Setup Sistem
Setup merupakan bagian terpenting dari program.
Setiap user mempunyai keperluan yang ber-beda2, ada user yang ingin kontrol secara ketat, ada user yang tidak perlu karena memakai sendiri. Ada user ingin bisa tentukan harga jual secara cepat, dll. Dengan Setup Sistem ini, Anda dapat setting program agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Perusahaan
Nama perusahaan akan tercetak pada faktur Wallpaper
Otomatis Backup
Program akan backup pada saat Exit.
Backup file ini tidak akan saling timpa karena program memberikan tanggal pada nama file. mis. isbackup28-08-2011.sql Disable kolom • Disable S/n • Disable Memo • Disable History • Disable Satuan
• Disable Saldo Stock (POS) • Disable [?] (PO/SO) • Pilih Satuan sesudah Qty
Program mempunyai banyak fitur, namun kadang Anda tidak memerlukan fitur tsb. mis. Toko bangunan tidak memerlukan S/n. Anda dapat disable kolom S/n.
Password tambahan sesudah login
Ini adalah password untuk database.
mis. Anda menggunakan ISX untuk beberapa perusahaan.
Anda bisa tentukan komputer #1, #2 untuk perusahaan A, komputer #3 untuk perusahaan B. Pada saat komputer #1 login, langsung masuk ke perusahaan A.
Ini bisa diatur dari ODBC MySQL
Namun bila Anda kuatir operator juga bisa memilih database dengan ODBC. Karena itu Anda bisa tambahkan password untuk database.
Dengan demikian operator dari perusahaan A tidak bisa melihat data perusahaan B. Pada saat login, program akan meminta password database:
Otomatis kunci nota setiap 6 / 5 / 4 / 3 / 2 / 1 / ½ Bulan
Program secara otomatis akan mengunci nota sesudah jangka waktu tertentu, tergantung settingan. mis. setelah 3 bulan.
Kunci nota ini bisa mempercepat perhitungan stock.
Nota yang sudah dikunci akan ditandai dengan tombol gembok Nota yang sudah dikunci tidak bisa diubah / dihapus.
Bila Anda ingin koreksi nota yang sudah dikunci, maka Anda bisa klik tombol gembok tsb. untuk membuka kunci. Ini hanya bisa dilakukan bila Anda memiliki otoritas tertinggi (Otoritas A) Pada saat Exit, nota yang dibuka tsb. akan otomatis dikunci kembali.
Pajak %
Pada saat buka faktur, program akan isikan Pajak % tsb. sehingga Anda tidak perlu mengisi lagi. Catatan: ini adalah settingan default, Anda bisa mengubah pilihan tsb.
Pada Nota: Tampilan Qty dan @Harga
Anda bisa tentukan tampilan Qty dan Harga
mis. Untuk toko buku, Qty bulat (10 buku), Harga bulat (Rp. 500,000) Untuk supermarket, Qty pecahan (5.50 kg), Harga bulat (Rp. 10,000)
Setting ini tidak mempengaruhi ketelitian data, karena data tetap disimpan dalam desimal. Pada Nota: Cetak Qty=0
Pada saat cetak faktur, bisa pilih apakah barang dengan Qty=0 ikut dicetak Pada Laporan: Tampilan Faktor
Laporan & Analisa: Tgl. Mulai dari … Kartu & History: Tgl. Mulai dari …
Pada laporan, Anda bisa melihat laporan dari Tgl. ______ s/d _______
Anda bisa tentukan apakah selalu melihat laporan per Awal Bulan atau per Hari ini Catatan: ini adalah settingan default, Anda bisa mengubah pilihan tsb.
Tampilan No.Nota Terakhir: Lokal / Global
Program bisa menampilkan nomor faktur otomatis, asalkan nomor fakturnya adalah angka. Pada multi-user, dimana banyak operator membuka nota pada saat bersamaan, program menyediakan dua pilihan: Lokal atau Global.
mis. ada dua operator membuka nota, maka pada:
Lokal: masing-masing operator jalan dengan no.urut masing-masing. Operator A: no.nota 50001, 50002, 50003 dst
Operator B: no.nota 60001, 60002, 60003 dst
Global: semua operator jalan dengan no.urut yang sama, tergantung pada saat rekam. Operator A: 50001, B: 50002, A: 50003, B: 50004 dst.
