FAIL MEJA JAWATAN DAN GRED

FAIL MEJA

JAWATAN DAN GRED :

Jabatan Pelajaran Negeri Melaka

NAMA AGENSI

:

ALAMAT

:

NO.TELEFON

:

NO.FAKS

:

EMEL

:

LOGO SEKOLAH

 ISI  

KANDUNGAN

BIL TAJUK       MUKA

SURAT

        Kulit

Isi Kandungan

1.0 Maklumat Pegawai

2.0 Latar Belakang Sekolah

3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama

4.0 Objektif Sekolah / Asrama

5.0 Carta Organisasi Sekolah

6.0 Carta Organisasi Asrama

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama 

8.0 Perincian Senarai Tugas 

9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai

10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak

10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid 10.2 Pengurusan Bilik­Bilik Khas

10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA) 10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori

10.5 Pengurusan Kewangan Asrama 10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama 10.7 Pengurusan Pembelian

10.8 Pengurusan Pembayaran 10.9 Pengurusan Pelupusan Aset 10.10 Pengurusan Yuran Asrama

10.11 Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

10.12 Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan  Keselamatan

10.13 Pegurusan Kesihatan

10.14 Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /  Peralatan

11.0 Norma Kerja

12.0 Senarai Undang­undang / Peraturan

13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan

15.0 Senarai Tugas Harian

KANDUGAN FAIL MEJA

Objektif Jabatan/Pejabat Senarai Tugas

Harian Bahagian/UnitObjektif

Carta Aliran Kerja Senarai

Semak/Checklist Proses Kerja

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan

Peraturan-Peraturan Pentadbiran Senarai

Undang-Undang/Peraturan Senarai Jawatankuasa

Yang Dianggotai Senarai Borang-Borang

Yang Digunakan Norma Kerja

1.0

MAKLUMAT PEGAWAI

 

PENYELIA ASRAMA

NAMA

JAWATAN HAKIKI

GRED JAWATAN

BAHAGIAN / UNIT

TARIKH LANTIKAN  KE JAWATAN 

3.O VISI DAN MISI SEKOLAH 

(ASRAMA)

VISI SEKOLAH

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama

PENGETUA / GURU BESAR

PK HEM

KETUA WARDEN

KETUA PENYELIA

EXCO PEMBANGUNAN

SAHSIAH

EXCO PEMBANGUNAN KOKURIKULUM

WARDEN

EXCO PEMBANGUNAN

TEKNOLOGI EXCO

PEMBANGUNAN AKADEMIK

PENYELIA PEMBANTU

PENGURUSAN MURID

EXCO PEMBANGUNAN

PATRIOTISME

8.0

  PERINCIAN SENARAI TUGAS  

       PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan murid 

ke asrama.

Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).

Menerima senarai penempatan murid baru daripada Pengetua/PK 

HEM.

Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan 

memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan untuk 

proses pemilihan dan simpanan rekod.

Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.

Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan 

ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).

Menentukan bilangan dorm  dan peralatan yang diperlukan mengikut 

jumlah murid yang ditetapkan.

Menguruskan penempatan murid di dorm­dorm yang telah 

ditetapkan.

Memberi senarai inventori (KEW­PA 7) kepada ketua dorm untuk 

2. PENGURUSAN BILIK­BILIK KHAS

Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

Menyediakan senarai inventori (KEW­PA 7), Carta Organisasi Exco 

Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran. 

Memastikan tahap kebersihan bilik­bilik yang ditentukan.

 

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

Mengemaskini fail­fail maklumat murid untuk rujukan.

Memasukkan data murid.

Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama 

dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh 

Pengetua/Guru Besar.

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil 

Akuan Penerimaan (SAP).

Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh 

Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.

asrama dalam dua salinan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

Menganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan sekolah/asrama.

Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama 

dari Pengetua/Guru Besar.

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT, Bantuan 

Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program 

asrama. 

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.

Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan 

Pengetua/Guru Besar.

Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, 

Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku 

Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru Besar.

Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

Memastikan tahap stok.

Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara 

sebutharga).

Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk perbandingan 

harga dan kualiti barang.

Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.

Menerima dan menyemak barang yang diterima serta 

menandatangani pada invois.

Menyerahkan barang­barang yang dibeli kepada Pegawai Aset untuk 

direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan Asal 

disertakan bersama bil.

Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

Menyediakan baucer dan cek bayaran.

Merekod dalam Buku Tunai. 

Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit 

pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

Memastikan semua barang­barang untuk pelupusan mempunyai kad 

daftar inventori dan harta modal.

Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.

Mengisi Borang Kew.PA­17 dan mendapat pengesahan dua orang 

wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am 

JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan  kelulusan 

pelupusan.

Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang disyorkan 

pada borang Kew.PA­17.

Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA­19) dan mendapatkan 

pengesahan pengetua.

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa  kewangan asrama.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.

10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar  dalam Buku Daftar Resit.

10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir  Kewangan dan  mendapatkan resit pejabat.

10.7 Memberi laporan kepada Pengetua. 

10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang  tidak   menjelaskan yuran.

10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak  bermula.

11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan  kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).

11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan  kontraktor.

11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor  bahan kering.

11.6 Memeriksa bahan­bahan kering dibekalkan mengikut senarai  lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum  sajian.

11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti  dan kualiti setiap hari.

11.10 Menilai mutu masakan.

11.11 Menyediakan Laporan  Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari  waktu sajian.

11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).

11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan  sekali.

11.15 Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor  kepada Sekolah.

11.16 Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran  Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan  dapur dan juga menjelaskan bil­bil yang tertunggak (Format  20) apabila kontrak tamat.

12. PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALAN  KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.

12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan  kontraktor.

12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak  bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

12.6 Memastikan kerja­kerja dijalankan mengikut jadual yang  ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja­pekerja mematuhi peraturan dan  undang­undang Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

12.1 Menerima laporan.

12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal. 12.3 Menyediakan borang rawatan.

12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.

12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid  dimasukkan ke wad.

12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa  ketiadaan warden.

12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya  mendapat cuti sakit.

14.  PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN  PERALATAN

14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama. 14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis 

kerosakkan.

14.4 Menyenaraikan jenis­jenis kerosakkan.

14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika  kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /  Bahagian SBP dan Teknik.

14.6 Memastikan kerja­kerja penyelenggaraan dilaksanakan. 14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja 

9.0

SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA 

SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Atasan

Yang Ada Hubungan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi Tugas PegawaiLain Yang Ada Hubungan

Pengetua PK HEM

PK HEM

Ketua Warden

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

1.1  Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan        kriteria kemasukan murid ke asrama

1.2  Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama             (Lampiran 1)

1.3 Menerima senarai penempatan murid baru           daripada Pengetua/PK HEM. 

1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada          murid baru dan memberi borang tawaran           semula kepada murid lama.

1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang        telah lengkap untuk proses pemilihan dan         simpanan rekod.

1.6 Menganggotai jawatankuasa  pemilihan murid        masuk asrama 

1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima dan       ditolak. 

Menentukan bilik­

bilik dorm Pembantu Am Rendah

Warden

1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang        diperlukan mengikut jumlah murid yang 

      ditetapkan.  

1.9. Mengurus penempatan murid di dorm­dorm         yang telah ditetapkan.  

1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada         ketua dorm untuk ditandatangani. 

2. PENGURUSAN BILIK­BILIK KHAS

2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan 2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi 2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,          carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan          plan kebakaran 

2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik­bilik yang       ditentukan.

Menentukan bilik­

bilik Pekerja swasta pembersihan

PENGETUA GPK HEM GPK KOKO

GPK PENTADBIRAN

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA       (SMA)

3.1 Merujuk fail­fail maklumat murid.  3.2 Memasukkan data murid

3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.  3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yang 

      ditetapkan bersama dengan Lampiran          Pengesahan yang telah disahkan oleh          Pengetua/Gurubesar. 

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan        (JKPAK)

4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset           bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)

4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang        telah ditetapkan oleh  Pegawai Aset  semasa             menempatkan peralatan asrama.

4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut        lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua        salinan.

Pengetua

PK HEM 5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan 

kewangan sekolah/asrama.

5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa 

mengurus kewangan asrama dari  Pengetua/Guru Besar.

5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja 

mengurus (LPBT, Bantuan Makanan 

Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)  cadangan aktiviti/program asrama. 

1. Menyemak  Buku Tunai

2. Menentukan  perancangan  / aktiviiti  yang  diperlukan

5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat  AJK kewangan.

5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota 

Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru  Besar.

5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan  asrama.

5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

1.Pengetua 2.GPK HEM

3.GPK Pentadbiran

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek,

Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari dan   Daftar Bil.

6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam 

Buku Tunai.

6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit 

Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil  berdasarkan urusniaga yang dibuat.

6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

1.Menentukan  perbelanjaan  mengikut  peruntukan

2.Menyimpan  Buku Tunai  ditempat yang  berkunci

6.6 Mendapatkan  pengesahan dan tandatangan 

6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.

6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari 

berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

7.1. Memastikan tahap stok.

7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian  terus atau secara sebutharga).

7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa  syarikat untuk perbandingan harga dan  kualiti barang.

7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan  kelulusan Pengetua.

7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan  kepada pembekal.

7.6. Menerima dan menyemak barang yang  diterima serta menandatangani pada invois.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikan   Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil.

8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.

8.4. Merekod dalam Buku Tunai. 

8.5. Menghantar untuk semakan oleh  Pengetua/Guru Besar.

8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan  Pengetua/Guru Besar.

8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan  mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

9.1  Memastikan semua barang­barang untuk           pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan         harta modal.

9.3  Mengisi Borang Kew.PA­17 dan mendapat 

       pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa        aset sekolah.

9.4  Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15          ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian         Teknik bagi mendapatkan  kelulusan 

       pelupusan.

9.5  Melupuskan barang mengikut laporan dan         cadangan yang disyorkan pada borang              Kew.PA­17.

9.6  Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA­19) dan         mendapatkan pengesahan pengetua.

9.7  Menghantar hasil jualan kepada         Perbendaharaan Negara.

9.8  Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

9.9  Mengemaskini stok dan membuat catatan         seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.2  Memohon untuk kelulusan dari Unit 

         Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun              hadapan.

10.3  Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip           yuran.

10.4  Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan  dan mendaftar dalam Buku Daftar Resit.

10.5  Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan           resit murid.

10.6  Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu          Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit           pejabat.

10.7  Memberi laporan kepada Pengetua. 

10.8  Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa          murid yang tidak menjelaskan yuran.

10.9  Menyimpan Buku Resit Murid dan            mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN  MAKANAN BERMASAK

         JPNM.

11.2  Memastikan semua dokumen berkaitan              sebelum kontrak bermula.

11.3  Menyediakan senarai peralatan dapur untuk           diserahkan kepada kontraktor yang baru           dilantik.(lampiran 5).

11.4  Menganggotai mesyuarat pihak sekolah           bersama dengan kontraktor.

11.5  Mempamerkan senarai bahan kering              (Lampiran G) pada stor bahan kering.

11.6  Memeriksa bahan­bahan kering dibekalkan           mengikut senarai lampiran G dan mencukupi           untuk tiga hari bekalan.

