SOP PK BLU
PERGURUAN TINGGI
NEGERI
Oleh:
Prof. Dr. Jamal Wiwoho, S.H., M.Hum.
(Dosen Fakultas Hukum UNS – Wakil Rektor II UNS)
Disampaikan dalam Sosialisasi Pengelolaan Keuangan BLU Jajaran Pimpinan di Lingkungan Universitas Negeri Padang
BIODATA
Nama : Prof Dr H Jamal Wiwoho, SH, MHum NIP / Karpeg : 196111081987021001/ E.203450 Tempat, Tanggal Lahir : Magelang, 8 Nopember 1962 Jabatan/ Golongan
Jabatan Struktural
: :
Guru Besar/IV C
Wakil Rektor II Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pekerjaan : Staff Pengajar S1, S2, S3 Fakultas Hukum Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pangkat : Pembina Utama Madya
Alamat Kantor : Fakultas Hukum UNS. Jl Ir Sutami 26 A Surakarta, Jawa Tengah Alamat Rumah : Jl Manunggal I/ 43 Sukorejo, Kadipiro, Solo, Jateng
website www.jamalwiwoho.com
E-mail : [email protected], [email protected] dan [email protected] Blog : jamalwiwoho.staff.hukum.uns.ac.id
Facebook jamalwiwoho Twitter @Jamalwiwoho
Telpon : 0271 856848 ®, 0271 666450 (K), 081 2260 1681 (HP) dan 0271 5860734 (fleksi)
Nama Bapak : Alm Djuraemi Hardjo Perwito Nama Ibu : Alm Suratinah Harjo Perwito Nama Istri : Budhi Widjajanti, SE
Nama Anak : Aldilla Rahma Kusuma Wardhani Wiwoho Aldita Ratna Firdayanti Wiwoho
PENGERTIAN SOP KEUANGAN BLU
SOP (standard operating procedures) adalah seperangkat
aturan, alur dan ketentuan yang harus dipenuhi oleh
pimpinan/staff suatu organisasi dalam melaksanakan suatu
proses pencatatan dan pelaporan keuangan.
BLU adalah instansi di lingkungan Pemerintah yang dibentuk
untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa
penyediaan
barang
dan/atau
jasa
yang
dijual
tanpa
mengutamakan mencari keuntungan dan dalam melakukan
kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas
(Pasal 1 PP No. 23/2005)
PERSYARATAN BLU
1. Persyaratan Substantif
2. Persyaratan Teknis
PERSYARATAN ADMINISTRATIF BLU
1. Pernyataan kesanggupan untuk peningkatan kinerja
pelayanan, keuangan dan manfaat bagi masyarakat
2. Pola Tata Kelola (Corporate Governance)
3. Akuntabillitas program, kegiatan dan keuangan
(kebijakan, mekanisme atau prosedur, media
pertanggungjawaban dan periodisasi
pertanggungjawaban
4. Transparansi
5. Rencana strategis bisnis
6. Laporan keuangan pokok
Fleksibilitas Status BLU Penuh
1.1 Pengelolaan Pendapatan
1.2 Pengelolaan Belanja
1.3 Pengadaan Barang dan/atau Jasa
1.4 Pengelolaan Barang
1.5 Pengelolaan Utang
1.6 Pengelolaan Piutang
1.7 Pengelolaan Investasi
1.8 Perumusan Standar, Kebijakan, Sistem,
dan Prosedur Pengelolaan Keuangan.
ASPEK KEPATUHAN PER36/PB/2012
1. Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) Definitif.
2. Penyampaian Laporan Keuangan Berdasarkan
Standar Akuntansi Keuangan.
3. Surat Perintah Pengesahan Pendapatan dan Belanja
BLU.
4. Tarif layanan.
5. Persetujuan Rekening.
6. Sistem akuntansi.
7. Standard Operating Procedurs (SOP) Pengelolaan
Kas.