Catatan:
No.Nota otomatis ini terdapat pada semua jenis nota (PO, SO, Penjualan, Pembayaran, Pemindahan, dst), kecuali nota Pembelian. Karena No.Notanya adalah dari Supplier. Pada single-user, pilihan Lokal dan Global tidak ada bedanya.
Saldo Awal: Update Harga Beli ke Master Stock
mis. Pada Nota Saldo Awal, harga CDROM adalah Rp. 500,000 Maka harga ini akan otomatis update ke Harga Beli di Master Stock Pembelian: Update Kode Supplier ke Master Stock
mis. Pada Faktur Pembelian, Suppliernya: Toko ABC
Pembelian: Update Harga Beli ke Master Stock
Pada saat membuka Faktur Pembelian, progam akan update semua harga beli ke Master Stock sebagai Harga Beli terbaru.
Anda bisa memilih apakah update harga sebelum atau sesudah disc, atau tidak mau update sama sekali.
Pembayaran, otomatis Cari Faktur
Pada saat membuka nota pembayaran, begitu masukkan Langganan, program akan otomatis tampilkan faktur2 langganan.
Pop-up List, ada Part No.
Pada toko spare-part, terutama sepeda motor, sering satu barang mempunyai banyak part no. mis. Untuk rem, bisa gunakan spare-part asli, atau imitasi.
Pada pop-up List, program akan tampilkan Part No. tsb. Nota PO tanpa Harga
Harga pada Pop-up List
Bila Anda tidak ingin munculkan harga beli pada saat isi nota PO. Anda juga dapat hilangkan harga pada pop-up list
Nota SO tanpa Harga Harga pada Pop-up List
Bila Anda tidak ingin munculkan harga jual pada saat isi nota SO. Anda juga dapat hilangkan harga pada pop-up list
Transaksi Penjualan (Otoritas D,E,F,G)
Anda bisa membatasi operator pada saat buka Faktur Penjualan (otoritas D,E,F,G) Untuk otoritas A,B,C, tidak ada pembatasan.
• Tidak bisa jual bila stock tidak cukup
• Tidak bisa jual bila harga jual < atau = Harga Beli
• Warning bila harga jual < atau = Harga Pokok (Ini akan dihitung pada saat rekam) • Tidak bisa buka faktur bila Over Limit
• Tidak bisa cetak faktur bila Over Limit • Tampil saldo piutang pada Over Limit • Tidak bisa ubah harga
• Tidak bisa ubah jatuh tempo • Harus isi Kode Salesman
• Tampil informasi stock pada Lokasi POS • Faktur hanya cetak 1x
Harus isi Kode Salesman
Pada saat isi Faktur Penjualan, Anda bebas memilih apakah mau isi atau tidak Salesman. Bila Penjualan tidak menggunakan Salesman, maka Anda bisa abaikan Salesman (Salesman = Tidak Ada). Bila operator harus selalu mengisi Salesman, bisa gunakan pilihan ini.
Faktur hanya cetak 1x
Operator hanya bisa cetak Faktur Penjualan atau Surat Jalan satu kali saja. Bila mau cetak ulang, harus dengan otoritas lebih tinggi (A,B,C)
Tampil informasi stock pada Lokasi POS
POS biasanya mempunyai mempunyai transaksi yang tinggi.
Dengan demikian tampil Stock Sekarang untuk lokasi tsb. prosesnya lebih lama.
Sehingga Anda mungkin ingin hindari Stock Sekarang dari lokasi POS (lama) tapi tetap ingin tampilkan Stock Sekarang dari lokasi gudang (cepat).
Cetak duplikat ada tulisan ‘COPY’
Berlaku untuk Surat Jalan, Faktur Penjualan, Faktur Pembelan Contoh:
Semua Transaksi
Berlaku untuk semua transaksi
• Tampil Harga pada Cari Nama Barang • Tampil informasi Stock Sekarang
Tampil informasi Stock Sekarang bila jumlah item di bawah ___ • Tidak bisa ubah/hapus nota (kecuali A)
• Bisa isi s/n walaupun nota sudah dikunci • Faktur Kontan ada Pembayaran
• Tampil Tombol Informasi Stock • Tidak bisa Tanggal Mundur (kecuali A) • Warning bila ada item double
Tampil Harga pada Cari Nama Barang
Pada semua nota, Anda bisa cari nama barang dengan menggunakan nama depan, tengah ataupun belakang.
