dan pembangunan Mencegah terjadinya kesimpang siuran,tumpang tindih dan pemborosan

(1)

Perkembangan Korespondensi

¾

¾ Ditemukannya abjad, Ditemukannya abjad, kertas tinta dan kertas tinta dan kertas, tinta dan kertas, tinta dan pena.

pena. ¾

¾ Ditemukan mesin Ditemukan mesin ketik 1868

ketik 1868 ¾

¾ Ditemukan telegram Ditemukan telegram pd pertengahan abad pd pertengahan abad XIX XIX XIX XIX ¾

¾ Faksimile, telenote.Faksimile, telenote. ¾

¾ E mail, smsE mail, sms

Fungsi

Fungsi Korespondensi

Korespondensi

¾

¾Sbg alat penghubung dan pencatatanSbg alat penghubung dan pencatatan ¾

¾Setiap instruksi perlu diwujutkan dalam Setiap instruksi perlu diwujutkan dalam pp pp jj bentuk tertulis.

bentuk tertulis. ¾

¾Sbg alat pemberi instruksi, pelapor, Sbg alat pemberi instruksi, pelapor, penerima keterangan.

penerima keterangan. ¾

¾Semua perlu dilakukan scr tertulis, mudah Semua perlu dilakukan scr tertulis, mudah diingat , mudah dipertanggung jawabkan. diingat , mudah dipertanggung jawabkan.

I k i li h k

¾

¾Instruksi scr lisan hanya untuk urusan yg Instruksi scr lisan hanya untuk urusan yg tidak penting

tidak penting

Azas Tata Naskah Dinas

¾

¾ AzasAzas efektifefektif dandan efisienefisien A

A b kb k

¾

¾ AzasAzas pembakuanpembakuan ¾

¾ AzasAzas pertanggungjawabanpertanggungjawaban ¾

¾ AzasAzas keterkaitanketerkaitan ¾

¾ AzasAzas kecepatankecepatan dandan ketepatanketepatan ¾

(2)

Sasaran Pengelolaan

Naskah Dinas

¾ Memperoleh keseragaman teknis dan

prosedural

¾ Mewujudkan keterpaduan tata persuratan atau tata naskah dinas

¾ Menunjang ketertiban dan kepastian serta kelancaran komunikasi

¾ Meningkatkan daya-guna dan hasil guna dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintahan penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan

¾ Mencegah terjadinya kesimpang siuran,tumpang tindih dan pemborosan

Kegiatan Tata Naskah Dinas

Adalah kegiatan yg meliputi :

Adalah kegiatan yg meliputi : ¾

¾ Penentuan jenis naskah dinasPenentuan jenis naskah dinas ¾

¾ Penyusunan naskah dinasPenyusunan naskah dinas ¾

¾ Bentuk surat dinasBentuk surat dinas ¾

¾ Format surat dinasFormat surat dinas ¾

¾ Penggunaan Lambang Negara, logo &cap dinasPenggunaan Lambang Negara, logo &cap dinas ¾

¾ PP b hb h b tb t b t lb t l dd

¾

¾ Perubahan, pencabutan, pembatalan dan Perubahan, pencabutan, pembatalan dan perbaikan naskah dinas.

perbaikan naskah dinas.

Pengertian Naskah Dinas

¾

¾SemuaSemua informasiinformasi tertulistertulis sebagaisebagai alatalat komunikasi

komunikasi kedinasankedinasan yangyang dikeluarkanyy gg dikeluarkan oleh

oleh pejabatpejabat ygyg berwenangberwenang didi lingkunganlingkungan Instansi

Instansi PemerintahPemerintah..

Jenis

Jenis Naskah

Naskah Dinas

Dinas

¾

¾ A. A. NaskahNaskah DinasDinas ArahanArahan :: 1. N.D

1. N.D PengaturanPengaturan 2. N. D

2. N. D PenetapanPenetapan ((KeputusanKeputusan )) 3. N. D.

3. N. D. PenugasanPenugasan//PerintahPerintah ¾

¾ B. B. NaskahNaskah DinasDinas KorespondensiKorespondensi :: 1. ND

1. ND KorespondensiKorespondensi Intern :Intern : Nota

Nota dinasdinas -- Nota Nota dinasdinas -- MemorandumMemorandum 2.

2. SuratSurat DinasDinas 3.

(3)

C.