8. SOP Pengelolaan Piutang.
9. SOP Pengelolaan Utang.
PENCABUTAN STATUS BLU
1. Dicabut oleh Menteri Keuangan sesuai dengan
kewenangannya apabila BLU yang bersangkutan
sudah tidak memenuhi persyaratan substantif,
teknis, dan/atau administratif;
2. Dicabut oleh Menteri Keuangan berdasarkan usul
dari Menteri/Pimpinan Lembaga sesuai dengan
kewenangannya apabila BLU yang bersangkutan
sudah tidak memenuhi persyaratan substantif,
teknis, dan/atau administratif; atau
3. Berubah statusnya menjadi badan hukum dengan
kekayaan negara yang dipisahkan. Pencabutan
ini dilakukan berdasarkan penetapan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
STRATEGI STRUKTUR Management Control Culture Human Resource Management Kinerja Anggaran Akuntansi Penilaian Kinerja TUJUAN/ TARGETSistem Pengendalian Manajemen adalah sistem untuk mengarahkan sumber daya Perusahaan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan
LATAR BELAKANG
BLU memiliki masa maksimal 2 tahun
untuk melengkapi semua persyaratan BLU
SOP Keuangan salah satu syarat
memenuhi persyaratan administratif
SOP merupakan sarana untuk menjadi
pedoman pencapaian sasaran,
pemenuhan butir mutu dan penguatan
pengendalian internal.
SOP merupakan bagian tidak terpisahkan
TUJUAN SOP KEUANGAN
1. Laporan Keuangan yang disusun sesuai
dengan
Pernyataan
Standar
Akuntansi
Keuangan yang ditetapkan oleh IAI.
2. Laporan Keuangan yang disusun sesuai
dengan ketentuan-ketentuan pemerintah
yang
tertuang
dalam
Undang-Undang,
Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri
Keuangan,
Peraturan
Menteri
TUJUAN SOP KEUANGAN
3. Agar
terdapat
keseragaman
dan
konsistensi dalam pencatatan transaksi
keuangan (consistency).
4. Agar terjaga kualitas laporan keuangan
yang dapat diandalkan (accuracy), netral
/ tidak berpihak (neutrality), memberikan
informasi yang lengkap (full disclosure /
completeness), dan dapat
5. Agar mampu menghasilkan laporan
keuangan yang tepat waktu (timelines)
dan dapat dimengerti (understandability),
sehingga dapat digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan (decision
supports) bagi semua pemakai laporan.
6. Memperkuat sistem pengendalian internal
REVIEW TATA ATURAN
1. Memastikan bahwa institusi kita telah
menerapkan secara penuh dan konsisten
semua kententuan peraturan yang berlaku
2. SOP disusun untuk memudahkan staff dan
pimpinan dalam menjalankan proses sesuai
aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan.
3. Oleh karenanya dalam tahap awal kita
menyusun SOP harus dipastikan kita
mengetahui dan memahami tata aturan
yang terkait.
TATA ATURAN
UNDANG-UNDANG PERATURAN PEMERINTAH (PP) PERATURAN/KEPUTUSAN MENTERI PERATURAN DIRJENSURAT KEPUTUSAN / BLU
POLA PENGELOLAAN
KEUANGAN BLU
1.
Berkedudukan sebagai lembaga pemerintah (bukan
kekayaan negara yang dipisahkan)
2.
Menghasilkan barang/jasa yang seluruhnya/sebagian
dijual kepada publik
3.
Tidak mengutamakan mencari keuntungan (laba)
4.
Dikelola secara otonom dengan prinsip efisiensi dan
produktivitas ala korporasi
5.
Rencana kerja/anggaran dan pertanggungjawaban
dikonsolidasikan pada instansi induk
6.
Pendapatan BLU dapat digunakan langsung
7.
Pegawai dapat terdiri dari PNS dan Profesional
Non-PNS
FLEKSIBILITAS PENGANGGARAN
1. Pendapatan dapat digunakan langsung
2. Belanja flexible budget dengan ambang batas.
3. Pengelolaan Kas pemanfaatan idle cash, hasil untuk BLU
4. Pengelolaan Piutang dapat memberikan piutang usaha,
penghapusan piutang sampai batas tertentu
5. Utang dapat melakukan utang sesuai jenjang, tanggung
jawab pelunasan pada BLU
6. Investasi jangka panjang ijin Menkeu
7. Pengelolaan Barang dapat dikecualikan dari aturan umum
pengadaan, barang inventaris dapat dihapus BLU
8. Remunerasi
sesuai
tingkat
tanggung
jawab
dan
profesionalisme
9. Surplus/Defisit surplus dapat digunakan untuk tahun
berikutnya, defisit dapat dimintakan dari APBN.
