47
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Millenium Globalindo Holiday didirikan oleh Bapak Raymond pada tanggal 3 Januari tahun 2000 dengan berizin badan usaha PT Millenium Globalindo Holiday disahkan oleh Notaris Dr. Fulgensius Jimmy H.Lt.Sh dengan Surat Keputusan (SK) C-1896, HT . 03.02. Th.1999 Tanggal 22 November 1999. Dengan Nomor Akta 213 tanggal 29 Mei 2008. Dan memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) bernomor : 35/JB/1.855.4 dengan tanggal 16 Oktober 2003. Yang lebih dikenal dengan nama MG Holiday dan berlokasi di Gedung Istana Pasar Baru Lt 3–9 A, Jalan Pintu Air Raya No. 58– 64 Jakarta Pusat. Pada waktu itu hanya menawarkan voucher hotel internasional dan paket perjalanan ke luar negeri kepada agen dan Biro Perjalanan Wisata, karena banyaknya permintaan penjualan voucher hotel domestik maka mulai bulan Agustus tahun 2000 baru dijual voucher hotel domestik.
Pada tanggal 1 Mei tahun 2002 sampai sekarang ini PT Millenium Globalindo Holiday sudah berpindah kantor ke Tanjung Duren Raya Ruko Central Greenville No. 2 PP Jakarta Barat, yang mana kantor ini sudah menjadi milik perusahaan.
Saat ini PT Millenium Globalindo Holiday sudah memiliki pelanggan sekitar 1200 agen dan Biro Perjalanan Wisata di dalam negeri maupun internasional, 900 agen atau Biro
Perjalanan Wisata di seluruh indonesia dan 600 agen atau Biro Perjalanan Wisata di kota Jakarta. Banyak agen atau Biro Perjalanan Wisata yang melakukan kerja sama di antaranya yang sudah terkenal adalah Dwidaya, Panorama, Bayu Buana, Anta Tour, Best Tour, Smailing Tour, Vaya Tour, Avia Tour dan lain – lain. Serta dalam bagian reservasi internasional PT Millenium Globalindo Holiday menjalin kerja sama dengan agen atau Biro Perjalanan Wisata luar negeri antara lain : Hongthai, GTM, Asia, Experience, Huamin, dan masih banyak lainnya.
Pada awal berdirinya PT Millenium Globalindo Holiday sistem yang digunakan masih sistem lama yang masih manual, seiring berkembangnya bisnis pada tahun 2003 perusahaan telah menggunakan sistem komputer dan telah menggunakan sistem ITTOS yaitu memudahkan dalam membuat voucher hotel karena di dalam program ITTOS itu sendiri telah ada data – data hotel dan agen atau Biro Perjalanan Wisata yang dapat disimpan, sehingga tidak perlu mengetik lagi alamat agen dan hotel.
Pada akhir Oktober tahun 2003 digunakan sistem website: www.mgholiday.com, serta alamat e-mail yang berbeda di setiap bidang masing – masing tetapi setiap travel agen yang ingin menggunakan sistem website mereka harus registrasi atau mendaftarkan dahulu alamat, nomor telepon dan lain – lain ke bagian sales PT Millenium Globalindo Holiday.
Dan dalam kurun waktu selama dua tahun PT Millenium Globalindo telah memiliki dua buah cabang yang terletak di Bandung didirikan pada awal tahun 2002 dan Semarang pada akhir tahun 2002 dan pada tahun 2003 membuka cabang di Bali dan pada tahun 2005 membuka cabang di Surabaya dan pada tahun 2007 membeli satu lagi aset perusahaan
dengan membeli ruko sebelah agar kantor dapat diperluas dan menambah tenaga kerja, sehingga dapat melayani agen dan Biro Perjalanan Wisata dengan lebih baik lagi.