Anda bisa memilih apakah ingin tampilkan dengan atau tanpa harga
Contoh: Tanpa Harga:
Dengan Harga pada Pembelian
Dengan Harga pada Penjualan
Tampil Stock Sekarang
Tampil Stock Sekarang bila jumlah item di bawah ___
Satu nota biasanya berisi beberapa item s/d belasan item. Namun ada user yang satu faktur isinya lebih dari 100 item.
Pada saat rekam, progam akan menghitung Stock Sekarang setiap item. Berhubung itemnya banyak, maka rekamnya tidak bisa seketika.
Untuk itu Anda bisa batasi pada faktur yang sangat panjang, tidak perlu tampil Stock Sekarang, karena faktur ini hanya terjadi se-kali2. Untuk faktur lainnya, tetap tampil seperti biasa.
Tidak bisa Ubah/Hapus Nota (kecuali A)
Bila Anda mempunyai otoritas tinggi, maka Anda tetap bisa mengubah faktur dan Anda juga bisa membuka kunci agar bisa dikoreksi operator, sehingga Anda tidak perlu direpotkan harus mengambil alih pekerjaan operator.
Bisa isi s/n walaupun nota sudah dikunci
Pada saat barang masuk, orang Pembelian hanya mengisi fakturnya. Nanti orang Gudang akan menyusul mengisi s/n barang2 tsb.
Anda ingin orang Gudang tidak bisa mengubah apapun, kecuali hanya bisa isi s/n saja.
Faktur Kontan ada Pembayaran
Faktur Kontan, apakah mau dimasukkan ke dalam laporan Pembayaran Setting ini akan pengaruh ke laporan:
Laporan Pembelian Laporan Pelunasan Laporan Pelunasan Detail Laporan Penjualan Laporan Pembayaran Laporan Pembayaran Detail Laporan Pembayaran Khusus
Contoh Faktur Kontan dianggap ada Pembayaran. K = Faktur Kontan
Contoh Faktur Kontan dianggap ada Pembayaran.
Tampil Tombol Informasi Stock
Informasi Stock ini akan menampilkan saldo stock barang pada semua lokasi
Tidak bisa Tanggal Mundur (kecuali A)
Operator tidak bisa mengisi tanggal mundur. Mis. Tanggal hari ini 01-12-2012.
Pada saat buka faktur, operator tidak bisa mengisi tanggal sebelum 01-12-2012
Warning bila ada item double
Program akan memberikan peringatan bila ada item yang diisi lebih dari satu kali. Program akan memberi peringatan pada saat rekam nota
Pemindahan: Menggunakan harga: Tanpa Harga / Harga Beli / Harga Jual
Pada Nota Pemindahan, ada user yang tidak ingin mencantumkan harga karena menganggap ini adalah pemindahan barang dari lokasi sendiri.
Boleh Pilih Harga Jual
Option ini berarti Anda bisa memilih harga jual
Pemindahan: Tidak bisa lanjut bila Stock Tidak Cukup
Pada saat memindahkan barang dari Lokasi A ke B, program bisa memberikan peringatan bila stock tidak cukup, sehingga lebih efisien karena Anda tidak perlu repot2 ke lokasi A bila ternyata di lokasi tsb. tidak ada barang.
History Harga, tampil mulai tanggal … Pada Nota, ada tombol History Harga.
Anda bisa batasi tampilan history mulai dari tanggal tertentu, mis. dalam batasan satu tahun. Anda mungkin tidak ingin tampilkan history dari 3 tahun yang lalu, karena sudah tidak relevan. Bila daftarnya panjang, program akan tampil 20 history terakhir saja.
Tampil Harga Beli & Harga Pokok (Otoritas B,C) Pembatasan ini untuk otoritas B,C
Otoritas A selalu bisa melihat Harga Beli & Harga Pokok
Hanya isi data Master, tidak bisa ubah/hapus (Otoritas D,E,F,G)
Operator hanya bisa mengisi data baru, tidak bisa mengubah/menghapus data yang sudah ada. Tidak Hitung Harga Pokok (Harga Pokok = Harga Beli)
Program menghitung harga pokok dengan methode average (rata2), dari Saldo Awal, Pembelian, Retur Pembelian, Produksi.
Bila Anda ingin menentukan Harga Pokok sendiri, Anda bisa gunakan fitur ini. Anda bisa mengatur Harga Pokok dari Harga Beli.
Menghitung Min Stock:
Pada Master Stock, Anda bisa mengisikan Min / Max Stock yang diinginkan. Anda juga dapat meminta program mengitung Min / Max Stock tsb.