11.7  Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48           jam sebelum sajian.

11.8   Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah        dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

11.9   Proses penyediaan makanan bermula.

11.11 Menyediakan Laporan  Harian (Format 1) dan        Laporan Kendiri Dewan Makan.

11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas        dua jam dari waktu sajian.

11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM         (Format 2).

11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM       tiga bulan sekali.

12. PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN  KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada           Syarikat.

         bersama dengan kontraktor.

12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum          kontrak bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada          JPNM.

12.6 Memastikan kerja­kerja dijalankan mengikut          jadual yang ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja­pekerja mematuhi          peraturan dan undang­undang Syarikat.

12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

13.1 Menerima laporan.

13.3 Menyediakan borang rawatan.

13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa          ketiadaan warden.

13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir          sekiranya murid dimasukkan ke wad.

13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama          semasa ketiadaan warden.

13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik          sakit sekiranya mendapat cuti  Sakit.

14 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN  BANGUNAN/PERALATAN

Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

ketua dorm asrama.

14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagi  mengetahui jenis kerosakkan.

14.3 Menyenaraikan jenis­jenis kerosakkan.

14.4 Melaporkan kerosakkan kepada 

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar  laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /  Bahagian SBP dan Teknik.

14.5 Memastikan kerja­kerja penyelenggaraan   dilaksanakan.

10.0 Proses Kerja Utama

10.1 Aktiviti  Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Proses Kerja Pegawai Yang

Bertanggungjawab SeksyenUndang­ Undang / Peraturan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi  menentukan kriteria kemasukan  murid ke asrama.

2. Menyediakan borang

kemasukan ke asrama (Lampiran  1).

3. Menerima senarai penempatan  murid baru daripada Pengetua /  PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan  Asrama kepada murid baru dan  memberi borang tawaran semula  kepada murid lama.

5. Menerima borang kemasukan  asrama yang telah dilengkapkan  untuk proses pemilihan dan  simpanan rekod.

6. Menganggotai jawatankuasa  pemilihan murid masuk asrama

7. Memproses Borang Permohonan

8. Menentukan bilangan dorm dan  peralatan mengikut jumlah murid 

Ketua Warden

Penyelia Asrama

Warden 

Ketua Warden

Ketua Warden

Penyelia asrama

Penyelia Asrama

yang ditetapkan. 9.

10.Menguruskan penempatan murid  di dorm­dorm yang telah 

ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori       (KEW­PA 7) kepada ketua dorm  untuk ditandatangani.

Warden 

Warden KEW­PA 7

10.0 Carta Aliran Kerja

10.1 Aktiviti  Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

MULA

Menyediakan borang tawaran       kemasukan murid

Mengadakan mesyuarat pengurusan  asrama kemasukan murid

Mengagihkan borang permohonan

Lengkap ? Mengisi semua borang

Memberi surat tawaran kepada murid  yang berjaya

Ya tidak

Pelajar menerima peralatan dan  menandatangani borang inventori Mengedarkan senarai inventori kepada  murid asrama

10.0 Senarai Semak

10.1 Aktiviti  Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi  menentukan kriteria kemasukan murid ke asrama.

2. Menyediakan borang kemasukan ke asrama  (Lampiran 1).

3. Menerima senarai penempatan  murid baru daripada Pengetua / PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan  memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

5. Menganggotai jawatankuasa  pemilihan murid masuk asrama

6. Menganggotai jawatankuasa  pemilihan murid masuk asrama

7. Memproses Borang Permohonan

8. Menentukan bilangan dorm dan  peralatan mengikut jumlah  murid yang ditetapkan.

TAMA T

9. Menguruskan penempatan  murid di dorm­dorm yang telah ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori  (KEW­PA 7) kepada ketua dorm  untuk ditandatangani.

10.0 Proses Kerja Utama

10.2 Aktiviti  Pengurusan Bilik­Bilik Khas

Proses Kerja Pegawai Yang

Bertanggungjawab Undang/PeraturanSeksyen Undang­

1. Menentukan 

peruntukan bilik yang diperlukan.

2. Memastikan perabot  dan peralatan 

mencukupi.

3. Menyediakan senarai  inventori (KEW­PA 7),  Carta Organisasi Exco Bilik dan senarai  tugas serta pelan  kebakaran.

4. Memastikan tahap  kebersihan bilik­bilik  yang ditentukan.

Penyelia Asrama

Ketua Waden/Warden

         Warden

10.0 Carta Aliran Kerja

10.2 Aktiviti  Pengurusan Bilik­Bilik Khas

Membersihkan, menyusun dan menceriakan semula

MULA

Mengenalpasti bilik yang diperlukan

Melengkapkan perabot dan alat kelengkapan

Mengumpul dan menyimpan rekod pelajar

Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan peralatan serta perabot bilik khas

Menyelia bilik dari masa ke semasa Puas Hati?

10.0 Senarai Semak

10.2 Aktiviti  Pengurusan Bilik­Bilik Khas

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Memberi senarai inventori  (KEW­PA 7) kepada ketua dorm  untuk ditandatangani.

