62 EVALUAS I MODUL SALES AND DISTRIBUTION BERBAS IS S AP
4.1 Fit/Gap Analysis
Analisis Fit/Gap dilakukan dengan membandingkan fitur-fitur yang terdapat pada sistem yang mereka miliki dengan sistem yang berjalan khususnya pada modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan payment processing dan laporan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran kepada perusahaan atas pemanfaatan sistem yang mereka miliki, sehingga penggunaanya ke depan dapat lebih maksimal.
Analisis Fit/Gap akan ditampilkan dengan menggunakan tabel yang menyertakan urutan siklus Sales and Distribution, dimulai dari Sales Order sampai dengan payment processing beserta laporan. Requirement sistem yang dimiliki perusahaan, level yang menentukan tingkat prioritas di dalam perusahaan, Fit/Gap, comments yang menjelaskan secara singkat mengenai requirement tersebut, dan alternative yang merupakan solusi dari gap yang ada.
Tahapan analisis Fit/Gap dimulai dengan Ranking Requirement didasarkan pada tingkat prioritas kebutuhan sistem tersebut bagi perusahaan, terdiri dari 3 (tiga) level yaitu: high yang menyatakan bahwa requirement tersebut sangat dibutuhkan perusahaan, medium yang menyatakan bahwa requirement tersebut tidak terlalu sangat dibutuhkan namun jika digunakan maka akan memberikan keuntungan bagi perusahaan, dan low yang menyatakan bahwa requirement tersebut baik jika diterapkan pada perusahaan namun hanya akan memberikan sedikit keuntungan bagi perusahaan.
Pada tahapan selanjutnya Degree of Fit, Fit/Gap akan ditentukan berdasarkan kesesuaian dan kesenjangan yang ada atas sistem yang berjalan dengan upgrade yang dilakukan. Dinyatakan Fit apabila requirement tersebut telah diterapkan di dalam perusahaan dan Gap jika sebaliknya. Terakhir, dinyatakan Partial fit jika requirement tersebut telah diterapkan perusahaan namun telah mengalami customizing.
No Requirement Level Fit/Gap Comments Alternative 1. S ales Order
1.1 Penggunaan SAP search untuk memudahkan pencarian data.
L F Penggunaan SAP search
memudahkan user dalam merespon permintaan pelanggan dan mempercepat proses penjualan.
-
1.2 Sistem memungkinkan pelanggan untuk melakukan reservasi atas barang yang mereka inginkan.
M G Untuk sistem yang berjalan sekarang, fungsi reservasi tidak tersedia.
Penggunaan ATP (Available to Promise) Check untuk menyimpan transaksi atas reservasi dari pelanggan.
1.3 Sistem pada transaksi bisnis dapat menampilkan arsip dari quotations dan sales order.
M F Quotation dan Sales Order dapat di simpan dengan lebih cepat dan teratur dan memudahkan dalam pencarian.
1.4 Adanya account group yang digunakan untuk pengarsipan data pelanggan
L F Account group dapat membantu pengelompokan pelanggan yang ada. Account group dapat diatur dengan berdasarkan partner function berikut :
- Ship to party - Bill to party - Payer
-
1.5 Sistem memiliki field data customization yang memungkinkan dilakukannya drill down informasi yang diinginkan misalnya dari segi pelanggan maupun persediaan.
L F Drill down dapat memudahkan user dalam melakukan pencarian data dengan lebih cepat.
-
1.6 Pada kondisi tertentu saat pembuatan Sales Order, sistem
M F Dengan adanya referensi
quotation, user tidak perlu
dapat berdasarkan referensi quotation.
melakukan pengentrian ulang dalam pembuatan Sales Order. 1.7 Sistem dapat di customize dengan
tampilan kolom - kolom dan fungsi sesuai dengan keinginan perusahaan.
L F Dengan tampilan yang mudah digunakan dan sesuai dengan keinginan perusahaan, maka akan mempercepat proses sales dan proses adaptasi user dengan tampilan yang ada.
-
1.8 Sistem dapat menyediakan segala informasi mengenai penjualan dengan cepat dan daftar kerja yang berhubungan dengan siklus penjualan.
H F Dengan informas i yang dapat ditampilkan dengan cepat, maka user dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat.
-
1.9 Sistem memungkinkan user untuk mengetahui status Sales Order dan
M F Status pemesanan dapat segera diketahui dan diinformasikan
menyediakan jawaban atas permintaan harga atas status pemesanan dengan cepat.
kepada pelanggan.
1.10 Sistem memungkinkan user untuk melakukan pencarian atas data pelanggan pada layar header sales order dengan menggunakan full-text search for customer.
L G Untuk sistem yang berjalan, user masih menggunakan F4 dalam pencarian data pelanggan.
Pencarian data pelanggan yang memungkinkan penggunaan full-text search for customer dapat mempercepat identifikasi atas pelanggan, dan penggunaan aplikasi Sales Order menjadi lebih efisien.
1.11 Sistem tidak dapat memproses Sales Order atas pelanggan yang telah melewati limit kredit.
H F Pembuatan Sales Order dengan mempertimbangkan batas limit kredit pelanggan dapat menghindari penumpukan hutang yang dilakukan oleh
pelanggan. 2. Availability check
2.1 Sistem dapat menampilkan warning atas kekurangan barang pada saat membuat Sales Order.
H F Warning dapat memudahkan
bagian Marketing Support untuk mengetahui ketidaktersediaan barang atas Sales Order yang dibuat dengan lebih cepat.
-
3. Outbound Delivery
3.1 Sistem memungkinkan pembuatan 1 (satu) Delivery Note berdasarkan lebih dari 1 (satu) Sales Order atau sebaliknya.
M F Untuk 1 (satu) Delivery Note berdasarkan lebih dari 1 (satu) Sales Order harus memiliki kriteria yang sama yaitu sebagai berikut :
- Shipping Point - Delivery Date
- Ship to Party - Route - Bill to party - Incoterm 4. Picking
4.1 Dengan menampilkan daftar dari Delivery Note yang belum di cek, bagian Warehouse akan lebih mudah untuk mengetahui daftar barang yang harus disiapkan.