Anda bisa isikan rumusannya.
mis. Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock + 100
atau : Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock x 1.50
Jalankan Hitung Min Stock di Utility -> Hitung Min Stock
Global: Menghitung untuk Max / Min Stock gabungan (semua lokasi) Store: Menghitung untuk Store Max / Min Stock (satu lokasi saja)
Bila Anda menggunakan Nomor Nota otomatis dan tidak ingin operator mengubah, maka Anda bisa mengunci No.Nota tsb.
Tombol Master pada Nota.
Pada saat buka faktur, bila ketemu ada item baru, Anda tidak perlu balik ke Master Stock, tapi bisa langsung isi di tempat dengan klik tombol Master Stock
Demikian halnya dengan tombol Master Supplier atau Langganan.
Tombol ini akan memudahkan bila Anda selalu mempunyai langganan baru, atau item baru.
ISX mempunyai banyak fasilitas untuk setting Harga Jual.
Dengan demikian walaupun Anda mempunyai banyak barang, tetap mudah mengontrol Harga Jual. Setting Harga berdasarkan Kurs ___
mis. Anda menggunakan US$, setiap perubahan kurs, tinggal klik satu tombol untuk konversi harga ke Rp.
Untuk barang yang tidak mempunyai harga USD (hanya Rp. saja), program tidak akan mengubah harga tsb.
Pembulatan Harga
Agar harganya tidak pecahan, Anda dapat memilih Pembulatan Contoh: Bulat: 15,555.50 menjadi 15,556.00 Ke-10an: 15,555.50 menjadi 15,560.00 Ke-100an: 15,555.50 menjadi 15,600.00 Bulat: 15,444.40 menjadi 15,444.00 Ke-10an: 15,444.40 menjadi 15,440.00
Markup Harga
Bila Anda mempunyai barang yang sangat banyak, akan cukup repot menentukan harga jual setiap barang. Anda dapat memanfaatkan fasilitas Markup Harga.
Markup dari Harga Beli
Anda bisa Markup ___% dari Harga Beli, Atau Rp. _____ dari Harga Beli
Untuk Golongan, Merek, atau produk Supplier tertentu. Mis. Untuk produk Indofood, markup 15% dari Harga Beli. Markup dari Harga Jual
Anda juga bisa markup dari harga jual sendiri
Markup per individu barang.
Anda dapat melakukan markup per setiap barang, yaitu setiap barang akan mempunyai markup yang berbeda-beda. Atau markup secara global, yaitu satu markup untuk semua barang, atau kombinasi, yaitu Anda lakukan markup secara global, kemudian untuk beberapa barang tertentu baru markup tersendiri.
mis. Anda mempunyai 5.000 barang, semuanya markup 10%, kemudian untuk 20 barang tertentu, Anda baru tentukan nilai markup yang berbeda.
Markup per barang
Pada Master Stock, isikan nilai Markup untuk setiap jenis harga.
Klik tombol Update, program otomatis akan menghitung masing2 harga jual sesuai Markup tsb.
Default Markup tsb. akan tampil di Master Stock, sebagai Default
Markup secara global
Bila Anda mempunyai banyak barang, Anda jelas tidak ingin repot2 copy satu per satu, untuk itu Anda dapat copy secara serentak ke semua Markup di Master Stock
Biasanya nilai Markup adalah sama untuk sebagian besar barang, untuk barang yang berbeda, Anda tinggal mengubahnya di Master Stock.
Sesudah semua nilai Markup terisi, klik Proses untuk menghitung serentak harga jual sesuai dengan settingan Markup di Master Stock
Bila Anda mempunyai Harga Beli dan Harga Jual, tapi tidak mempunyai nilai Markup. Anda dapat klik Proses untuk menghitung nilai Markup.
Laporan Markup dan Markup bisa dilihat di Laporan -> Stock -> Daftar Harga -> Markup
Komisi Salesman
Pada ISX tersedia dua jenis perhitungan komisi.
(A) Perhitungan simple
Komisi Salesman
Pada ISX tersedia dua jenis perhitungan komisi. (B) Perhitungan simple
Pada Master Salesman, Anda isikan komisi salesman
(B) Perhitungan lengkap
Pada perhitungan ini, komisi baru dihitung bila fakturnya lunas. Pada Master Stock Anda bisa isikan komisi untuk barang.
dan apakah termasuk Fast Moving (cepat laku) atau Slow Moving (lambat laku)
Anda juga bisa tentukan lama penagihan, bila pembayarannya terlalu lama, maka komisinya akan hilang. Dengan demikian salesman dipacu untuk secepatnya menagih ke pelanggan.