2. Memastikan perabot dan  peralatan mencukupi.

3. Memastikan tahap kebersihan  bilik­bilik yang ditentukan

10.0 Proses Kerja Utama

10.3 Aktiviti  Pengurusan Sistem Maklumat Asrama 

(SMA)

Proses kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / Peraturan

1. Merujuk fail­fail  maklumat  murid 

2. Memasukkan data murid   

3. Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

4. Menghantar data kepada JU  pada tarikh yang ditetapkan  bersama dengan Lampiran  Pengesahan yang telah  disahkan oleh Pengetua /  Guru Besar

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.3 Aktiviti  Pengurusan  Sistem Maklumat Asrama 

(SMA)

MULA

TAMAT

Menyediakan maklumat individu murid dan  mengasingkan mengikut tingkatan

Memasukkan data Mendapatkan 

maklumat dari  sumber lain

Mengemaskini data

10.0 Senarai Semak

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan maklumat individu

2. Memasukkan data pelajar 

3. Mengemaskini data pelajar 

4. Menghantar data kepada JU 

10.0 Proses Kerja Utama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.4 Aktiviti  Pengurusan Aset Dan Inventori

Proses Kerja _{Meluluskan/Dirujuk}Pegawai Yang  _{Undang / Peraturan}Seksyen Undang­

1. Menjadi AJK 

Pengurusan Aset Alih  Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan  daripada Pegawai Aset  bersama dengan Sijil  Akuan Penerimaan  (SAP).

3. Melabel bekalan  mengikut nombor siri  yang telah ditetapkan  oleh Pegawai Aset  semasa menempatkan  peralatan di asrama  yang telah ditetapkan.

4. Menyediakan Borang  KEW.PA 7 mengikut  lokasi yang ditetapkan  di asrama dalam dua  salinan.

Pengetua

Penyelia Asrama

Pegawai Aset

10.0 Senarai Semak

10.4 Aktiviti  Pengurusan Aset Dan Inventori

Memastikan Penyelia Asrama  terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai aset masih  dalam tempoh sah laku

Menerima bekalan daripada  Pegawai Aset

Memastikan Penyelia Asrama terlibat  didalam AJK PAK

TAMAT

MULA

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset  Alih Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan daripada  Pegawai Aset bersama dengan  Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

3. Melabel bekalan mengikut  nombor siri yang telah 

ditetapkan oleh Pegawai Aset  semasa menempatkan peralatan di asrama.

4. Menyediakan Borang KEW.PA 7  mengikut lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua salinan.

10.0 Proses Kerja Utama

10.5 Aktiviti  Pengurusan Kewangan Asrama

1. Menganggotai jawatankuasa  pengurusan kewangan  sekolah / asrama.

2. Mendapatkan Surat 

Penurunan Kuasa mengurus kewangan asrama dari  Pengetua / Guru Besar.

3. Menyediakan cadangan  anggaran belanja mengurus  (LPBT, Bantuan Makanan  Asrama (BMA), Yuran  Makan, WLMA, dan  Pelbagai.

4. Menyediakan kertas kerja  (Lampiran 4) cadangan  aktiviti / program asrama.

5. Mendapat kelulusan  didalam mesyuarat AJK  kewangan.

6. Menghantar permohonan  pembelian (Nota Minta)  untuk kelulusan Pengetua /  Guru Besar.

7. Mengurus pembelian dan  bekalan keperluan asrama.

8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

Pengetua 

Pengetua 

Penyelia asrama /  Warden

Warden

Pengetua

Pengetua

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.0 Senarai Semak

10.5 Aktiviti  Pengurusan Kewangan Asrama

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

Menganggotai jawatankuasa pengurusan sekolah

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus LPBT,BMA,Yuran Makan,WLMA dan Pelbagai. Mendapatkan surat penurunan kuasa

Menyediakan kertas kerja cadangan aktiviti / program.

TAMAT MULA

Mendapat kelulusan ?

Menyimpan rekod

Mengurus pembelian dan bekalan

Tidak

Menghantar permohonan pembelian (nota minta) untuk kelulusan kepada Pengetua.

1. Menganggotai jawatankuasa  pengurusan kewangan  sekolah/asrama

2. Mendapatkan Surat Kuasa mengurus kewangan asrama  dari Pengetua/Guru Besar

3. Menyediakan cadangan  anggaran belanja LPBT,  Bantuan Makanan,Yuran  Makan,WALMA dan Pelbagai 

4. Menyediakan kertas kerja  (Lampiran 4) cadangan  aktiviti/program asrama

5. Mendapatkan kelulusan di  dalam mesyuarat AJK  Kewangan

6. Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk  kelulusan Pengetua/Guru Besar

7. Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama

8. Menyimpan rekod kewangan dengan baik

10.0 Proses Kerja Utama

10.6 Aktiviti  Pengurusan Buku Tunai

Proses Kerja Pegawai Yang

1. Mendapatkan Buku Tunai  Asrama, Buku Cek, Buku  Resit pejabat, Buku  Subsidiari dan Daftar Bil.

2. Merekodkan baki tahunan  terdahulu dalam Buku  Tunai.

3. Merekod terimaan dan       bayaran mengikut lajur       yang ditetapkan.       

4. Merekod Buku Tunai  Asrama, Buku Cek, Buku  Resit Pejabat, Buku  Subsidiari  dan Daftar Bil  berdasarkan urusniaga  yang dibuat.

5. Membuat imbangan di  akhir setiap bulan.

6. Membuat Penyesuaian  Bank Dan Patskom.

7. Menghantar untuk 

semakan dan tandatangan  Juruaudit Dalaman.