C. NaskahNaskah DinasDinas KhususKhusus :: 1.

1. SuratSurat KeteranganKeterangan 2

2 SuratSurat PerjanjianPerjanjian 2.

2. SuratSurat PerjanjianPerjanjian 3.

3. SuratSurat KuasaKuasa 4.

4. BeritaBerita acaraacara 5.

5. SuratSurat PengantarPengantar 6. 6. PengumumanPengumuman D. D. LaporanLaporan E. E. FormulirFormulir F.

F. NaskahNaskah DinasDinas ElektronikElektronik

Naskah

Naskah Dinas

Dinas Pengaturan

Pengaturan

¾ ¾ 1.1. PeraturanPeraturan 2 2 P dP d ¾ ¾ 2. 2. PedomanPedoman ¾

¾ 3. 3. PetunjukPetunjuk PelaksanaanPelaksanaan ¾

¾ 4. 4. InstruksiInstruksi ¾

¾ 5. 5. ProsedurProsedur TetapTetap ¾

¾ 6. 6. SuratSurat EdaranEdaran

Peraturan

¾

¾ND ND ygyg bersifatbersifat mengatur

mengatur memuatmemuat mengatur

mengatur, , memuatmemuat kebijakan

kebijakan pokokpokok, , bersifat

bersifat umumumum, , berlaku

berlaku untukuntuk seluruhseluruh satuan

satuan organisasiorganisasi/unit /unit kerja

kerja dlmjj dlm instansiinstansi pemerintah

pemerintah dandan dptdpt menjadi

menjadi dasardasar bagibagi penyusunan

penyusunan naskahnaskah dinas

dinas lainnyalainnya..

Peraturan

¾

¾ ND ND ygyg bersifatbersifat mengaturmengatur, , memuatmemuat kebijakankebijakan pokok

pokok bersifatbersifat umumumum berlakuberlaku untukuntuk seluruhseluruh pokok

pokok, , bersifatbersifat umumumum, , berlakuberlaku untukuntuk seluruhseluruh satuan

satuan organisasiorganisasi/unit /unit kerjakerja dlmdlm instansiinstansi pemerintah

pemerintah dandan dptdpt menjadimenjadi dasardasar bagibagi penyusunan

penyusunan naskahnaskah dinasdinas lainnyalainnya

..

¾

¾ WewenangWewenang penetapanpenetapan dandan PenandatanganPenandatangan : : pejabat

pejabat pimpinanpimpinan tertinggitertinggi padapada setiapsetiap instansiinstansi pejabat

pejabat pimpinanpimpinan tertinggitertinggi padapada setiapsetiap instansiinstansi pemerintah

(4)

PERATURAN PERATURAN GARUDA LAMPIRAN xx : keputusanxxxxx NOMOR :……… TANGGAL :………. PETUNJUK PELAKSANAAN PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG BAB I PENDAHULUAN UMUM

MAKSUD DAN TUJUAN RUANG LINGKUP DASAR BAB II PELAKSANAAN ……… Ditetapkan di :……… Pada tgl :……….. Nama Jabatan ( TTd dan Cap Jabatan )

Nama Lengkap

PEDOMAN

¾

¾ Naskah dinas yg memuat acuan yg bersifat Naskah dinas yg memuat acuan yg bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yg umum di lingkungan instansi pemerintah yg

dij b k k d l j k i l /

dijabarkan ke dalam petunjuk operasional / dijabarkan ke dalam petunjuk operasional / tehnis yg penerapannya disesuaikan dgn tehnis yg penerapannya disesuaikan dgn karakteristik instansi.

karakteristik instansi. ¾

¾ Wewenang penetapan & penandatanganan pd Wewenang penetapan & penandatanganan pd pejabat yg berwenang.

pejabat yg berwenang. ¾

¾ Susunan : kepala, batang tubuh, kakiSusunan : kepala, batang tubuh, kaki

Petunjuk Pelaksanaan

¾

¾Naskah dinas yg memuat cara Naskah dinas yg memuat cara

pelaksanaan kegiatan termasuk urutan pelaksanaan kegiatan termasuk urutan pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaanya.

pelaksanaanya. ¾

¾Wewenang penetapan & penandatangan : Wewenang penetapan & penandatangan : pimpinan instansi, dpt dilimpahkan kpd pimpinan instansi, dpt dilimpahkan kpd pejabat satu tingkat dibawahnya. pejabat satu tingkat dibawahnya. ¾