M F Dengan menampilkan daftar dari Delivery Note yang belum di cek, bagian Warehouse akan lebih mudah untuk mengetahui daftar barang yang harus disiapkan.
-
5. Goods Issue
5.1 Pada saat post good issue, sistem secara langsung akan melakukan peng-update-an sebagai berikut:
H F Peng-update-an yang terjadi pada saat melakukan post good issue berguna untuk mengetahui
• M elakukan peng-update-an stok barang
• Semua status di dokumen yang berhubungan dengan penjualan ter-update
stok barang dan status dokumen yang berhubungan dengan penjualan secara real time.
6. Billing
6.1 Sistem memungkinkan bagian Finance untuk mengakses semua informasi yang berkaitan dengan penjualan dan sumber yang berhubungan dengan proses billing.
H F M emudahkan dalam
mendapatkan semua informasi yang berhubungan dengan proses penagihan.
-
6.2 Sistem memungkinkan pembuatan billing dokumen dilakukan dengan berdasarkan referensi lebih dari 1 (satu) Delivery Note maupun
H F Untuk 1 (satu) billing dokumen dengan referensi lebih dari 1 (satu) Delivery Note, harus memiliki kriteria yang sama
sebaliknya. yaitu sebagai berikut : - Payer
- Billing Date
- Destination Country 6.3 Ketika billing dokumen di-post,
hal-hal berikut yang terjadi :
- Status pada Sales Order, Delivery Note, dan Billing dokumen akan ter-update. - Kredit limit pelanggan akan
ter-update.
H F Post yang dilakukan atas billing secara otomatis meng-update status dan kredit limit pelanggan, hal ini dapat memberikan kemudahan bagi user dan kegiatan menjadi lebih efisien.
-
6.4 Sistem memungkinkan pengiriman billing melalui e-mail.
M G Pengiriman billing masih
menggunakan jasa kurir ataupun pos.
Billing dapat dikirim dalam bentuk format file yang sesuai dengan keinginan user.
7.1 Sistem memudahkan bagian Finance untuk mengakses informasi mengenai status billing dan pembayaran pelanggan.
H F M embantu untuk mendapatkan informasi mengenai status penagihan dan pembayaran secara mudah.
-
7.2 Sistem memungkinkan Pembayaran yang dilakukan berdasarkan referensi dari billing.
H F Pembayaran dapat dibuat
berdasarkan billing, sehingga dapat mempermudah dan menghindari kesalahan yang dapat terjadi.
-
8. Report
8.1 Sistem dapat menghasilkan laporan sesuai dengan tampilan yang diharapkan oleh perusahaan.
H P Laporan yang digunakan saat ini telah sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Developer (ABBAPER) membuat program sesuai dengan permintaan analyst untuk memenuhi kebutuhan user.
8.2 Sistem dapat memungkinkan user untuk melakukan analisis atas transaksi yang mereka lakukan baik pada proses sales maupun pada pemenuhan permintaan.
H P User dapat menampilkan
quotation, pengiriman dan pendapatan yang diterima per bulan.
Developer (ABBAPER) membuat program sesuai dengan permintaan analyst untuk memenuhi kebutuhan user.
Tabel 4.1 Analisis fit/gap Sistem yang Berjalan
Keterangan :
H : High F : Fit
M : M edium G : Gap L : Low P : Partial fit
Berdasarkan analisis fit/gap di atas, maka dapat disimpulkan bahwa tingkat ranking requirement dan degree of fit atas sistem yang berjalan dengan upgrade yang telah dilakukan oleh perusahaan khususnya pada modul Sales and Distribution dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Degree of Fit
F G PRanking
Requirement
H 9 - 2 M 5 2 - L 4 1 - Total Requirement 18 3 2Dari tabel di atas, maka dapat digambarkan ke dalam grafik sebagai berikut :
Fit Gap Partial Fit
Gambar 4.1 Grafik Analisis Fit/Gap
Berdasarkan analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem yang berjalan pada perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan payment processing dan laporan telah cukup baik. Di mana seperti yang ditampilkan pada tabel dan grafik di atas prioritas high atas sistem yang mereka miliki telah digunakan dengan baik oleh perusahaan.
Namun pada tabel dapat dilihat masih terdapat kesenjangan yang terjadi atas requirement yang mereka miliki. Dapat disimpulkan, bahwa requirement yang belum diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Sistem memungkinkan pelanggan untuk melakukan reservasi atas barang yang mereka inginkan.
2. Sistem memungkinkan user untuk melakukan pencarian atas data pelanggan pada layar header sales order dengan menggunakan full-text search for customer.
3. Sistem memungkinkan pengiriman billing melalui e-mail.
Ketiga requirement di atas memiliki level medium dan low, di mana jika tidak diterapkan tidak akan mengganggu jalannya perusahaan. Namun, akan lebih baik jika perusahaan dapat memanfaatkan sistem yang mereka miliki dengan lebih maksimal, terutama jika hal tersebut tidak akan memberikan dampak yang buruk bagi perusahaan dan penggunaanya dapat membawa keuntungan lebih bagi perusahaan.
4.2 Organizing for improvement
Tahapan pertama dalam Bus iness Process Improvement adalah menentukan komitmen perusahaan dan tahapan pengembangan yang harus dilakukan untuk memenuhi komitmen tersebut.
PT. THE UNIVENUS memiliki komitmen untuk selalu berusaha terbaik dalam memenuhi keinginan pelanggan. Keinginan pelanggan tersebut dapat berupa:
- Pelayanan yang baik, memuaskan dan cepat tanggap yang diberikan oleh PT. THE UNIVENUS.
- Tanggung jawab yang tinggi atas perjanjian yang telah dilakukan sehingga kepercayaan pelanggan atas PT. THE UNIVENUS sebagai rekan kerja dapat tetap dipupuk.