8. Mendapatkan perakuan  pengesahan daripada  Pengetua / Guru Besar.  

9. Menyimpan Buku Tunai  didalam almari berkunci.  (akta undang­undang)       

Pengetua/ Guru  Besar

Pembantu tadbir /  Penyelia Asrama

Pembantu tadbir  / Penyelia Asrama

Pembantu tadbir  / Penyelia Asrama

Pembantu tadbir  / Penyelia Asrama

Pembantu tadbir  / Penyelia Asrama

Pembantu tadbir  / Penyelia Asrama

Pengetua / Guru  Besar

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.6 Aktiviti  Pengurusan Buku Tunai

Dapatkan Buku Tunai, Daftar Bil & Buku Subsidiari

Catatkan baki tahunan ruangan penerimaan

Membuat imbangan pada akhir bulan

TAMAT

Mendapatkan pengesahan Pengetua / Guru Besar

Menyimpan Buku Tunai Membuat

pembetulan

Merekodkan Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,Buku Subsidiari dan Daftar Bil

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom

Bil  Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Dapatkan Buku Tunai Asrama 

2. Tulis/catatan baki awal tahun  pada setiap peruntukan

3. Ada terimaan? Catat terimaan  kedalam Buku Tunai

4. Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam buku tunai

5. Tutup urusniaga setiap bulan        

6. Terima Penyata Bank

7. Sediakan Penyata Penyesuaian  Bank Dan Patskom

8. Tandatangan di Buku Tunai  oleh Penyelia / Pembantu Tadbir

9. Serah kepada Juru Audit 

Dalaman Untuk disemak semula

10. Serah pada Pengetua/Guru  Besar untuk pengesahan dan  tandatangan.

10.0 Senarai Semak

10.0 Proses Kerja Utama

10.7 Aktiviti  Pengurusan Pembelian

Proses Kerja Pegawai yang meluluskan /

Dirujuk

Peruntukan Undang­ undang Peraturan

1. Memastikan tahap stok.

2. Menentukan kaedah 

pembelian.(pembelian terus atau secara sebutharga).

3. Mendapatkan sebutharga  dari beberapa syarikat  untuk perbandingan harga  dan kualiti barang.

4. Menyediakan Nota Minta  dan mendapatkan 

kelulusan Pengetua.

5. Menyediakan Borang  Pesanan dan serahkan  kepada pembekal.

6. Menerima dan menyemak  barang yang diterima dan  pastikan ditandatangani  pada Invois.

7. Menyerahkan barang­ barang yang dibeli kepada  Pegawai Aset untuk direkod di Buku Stok / Harta  Modal / Inventori.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua / GPK 1

Pengetua

Tatacara Pengurusan  Kewangan.

Surat pekeliling kewangan bil. 6 tahun 2006

KP.1573/17/F/C/  JLD.13(32)

10.0 Carta Aliran Kerja

10.7 Aktiviti  Pengurusan Pembelian

Semak Tahap Stok

Menentukan kaedah pembelian

Mendapatkan sebutharga dari  beberapa syarikat

Menyediakan Nota Minta dan               dapatkan kelulusan Pengetua/Guru  Besar.

Tidak lengkap

lengkap  Membuat 

pembetulan

Menerima, menyemak dan  menandatangani invois

Menyerahkan barang­barang kepada  Pegawai Aset

10.0 Senarai Semak

10.7 Aktiviti  Pengurusan Pembelian

Bil Tindakan Tandakan

 ( / ) Catatan

1 Memastikan tahap stok

2 Menentukan kaedah pembelian 

(pembelian terus @ secara sebut harga)

3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa  syarikat untuk perbandingan harga dan  kualiti barang

4 Menyediakan Nota Minta dan 

mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru  Besar

6 Menyediakan Borang Pesanan dan  serahkan kepada pembekal

7 Menerima dan menyemak barang yang  diterima serta menandatangan pada  invois.

10.0 Proses Kerja Utama

10.8 Aktiviti  Pengurusan Pembayaran

Proses Kerja Pegawai yang meluluskan /

dirujuk

Peruntukan Undang­Undang

Peraturan

1. Menerima bil dari pembekal dan  memastikan Borang Pesanan Asal  disertakan bersama bil.

2. Menyemak jumlah pada bil supaya  bersamaan dengan jumlah pada  Borang Pesanan dan memastikan  barang dalam keadaan baik.

3. Merekod bil ke dalam buku Daftar  bil.

4. Menyediakan baucer dan cek  bayaran.

5. Merekod dalam Buku Tunai.

6. Menghantar untuk semakan oleh  Pengetua / Guru Besar.

7. Mendapatkan pengesahan dan  tandatangan Pengetua / Guru Besar.

8. Menyerahkan cek kepada pembekal  dan mendapatkan resit pembayaran.

10.0 Carta Aliran Kerja

10.8 Aktiviti  Pengurusan Pembayaran

Menerima bil dari pembekal

Merekod bil kedalam Buku Daftar Bil

Sediakan Baucer dan Cek Bayaran

Merekod ke dalam Buku Tunai

Semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Lulus

Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar

Tidak lulus Membuat

pembetulan

MULA

10.0 Senarai Semak

10.8 Aktiviti  Pengurusan Pembayaran

Bil Tindakan Tandakan 

( / ) Catatan

 1 Menerima bil dari pembekal dan  memastikan Borang Pesanan Asal disertakan bersama bil

2 Menyemak jumlah pada bil 

supaya bersamaan dengan jumlah pada Borang Pesanan dan 

memastikan barang yang diterima dalam keadaan baik

3 Merekod bil kedalam Buku Daftar  Bil

4 Menyediakan Baucer dan Cek  Bayaran

5 Merekod dalam Buku Tunai

6 Menghantar untuk semakan oleh  Pengetua/Guru Besar

7 Mendapatkan pengesahan  tandatangan Pengetua/Guru  Besar

8 Menyerahkan cek kepada 

10.0 Proses Kerja Utama

10.9 Aktiviti  Pengurusan Pelupusan Aset

Proses kerja Pegawai Yang Meluluskan /  Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / 

Peraturan

1. Memastikan semua barang­barang  untuk pelupusan mempunyai kad  daftar inventori dan harta modal.

2. Mendapatkan borang Kew.PA­15  daripada Pegawai Aset.

3. Mengisi Borang Kew.Pa­17 dan  mendapat pengesahan dua orang  wakil lembaga pemeriksa aset  sekolah.

4. Menghantar Borang Kew.PA­17  dan Kew.PA­15 ke Unit Am JPNM/  Bahagian SBP / Bahagian Teknik  bagi mendapatkan kelulusan  pelupusan.