¾Susunan : kepala batang tubuh kakiSusunan : kepala batang tubuh kaki ¾

¾Susunan : kepala, batang tubuh, kakiSusunan : kepala, batang tubuh, kaki

PETUNJUK PELAKSANAAN PETUNJUK PELAKSANAAN LAMPIRAN xx : keputusanxxxxx NOMOR :……… TANGGAL :………. PETUNJUK PELAKSANAAN TENTANG BAB I PENDAHULUAN UMUM

MAKSUD DAN TUJUAN RUANG LINGKUP DASAR BAB II PELAKSANAAN ……… Ditetapkan di :……… Pada tgl :……….. Nama Jabatan ( TTd dan Cap Jabatan )

(5)

Instruksi

¾

¾Naskah dinas yg memuat arahan atau Naskah dinas yg memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan perintah tentang pelaksanaan kebijakan perintah tentang pelaksanaan kebijakan perintah tentang pelaksanaan kebijakan ¾

¾Wewenang penetapan & penandatanganan Wewenang penetapan & penandatanganan pimpinan tertinggi instansi pemerintah pusat pimpinan tertinggi instansi pemerintah pusat dan daerah

dan daerah ¾

¾Susunan: kepala, konsiderans, batang tubuh, Susunan: kepala, konsiderans, batang tubuh, kaki

kaki kaki kaki

Protap ( Prosedur Tetap )

¾

¾ Naskah dinas yg memuat serangkaian Naskah dinas yg memuat serangkaian petunjuk pimpinan tentang tata cara serta petunjuk pimpinan tentang tata cara serta petunjuk pimpinan tentang tata cara serta petunjuk pimpinan tentang tata cara serta urutan suatu kegiatan opearsional atau urutan suatu kegiatan opearsional atau administratif tertentu yg harus diikuti oleh administratif tertentu yg harus diikuti oleh individu pejabat atau unit organisasi. individu pejabat atau unit organisasi. ¾

¾ Wewenang pembuatan dan penetapan ada Wewenang pembuatan dan penetapan ada pd pejabat yg berwenang atau yg ditunjuk pd pejabat yg berwenang atau yg ditunjuk pd pejabat yg berwenang atau yg ditunjuk. pd pejabat yg berwenang atau yg ditunjuk. ¾

¾ Susunan : kepala, batang tubuh, kaki.Susunan : kepala, batang tubuh, kaki.

Prosedur Prosedur TetapTetap

NAMA INSTANSI PROSEDUR TETAP NOMOR: / / /2006 NOMOR:…/…/…/2006 TENTANG BAB I PENDAHULUAN Umum

Maksud & Tujuan Ruang Lingkup Dasar BAB II PROSEDUR Ditetapkan di :………. Pada tgl :………. Nama Jabatan TTD dan cap Instsni

Nama lengkap

Surat Edaran

¾

¾ Naskah dinas yg memuat pemberitahuan Naskah dinas yg memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yg dianggap penting tentang hal tertentu yg dianggap penting gg ygyg gg p pgg p p gg dan mendesak.

dan mendesak. ¾

¾ Wewenang penetapan dan Wewenang penetapan dan

penandatangan ada pada pimpinan penandatangan ada pada pimpinan tertinggi instansi, dpt dilimpahkan pd tertinggi instansi, dpt dilimpahkan pd pimpinan sekretariat.

pimpinan sekretariat. ¾

(6)

Naskah

Naskah DinasDinas PenetapanPenetapan ( ( KeputusanKeputusan)) ¾

¾

Adalah

Adalah naskah

naskah yg

yg memuat

memuat kebijakan

kebijakan

yg

yg bersifat

bersifat menetapkan,tdk

menetapkan,tdk bersifat

bersifat

mengatur

mengatur dan

dan merup

merup pelaksanaan

pelaksanaan

mengatur

mengatur dan

dan merup

merup pelaksanaan

pelaksanaan

kegiatan

kegiatan ::

¾

Wewenang

Wewenang penetapan

penetapan &

&

penandatangan

penandatangan ada

ada pada

pada pimpinan

pimpinan

tertinggi

tertinggi setiap

setiap instansi

instansi//pejabat

pejabat yg

yg

menerima

menerima pendelegasian

pendelegasian wewenang

wewenang

menerima

menerima pendelegasian

pendelegasian wewenang

wewenang

¾

Susunan

Susunan :

: kepala

kepala,

, konsiderans

konsiderans,

, diktum

diktum,

,

batang

batang tubuh

tubuh, kaki.

, kaki.