- Selalu memberikan yang terbaik kepada pelanggan dalam segala hal. Penghubung antara perusahaan dengan pelanggan adalah pada proses penjualan yang ditangani oleh bagian Marketing Support. Seperti visi yang dimiliki oleh bagian Marketing Support, yaitu menjadi suatu departemen yang
dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dan mengutamakan kepuasan pelanggan dengan melakukan improvement terus menerus dan berkesinambungan. M aka, salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi keinginan pelanggan tersebut adalah dengan mengoptimalisasikan penggunaan sistem yang mereka miliki. Dalam hal ini, pengoptimalan dilakukan dalam penggunaan SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 untuk modul Sales and Distribution yang terdapat pada perusaahan. Di mana dalam penggunaannya dampak baik tidak hanya akan dirasakan oleh perusahaan sebagai pihak yang secara langsung menggunakan sistem tersebut, tetapi juga akan dirasakan oleh pelanggan.
Oleh karena itu, dibutuhkan evaluasi atas sistem yang dimiliki oleh perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan Payment Processing beserta laporan. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. M elakukan analisis atas kondisi dan sistem yang berjalan pada perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan Payment Processing beserta laporan .
2. M enentukan langkah-langkah yang akan dilakukan dengan memahami komitmen perusahaan yang dijadikan dasar pengembangan yang ingin dilakukan.
3. M emahami proses yang terdapat di dalam perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan Payment Processing sehingga kekurangan yang ada dapat ditemukan.
4. M emberikan solusi atas kekurangan yang diperoleh beserta penyesuaian yang dibutuhkan.
5. M emberikan gambaran atas target pencapaian atas solusi.
Selanjutnya, perusahaan dapat melakukan sosialisasi atas perubahan yang diambil oleh perusahaan, memastikan user dapat memahami tujuan dan penerapan atas perubahan tersebut, dan dapat dilakukan pelatihan sebagai bentuk adaptasi user atas perubahan yang terjadi.
4.3 Understanding the process
PT. THE UNIVENUS merupakan perusahaan manufacture dengan jenis produk tisu. Perusahaan telah menggunakan modul Sales and Distribution sejak tahun 2004 dan telah melakukan upgrade SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 sejak tahun 2008. Untuk mengetahui seberapa besar pemanfaatan modul tersebut pada perusahaan, maka proses evaluasi dilakukan pada modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan payment processing beserta laporan. Berdasarkan urutan proses bisnis yang terdapat pada bab 3 (tiga) yang ditampilkan dalam bentuk flow chart, dilakukan analisis atas sistem yang dimiliki. Dapat disimpulkan bahwa sistem yang dimiliki perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution telah cukup baik. Namun masih ditemukannya beberapa kesenjangan atas fungsi-fungsi yang dimiliki oleh perusahaan, seperti:
1. ATP (Available-to-Promise) yang terdapat di dalam sistem tidak dipertimbangkan oleh perusahaan sebagai peningkatan pelayanan atas pelanggan.
2. Pencarian atas data pelanggan pada layar header sales order dengan menggunakan full-text search for customer belum dimanfaatkan perusahaan.
3. Pengiriman billing dapat dilakukan dengan melalui e-mail.
Berdasarkan komitmen perusahaan yang selalu berusaha menjadi yang terbaik dalam memenuhi keinginan pelanggan, maka ketiga hal di atas tidak dapat dianggap remeh oleh perusahaan. Berbagai kemudahan yang terdapat pada ATP (Available-to-Promise) check seperti proses pencarian data barang yang dapat dilakukan secara cepat dan real time akan memberikan kemudahan bagi bagian Marketing Support untuk memberikan pelayanan kepada pelanggan, penggunaan full-text search for customer yang dapat mempercepat pencarian data pelanggan dalam rangka pemrosesan Sales Order yang dilakukan oleh bagian Marketing Support, dan pengiriman billing yang dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail, tidak hanya melalui kurir ataupun jasa pos seperti yang telah dilakukan selama ini, dapat menghasilkan proses yang lebih cepat dan efisien dari sebelumnya.
Dapat dilihat bahwa apabila fungsi-fungsi di atas dapat diterapkan dengan baik maka pencapaian komitmen yang dimiliki perusahaan dapat diwujudkan dengan lebih optimal. Oleh karena itu, penggunaan fungsi-fungsi tersebut di dalam perusahaan dapat dijadikan pertimbangan.
4.4 Streamlining
4.4.1 Alternative yang diajukan
Dari hasil analisis fit/gap terlihat masih terdapat kesenjangan pada sistem yang digunakan PT. THE UNIVENUS khususnya pada sales order processing dan billing. Oleh karena itu, diperlukannya perubahan atas sistem yang digunakan oleh PT. THE UNIVENUS pada modul Sales and Distribution. Dengan perubahan yang dilakukan, diharapkan upgrade yang telah dilakukan pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 di PT. THE UNIVENUS menjadi lebih baik dan memberikan manfaat lebih bagi perusahaan. Adapun perubahan yang harus dilakukan oleh perusahaan agar penggunaan sistem SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 khususnya untuk modul Sales and Distribution sejak Sales Order sampai dengan payment processing dan laporan dapat dimanfaatkan dengan lebih maksimal adalah sebagai berikut:
4.4.1.1 Pre Sales Activity
Di dalam kegiatan Sales Order terutama pada kegiatan pre-sales activity terdapat kegiatan reservasi yang dilakukan oleh pelanggan atas barang melalui telepon. Pada sistem yang berjalan, pelanggan hanya mengirimkan inquiry atas permintaan harga dan bagian Marketing Support akan menanggapi dengan mengirimkan Quotation. Sedangkan pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 untuk modul Sales and Distribution, terdapat fungsi baru yang memungkinkan pelanggan untuk melakukan reservasi sementara atas barang yang mereka inginkan secara langsung dengan
menggunakan ATP (Available-to-Promise) Check. Di mana bagian Marketing Support dapat mengetahui ketersediaan barang, jumlah dan lokasi secara real time. Selain itu, bagian Marketing Support dapat langsung melakukan reservasi, pemesanan, ataupun cancel atas barang yang dipesan dengan jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.
