1.0. PENGENALAN
Perkhidmatan awam di Malaysia boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat selari dengan sistem kerajaan yang diamalkan di Malaysia iaitu sistem persekutuan. Kerajaan dalam sistem persekutuan terbahagi kepada tiga peringkat iaitu Kerajaan Persekutuan sebagai kerajaan pusat diikuti oleh Kerajaan Negeri dan seterusnya Kerajaan Tempatan atau lebih dikenali sebagai Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Setiap peringkat kerajaan ini mempunyai perkhidmatan awam dengan sistem pengurusan sumber manusia tersendiri dan tertakluk kepada peraturan-peraturan mereka sendiri. Walaupun demikian, peraturan yang digunakan adalah berdasarkan peraturan yang dikeluarkan oleh peringkat pusat iaitu Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Sistem pengurusan sumber manusia yang akan diterangkan di sini ialah Sistem Pengurusan Sumber Manusia Dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak di bawah kendalian Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) di Jabatan Ketua Menteri (JKM). Kita akan melihat amalan pengurusan sumber manusia yang dijalankan di bawah UPSM, undang-undang dan peraturan yang dipakai serta pemodenan yang dilaksanakan dalam Perkhidmatan Awam Kerajaan Negeri Sarawak.
2.0. LATAR BELAKANG UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (UPSM)
Sarawak menyertai persekutuan untuk menubuhkan Malaysia, perkhidmatan awam negeri Sarawak pada ketika itu telah mempunyai kakitangan seramai 2,599 orang dan bilangannya bertambah kepada seramai 14,208 orang dalam tahun 2012. Pada tahun 1966, pejabat asal Sekretariat telah berpindah dari Pejabat Residen dan Daerah Kuching sekarang ke Bangunan Sekretariat berhadapan dengan Padang Sentral, Kuching. Sekretariat telah berpindah ke Wisma Bapa Malaysia pada tahun 1976 dan ditukar namanya kepada Pejabat Perjawatan Negeri. Berikutan dari penyusunan semula Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri pada 1 November 1995, Pejabat Perjawatan Negeri telah ditukar nama dan seterusnya dikenali sebagai Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. Seorang pengarah telah dilantik untuk mengetuai bahagian tersebut dan bertanggungjawab kepada Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri (Sumber Manusia). Pada 25 Ogos 2001, bahagian tersebut telah ditukar namanya sekali lagi berikutan penyusunan semula struktur organisasi Jabatan Ketua Menteri dan sekarang ia dikenali sebagai Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM). UPSM terbahagi kepada lapan seksyen iaitu Seksyen Pembangunan Organisasi, Seksyen Perjawatan, Seksyen Kerjaya, Seksyen Korporat, Seksyen Keistimewaan, Seksyen Maklumat, Seksyen Latihan dan Seksyen Disiplin dan setiap seksyen tersebut diketuai oleh seorang Ketua Penolong Pengarah yang berperanan untuk melaksanakan fungsi-fungsi UPSM bagi mencapai misi, visi dan objektif yang telah ditetapkan.
2.1. MISI DAN VISI
Ketua Menteri (JKM) sebagai sebuah organisasi berprestasi tinggi yang menerajui transformasi Sarawak serta menjadikan Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) sebagai peneraju transformasi sumber manusia Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak.
Bagi mencapai visi Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak pula misi yang telah ditetapkan bagi Pentadbiran Awam Negeri Sarawak (PANS) ialah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui kerja berpasukan berprestasi tinggi. Jabatan Ketua Menteri (JKM) pula mempunyai misi memimpin dalam perancangan dan pelaksanaan dasar-dasar pentadbiran, pembangunan dan awam melalui sistem penyampaian bertaraf dunia yang memenuhi kehendak rakyat manakala bagi Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM) pula misinya ialah membangun dan mengurus bakat untuk kecemerlangan organisasi.
2.2. UPSM SECARA UMUM
Berikut merupakan Piagam Pelanggan UPSM:
i) Keputusan permohonan persaraan pilihan sendiri bagi pegawai Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak dalam tempoh seratus dua puluh (120) hari bekerja. ii) Mengisi Kekosongan jawatan di bawah bidang kuasa Setiausaha Kerajaan
Negeri Sarawak dalam tempoh sembilan puluh (90) hari bekerja selepas tarikh tutup iklan.
iii) Perakuan Pengesahan dalam Jawatan bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak untuk tujuan kelulusan diproses dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh permohonan diterima.
iv) Mengakui penerimaan dan menyalurkan tindakan ke atas aduan pelanggan dalam tempoh satu (1) hari bekerja.
v) Keputusan permohonan pinjaman kenderaan dan peralatan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.