3.1.1 Logo Perusahaan
Gambar 3.1 : Logo Perusahaan
Makna dari Logo :
Lambang Garis Merah melengkung ke dalam : PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY bekerja dalam satu tim (Setiap karyawan yang baru bergabung dirangkul untuk bekerja sama dalam satu tim).
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi
Adapun visi dari PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY adalah : “Memberikan pelayanan yang terbaik bagi semua pelanggan baik dalam sisi pelayanan maupun harga”.
3.1.2.2 Misi
Sedangkan misi dari PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY adalah : “Menjadi wholesaler yang terbesar di Indonesia”.
3.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Gambar 3.2 : Struktur Organisasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
Sumber : PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY, tahun 2009 Director Reservation Manager Accounting Manager Finance Manager Sales and Marketing Manager International Reservation Supervisor Domestic Reservation Supervisor International Adminstratio n Staff Internationa l Reservation Staff Domestic Reservation Staff Domestic Administratio n Staff Accounting Supervisor Accounting Staff Finance Supervisor Account
Receivable Account Payable Casier
Product Supervisor Sales Superviso r Product
Staff SalesStaff
IT Manager
Job Description :
1. Director Tugasnya :
a. Memimpin perusahan.
b. Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan.
c. Melakukan pemeriksaan laporan keuangan.
d. Menentukan kebijakan yang perlu diambil.
e. Merumuskan tujuan dan kebijakan umum perusahaan.
Tanggung jawab Director :
a. Sebagai pemegang modal PT. Millenium Globalindo Holiday.
b. Menetapkan dan mengarahkan strategi kepada semua karyawan dan disesuaikan dengan kebutuhan dan aktifitas perusahaan.
2. Reservation Manager
Tugas Reservation Manager :
a. Menjalin kerja sama dengan pihak hotel.
Tanggung jawab Reservation Manager adalah mengawasi cara kerja reservation
supervisor dan reservation staff dalam melakukan pemesanan kamar hotel agar tidak
terjadi kesalahan.
3. Accounting Manager
Tugas Accounting Manager :
a. Mengotorisasi laporan accounting.
b. Memeriksa semua penerimaan kas dan pendapatan harian. c. Melakukan training karyawan baru bagian Accounting. Tanggung jawab accounting manager :
a. Mengawasi cara kerja accounting supervisor dan accounting staff. b. Menyerahkan hasil laporan keuangan kepada director setiap akhir bulan. 4. Finance Manager
Tugas finance manager :
a. Mengawasi keadaan keuangan perusahaan secara menyeluruh. b. Mengotorisasi laporan arus kas.
c. Melakukan training karyawan baru bagian Finance.
Tanggung jawab finance manager adalah memastikan kegiatan dalam bidang pembayaran hutang dan penerimaan piutang dari pelanggan serta pengeluaran kas yang dilakukan oleh staff nya masing – masing dilakukan dengan benar.
5. Sales and Product Manager
a. Melakukan dan menjalin kerja sama dengan para pelanggan agar pelanggan tertarik untuk bekerja sama dengan PT Millenium Globalindo Holiday.
b. Memastikan target penjualan.
c. Melakukan training karyawan baru bagian Sales dan Product.
Tanggung jawab Sales and Product Manager adalah menganalisa pelaksanaan kegiatan penjualan dibidang pelanggan.
6. IT Manager
Tugas IT Manager :
a. Memastikan bahwa sistem komputer perusahaan berfungsi secara maksimal.
b. Memastikan pemenuhan penyediaan software, hardware dan infrastruktur IT dengan dibantu staff nya.
c. Melakukan training karyawan baru IT Staff.
Tanggung jawab IT Manager adalah menganalisis segala kerusakan yang terjadi pada
hardware maupun software.
7. International Reservation Supervisor
Tugas International Reservation Supervisor :
b. Mendapatkan harga kamar hotel yang murah dimana dikhususkan pada bagian hotel - hotel luar negeri.
c. Melakukan pemesanan hotel bagi pelanggan yang hendak memilih hotel di luar negeri.