5. Melupuskan barang mengikut  laporan dan cadangan yang 

disyorkan pada borang Kew.PA­17.

6. Mengisi Sijil Pelupusan barang  (Kew.PA­19) dan mendapatkan  pengesahan Pengetua / Guru  Besar.

7. Menghantar hasil jualan kepada  Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit dari  Perbendaharaan.

9. Mengemaskini stok dan membuat  catatan seperti yang disyorkan.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua

Penyelia Asrama  

Penyelia Asrama

Pengetua

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Kew.PA­15

Pekeliling Tatacara  Pengurusan Aset  (5207)

Kew.PA­17

10.0 Carta Aliran Kerja

10.9 Aktiviti  Pengurusan Pelupusan Aset

Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal

Mengisi borang Kew.PA 15

Mengisi borang Kew-PA 17 yang disahkan oleh dua orang wakil pemeriksa asset.

Menghantar Kew-PA 15 dan 17

Melupuskan barang mengikut cadangan Kew-PA 17

Mengisi Kew-PA 19 dan mendapat pengesahan Pengetua/ Guru Besar

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan

Mengemaskini stok dan membuat catatan.

MULA

10.0 Senarai Semak

10.9 Aktiviti  Pengurusan Pelupusan Aset

Bil Tindakan Tandakan 

( / ) Catatan

 1 Memastikan semua barang­barang  untuk pelupusan mempunyai kad  daftar inventori dan harta modal

2 Mendapatkan borang Kew­PA 15  daripada pegawai aset

3 Mengisi borang Kew­PA 17 dan 

mendapat pengesahan dua orang wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

4 Menghantar borang Kew­PA 17 dan  Kew­PA 15 ke Unit Am JPNM/ 

Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi  mendapatkan kelulusan pelupusan.

5 Melupuskan barang mengikut laporan  dan cadangan yang disyorkan pada  borang Kew­PA 17.

6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew­PA 19) dan mendapatkan pengesahan  Pengetua.

7. Menghantar hasil jualan kepada  Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit daripada  Perbendaharaan Negara.

10.0 Proses Kerja Utama

10.10 Aktiviti  Pengurusan Yuran Asrama

Proses kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / Peraturan

1. Menentukan jenis kutipan dalam  mesyuarat jawatankuasa kewangan  asrama.

 

2. Memohon untuk kelulusan dari  Unit Pendaftaran Sekolah JPNM  untuk tahun hadapan.

3. Menerima surat kelulusan /  kuasa mengutip yuran.

4.Mendapatkan Buku Resit 

mengikut keperluan dan mendaftar  dalam Buku Daftar Resit.

5. Menerima kutipan yuran dan  mengeluarkan resit murid.

6. Menyerahkan kutipan yuran  kepada Pembantu Tadbir Kewangan  dan mendapatkan resit pejabat.

7. Memberi laporan kepada  Pengetua.

8. Menghantar surat peringatan  kepada ibu bapa pelajar yang tidak  menjelaskan yuran.

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

Pembantu  Tadbir

Unit Pendaftar  sekolah

Pengetua 

Pembantu  tadbir

Penyelia  Asrama

Pembantu  Tadbir

Penyelia  Asrama

Penyelia  Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

10.10 Aktiviti  Pengurusan Yuran Asrama

TAMAT MULA

Menentukan jenis kutipan.

Semakan tunggakan yuran murid Menerima surat kuasa mengutip yuran

Menghantar  surat  peringatan kepada ibu  bapa

Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit murid

Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar

Mendapatkan   Buku   Resit   dan   Mendaftar   ikut keperluan

Tidak 

Ya 

10.0 Senarai Semak

10.10 Aktiviti  Pengurusan Yuran Asrama

Bil Tindakan Tandakan 

( / ) Catatan

 1 Menentukan jenis kutipan yuran dalam mesyuarat jawatan kuasa kewangan asrama

 2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendataran Sekolah JPNM untuk tahun hadapan.

 3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutip yuran.

 4 Mendapatkan Buku Resit dan mendaftar mengikut keperluan.

 5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

 6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir Kewangan dan mendapatkan Resit Pejabat..

7. Memberi laporan kepada Pengetua

8. Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang tidak menjelaskan yuran.

10.0 Proses Kerja Utama

10.11 Aktiviti  Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

Proses kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / Peraturan

1. Mendapatkan Surat Setuju Terima  daripada JPNM.

2. Memastikan semua dokumen       berkaitan sebelum kontrak bermula.

3. Menyediakan senarai peralatan dapur  untuk diserahkan kepada kontraktor  yang baru dilantik.(Lampiran 5).

4. Menganggotai mesyuarat pihak sekolah  bersama dengan kontraktor.

5. Mempamerkan senarai bahan kering  (Lampiran G) pada stor bahan kering.

6. Memeriksa bahan­bahan kering 

dibekalkan mengikut senarai Lampiran  G dan mencukupi untuk tiga hari  bekalan.

7. Menyediakan Borang Pesanan      (Format 8).

8. Memeriksa spesifikasi bahan mentah  basah dari segi kuantiti dan kualiti  setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan bermula.

10.Menilai mutu masakan.

