3.1 Gambaran umum perusahaan
Pembahasan mengenai gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab serta tata laksana dari tiap bagian.
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. TIMUR JAYA adalah sebuah pabrik kembang gula dan diperkirakan memiliki kurang lebih 100 pegawai. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Ikan Paus No 84 Teluk Betung, Bandar Lampung. Pada awalnya perusahaan ini hanya memiliki puluhan pekerja dan tidak mempunyai tempat produksi seluas sekarang, kemudian perusahaan ini berkembang dengan sangat baik. Perusahaan ini tidak hanya bergerak di bidang produksi, tetapi juga menjadi distributor barang–barang lain seperti gula, tepung terigu, sirup, sabun dan lain-lain.
Seiring dengan meningkatnya jumlah permintaan dari pelanggan, maka sangat memungkinkan bagi PT.TIMUR JAYA untuk berkembang menjadi perusahaan yang lebih besar lagi.
3.1.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.3 Tugas
3.1.3.1 Tugas Direktur
Tugas direktur adalah sebagai berikut.
- Bertanggung jawab terhadap modal yang telah diinvestasikan.
- Bertanggung jawab membuat keputusan keseluruhan perusahaan.
- Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap perusahaan.
3.1.3.2 Tugas Wakil Direktur
Tugas wakil direktur adalah sebagai berikut.
- Mewakili perusahaan di dalam dan di luar organisasi.
- Menyusun dan mengevaluasi sasaran dan rencana perusahaan.
- Mengelola kekayaan perusahaan.
- Mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan.
- Mengawasi kegiatan dan kinerja pegawai tingkat atas.
3.1.3.3 Tugas Bagian Administrasi dan Keuangan
Tugas bagian administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut.
- Mengelola data keuangan perusahaan.
- Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal. - Menerima daftar barang yang akan dikirim dari penjualan.
- Mendanai pembelian ke Supplier.
- Menerima pembayaran penjualan dari customer.
3.1.3.4 Tugas Bagian Penjualan
Tugas bagian penjualan adalah sebagai berikut.
- Melakukan transaksi penjualan. - Menerima pesanan dari pembeli.
- Membuat faktur pengiriman penjualan dan surat jalan. - Memeriksa dan mencatat retur penjualan.
- Membuat dan memberikan laporan penjualan kepada manager.
3.1.3.5 Tugas Bagian Pembelian
Tugas bagian pembelian adalah sebagai berikut.
- Mengontrol stok barang.
- Memenuhi kebutuhan permintaan barang untuk penjualan. - Mencari dan memilih supplier/pemasok.
- Mengecek dan membandingkan harga beli antara supplier. - Membuat dan mengirimkan order pembelian ke supplier. - Melakukan retur pembelian.
- Membuat dan memberikan laporan pembelian kepada Manager.
3.1.3.6 Tugas Bagian Pengiriman
Tugas bagian pengiriman adalah sebagai berikut.
- Menerima perintah pengiriman.
3.1.4 Prosedur Yang Sedang Berjalan
PT. TIMUR JAYA memiliki pelanggan yang seluruhnya berlokasi di dalam provinsi Lampung. Perusahaan tidak menggunakan perhitungan rumit dalam mengantarkan barang-barangnya ke tangan pelanggannya. Bagian penjualan memberikan perintah kepada bagian pengiriman untuk melakukan pengiriman dengan sistem siapa yang memesan terlebih dahulu barangnya akan diantar dulu.
3.1.5 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang ada dalam perusahaan adalah rute pengiriman yang dibuat dengan cara yang sederhana, yaitu siapa yang memesan terlebih dahulu, barangnya akan diantar duluan. Dengan sistem yang sederhana seperti ini memang tidak perlu memakan waktu banyak dalam menyusun rute atau jalur distribusi pengantaran barangnya, tetapi apabila jumlah pesanan banyak tentunya akan terjadi pemborosan sekali. Dalam perjalanan mengantar barang mungkin saja kendaraan pengantar barang perusahaan melewati lokasi pelanggan hingga dua kali, tiga kali, atau bahkan empat kali. Di sinilah letak permasalahan dari PT TIMUR JAYA dalam biaya produksi terutama dalam biaya transportasi. PT TIMUR JAYA tidak memiliki sistem yang baik dalam menentukan rute dari pendistribusian barang.
3.2 Alternatif Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah yang dapat diberikan adalah salah satunya dengan menyediakan sistem informasi yang baik mengenai penentuan rute dari
pendistribusian barang pada PT. TIMUR JAYA. Program simulasi yang akan dibuat dalam tugas akhir ini dengan menggunakan algoritma elitist ant system diharapkan akan dapat membantu PT. TIMUR JAYA dalam menentukan rute pendistribusian barang yang ingin didistribusikan kepada pelanggan yang telah memesan barangnya secara optimal.
