BAB 4
HAS IL D AN PEMBAHAS AN
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai sejarah PT Astra Daihatsu M otor, visi dan misi, struktur organisasi, gambaran umum aplikasi Early Warning System serta berbagai manfaat dari investasi aplikasi Early Warning System pada PT Astra Daihatsu M otor yang akan dikuantifikasikan dalam bentuk nominal uang (rupiah). Proses kuantifikasi manfaat ini hanya akan dilakukan terhadap manfaat-manfaat yang mungkin dapat dikuantifikasikan.
4.1 Gambaran Umum PT Astra Daihatsu Motor
PT Astra Daihatsu Motor (ADM ) adalah perusahaan yang bergerak dibidang otomotif yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang sangat cepat. Berdirinya ADM di Indonesia tidak terlepas dari peran Daihatsu M otor Co.,Ltd. Daihatsu sendiri didirikan di Osaka, Jepang pada tahun 1907.
Di Indonesia sejarah Daihatsu dimulai pada tahun 1973 ketika Astra mendapatkan hak untuk mengimpor kendaraan Daihatsu ke Indonesia. Kemudian, pada tahun 1976 PT Astra International ditunjuk menjadi agen tunggal, importir dan distributor tunggal kendaraan Daihatsu di Indonesia.
Pada tahun 1978 didirikan PT Daihatsu Indonesia, sebuah pabrik pengepresan plat baja sebagai perusahaan patungan PT Astra International, Daihatsu Motor Co.,Ltd., dan Nichimen Corporation. Setelah pabrik pengepresan plat baja didirikan, kemudian didirikan pula pabrik mesin, yaitu PT Daihatsu Engine M anufacturing Indonesia.
Pada tahun 1987 didirikan PT National Astra M otor sebagai agen tunggal dan pengimpor kendaraan Daihatsu menggantikan posisi PT Astra International.
Kemudian pada tahun 1992 didirikanlah PT ADM melalui penggabungan 3 perusahaan, yaitu PT Daihatsu Indonesia, PT Daihatsu Engine M anufacturing Indonesia dan PT National Astra M otor.
Untuk mendukung bisnisnya di bidang manufaktur, PT ADM mendirikan plant pengecoran aluminium pada tahu 1996 di KIIC, Karawang, Jawa Barat. Kemudian pada tahun 1998 ADM membeli pabrik perakitan dari PT Gaya M otor. Sejak itu PT ADM memiliki 4 pabrik yaitu pabrik pengepresan plat baja, mesin, pengecoran aluminium dan perakitan.
Pada tahun 2004 dilakukan kolaborasi bisnis strategis antara Daihatsu dan Toyota melalui peluncuran Daihatsu Xenia dan Toyota Avanza di Indonesia.
Kapasitas produksi ditingkatkan menjadi 211.000 unit per tahun dimulai pada tahun 2007, kala memasuki ulang tahunnya yang ke-100.
Selain itu, di tahun yang sama, Daihatsu telah mencanangkan filosofi baru sesuai tuntutan jaman, yaitu:
1. M enjadi merek global yang dicintai di seluruh dunia,
2. M enjadi perusahaan yang memiliki kepercayaan diri dan kebanggaan, melalui produksi mobil yang inovatif dan terkemuka di era kita.
Slogan baru Daihatsu “Innovation for Tomorrow” menjadi komitmen perusahaan untuk selalu mewujudkan inovasi agar dapat bertahan di era globalisasi yang terus berkembang cepat dan menghasilkan produk yang dapat memberikan manfaat bagi masyarakat luas.
Slogan baru ini merupakan aspirasi dari falsafah, visi dan prinsip-prinsip dasar tanggung jawab sosial serta rencana strategi global Grup Daihatsu untuk 100 tahun ke depan.
M elalui perjalanannya yang panjang, kehadiran Daihatsu di Indonesia telah mendorong terciptanya mobilitas masyarakat melalui produk-produk kendaraan Daihatsu yang semakin mendapatkan tanggapan positif dari pelanggan. Hal ini ditunjukkan dari pangsa pasar yang meningkat dari tahun ke tahun.
Gambar 4.1 Market Share PT Astra Daihatsu Motor
Kendaraan Daihatsu hadir dengan cirinya yang khas: mobil kompak yang hemat bahan bakar, berkapasitas sesuai kebutuhan keluarga Indonesia, model yang modern dan harga yang terjangkau. Karenanya kendaraan Daihatsu menjadi kendaraan pilihan
masyarakat Indonesia sebagai sarana transportasi yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari dalam berbagai aktivitas.
Daihatsu Xenia, kendaraan hasil kolaborasi Toyota-Daihatsu merupakan kendaraan keluarga berkapasitas 7 penumpang yang menggunakan mesin 1000 cc dan 1300 cc yang telah teruji di dunia. Kendaraan ini mendapatkan penghargaan sebagai “The Best Value Car” di ajang Indonesia International M otor Show 2006 dan “ The Best Small M PV” oleh majalah M obilmotor 2006.
Gambar 4.2 Daihatsu Xenia
Daihatsu Terios, SUV berkapasitas 7 penumpang dengan mesin 1500 cc. Selain transmisi manual, kendaraan ini juga memiliki varian bertransmisi otomatis.
Daihatsu Gran max, kendaraan komersial generasi baru dari Daihatsu yang memiliki kapasitas terbesar di kelasnya. Didukung oleh mesin 1300 cc dan 1500 cc, serta dibuat dalam model M inibus dan Pickup, kendaraan serba guna ini ditujukan untuk mendukung kegiatan bisnis dan keluarga.
Gambar 4.4 Daihatsu Gran Max
Daihatsu Sirion adalah kendaraan city car dengan mesin 1300 cc yang diimpor dari M alaysia dalam bentuk unit mobil (CBU).
Selain memproduksi mobil Daihatsu untuk masyarakat Indonesia, PT ADM juga memproduksi mobil dan komponen merek Toyota untuk tujuan pasar dalam negeri dan mancanegara.
Gambar 4.6 Toyota Avanza dan Toyota Rush
M elalui komitmen yang kuat untuk selalu memberikan yang terbaik bagi pelanggan dan semua pihak yang berperan, PT ADM berusaha keras untuk dapat meningkatkan kontribusi dalam memberikan nilai tambah bagi seluruh stakeholders, terutama bagi kesejahteraan masyarakat dan selalu ramah lingkungan.
PT ADM telah memenuhi standar kualitas global dengan menerapkan sistem produksi Toyota (TPS) di setiap lini proses. Secara rutin kualitas proses produksi PT ADM selalu ditinjau seperti yang disyaratkan dalam Sistem M anajemen M utu ISO 9001 yang telah diterapkan di semua pabrik dan kantor pusat PT ADM.
PT ADM sangat memperhatikan proses produksi, kesehatan dan keselamatan pabrik dengan meneripakan Sistem M utu Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SM K3) yang sesuai dengan ISO 14001, OHSA S 18001 dan Green Company. PT ADM berusaha
menjaga limbah pabrik agar tidak mencemari lingkungan sekitar. Sebagai hasil kepedulian ADM pada lingkungan dan keselamatan kerja, PT ADM menerima penghargaan pengelolaan lingkungan hidup dengan predikat terbaik dari Gubernur DKI Jakarta dan M enteri Lingkungan Hidup dalam beberapa tahun terakhir. PT ADM juga menerima penghargaan bebas kecelakaan kerja dari M enteri Tenaga Kerja.
Pencapaian PT ADM untuk memenuhi permintaan pelanggan dan standar kualitas global ini terwujud berkat dukungan dan kerjasama seluruh pihak termasuk pemegang saham, pemasok, distributor dan pemerintah.
Sebagai basis produksi mobil compact untuk Grup Daihatsu dan Toyota di luar Jepang, PT ADM senantiasa meningkatkan produksi dari tahun ke tahun.Hasil produksi perusahaan telah menggunakan komponen local dengan rasio sebesar 75%.
Hasil produk PT ADM , Toyota Avanza dan Daihatsu Terios telah diekspor melalui PT Toyota M otor M anufacturing Indonesia (TMM IN) ke mancanegara dalam bentuk unit mobil (CBU) dan komponen terurai (CKD).
Gambar 4.8 Tujuan ekspor PT Astra Daihatsu Motor
Nilai ekspor ADM ini terus meningkat dari tahun ke tahun dan menjadi bukti hasil produksi PT ADM memenuhi standar kualitas global.
4.1.1 Visi PT Astra Daihatsu Motor
Visi PT Astra Daihatsu M otor adalah menjadi No.1 di pasar mobil compact di Indonesia dan sebagai basis utama produksi global untuk Grup Daihatsu/ Toyota yang sama dengan standar kualitas pabrik Jepang.