11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

12.Memastikan pembersihan dilakukan 

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tukang Masak

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Tukang Masak

selepas dua jam dari waktu sajian.

13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM  (Format 2).

14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM / JPNM tiga bulan sekali. 

15.Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor kepada Sekolah.

16.Menyediakan Surat Pengesahan  Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat  setelah kontraktor membaiki kerosakan  peralatan dapur dan juga menjelaskan  bil­bil yang tertunggak (Format 20)  apabila kontrak tamat.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Memastikan semua dokumen berkaitan

Menyediakan senarai peralatan dapur untuk  diserah kepada kontraktor

Sediakan borang pesanan format 8

Memeriksa spesifikasi bahan mentah Mendapatkan surat setuju terima

Tidak

Ya

Menganggotai mesyuarat dengan  kontraktor

Periksa bahan kering

Bahan mentah ditolak / minta ganti

Penyediaan makanan

Menilai mutu masakan Pamerkan senarai barang

10.0 Carta Aliran Kerja

10.11 Aktiviti  Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA

Menghantar laporan bulanan ke JPNM

Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2 jam  dari waktu sajian

Menyediakan laporan harian dan laporan  kendiri

Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM

Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan  Deposit Cagaran Syarikat

Menyemak peralatan yang dikembalikan

10.0 Senarai Semak

10.11 Aktiviti  Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

MULA

10.0 Proses Kerja Utama

10.12 Aktiviti 

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan 

Keselamatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan Surat Setuju  Terima daripada JPNM

2. Memastikan semua dokumen  berkaitan sebelum kontrak  bermula.

Perjanjian Kontrak/Buku Pesanan/Buku Laporan  Harian/ Buku Laporan  Bulanan/Buku Laporan  Prestasi Kontraktor dan  Buku Daftar Denda 3. Menyediakan senarai peralatan 

dapur untuk diserahkan kepada kontraktor yang baru dilantik  (lampiran 5).

4. Menganggotai mesyuarat pihak  sekolah bersama dengan 

kontraktor.

5. Mempamerkan senarai bahan  kering (lampiran G) pada stor  bahan kering.

6. Memeriksa bahan-bahan kering yang dibekalkan mengikut senarai lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

7. Menyediakan borang pesanan  (Format 8) 48jam sebelum  sajian.

8. Memeriksa spesifikasi bahan  mentah basah dari segi kuantiti  dan kualiti setiap hari.

bermula.

10 Menilai mutu masakan

11. Menyediakan laporan harian  (Format 1) dan laporan kendiri  dewan makan.

12. Memastikan pembersihan  dilakukan selepas dua jam dari  waktu sajian.

13. Menghantar laporan bulanan  (Format 2) ke JPNM.

14.  Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM tiga bulan sekali.

15. Menyemak peralatan yang  dikembalikan oleh kontraktor  kepada sekolah.

10.0 Proses Kerja Utama

10.12 Aktiviti 

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan 

Keselamatan

Proses kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / Peraturan

1. Mendapatkan Surat Setuju Terima.

2. Menganggotai mesyuarat pihak     sekolah bersama dengan kontraktor.

3. Mendapatkan senarai dan skop kerja  sebelum kontrak bermula.

4. Menyediakan senarai maklumat  pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian kontrak    daripada JPNM.

6. Memastikan kerja­kerja 

dijalankanmengikut jadual yang  ditetapkan. 

7. Memastikan pekerja­pekerja  mematuhi peraturan dan undang­ undang syarikat.

8. Menyediakan laporan prestasi  syarikat.      

Penyelia Asrama/ Warden

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Mendapatkan surat setuju terima

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan juga kontraktor

Menyediakan senarai maklumat pekerja Mendapatkan senarai dan skop kerja

Mendapatkan perjanjian kontrak

Memastikan pekerja mematuhi peraturan dan undang-undang syarikat

Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual

Menyediakan laporan prestasi syarikat

10.0 Carta Aliran Kerja

10.12 Aktiviti 

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan 

Keselamatan

MULA

10.0 Senarai Semak

10.12 Aktiviti 

Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan 

Keselamatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan surat setuju  terima daripada syarikat.

2. Menganggotai mesyuarat pihak  sekolah bersama dengan 

kontraktor

3. Mendapatkan senarai dan skop  kerja sebelum kontrak bermula .

4. Menyediakan senarai maklumat  pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

6. Memastikan kerja­kerja 

dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

7. Memastikan pekerja­pekerja  mematuhi dan undang­undang  syarikat

10.0 Proses Kerja Utama

10.13 Aktiviti  Pengurusan Kesihatan

Proses kerja _{Meluluskan / Dirujuk}Pegawai Yang Undang / PeraturanSeksyen Undang­

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan  dan rawatan awal.

3. Menyediakan borang  rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik  semasa ketiadaan warden.

5. Memaklumkan kepada  penjaga / pentadbir 

sekiranya dimasukkan ke   wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa  ketiadaan warden.

7. Menguruskan kemasukkan  ke bilik sakit sekiranya  mendapat cuti sakit.

Ketua Pengawas  Asrama

Warden/Penyelia  Asrama

Warden/Penyelia  Asrama

Penyelia 

Asrama/Warden

Doktor

Ketua 

Warden/Warden

10.0 Carta Aliran Kerja

10.13 Aktiviti  Pengurusan Kesihatan

Pelajar membuat laporan.

Isi borang rawatan ke klinik

Pembedahan/Rawatan susulan Serius ?

Tidak Lulus

Masuk wad? Tidak Lengkap

Ya  Ya  Rawatan Ringan

Terima laporan.