Contoh Keputusan

¾

Penetapan

Penetapan organisasi

organisasi dan

dan tata

tata kerja

kerja

i

t

i

t

i

instansi

¾

menetapkan

menetapkan//mengubah

mengubah status

status

Kepeg

Kepeg/personal/

/personal/keanggotaan

keanggotaan//peristiwa

peristiwa;;

Penetapan

Penetapan ketatalaksanaan

ketatalaksanaan organisasi

organisasi

¾

menetapkan

menetapkan//mengubah

mengubah//membubarkan

membubarkan

¾

menetapkan

menetapkan//mengubah

mengubah//membubarkan

membubarkan

suatu

suatu kepanitiaan

kepanitiaan//tim

tim

¾

Pendelegasian

Pendelegasian kewenangan

kewenangan yang

yang bersifat

bersifat

menetap

KEPUTUSAN KEPUTUSAN NAMA JABATAN KEPUTUSAN NOMOR: / / /2006 NOMOR:…/…/…/2006 TENTANG ……….. NAMA JABATAN……….. Menimbanga : a. bahwa……….. Mengingat : 1……… MEMUTUSKAN Menetapkan : KEPUTUSAN………TENTANG………… PASAL1 ……… Ditetapkan di :……… pada tgl :………. NAMA JABATAN TTD DAN CAP JABATAN NAMA LENGKAP

ND

ND Penugasan

Penugasan

((Surat

Surat Perintah

Perintah//Surat

Surat Tugas

Tugas))

¾

¾ ND ND ygyg dibuatdibuat oleholeh atasanatasan //pejabatpejabat ygyg berwenang

berwenang kpdkpd bawahanbawahan//pejabatpejabat lainlain ygyg berwenang

berwenang kpdkpd bawahanbawahan//pejabatpejabat lain lain ygyg diperintahkan

diperintahkan//diberidiberi tugastugas, , ygyg memuatmemuat apaapa ygyg harus

harus dilakukandilakukan.. ¾

¾ WewenangWewenang pembuatanpembuatan : : dibuatdibuat oleholeh atasanatasan //pejabatpejabat ygyg berwenangberwenang berdasarberdasar lingkuplingkup tugas wewenang

tugas wewenang dandan tanggungtanggung jawabnyajawabnya tugas,wewenang

tugas,wewenang dandan tanggungtanggung jawabnyajawabnya..

¾

(7)

Naskah

Naskah Dinas

Dinas Khusus

Khusus

1.

1. SuratSurat KeteranganKeterangan : : informasiinformasi seseorangseseorang untukuntuk kepentingan

kepentingan dinaspp gg dinas 2.

2. SuratSurat PerjanjianPerjanjian : : kesepakatankesepakatan bersamabersama tentang

tentang obyekobyek yang yang mengikatmengikat antarantar keduakedua belah

belah pihakpihak atauatau lebihlebih untukuntuk melaksanakanmelaksanakan komitmen

komitmen yang yang disepakatidisepakati 3.

3. SuratSurat KuasaKuasa; ; pemberianpemberian wewenangwewenang untukuntuk melakukan

melakukan tindakantindakan dinasdinas 4.

4. BeritaBerita AcaraAcara ; ; uraianuraian prosesproses pelksanaanpelksanaan kegiatan

kegiatan yang yang ditandatanganiditandatangani keduakedua pihakpihak dandan ada

ada saksisaksi

Pengumuman

¾

¾ NaskahNaskah dinasdinas ygyg memuatmemuat pemberitahuanpemberitahuan ygyg ditujukan

ditujukan kpdkpd semuasemua pegawaipegawai dlmdlm instansiinstansi atauatau ditujukan

ditujukan kpdkpd semuasemua pegawaipegawai dlmdlm instansiinstansi atauatau perorangan

perorangan dandan golongangolongan didi dalamdalam atauatau didi luarluar instansi

instansi.. ¾

¾ WewenangWewenang pembuatanpembuatan & & penandatangananpenandatanganan ada

ada pd pd pejabatpejabat ygyg mengumumkanmengumumkan atauatau pejabatpejabat yg

yg ditunjukditunjuk yg

yg ditunjukditunjuk.. ¾

¾ SusunanSusunan : : kepalakepala suratsurat, , batangbatang tubuhtubuh, kaki., kaki.