Dasar Kualiti yang dipegang oleh UPSM pula adalah:
i) Setiap Jabatan/Agensi dalam Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak mempunyai struktur organisasi yang terancang dan sistematik serta bilangan perjawatan yang optimum sejajar dengan matlamat dan objektif semasa organisasi.
iii) Semua perakuan pengesahan dalam jawatan, pelanjutan tempoh percubaan dan pemberian taraf berpencen diuruskan dengan menepati jangkamasa yang ditetapkan.
iv) Pengurusan acara rasmi dijalankan dengan cekap dan sistematik.
v) Anggota Unit Pengurusan Sumber Manusia mendapat latihan dan bimbingan secara berterusan.
vi) Setiap permohonan Kemudahan dan Keistimewaan diberi keputusan dalam jangkamasa yang telah ditetapkan.
vii) Pelaksanaan peperiksaan dan amali diurus dengan sempurna, teratur dan usaha penambahbaikan dibuat secara berterusan.
viii) Pengurusan Disiplin dan Integriti dilaksanakan dengan tepat dan mematuhi undang-undang.
Nilai-Nilai Teras yang diterapkan ke dalam organisasi oleh UPSM:
i) Berintergriti
ii) Berhemah dan Prihatin iii) Profesionalisme
iv) Sikap Bersegera Dan Kepunyaan v) Semangat Berpasukan
2.3. SEKSYEN-SEKSYEN UPSM
Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, UPSM terdiri dari lapan seksyen yang mempunyai peranan masing-masing dalam pelaksanaan sistem pentadbiran awam Kerajaan Negeri Sarawak. Secara umumnya fungsi seksyen-seksyen tersebut adalah seperti berikut (Azri Ibrahim, 2013):
2.3.1. Seksyen Pembangunan Organisasi
i. Menggubal dasar dan garis panduan perjawatan.
ii. Menyusun semula dan memperkukuhkan perjawatan organisasi. iii. Mengurus data perjawatan.
iv. Mengkaji skim perkhidmatan.
v. Memberi khidmat nasihat perjawatan.
vi. Menjadi urus setia jawatankuasa pembangunan organisasi negeri.
vii. Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran JPA berkaitan perjawatan.
2.3.2. Seksyen Perjawatan
i. Menggubal dasar dan garis panduan pembangunan kerjaya.
ii. Mengurus dan memproses pengesahan dalam jawatan, kenaikan pangkat, pemangkuan dan penanggungan kerja.
v. Memberi khidmat nasihat berkaitan urusan pembangunan kerjaya.
vi. Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan pembangunan kerjaya.
2.3.3. Seksyen Kerjaya
i. Menggubal dasar dan garis panduan pembangunan kerjaya.
ii. Mengurus dan memproses pengesahan dalam jawatan, kenaikan pangkat, pemangkuan dan penanggungan kerja.
iii. Mengurus dan mentadbir sistem penilaian prestasi pegawai. iv. Mengurus pertukaran pegawai dan pelan penggantian.
v. Memberi khidmat nasihat berkaitan urusan pembangunan kerjaya.
vi. Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan pembangunan kerjaya.
2.3.4. Seksyen Khidmat Gunasama
i. Mengurus fail dan registri UPSM.
ii. Mengendali urusan pelanggan termasuk HRM Call Centre iii. Mengurus pentadbiran dan penyelenggaraan pejabat. iv. Menjadi urus setia pengurusan kualiti UPSM.
2.3.5. Seksyen Kemudahan
i. Menggubal dasar dan tatacara berkaitan dengan kemudahan & keistimewaan dalam perkhidmatan.
ii. Mengurus belanjawan dan aset UPSM.
iii. Mengurus tuntutan kemudahan dan keistimewaan pegawai PANS. iv. Menjadi urus setia pencalonan anugerah negeri.
v. Mengurus majlis penyampaian Pingat Setia.
vi. Memberi khidmat nasihat berkaitan dengan kemudahan dan keistimewaan.
vii. Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan kemudahan.
2.3.6. Seksyen Maklumat
i. Menggubal garis panduan dan tatacara penggunaan sistem aplikasi pengurusan sumber manusia.
ii. Merancang dan memudah cara pembangunan sistem aplikasi pengurusan sumber manusia.
iii. Mengurus dan membekal maklumat personel dalam PANS
iv. Mengurus dan mentadbir sistem-sistem aplikasi pengurusan sumber manusia yang sedia ada.
v. Memberi khidmat nasihat tatacara pengemaskinian maklumat. vi. Mengurus dan mentadbir laman sesawang UPSM.