4.1.2 Misi PT Astra Daihatsu Motor
M isi PT Astra Daihatsu Motor adalah:
1. Kami memproduksi mobil dengan nilai terbaik dan menyediakan layanan terkait yang penting untuk meningkatkan nilai stakeholders dan ramah lingkungan,
2. Kami mengembangkan dan memberikan inspirasi kepada karyawan untuk mencapai kinerja tingkat dunia.
4.1.3 S truktur Organisasi PT Astra Daihatsu Motor
Struktur organisasi PT Astra Daihatsu M otor secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 Struktur Organisasi PT Astra Daihatsu Motor Note :
PD : President Director VPD : Vice President Director CEO : Chief Executive Officer Co CEO : Co Chief Executive Officer COO : Chief Operation Officer
D : Director
EO : Executive Officer DHE : Division Head Executive DH : Division Head
H : Head
EC : Executive Coordinator (Name) : Concurrent
4.1.4 Tugas dan Wewenang
Dalam penjabaran tugas dan wewenang hanya dilakukan pada bagian dari struktur organisasi yang berhubungan dengan implementasi aplikasi EWS yaitu direktorat Purchasing, yang terdiri atas divisi Purchasing dan Purchasing Planning. Divisi Purchasing terdiri atas departemen Purchasing 1, Purchasing 2, Component
Business, dan Localization. Sedangkan, divisi Purchasing Planning terdiri atas
departemen Purchasing Administration, Production Preparation, Project Management, dan Supplier Control (G-Parts). Setiap departemen dikepalai oleh satu orang department
head.
1. Purchasing Director
Tugas dan wewenang Purchasing Director adalah:
a. M enentukan target biaya pembelian untuk suatu project atau model produk baru. b. M enentukan berbagai strategi pembelian yang akan dilakukan perusahaan. c. M enangani berbagai kontrak atau perjanjian kerja sama dengan pihak lain. 2. Departemen Purchasing Administration
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Purchasing
Administration adalah:
a. M elakukan pengecekan harga melalui SAP. b. M engembangkan aplikasi Early Warning System. c. M engembangkan aplikasi E-Purchasing.
e. M enangani perjanjian kerja sama dengan supplier.
f. M engkoordinasikan regulasi-regulasi, baik dari pemerintah maupun dari internal ADM , dengan departemen terkait dan supplier.
g. M elaksanakan evaluasi terhadap supplier, yang meliputi: - evaluasi supplier baru
- evaluasi suppliers capacity dan capability
- evaluasi terhadap performa quality dan delivery supplier
h. M elakukan kontrol terhadap pengimplementasian IJ-EPA di supplier. i. M elakukan kontrol terhadap data supplier,
j. Bertanggung jawab terhadap penggunaan data supplier,
k. M empersiapkan data untuk menghadapi audit ISO, SOA, AFC,
l. M elakukan kontrol terhadap distribusi technical document ke supplier. 3. Departemen Production Preparation
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Production
Preparation adalah:
a. M erencanakan, melaksanakan, dan melakukan kontrol aktivitas SPTT, b. M elakukan order part pada tahap Trial & LPVV dalam suatu project,
c. M elakukan follow up jika ada probelm di supplier pada tahap-tahap sebelum mass
production dari suatu project,
4. Departemen Project Management
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Project
Management adalah:
a. M enerima dan membuat summary data quotation atau penawaran dari supplier, b. Sharing data pencapaian cost dengan Purchasing Division di Daihatsu M otor Co.,
Ltd. di Jepang,
c. M elakukan follow up terkait pencapaian cost dengan departemen Purchasing 1, d. M embuat laporan terkait cost dari suatu project.
e. M elakukan seleksi supplier, bekerja sama dengan departement Purchasing 1,
f. M embuat Internal Agreement (IA) dan Letter of Intent (LOI) untuk supplier yang telah terpilih,
g. M emonitor pengimplementasian project sesuai schedule project. 5. Departemen Supplier Control (G-Parts)
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Supplier Control
(G-Parts) adalah melakukan kontrol terhadap supplier-supplier pengepresan part
(stamping parti),
6. Departemen Purchasing 1
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Purchasing 1 adalah:
a. M elakukan kontrol dan analisis harga part, b. M elakukan negosiasi harga part dengan supplier,
c. Bekerja sama dengan Project Control untuk melakukan seleksi supplier, d. M elakukan kontrol terhadap claim, baik dari supplier maupun untuk supplier, e. M elakukan kontrol exchange rate,
f. M elakukan kontrol dan analisis harga material, tooling, dan proses. 7. Departemen Purchasing 2
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Purchasing 2 adalah:
a. M elakukan kontrol dan analisis harga consumable part dan material, b. M elakukan negosiasi dengan supplier consumable part dan material. 8. Departemen Component Business
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Component
Business adalah:
a. M elakukan kontrol terhadap penjualan part ke luar negeri, b. M embantu ekspor dari TMMIN,
c. M elakukan analisis harga jual part. 9. Departemen Localization
Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh staf di Departemen Localization adalah:
a. M embuat Internal Agreement (IA) untuk supplier yang terpilih untuk lokalisasi, b. M engajukan item atau part untuk dilokalkan,
c. M embuat dan mendistribusikan Letter of Intent (LOI) untuk supplier yang terpilih untuk lokalisasi,
d. M elaporkan pencapaian atau progress lokalisasi part,
e. M enganalisis, membuat, dan melakukan kontrol master list dari part-part yang akan dilokalkan.
f. M embantu mengawasi pengembangan part di supplier, bekerja sama dengan
Development Division dan Quality Assurance Department.
g. M endistribusikan technical information kepada supplier, h. M emonitor progress pengembangan part di supplier, i. M engumpulkan part sample untuk dievaluasi. j. M elakukan proses CKD deletion,
k. M elakukan kontrol terhadap dokumen dan schedule terkait CKD deletion,
l. M engumpulkan technical document yang dibutuhkan untuk RFQ dan commercial
production.
4.2 Analisis Lingkungan Industri PT Astra Daihatsu Motor
4.2.1 Analisis Value Chain
Analisis Value Chain berfungsi untuk mengidentifikasi kegiatan-kegiatan bisnis yang ada di PT ADM . Analisis ini terdiri atas dua kegiatan, yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Kegiatan utama PT ADM antara lain:
1. Inbound Logistics : Proses part receiving dari supplier. 2. Operations : Proses assembly part menjadi unit mobil.
3. Outbound Logistics : Proses pengiriman unit mobil ke Vehicle Logistic sebelum didistribusikan ke dealer-dealer.
4. Marketing & Sales : Pemasaran dan penjualan unit-unit mobil.
5. Service : Pelayanan antar unit mobil, layanan purna jual berupa warranty claim 3 tahun atau 100.000 km.
Sedangkan, kegiatan-kegiatan pendukung yang ada di PT ADM antara lain: 1. Firm Infrastructure
PT ADM memiliki 4 plant, yaitu Stamping Plant, Engine Plant, Casting Plant, dan
Assembly Plant. Pemisahan plant ini dapat memudahkan dalam melakukan
pengontrolan proses produksi. Selain itu, PT ADM juga telah memiliki infrastruktur penanggulangan banjir sehingga proses produksi tidak akan terganggu jika terjadi banjir.
2. Human Resource Management
Kegiatan ini meliputi proses perekrutan karyawan, penggajian, training, evaluasi kinerja, dan absensi.
3. Technology Development
Pemanfaatan teknologi untuk mendukung aktifitas bisnis agar proses bisnis perusahaan dapat berjalan lebih efektif dan efisien sehingga dapat meningkatkan
competitive advantage perusahaan.
4. Procurement
Kegiatan ini meliputi proses pemilihan supplier, pembelian part dari supplier, termasuk proses negosiasi harga.
4.2.2 Analisis 5 Daya Porter
Analisis Porter’s Five Force berfungsi untuk mengidentifikasi peluang dari eksternal organisasi. Analisis ini menggunakan 5 (lima) kekuatan yang mempengaruhi posisi PT ADM dalam persaingan perusahaan otomotif.
New Entrants - QQ
Suppliers
- PT Inti Ganda P erdana - P T Goodyear Indonesia - P T GS Battery - P T Pakoakuina
- P T M enara Terus M akmur - dll
Industrial Competition - PT Kramayudha Tiga Berlian - P T Indomobil Niaga International
Buyers
Substitute Products - kendaraan roda dua
Gambar 4.10 Porter’s Five Force Analysis
4.2.2.1 Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants)
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa saat ini dunia otomotif sedang berkembang, hal inilah yang menyebabkan munculnya produsen-produsen baru, khususnya produsen untuk kendaraan roda empat. Produsen baru tersebut menawarkan produknya dengan keunggulan-keunggulan, seperti harga yang lebih murah, namun dengan kualitas yang terjamin.