3.3 Perancangan Sistem
3.3.1 Perancangan Struktur
Aplikasi simulasi ini dirancang dengan menggunakan beberapa menu. Beberapa menu yang digunakan antara lain:
1. Menu utama.
2. Menu pengaturan inisial konstanta. 3. Menu pengaturan data perusahaan. 4. Menu pengaturan data pelanggan. 5. Menu bantuan.
Gambar 3.2 Struktur Menu
3.3.2 Perancangan Layar
3.3.2.1 Perancangan Struktur Menu
Komponen menu utama dapat dilihat seperti di bawah ini.
3.3.2.2 Perancangan Menu Utama
Gambar di bawah ini adalah rancangan dari Menu Utama.
Gambar 3.4 Rancangan Menu Utama
3.3.2.3 Perancangan Menu Inisial Konstanta
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Inisial Konstanta”.
Gambar 3.5 Rancangan Menu “Inisial Konstanta”
Menu ini nilai alfa, beta, rho, e, total iterasi dan intensitas pheromone diisi dan disimpan.
3.3.2.4 Perancangan Menu Data Perusahaan
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Data Perusahaan”.
Gambar 3.6 Rancangan Menu “Data Perusahaan”
3.3.2.5 Perancangan Menu Data Pelanggan
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Data Pelanggan”.
Gambar 3.7 Rancangan Menu “Data Pelanggan”
3.3.2.6 Perancangan Menu Bantuan
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Bantuan”.
Gambar 3.8 Rancangan Menu “Bantuan”
Menu ini berisikan bantuan dan panduan yang menjelaskan bagaimana mengoperasikan program DP_EAS ini.
3.3.2.7 Perancangan Menu Tentang DP_EAS
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Tentang DP_EAS”.
Gambar 3.9 Rancangan Menu “Tentang DP_EAS”
3.3.2.8 Perancangan Menu Simulasi
Berikut adalah gambar dari rancangan layar “Simulasi”.
3.3.3 Perancangan State Transition Diagram
3.3.3.1 STD MENU UTAMA
3.3.3.2 STD MENU INISIAL KONSTANTA
3.3.3.3 STD MENU DATA PERUSAHAAN
3.3.3.4 STD MENU DATA PELANGGAN
3.3.3.5 STD MENU BANTUAN
Gambar 3.15 STD Menu “Bantuan”
3.3.3.6 STD MENU TENTANG DP_EAS
3.3.3.7 STD MENU SIMULASI
Gambar 3.17 STD Menu “Simulasi”
3.3.4 Perancangan Modul
3.3.4.1 Modul Menu Utama
Modul menu utama ini berisikan beberapa pilihan menu lain yang dapat dipilih, antara lain menu pengaturan data perusahaan (berguna untuk mengisi posisi dari PT.TIMUR JAYA), menu pengaturan data pelanggan (berguna untuk mengisi posisi dari perusahaan pelanggan), menu pengaturan inisial konstanta (berguna untuk mengisi konstanta-konstanta yang diperlukan dalam penyelesaian permasalahan pendistribusian barang), menu tentang DP_EAS, menu bantuan, dan menu simulasi.
3.3.4.2 Modul Simulasi
Modul simulasi ini bertujuan untuk memberikan simulasi solusi dari hasil yang telah diproses dengan algoritma elitist ant system.
3.3.4.3 Modul Inisial
Modul ini berguna untuk memberikan nilai awal yang dibutuhkan oleh algoritma Elitist Ant System dalam menyelesaikan permasalahan distribusi barang ini. Beberapa konstanta yang perlu diperlukan dalam modul ini antara lain: alpha, beta, rho, e, intensitas pheromone, total iterasi, posisi x dan y dari perusahaan pelanggan dan PT.TIMUR JAYA.
3.3.4.4 Modul Solusi
Modul solusi ini bertujuan untuk menghitung dan mencari solusi yang paling optimal dari permasalahan pendistribusian yang ada. Dalam modul solusi ini sejumlah semut digunakan untuk mengelilingi sebuah rute yang berawal dari tiap tempat menuju tempat lainnya, yang data-datanya telah dimasukkan dalam menu pengaturan. Setelah seluruh tempat telah dilewati, maka kembali ke asal, yaitu PT.TIMUR JAYA. Di dalam program simulasi ini, jumlah semut yang dipakai untuk mengelilingi seluruh tempat yang menjadi sebuah rute adalah sama dengan jumlah tempat.
3.3.5 Flowchart Elitist Ant System
