BAB 4 HAS IL D AN PEMBAHAS AN

(1)

51 4.1 Latar Belakang Perusahaan

4.1.1 Riwayat S ingkat Perusahaan

Kawasan Jakarta Utara selama ini dikenal sebagai daerah yang rawan banjir. Permukaan tanahnya sering turun karena kondisi tanah yang lunak yang diakibatkan karena pengaruh pasang laut. Karena itu setiap musim hujan, banyak wilayah di kawasan itu seperti pemukiman mewah M uara Karang/Pluit, Pademangan serta beberapa jalan di Ancol selalu terendam banjir. Bahkan sebelum ditinggikan pada titik-titik tertentu khususnya di daerah sekitar kawasan Pantai Indah Kapuk, jalan tol bandara selalu kebanjiran pada musim hujan. Kondisi ini sangat mengganggu arus lalu lintas dari dan ke Bandara Soekarno-Hatta di Cengkareng.

Selain masalah banjir, kekuatiran terhadap bencana gempa bumi dan gelombang tsunami belakangan ini juga sering kali muncul di dalam pikiran hampir seluruh penduduk di Indonesia. Bencana yang sangat menakutkan tersebut telah berulang kali terjadi di beberapa tempat di Indonesia yang menyebabkan kerugian harta yang tak terhitung nilainya dan ribuan nyawa hilang dengan sekejap karena terseret dengan ombak yang tingginya bisa mencapai 10 meter lebih. Namun, bagi mereka yang bertempat tinggal di sepanjang Teluk Jakarta khususnya Pantai Indah Kapuk, bencana tsunami bukan lagi menjadi ancaman yang membuat mereka jadi merinding. Beberapa fakta mengatakan bahwa Pantai Indah Kapuk merupakan wilayah pantai yang bebas dari tsunami. Ini diperkuat

(2)

dengan berbagai pernyataan dari BM G (Badan M eteorologi dan Geofisika) yang dikeluarkan berdasarkan riset dan penelitian. Berdasarkan pengamatan terhadap letak Pantai Indah Kapuk, terlihat bahwa dari sisi selatan, lokasi ini terlindungi oleh pegunungan di Sukabumi-Bandung-Puncak. Dari sisi barat, Pantai Indah Kapuk dibentangi oleh wilayah Banten, Cilegon, Tangerang. Sedangkan dari sis i utara, Pantai Indah Kapuk masih aman dengan adanya Pulau Kalimantan dan gugusan Kepulauan Seribu.

Atas dasar inilah, Agung Sedayu Group yang memiliki beberapa proyek besar di Jabotabek merasa yakin untuk mengembangkan proyek berikutnya di Pantai Indah Kapuk. Bersama dengan dua developer besar lainnya, Salim Group dan Agung Podomoro Group membentuk PT. M ulti Artha Pratama untuk mengembangkan mega proyek Bukit Golf M editerania. PT. M ulti Artha Pratama ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang developer. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2003 dan berlokasi di Gedung Harco Elektornik Superstore lantai 4 Jl. M angga Dua Raya Jakarta 10730. PT. M ulti Artha Pratama beroperasi setiap hari dari jam 09.00-17.00 kecuali hari Sabtu dari jam 09.00-13.30 WIB dan libur pada hari M inggu. Sedangkan untuk lokasi kantor pemasaran PT. M ulti Artha Pratama adalah Bukit Golf M editerania Pantai Indah Kapuk Jl. Pantai Indah Barat Jakarta Utara 14450.

Proyek Bukit Golf M editerania Pantai Indah Kapuk di daerah Jakarta Utara merupakan bagian dalam rencana pengembangan Pantai Indah Kapuk yang akan terintegrasi dengan bermacam fasilitas terlengkap. PT. M ulti Artha Pratama kini menggarap 200 hektar dari sekitar 800 hektar area Pantai Indah Kapuk. Dimulai

(3)

tahun 2004, kawasan itu tengah dibangun sekitar 3000 rumah mewah, 1200 rumah kantor dan rumah toko, hotel berbintang dan arena waterboom terbesar di Asia. Pengembangan tersebut diperkirakan akan rampung pada tahun 2008 dan menghabiskan investasi sekitar Rp 2 triliun.

Dari 800 hektar area Pantai Indah Kapuk, 400 hektar diantaranya sudah dikembangkan beberapa tahun yang lalu, seluruhnya berada di bawah permukaan laut. Area yang tadinya merupakan suaka alam hutan bakau ini dibangun dengan teknologi sistem polder yang dikelilingi tanggul-tanggul penahan air laut yang dilengkapi waduk di tengahnya. Sistem ini dikembangkan di Belanda sejak ratusan tahun yang lalu. Tanggul-tanggulnya juga berfungsi sebagai jalan lingkungan, sementara ketinggian air di waduk terus dipantau dan bila ada tanda kelebihan akan segera dipompa ke laut.

Namun, karena areanya bekas hutan bakau, kondisi tanah di tempat itu seluruhnya merupakan tanah lunak. Akibatnya, fondasi tiang pancang seluruh bangunan di kawasan itu harus dibuat sampai mencapai tanah keras. Ini untuk menghindari bangunan tidak ikut turun apabila terjadi penurunan permukaan tanah. Sebagai permukiman yang elit, Bukit Golf M editerania juga dibangun instalasi pengolahan air bersih yang air bakunya diambil dari air permukaan dan air sungai. Instalasi yang kini tengah dibangun itu akan menghasilkan air siap minum seperti di luar negeri.

(4)

4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, Board of Director PT. M ulti Artha Pratama telah menetapkan visi dan misi yang wajib diketahui dan dikerjakan oleh setiap karyawannya.

Visi yang ingin dicapai oleh PT. M ulti Artha Pratama adalah “Kami adalah

Property Developer yang Terpercaya dan menjadi Market Leader”. Sedangkan

misi yang ingin dicapai oleh PT. M ulti Artha Pratama adalah “Kami bertekad menjadi Property Developer yang selalu melayani dengan: M utu Unggul, Tepat Waktu dan Biaya Efisien”.

Selain itu, PT. M ulti Artha Pratama juga mempunyai motto dan nilai-nilai utama (core value). M ottonya adalah sebagai berikut “Inovasi dan Profesionalisme M odal M enuju Puncak”. Nilai-nilai utama PT. M ulti Artha Pratama adalah :

- Kredibilitas - Profesionalisme - Integritas - Komitmen - Teamwork

(5)

4.1.3 S truktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1 S truktur Organisasi PT. Multi Artha Pratama (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

Tugas masing-masing divisi yang ada adalah sebagai berikut : 1. Board of Director :

- M enetapkan arahan, gagasan, langkah-langkah dan tujuan jangka pendek maupun panjang bagi perusahaan.

- M enganalisa pertanggungjawaban seluruh kegiatan operasional dan keuangan perusahaan.

2. Direktur Utama

- M engendalikan dan mengawasi jalannya seluruh kegiatan operasional dan keuangan perusahaan.

(6)

- M embuat dan mendistribusikan tugas dan wewenang pada masing-masing divisi yang ada.

- M engambil keputusan dan menentukan arah operasional perusahaan sesuai kondisi perusahaan.

3. Quality Management

- M enentukan standarisasi dari produk-produk yang akan dihasilkan. - Bertanggung jawab terhadap Direktur Utama.

4. GM Finance & Accounting

Bertanggung jawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam kegiatan keuangan dan akuntansi sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. GM Finance & Accounting bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan dibantu oleh manajer dari tiap-tiap divisi, yaitu:

1. Divisi Finance

- M embuat anggaran perusahaan.

- M engeluarkan kas untuk pembayaran biaya-biaya yang dibutuhkan. - M embuat laporan keuangan secara berkala untuk GM Finance &

Accounting.

2. Divisi Accounting

- M elakukan pencatatan transaksi-transaksi keuangan dalam perusahaan.

(7)

- M embuat laporan akuntansi secara berkala untuk GM Finance &

Accounting.

3. Divisi Collection

- M elakukan penagihan terhadap customer yang telah jatuh tempo. - M embuat laporan penagihan secara berkala untuk GM Finance &

Accounting.

5. GM Teknologi Informasi

Bertanggung jawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi yang ada pada perusahaan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. GM Teknologi Informasi bertanggung jawab kepada Direktur Utama. GM Teknologi Informasi memimpin divisi Teknologi Informasi yang mempunyai tugas sebagai berikut :

- M elakukan maintenance komputer dan segala peralatan teknologi informasi perusahaan.

