesar yang berada di fntegrated Terminal Tanjung
Uban dan mengatahui fungsi serta kemampuan pompa yang dimiliki.
2 Selasa,
11.08.2020 8 Jam
• Pengenalan dengan aplikasi My SAP, IOJONOMIC, dan P2P
• Penggunaan Cash Card
• Pengenalan dengan fungsi-fungsi yang
berada di SS & GA. Rabu,
1 2.08.2020 8 Jam
• Melakukan pemeriksaan tangki BBM, dengan Integrated Terminal Manager dan
Pengenalan terhadap fungsi MOF dan cara
menghitung sisa BBM yang berada di Pipa penyaluran
Mempelajari proses pembuatan SP3 dan
Cash Card.
Melakukan cfosing Cash Card Pengenalan angka Cost Center yang terdapat di Integrated Terminal Tanjung 13.08.2020
Mengetahui kode untuk mencari Service
Membuat Purchase Order (PO)
Lari pagi
lumat,
14.08.2020
Membuat Purchase Requestion (PR) dari MY SAP Membuat PO Membuat PO Selasa, 81am 18.08.2020
Membuat Service Acceptance (SA) dan Print SA
Membuat PR melalui MY SAP Membuat BASTP
Rabu,
8 Jam 19.08.2020
Membuat SP3
Closing Cash Card (CC) menggunakan JOJONOMIC
11
Sen in,
24.08.2020
8 Jam • Mcrubah PR me lalui MY SAP
12 Selasa, 25.08.2020 8 Jam • Membuat SPD Raf›u, 26.08.2020 8 Jam
• Melakukan disk usi dengan Integrated
Terminal Manajer Pjs. Bpk. Budi Mustanto
• Membuat PR melalui MY SAP
14 Kamis,
27.08.2020
8 Jam
• Upload SP3 melalui P2P
• Upload pertanggungjawaban melalui
JO?ONOM IC 15 Jumat, 28.08.2020 8 Jam • Senam pagi • Melakukan revi st 1 . Menghapus SP3 2. Menghapus SA 3. Merubah PO 16 Senin, 31 .08.2020 8 Jam • Merubah PR melalui MY SA P
• Melakukan permintaan untuk meru batt PO • Upload SP3
17 Selasa.
01.09.2020 8 Jam • Mengurus NOTA perjalanan dinas
18 Rabu, 02.09.2020
8 Jam
• M empelajari tentang Sales Order (SO)
• Surat Penugasan
• Memorandum
• Jvlenghadiri acara pelepasan karyawan Integrated Terminal Tanjung Uban
19 Kamis,
03.09.2020
8 Jam
• Belajar mengenai fungsi pengelolaan SDM yang berada di Integrated Terminal Tanjung
1 . Dispensasi perusahaan 2. Pengurusan cuti
3. Surat perjalanan dinas
4. Surat ijin jalan
5. PayRoll 6. E-corresponden
20 J umat,
04.09.2020 8 Ham
• Mengurus surat jalan • Cuti Karyawan
• Dan membuat simulasi cuti
21 Senin,
07.09.2020 8 Jam
• Pengantaran surat MITA ke kantor Bea &
C ukai
22 Selasa, 08.09.2020
8 Jam
• Mempelajari proses bi snis PT Pertamina dari Hul u ke H ilir dengan bapak Budi M ustanto
• Penyusunan absen manual untuk karyawan daily dan shift
23 Rabu, 09.09.20 8 Ham • Membuat PR melalui My SA P
• Rembuse Surat Perjalanan Dinas (SPD)
24 Kamis,
10.09.20 8 Jam
• Membuat PR, SA, PO, dan R ASTP (Berila
Acara Serah/Terima Pekerjaan)
5
2 umat,
I 1.09.20 8 Jam • Membuat SP3 dan Upload SP3
26 Sen in,
14.09.20 8 Jam
• Pengecekan Rumah Dinas Pekerja (RDP)
• Membuat SPD
• Membuat tagihan BBM Own Use
27 Selasa,
I 5.09.20 8 Jam
• Membuat PO, SA
• Membuat rembuse S PD
’ 28 Rabu, 16.09.20 8 Jam • Membuat SA, BASTP, SP3, dan PO
29 Kamis,
17.09.20 8 Jam
30 Jumat,
18.09.20 8 lam
• Bimbingan untuk pindah ke fungsi laboratorium
31 Senin,
21.09.20 8 Jam
• Pengenalan dengan fungsi laboratorium,
sistem keja, dan tugas yang akan di jalankan
32 Selasa, 22.09.20
• Menghitung stock gudang
• Membuat data manajemen gudang laboratorium