10. Pegawai : PNS dan Profesional Non-PNS
11. Organisasi dan nomenklatur (diserahkan kepada K/L & BLU
ybs dengan persetujuan Menpan & RB)
MATERI REVISI PP 23/2005...(1)
1.TARIF LAYANAN
Adanya pendelegasian kewenangan penetapan tarif layanan
kepada menteri/pimpinan lembaga/kepala SKPD dan/atau
pemimpin BLU
2.PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN
Standar Biaya: RBA disusun berdasarkan basis kinerja dan
standar
biaya
menurut
jenis
layanannya
berdasarkan
perhitungan akuntansi biaya.
Pengalokasian: Pagu Anggaran BLU dalam RKA K/L, rencana
kerja dan anggaran SKPD, atau Rancangan APBD yang sumber
dananya berasal dari pendapatan BLU dan surplus anggaran
BLU, dirinci dalam satu program, satu kegiatan, satu output, dan
jenis belanja.
MATERI REVISI PP 23/2005...(2)
3.PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA
Penerimaan hasil penjualan aset tetap sebagai akibat dari
pengalihan diatur sebagai berikut:
a. Penerimaan hasil penjualan aset tetap yang pendanaannya
sebagian atau seluruhnya berasal dari APBN/APBD bukan
merupakan pendapatan BLU dan wajib disetor ke rekening Kas
Umum Negara/Daerah.
b. Penerimaan hasil penjualan aset tetap yang pendanaannya berasal
dari pendapatan BLU merupakan pendapatan BLU dan dapat
dikelola langsung untuk membiayai belanja BLU.
Pemanfaatan aset tetap untuk kegiatan yang tidak terkait atau
tidak dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
BLU harus mendapat persetujuan pengelola barang
MATERI REVISI PP 23/2005...(3)
4.PENGELOLAAN SDM
Pejabat pengelola BLU dan pegawai BLU tenaga
profesional non-pegawai negeri sipil (baik tenaga teknis
maupun administratif) dapat dipekerjakan secara tetap
atau berdasarkan kontrak.
Pejabat perbendaharaan pada BLU yang meliputi Kuasa
Pengguna
Anggaran
dan
Bendahara
Penerimaan/Pengeluaran harus dijabat oleh pegawai
negeri sipil.
Syarat pengangkatan dan pemberhentian pejabat
pengelola dan pegawai BLU yang berasal dari tenaga
profesional non-pegawai negeri sipil diatur oleh pemimpin
BLU.
MATERI REVISI PP 23/2005...(4)
5.PENETAPAN EKS BHMN MENJADI BLU BERSTATUS PENUH
Universitas Indonesia, Universitas Gadjah Mada,Institut
Teknologi Bandung, Institut Pertanian Bogor,Universitas
Sumatera Utara,Universitas Pendidikan Indonesia, dan
Universitas
Airlangga
ditetapkan
sebagai
Instansi
Pemerintah yang menerapkan PPK-BLU dengan status BLU
Secara Penuh.
Penyesuaian penerapan PPK-BLU diselesaikan paling
lambat tanggal 31 Desember 2012.
MATERI REVISI PP 23/2005...(5)
6.MASA TRANSISI PENGELOLAAN BMN BAGI EKS BHMN
Pengalihan seluruh kekayaan pada Universitas
Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Institut Teknologi
Bandung, Institut Pertanian Bogor, Universitas Sumatera
Utara, Universitas Pendidikan Indonesia, dan Universitas
Airlangga
kepada
Menteri
Pendidikan
Nasional
diselesaikan paling lambat tanggal 28 September 2013.
Kerjasama aset tetap dengan pihak ketiga sebelum
ditetapkan Peraturan Pemerintah, dinyatakan tetap
berlaku sampai dengan berakhirnya perjanjian.