- M endukung dan memelihara basis data perusahaan.

- M enganalisa dan merancang sistem dan program yang dibutuhkan perusahaan agar proses bisnis berjalan dengan baik.

- M engevaluasi kegunaan dari teknologi informasi di dalam perusahaan. - M enjaga dan mengawasi back up data.

- M embuat laporan kegiatan secara berkala kepada GM Teknologi Informasi.

(8)

6. GM Marketing

Bertanggung jawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam kegiatan pemasaran perusahaan secara global sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. GM Marketing bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan dibantu oleh manajer dari tiap-tiap divisi, yaitu :

1. Divisi Promotion

- M embuat perencanaan promosi yang akan dilakukan baik secara per grup maupun per unit proyek yang ada.

- M embuat rencana pembiayaan per event promosi yang akan dilakukan sekaligus perbandingannya dengan target penjualan yang akan dicapai. - M engembangkan ide promosi yang kreatif.

- M elakukan persiapan promosi.

- M embuat laporan kegiatan promosi secara berkala untuk GM

Marketing.

2. Divisi Marketing

- M embuat dan menyusun strategi pemasaran secara global. - M emasarkan dan menjual produk perusahaan.

- M encari informasi mengenai pesaing dan aktivitasnya. - M enentukan target penjualan.

- M embuat laporan kegiatan pemasaran secara berkala untuk GM

(9)

3. Divisi Sales Administration

- M encatat administrasi penjualan.

- M enerima dan mencetak bukti transfer atas pembayaran angsuran. - M en-follow up calon pembeli.

- M embuat laporan kegiatan penjualan secara berkala untuk GM

Marketing.

4. Divisi Customer Services

- M emberikan pelayanan untuk menyelesaikan keluhan setiap customer yang ada.

- M enangani proses perubahan rancangan yang diinginkan oleh

customer jika perumahan masih dalam tahap pembangunan.

- M embuat laporan keluhan customer secara berkala untuk GM

Marketing.

7. GM Human Resource Development

Bertanggung jawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia yang ada pada perusahaan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. GM

Human Resource Development bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

GM Human Resource Development memimpin divisi Human Resource

Development yang mempunyai tugas sebagai berikut :

- M erekrut karyawan baru dan mengevaluasi daftar hadir karyawan. - M engadakan pelatihan terhadap karyawan perusahaan.

(10)

- M enentukan pengalokasian sumber daya manusia.

- M engelola pelaksanaan kesejahteraan karyawan perusahaan.

- M engatur pembinaan disiplin dan motivasi kerja karyawan perusahaan. - M embuat pendataan gaji seluruh karyawan perusahaan.

- M engatur proses-proses bisnis yang berhubungan dengan pemerintah. - M embuat laporan kegiatan secara berkala kepada GM Human Resource

Development.

8. GM Project

Bertanggung jawab untuk merencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam kegiatan proyek konstruksi bangunan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya. GM Project bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan dibantu oleh manajer dari tiap-tiap divisi, yaitu :

1. Divisi Admin Project

- M enyiapkan keperluan tender serta melakukan perbandingan harga dalam melakukan pembelian material serta kontrak pekerjaan-pekerjaan dari antara calon kontraktor-kontraktor yang potensial. - M emastikan kelengkapan serta menyimpan dokumentasi administratif

proyek.

- M embuat laporan kegiatan secara rutin kepada GM Project. 2. Divisi Architecture Project

(11)

- M engevaluasi jalannya konstruksi bangunan agar sesuai dengan hasil rancangan.

- M embuat laporan kegiatan secara rutin kepada GM Project. 3. Divisi Technical

- M elakukan pengontrolan atas pekerjaan pembangungan sipil seperti struktur, keramik dan lainnya yang dilakukan oleh main kontraktor apakah telah sesuai dengan design dan spesifikasi yang disepakati bersama.

- M elakukan pengontrolan atas pekerjaan electrical yang dilakukan oleh kontraktor apakah telah sesuai dengan design dan spesifikasi yang disepakati bersama.

- M elakukan pengontrolan atas fisik escalator, AC, lift yang datang dan pekerjaan pemasangannya yang dilakukan oleh kontraktor.

(12)

4.1.4 Proses Bisnis Perusahaan

Gambar 4.2 Rich Picture Proses Bisnis PT. Multi Artha Pratama (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

Penjelasan :

Pihak perusahaan mengadakan promosi produknya dengan mengadakan

event dan agen sales akan menawarkan produknya kepada calon pembeli di event-event tersebut. Pembeli yang datang akan dijelasin semua keunggulan dari

perumahan yang ditawarkan. Apabila pembeli tertarik untuk membelinya, pembeli menyerahkan data diri kepada sales dan pembayaran angsuran pertama. Sales

(13)

kemudian akan menyerahkan data-data pembeli dan pembayaran angsuran pertama pembeli kepada Sales Admin.

Sales Admin akan mengentri data tersebut ke dalam komputer dan sekalian

untuk mengecek apakah pembeli tersebut sudah pernah menjadi pelanggan perusahaan atau belum serta kondisi kredit pembeli. Apabila memenuhi syarat, pembeli dapat menentukan ingin membayar langsung atau membayar dengan kredit. Perusahaan memberikan kebijakan sebanyak 60 kali angsuran tanpa terlebih dahulu membayar uang muka dengan suku bunga sebesar 7%. Pembeli akan diberikan dokumen kepemilikan dan bukti pembayaran angsuran pertama terhadap perumahan yang telah dibeli.

Sales Admin kemudian memberikan pembayaran angsuran pertama pembeli ke

bagian Accounting. Bagian Accounting akan menginput penerimaan kas dan penentuan tagihan kepada pembeli. Bagian Collection yang setiap bulannya akan menagih angsuran kepada pembeli. Setelah pembeli membayar angsuran tersebut, pembeli akan diberikan bukti pembayaran angsuran. Angsuran yang diterima oleh bagian Collection akan diserahkan kepada bagian Finance dan bagian Accounting akan mengupdate pembayaran pembeli ke dalam komputer. Pembeli dapat memberikan kesan dan keluhan ke bagian Customer Service perusahaan. Apabila desain perumahan kurang sesuai dengan keinginan pembeli, pembeli juga dapat mengajukan permohonan untuk perubahan desain dengan menghubungi bagian

(14)

4.1.5 Produk Perusahaan

PT. M ulti Artha Pratama merupakan developer dari Bukit Golf M editerania. Bukit Golf M editerania merupakan satu-satunya lokasi terbaik di area Jakarta Utara pada umumnya dan Pantai Indak Kapuk pada khususnya. Adapun 5 keunggulan utama yang tidak bisa ditemukan di lokasi manapun di Pantai Indah Kapuk dan sekitarnya (Pluit, M uara Karang) maupun di tempat lainnya, yaitu :

1. Bebas banjir

Bahaya banjir merupakan tantangan utama seluruh pengembang di belahan dunia manapun juga. Berangkat dari kesadaran tersebut, Bukit Golf M editerania menempatkan bebas banjir sebagai komitmen utama. Bekerjasama dengan konsultan-konsultan ahli dari negara Belanda maka

Water Management System Bukit Golf M editerania – Pantai Indah Kapuk

telah dirancang dengan jitu dan akurat, waduk-waduk sebagai pengendalian banjir dan saluran-saluran kota yang tertata baik, didesain dan direncanakan dengan cermat dan cantik. Unsur-unsur keindahan arsitektur diterapkan bersamaan dengan pengoptimalan view, sehingga view terbaik pun dapat digunakan sebagai sumber inspirasi dan berekreasi bagi penghuninya.

2. Aksesbilitas keluar masuk tol

Dengan telah dibukanya akses tol langsung dari Bimoli maupun bandara, maka pencapaian menuju dan keluar Bukit Golf M editerania menjadi begitu singkat dan nyaman. Hanya 10 menit waktu yang diperlukan untuk menuju ataupun kembali dari Pusat Bisnis kota Jakarta (M angga Dua / Sudirman).

