STANDAR PELAPORAN KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA

(1)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Kode/No : STANDAR-POLBAN-KEMAHASISWAAN-06 Tanggal : 24 April 2015

Standar Pelaporan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

Revisi : 0 Halaman : 1 dari 7

STANDAR PELAPORAN KEGIATAN

ORGANISASI MAHASISWA

Jabatan N a m a TandaTangan

Dikaji ulang oleh: Pembantu Direktur Bidang

Kemahasiswaan Angki Apriliandi R.,SST.,MT.

Dikendalikan oleh: Satuan Penjaminan Mutu Ir. Emma Hermawati Muhari, M.T.

(2)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

STANDAR PELAPORAN KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA

1. Definisi Istilah Pelaporan Kegiatan Organisasi Mahasiswa adalah standar

untuk menjamin aktivitas pelaporan kegiatan seluruh organisasi mahasiswa di Politeknik Negeri Bandung sesuai dengan proposal kegiatan. Informasi yang dibutuhkan pada pelaporan kegiatan adalah (1) halaman sampul, (2) Lembar Pengesahan Laporan, (3) Kata Pengantar, (4) Daftar lsi, (5) Latar Belakang, (6) Rasionalisasi, (7) Tujuan, (8) Pelaksanaan Kegiatan, (9) Sumber Dana yang Diperlukan, (10) Pencapaian lndikator Keberhasilan, (11) Kesimpulan dan Saran, (12) Kepanitiaan. Keberhasilan pelaporan kegiatan organisasi mahasiswa dinilai berdasarkan komponen-komponen yang mempengaruhinya, yaitu ketepatan waktu, SPJ keuangan, kelengkapan laporan dan dokumentasi.

2. Rasionale Organisasi mahasiswa dinyatakan sukses melaporkan kegiatan

apabila telah mengumpulkan laporan paling lambat 1 (satu) minggu setelah kegiatan, SPJ keuangan lengkap, laporan kegiatan dan dokumentasi menunjukan seluruh item kegiatan secara lengkap.

3. Persyaratan Isi

Standar

(3)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

3.2. Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa memeriksa kesesuaian waktu pelaksanaan kegiatan, keterlibaan multy-jurusan, serta catatan untuk penyempurnaan ke depan. Apabila telah setuju, maka bubuhkan tanda tangan pada lembar pengesahan laporan.

3.3. Pembina ormawa memeriksa kesesuaian laporan dengan kegiatan yang dilaksanakan, ketertiban aturan atau norma berkehidupan, memeriksa SPJ keuangan, dokumentasi kegiatan, dan rencana pengembangan ke depan. Apabila sesuai, maka laporan harus ditandatangai dan diserahkan kepada Ketua Jurusan. Apabila tidak, maka dikembalikan kepada ketua pelaksana untuk diperbaiki dan diperiksa kembali oleh pembina ormawa.

3.4. Ketua Jurusan harus memeriksa laporan secara keseluruhan1. Hal yang perlu diperiksa adalah kesesuaian kegiatan dengan keilmuan yang ada di Jurusan, memberi masukan untuk perbaikan dan kelangsungan kegiatan di masa yang akan datang, serta hal lain yang dianggap perlu. Apabila telah sesuai, maka laporan ditandatangani. Apabila tidak, maka laporan harus diberi komentar untuk diperbaiki kembali oleh ketua pelaksana.

3.5. Laporan kegiatan yang sudah lengkap dan diperiksa, serta ditandatangani oleh ketua pelaksana, ketua organisasi mahasiswa, ketua Badan Eksekutif Mahasiswa, Pembina organisasi mahasiswa, dan ketua jurusan diserahkan oleh ketua pelaksana ke Sekretariat Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bagian Penata Usaha Layanan Ormawa

(4)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

atau disimpan di box pengajuan paling lambat 1 (satu)2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

3.6. Ketua pelaksana kegiatan harus mengecek proses laporan setiap hari dengan datang dan menanyakan kepada Penata Usaha Layanan Ormawa, serta mengecek box pengajuan, box revisi, dan box persetujuan. Apabila ada koreksi atau catatan, maka laporan harus diperbaiki dan diajukan kembali sesuai butir 3.1., atau ketua pelaksana harus menjelaskan dan diksusi, jika dalam catatan diminta penjelasan laporan yang lebih detail.

3.7. Penata Usaha Layanan Ormawa harus memeriksa laporan pada bagian; format laporan, kelengkapan isi, kelengkapan lembar pengesahan, kesesuaian laporan kegiatan dengan proposal, SPJ keuangan, dan waktu penerimaan laporan. Apabila telah sesuai, maka laporan disampaikan ke Penata Usaha Keuangan, namun apabila tidak, maka laporan dikembalikan kepada ketua pelaksana atau disimpan melalui box revisi.