Pendatang baru yang memiliki potensi untuk menjadi pesaing PT ADM adalah perusahaan manufaktur kendaraan roda empat baru yang menawarkan mobil compact dengan harga yang lebih murah. Contohnya adalah mobil Cherry dari QQ. M obil Cherry dinilai mampu menarik pangsa pasar baru, namun memang dengan share market yang tidak terlalu besar.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa ancaman dari pendatang baru yang bergerak di bidang manufaktur kendaraan roda empat terhadap PT ADM dapat dikatakan tidak terlalu tinggi.
4.2.2.2 Pesaing (Rivalry Among Competitors)
Yang dianggap pesaing PT ADM adalah perusahaan manufaktur kendaraan roda empat yang memproduksi mobil dengan target low/middle segment (di bawah 200 juta rupiah), contohnya adalah PT Kramayudha Tiga Berlian (produsen mobil merek M itsubishi) dan PT Indomobil Niaga International (produsen mobil merek Suzuki).
Tekanan dari para pesaing ini dapat berupa tekanan dari segi harga, kualitas, layanan purna jual. Untuk menghadapi hal tersebut, PT ADM perlu merancang dan melaksanakan strategi bisnis yang lebih baik guna unggul di dalam persaingan, misalnya dengan meningkatkan promosi, memberikan diskon khusus pada event-event tertentu. Selain itu, dapat juga dilakukan program kerja sama dengan pihak-pihak terkait, seperti lembaga pemberi pinjaman.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tekanan persaingan perusahaan lain yang bergerak di bidang manufaktur kendaraan roda empat terhadap PT ADM dapat dikatakan tinggi.
4.2.2.3 Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Suppliers)
PT ADM memiliki pemasok bukan hanya dari dalam negeri, tetapi juga dari luar negeri, yang meliputi Jepang, India, Thailand, Filipina. Perbandingan antara pemasok lokal dan luar negeri adalah 75 % : 25 %.
Beberapa pemasok PT ADM memiliki kekuatan karena hal-hal berikut:
1. part atau komponen yang disupply adalah part general, yaitu part-part yang selain disupply ke PT ADM juga dijual bebas di pasaran. Hal ini menyebabkan makin tingginya kemampuan pemasok untuk menetapkan harga jual,
2. pemasok tersebut tidak memiliki pesaing yang memproduksi part atau komponen yang sama.
Hal-hal tersebut di atas dapat membuat daya tawar-menawar pemasok dapat dianggap tinggi.
4.2.2.4 Kekuatan Pembeli (Bargaining Power of Buyers)
Kepuasan pelanggan merupakan hal yang paling utama karena PT ADM mampu melihat potensi dan kekuatan dari pelanggan. Karena pelangganlah yang mampu membuat brand image yang baik maupun yang buruk. Dalam menjual produknya, PT ADM ditengahi oleh PT Daihatsu Sales Operation yang berlaku sebagai dealer.
Pembeli sebagai konsumen memiliki harapan terhadap produk yang diproduksi oleh PT ADM , ditinjau dari harga, kualiatas, dan layanan purna jual. Jika PT ADM tidak dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh konsumen, maka dapat membuat konsumen beralih untuk membeli mobil dengan brand lain. Pembeli memiliki pilihan untuk menggunakan banyak merek lain ini dan ini membuat daya tawar-menawar pembeli bagi PT ADM tinggi dan hal ini memberi tekanan yang besar bagi perusahaan.
4.2.2.5 Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitue Products or Services)
Semakin banyaknya pilihan jenis kendaraan saat ini membuat konsumen memiliki keleluasaan dalam memilih jenis kendaraan yang akan mereka gunakan. Selain kendaraan umum, konsumen juga dapat menggunakan kendaraan roda dua atau motor yang kini makin banyak jenisnya dengan harga yang jauh lebih murah dibandingkan dengan kendaraan roda empat.
Pilihan konsumen untuk menggunakan kendaraan roda dua juga dipicu oleh kondisi jalan di Indonesia, khususnya di kota-kota besar. Kendaraan roda dua atau motor dinilai mampu mengatasi masalah utama di kota-kota besar, yaitu kemacetan.
Dengan keunggulan seperti yang telah diuraikan di atas, maka dapat dikatakan bahwa ancaman dari produk pengganti terhadap produk PT ADM dapat dikatakan tinggi.
4.2.3 Analisis S WOT
Berdasarkan analisis Value Chain dan analisis 5 Daya Porter, maka dapat dilakukan analisis SWOT dari PT ADM , seperti berikut:
1. Strength
• PT ADM memiliki 4 plant, yaitu Stamping Plant, Engine Plant, Casting Plant, dan Assembly Plant. Pemisahan plant ini dapat memudahkan dalam melakukan pengontrolan proses produksi.
• M emiliki karyawan-karyawan yang inovatif yang diseleksi dari proses penyaringan penerimaan pegawai yang cukup ketat dan berkualitas.
2. Weakness
• Kurangnya sosialisasi terkait promosi jabatan karyawan. 3. Opportunity
• Adanya warranty claim 3 tahun atau 100.000 KM dapat meningkatkan kepercayaan dari customer.
4. Threat
• Adanya pendatang baru pemegang merek mobil yang memberikan penawaran yang cukup menarik dengan kelas produk hampir sama dengan mobil hasil produksi PT ADM .
• Adanya persaingan harga dengan competitor.
• M asih adanya supplier yang tidak memiliki pesaing, sehingga bargaining power dari supplier tersebut cukup kuat.
• Adanya produk alternatif sebagai pengganti, yaitu kendaraan roda dua.
4.3 Gambaran Umum Sistem Informasi Early Warning System (EWS )
Sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah suatu program yang digunakan untuk memonitor status dari order dari PT ADM serta stock dari supplier. Tujuannya agar kedua belah pihak bisa mengetahui dengan cepat apabila ada masalah yang bisa mengakibatkan terjadinya resiko line stop pada produksi. EWS dikembangkan di departemen Purchasing Administration bekerja sama dengan departemen Logistik.
Keuntungan yang didapat oleh ADM dengan adanya penerapan sistem informasi
Early Warning System yaitu:
1. M embantu dalam memonitor stok yang dimiliki supplier sehingga dapat mempercepat dalam memperoleh informasi apakah stok di supplier dapat memenuhi kebutuhan produksi PT ADM atau tidak,
2. M embantu dalam memonitor keberangkatan pengiriman part dari supplier, 3. M embantu dalam memonitor proses good receipt (GR) di ADM ,
4. M embantu PT ADM dalam melakukan proses pendistribusian technical documents.
Technical documents ini meliputi dokumen:
• RDDP, yaitu technical document yang berisi gambaran part yang akan dibuat, namun belum memiliki spesifikasi detail, masih 2 dimensi. RDDP ini biasanya ditawarkan kepada supplier, apakah supplier bisa membuat part dengan spesifikasi yang tertera pada RDDP.
• Drawing, yaitu technical document yang berupa gambar part dengan spesifikasi
yang lebih detail. Ini dijadikan dasar bagi supplier untuk memproduksi part yang diorder oleh PT ADM .
• ECI (Engineering Change Request), yaitu technical document yang berisi perubahan atau modifikasi dari suatu part.
5. M embantu mencegah terjadinya tagihan dari supplier yang outstanding (belum terbayar) oleh PT ADM yang disebabkan oleh masalah GR di PT ADM .
4.3.1 Proses Bisnis Ordering Part
Sistem informasi Early Warning System yang diimplementasikan oleh ADM berkaitan erat dengan proses ordering oleh PT ADM dan pemenuhan order oleh
supplier.
Secara garis besar, proses bisnis ordering part dapat ditunjukkan pada gambar 4.11.
$
$
$
Gambar 4.11 Proses Bisnis Ordering Part
Dalam pelaksanaannya, proses bisnis ordering part terbagi menjadi tiga tahapan utama yaitu:
1. proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier. 2. proses delivery part,
Proses bisnis ordering part di PT ADM dimulai dengan didistribusikannya
Purchase Order (PO) dari departmen Production Control kepada seluruh supplier.