(15)

3. Fasilitas terlengkap

Sebagai pusat komersil & hunian ekslusif, Bukit Golf M editerania – Pantai Indah Kapuk dilengkapi dengan International Chinese School (SD - SM A) & Sekolah Politeknik, pasar tradisional dengan manajemen profesional terbesar di Asia Tenggara, perbankan, pusat jajan dan makan, Rumah Sakit “International Specialist Centre”, hotel, apartemen mewah, lapangan golf, mall, showroom dan bengkel, pusat entertainment dan pusat komersial lainnya.

4. Jaringan keamanan 24 jam dengan sistem cluster

Dengan adanya sistem cluster dan masing-mas ing cluster memiliki pintu gerbang tersendiri, maka sistem keamanan kawasan ini merupakan suatu jaminan. Diatas seluas 20 hektar, sekitar 2000 unit hunian eksklusif Bukit Golf M editerania terbagi atas 9 cluster, berarti 9 pintu gerbang yang dijaga dengan sistem keamanan 24 jam yang canggih dan terpadu. Ke 9 cluster yang ada pada Bukit Golf M editerania adalah :

- Cluster Akasia - Cluster Cendana - Cluster Damar - Cluster Ebony - Cluster Flamboyan - Cluster Johar - Cluster Johar Hijau - Cluster Kenari

(16)

- Cluster Kenari Hijau

Dan salah satu dari begitu banyak keunggulan Bukit Golf M editerania – Pantai Indah Kapuk dibandingkan dengan kompleks hunian lainnya, adalah fasilitas jogging track yang sambung menyambung dengan 4 club house yang tersebar di antara 2000 unit hunian tersebut.

5. Desain arsitektur yang khas

Di dalam ke 9 cluster tersebut, semua hunian tersebut didesain dengan gaya arsitektur yang berbeda di masing-masing cluster. Dari gaya arsitektur M editerania, Klasik, Georgia, Kolonial, Italy dan Perancis, juga dikombinasikan dengan berbagai macam ukuran yang berbeda-beda, sehingga menjadikan hunian di kawasan Bukit Golf M editerania – Pantai Indah Kapuk terlihat unik, menarik dan tidak membosankan. Demikian pula desain arsitektur rukan eksklusif yang bergaya klasik satu-satunya rukan dengan suasana yang nyaman dan hadir dengan konsep multifungsi yang pernah ada di seluruh kawasan Jakarta Utara dan Pantai Indah Kapuk pada khususnya.

(17)

Gambar 4.3 Denah Bukit Golf Mediterania - Pantai Indah Kapuk (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

Penjelasan :

A. Golf Course

B. South Club House (Golf Club) C. East Club House (Royal Mansion) D. North Club House (Country Club)

(18)

E. West Club House

F. Diamond Circle – Mall, Hotels & Business District G. Garden House

H. The Golf, Kantor Pemasaran

I. Rukan Cordoba Foodstreet & Town House J. Recreation Forest

K. International Chinese School L. Rukan Eksklusif

M. Fresh Market, Festival Market & Emerald Park N. Resort Apartment

O. Gold Coast Village P. Diamond Golf

4.1.6 S truktur Divisi Teknologi Informasi

Gambar 4.4 S truktur Organisasi Divisi Teknologi Informasi (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

(19)

Tugas dan wewenang dalam divisi Teknologi Informasi adalah sebagai berikut : 1. GM Teknologi Informasi

- M erencanakan, merumuskan, mengembangkan dan menetapkan tujuan, rencana, kebijaksanaan, program kerja dan strategi dalam pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi yang ada pada perusahaan serta mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaannya.

- M emantau, mengevaluasi, mengontrol dan melaporkan kinerja dari semua karyawan, masalah dan kinerja yang berada di dalam Divisi Teknologi Informasi.

2. Application Software Section

- M enganalisa dan mengembangkan sistem dan aplikasi yang berjalan dalam perusahaan sehingga kinerja operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.

- M elakukan evaluasi terhadap sistem dan aplikasi yang berjalan dalam perusahaan.

- M embuat aplikasi baru yang dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan.

- M embuat sistem dan aplikasi baru yang dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan.

- M embuat laporan mengenai permasalahan yang ada dan bagaimana penanggulangannya.

(20)

3. Client Service Section

- M elakukan maintenance serta perbaikan komputer yang ada pada perusahaan.

- M enangani masalah hardware maupun software yang terjadi pada user. - M embuat laporan kegiatan secara berkala kepada GM Teknologi

Informasi. 4. Networking Section

- M elakukan maintenance serta perbaikan terhadap jaringan komunikasi dan informasi serta server yang ada pada perusahaan.

- M endukung dan memelihara basis data perusahaan. - M enjaga dan mengawasi back up data.

4.2 Aplikasi IT yang Telah Berjalan di Perusahaan

Kondisi IT yang ada pada PT. M ulti Artha Pratama yaitu : 1. Aplikasi

Aplikasi yang sedang berjalan di PT. M ulti Artha Pratama adalah IFCA. Aplikasi IFCA merupakan aplikasi pokok untuk keseluruhan operasional PT. M ulti Artha Pratama baik untuk menangani internal perusahaan maupun external perusahaan yang mulai digunakan sejak tahun 2003. Aplikasi IFCA sendiri merupakan suatu sistem yang terintegrasi dimana masing-masing modul saling berkaitan dengan yang lainnya sehingga informasi yang

(21)

muncul di salah satu modul dapat diterima dari modul yang lain. M odul-modul yang ada yaitu :

- M odul Accounts Payable

M odul Accounts Payable merupakan modul yang disediakan sistem untuk menangani segala macam tagihan dari kreditor dan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada kreditor. M odul ini berintegrasi penuh dengan modul Purchase Order, Cash Book, Contractor

Management, Project Ledger dan General Ledger. M odul Account Payable menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan kreditor.

Pada peristiwa dimana terjadi perselisihan pada jumlah tagihan yang dikirimkan oleh kreditor atau kualitas barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan yang diinginkan, user dapat menahan pembayaran melalui option ‘Hold/Release Payment by Transaction’ atau ‘Hold/Release

Payment by Creditor’ sampai masalah tersebut terselesaikan.

Keistimewaan tambahan adalah pembayaran secara otomatis yang dapat dilakukan oleh sistem yang dapat mengurangi proses pembayaran invoice yang menyita banyak waktu untuk mengerjakannya. Selain itu sistem juga menyediakan edit listing yang digunakan untuk memeriksa data yang sudah dimasukkan, payment voucher dan mencetak cek. Kontrol tambahan yang sangat teliti dalam sistem menjadikan sistem menjaga data yang sudah dimasukkan sehingga tidak bisa diadakan perubahan dalam cek dan payment voucher ketika dokumen tersebut telah dicetak.

(22)

Gambar 4.5 Contoh Tampilan Modul Accounts Payable (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

Untuk menangani segala macam tagihan dari kreditor dan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada kreditor.

- Fungsi :

Untuk memastikan adanya kas untuk membayar para kreditor. - Biaya :

US $10.500,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Project.

(23)

- M odul Cash Book

M odul ini digunakan untuk mengurus saldo bulanan di bank dengan detail transaksi yang memungkinkan user untuk melacak saldo di bank dan memonitor transaksi yang berhubungan dengan kas. Semua transaksi yang berhubungan dengan kas, secara otomatis disimpan di dalam sistem dengan menggunakan konsep kode bank. Dalam hal rekonsiliasi bank juga mudah karena sudah disiapkan fasilitasnya untuk mendapatkan laporan bank rekonsiliasi. M odul ini dimulai dengan beberapa master file yang harus di setup terlebih dahulu. Setelah selesai di setup, user dapat melanjutkan ke option ‘Cash Entry’. Tujuan utama dari option ini adalah untuk transaksi transfer antar bank, dan semua transaksi lain di luar dari piutang customer dan hutang kepada supplier. Sebelum user melakukan bank rekonsiliasi, semua transaksi cash dan bank sudah harus diposting. Semua dokumen yang sudah diposting akan ditampilkan dari file penampungan sementara untuk tujuan ‘matching’. Proses menampilkan data dengan menggunakan option ‘Source Document Retrieval’. Ada 3 status yang disediakan sistem, dimana pemakai dapat menggunakannya, apakah transaksi tersebut ‘matched’, ‘canceled’ atau ‘stopped’. Jika ada transaksi yang salah, sistem menyediakan option ‘Reverse Transaction

Entry’ untuk mengembalikan lagi status yang tadi salah. Setelah itu, user

dapat mencetak laporan bank rekonsiliasi. Nilai yang ada di laporan bank, harus diperbaharui di option ‘Bank Statement Control File’ sebelum user

(24)

memproses laporan bank rekonsiliasi. Laporan lainnya juga tersedia seperti cash ledger dan cash flow.