PROSES BISNIS &
SISTEMATIKA SOP
1. Langkah penyusunan SOP Keuangan
2. Teknik pemetaan proses bisnis
3. Penyusunan Sistematika SOP Keuangan
4. Teknik-teknik pengumpulan data
PROSES PENYUSUNAN SOP
1. Pemahaman terhadap tata aturan
2. Pemahaman terhadap proses bisnis
3. Pemahaman terhadap struktur organisasi dan
tata kelola
4. Pemahaman terhadap proses dan system
yang ada
5. Penyusunan sistematika SOP
6. Pengumpulan data SOP
7. Penulisan SOP
8. Sosialisasi SOP
9. Pelaksanaan SOP
10. Evaluasi SOP
PEMAHAMAN TERHADAP
TATA ATURAN
1. Tata aturan terkait pengelolaan BLU
harus dipahami dan dipantau karena
peraturan tersebut terus di update dan
direvisi
2. Salah satu teknik dalam melakukan
pemahaman terhadap tata aturan BLU
adalah dengan membuat matrik
MATRIK TATA ATURAN
Jenis Peraturan (1) No Peraturan (2) Pasal (3) Ayat (4) Ketentuan (5) Sanksi Pelanggaran (6) Keterangan(1) Jenis peraturan ditulis apakah undang-undang, peraturan pemerintah, permen dll
(2) No peraturan ditulis lengkap misal PP No 23/2005 (3) Pasal
(4) Ayat
(5) Ketentuan ditulis dalam format”prasyarat” “siapa” “harus melakukan apa” “kapan” “format seperti apa”, “dilaporkan/diserahkan ke siapa”
(6) Konsekuensi tidak terpenuhinya ketentuan tersebut atau keterlambatan penyerahan
PEMAHAMAN THD PROSES BISNIS
1. SOP harus disesuaikan dengan proses bisnis
di instansi
2. Proses bisnis adalah bagaimana institusi
dapat memenuhi kebutuhan dari customernya
3. Proses tersebut dibagi menjadi dua yaitu
proses bisnis utama dan proses bisnis
pendukung.
4. Ada dua metode yang membantu kita
memetakan proses bisnis yaitu dengan
menggunakan Business Model Generation
dan Value Chain Analysis
PEMAHAMAN THD STRUKTUR
Struktur yang baik harus mencerminkan tugas pokok dan
fungsi yang harus ada untuk mencapai tujuan dan mencapai
target-target yang ditetapkan di RSB/RBA
Struktur yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip Tata
Kelola yang baik (Good Governance). Transparansi,
Akuntabilitas, Responsibilitas, Independensi, Fairness
Strutkur yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip
Pemisahan Fungsi (Segregation of Duties) untuk memenuhi
System Pengendalian Internal
STRUKTUR vs SOP
1. SOP yang akan disusun harus dikaitkan
dengan pelaksana dan job desc,
sehingga tidak terjadi konflik di lapangan.
2. Apabila pembagian tugas dan job desc
tidak jelas, maka harus dibenahi terlebih
dahulu, baru bisa disusun SOP.
PERLU DIPERHATIKAN
Struktur Pengelola BLU, Struktur pengelola
anggaran dan struktur pengelola institusi bisa jadi
berbeda
.
DIREKTUR BLU BENDAHARA BLU PENGGUNA ANGGARAN/ KUASA PENGGUNA ANGGARAN BENDAHARA PPK/PTK KA SPM REKTOR/ DIREKTUR RS WAKIL REKTOR/ WAKIL DIIREKTUR KABAG KEUANGANPEMAHAMAN PROSES
PROSES terkait dengan siklus/tahapan akan dibagi
menjadi 4 tahapan yaitu
1. Perencanaan
2. Pelaksanaan / Realisasi Keuangan
3. Pencatatan/Akuntansi
4. Pemeriksaan
PROSES terkait dengan Fungsi akan dibagi menjadi 3
yaitu
1. Proses Operasional
2. Proses Keuangan
3. Proses Akuntansi
KAITAN OPERASIONAL – KEU – AKUNTANSI
(1) Bagian operasional adalah bagian yang menjalankan kegiatan, mereka berhubungan dengan pihak luar, tetapi tidak bisa melakukan eksekusi pembayaran. Eksekusi pembayaran harus diajukan ke bagian
keuangan dan harus ada dalam anggaran.