Hal ini memudahkan bagian Marketing Support dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Bagian Marketing Support dapat dengan cepat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dan merespon permintaan pelanggan untuk melakukan reservasi atas barang yang diinginkan.
Untuk dapat menggunakan fungs i ATP (Available to Promise) Check, maka yang harus dilakukan, yaitu:
M engaktifkan fungsi bisnis ERP_ATP_EXT_CUST dengan menggunakan SAP back-end.
M elakukan pengaturan yang sesuai pada availability check dengan customizing untuk SAP ERP.
Sales and Distribution -> Basic Functions -> Availability Check and Transfer of Requirements -> Availability Check .
M engaktifkan ATP lokal dengan customizing untuk SAP ERP.
Sales and Distribution -> Basic Functions -> Availability Check and Transfer of Requirements -> Service-Based Availability Check -> Activate Local ATP Check.
Pelanggan dapat langsung menanyakan ketersediaan barang yang diinginkan dan pada saat bersamaan bagian Marketing Support dapat langsung memberikan informasi yang diinginkan dengan cepat. Penggunaan ATP (Available to Promise) Check memungkinkan bagian Marketing Support untuk mengetahui perencanaan atas barang yang akan diproduksi dikemudian hari, sehingga informasi yang diberikan kepada pelanggan akan menjadi lebih tepat dan akurat.
Apabila pelanggan setuju untuk melakukan reservasi, bagian Marketing Support dapat langsung menyimpan data yang ada. Dan data yang tersimpan dapat dijadikan bahan perencanaan oleh bagian Product Planning untuk merencanakan produksi barang dikemudian hari. A gar kekurangan atas barang dapat dihindari dikemudian hari.
4.4.1.2 Sales Order Processing
Pada saat memproses Sales Order, bagian Marketing Support harus meng-input data sold to party dan ship to party pada dokumen header Sales Order. Saat ini, untuk menampilkan data tersebut bagian Marketing Support dapat melakukan
pencarian data pelanggan dengan menggunakan F4 di header Sales Order.
Namun, upgrade yang dilakukan atas sistem sekarang ini memungkinkan pencarian atas data sold to party dan ship to party pada layar header sales order dengan menggunakan full-text search for customer. Bagian Marketing Support dapat melakukan pencarian data dengan lebih cepat dan mengurangi klik-klik dari header Sales Order. Bagian Marketing Support dapat menggunakan bagian dari nama pelanggan, alamat, kota, kode pos, seperti pada saat kita melakukan pencarian data melalui internet.
Jika pada saat hasil pencarian menunjukkan banyak data yang sama, maka akan muncul layar baru yang menunjukkan daftar dari sold to party dan ship to party yang memiliki unsur kata tersebut. Dan Bagian Marketing Support dapat dengan mudah memilih data yang diinginkan. Dan jika hasil pencarian hanya menunjukkan 1 (satu) data, maka nomor pelanggan akan langsung otomatis dimasukkan ke kolom sold to party dan ship to party.
Berikut merupakan contoh tampilan layar Sales Order dengan menggunakan full-text search for customer:
Gambar 4.2 Sales O rder dengan full- text search for customer Sumber : http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/wlg/17082
Untuk dapat menggunakan fasilitas full-text search for customer, maka yang harus dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Pastikan SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 aktif. Pada perusahaan saat ini, upgrade atas SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 telah dilakukan. Full-text search for customer merupakan bagian dari SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 termasuk dalam komponen SAP_APPL 604 pada business function LOG_SD_SIM P_02. Business function dapat diaktifkan
dengan transaksi SFW5. Transaksi SFW5 dapat mengaktifkan perangkat business function, melakukan spesifikasi atas business functions yang dimiliki perangkat business function, melakukan penambahan business functions, menampilkan activation logs dan membuat transport request dengan setting yang ada.
Adapun cara untuk mengaktifkan transaksi SFW5 adalah sebagai berikut :
1. M ulai transaksi SFW5.
2. Pilih perangkat business function yang ingin di aktifkan dari daftar perangkat business function.
Terkadang daftar hanya menampilkan deskripsi singkat yang ada pada perangkat business function tanpa menampilkan nama secara teknis. Pada kasus seperti ini, yang harus dilakukan adalah pilih Customizing of Local Layout → Options → Expert → Show Keys in All Dropdown Lists, lalu pilih OK.
Daftar business function pada perangkat business function akan muncul.
3. Pilih checkbox pada kolom Planned State dari business function yang ingin diaktifkan.
Pilih business function yang ingin diaktifkan, dan tinggalkan business function yang tidak diinginkan pada kondisi tidak diaktifkan. 4. Ulangi langkah-langkah sebelumnya sampai semua
business function yang diinginkan aktif. 5. Pilih Save dan Activate.
Aktifasi tanggal dan waktu ditampilkan. Pengaktifan tanggal dan waktu hanya dapat dilakukan sekali. Jika aktifasi di restart contohnya setelah aktifasi dibatalkan, tanggal aktifasi tidak dapat diganti.
2. Instal TREX Server.
Pencarian data pelanggan bergantung pada index yang terdapat pada TREX server di dalam system landscape yang dimiliki. Perusahaan harus menginstal TREX server dan terkoneksi dengan sistem SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 menggunakan RFC oleh sistem administrator.
3. Buat search index untuk pelanggan (KNA1)
Setelah TREX server diinstal dan dapat terkoneksi dengan sistem SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4, buat TREX search index untuk pelanggan, dengan cara :
Buka transaksi SES_ADM IN, pilih M enu > Index > Create/Activate Indexes, dan pilih KNA1 dari daftar. Dan KNA1 akan ditambahkan ke dalam Index Monitor list.
Tandai dan tekan tombol Index immediately. Pilih Full indexation untuk memindahkan semua data pelanggan ke index yang baru.