Gambar 4.6 Contoh Tampilan Modul Cash Book (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

Untuk mengurus saldo bulanan di bank dengan detail transaksi yang memungkinkan user untuk melacak saldo di bank dan memonitor transaksi yang berhubungan dengan kas.

- Fungsi :

Dengan pencatatan transaksi yang up to date setiap waktu maka perusahaan dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya masalah arus kas.

(25)

- Biaya : US $2.100,-.

- Divisi yang Berhubungan :

Divisi Finance dan divisi Accounting. - M odul Accounts Receiveable

M odul Accounts Receiveable ini untuk menangani seluruh kegiatan piutang yang diberikan perusahaan kepada pelanggannya. Untuk penagihan, user dapat memproses lebih lanjut melalui On-line Collection,

Deposit Collection atau Post Dated Cheque Collection. Sistem ini juga

menyediakan laporan perbandingan untuk keperluan kinerja manajemen, termasuk laporan untuk piutang yang telah lewat jatuh tempo dapat disajikan dengan tepat dan akurat melalui modul ini. Tahap awal yang perlu dilakukan sebelum menjalankan modul ini adalah menentukan kode perkiraan akuntansi yang dipakai dan dihubungkan dengan tabel General

Ledger Interface seperti pada Project Account. Seluruh data-data

penyewa, pemilik dan pelanggan yang lain harus disetting terlebih dahulu sebelum melakukan proses penagihan. Pengajuan tagihan dapat dilakukan dengan menggunakan option ‘Schedules Billing’ dan untuk

Miscellaneous/Other Invoice diajukan penagihan khusus serperti Extra Work, Billboard Rental, dan lain-lain.

- Tujuan Awal :

Untuk menangani seluruh kegiatan piutang yang diberikan perusahaan kepada pelanggannya.

(26)

Gambar 4.7 Contoh Tampilan Modul Accounts Receiveable (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

- Fungsi :

Untuk melacak piutang-piutang yang diberikan perusahaan sehingga piutang-piutang yang diberikan tersebut dapat dikontrol dengan mudah dan efektif.

- Biaya : US 10.500,-.

(27)

- M odul Cash Flow

M odul Cash Flow adalah modul yang mencatat laporan keuangan tentang aliran kas yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk melakukan operasi sehari-harinya.

- Tujuan Awal :

Untuk mendata semua aliran kas perusahaan. - Fungsi :

Untuk mengetahui aliran kas yang dapat digunakan perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasinya.

- Biaya : US $2.100,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Accounting.

- M odul Contractor Management

M odul Contractor Management merupakan suatu modul yang menangani segala informasi yang berhubungan dengan rencana kerja dari sub-kontraktor, serta proses klaim dan uang jaminan yang dilakukan. Ada 3 bagian dasar dari modul ini yaitu rencana kerja, kontrak dan klaim. User juga harus melakukan setup awal agar modul ini dapat berjalan sesuai dengan keinginan user.

(28)

Gambar 4.8 Contoh Tampilan Modul Contractor Management (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

- Tujuan Awal :

Untuk menangani segala informasi yang berhubungan dengan rencana kerja dari sub-kontraktor, serta proses klaim dan uang jaminan yang dilakukan.

- Fungsi :

Untuk mengawasi aktivitas dari kontraktor dan menyakinkan bahwa kontrak bangunan dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan budjet yang ditetapkan.

- Biaya : US $3.500,-.

(29)

- M odul General Ledger

Pendekatan yang digunakan untuk modul General Ledger adalah terintegrasi penuh dengan buku besar tambahan lainnya dengan menggunakan ‘Interim Journal File’. Semua transaksi General Ledger yang dibuat melalui sub-ledger pertama-tama akan disimpan di dalam

‘Interim Journal File’, setelah itu data akan di-import sebelum dilakukan

proses tutup atau tutup tahun untuk seluruh accounts. Alternatif lainnya, sistem ini memungkinkan semua transaksi untuk langsung diposting ke

ledger tanpa disimpan dulu di file sementara. M odul ini memerlukan setup terlebih dahulu di master files yang berhubungan sebelum user

menggunakan option data entry lainnya. Ada banyak variasi transaksi jurnal yang disediakan oleh s istem untuk membedakan masing-masing transaksi jurnal yang berbeda menurut sistem akuntansi umum. Selain dari jurnal entry, sistem juga menyediakan option lain untuk transaksi

prepayment, reccuring, previous periode dan audit adjustment. Data lain

yang diperoleh General Ledger adalah melalui External Journal Entry dimana berisi data transaksi dari modul lain yang akan diposting ke dalam modul ini juga. Untuk menyajikan laporan keuangan yang akurat dan pengawasan terhadap segala perubahan, user dapat menggunakan

option tutup bulan atau tahun. Dengan menggunakan option ini, user

(30)

menggunakan option Previous Period Transaction Entry atau Audit

Adjustment Entry. Sudah menjadi hal yang umum dalam suatu organisasi

adanya multi departemen atau divisi dan dimana ada suatu biaya tertentu yang dibebankan untuk satu departemen terlebih dahulu. Dengan menggunakan option General Ledger Cost Apportionment Entry, user dapat mengalokasikan biaya tersebut ke dalam beberapa departemen berdasarkan nilai tertentu atau persentase. Dalam laporan keuangan, anggaran dari masing-masing divisi dan departemen dapat bersama-sama dilaporkan dengan biaya aktual. Anggaran dimasukkan melalui option

Budget Entry, dan ada berbagai macam metode yang sudah disediakan

oleh sistem.

Gambar 4.9 Contoh Tampilan Modul General Ledger (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

(31)

- Tujuan Awal :

Untuk mencatat semua pendapatan dan pengeluaran perusahaan. - Fungsi :

Untuk membuat laporan keuangan setiap bulan ataupun setiap tahunnya.

- Biaya :

Divisi Finance dan divisi Accounting. - M odul Project Ledger

M odul Project Ledger adalah modul yang menangani pembiayaan proyek serta analisa laba yang didapat dari semua pendapatan proyek setelah dikurangi dengan biaya proyek baik secara bulanan maupun secara akumulasi dari periode sebelumnya. User dapat membuat berbagai macam bentuk laporan proyek sesuai dengan yang diinginkan dengan berdasarkan kode biaya. Sistem ini juga menunjang komitmen akuntansi yang didapat dari modul Purchase Order dan Account Payable. Contohnya adalah ketika Purchase Order sudah dikirimkan kepada

supplier maka liabilities akan timbul pada saat tagihan dari supplier

(32)

Gambar 4.10 Contoh Tampilan Modul Project Ledger (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

Untuk menangani pembiayaan proyek serta analisa laba. - Fungsi :

Untuk menangani proyek secara efisien, menjamin biaya yang dikeluarkan tidak melebihi batas yang ditentukan dan untuk mengetahui dan melacak status proyek.

- Biaya : US $7.000,-.

(33)

- M odul Purchase Order

M odul Purchase Order membantu perusahaan untuk mengatur proses pembelian dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Sistem ini membutuhkan master file setup khusus di masing-masing master file yang berhubungan, termasuk jenjang atau tingkatan untuk pengambil keputusan dan jabatan orang yang berwenang untuk batas persetujuan sampai nilai tertentu. Hanya pembelian yang benar dengan persetujuan yang sesuai dapat masuk ke dalam sistem dan menghasilkan Purchase

Order sebagaimana mestinya. Data secara teratur dimasukkan ke dalam

sistem dari option Purchase Order Entry, dan user perlu mengidentifikasikan siapa yang memberikan persetujuan sebelum akhir dari data entry. ‘Draft copy’ dari Purchase Order dapat dihasilkan dan dicetak keluar dari sistem. Purchase Order Entry yang sudah dilengkapi lalu siap untuk disahkan dan disetujui. Pada saat proses pengesahan berlangsung, sistem akan menghasilkan dua lembar Purchase Order dan masing-masing adalah untuk penjual dan untuk bagian arsip. Selama proses pemasukan data entry, sistem akan dapat mengontrol pengeluaran dengan cara mencocokan anggaran yang tersedia untuk biaya per unit barang. Sistem akan mengontrol setiap transaksi yang sudah melewati jumlah anggaran yang sudah ditetapkan, untuk itu perusahaan dapat secara efektif mengatur pengeluaran yang telah ditetapkan untuk setiap divisi dan departemen. Sistem ini menyediakan beberapa perhitungan untuk sistem pengawasan anggaran yang baik dan mengecek untuk

(34)

budget baik dengan cara pengawasan departemen atau pengawasan laporan. Sistem akan menghasilkan laporan berbeda untuk membantu manajemen melaporkan khususnya ‘Purchase Order Status Report’ dan

‘Departemental Account Summary Report’.