Berdasarkan PO tersebut, supplier akan mempersiapkan material untuk memproduksi
part sesuai order dari ADM . Untuk penarikan harian, departemen Logistik PT ADM
akan membuat Delivery Note (DN) yang akan didistribusikan kepada supplier. Start
PO
DN Membuat DN
Finish
Gambar 4.12 Proses Pembuatan Delivery Note (DN)
Setelah menerima DN, maka supplier akan melakukan persiapan dan pengiriman
part sesuai cycle time yang telah ditetapkan oleh PT ADM. Sebelum melakukan
pengiriman, supplier akan memberikan informasi atau melakukan update terkait kondisi dan jumlah stok yang ada di supplier. Supplier melakukan update data stok per cycle pengiriman.
Start part supplier kirim part ke ADM surat jalan DN part surat jalan DN Finish
Gambar 4.13 Proses Delivery Part
Setelah part sampai di ADM, maka bagian receiving akan melakukan penerimaan barang dengan memproses atau men-scan DN yang dibawa saat pengiriman tersebut. Ini menandakan bahwa part yang di-order melalui suatu nomor DN telah dikirim oleh supplier ke ADM dan DN tersebut dinyatakan closed.
Gambar 4.14 Proses Receiving Part
4.3.2 Sistem Informasi Early Warning System
Gambaran dari sistem informasi Early Warning System (EWS) adalah sama dengan seismograph untuk mendeteksi terjadinya bencana. Dari aplikasi EWS ini, PT ADM akan menangkap sinyal dari supplier terkait kondisi stok dan delivery mereka.
Sinyal yang ditangkap oleh EWS, kemudian akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna merah, kuning, dan hijau.
Warna Kondisi M enunjukkan bahwa ada masalah, baik di supplier
maupun di bagian penerimaan ADM .
M enunjukkan adanya potensi untuk terjadi masalah. Start part scanning DN surat jalan DN part surat jalan DN Finish M erah Kuning
Warna Kondisi
M enunjukkan bahwa kondisi aman, segalanya sesuai rencana.
Tabel 4.1 Sinyal Warna di Sistem Informasi Early Warning System
Aplikasi EWS memiliki peranan penting di dalam proses ordering part. Aplikasi EWS memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk mendukung proses ordering part. 1. Proses pembuatan Delivery Note (DN) dan pendistribusian DN ke supplier
Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses
capture data Delivery Note (DN) dari Anbunka System. EWS akan mengambil data dari
sistem tersebut sehingga kemudian akan dapat didownload oleh supplier dalam bentuk DN.
2. Proses delivery part
Pada tahap ini supplier akan mengirimkan data ke PT ADM berupa jumlah stok terakhir yang ada di supplier dan data pengiriman supplier untuk memenuhi satu DN tertentu yang diminta oleh PT ADM melalui email. Data dari email ini kemudian akan secara otomatis dibaca oleh aplikasi EWS. Dari data ini, EWS akan melakukan kalkulasi sehingga dapat ditampilkan status kondisi supplier dalam bentuk sinyal warna.
3. Proses receiving part
Fitur yang disediakan oleh EWS untuk mendukung proses ini adalah proses
capture data good receipt dari Anbunka System. EWS akan mengambil data good receipt
dari sistem Anbunka, kemudian kondisi terakhir akan ditampilkan dalam bentuk sinyal warna.
Selain fitur utama untuk mendukung proses ordering part, EWS juga memiliki fitur tambahan untuk membantu dalam proses pengambilan technical document. Fitur ini memungkinkan supplier mengetahui technical document apa saja yang harus diambil di PT ADM. Fitur ini merupakan otomatisasi proses sebelumnya dimana PT ADM harus mengirimkan email kepada tiap supplier yang harus mengambil technical document di ADM .
Aplikasi EWS terdiri atas 6 menu utama, yaitu: 1. Home
M enu ini menunjukan tampilan awal aplikasi EWS ketika user yang mempunyai otorisasi atau kewenangan berhasil melakukan login.
2. Inquiries, memiliki 3 submenu, yaitu:
a. Order Inquiry
M enu ini berfungsi untuk menampilkan informasi secara detail Status Order. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 4.15.
b. Stock Inquiry
M enu ini berfungsi untuk menampilkan informasi safety stock, standard stock, dan ADM stock secara detail per item part. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 4.16.
Gambar 4.16 Tampilan submenu Stock Inquiry
c. Email Inquiry
M enu ini berfungsi untuk menampilkan informasi setiap email yang masuk ke EWS. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 4.17.
Gambar 4.17 Tampilan submenu Email Inquiry
3. Technical Distribution, memiliki 2 submenu, yaitu: a. Technical Distribution Query
M enu ini berfungsi untuk menampilkan informasi technical document dari PT ADM yang harus diambil oleh supplier. Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 4.18.
b. ECI Implementation Update
M enu ini berfungsi untuk menampilkan informasi Update ECI Implementation dengan supplier melakukan upload data berdasarkan format yang telah ditentukan ke PT ADM . Tampilan submenu ini dapat dilihat pada gambar 4.19.
Gambar 4.19 Tampilan submenu ECI Implementation Update
4. Download, memiliki submenu Supplier Data
M enu ini berfungsi untuk melakukan download dan menampilkan data DN dan
Gambar 4.20 Tampilan submenu Download Supplier Data
5. Change Password
M enu ini berfungsi untuk melakukan perubahan atau update password. Tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar 4.21.
6. Logout
M enu ini berfungsi untuk melakukan perintah untuk keluar dari login Anda.
Di sisi ADM , selain fungsi-fungsi pendukung, ada 2 menu utama yang berfungsi untuk menampilkan status tiap-tiap supplier.
1. EWS Status
M enu ini merupakan menu untuk menampilkan informasi tentang supplier yang memiliki problem pada salah satu query. Tampilannya dapat dilihat pada gambar 4.22.
Gambar 4.22 EWS Status
2. EWS Display Status
M enu ini merupakan menu ini merupakan untuk menampilkan informasi Supplier
Order Status secara umum yang akan ditampilkan pada layar. Tampilan menu ini
Gambar 4.23 Tampilan EWS Display Status
4.3.3 Kebutuhan Teknis Sistem
Untuk menjalankan sistem informasi Early Warning System dengan baik, maka dibutuhkan spesifikasi perangkat keras, perangkat lunak, database, jaringan, bahasa pemrograman yang sesuai agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Berikut spesifikasi kebutuhan teknis sistem informasi Early Warning System.
1. Perangkat Keras - Server:
HP Proliant DL380G5
• Processor (1) Quad –Core Intel Xeon Processor E5420 (2.50 GHz, 80 Watts, 1333 FSB) Cache M emory 12M B (2 x 6M B) Level 2 cache – Intel Xeon processor 5400 Sequence
with Adcanced ECC, mirrored and online spare memory capabilities • Network Controller Two Embedded NC373i
• Multifunction Gigabit Server Adapters
• Storage Controller HP Smart Array P400/256MB • Controller (RAID 0/1/1+0/5)
• Internal Storage support up to 1.168TB
• Form Factor Racj (2U), Height :3.38-inch/8.59 cm; Depth : 26 inches (66 cm)
• Availability Hot Plug Fully Redundant Fans Standard 146GB 10K SAS 2.5 HDD
• HP Slim 8x/24x DVD-ROM (Optical Drive) • HP RPS 350/370/380 G5Kit (2nd
Power Supply for Redundant) - Komputer Developer:
• Intel(R) Pentium(R) 4 CPU (2.66GHz, FSB Intel Netburst 64-bit, 1MB cache)
• SiS 661FX Chipset
• 1 GB DIMM SDRAM, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM • SiS Mirage Graphics (32 MB) SiS 330 Integrated • SiS 7012 Audio Device, Realtek AC97 Audio • ST340014A (40 GB, 7200 RPM, Ultra-ATA/100) • LITE-ON COMBO SOHC-5232K
• SiS 900-Based PCI Fast Ethernet Adapter
Compatible M ouse
• 8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower • ATX, Desktop Case, 350 W
• BenQ G700 34 cm x 27 cm (17.1") - Komputer Client:
Corporate Desktop PC Veriton M 460
• Intel Pentium Core 2 Duo E4500 (2.2GHz, FSB 800, 2MB Cache) • Intel G31 Express-ICH7 Chipset
• 1-GB DDR-2 SDRAM PC-5300, 2 GB (2DIMMs) Max. RAM • Intel Graphics Media Accelerator 3100 DVMT 128 MB (Shared)
• Integrated Intel High Definition Audio with 7.1 channel Surround Sound • 80 GB Serial ATA/150 7200 RPM
• DVD Combo Drive ; Internal Modem 56K • Integrated 10/100/1000 LAN
• Acer USB Keyboard, Acer Optical Mouse
• 8x USB 2.0, Serial, LAN, Keyboard, Mouse, Audio Mini Tower • ATX, Acer fixed 250w
• Including Acer LCD Monitor 15” 2. Perangkat Lunak
- Wind. XP Pro-SP2/Vista
- Including software Acer Empowering Technology 3. Bahasa Pemrograman: VB 6 dan PHP
4.4 Pembobotan Nilai dan Risiko Korporasi PT Astra Daihatsu Motor
Information Economics merupakan salah satu cara untuk melakukan proses
analisa biaya dan manfaat implementasi teknologi informasi. Dalam penggunaan
Information Economics menggunakan analisa cost and benefit, sehingga dilakukan
pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible (nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan ini akan dilakukan pada dua domain yaitu domain bisnis dan
domain teknologi, karena pembobotan pada dua domain tersebut digunakan untuk
perusahaan yang telah berbasis TI. Pembobotan ini akan memberikan gambaran mengenai pandangan PT ADM terhadap manfaat dan resiko dari investasi teknologi informasi yang ada. Bobot maksimum untuk manfaat adalah +5 sedangkan bobot minimumnya adalah 0. Untuk resiko, bobot maksimumnya adalah 0 sedangkan bobot minimumnya adalah -5.