Agar perubahan data pelanggan dan pelanggan baru nantinya masih berada di dalam jalur, maka jadwal sistem dapat diatur dengan delta indexation dari index KNA1 setiap malam, atau kira-kira seminggu.
Gambar 4.3 Search Engine Service
Sumber : http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/wlg/17082
4. M engatur full-text search for customer pada dokumen penjualan.
Pilih IM G > Sales and Distribution > Sales > Sales Documents > Define Full Text Search for Customers
Tandai tipe dokumen penjualan yang ingin dimasukkan ke dalam full-text search for customer.
Gambar 4.4 Change View “Sales Document Types: Full Text Search for Cu stomer” Sumber : http://www.sdn.sap.com/irj/scn/weblogs?blog=/pub/wlg/17082
5. Ketika aplikasi penjualan dengan tipe pemesanan digunakan, kolom baru untuk full-text search for customer akan muncul pada layar.
Gambar 4.5 Kolom Full Text Search for Customer
Dengan menggunakan fungsi baru ini, maka bagian Marketing Support akan lebih mudah dalam melakukan pencarian data pelanggan dan proses pembuatan Sales Order akan menjadi lebih efisien.
4.4.1.3 Billing
Pada proses billing, perusahaan saat ini menggunakan jasa kurir dan pos sebagai media. Seperti yang kita ketahui, penggunaan jasa kurir dan pos akan memakan waktu dan biaya. Pada SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4, perusahaan diberikan pilihan lain untuk mengirimkan billing yaitu dengan menggunakan e-mail. Banyak keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan e-mail sebagai media pengiriman billing, seperti : pengiriman billing ke pelanggan proses yang berjalan akan menjadi lebih cepat, penggunaannya yang mudah, dan efisien karena dapat dikirimkan dalam berbagai format file. Untuk itu, penggunaan e-mail dapat dijadikan salah satu alternatif untuk melakukan pengiriman billing kepada pelanggan.
Perusahaan telah menggunakan e-mail pada proses Sales and Distribution, seperti pada penerimaan Purchase Order dari pelanggan, dan pada kegiatan lainnya di dalam perusahaan. Sehingga, penggunaan e-mail tersebut untuk mengirimkan billing kepada pelanggan tidak akan menambah pengeluaran perusahaan.
Bahkan, dalam penggunaannya, hal ini akan mengurangi pengeluaran perusahaan untuk jasa kuris, pos, kertas dan waktu.
Oleh karena itu, tidak ada salahnya bagi perusahaan untuk mempertimbangkan pengiriman billing dengan menggunakan alternatif lain yang telah disediakan oleh SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 khusus untuk modul Sales and Distribution, yaitu dengan menggunakan e-mail.
4.4.2 Penyesuaian Proses Bisnis Berdasarkan Perubahan
Berdasarkan perubahan yang diajukan atas sistem yang digunakan oleh perusahaan khususnya untuk modul Sales and Distribution pada proses, sales order processing dan billing. M aka dibutuhkan penyesuaian atas proses bisnis perusahaan. Adapun perubahan yang terjadi pada proses bisnis Sales and Distribution sejak pre-sales activity sampai dengan payment adalah sebagai berikut:
4.4.2.1 Proses Bisnis Sales and Distribution Lokal
Pelanggan dapat memperoleh infomasi mengenai barang dengan 2 (dua) cara. Pertama, pelanggan dapat memperoleh informasi atas barang yang diinginkan kepada bagian Marketing Support melalui telepon. Dengan menggunakan ATP (Available-to-Promise) Check, bagian Marketing Support dapat melakukan pengecekan atas barang yang ditanyakan oleh pelanggan. Apabila pelanggan ingin melakukan booking atas barang tertentu, maka dapat segera dilakukan reservasi sesuai dengan waktu yang
diinginkan. Setelah reservasi dilakukan, bagian Marketing Support akan memberikan kode reservasi atas reservasi tersebut kepada pelanggan. Apabila pelanggan melakukan konfirmasi yang menyatakan bahwa mereka akan melakukan pembelian sesuai dengan reservasi yang mereka lakukan, maka bagian Marketing Support akan meng-convert reservasi tersebut menjadi Sales Order. Dan apabila sampai dengan waktu yang telah dijanjikan pada saat reservasi pelanggan tidak melakukan konfirmasi untuk melanjutkan pemesanan, maka reservasi dianggap batal.
Kedua, pelanggan dapat mengirimkan inquiry kepada bagian Marketing Support baik melalui e-mail maupun fax yang selanjutkan akan ditanggapi oleh bagian Marketing Support dengan mengirimkan quotation. Apabila pelanggan menyetujui quotation tersebut maka proses tersebut akan berlanjut dengan pemesanan barang yang akan dilakukan pelanggan dengan mengirimkan Purchase Order yang menyertakan nama barang yang diinginkan beserta jumlah yang diinginkan melalui e-mail atau fax kepada bagian Marketing Support yang selanjutnya akan dikonfirmasikan oleh pelanggan.