Gambar 4.11 Contoh Tampilan Modul Purchase Order (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

M embantu perusahaan untuk mengatur proses pembelian dengan cara yang lebih efektif dan efisien.

- Fungsi :

Untuk mencatat setiap pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. - Biaya :

(35)

- M odul Report Writer

M odul Report Writer adalah modul yang digunakan untuk mensetup

report di munculin sesuai dengan yang kita inginkan.

- Tujuan Awal :

Untuk mengatur report yang ingin dihasilkan. - Fungsi :

Untuk mensetup report di munculin sesuai dengan yang kita inginkan.

- Biaya : US $2.100,-.

Divisi Accounting, Divisi Finance, Divisi Collection, Divisi TI, Divisi Project, Divisi Sales Administration dan Divisi Customer

Service.

- M odul Master Files Maintenance

M odul Master Files Maintenance adalah dasar dari seluruh komputerisasi dan oleh karena itu harus diimplementasikan dengan baik dengan kode yang disesuaikan. Standar hierarki bagi M odul Master Files Maintenance adalah terbagi ke dalam 3 tingkatan yaitu level 1 (Module), level 2 (Event) dan level 3 (Option). M odul Master Files Maintenance digunakan sebagai perpustakaan atau gudang untuk kode yang digunakan di dalam

(36)

sistem. Hal ini akan menghindari repetisi atau penggandaan hasil pengkodean secara berlebihan.

- Tujuan Awal :

M enyusun semua kode utama yang diperlukan untuk menjalankan sistem dan menyediakan contoh kode serta menunjukkan tipe kode yang digunakan.

- Fungsi :

Sebagai perpustakaan atau gudang untuk kode yang digunakan di dalam sistem.

- Biaya : US $4.200,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. - M odul Sales Administration

M odul Sales Administration meliputi semua aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatasi operasi sehari-hari mulai dari pejualan sampai pada unit kosong yang dimiliki. Setelah pembeli melakukan transaksi maka berkas-berkas penjualan akan dicetak. Sistem akan menentukan schedule penagihan yang berbeda untuk tiap-tiap jenis property yang berbeda dan tagihan bisa dicetak secara otomatis ketika penjualan sudah dikonfirmasikan.

(37)

Gambar 4.12 Contoh Tampilan Modul Sales Administration (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

- Tujuan Awal :

M eliputi semua aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatasi operasi sehari-hari mulai dari pejualan sampai pada unit kosong yang dimiliki.

- Fungsi :

Untuk mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan.

- Biaya : US $3.500,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Sales Administration.

(38)

- M odul Fixed Asset

M odul Fixed Asset memberikan sebuah metode secara sistematik untuk mendata semua transaksi fixed asset dan juga membantu manajemen mengontrol semua fixed asset perusahaan. Dengan modul ini, kita akan mengetahui semua informasi atas semua fixed asset yang ada di perusahaan.

Gambar 4.13 Contoh Tampilan Modul Fixed Asset (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

Untuk mendata semua transaksi fixed asset dan juga membantu manajemen mengontrol semua fixed asset perusahaan.

(39)

- Fungsi :

Untuk mengetahui semua informasi atas semua fixed asset yang ada di perusahaan.

- Biaya : US $2.100,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Accounting.

- M odul System Administration

M odul System Administration merupakan sebuah modul yang mengijinkan user untuk mengubah tampilan dari program aplikasi sesuai dengan spesifikasi yang mereka inginkan. M odul ini memungkinkan untuk melakukan penambahan user, menentukan apa yang bisa digunakan oleh user dan mengontrol setiap user di dalam sistem. M odul ini menyediakan keamanan dengan membatasi penggunaan option bagi setiap user. Dengan modul ini, kita dapat menentukan user dan menempatkannya ke dalam masing-masing grup. Tiap-tiap grup ini nantinya akan diputuskan hak untuk setiap user yang berada di dalam grup tersebut.

- Tujuan Awal :

Untuk mengubah tampilan dari program aplikasi sesuai dengan spesifikasi yang mereka inginkan.

(40)

- Fungsi :

Untuk melakukan penambahan user, menentukan apa yang bis a digunakan oleh user, mengontrol setiap user di dalam sistem dan menjaga keamanan sistem.

- Biaya : US $3.500,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. - M odul Inventory Control

Gambar 4.14 Contoh Tampilan Modul Inventory Control (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

M odul Inventory Control adalah modul yang digunakan untuk mengontrol dan mendata barang-barang yang ada di dalam perusahaan.

(41)

Barang-barang tersebut bisa merupakan barang baku yang dibeli ataupun barang yang siap untuk dijual.

- Tujuan Awal :

Untuk mengontrol dan mendata barang-barang yang ada di dalam perusahaan.

- Fungsi :

Untuk mengatur inventaris perusahaan. - Biaya :

US $2.100,-.

- M odul Customer Service

Customer Service merupakan pemenuhan dan penanganan semua

permintaan jasa dari pemilik dan penyewa serta juga jasa maintenance rutin. Semua permintaan atas layanan yang diterima akan ditugaskan kepada karyawan yang berhubungan untuk tujuan follow up. M odul

Customer Service melayani sebagai sebuah pusat Customer Service untuk

memfasilitasi semua permintaan yang diajukan oleh pemilik dan penyewa atas jasa yang diinginkan. Semua informasi dari permintaan yang diajukan dan biayanya tersebut akan disimpan di dalam modul Customer

(42)

Gambar 4.15 Contoh Tampilan Modul Customer Service (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama) - Tujuan Awal :

M elayani sebagai sebuah pusat Customer Service untuk memfasilitasi semua permintaan yang diajukan oleh pemilik dan penyewa atas jasa yang diinginkan.

- Fungsi :

Untuk pemenuhan dan penanganan semua permintaan jasa dari pemilik dan penyewa serta juga jasa maintenance rutin.

- Biaya : US $3.500,-.

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Customer Service.

(43)

- M odul Tenancy Management

M odul Tenancy Management digunakan untuk menangani dan mengatur penyewa dan pemilik dari property yang ada. M odul ini diberikan oleh pihak perusahaan kepada pihak pengelola. Di dalam modul ini juga menangani kontrak antara pihak pengelola dengan para penyewa serta pemilik dari perumahan. M odul ini juga akan berisikan informasi lengkap mengenai penyewa dan pemilik dari perumahan.

Gambar 4.16 Contoh Tampilan Modul Tenancy Management (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

- Tujuan Awal :

Untuk menangani dan mengatur penyewa dan pemilik dari

(44)

- Fungsi :

Sebagai pusat informasi mengenai penyewa dan pemilik dari perumahan.

- Biaya : US $2.100,-.

- Divisi yang Berhubungan : Pihak Pengelola.

- M odul Meter Utility

Gambar 4.17 Contoh Tampilan Modul Meter Utility (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

M odul Meter Utility merupakan modul yang digunakan untuk melacak pemakaian utility di dalam kondominium, pertokoan, perkantoran atau kompleks. M odul ini menangani masalah pemakaian air, listrik, sampah

(45)

dan gas. M odul ini diberikan perusahaan kepada pihak pengelola. Pihak pengelola akan menagih kepada penyewa atau pemilik berdasarkan pemakaian meteran masing-masing.

- Tujuan Awal :

Untuk melacak pemakaian utility di dalam kondominium, pertokoan, perkantoran atau kompleks.

- Fungsi :

Untuk menangani masalah pemakaian air, listrik, sampah dan gas. - Biaya :

US $2.100,-

- Divisi yang Berhubungan : Pihak Pengelola.