4.4.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis
4.4.1.1 Financial Value
Return On Investment (ROI) merupakan pendekatan untuk mengukur tingkat
pengembalian investasi kepada perusahaan. M anajemen PT ADM menilai ROI cukup penting karena dapat mengetahui kelayakan dan keberhasilan dari investasi teknologi informasi, sehingga memberikan bobot +2 untuk faktor ROI.
4.4.1.2 Strategic Values
Strategic values terdiri dari empat faktor, yaitu strategic match, competitive advantage, competitive response, management information for critical success factors.
A. Strategic Match
PT ADM memiliki serangkaian proses bisnis dalam operasionalnya. Pemilihan teknologi informasi yang diperlukan dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan harus memiliki kesesuaian dengan strategi bisnis yang ada. Oleh karena itu, untuk faktor
strategic match diberi bobot +3.
B. Competitive Advantage
PT ADM menerapkan dan menggunakan teknologi informasi untuk dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya perusahaan dapat bersaing dengan kompetitornya, sehingga untuk faktor competitive advantage ini diberi bobot +3.
C. Competitive Respon se
PT ADM lebih menganggap bila investasi teknologi informasi ditunda pengimplementasiannya dapat menyebabkan kegiatan operasional tidak berjalan dengan optimal. Oleh karena itu, untuk faktor competitive response diberi bobot +2.
D. Management Information for Critical Success Factors
Management Information for Critical Success Factors adalah derajat dimana
investasi teknologi informasi menyediakan informasi manajemen yang memungkinkan pengambilan keputusan untuk mengukur operasi dan membuat operasi tersebut menjadi lebih efektif, yang secara material menguntungkan perusahaan. Teknologi informasi yang diimplementasikan diharapkan dapat mendukung perolehan informasi yang lebih cepat dan akurat dalam menjalankan aktivitas bisnisnya dan dapat mendukung CSF perusahaan. Oleh karena itu, untuk faktor management information for critical success
4.4.1.3 S takeholder Values
Stakeholder values mempunyai beberapa faktor yaitu service and quality, agility,
learning, and empowerment, cycle time.
A. Service and Quality
Faktor service and quality berhubungan langsung dengan peningkatan faktor
pelayanan dan kualitas perusahaan. PT ADM mengimplementasikan teknologi informasi, baik untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, dan juga untuk mempercepat proses interaksi dengan supplier. Oleh karena itu, faktor service and
quality diberi bobot +1.
B. Quality, Agility, and Empowerment
User atau pengguna dituntut untuk cepat beradaptasi dengan baik terhadap
teknologi informasi yang diterapkan oleh PT ADM untuk menunjang kegiatan operasional bisnisnya. Untuk itu, diperlukan adanya training bagi user yang akan menggunakan teknologi informasi tersebut. Oleh karena itu, faktor ini diberi bobot +2. C. Cycle Time
Cycle time merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu proses
bisnis. PT ADM sebagai perusahaan manufaktur kendaraan roda empat sangat mengontrol ketat cycle time. Teknologi informasi yang diimplementasikan membantu setiap pihak yang menjalankan aktivitas dan proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Oleh karena itu faktor cycle time diberi bobot +3.
4.4.1.4 Competitive Strategy Risk
Setiap investasi teknologi informasi pasti mengandung resiko. Oleh karena itu, manajemen organisasi mendefinisikan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari investasi teknologi informasi.
A. Business Strategy Risk
PT ADM tidak terlalu mengkhawatirkan resiko-resiko yang ada dalam penerapan teknologi informasi, seperti resiko kegagalan teknologi informasi untuk medukung strategi bisnis dan bersaing, karena PT ADM telah melibatkan teknologi informasi dalam merumuskan bisnis yang ada. Oleh karena itu, faktor ini diberi bobot 0.
4.4.1.5 Organizational Risk and Uncertainty
PT ADM memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan teknologi informasi memiliki manajemen yang baik jika sewaktu-waktu terjadi perubahan perencanaan bisnis. Oleh karena itu, faktor ini diberi bobot -1.
4.4.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi
4.4.2.1 Strategic Values A. Strategic IT Architecture
Teknologi informasi yang diterapkan pada PT ADM diharapkan dapat menunjang strategi sistem informasi secara keseluruhan untuk merefleksikan rencana teknologi informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Investasi teknologi informasi harus selaras dan sejalan dengan perencanaan strategi teknologi dan sistem informasi perusahaan. Bagi PT ADM , hal ini penting untuk diperhatikan sehingga bobot yang diberikan untuk faktor ini adalah +3.
4.4.2.2 Competitive Strategy Risk
Competitive Strategy Risk merupakan resiko dan ketidakpastian yang dapat
mempengaruhi derajat kesuksesan strategi yang telah diterapkan PT ADM. A. IT Strategy Risk
Penilaian faktor ini dilakukan untuk menghitung tingkat resiko yang mungkin timbul dari strategi teknologi informasi (TI) jangka panjang. Faktor ini meliputi arsitektur dan platform, ketergantungan sistem, strategi bisnis dan perubahan keadaan bisnis. Bagi PT ADM , perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah diterapkan oleh manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan datang. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan atau proses bisnis, teknologi informasi harus bersifat lebih fleksibel dan dapat cepat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi. Bobot yang diberikan untuk faktor ini adalah -1.
4.4.2.3 Organizational Strategic Risk and Uncertainty
Organizational strategic risk and uncertainty yang muncul akibat diterapkannya
teknologi informasi difokuskan pada IT definitional uncertainty, IT technical and
implementation risk, dan IT service delivery risk.
A. IT Definitional Uncertainty
PT ADM menganggap bahwa resiko yang timbul akibat adanya ketidakjelasan dan ketidakpastian akan kebutuhan, pasti membuat personil teknologi informasi menjadi kesulitan menyediakan solusi yang tepat bagi user. Untuk itu, bobot yang diberikan untuk faktor ini adalah 0.
B. IT Technical and Implementation Risk
PT ADM telah memiliki perencanaan yang baik untuk mengimplementasikan teknologi informasi yang dapat membantu dalam menjalankan proses bisnis. Kendala yang dihadapi oleh perusahaan dalam pengimplementasian teknologi informasi adalah
user yang belum terbiasa dan belum dapat beradaptasi terhadap teknologi informasi di
awal pengimplementasiannya. Untuk itu, faktor ini diber bobot –1. C. IT Service Delivery Risk
Resiko akan timbul jika pada tingkat perubahan perusahaan yang disebabkan oleh pengimplementasian teknologi infromasi memerlukan penyampaian termasuk biaya awal, integrasi, manajemen pelatihan, kebutuhan reorganisasi. Untuk sistem informasi
Early Warning System yang saat ini telah berjalan di PT ADM tidak ada hambatan yang
berarti bagi user. Untuk itu, bobot yang diberikan untuk faktor ini adalah -1.
4.4.3 Hasil Skor Faktor Domain Bisnis dan Domain Teknologi
Berdasarkan penentuan bobot yang telah dilakukan, hasil pembobotan nilai dan resiko korporasi yang dilakukan pada dua domain (bisnis dan teknologi) dapat diringkas pada tabel 4.2.