(2) Bagian keuangan memiliki kewenangan untuk memeriksa dan melakukan pembayaran, tetapi harus sesuai dengan anggaran, kebijakan atau otorisasi dari pimpinan. Bagian keuangan bisa melakukan pembayaran tetapi tidak bisa membuat permintaan pembayaran.
(3) Bagian akuntansi bisa mengakses semua data keuangan dan berwenang dalam melakukan pembukuan maupun penyesuaian. Namun akuntansi tidak bisa membuat permintaan pembayaran dan melakukan pembayaran.
PENYUSUNAN SISTEMATIKA
1. Setelah memahami tata aturan, struktur,
proses maka kita bisa lanjutkan dengan
penyusunan sistematika SOP
2. Sistematika SOP adalah bagaimana cara
kita membagi proses yang saling terkait
tersebut ke dalam prosedur-prosedur /
langkah-langkah.
3. Prosedur-prosedur / langkah-langkah
tersebut apabila dijalankan harus sinkron
satu sama lain untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
CONTOH SISTEMATIKA SOP
Penyesuaian Non Kas Pelaporan Laporan Keuangan Persedia an Penggajian Aktiva Tetap Rekonsiliasi LRA Kas RKAT RBA Renstra Realisasi Pengeluaran Kas/Realisasi Belanja Realisasi Pemasukan/ Kas Masuk Pengadaan Pendapatan Akuntans i Keuangan Operasional Perencan aanPENGUMPULAN DATA SOP
Setelah kita menyusun sistematika maka kita akan mulai menyusun / menulis prosedur di masing-masing proses. Antara satu proses dengan proses lain bisa jadi agak sedikit berbeda, namun secara umum data-data yang harus dikumpulkan adalah
1. Ketentuan yang harus dipenuhi misal untuk prasayarat, level
kewenangan/otorisasi, (bisa melihat dari matriks tata aturan yang sudah disusun)
2. Observasi / Wawancara tata urutan langkah yang dijalankan saat ini (apabila proses tidak konsisten, maka dimasukkan ke agenda
pembahasan)
3. Wawancara mekanisme dalam menjalankan langkah-langkah tersebut (apabila mekanisme kompleks maka perlu dituangkan dalam Juklak) 4. Wawancara terjadinya alternatif, insiden, atau kasus
5. Dokumen-dokumen Input dan Output yang digunakan
6. Format isian formulir atau entri ke software (jika suatu langkah menggukan software)
7. Format laporan yang harus dihasilkan
BENTUK / FORMAT DATA SOP
1. Narasi hasil wawancara / minutes of
meeting
2. Gambar proses / Data flow diagram/Bagan
Alir/Flowchart
3. Format dokumen input/formulir
4. Format laporan/ output
5. Format Kode , dan tata cara pengisian kode
6. Ringkasan kendala, ketidakkonsistenan, dan
hal-hal yang harus dibicarakan dengan
klien/PIC/Pimpinan
PENULISAN SOP
Format SOP biasanya ada dua:
1. Prosedur / Narasi
2. Flowchart
Terdapat beragam cara dan format dalam
penyusunan prosedur dan flowchart. Kita
harus mengacu pada format yang berlaku
umum.
LANGKAH PENULISAN SOP
1. Identifikasi unit terkait
2. Identifikasi urut-urutan kegiatan (titik
mulai sd selesai)
3. Identifikasi hasil akhir (Output)
4. Identifikasi dokumen (input/output)
5. Identifikasi alternatif / keputusan
6. Identifikasi ketentuan
7. Identifikasi hubungan antar SOP /
Sistematika
FORMAT - FORMAT
1. SOP
2. Flowchart
3. Tatacara
4. Ketentuan
5. Checklist
Catatan ...