2. Infrastruktur

Infrastruktur yang ada di PT. M ulti Artha Pratama yaitu : 1. Platform (Hardware dan Software)

Perusahaan membutuhkan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang mana dibutuhkan untuk membantu divisi-divisi yang ada dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya sehari-hari. Perangkat keras yang digunakan oleh perusahaan adalah : - PC (Personal Computer)

Ada 250 unit komputer yang digunakan oleh perusahaan. Biaya investasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membeli komputer

(46)

adalah sebesar US $87.500.- dimana harga masing-masing komputer adalah sekitar US $350,- dengan spesifikasi sebagai berikut

Pentium(R) 4 CPU 2,4GHz-2,8GHz, Motherboard, Memory 256MB-512MB, VGA 64-128MB, Hardisk Capacity 60-100GB dan CD ROM/DVD ROM.

- Printer

Ada 85 unit printer yang tersedia dengan spesifikasi sebagai berikut :

Epson LX-300+ II sebanyak 50 unit dengan harga per unit US $175

dan Epson Stylus C67 sebanyak 35 unit dengan harga per unit US $95 Biaya investasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk membeli printer adalah sebesar US $12.075,-.

- Scanner

Ada 15 unit scanner yang tersedia dengan spesifikasi HP ScanJet

2400 dengan harga per unit sebesar US $80. Biaya investasi yang

dibutuhkan oleh perushaaan untuk membeli scanner adalah sebesar US $1.200,-.

- Server

Biaya investasi untuk server adalah US $10.000,- yang digunakan untuk membeli 2 unit komputer dan strorage untuk menyimpan data-data perusahaan.

Lisensi perangkat lunak yang dibeli oleh perusahaan adalah :

- Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Professional/XP

(47)

Perusahaan memiliki 250 unit komputer yang tersebar di semua divisi yang menggunakan sistem operasi Microsoft Windows dimana 100

unit komputer masih menggunakan sistem operasi Microsoft Windows 2000 dengan harga US $100,- dan 150 unit lainnya menggunakan Microsoft Windows XP Professional dengan harga US $220,-.

Sedangkan untuk 2 unit komputer server perusahaan menggunakan

Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition dengan harga U S

$850,-. Biaya investasi awal untuk membeli sistem operasi adalah sebesar US $44.700,-.

- Microsoft Office 2000 Professional/XP Professional/Live

Communications Server 2003

Perusahaan menggunakan Microsoft Office untuk menjalankan proses bisnis serhari-harinya dengan rincian sebagai berikut 100 Microsoft

Office 2000 Professional dengan harga U S $ 120,- dan 150 Microsoft Office XP Professional dengan harga US $ 240,-. Sedangkan untuk server perusahaan menggunakan Microsoft Office Live Communications Server 2003 dengan harga US $ 40,-. Biaya investasi

awal untuk membeli M icrosoft Office adalah sebesar US $38.080,-. - Tujuan Awal :

M emudahkan user untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan.

(48)

- Fungsi :

Hardware berfungsi untuk menjalankan sistem secara fisik yaitu

melakukan input data ke dalam sistem, serta mengambil output yang dihasilkan oleh sistem. Sedangkan software berfungsi sebagai

interface yang memungkinkan user menginstruksikan sistem untuk

bekerja sesuai dengan keinginan user. - Biaya :

US $213.555,-.

Tabel 4.1 Biaya Platform (Hardware dan Software dalam 1 tahun)

Biaya Jumlah Harga Total

(US $) (US $)

Biaya Investasi Awal :

Biaya Hardware :

Personal Computer 250 350 87500

Printer Epson LX-300+ II 50 175 8750

Printer Epson Stylus C67 35 95 3325

Scanner HP ScanJet 2400 15 80 1200

Server 10000

Biaya Software :

OS Windows 2000 Professional 100 100 10000

OS Windows XP Professional 150 220 33000

OS Windows Server 2003 Enterprise Edition 2 850 1700

Microsoft Office 2000 Professional 100 120 12000

Microsoft Office XP Professional 150 240 36000

Microsoft Office Live Communication Server 2003 2 40 80

Biaya Update Hardware & Software 10000

Total Biaya 213555

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. 2. Network

Network merupakan jaringan yang menghubungkan seluruh user melalui

(49)

- Tujuan Awal :

Untuk membangun suatu workfield yang saling terkoneksi dan saling berhubungan.

- Fungsi :

Untuk menghemat waktu dalam penukaran data dan informas i perusahaan serta menghubungkan setiap unit komputer yang ada dalam perusahaan.

- Biaya : US $8.000,-.

Tabel 4.2 Biaya Network (dalam 1 tahun)

Keterangan Harga

(US $)

Pembuatan Local Area Network 3000 Biaya Update Local Area Network 5000

Total Biaya 8000

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. 3. E-mail System

Perusahaan menggunakan Lotus Notes 6.5 sebagai sarana e-mail untuk para karyawannya dengan harga per client US $100,-.

- Tujuan Awal :

Sebagai sarana e-mail karyawan perusahaan. - Fungsi :

Untuk menampung e-mail serta address book dan kalender kegiatan karyawan perusahaan.

(50)

- Biaya : US $27.500,-.

Tabel 4.3 Biaya E-mail System (dalam 1 tahun)

(US $) (US $)

Lotus Notes 6.5 250 100 25000

Biaya Update Sistem 2500

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. 4. Internet/Intranet Security

Internet/Intranet Security merupakan perangkat keamanan yang dipasang

untuk mencegah adanya penyalahgunaan akses dan hacker yang akan mencuri data dan informasi perusahaan. Perusahaan menggunakan

McAfee Total Protection for Enterprise dengan harga US $20,- per

komputer.

- Tujuan Awal :

Untuk menjaga data dan informasi perusahaan. - Fungsi :

Sistem menjadi terlindungi dari serangan dari pihak yang tidak berkepentingan sehingga dapat mencegah terjadinya penyalahgunaan akses dan pencurian data perusahaan.

- Biaya : US $7.500,-.

(51)

Tabel 4.4 Biaya Internet/Intranet Security (dalam 1 tahun)

(US $) (US $)

McAfee Total Protection for Enterprise 250 20 5000

Biaya Update Sistem 2500

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi.

3. Services (Layanan)

Layanan atau services yang ada di PT. M ulti Artha Pratama adalah sebagai berikut :

1. Helpdesk

Helpdesk merupakan layanan untuk membantu user dalam menangani

masalah-masalah yang muncul pada aplikasi maupun pada komputernya. - Tujuan Awal :

M embantu user yang menghadapi masalah dalam penggunaan aplikasi ataupun kendala yang muncul pada komputernya.

- Fungsi :

Sebagai media informasi untuk mencari solusi bagi user yang mengalami kendala dalam menggunakan aplikasi.

- Biaya : US 14.000,-.

(52)

Tabel 4.5 Biaya Helpdesk (dalam 1 tahun)

Keterangan Total

(US $)

Biaya operasional selama 1 tahun 14000

2. Maintenance

Maintenance merupakan layanan untuk mendukung instalansi dan

pemeliharaan sistem yang ada di perusahaan. - Tujuan Awal :

M endiagnosa, memperbaiki dan memelihara sistem yang ada di perusahaan serta melakukan upgrade sistem jika diperlukan.

- Fungsi :

M engurangi kerusakan atau mencegah kesalahan-kesalahan yang timbul karena masalah teknis sehingga dapat meningkatkan performa sistem perusahaan.

- Biaya : US $57.000,-.

Tabel 4.6 Biaya Maintenance (selama 1 tahun)

(US $)

Biaya operasional selama 1 tahun 12000 Biaya maintenace

Software & Hardware 10000

Network 5000

Sistem 30000

(53)

3. Security Monitoring

Security Monitoring digunakan untuk memantau arus keluar masuk

informasi dan data dalam perusahaan. - Tujuan Awal :

Untuk mengatur jalannya arus informasi dan data dalam perusahaan.

- Fungsi :

Untuk menjamin keamanan aliran data dan informasi perusahaan. - Biaya :

US $6.000,-.

Tabel 4.7 Biaya Security Monitoring (selama 1 tahun)

(US $)

4. Management (M anajemen)

Proses managemen yang ada di PT. M ulti Artha Pratama yaitu : 1. Budgeting and Planning

Perusahaan selalu melakukan perencanaan dan perkiraan anggaran yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi baru yang diperlukan dengan mengadakan rapat dan konsultasi dengan pihak internal perusahaan seperti direktur dan pihak-pihak yang berhubungan dengan aplikasi baru

(54)

tersebut maupun dengan external perusahaan seperti vendor. Perencanaan dilakukan supaya perusahaan tahu kapan proyek tersebut selesai dan berapa perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut.