Faktor-Faktor Bobot Skor
Domain Bisnis
A. Financial Values
Return On Investment (ROI) 2 10
B. Strategic Values Strategic Match 3 15 Competitive Advantage 3 15 Competitive Response 2 10 Management IS for CSFs 1 5 C. Stakeholders Values
Service and Quality 1 5
Agility, Learning & Empowerment 2 10
Faktor-Faktor Bobot Skor D. Competitive Strategy Risk
Business Strategy Risk 0 0
E. Organizational Strategy Risk and Uncertainty
Business Organization Risk -1 -5
Domain Teknologi
A. Strategic Values
Strategic IT Architecture 3 15
B. Competitive Strategy Risk
I/T Strategy Risk -1 -5
C. Organization Strategy Risk & Uncertainty
IT Definitional Uncertainty 0 -0
IT Technical and Implementation -1 -5
IT Service Delivery -1 -5
TOTAL VALUES +20 100
TOTAL RIS K AND UNCERTAINTY -4 -20
Tabel 4.2 Hasil Pembobotan Domain Bisnis dan Domain Teknologi
Berdasarkan matriks keterkaitan bisnis dengan teknologi informasi yang dikembangkan oleh Parker et al. (1988, pp187–190), kesimpulan dari pembobotan koorporasi tersebut, PT ADM berada pada kuadran B, S trategic yang menunjukkan bahwa kegiatan utama PT ADM sudah didukung oleh teknologi informasi.
4.5 Analisis Cost and Benefit
Analisis Cost and Benefit dalam metode penghitungan investasi pengembangan teknologi informasi menggunakan prinsip memperbandingkan biaya yang harus dikeluarkan dengan manfaat dengan manfaat yang diperoleh oleh perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan di dalam situasi di mana penggunaan teknologi informasi memberikan manfaat yang tangible dan cenderung mudah diukur (measurable) secara kuantitatif.
Analisis cost and benefit meliputi analisis biaya pengembangan proyek (Development Cost) yang akan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (Development Cost Worksheet), analisis biaya berjalan proyek (Ongoing Expanses) yang
akan menggunakan lembar kerja biaya berjalan (Ongoing Expanses Worksheet) dan kemudian akan di konversikan dampak ekonomis ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics Impact Worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun, dari tahun 2009 sampai dengan 2013.
4.5.1 Analisis Biaya Pengembangan
Biaya pengembangan sistem informasi Early Warning System merupakan biaya yang dikeluarkan oleh PT ADM untuk mengembangkan sistem informasi tersebut yang terbagi menjadi biaya perangkat keras, perangkat lunak, pembangunan sistem dan pemrograman.
Analisis biaya pengembangan ini terdiri atas biaya perangkat keras, biaya perangkat lunak, dan biaya tenaga kerja.
1. Biaya Perangkat Keras
Biaya perangkat keras merupakan semua biaya yang dibutuhkan untuk pembelian peralatan fisik komputer. PT ADM mengeluarkan biaya perangkat keras untuk pengembangan aplikasi Early Warning System sebesar Rp. 139.652.500,- yang dijabarkan dalam tabel 4.3.
Hardware Price ($) Price (Rp) Qty Amount (Rp)
Server 3.745 1 35.577.500
Backup Server 3.650 1 34.675.000
PC 540 5 25.650.000
LCD TV Samsung 8.750.000 5 43.750.000
Total 139.652.500
Kurs : 1 USD = 9.500 IDR
2. Biaya Perangkat Lunak
Pengembangan perangkat lunak Early Warning System ini membutuhkan biaya perangkat lunak berupa biaya lisensi SQL processor base dan pembuatan account email senilai Rp. 26.033.250,- yang dijabarkan pada tabel 4.4.
Software Price ($) Price (Rp) Qty Amount (Rp)
Licesne SQL 26.000.000 1 26.000.000
IMSS 3,5 1 33.250
Total 26.033.250
Kurs : 1 USD = 9.500 IDR
Tabel 4.4 Rincian Biaya Perangkat Lunak
3. Biaya Tenaga Kerja
Pengembangan aplikasi perangkat lunak Early Warning System membutuhkan biaya tenaga kerja antara lain Project Manager, Application Consultant, Technical sebesar Rp. 146.789.000,- yang dijabarkan pada tabel 4.5.
Resource Price (Rp) Man Days Amount (Rp)
Anbunka System
y Project Manager 950.000 3 2.850.000 y Apllication Consultant 850.000 6 5.100.000 y Technical 850.000 3 2.550.000
Early Warning System
y Project Manager 2.250.000 10 22.500.000 y Apllication Consultant 1.250.000 75 93.750.000 y Tester 750.000 15 11.250.000 y Technical 500.000 15 7.500.000 Bracket installation 2.289.000 Total 147.789.000
Tabel 4.5 Rincian Biaya Tenaga Kerja
Berdasarkan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh PT ADM dalam pengembangan aplikasi EWS yaitu sebesar Rp. 313.474.750,-. Berikut total biaya pengembangan aplikasi EWS yang ditunjukkan pada tabel 4.6. Penghitungan
biaya pengembangan ini akan dikonversikan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis (Economics impact worksheet).
Jenis Biaya Jumlah (Rp.)
Biaya Perangkat Keras 147.789.000 Biaya Perangkat Lunak 26.033.250 Biaya Tenaga Kerja 139.652.500
Total 313.474.750
Table 4.6 DevelopmentCost Worksheet
4.5.2 Analisis Biaya Berjalan
Beban yang sedang berjalan merupakan keseluruhan beban yang harus ditanggung oleh PT ADM selama sistem informasi EWS dioperasikan selama lima tahun (2009-2013), yang meliputi tiga jenis biaya yaitu biaya pemeliharaan (maintenance), biaya operasional, biaya penggunaan account email.
1. Biaya pemeliharaan (maintenance) perangkat keras dan piranti lunak yang termasuk biaya pemeliharaan aplikasi, pemeliharaan database, dan pemeliharaan server dengan biaya tiap tahunnya sebesar Rp. 76.000.000,-
2. Biaya operasional meliputi biaya pemakaian listrik untuk 5 buah PC dengan daya masing-masing 330 W, 2 buah server dengan daya masing-masing 1170 W, dan 5 buah LCD TV dengan daya masing-masing 500 W. Sehingga biaya operasional listrik pertahun dengan tarif dasar listrik per januari 2009 sebesar Rp.1.023 per kwH adalah 365 x 24 x 1 kwH x 6,49 x Rp. 1.023 = Rp. 58.160.005,-
3. Biaya penggunaan account email senilai Rp. 60.000 per bulan. Sehingga biaya penggunaan account email selama 1 tahun adalah 12 x Rp. 60.000 = Rp. 720.000,-
Diasumsikan bahwa tingkat inflasi setiap tahunnya adalah 10 %, berikut rincian biaya yang sedang berjalan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menjalankan
aplikasi Early Warning System selama lima tahun ke depan yang ditunjukkan pada tabel 4.7.
Jenis Biaya Biaya (Rp.)
2009 2010 2011 2012 2013
Biaya pemeliharaan 76.000.000 83.600.000 91.960.000 101.156.000 111.271.600 Biaya operasional 58.160.005 63.976.006 70.373.606 77.410.967 85.152.063
Account Email 720.000 792.000 871.200 958.320 1.054.152
Total 134.880.005 148.368.006 163.204.806 179.525.287 197.477.815 Tabel 4.7 Ongoing Expenses Worksheet
4.5.3 Kuantifikasi Manfaat Langsung
Kuantifikasi manfaat langsung dilakukan untuk menentukan manfaat atau dampak langsung yang didapat dari pengimplementasian aplikasi EWS pada PT ADM . Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya telepon, biaya pencetakan kertas, tenaga kerja, dan biaya tinta printer.
1. Penghematan biaya pemakaian telepon
Sebelum adanya aplikasi EWS, bagian Logistik selalu menelepon
supplier-supplier untuk memastikan apakah part-part dari masing-masing supplier-supplier tersebut
siap untuk dikirim ke PT ADM untuk mendukung produksi dan untuk mengecek posisi part pada saat dilakukan pengiriman. Namun, setelah adanya aplikasi ini, bagian Logistik tidak perlu lagi melakukan hal-hal tersebut karena melalui aplikasi EWS dapat terlihat kondisi stok supplier sehingga dapat diketahui kesiapan supplier. Penghematan biaya telepon yang dapat dilakukan adalah sejumlah Rp.450.000 x 12 = Rp. 5.400.000,- selama 1 tahun.
2. Penghematan biaya pencetakan kertas untuk tanda terima pengambilan technical
Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical
documents memerlukan 1 rim per bulan. Namun, setelah adanya aplikasi ini maka
dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan kertas sebesar Rp. 50.000 x 1 x 12 = Rp. 600.000,- per tahun.