3.8. Penata Usaha Keuangan harus mengecek kelengkapan SPJ keuangan. Apabila SPJ keuangan telah lengkap, maka tabel keuangan pada laporan diparaf dan laporan disampaikan ke koordinator Layanan Kemahasiswaan. Apabila tidak, maka diberi koreksi atau didiskusikan dengan ketua pelaksana, untuk diperbaiki kembali.

3.9. Koordinator Layanan Kemahasiswaan harus memeriksa seluruh isi laporan; kelengkapan laporan, kesesuaian dengan peraturan dan norma bermasyarakat, pencapaian

2_{1 minggu untuk laporan kegiatan yang diikuti hanya internal organisasi mahasiswa (ormawa) atau hanya} sedikit, kurang dari 50%, yang dari luar ormawa pengusul.

(5)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

karakter mahasiswa. Apabila laporan telah sesuai, maka laporan diparaf dan disampaikan ke Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan, namun apabila tidak, maka laporan dikembalikan kepada ketua pelaksana atau disimpan melalui box revisi.

3.10. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan harus memeriksa seluruh isi laporan. Apabila laporan telah sesuai, maka laporan ditandatangani dan disampaikan ke

Sekretaris, namun apabila tidak, maka laporan diberi koreksi dan dikembalikan kepada ketua pelaksana.

3.11. Sekretaris Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan

harus menyampaikan laporan yang disetujui atau revisi kepada penata usaha layanan ormawa. Untuk laporan yang telah ditandatangani, harus di cap Polban, digandakan, dan diarsipkan.

3.12. Penata Usaha Layanan Ormawa harus mengecek persetujuan/revisi laporan ke sekretaris

3.13. Penata Usaha Layanan Ormawa harus menyampaikan laporan yang disetujui atau ditolak melalui box persetujuan atau box revisi (jika perlu perbaikan).

3.14. Ketua Pelaksana harus melaporankan laporan yang telah disetujui kepada Pembina dan ketua himpunan, selanjutnya laporan diarsipkan di sekretariat ormawa.

4. Strategi 4.1. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan membina Para

Ketua Jurusan, Koordinator Layanan Kemahasiswaan, dan Koordinator Layanan Kealumnian sebagai bagian dari tugas pokok dan fungsi manajemen.

(6)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

Kode/No : STANDAR-POLBAN-KEMAHASISWAAN-06

terkait dengan kegiatan organisasi mahasiswa.

4.3. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Para ketua Jurusan dan pembina organisasi mahasiswa melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi mahasiswa.

4.4. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan dan Koordinator Layanan Kealumnian membina administrasi di lingkungan bidang kemahasiswaan untuk dapat mengarahkan laporan kegiatan organisasi mahasiswa supaya lebih baik, lebih cepat, dan efisien.

4.5. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan membina para ketua organisasi mahasiswa untuk senantiasa menuju mahasiswa yang unggul, dalam pertemuan yang rutin setiap bulan.

5. Indikator 5.1. Laporan kegiatan organisasi mahasiswa lengkap paling

lambat 1 bulan setelah kegiatan.

5.2. SPJ keuangan lengkap dan selesai disetrokan ke KPPN. 5.3. Menghasilkan bahan untuk peningkatan kegiatan ke

depan.

6. Subyek atau Pihak

yang

bertanggung-jawab untuk

mencapai/memenuhi

isi standar

6.1 Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan; 6.2 Koordinator Layanan Kemahasiswaan; 6.3 Pembina Organisasi Mahasiswa 6.4 Ketua Jurusan

6.5 Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa 6.6 Ketua oraganisasi mahasiswa

6.7 Ketua pelaksana kegiatan organisasi mahasiswa

7. Referensi 7.1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2012

(7)

POLITEKNIK NEGERI

BANDUNG

7.2 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 049 Tahun 2014 Standar Nasional Pendidikan Tinggi;

7.3 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 050 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;

7.4 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi;

7.5 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 087 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi;

7.6 Keputusan Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor 1540/K8.R/KM/2008 Tentang Peraturan Akademik Mahasiswa;

7.7 Keputusan Ketua Senat Politeknik Negeri Bandung Nomor 02/Pl1.R9/OT/2012 Tentang Kebijakan Akademik, Standar Akademik dan Peraturan Akademik;

7.8 Peraturan Politeknik Negeri Bandung Nomor 2273/PL1.R/KM/2012 tentang Kedisiplinan Mahasiswa 7.9 Keputusan Direktur tentang kalender akademik

7.10 Standar Program Kerja Organisasi Mahasiswa 7.11 Standar Pelaporan Kegiatan Organisasi Mahasiswa

8. Verifikasi Standar ini telah dikaji ulang oleh Pembantu Direktur Bidang