- Tujuan Awal :

Untuk mengatur suatu proyek sistem dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia dan batas waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.

- Fungsi :

M enjamin suatu proyek sistem dapat berjalan sesuai dengan rencana.

- Biaya : US $12.000,-.

Tabel 4.8 Biaya Budgeting & Planning (dalam 1 tahun)

(US $)

- Divisi yang Berhubungan : Divisi Teknologi Informasi. 2. Training

Perusahaan selalu melakukan training kepada karyawannya agar mereka dapat terus belajar dan berkembang serta dapat dengan mudah menjalankan aplikasi yang mereka gunakan setiap harinya.

(55)

- Tujuan Awal :

Untuk meningkatkan nilai utilitas sistem sekaligus kualitas sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan.

- Fungsi :

Sebagai sarana untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian dari karyawan perusahaan.

- Biaya :

US $ 30.000,-.

Tabel 4.9 Biaya Training (dalam 1 tahun)

(US $)

Biaya materi pengajaran 5000 Gaji pengajar training 15000 Biaya pengembangan 10000

Total Biaya 30000

Divisi Teknologi Informasi dan divisi Human Resource

Development.

Persentase dari masing-masing sumber daya lights on yaitu untuk aplikasi 40%, infrastruktur 25%, services 15% dan manajemen 20%.

(56)

Gambar 4.18 Persentase Portfolio Lights On (Sumber : Internal PT. Multi Artha Pratama)

4.3 Aplikasi Proyek IT yang S edang Direncanakan oleh Perusahaan

Aplikasi proyek IT yang sedang direncanakan oleh PT. M ulti Artha Pratama adalah sebagai berikut :

1. Human Resource Information System

Human Resource Information System merupakan sebuah aplikasi pendukung

yang dibuat untuk membantu dalam memantau dan melihat kinerja para karyawan yang ada di PT. M ulti Artha Pratama.

- Tujuan Awal :

M encatat semua informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

(57)

- Fungsi :

Sebagai indikator yang menggambarkan prestasi, kinerja, payroll serta produktivitas karyawan PT. M ulti Artha Pratama.

- User :

Divisi Human Resource Development. - Biaya :

US $25.000,-.

- Dampak Apabila Proyek Tertunda :

Penyebaran informasi yang masih berupa paper based di divisi Human

Resource Development yang cenderung memakan waktu dan biaya.

2. Knowledge Management

Knowledge Management merupakan sebuah aplikasi pendukung yang dibuat

untuk memenuhi kegiatan operasional di PT. M ulti Artha Pratama. - Tujuan Awal :

M empercepat proses penyebaran informasi dan proses pembelajaran dalam perusahaan.

- M anfaat :

Knowledge karyawan perusahaan dalam menangani setiap masalah

yang muncul tidak akan hilang begitu saja dan dapat disimpan untuk karyawan yang lain yang menghadapi masalah yang sama di masa mendatang.

- User :

(58)

- Biaya : US $15.000,-.

Knowlegde karyawan yang ada dapat hilang begitu saja jika tidak

didokumentasikan. 3. IFCA In House

IFCA In House merupakan sebuah aplikasi pendukung yang dibuat untuk memenuhi kegiatan operasional yang tidak terdapat pada modul-modul aplikasi IFCA.

- Tujuan Awal :

M enambah modul-modul tambahan yang dapat membantu kegiatan operasional perusahaan yang tidak terdapat pada aplikasi IFCA.

- Fungsi :

Sebagai suatu aplikasi pendukung yang mendukung kegiatan operasional perusahaan.

- User :

Semua Divisi. - Biaya :

US $35.000,-

Penanganan properti perusahaan dan pembuatan laporan menjadi kurang optimal.

(59)

4.4 Analisis Kondisi Lingkungan Industri

4.4.1 Analisis Model Kompetitif 5 Kekuatan Porter 1. Kekuatan Tawar M enawar Pembeli

Kekuatan tawar menawar pembeli dalam perusahaan PT. M ulti Artha Pratama sangatlah besar pengaruhnya. Pembeli adalah stakeholder yang berperan penting dalam menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Untuk menarik sejumlah pelanggan maka PT. M ulti Artha Pratama mengadakan sejumlah promosi misalnya dengan memberikan undangan yang dihibur oleh sejumlah artis ternama dan pemberian door prize. Konsumen yang membeli real estate perumahan adalah masyarakat menengah ke atas. Perusahaan juga mencari berbagai cara untuk menarik pembeli sebanyak-banyaknya agar loyal kepada perusahaan. Kekuatan tawar menawar pembeli dalam PT. M ulti Artha Pratama bisa dikatakan tinggi karena pembeli mempunyai pilihan untuk membeli property pada perusahaan lain yang berada di lokasi tersebut.

2. Ancaman dari Pesaing

Perusahaan pesaing adalah perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dan tingkatannya diatas atau sama dengan perusahaan. Perusahaan yang menjadi pesaing PT. M ulti Artha Pratama adalah PT. Sejahtera Persada yang menangani Cluster M anyar PIK, PT. Sinar Anugerah Semesta yang menangani Lotus Palace, dan PT. Grisenda yang menangani Taman Grisenda. Pesaing-pesaing tersebut sama-sama merupakan developer real

(60)

dalam industri yang sejenis yaitu dalam bidang developer bisa dikatakan rendah karena brand image perusahaan PT. M ulti Artha Pratama sudah bagus.

3. Kekuatan Tawar M enawar Pemasok

PT. M ulti Artha Pratama bekerja sama dengan perusahaan Witteveen+Bos dari Belanda dalam membangun sistem polder dan memakai standar internasional. Selain itu PT. Multi Artha Pratama juga bekerja sama dengan PT Cahayamurni Dirganusa dalam tender pekerjaan M ekanikal & Elektrikal untuk penunjang Instalasi Pengolahan Air M inum di Pantai Indah Kapuk yang digunakan untuk memproduksi tidak hanya air bersih melainkan air layak minum untuk memenuhi kebutuhan perumahan Bukit Golf M editerania. Untuk sliding dan folding doors, PT. M ulti Artha Pratama bekerja sama dengan PT. Karya M andiri Sepakat. Sebelum bekerja sama dengan pemasok, PT. M ulti Artha Pratama melakukan suatu perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa yang akan datang. Kekuatan tawar menawar pemasok pada perusahaan PT. Multi Artha Pratama bisa dikatakan rendah karena perusahaan tidak hanya tergantung pada 1 pemasok saja dan bisa memilih pemasok-pemasok yang lain yang cocok dengan kualitas yang diinginkan perusahaan.

4. Ancaman Pendatang Baru

Tidak terlalu banyak perusahaan baru yang bergerak di industri ini dikarenakan memerlukan modal yang besar, selain itu PT. M ulti Artha Pratama telah memiliki citra yang baik karena merupakan perusahaan

(61)

gabungan dari 3 developer besar yaitu Agung Sedayu Group, Agung Podomoro Group dan Salim Group. Jadi munculnya pendatang baru tidak menjadi ancaman yang besar bagi perusahaan, bahkan dengan adanya pesaing baru tersebut, maka dapat dijadikan suatu tolak ukur keberhasilan suatu perusahaan. Untuk pesaing barunya adalah PT. Wira Sakti Surya Persada yang menangani M etro Broadway. Ancaman pendatang baru pada industri ini bisa dikatakan rendah karena untuk memasuki industri ini membutuhkan modal yang tidak sedikit sehingga menjadi hambatan untuk memasuki industi ini.

5. Ancaman Produk Pengganti

Produk pengganti real estate adalah apartemen serta properti- properti yang di sewakan dan real estate yang dikembangkan oleh pemerintah, contohnya rumah susun. Pemerintah membangun rumah susun untuk membantu kalangan menengah ke bawah dengan harga yang terjangkau. Dibandingkan rumah susun yang di tawarkan oleh pemerintah, PT. M ulti Artha Pratama menawarkan produk yang lebih mahal tetapi dengan fasilitas yang lengkap dan kemudahan pembayaran yang dapat diangsur 60 kali angsuran tanpa uang muka dengan suku bunga sebesar 7%. IT disini mempunyai peranan penting yaitu melahirkan inovasi produk baru agar perusahaan mempunyai keunggulan bersaing dari produk penggantinya. Ancaman produk pengganti bisa dikatakan menengah karena ada beberapa konsumen yang lebih mementingkan kualitas dan ada juga yang lebih mementingkan kuantitas sehingga juga tergantung kepada konsumen itu

(62)

sendiri ingin membeli perumahan yang berkualitas ataupun perumahan yang lebih murah dengan kualitas yang setara.