1. Jangan sampai ada garis terputus
2. Jangan sampai salah
“kamar”
3. Memakai tiga bentuk simbol
“proses”,
“dokumen”, “alternatif / keputusan”
4. Jangan mencoba menggambar semua
proses dalam satu flowchart. Fokus
pada alur utama/normal/rutin
5. Hindari looping dan bottleneck
SOSIALISASI SOP
1. Setelah draft selesai maka draft tersebut perlu
di review oleh user dan pimpinan
2. Temuan-temuan di lapangan di serahkan
untuk dibahas dan disetujui secara tertulis
3. Apabila draft 1 sudah lolos di user dan
pimpinan, maka bisa dijadikan draft 2 untuk
disosialisasikan ke pihak yang lebih luas.
4. Apabila dari sosialisasi umum tersebut sudah
bisa diterima maka SOP di jadikan draft final
dan siap di sahkan.
PELAKSANAAN SOP
1. Prinsip SOP adalah perbaikan terus
menerus (continous improvement) jadi
jangan berharap pada proses sekali jadi.
2. Kita baru akan tahu apakah SOP sesuai
atau tidak adalah ketika dijalankan.
3. Setiap adanya ketidaksesuaian maka
dicatat dan dilaporkan oleh user ke pihak
yang ditunjuk, dan diagendakan revisi
untuk masukan-masukan tersebut.
4. Setiap ada revisi dituliskan di status
EVALUASI SOP
SOP dievaluasi secara periodik minimal
satu tahun sekali untuk melihat :
1. Kesesuaian antara SOP dengan tata
aturan
2. Kesesuaian SOP dengan proses bisnis
3. Kesesuaian SOP dengan
kecukupan/keandalan SPI
4. Kesesuaian SOP dengan konsep
efektivitas dan efisiensi
5. Kesesuaian SOP dengan perubahan
struktur organisasi
CONTOH SOP
ATAU
PROSEDUR MUTU
BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN. BAGIAN KEUANGAN
Nomor UN27.16.3. PM01
PROSEDUR MUTU
PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI GAJI Tanggal Terbit 15 Mei 2013
Revisi 01 Halaman 1/3
Tujuan Prosedur ini ditetapkan untuk pengajuan belanja pegawai gaji meliputi Gaji Induk, Gaji Susulan, Kekurangan Gaji, Gaji Terusan dan Uang Duka Wafat Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup tindakan verifikasi dan validasi berkas ajuan,
pembuatan SPP, pencatatan SPM dan pengiriman SPM ke KPPN Referensi - PMK 133/PMK.05/2008;
- PMK 190/PMK.05/2012 - Per37/PB/2009
- Klausal ISO 9001:2008 Persyaratan 7.5;7.2 Definisi/Penjelasan
Umum
ADK = Arsip Data Komputer
KPPN = Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara SPM = Surat Perintah Membayar
SPMT = Surat Perintah Melaksanakan Tugas SSBP = Surat Setoran Bukan Pajak
SSPB = Surat Setoran Pengembalian Belanja UDW = Uang Duka Wafat
No Aktivitas Pelaksana Penanggung Jawab/Verifikator
Rekaman Mutu
1 Terima ADK dan
berkas SPP, ADK GPP dan SSP ajuan yang telah dilakukan proses Pembebanan Dana DIPA BLU dan RM,
BPP Belanja Pegawai dan Barang/Jasa
BPP Belanja Pegawai dan
Barang/Jasa ADK SPP,SPP, ADK GPP, daftar
perubahan, SSP
2 Pencatatan SPM Petugas
Pembuat SPM
Kasubbag Anggaran Rutin
dan APBN ADK SPM,SPM, Lampiran
Rekening 3 Penandatanganan SPP PPSPM dan PPK SPP terotorisasi 4 Penandatanganan berkas SPM dan injeksi ADK SPM Pejabat Penandatangan SPM SPM terotorisasi 5 Penandatanganan lampiran rekening Pejabat Penandatangan SPM Lampiran rekening terotorisasi 6 Pengiriman dokumen SPM ke KPPN Petugas Pengirim SPM dan Pengambil SP2D Tanda terima SPM dari KPPN
Company