Bagian Marketing Support akan membuat Sales Order (SO) berdasarkan Purchase Order yang telah diterima. Pada saat bagian Marketing Support membuat Sales Order, sistem akan secara otomatis mengecek ketersediaan barang dan limit kredit pelanggan. Apabila barang yang diinginkan oleh pelanggan tidak
tersedia, maka sistem akan menampilkan schedule line. Tetapi apabila barang yang diinginkan pelanggan tersedia dan kredit pelanggan masih dalam batas limit, maka bagian Marketing Support akan membuat Delivery Note (DN) dengan reference Sales Order. Dan jika kredit pelanggan melewati batas limit, maka bagian Marketing Support akan mengkonfirmasikan informasi tersebut kepada pelanggan. 1 (satu) Sales Order bisa dibuat untuk beberapa Delivery Note dan juga sebaliknya. Untuk 1 (satu) Delivery Note yang terdiri dari beberapa Sales Order, harus memiliki beberapa kesamaan yaitu pada Sold to party, Ship to party, Bill to party, incoterm, rute dan shipping point. Bagian Marketing Support akan memproses ekspedisi. Bagian Warehouse akan membuka list dari Delivery Note yang telah dibuat oleh bagian Marketing Support dengan kriteria Delivery Date, dan akan menyiapkan barang sesuai dengan Delivery Note. Bagian Warehouse akan mencetak surat jalan yang nantinya akan disertakan pada saat pengiriman barang ke pelanggan dan melakukan pemuatan barang ke dalam ekspedisi. Setelah barang di muat ke ekspedisi, bagian Warehouse akan melakukan posting Good Issue (GI) untuk meng-update Stock Overview. Setelah Post Good Issue, maka otomatis sistem akan mengupdate G/L Account. Ketika akan jatuh tempo, bagian finance akan membuat billing berdasarkan reference Delivery Note dan menyimpan billing tersebut. Billing akan dikirimkan kepada pelanggan dengan
menggunakan e-mail sesuai dengan perjanjian awal dengan pelanggan. Pelanggan dapat membayar dengan melakukan transfer ke nomor rekening yang telah ditetapkan. Setelah itu, pelanggan akan melakukan konfirmasi dengan menyertakan bukti transfer dan nomor billing melalui fax. Bagian Finance akan melakukan pengecekan pada account bank yang bersangkutan, bila transaksi pembayaran telah masuk maka bagian finance akan menginput kode pelanggan dan setelah itu akan di pilih billing pelanggan yang telah dibayarkan dan setelah itu dilakukan clear open item, yaitu pencatatan Kas pada Account Receivable. Pada akhir bulan, bagian accounting akan mengeluarkan report Account Receivable yang belum dibayar beserta list jatuh tempo pelanggan.
4.4.2.2 Proses Bisnis Sales and Distribution Ekspor
Pelanggan dapat memperoleh infomasi mengenai barang dengan 2 (dua) cara. Pertama, pelanggan dapat memperoleh informasi atas barang yang diinginkan kepada bagian M arketing Support melalui telepon. Dengan menggunakan ATP (Available-to-Promise) Check, bagian Marketing Support dapat melakukan pengecekan atas barang yang ditanyakan oleh pelanggan. Apabila pelanggan ingin melakukan booking atas barang tertentu, maka dapat segera dilakukan reservasi sesuai dengan waktu yang diinginkan. Setelah reservasi dilakukan, bagian Marketing Support akan memberikan kode reservasi atas reservasi tersebut kepada pelanggan. Apabila pelanggan melakukan konfirmasi yang menyatakan bahwa mereka akan melakukan pembelian sesuai dengan reservasi yang mereka lakukan, maka bagian Marketing Support akan meng-convert reservasi tersebut menjadi Sales Order. Dan apabila sampai dengan waktu yang telah dijanjikan pada saat reservasi pelanggan tidak melakukan konfirmasi untuk melanjutkan pemesanan, maka reservasi dianggap batal.
Kedua, pelanggan dapat mengirimkan inquiry kepada bagian Marketing Support baik melalui e-mail maupun fax yang selanjutkan akan ditanggapi oleh bagian Marketing Support dengan mengirimkan quotation. Apabila pelanggan menyetujui quotation tersebut maka proses tersebut akan berlanjut dengan pemesanan barang yang akan dilakukan pelanggan dengan
mengirimkan Purchase Order yang menyertakan nama barang yang diinginkan beserta jumlah yang diinginkan melalui e-mail atau fax kepada bagian Marketing Support yang selanjutnya akan dikonfirmasikan oleh pelanggan.
Berdasarkan Purchase Order dari pelanggan maka bagian Marketing Support akan membuat Sales Order (SO). Selanjutnya berdasarkan Sales Order (SO) yang telah dibuat, bagian Marketing Support akan membuat Delivery Note (DN) yang nantinya akan dijadikan referensi bagi bagian Export Document Department (EDD) untuk melakukan pengecekan Letter Of Credit (LC) dan Account Receivable yang dimiliki oleh pelanggan. Apabila setelah pengecekan dinyatakan terdapat berbagai kekurangan maka transaksi dinyatakan not clear dan bagian Export Document Department (EDD) akan mengkonfirmasikan ke bagian Marketing Support, yang selanjutnya informasi tersebut akan dilanjutkan ke pelanggan. Sebaliknya, jika transaksi dinyatakan clear, maka bagian Export Document Department (EDD) akan mengkonfirmasikan ke bagian Warehouse dan Marketing Support. Setelah menerima konfirmasi dari bagian Export Document Department (EDD) maka bagian Marketing Support akan membuat Vessel Booking Instruction (VBI) dan setelah itu melakukan booking container sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Selanjutnya, bagian Marketing Support akan ke Bea Cukai untuk membuat Pemberitahuan Ekspor Barang
(PEB) dan Persetujuan Ekspor (PE) dan menyerahkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) kepada bagian Accounting dan bagian Export Document Department (EDD). Setelah semua perizinan dinyatakan terpenuhi, maka bagian Marketing Support akan mengkonfirmasikan ke bagian Warehouse, selanjutnya bagian Warehouse akan menyiapkan barang dan mencetak surat jalan, kemudian melakukan stuffing (pemuatan) ke container dan bagian Warehouse akan mendapatkan Bill of Lading yang nantinya akan di pakai oleh bagian Finance untuk menerima pembayaran, selanjutnya bagian Warehouse akan melakukan posting Good Issue (GI) untuk meng-update Stock Overview. Setelah Post Good Issue, maka otomatis sistem akan mengupdate G/L Account. Ketika akan jatuh tempo, bagian finance akan membuat billing berdasarkan reference Delivery Note dan menyimpan billing tersebut. Billing akan dikirimkan kepada pelanggan dengan menggunakan e-mail sesuai dengan perjanjian awal dengan pelanggan. Bagian Finance akan ke Bank dan menyerahkan Bill of Lading dan setelah itu Bank akan mentransfer ke rekening perusahaan. Bagian finance akan menginput kode pelanggan dan setelah itu akan di pilih invoice pelanggan yang telah dibayarkan dan setelah itu dilakukan clear open item, yaitu pencatatan Kas pada Account Receivable.