Tanggung jawab International Reservation Supervisor :
a. Melapor kepada Reservation Manager mengenai hotel yang sepakat untuk menjalin kerjasama.
b. Mengawasi kegiatan para staff nya.
8. Domestic Reservation Supervisor
Tugas Domestic Reservation Supervisor :
a. Menjalin kerjasama dengan hotel - hotel domestik.
b. Mendapatkan harga kamar hotel yang murah dimana dikhususkan pada bagian hotel - hotel domestik di seluruh Indonesia.
c. Melakukan pemesanan hotel bagi pelanggan yang hendak memilih hotel domestik.
Tanggung jawab Domestic Reservation Supervisor :
a. Melapor kepada Reservation Manager mengenai hotel yang sepakat untuk menjalin kerjasama.
b. Mengawasi kegiatan para staff nya dalam menjalankan kegiatan reservasi.
9. Accounting Supervisor
Tugas Accounting Supervisor :
a. Membuat laporan accounting.
b. Memeriksa semua penerimaan kas dan pendapatan harian. Tanggung jawab accounting supervisor :
a. Mengawasi kegiatan accounting staff.
b. Menyerahkan hasil laporan keuangan kepada accounting supervisor setiap akhir bulan.
10. Finance Supervisor
Tugas Finance Supervisor adalah memonitor staff nya dalam membuat laporan pembayaran hutang dan penerimaan piutang dari pelanggan serta pengeluaran kas yang dilakukan oleh staff nya masing – masing.
Tanggung jawab Finance Supervisor :
a. Mengawasi pelaksanaan kegiatan keuangan perusahaan.
b. Membuat laporan cash flow yang diserahkan kepada finance manager.
11. Product Supervisor
a. Memilih dan mengumpulkan produk berupa voucher hotel yang bisa bersaing dipasaran.
b. Bekerjasama dengan Sales and Product Manager untuk meningkatkan penjualan produk.
Tanggung jawab Product Supervisor adalah mengawasi kerja para staff. 12. Sales Supervisor
Tugas Sales Supervisor :
a. Melakukan survei dan menawarkan produk – produk baru dari PT Millenium Globalindo Holiday
b. Menerima dan menampung keluhan – keluhan akibat pelayanan yang kurang memuaskan atau lain hal, dan akan disampaikan kepada Sales and Marketing Manager agar tiap keluhan yang disampaikan menambah kemajuan dari PT Millenium Globalindo Holiday.
Tanggung jawab Sales Supervisor adalah mengawasi kerja para staff.
13. International Administration Staff
Tugas International Administration Staff :
a. Melakukan pemeriksaan invoice untuk bagian International (luar negeri).
b. Mengarsip invoice.
Tugas International Reservation Staff :
a. Melayani pemesanan pelanggan international (luar negeri).
b. Melakuakan reservasi kamar hotel.
15. Domestic Administration staff
Tugas Domestic Administration staff:
a. Melakukan pemeriksaan invoice untuk bagian domestic.
b. Mengarsip invoice. 16. Domestic Reservation Staff
Tugas Reservation Staff :
a. Melayani pemesanan pelanggan.
b. Melakukan reservasi kamar hotel.
17. Accounting Staff
Tugas Accounting Staff adalah membukukan transaksi yang terjadi di perusahaan.
18. Account Receivable
Tugas Account Receivable adalah membuat tagihan ke pelanggan agar menyelesaikan semua masalah piutang yang masih belum tertagih dibawah persetujuan Finance
19. Account Payable
Tugas Account Payable :
a. Menerima semua tagihan dari hotel.
b. Melakukan pembayaran hutang setelah mendapatkan persetujuan dari Finance
manager.
20. Cashier
Tugas Cashier :
a. Menerima dan mengeluarkan semua pembayaran kontan atau tidak melalui transfer bank.
b. Mengeluarkan semua alat tulis bagi yang memerlukan.
c. Mencatat semua pengeluaran alat tulis itu ke dalam sebuah buku persediaan.