Gambar 4.19 Analisis Model Kompetitif 5 Kekuatan Porter PT. Multi Artha Pratama

(Sumber : Pengolahan Data)

4.4.2 Analisis Value Chain Porter

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh PT. M ulti Artha Pratama meliputi: • Primary Activities

1. Feasibility Study

M emperoleh lahan yang strategis untuk dikembangkan, melakukan riset atau studi apakah daerah tersebut menguntungkan, akan dijual berapa untuk mendapatkan keuntungan serta berdasarkan daerah tersebut dengan konsep apa bangunan akan dibangun.

(63)

2. Design and Built

M erancang produk mulai dari segi sipil, membangun serta mengawasi produk yang dikembangkan, melakukan proses tender untuk mencari kontraktor yang cocok dari segi harga maupun kualitas.

3. Product

PT. M ulti Artha Pratama menghasilkan produk yang berkualitas tinggi berupa apartemen dan perumahan elit.

4. Indent

M engidentifikasi kebutuhan pembeli dan calon pembeli dan melakukan kegiatan promosi serta menentukan strategi pemasaran.

5. Service

M emberikan konsep tempat tinggal yang nyaman untuk ditinggali, yang dekat dengan pusat kota, memberikan fasilitas yang terbaik kepada konsumennya, memberikan guarantee pada triwulan pertama jika ada kerusakan produk, dan menjanjikan serah terima tepat waktu.

• Support Activities

1. Infrastruktur Perusahaan

Bagian Project, Accounting dan Finance. 2. M anajemen Sumber Daya M anusia

M anajemen SDM di PT. Multi Artha Pratama dikelola oleh divisi Human

Resource Development yang meliputi kegiatan perekrutan karyawan,

alokasi karyawan, penetapan gaji dan tunjangan karyawan, pelatihan karyawan, pengawasan kinerja karyawan dan mengatur jadwal kegiatan.

(64)

3. Pengembangan Produk dan Teknologi

Penggunaan jaringan untuk menghubungkan komputer-komputer, menggunakan beberapa aplikasi untuk mempermudah aktivitas bisnis, dan melakukan market research.

4. Procurement

M emilih dan mengkoordinir partner bisnis (kontraktor dan arsitek).

Kegia tan Pendukung Infrastruktur

Manajemen Sumber Daya Perekrutan, alokasi, pen etapan gaji dan_{tunjan gan , pelatih an, pengawasan kin erja} karyawan dan men gatur jadwal kegiatan

Bagian Project, Finance dan Accounting

Pengembangan Produk dan Tekn ologi

Penggun aan jaringan, menggunakan beberapa aplikasi untuk mempermudah aktivitas bisn is, dan market research

Procurement Memilih dan mengkoordinir partn er bisnis (kontraktor dan arsitek)

Feasibility Study

Memperoleh lahan yang strate gis untuk dikembangkan, melakukan riset atau studi

apakah daerah tersebut menguntungka n Design and Built Mer ancang produk, membangun serta mengawasi produk, melakukan proses tender untuk mencari kontraktor Product PT. M ulti Artha Pratama menghasilkan produk yang berkualitas tinggi berupa apartemen mewah Indent Mengidentifik asi kebutuhan pembeli dan calon pembeli, melakukan kegiatan promosi ser ta menentukan strategi pemasaran Servicing Memberikan konsep tempa t tinggal yang nyaman, deka t dengan pusat kota, memberikan fasilitas ya ng terbaik, memberikan guarantee, dan menja njikan serah terima tepat waktu. Tambaha n Nila i-biaya = profit (margin )

Gambar 4.20 Analisis Value Chain Porter PT. Multi Artha Pratama

(65)

4.4.3 Analisis S WOT

Pada tahapan analisis ini, terbagi menjadi dua bagian yaitu lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan. Lingkungan internal perusahaan digunakan untuk mengetahui kekuatan maupun kelemahan dari perusahaan. Sedangkan lingkungan eksternal digunakan untuk mengetahui ancaman maupun kesempatan atau peluang yang ada. Adapun data yang diperoleh berasal dari hasil analisis lingkungan dan hasil wawancara dengan manager dari perusahaan tentang pandangannya terhadap lingkungan internal perusahaan dan lingkungan eksternal perusahaan.

4.4.3.1 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan

Analisis lingkungan internal perusahaan menjabarkan apa saja yang menjadi kekuatan yang dimiliki perusahaan dan apa saja yang menjadi kelemahan dari perusahaan. Berikut ini adalah kekuatan dan kelemahan dari PT. M ulti Artha Pratama :

• Kekuatan

Hasil rekapitulasi terhadap faktor kekuatan internal PT. M ulti Artha Pratama yaitu :

(66)

Tabel 4.10 Rekapitulasi Faktor Kekuatan Internal PT. Multi Artha Pratama

No Faktor Kekuatan Perusahaan

1 M emiliki citra yang baik 2 M emiliki modal yang besar

3 Perumahan real estate yang berkualitas tinggi dengan fasilitas yang

lengkap

4 Lokasi perumahan yang strategis 5 M emiliki top manajemen yang baik

- M emiliki citra yang baik.

Perusahaan PT. M ulti Artha Pratama dikatakan memiliki citra yang baik dan terpercaya karena PT. Multi Artha Pratama merupakan perusahaan gabungan dari A gung Sedayu Group, Agung Podomoro Group dan Salim Group.

- M emiliki modal yang besar.

Karena merupakan perusahaan gabungan maka perusahaan PT. M ulti Artha Pratama memiliki modal yang besar untuk mendukung kegiatan bisnisnya.

- Perumahan real estate yang berkualitas tinggi dengan fasilitas yang lengkap.

Perumahan yang ditawarkan oleh perusahaan memiliki fasilitas yang paling lengkap seperti sekolah internasional, pasar tradisional, pusat belanja dan makan, rumah sakit, hotel, lapangan golf, mall, showroom

(67)

dan bengkel, pusat entertainment dan pusat komersial lainnya. Selain itu perumahan tersebut dijaga dengan sistem keamanan 24 jam yang canggih dan juga untuk menangani masalah banjir yang biasa terjadi maka dibangun sistem polder yang merupakan hasil kerja sama dengan konsultan ahli dari Belanda.

- Lokasi perumahan yang strategis.

Lokasi proyek perumahan real estate yang berada di kawasan strategis yaitu adanya daerah industri di daerah Kapuk Kamar dan juga letaknya yang dekat dengan pusat lalu lintas internasional yaitu Bandara Soekarno Hatta, menyebabkan kawasan ini cukup populer di mata asing lainnya. - M emiliki top manajemen yang baik.

Perusahaan memiliki top manajemen yang baik dan profesional yang ahli dibidangnya masing-masing sesuai dengan spesifikasi jabatan maupun tuntutan strategi bisnis perusahaan.

(68)

• Kelemahan

Hasil rekapitulasi terhadap faktor kelemahan internal PT. M ulti Artha Pratama yaitu :

Tabel 4.11 Rekapitulasi Faktor Kelemahan Internal PT. Multi Artha Pratama

No Faktor Kelemahan Perusahaan

1 Aplikasi pendukung sistem masih kurang sempurna 2 Turn over karyawan yang tinggi

3 HRD masih manual

4 Harga perumahan cenderung lebih mahal dibandingkan dengan pesaing

5 Biaya produksi yang tinggi

- Aplikasi pendukung sistem masih kurang sempurna.

Aplikasi IFCA yang digunakan oleh perusahaan masih kurang cocok dengan kegiatan operasional perusahaan sehingga ada beberapa kegiatan operasional sehari-hari masih belum terkoneksi dengan aplikasi. Dikarenakan dengan itu maka perusahaan membangun sebuah aplikasi baru untuk menambah modul-modul tambahan yang dibutuhkan oleh perusahaan tetapi tidak terdapat dalam aplikasi IFCA.

- Turn over karyawan yang tinggi

Turn over karyawan di perusahaan PT. M ulti Artha Pratama bisa