3. Penghematan biaya tenaga kerja pencetak tanda terima technical documents.
Pencetakan tanda terima technical documents memerlukan 1 orang staf magang. Namun, setelah adanya aplikasi Early Warning System ini, tidak perlu ada lagi staf khusus untuk mencetak tanda terima. Penghermatan yang dapat dilakukan perusahaan adalah sebesar Rp. 1.200.000 x 1 x 12 = Rp. 14.400.000,- per tahun. 4. Penghematan biaya tinta printer untuk mencetak tanda terima pengambilan technical
documents
Sebelum adanya aplikasi EWS, pembuatan tanda terima pengambilan technical
documents memerlukan pemakaian tinta printer. Namun, setelah adanya aplikasi ini
maka dapat dilakukan penghematan biaya penggunaan penggunaan tinta printer sebesar Rp. 900.000,- x 6 = Rp. 5.400.000,- per tahun.
Ringkasan pengurangan biaya operasional dari pengimplementasian aplikasi
Early Warning System dapat dilihat pada tabel 4.8. Tingkat inflasi diperkirakan 10 %
dari tahun 2009-2013. Jenis Pengurangan Biaya Biaya (Rp.) 2009 2010 2011 2012 2013 Penghematan biaya pemakaian telepon 5.400.000 5.940.000 6.534.000 7.187.400 7.906.140 Penghermatan biaya
pencet akan kertas
600.000 660.000 726.000 798.600 878.460 Penghematan biaya tenaga kerj a 14.400.000 15.840.000 17.424.000 19.166.400 21.083.040 Penghematan biaya tinta printer 5.400.000 5.940.000 6.534.000 7.187.400 7.906.140 Total 25.800.000 28.380.000 31.218.000 34.339.800 37.773.780 Tabel 4.8 Ringkasan Kuantifikasi Man faat Langsung
Setelah dilakukan perhitungan biaya pengembangan dan biaya yang sedang berjalan, serta manfaat langsung implementasi Early Warning System telah dikalkulasikan maka langkah berikutnya adalah memasukkan angka-angka biaya dan manfaat langsung ke dalam kertas kerja dampak ekonomis (Economic Impact
Worksheet) sehingga diketahui besar Return on Investment (ROI) yang pertama. Kertas
kerja dampak ekonomis memberikan gambaran mengenai perkiraan arus kas masuk selama lima tahun dibandingkan dengan arus kas keluar pada saat awal investasi.
Bagian A merupakan biaya awal investasi Early Warning System. M anfaat ekonomis bersih belum diikutsertakan dalam perhitungan pada Traditional Cost Benefit. Bagian pengurangan biaya pada bagian B merupakan hasil kuantifikasi manfaat langsung. Pendapatan sebelum pajak sama dengan jumlah pengurangan biaya karena manfaat ekonomis bersih belum diperhitungkan dalam kertas kerja yang pertama ini.
Selanjutnya pendapatan sebelum pajak dikurangi dengan biaya berjalan, sehingga didapat aliran kas untuk setiap tahunnya. Simple ROI yang pertama didapat dari jumlah aliran kas dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan total investasi sebesar Rp 313.474.750,- sehingga didapat Simple ROI sebesar -42,62 %. Sehingga pada bagian penilaian (bagian D), Simple ROI mendapat skor sebesar 0. Untuk selengkapnya, kertas kerja dampak ekonomis ini dapat dilihat pada tabel 4.9.
A. Biaya Investasi Pengembangan Sistem 313,474,750 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan
TAHUN TOTAL Man faat nilai
ekonomis 2009 2010 2011 2012 2013 0 0 0 0 0 (+) Pengurangan biaya 25.800.000 28.380.000 31.218.000 34.339.800 37.773.780 = Perolehan 25.800.000 28.380.000 31.218.000 34.339.800 37.773.780 (-) Biaya berjal an 134.880.005 148.368.006 163.204.806 179.525.287 197.477.815 = Arus Kas -109.080.005 -119.988.006 -131.986.806 -145.185.487 -159.704.035 -665.944.339
C. Simple ROI dihitung B/jumlah tahun/A -42,49 %
(-665.944.339/ 5 / 313.474.750 ) * 100%
D. Scoring, Economic Impact
Score Simple ROI
0 < 1% 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 > 899%
Tabel 4.9 Lembar Kerja Dampak Ekonomis pada Tahun Ke-0
4.5.4 Value Linking
Value Linking digunakan untuk mengevaluasi secara finansial efek dari
perubahan performa sebuah fungsi atau proses atau pengaruh terhadap peningkatan kinerja perusahaan. Pada value linking perhitungan uang dilakukan secara bertahap.
4.5.4.1 Meminimalkan Biaya Dampak Line Stop
Sebelum adanya aplikasi EWS, terjadinya line stop tidak dapat teridentifikasi sebelumnya. Sedangkan, dengan banyaknya volume produksi PT ADM, jumlah supplier dan jumlah part yang dikirim oleh supplier ke PT ADM sangat rentan menyebabkan terjadinya line stop yang dapat memberikan dampak yang cukup besar bagi perusahaan.
Namun, dengan adanya aplikasi ini, line stop dapat teridentifikasi lebih awal, sehingga perusahaan dapat meminimalkan dampak terjadinya line stop sehingga perusahaan dapat mengurangi biaya dampak terjadinya line stop sebesar Rp. 407.484.000,-
Perkiraan biaya akibat terjadinya line stop dalam 5 tahun ke depan dengan asumsi tingkat inflasi sebesar 10 % dari tahun 2009 – 2013 dapat dilihat pada tabel 4.10.
Biaya Biaya (Rp.)
2009 2010 2011 2012 2013
Meminimalkan biaya dampak line stop
407.484.000 448.232.400 493.055.640 542.361.204 596.597.324
Total 407.484.000 448.232.400 493.055.640 542.361.204 596.597.324 Tabel 4.10 Biaya Dampak Line Stop
4.5.5 Ringkasan Penghematan dan Lembar Kerja
Ringkasan penghematan dengan adanya implementasi aplikasi EWS di PT ADM dengan menggunakan metode value linking dapat dilihat pada tabel 4.11.
Jenis Biaya (Rp.)
2009 2010 2011 2012 2013
Value Linking 407.484.000 448.232.400 493.055.640 542.361.204 596.597.324
Total 407.484.000 448.232.400 493.055.640 542.361.204 596.597.324
Tabel 4.11 Ringkasan Value Linking
Hasil kuantifikasi manfaat ekonomis dengan adanya implementasi aplikasi EWS di PT ADM dengan menggunakan metode value linking yang dimasukkan ke dalam lembar kerja dampak ekonomis dapat dilihat pada tabel 4.12.
Nilai ROI akhir didapat dari jumlah aliran kas yaitu Rp. 1.821.786.230,- dibagi dengan 5 tahun dan dibagi lagi dengan total investasi sebesar Rp. 313.474.750,-, sehingga didapat nilai ROI akhir sebesar 116,23 %. Sehingga pada bagian penilaian (bagian D), nilai ROI akhir mendapat skor sebesar 1.
A. Biaya Investasi Pengembangan Sistem 313,474,750 B. Arus Kas : periode 5 kali 12 bulan atas implementasi sistem berjalan
TAHUN TOTAL Man faat nilai
ekonomis 2009 2010 2011 2012 2013 407.484.000 448.232.400 493.055.640 542.361.204 596.597.324 (+) Pengurangan biaya 25.800.000 28.380.000 31.218.000 34.339.800 37.773.780 = Perolehan 433.284.000 476.612.400 524.273.640 576.701.004 634.371.104 (-) Biaya berjal an 134.880.005 148.368.006 163.204.806 179.525.287 197.477.815 = Arus Kas 298.403.995 328.244.395 361.068.834 397.175.717 436.893.289 1.821.786.230
C. Simple ROI dihitung B/jumlah tahun/A 116,23%
(1.821.786.230/ 5 / 313.474.750) * 100%
D. Scoring, Economic Impact
Score Simple ROI
0 < 1% 1 1% to 299% 2 300% to 499% 3 500% to 699% 4 700% to 899% 5 > 899%
Tabel 4.12 Lembar Kerja Dampak Ekonomis
4.6 Perhitungan Net Present Value (NPV)
Dikarenakan oleh keterbatasan ROI yang tidak menunjukkan laba terhadap waktu dan tidak memperhitungkan nilai waktu dari uang, maka perlu ditambahkan perhitungan dengan menggunakan perhitungan NPV. Arus kas diperoleh dari hasil penghitungan yang ditunjukkan pada tabel 4.12. Untuk lebih lengkapnya, perhitungan NPV dapat ditunjukkan pada tabel 4.13.