Contoh laporan
Contoh laporan detail
Edit Nama, huruf pertama menjadi huruf besar
Untuk nama toko, nama barang, disarankan tidak menggunakan semuanya huruf besar, karena pada cetak laporan, akan memakan tempat.
Contoh: SEJAHTERA JAYA Lebih baik: Sejahtera Jaya
Mengubah ke semua barang di Master Stock: PPN, Bebas PPN, Tidak Kena PPN
Cara cepat untuk mengubah settingan PPN di Master Stock, sehingga tidak perlu melakukan satu per satu.
Mengubah ke semua barang di Master Stock (POS): Open Price, Tidak Open Price
Cara cepat untuk mengubah settingan Open Price di Master Stock, sehingga tidak perlu melakukan satu per satu.
Open Price ini digunakan di POS.
Update Faktor Satuan pada Nota
mis. Sebelumnya 1 Box = 9 Pcs, dikoreksi menjadi 1 Box = 10 Pcs. Proses ini akan mengubah semua nota lama menjadi 1 Box = 10 Pcs.
Jalankan Proses ini hanya bila memang ada kesalahan pengisian Faktor satuan. Peringatan: Proses ini akan mengubah perhitungan stock.
Hitung Ulang laba faktur penjualan & POS
Bila satu barang tidak mempunyai Harga Beli, tidak pernah ada Pembelian, maka modal = Rp. 0 Pada Penjualan, laba menjadi 100%
Sesudah mengisi Harga Beli di Master Stock, dan ingin menghitung ulang laba Faktur tsb., maka jalankan proses ini.
Menghapus Item transaksi dengan Qty=0
Pada nota, bila ada barang dengan qty=0, maka barang tsb. akan dihapus. Menghapus item yang tidak lengkap
Pada Master Stock, bila Kode Stock tidak diisi, maka barang tsb. akan dihapus Menghapus Faktur yang tidak lengkap
Bila Nota tidak diisi lengkap, maka nota tsb. akan dihapus Kosongkan Harga Beli yang tidak terpakai
Pada Master Stock, setiap barang mempunyai harga beli $ dan Rp.
Ada barang yang pembeliannya hanya dalam $, Anda ingin pada Master Stock, hanya tercantum harga beli $ saja, sedang harga beli Rp. dikosongkan.
Demikian juga sebaliknya, barang yang pembeliannya hanya dalam Rp., pada Master Stock, hanya tercantum harga beli Rp. Saja, harga $ dikosongkan.
Program akan telusuri semua faktur Pembelian, untuk mengecek setiap barang apakah pernah terjadi pembelian dalam $ ataupun Rp.
Suspended Item yang tidak pernah ada transaksi.
Barang2 yang tidak pernah transaksi, statusnya diubah menjadi Suspended.
Jangan jalankan proses ini pada awal pemakaian program, karena semua barang memang belum ada transaksi.
Peringatan: Barang yang Suspended tidak bisa digunakan di dalam transaksi, harus diaktifkan kembali di Master Stock.
Aktifkan semua item suspended
Anda bisa mencetak faktur penjualan dalam bentuk nota maupun struk
Cetak Struk (Alt+S)
Cetak Faktur Pajak Pre-printed (Alt+P) Cetak Faktur Pajak (Alt+F)
Cetak DO (Alt+D) Cetak Nota (Alt+N)
Anda bisa scan / isi kode langganan, program langsung tampilkan saldo. Anda bisa tambahkan pesan2.
Pada transaksi, ada fasilitas mencetak faktur
Anda bisa mengubah desain faktur di Report Designe
Bila Anda ingin mencetak nota ½ Form, maka pastikan :
• Default printer adalah printer support customize form (mis. LX 300+) • Klik Create ½ Form
Cetak No.Nota dalam barcode
Anda bisa mencetak no.nota dalam bentuk barcode Contoh:
Pada saat Anda membuat Tanda Terima dengan kolektor (penagih).
Faktur Pajak
Tampilan informasi perusahaan Anda pada Faktur Pajak Kode Faktur Pajak
Bila Anda menggunakan Kode Faktur Pajak
Pada Master Langganan, Anda bisa isikan Kode Faktur Pajak (1 s/d 9) Program akan create no.faktur pajak sesuai dengan kriteria langganan.