2.3.7. Seksyen Latihan
i. Mengurus perkakasan dan perisian teknologi maklumat UPSM. ii. Mengurus Kursus Induksi untuk lantikan baru.
iii. Mengurus Peperiksaan PANS.
iv. Merancang latihan untuk meningkatkan kompetensi pegawai. v. Mengurus pemberian biasiswa dan hadiah latihan pegawai. vi. Menjadi urus setia:
a. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Sumber Manusia Negeri. b. Lembaga Peperiksaan PANS.
c. Program Latihan Pemerkasaan Keupayaan Siswazah. v. Memberi khidmat nasihat berkaitan latihan dan peperiksaan.
vi. Mengkaji dan mempertimbangkan pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling dan Surat Edaran JPA berkaitan latihan dan peperiksaan.
2.3.8. Seksyen Disiplin
i. Menggubal dasar dan garis panduan pengurusan tindakan tatatertib dan program integriti.
ii. Menjadi urus setia Jawatankuasa Keutuhan Tadbir Urus Jabatan dan Negeri. iii. Mengurus pemberian kuasa Majistret Kelas Dua bagi Pegawai Pentadbir Sarawak. iv. Memberi khidmat nasihat pengurusan tindakan tatatertib.
3.0. PERATURAN DAN UNDANG-UNDANG YANG TERPAKAI
Berdasarkan penjelasan umum berkenaan latar belakang, misi dan visi serta fungsi-fungsi umum UPSM dan fungsi-fungsi-fungsi-fungsi khusus setiap seksyen di bawahnya, adalah jelas bahawa UPSM menjalankan aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia dalam sektor awam di Sarawak. Dalam melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, UPSM adalah tertakluk kepada peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan. Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (PANS) menggunakan beberapa peraturan antaranya seperti senarai di bawah:
i. Perlembagaan Negeri Sarawak;
ii. Ordinan Perkhidmatan Awam Negeri (Syarat-Syarat Perkhidmatan)1994; iii. Perintah-perintah Am Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (Swk. L.N. 1/96)
dan Kaedah-kaedah Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, 1996 (Swk. L.N. 14/96);
iv. Akta Prosedur Kewangan 1957 dan Arahan Perbendaharaan;
v. Akta Pencen 1980 (Akta 227) dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003: Panduan Urusan Persaraan Dan Pencen;
vi. Surat-surat Pekeliling Perkhidmatan dan Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan Awam..
aktivi-aktiviti pengurusan sumber manusia seperti urusan pencen, pengrekrutan, latihan dan pembangunan, penilaian prestasi, kemudahan dan kebajikan serta disiplin.
Perintah-perintah Am Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak (Swk. L.N. 1/96) merupakan rujukan utama bagi setiap urusan pengurusan sumber manusia dalam PANS. Tidak terkecuali daripada peraturan tersebut ialah UPSM. Ia mengandungi sepuluh bab yang boleh dinyatakan seperti di bawah [ CITATION Sar96 \l 1033 ]:
i) Bab I : Kelayakan pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan perkhidmatan;
ii) Bab II : Elaun-elaun tugas rasmi; iii) Bab III: Cuti;
iv) Bab IV: Kelakuan dan tatatertib;
v) Bab V : Surat-menyurat dan kerja rutin pejabat;
vi) Bab VI: Kuarters kerajaan dan bangunan pejabat kerajaan; vii) Bab VII: Perubatan dan kesihatan;
viii) Bab VIII: Waktu bekerja lebih masa;
ix) Bab IX: Peperiksaan perkhidmatan awam dan kursus
x) Bab X : Pembatalan, perkecualian dan peruntukan-peruntukan Peralihan
Surat Pekeliling (Perj. Bil. 5/2012) daripada Setiausaha Kerajaan Sarawak (SUK) yang memaklumkan kepada semua jabatan di bawah kuasa kerajaan Sarawak bahawa Kerajaan Negeri Sarawak telah bersetuju menerimapakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2012:
RUJUKAN
Ibrahim, A. (2013, Jun 19). Seksyen UPSM. Retrieved from Laman Rasmi Unit Pengurusan Sumber Manusia: http://www.hrm.sarawak.gov.my/portal2/
Kerajaan Seri Paduka Baginda Malaysia. (2003). PANDUAN URUSAN PERSARAAN DAN PENCEN . Retrieved from PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 2003 :
http://docs.jpa.gov.my/docs/pekeliling/pp03/bil04/bil04.pdf