4.5 Perbandingan S istem Sebelum dan Setelah Penggunaan Fungsi
Dengan menerapkan sistem yang diajukan dan penyesuaian yang dilakukan pada proses Sales and Distribution khususnya pada bagian Marketing Support diharapkan akan membawa lebih banyak keuntungan bagi perusahaan.
Adapun perbandingan sebelum dan setelah penerapan sistem tersebut dapat dilihat pada tabel berikut ini:
N
o Fungsi yang ditawarkan
Sistem yang berjalan Sistem yang diajukan
1. Reservasi atas barang yang diinginkan pelanggan
menggunakan sistem.
- Pelanggan tidak dapat melakukan reservasi atas barang yang mereka inginkan. - Pencatatan dan penyimpanan atas reservasi dilakukan di dalam sistem. - Bagian Marketing Support dapat dengan mudah menampilkan jumlah barang dengan lebih cepat dan mudah.
Support dapat meng-convert
reservasi menjadi Sales Order.
- Data tidak akan hilang dari sistem.
- M eningkatkan kepuasan pelanggan. - Apabila reservasi telah mencapai waktu perjanjian, sistem dapat secara otomatis
membatalkan
reservasi yang dilakukan.
2. Pencarian atas data pelanggan pada layar header sales order dengan menggunakan full-text search for customer.
- Pencarian data dilakukan dengan proses yang sedikit sulit.
- Pencarian data didasarkan pada kriteria.
- Pencarian data dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
- Bagian Marketing Support dapat langsung
menggunakan bagian dari nama, alamat, kode pos maupun kota pelanggan sebagai keyword. 3. Pengiriman billing dapat dilakukan melalui e-mail. - Billing dikirimkan melalui jasa pos membutuhkan
jangka waktu.
- Billing harus di print.
- Billing dapat langsung sampai ke tangan pelanggan. - Pengiriman dapat dalam berbagai format file dan billing tidak perlu
- M emerlukan biaya ekstra untuk jasa pos dan kurir.
di print.
- Tidak perlu mengeluarkan
biaya ekstra.
Tabel 4.3 Perbandingan sistem yang berjalan dengan sistem yang diajukan atas requirement yang diajukan.
Pada tabel di atas dapat dilihat perbandingan penggunaan dari sistem yang berjalan sekarang pada perusahaan dengan sistem yang diajukan. Adapun penjelasan lebih lengkap atas tabel adalah sebagai berikut :
1. Sistem memungkinkan pelanggan untuk melakukan reservasi atas barang yang mereka inginkan secara langsung.
Saat ini tidak terdapat proses reservasi, pelanggan hanya mengirimkan inquiry dan bagian Marketing Support akan menanggapi dengan mengirimkan Quotation. Sistem yang terdapat di dalam SAP ECC 6.0 Enhancement Pack 4 khususnya untuk modul Sales and Distribution memungkinkan user untuk dapat melakukan pencatatan dan penyimpanan data atas reservasi dari pelanggan.
Pada saat pelanggan melakukan permintaan atas informasi berkaitan dengan suatu barang, sistem dapat memberikan informasi atas segala hal yang berhubungan dengan barang yang
diinginkan secara cepat dan real time. Sehingga bagian Marketing Support dapat melakukan pengambilan keputusan dengan cepat dan lebih akurat pada saat bernegosiasi dengan pelanggan. Apabila pelanggan merasa cocok dan ingin melakukan reservasi, maka data dapat langsung di simpan saat itu juga sesuai dengan keinginan pelanggan.
Dengan adanya penyimpanan atas reservasi yang dimiliki, bagian Marketing Support dapat langsung meng-convert reservasi tersebut menjadi Sales Order. Hal ini tentu saja dapat mempercepat proses pembuatan Sales Order, efisiensi waktu, dan tenaga.
Perusahaan dapat melakukan customize terhadap sistem agar sistem dapat membatalkan reservasi yang telah melewati waktu perjanjian. Hal ini memudahkan bagian Marketing Support di mana mereka tidak perlu melakukan pengecekan manual terhadap semua data reservasi yang dimiliki. Selain itu, apabila pelanggan melakukan konfirmasi terhadap reservasi yang mereka lakukan, bagian Marketing Support dapat langsung menemukan reservasi tersebut dengan mudah dan hal ini dapat berdampak pada kepuasan pelanggan.
2. Sistem memungkinkan user untuk melakukan pencarian atas data pelanggan pada layar header Sales Order dengan menggunakan full-text search for customer.
Pada sistem yang berjalan, pencarian sold to party dan ship to party harus melalui beberapa tahap yang membingungkan. Sedangkan pada sistem yang diajukan, bagian Marketing Support dapat langsung melakukan pencarian data pada kolom yang tersedia dengan lebih cepat dan praktis.
Pada sistem yang diajukan, pencarian data dapat didasarkan pada nama, alamat, kode pos maupun kota pelanggan yang diinginkan. Penggunaan keyword yang mudah membuat proses pencarian data tidak memakan lebih banyak waktu seperti sebelumnya.
3. Sistem memungkinkan pengiriman billing melalui e-mail sebagai alternatif lain selain menggunakan jasa kurir ataupun pos.
Pada sistem yang berjalan, penyerahan billing kepada pelanggan dilakukan dengan menggunakan jasa kurir ataupun pos. Proses ini tentu saja akan memakan waktu. Untuk mengatasi hal tersebut, maka pengiriman billing dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail tidak hanya akan menghemat waktu, tetapi juga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Pengiriman billing dengan menggunakan jasa kurir ataupun pos membuat dokumen billing harus dicetak. Dengan pengiriman melalui e-mail, maka penggunaan kertas dapat dikurangi. Selain itu, billing dapat dikirimkan dalam berbagai format file yang diinginkan.
