Administrasi Akademik UK. Maranatha
Meliana Christianti, Venilia Bastian
Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri No. 65 Bandung 40164
Email:hallomell@yahoo.com,venilia87@gmail.com
Abstract
Lately, technology improvements are growing fast especially in information technology. At this moment technology is very influential in human’s life. With technology all human’s work can be easy to do. With borrowing room system by website hopely can improve services for user. So that, appear an idea to make an application in Academic Department Maranatha Christian University (BAA Maranatha Christian University). This department is a division to handle academic in UKM. One of the job from BAA is to serve borrowing room. At this time BAA's job system still manual, served borrowing room by filling a form. With this Borrowing Room Application hopely can improve efficiency of managing room allocation and borrowing room can be done very well
Keywords : information technology, borrowing room.
1. Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi semakin cepat khususnya dalam bidang teknologi informasi. Teknologi yang ada ini sangat berperan besar dalam kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi, maka semua pekerjaan manusia dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Hal ini mendorong kebutuhan
peminjaman melalui media web site dapat meningkatkan pelayanan kepada user.
Oleh karena itu, muncul pemikiran untuk membuat sebuah aplikasi pada Biro Akademik UKM (BAA Universitas Kristen Maranatha). Biro ini merupakan bagian yang menangani hal - hal akademik di lingkungan Universitas Kristen Maranatha. Salah satu tugas yang dilakukan BAA adalah melayani peminjaman ruang. Saat ini, sistem kerja staf BAA masih menggunakan cara – cara manual, yaitu melayani peminjaman ruang dengan mengisi suatu form. Dengan adanya Aplikasi Peminjaman Ruang, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan alokasi ruang dan peminjaman pun dapat terlaksana dengan baik dan teratur.
150
Berikut ini merupakan diagram relasional entitas dari aplikasi peminjaman ruang. Dimana, terdapat entitas jurusan, ruangan, semester, hari, selain itu terdapat pula entitas saran. Relasi yang terjadi antar entitas, yaitu relasi peminjaman, penjadwalan, nama ruangan yang dimiliki oleh jurusan – jurusan di lingkungan Universitas Kristen Maranatha.
Email Jurusan Id_Jurusan Nama_Jurusan Memiliki Ruangan Id_Ruangan Kapasitas Penjadwalan Jam_Mulai Jam_Selesai Peminjaman Kode_MK Nama_MK Jam_Mulai Jam_Selesai Tgl_Pinjam Semester Id_Semester Hari Id_Hari Nama Password Nama_Dosen Jml_Mhs Status Alasan Keterangan No_Peminjaman No_Penjadwalan Saran No_Saran Isi_Saran Nama Hak_Akses
Gambar 1Entity Relationhip Diagram Aplikasi Peminjaman Ruang
4. Data Flow Diagram(DFD)
Berikut ini merupakan Data Flow Diagram untuk aplikasi peminjaman ruang. Pada Data Flow Diagram, proses yang terdapat pada level 1 yaitu proses login, menu dan hak menu admin.
pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
1 Login
2 Menu Id_Jurusan, Password
Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester,
Data Ruangan, Status True
3 Hak Menu
Admin
Id_Jurusan, Password
Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman,
Status True
Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman
User
Admin
Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan
Tabel Peminjaman TabelPenjadwalan TabelJurusan TabelSemester TabelRuangan TabelRuangan In fo R u a n g a n D a ta R u a n g a n Data Semester Info Semester Info Jurusan Data Jurusan D a ta P e n ja d w a la n In fo P e n ja d w a la n D a ta P e m in ja m a n In fo P e m in ja m a n Info Semester Data Semester Data Jurusan Info Jurusan Data Penjadwalan Info Penjadwalan Info Peminjaman Data Peminjaman D a ta R u a n g a n In fo R u a n g a n Tabel Saran In fo S a ra n Tabel Saran Dat a Sa ran Tabel Jurusan D a ta J u ru s a n
Gambar 2Data Flow Diagram Level 1
Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 (Proses Menu), terdapat proses peminjaman ruangan, pembatalan ruangan, pengubahan account user, lihat jadwal ruangan, lihat peminjaman, lihat kapasitas ruangan dan saran.
152 User 2.2 Pembatalan Ruangan Data Peminjaman Data Peminjaman Data Jurusan Info Penjadwalan TabelJurusan TabelPeminjaman TabelPenjadwalan Data Peminjaman Info Peminjaman Data Peminjaman Info Peminjaman Data Jurusan Info Jurusan Data Penjadwalan Info Peminjaman, Pesan dibatalkan
Data Penjadwalan Pesan ter-edit 2.1 Peminjaman Ruangan * 2.3 Pengubahan Account User * 2.4 Lihat Jadwal Ruangan * 2.5 Lihat Peminjaman
Info Peminjaman TabelPeminjaman
Data Peminjaman Info Peminjaman 2.7 Saran * TabelSaran Data Saran Info Saran Data Saran Info Peminjaman D a ta P e m in ja m a n In fo P e n ja d w a la n In fo P e m in ja m a n In fo P e m in ja m a n Info Penjadwalan D a ta P e n ja d w a la n D a ta P e m in ja m a n 2.6 Lihat Kapasitas Ruangan * Info Ruangan Data Ruangan TabelRuangan Data Ruangan Info Ruangan Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan +
Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan
Data Penjadwalan = Id_Jurusan +Id_Semester + Id_Hari +Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Data Saran = No_Saran + Isi_Saran Info Saran Info Saran = No_Saran + Isi_Saran
Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan
Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama
Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama
Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 (Proses Hak Menu Admin), terdapat proses peminjaman ruangan, penjadwalan ruangan, data semester, data ruangan, account user admin atau user, dan lihat saran.
pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
Admin 3.2 Penjadwalan Ruangan Data Peminjaman Data Penjadwalan Data Semester Data Jurusan TabelPeminjaman TabelPenjadwalan Data Peminjaman Info Peminjaman Data Penjadwalan Info Penjadwalan Info Peminjaman Info Penjadwalan Info Ruangan Info Semester 3.1 Peminjaman Ruangan Info Jurusan 3.3 Data Semester 3.4 Data Ruangan 3.5 Account User atau Admin TabelRuangan Data Ruangan Info Ruangan 3.6 Lihat Saran * TabelSaran Data Saran Info Saran Info Saran Data Saran Data Jurusan Info Jurusan TabelJurusan TabelSemester Data Semester Info Semester Data Penjadwalan= Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari +
Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan
Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Ruangan
Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama
Data Semester = @Id_Semester Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai
Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan
Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan
Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama
Info Saran = No_Saran + Isi_Saran
Info Semester = @Id_Semester
Data Saran = No_Saran + Isi_Saran
Gambar 4Data Flow Diagram Level 2 Proses 3
5. Hasil Tercapai
Pada halaman login, useratau administrator harus memasukkan kode jurusan dan
passwordterlebih dahulu sebelum masuk ke dalam aplikasi. Berikut ini merupakan
154
Gambar 5Tampilan Login
Pada aplikasi peminjaman ruang, terdapat menu yang dapat digunakan oleh user
sesuai dengan kebutuhan masing – masing. Tulisan di dalam kotak berfungsi untuk mencatat jumlah pengunjung yang mengakses halaman ini.
Gambar 6Tampilan UtamaUser
Untuk melakukan peminjaman ruang, user dapat memasukkan data peminjaman ruangan ke dalam form. Form tersebut dapat digunakan untuk permintaan peminjaman ruang, contohnya untuk kelas pengganti atau acara – acara khusus. Berikut ini merupakan tampilan form permintaan peminjaman ruang kelas sementara.
pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
Gambar 7Tampilan Permintaan Peminjaman Ruang Kelas Sementara Selanjutnya, akan diperlihatkan tampilan untuk administrator setelah berhasil melakukan proses login. Administrator akan mendapatkan informasi jika ada peminjaman baru. Sebagai contoh, pada gambar 8. Tulisan “Sistem Informasi”
156
Gambar 9Tampilan Peminjaman Ruangan
6. Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan hasil pengamatan setelah melakukan analisis dan perancangan maka dihasilkan kesimpulan sebagai berikut :
• Melalui fitur lihat peminjaman, lihat jadwal ruangan dan cari kapasitas
ruangan yang terdapat pada aplikasi peminjaman ruang, dapat membantu
user atau administrator mengetahui siapa saja yang meminjam atau dapat
juga digunakan untuk mengecek apakah ruang yang ingin kita pinjam sudah ada yang menggunakan atau belum dan pencarian data-data peminjaman atau penjadwalan ruangan berdasarkan sebagian informasi yang diketahui.
• Melalui fitur “Ada peminjaman baru” yang ter-update setiap 5 menit sekali,
dapat membantu administrator mengetahui ada peminjaman yang baru.
• Pada saat administrator login terdapat fasilitas reminder yang fungsinya
mengingatkan staf BAA atau administrator jika besok ada peminjaman.
• Fasilitas e-mail yang digunakan untuk mengkonfirmasi ke peminjam atau
userjika peminjaman sudah disetujui atau terjadi perubahan peminjaman.
• Adanya pemberitahuan secara detail apabila terjadi kesalahan.
Berikut ini merupakan saran pengembangan untuk aplikasi peminjaman ruangan.
• Untuk menjamin keamanan data dalam aplikasi ini, sebaiknya dilakukan
maintenance security secara berkala, untuk meng-update sistem keamanan
yang ada di dalam aplikasi ini guna mencegah para hackeratau pihak-pihak
yang tidak bertanggung jawab untuk mengubah, mengambil ataupun menghapus data di dalam aplikasi.
• Diperlukan fasilitas untuk meng-convertdata dari excel kedatabaseMySQL
sehingga administrator tidak kesulitan dalam memasukkan data penjadwalan
satu persatu dan fasilitas untuk meng-convertdata dari MySQl ke excel atau
pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)
7. Daftar Pustaka
[Bas05] Basis Data Relasional (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [Ebo08] Ebook.PHP_manual_en.chm.
[Imb06] Imbar., Radiant Victor dan Bernard Renaldy. 2006.Pemrograman Web-Commerce dengan Oracle dan ASP. Bandung : Informatika.
[Kur07] Kurniawan, Rulianto. 2007. 54 Trik Tersembunyi PHP. Palembang : Maxikom.
[Nug08] Nugroho, Bunafit. Membuat Aplikasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Magelang : Ardana Media.
[Onn06] P.,Onno W dkk. 2006. Buku Sakti Menjadi Programmer Sejati PHP. Jakarta : Solusi Media.
[Pen05] Pengantar Basis Data. (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [San08] Sanjaya, Aryo. Merubah Isi Combobox. Retrieved Maret 16, 2008, from
http://www.bengkelprogram.com/pilihancombo.php
[Sid06] Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Bandung : Informatika.
[Sut05] Bernard Renaldy Suteja dkk. 2005. Mudah dan Cepat Menguasai Pemrograman Web. Bandung : Informatika..