21. Product Staff
Tugas Product Staff yaitu menawarkan produk - produk yang ada kepada pelanggan dan melakukan promosi kepada pelanggan.
22. Sales Staff
Tugas Sales Staff adalah untuk melayani pendaftaran pelanggan.
Tugas IT Staff adalah untuk membantu IT Manager dalam mengatasi masalah komputer dalam perusahaan.
3.3 Gambaran Sistem Informasi Reservasi
3.3.1 Proses Bisnis
Dalam kegiatan reservasi, pelanggan dapat melakukan pemesanan dengan menggunakan sistem website. Sebelum melakukan pemesanan maka pelanggan harus menjadi member dari PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY dengan menghubungi bagian sales, memberikan data dan mendaftarkan diri sebagai
member. Sehingga nantinya pelanggan mendapatkan ID dan password code untuk
dapat log in ke sistem website PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY.
Setelah menjadi member dan mendapatkan password code maka pelanggan tersebut dapat langsung memesan menggunakan website, dengan melakukan log in terlebih dahulu. Lalu mereka dapat memilih hotel dan mengecek harga. Jika pelanggan telah melakukan pemesanan, maka pelanggan berstatus on request dan bagian reservasi akan mengecek ketersediaan hotel dengan menghubungi bagian hotel yang bersangkutan. Jika tersedia, pihak hotel akan melakukan konfirmasi ketersediaan kamar maka bagian reservasi akan mengubah status pelanggan menjadi
confirm by Allotment dan akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pelanggan. Jika
hotel tidak tersedia maka pelanggan bisa mencari hotel yang lainnya. Setelah berstatus confirm by Allotment maka bagian Account receivable mengecek status
pembayaran pelanggan, apakah berstatus pre-payment atau credit-payment, jika berstatus pre-payment maka pelanggan harus melakukan pelunasan sepenuhnya sebelum melakukan check-in ke hotel yang bersangkutan. Dan apabila status pelanggan credit-payment maka pelanggan dapat melakukan pembayaran secara angsuran selama 2 bulan dan harus melakukan DP terlebih dahulu sebanyak 50% dari jumlah pembayaran (jika pelanggan melakukan pembayaran secara credit, ada ketentuan khusus dari Perusahaan mengenai credit limit pelanggan sebesar Rp 10.000.000,-). Setelah mengecek status pembayaran pelanggan maka bagian
account receivable akan mencetak invoice sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap
pertama akan dikirimkan kepada pelanggan untuk dilakukan penagihan (fax), rangkap kedua untuk bagian account receivable, rangkap ketiga untuk diarsip.
Setelah invoice rangkap satu difax ke pelanggan, pelanggan akan melakukan pembayaran, setelah melakukan pembayaran pelanggan akan memberikan bukti pembayaran berupa bukti transfer kepada bagian account receivable, dan bagian
account receivable akan mengecek dan memberikan tanda (berupa cap) pada invoice rangkap satu dan rangkap dua bahwa pelanggan telah melakukan
pembayaran baik secara pre-payment maupun credit-payment. Setelah menerima bukti pelunasan , pelanggan akan menyerahkan voucher kepada bagian reservasi dan berdasarkan voucher tersebut, bagian reservasi akan mencetak voucher dan menyerahkannya ke pihak hotel sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pemesanan dan pembayaran, agar pelanggan dapat melakukan check-in di hotel
yang bersangkutan. Dan bagian reservasi akan membuat laporan dan menyerahkannya ke Director.