• Pengujian water content
33 Rabu, 23.09.20
• Menghitung stock gudang yang masuk dan
keluar
• Mendata ulang barang di gudang
34 Kamis,
24.09.20
• Membuat data barang yang berada di
laboratorium dan barang chemical 35 Jumat,
25.09.20
• Menyusun data barang dan membuat sistem keluar masuk barang melalui Microsoft
excel
36 Senin,
28.09.20
• Pengujian Flash Point BBM B30 • Melakukan pengecekan di filling Sheed
BBM Pertamax 92 37 Selasa,
29.09.20
• Di perbantukan kembali ke General Affair karena ada karyawan yang sedang cuti
38 Rabu, 30.09.20 • Pengujian ROW di ruangan CFR
• Melakukan inject addictive Pertamax 92
59 Kamis,
01.10.20
• Melakukan pendataan ulang barang
digudang 40
41 Senin,
05.10.20 • Mendata barang digudang sampel dan alat 42 Selasa,
06.10.20
• Mengambil sampel bbm di demiaga 5 dan
melakukan pengujian
43 Rabu, 07.10.20
• Mengambil sampel after loading di tangki
130
• Melakukan pengujian density
44 Kamis,
08.10.20
45 Jumat,
09.10.20
• Mengambil eampel before loading di tangki 132
• Melakukan pengujian density • Mengambil sampel di pipeline before
loading
46 See 1210.20
• i•indah ke Fungsi HSSE LPG
• Pengenalan dengan standar K3 yang
digunakan di1'ingkungan bisnis LPG • Keliling lingkungan keja LPG
47 Selasa,
13.10.20 • Pengenalan dengan lingkungan LPG
48 Rabu, 14.10.20
• Melakukan pengujian emisi genset
menggunakan alat.gas analis
• Mengukur opacity asap yang dikeluarkan
dari flare
49
15.10.20
• Pengenalan di lingkungan MCP (Main
Control Panel)
• Pengenalan dengan sistem kerja yang ada di MCP
• Kapasitas tangki propane, butane, dan mix
67 Selasa,
lakarta, 06 jum 2020
Nomor 083/UP-DKN5.1/SP/VII/2020
Lampiran 1 (satu) berkas
H.at Permobonan Kerja Praktik
Yth. Bapak/lbu
Manager BRD
PT. Pertsmina Morheting Operation Region 1 JI. Nusa lndak No.I Tanjung Uban 64182
Dengan hormat,
Melaliu surat ini disarnpaikan permohonan untuL mahasiswa kami dari Program Studi Manajemen
Universitas Pertamina untuk melakukan Kerja vrñti\ tKP) di inssi/lembaga yang Bapak/Ibn pimpin.
Kerja PraktiL merupakan kegiatan dari kuriLulum program sarjana yang wajib dilakukan oleh setiap mahesiswa. Program ir+i bertujuan 8gar mahasiswa mengalami pengalaman di dunia kerja sebagai
persiapan mereka sebelum menjadi tenaga profesional.
Adapun data mahasiswa yang berniinat melaksanakan Kerja Praktik (KP) di instansi/lembaga yang
Bapak/Ibn pimpin adalah sebagai berikut :
Nama/NIM : Difit Martheri/103117053
Tema Kerja Praktik : Manajemen Sumber Daya Manusia Waktu Pelaksariam : 4gnstus - September 2020
Duiasi kerja Praktik : Pal ing sedikit 150 jam kida daiam jangka waLU paling lama 3 bulsn
Besar haiapan kami BapMu bersedia menerima mahasiswn kami untuk melak sariakan Keja Praktik (KP) di instansiflembaga yang BapWbu pimpm 6an mohm dapat meng mean jawaban tertulis
kepada gami sertn bersedia memberikan seorang pembimbing kerja Praktik (KP) J'ang berkenan
membirnbing dam memberikan peni1aia.n atas kinerja mahasiswa karn i.
Demikian permohonan ini disampaikan. Atas perhatian dan kerja samany a chhaturkan terima kasih.
Hormat kami
Ketuz Program Studi Manajemen,
A rif•IYiu rti Rozam uri, Ph.D.
. 116124