Tahun ke- Arus Kas Rate (7%) Present Value (PV)
0 -313.474.750 1,00 -313.474.750 1 298.403.995 0,93 278.882.238 2 328.244.395 0,87 286.701.367 3 361.068.834 0,82 294.739.723 4 397.175.717 0,76 303.003.453 5 436.893.289 0,71 311.498.877
Present Value (Total Arus Kas – Investasi Awal) 1.161.350.908
Tabel 4.13 Perhitungan Net Present Value
Berdasarkan hasil penghitungan didapatkan bahwa NPV yang diperoleh adalah sebesar Rp. 1.161.350.908,-.
Oleh karena NPV bernilai positif, maka proyek investasi ini dianggap layak.
4.7 Analisis Skor Corporate Value dan Risk
Pada subbab ini dilakukan proses penilaian yang dilakukan berdasarkan kesesuaian antara investasi aplikasi EWS dengan keadaan perusahaan pada saat sekarang. Pada subbab ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor yang berhubungan dengan domain bisnis dan domain teknologi pada PT ADM .
4.7.1 Penilaian Faktor-Faktor Domain Bisnis
Skor nilai faktor-faktor domain bisnis didapat dari hasil kuesioner yang dibagikan kepada karyawan dalam perusahaan yang berhubungan langsung dengan faktor-faktor domain bisnis.
Dalam domain bisnis ini terdapat empat bagian faktor utama yang terdiri dari
Strategic Values, Stakeholders Values, Competitive Strategic Risk, dan Organizational Risk and Uncertainty.
1. Strategic Values
Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan dalam hubungannya dengan strategi bisnis perusahaan. Strategic values terdiri dari empat faktor yaitu:
a. Strategic Match
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mendukung dan membantu organisasi untuk mencapai tujuan atau sasaran bisnisnya.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 4 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
b. Competitive Advantage
Faktor ini berhubungan dengan sejauh mana sistem informasi EWS dapat mempertahankan dan meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Sistem informasi EWS mampu menghasilkan informasi yang selalu akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga sistem ini mempunyai nilai tambah yang dapat membantu perusahaan untuk terus meningkatkan keunggulan dan bersaing dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 4 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
c. Competitive Response
Faktor ini berhubungan dengan tingkat kegagalan yang berakibat terhadap kemampuan bersaing perusahaan. Salah satu faktor yang dapat menyebabkan tingkat kegagalan bersaing menjadi tinggi adalah dengan adanya proses penundaan penggunaan sistem aplikasi untuk mendukung proses bisnis. Dengan adanya penundaan tersebut dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 3 dengan adanya penerapan sistem informasi EWS pada PT ADM .
d. Management Information for Critical Success Factors
Faktor ini berhubungan dengan kemampuan manajemen dalam menyebarkan informasi mengenai keputusan yang diambil merupakan keputusan penting bagi perusahaan. Sistem informasi EWS pada PT ADM mempunyai kemampuan dalam menyediakan informasi yang secara tepat dan akurat sehingga dapat mendukung untuk pengambilan keputusan dengan baik guna menjalankan aktivitas bisnis perusahaan.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 3 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
2. Stakeholder Values
Beberapa nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Stakeholder values terdiri dari tiga faktor yaitu:
Faktor ini berkaitan untuk mengetahui seberapa besar dampak penerapan sistem informasi EWS terhadap peningkatan pelayanan dan kualitasnya yang dapat dicapai oleh perusahaan. Pelayanan dan kualitas merupakan faktor yang cukup penting bagi PT ADM untuk mencapai kesuksesan.
Sistem informasi EWS yang diterapkan tidak berkaitan langsung dengan pelanggan dan kualitas produk yang tercipta, tetapi lebih mengarah kepada penggunaan untuk pihak manajemen dalam mendapatkan informasi yang cepat, akurat.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 3 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
b. Agility, Learning, and Empowerment
Faktor ini berfokus kepada kemampuan dari karyawan dan proses bisnis yang ada pada perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan situasi yang baru akibat adanya penerapan sistem informasi EWS.
Faktor ini mempengaruhi kondisi perusahaan dimasa yang akan datang. Dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS, kemampuan belajar dan pemberian wewenang untuk karyawan membuat PT ADM dapat menghadapi perubahan dalam lingkungan yang kompetitif.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 2 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
c. Cycle Time
Faktor ini berkaitan dengan dampak yang dapat terjadi akibat pengimplementasian sistem informasi EWS terhadap semua komponen atau elemen yang terlibat di dalam suatu proses. Sistem informasi EWS menyebabkan peningkatan
dalam hal waktu pada beberapa proses bisnis yang ada di perusahaan. Penundaan proyek ini menyebabkan hilangnya kemampuan bersaing perusahaan.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 4 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
3. Competitive Strategy Risk
Nilai berikut merupakan nilai yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan respon terhadap resiko dan ketidakpastian dari investasi teknologi informasi. Competitive Strategy Risk terdiri dari satu faktor yaitu:
a. Business Strategy Risk
Faktor ini berkaitan dengan besarnya resiko bisnis yang mungkin timbul karena diimplementasikannya sistem informasi EWS. Risiko yang dimaksud merupakan resiko jangka panjang yang dapat mempengaruhi strategi dan proses bisnis yang sudah ada di dalam perusahaan.
Penerapan sistem informasi EWS memiliki resiko yang rendah karena telah dilakukan perencanaan strategis sistem informasi yang matang, adanya penyesuaian terhadap kebutuhan bisnis EWS itu sendiri, bagian-bagian terkait sudah dipersiapkan untuk mendukung sistem tersebut, sehingga hal ini menyebabkan resiko yang muncul tidak tinggi.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 2 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
4. Organizational Risk and Uncertainty a. Business Organization Risk
Faktor ini berkaitan dengan proses kerja dalam perusahaan dengan lingkungannya yang mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh sistem informasi EWS.
Sistem informasi EWS merupakan bagian dari perencanaan strategis PT Astra ADM dimasa yang akan datang. Jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam strategi bisnis perusahaan, maka sistem ini akan mampu beradaptasi dengan baik dan mampu untuk mendukung strategi bisnis perusahaan yang baru tersebut.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 1 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
4.7.2 Penilaian Faktor-Faktor Domain Teknologi
Pada subbab ini dilakukan penilaian terhadap faktor-faktor yang berhubungan dengan domain teknologi pada PT ADM. Nilai-nilai skor dari kuesioner merupakan penilaian dasar dari faktor-faktor dalam domain teknologi. Kuesioner ini disebarkan ke pihak-pihak yang berkaitan langsung dengan faktor domain teknologi untuk sistem informasi EWS.
Dalam domain teknologi ini terdapat tiga bagian faktor utama yang terdiri dari
Strategic Values (Strategic IT Architecture), Competitive Strategic Risk (IT Strategy Risk), dan Organizational Risk and Uncertainty (IT Definitional Uncertainty, IT Technical and Implementation, IT Service Delivery).
1. Strategic Values
a. Strategic IT Architecture
Faktor ini berkaitan dengan derajat dimana sistem informasi EWS diselaraskan dengan keseluruhan strategi sistem informasi perusahaan. Sistem informasi EWS
merupakan bagian integral dari perencanaan strategis informasi perusahaan dan memiliki pengembalian yang sedang. Sistem ini bukan merupakan prasyarat bagi proyek lain yang terdapat dalam blue print organisasi tetapi terkait dengan prasyarat proyek lainnya.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 3 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
2. Competitive Strategic Risk a. IT Strategy Risk
Faktor ini berkaitan dengan resiko yang mungkin terjadi dari strategi teknologi informasi dalam jangka panjang. Risiko ini meliputi arsitektur dan platform, ketergantungan sistem, dan perubahan bisnis.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 2 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
3. Organizational Strategy Risk and Uncertainty a. IT Definitional Uncertainty
Faktor ini mengukur derajat sejauh mana kebutuhan dan spesifikasi serta kompleksitas area diketahui dengan jelas. Faktor-faktor ini meliputi perubahan-perubahan yang mungkin saja terjadi. Sistem informasi EWS mampu menjawab kebutuhan bisnis karena kebutuhan bisnis dan spesifikasi sistem ini telah diketahui dengan jelas termasuk persyaratan sistem dan ruang lingkup areanya, serta memiliki probabilitas perubahan non rutin yang rendah.
Dari hasil kuesioner yang telah dibagikan, diperoleh skor 1 dengan diimplementasikannya sistem informasi EWS pada PT ADM.