3.3.2 Diagram Aliran Data
3.3.2.1 Diagram Konteks
Gambar 3.3 : Diagram Konteks Sistem Informasi Reservasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
3.3.2.2 Diagram Nol
Gambar 3.4 : Diagram Nol Sistem Informasi Reservasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
3.3.2.3 Diagram Rinci
Gambar 3.5 : Diagram Rinci Melayani Pemesanan Sistem Informasi Reservasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
Gambar 3.6 : Diagram Rinci Melayani Pembayaran Sistem Informasi Reservasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
Gambar 3.7 : Diagram Rinci Melayani Pembuatan Voucher Sistem Informasi Reservasi PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
3.4 Risiko yang terjadi
3.4.1 Risiko Keamanan (Security Risk)
Keamanan terhadap Asset Sistem Informasi tidak Berwujud (Logical Security) Resiko yang terjadi :
Resiko yang terjadi atas Pengendalian Keamanan Asset Sistem Informasi tidak Berwujud (Logical Security) adalah sebagai berikut :
1. Jika tidak dilakukan scan virus secara rutin terhadap komputer bagian reservasi maka akan menyebabkan data reservasi yang tersimpan didalam
komputer dapat terkena virus dan data dapat rusak ataupun hilang
2. Jika sistem informasi reservasi tidak menggunakan software firewall maka memungkinkan hacker dapat masuk dan mengakses sistem
3. Jika tidak terdapat ketentuan mengenai panjang dan karakter password maka
password mudah ditebak dan pihak lain dapat melakukan login sehingga dapat
mengakses sistem
4. Jika penggunaaan password dapat / boleh sama dengan ID, maka password akan mudah ditebak dan dimodifikasi oleh user lain, sehingga integritas informasi tidak terjamin
5. Jika tidak terdapat prosedur penggantian password secara berkala mengakibatkan data dapat dimodifikasi oleh pihak yang tidak berwenang sehingga intregritas dan kerahasiaan informasi tidak terjamin
3.4.2 Risiko Berkelanjutan (Continuity Risk) Resiko yang terjadi :
Tidak terdapat prosedur tertulis mengenai backup data, sehingga memungkinkan data tidak dibackup secara rutin sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3.5 Hardware, Software, Server dan Brainware PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY
Pada PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY terdapat 100 komputer (Hardware) dengan spesifikasi :
a. Mother board untuk Pentium 4
b. Prosessor Pentium 4 2,53 GHz
c. RAM : Patriot 1GB PC 3200
d. VGA Card On Board 125 MB
e. Monitor 15”
f. CD-Rw Rom
g. Mouse dan Keyboard
Pada PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY juga terdapat server yang digunakan untuk software yang tersedia dengan spesifikasi sebagai berikut :
WEB
Processor: Intel Xeon E5405 2 GHz Quad Core, dual processor Mainboard: Intel S5000VSA
Memory: FB-DDR2 8 GB ITTOS
Processor: Intel Core 2 Duo E8400 3 GHz, dual core, single processor Mainboard: Intel S3210SH
Memory: DDR2 8 GB
Sedangkan Software yang digunakan dalam mendukung proses reservasi pada PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY, yaitu microsoft access dengan nama ITTOS yang dioperasikan dengan OS windows.
Untuk Brainware, yang bertindak sebagai user terhadap komputer yang ada didalam
PT MILLENIUM GLOBALINDO HOLIDAY adalah :
1. Bagian Sales
Bagian ini bertugas untuk melayani pendaftaran pelanggan baru yang blm menjadi member agent serta melakukan update data produk(hotel) yang akan ditawarkan kepada pelanggan.
2. Bagian Reservasi
Bagian ini bertugas untuk melayani pemesanan pelanggan dengan menginputnya ke dalam sistem (menggunakan web) ataupun software ITTOS.
3. Bagian Accounting
Bagian ini bertugas untuk menginput transaksi – transaksi yang terjadi dengan menggunakn software ITTOS.
4. Bagian Finance
Bagian ini bertugas untuk menginput pembayaran hutang kepada supplier dan penerimaan piutang dari pelanggan serta mengupdate kas perusahaan.
5. Bagian IT
Bagian IT bertugas sebagai programmer dan sebagai operator database pada perusahaan.