Ya 

Tidak

Maklumkan kepada ibu  bapa/penjaga/pentadbir

Menghantar pelajar ke hospital / klinik

Terima rawatan di hospital / klinik

Hadir ke  sekolah

Tandatangan kebenaran pembedahan

Hantar peralatan / pakaian pelajar

Terima lawatan / ziarah

Keluar wad

Bilik sakit / rumah Cuti rehat

sakit

10.0 Senarai Semak

10.13 Aktiviti  Pengurusan Kesihatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan dan  rawatan awal.

3. Menyediakan borang rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik semasa  ketiadaan waden.

5. Memaklumkan kepada penjaga/  Pentadbir Sekolah sekiranya murid  dimasukkan ke wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke  asrama semasa ketiadaan waden.

7. Menguruskan kemasukan murid ke  Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti  sakit

10.0 Proses Kerja Utama

10.14 Aktiviti 

Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / 

Peralatan

Proses kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang­ Undang / Peraturan

1. Menyediakan borang /      buku laporan kerosakan.

2. Menerima aduan

    kerosakan daripada ketua      dorm asrama.

3. Membuat pemeriksaan      susulan bagi mengetahui      jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis­jenis      kerosakan

5. Melaporkan kerosakkan      kepada Pengetua / Guru      Besar. Jika kerosakan besar     laporan akan dihantar ke     PPD / JPNM / Bahagian      SBP dan Teknik.

6. Memastikan kerja­kerja     penyelenggaraan      dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada      Pengetua / Guru Besar      setelah kerja siap dengan      sempurna.

    penyelenggaraan.

9. Menghantar laporan      penyelenggaraan.

10.0 Carta Aliran Kerja

10.14 Aktiviti 

Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan / 

Peralatan

 

Memastikan kerja penyelenggaraan  dilaksanakan

Hantar laporan  selepas penyelenggaraan Menyediakan buku laporan

Menerima aduan kerosakan

Membuat pemeriksaan susulan untuk  mengetahui punca kerosakan

Melaporkan kerosakan

Melaporkan kepada Pengetua setelah  kerja siap

MULA

TAMAT

Tidak 

Ya 

10.0 Senarai Semak

10.14 Aktiviti  Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /  Peralatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan borang / Buku Laporan Kerosakan.

2. Menerima aduan kerosakan daripada ketua dorm

4. Menyenaraikan jenis­jenis kerosakan.

5. Melaporkan kerosakan kepada  Pengetua/Guru Besar jika kerosakan besar laporan akan dihantar ke  PPD/JPNM/Bahagian SBP dan  Teknik.

6. Memastikan kerja­kerja 

penyelenggaraan dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada 

11.0 NORMA KERJA

Bil Jenis Kerja Masa Yang

Diambil (minit)

Jumlah Unit yang boleh

dijalankan dalam seminggu

Jumlah

1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75

2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang 

masuk 10 15 150

3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung 

tugas yang perlu / sedang diuruskan 10 30 300

4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan 

asrama 60 3 180

5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan 

6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540

7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450

8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120

9 Pengurusan Pejabat 40 5 200

Jumlah (minit) 2315

12.0 Senarai Undang ­  Undang & Peraturan 

1. Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah 

dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itu  tamat.

2. Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama  sekolah hendaklah di buat  sekurang­kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.

3. Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender  hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan  A.

4. Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.

5. Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu  bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.

7. Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang  berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah  ditandatangani oleh Ketua  Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.

8. Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat­syarikat yang telah dilantik  oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item­item yang di luar senarai.

9. Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi  RM 10,000 hendaklah dibuat  secara  sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja­kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.

Bil

Perkara

1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002

Pemberian Bantuan Makanan Pelajar

2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010) 3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009

Pindaan Yuran Makan Asrama

4. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008

Persediaan Menghadapi Sesi Penggal Persekolahan 5. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh

Pindaan Kepada Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil.2/1992 6. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009

Bayaran-bayaran Tambahan Persekolahan

7. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan Asrama KPM 2010)

8. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006

Garis Panduan Penggunaan Wang Lebihan Daripada Pemberiaan Bantuan Makanan Asrama

9. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010) 10. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.2/1977

Lantikan Waden Asrama

11. Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun Bil.1/1982

Elaun Waden

12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995

Tatacara Lantikan Warden Asrama

13. Surat Pekeliling Perkhidmatan Kementerian Pendidikan Bil.3/1997

Kadar Baru Elaun Ketua Warden Asrama dan Warden Asrama 14. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM

(Pelantikan Warden Dikalangan Guru Sandaran Terlatih) 15. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996

Penyalah Gunaan Inhalan

16. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988

Penyakit-penyakit Demam Kepialu(Tifoid),Taun(Kolera),Penyakit Kuning(Hepatitis A) Dan Keracunan Makanan

17. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995

Keracunan Makanan Di Sekolah-sekolah

18. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bl.10/2009

Pandemik (H1N1) 2009 Di Malaysia

19. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Malaysia Bil.11/2010

Pelaksanaan Aktiviti Pencegahan Dan Pengawalan Pandemik Influenza A (H1N1) Di Malaysia

20. Surat Pekeliling Bahagian Pembangunan Dan Bekalan Kementerian Pendidikan Bil.2/1994

1.  Buku Pesanan Kerajaan

2.  Borang Sebutharga

3.  Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67

4.  Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah

5.  Borang Prestasi Kontraktor Format 2

6.  Borang Prestasi Kontraktor Format 3

7.  Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9

8.  Borang Maklumat Pekerja Format 4

9.  Jadual Pembukaan Tender

15.0 Senarai Tugas Harian

Nama Pegawai :

Jawatan & Gred : PENYELIA ASRAMA

Tarikh :