Pengiriman melalui jasa pos membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya ekstra, namun dengan menggunakan e-mail hal tersebut tidak perlu dilakukan. Perusahaan telah memiliki e-mail perusahaan yang khusus digunakan untuk berhubungan dengan pelanggan, seperti pada proses penerimaan Purchase Order dari pelanggan yang diterima melalui e-mail. Hal ini tentu saja menjadi nilai tambah bagi perusahaan, karena untuk melakukan pengiriman billing dengan menggunakan e-mail, perusahaan tidak diharuskan lagi mengeluarkan biaya untuk penggunaannya. Cukup dengan menggunakan fasilitas yang ada di perusahaan.
4.6. Rekomendasi
Setelah fungsi-fungsi yang diajukan diterapkan pada perusahaan, tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah measurement and controls. Measurement and controls merupakan tahapan di mana perusahaan harus melakukan pengukuran atas penerapan fungsi-fungsi yang diajukan tersebut. Apabila perusahaan telah melakukan pengukuran atas fungsi-fungsi baru tersebut, maka perusahaan baru dapat melakukan kontrol atas fungsi-fungsi tersebut.
Measurement dapat digambarkan dengan menggunakan 11 W, yaitu : 1. Why you should measure
Pengukuran harus dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi baru yang telah digunakan tersebut benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Di mana dari pengukuran yang dilakukan ini,
perusahaan juga dapat mengetahui kelemahan apa saja yang terdapat pada sistem tersebut setelah digunakan dalam jangka waktu tertentu. Dari hasil pengukuran tersebut, perusahaan dapat melakukan perbaikan atas kelemahan maupun kekurangan yang mungkin dapat terjadi setelah fungsi-fungsi tersebut diterapkan pada perusahaan.
2. Where you should measure
Pengukuran dilakukan pada fungsi-fungsi baru yang digunakan oleh perusahaan pada M odul Sales and Distribution, yaitu ATP (Availability to Promise) check, full-text search for customer dan billing dengan menggunakan e-mail.
3. What you should measure
Pengukuran dapat dilakukan pada waktu, biaya, dan tingkat kepuasan pelanggan yang akan berdampak langsung atas penggunaan fungsi-fungsi tersebut. Pada fungsi pertama yaitu dengan menggunakan ATP (Availability to Promise) check. Pada fungsi pertama ini, dampak penggunaannya akan terlihat pada tingkat kepuasan pelanggan, dan waktu, baik dalam pemrosesan transaksi maupun pada dalam perencanaan produksi.
Pada fungsi kedua yaitu full-text search for customer, dampak penggunaannya dapat dirasakan pada waktu. Di mana waktu pemrosesan atas pesanan pelanggan akan menjadi lebih cepat karena akan menghindari lebih banyak klik pada pengerjaannya. Dan pada fungsi terakhir, dengan adanya alternatif penggunaan e-mail, maka waktu
pemrosesan billing akan menjadi lebih cepat dan biaya yang akan dikeluarkan menjadi berkurang.
Berdasarkan hal-hal tersebut, maka pengukuran dapat dilakukan pada ketiga hal yang memiliki dampak langsung dari penggunaan fungsi-fungsi tersebut. Sehingga dapat diketahui tingkat keuntungan perusahaan dalam penggunaan fungsi-fungsi tersebut.
4. When you should measure
Pengukuran dapat dilakukan setelah minimal 6 (enam) bulan setelah fungsi-fungsi tersebut diterapkan ke dalam perusahaan.
5. Who should be measured
Pengukuran dilakukan pada bagian Marketing Support dan F & A section. Dimana bagian-bagian tersebut terlibat langsung dengan fungsi-fungsi baru yang digunakan oleh perusahaan.
6. Who should do the measuring.
Adapun pengukuran atas fungsi-fungsi baru yang digunakan tersebut dilakukan oleh IT Section yang bertugas mengimplementasi fungsi-fungsi baru tersebut ke dalam perusahaan.
7. Who should provide feedback.
Umpan balik atas penggunaan fungsi-fungsi tersebut dapat dirasakan pada respon pelanggan setelah fungsi-fungsi tersebut digunakan. Apakah pelanggan merasa puas dengan adanya penggunaan ATP (Availability to Promise) check, baik dalam kecepatan informasi yang diberikan atas barang maupun pada penambahan proses reservasi.
8. Who should audit.
Adapun proses audit atas penggunaan fungsi-fungsi baru tersebut dilakukan QM S (Quality Management System). Di mana QM S bertanggung jawab untuk menguji dan mengevaluasi pelaksanaan dari implementasi fungsi-fungsi baru tersebut dan memastikan perusahaan tetap dapat memenuhi sasaran mutu sesuai dengan standar manajemen mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen.
9. Who should set business targets (standards)
Penentuan target bisnis dilakukan oleh QM S (Quality Management System) yang bekerjasama dengan Mill Head.
10. Who should set challenge targets
Penentuan dari tantangan bisnis dilakukan oleh Mill Head. 11. What should be done to solve problems
Dari semua tahapan yang dilakukan di atas, akan ditemukan kekurangan maupun permasalahan dari penggunaan fungsi-fungsi baru tersebut di perusahaan. Selanjutnya, perusahaan dapat mencari solusi terbaik untuk memecahkan permasalahan tersebut.
Dengan dilakukannya pengukuran atas fungsi-fungsi baru yang telah digunakan oleh perusahaan, maka perusahaan telah memiliki kontrol atas penggunaan fungsi-fungsi tersebut. Dan dengan adanya kontrol atas fungsi-fungsi yang diterapkan, maka perusahaan akan dapat mengelola sistem yang dimiliki oleh perusahaan dengan lebih baik. Seperti dengan melakukan evaluasi dan audit secara periodik maupun kontrol atas biaya langsung maupun tidak langsung dari perusahaan.
Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dapat melakukan perbaikan maupun pengembangan secara terus menerus atas implementasi yang dilakukan. Sehingga perusahaan dapat menjadi lebih baik dalam perkembangannya di masa yang akan datang.