Pengumuman Pengumuman NAMA INSTANSI PENGUMUMAN PENGUMUMAN NOMOR:…/…/…/2006 TENTANG ………. ……….. ………. Ditetapkan di :………. Pada tgl :………. Nama Jabatan Nama Jabatan TTD dan cap Instsni

Nama lengkap

Jenis Lain Naskah Dinas

¾

¾ LaporanLaporan ; ; pemberitahuanpemberitahuan pelaksanaanpelaksanaan kegiatankegiatan

¾

¾ TelaahTelaah StafStaf ;; uraianuraian analisisanalisis singkatsingkat dandan jelasjelas

¾

¾ TelaahTelaah StafStaf ; ; uraianuraian analisisanalisis singkatsingkat dandan jelasjelas mengenai

mengenai persoalanpersoalan disertaidisertai pemecahanpemecahan masalah

masalah//jalanjalan keluarkeluar

¾

¾ FormulirFormulir : : bentukbentuk pengaturanpengaturan alokasialokasi ruangruang atauatau lembar

lembar naskahnaskah untukuntuk mencatatmencatat data data dandan informasi

informasi

¾

¾ SuratSurat DinasDinas ElektronikElektronik ; KEPMENPAN No. ; KEPMENPAN No. ;; 13/KEPM.PAN/2000

13/KEPM.PAN/2000 tanggaltanggal 23 23 JanuariJanuari 2003 2003 tentang

tentang PedomanPedoman UmumUmum PerkantoranPerkantoran ElektronisElektronis Lingkup

Lingkup Intranet Intranet dandan StrategiStrategi NasionalNasional Pengembangan

(8)

Surat

Surat Dinas

Dinas

¾

¾ AdalahAdalah alatalat komunikasikomunikasi tertulistertulis dalamdalam penyelenggaraan

penyelenggaraan administrasiadministrasi untukuntuk menyampaikan

menyampaikan beritaberita / / informasiinformasi, , penjelasan

penjelasan atauatau pernyataanpernyataan pendapatpendapat ygyg berasal

berasal daridari siapapunsiapapun ygyg ditujukanditujukan kepadakepada Instansi

Instansi PemerintahPemerintah dandan atauatau LembagaLembaga Negara

Negara atauatau sebaliknyasebaliknya. .

¾

¾ SuratSurat sebagaisebagai pernyataangg pernyataan tertulispp yy tertulis ygygygyg digunakan

digunakan sbgsbg saranasarana menyampaikanmenyampaikan informasi

informasi kedinasankedinasan kpdkpd pihakpihak lain lain sesuaisesuai dgn

dgn ketentuanketentuan ygyg berlakuberlaku..

ND

ND Korespondensi

Korespondensi

¾

Surat

Surat dinas

dinas ekstern

ekstern adalah

adalah surat

surat dinas

dinas yg

yg

dit j k

k d

k d i

i

t

i

i l i

l i

ditujukan

ditujukan kpd

kpd instansi

instansi lain.

lain.

¾

Surat

Surat dinas

dinas intern

intern adalah

adalah surat

surat dinas

dinas yg

yg

ditujukan

ditujukan dlm

dlm lingkup

lingkup organisasi

organisasi.

. Seperti

Seperti

memorandum, nota

memorandum, nota dinas

dinas..

¾

Surat

Surat Undangan

Undangan

¾

Surat

Surat Undangan

Undangan

¾

Nota

Nota Dinas

Dinas :

: Surat

Surat dinas

dinas intern

intern yg

yg dibuat

dibuat

oleh

oleh seorang

seorang pejabat

pejabat dlm

dlm melaksankan

melaksankan

tugas

tugas guna

guna menyampaikan

menyampaikan petunjuk

petunjuk,

,

pemberitahuan

pemberitahuan pernyataan

pernyataan permintaan

permintaan

pemberitahuan

pemberitahuan,

, pernyataan

pernyataan,

, permintaan

permintaan

kpd

kpd pejabat

pejabat lain.

lain.

¾

Memorandum

Memorandum :

: bentuk

bentuk surat

surat antar

antar

pejabat

pejabat//pegawai

pegawai yg

yg bersifat

bersifat mengingatkan

mengingatkan

suatu

suatu masalah

masalah dan

dan menyampaikan

menyampaikan

saran/

saran/pendpt

pendpt kedinasan

kedinasan

¾

Susunan

Susunan :

: kepala

kepala,

, batang

batang tubuh

tubuh, kaki

, kaki surat

surat

Nota

Nota DinasDinas/Memo/Memo

NAMA INSTANSI

NOTA DINAS/ MEMORANDUM NOMOR :……/…/…/2009 Kepada :……… Dari :………. Hal :……….. Tgl :………. ……….. ………. ………. Dst N J b t Nama Jabatan TTd Nama lengkap

(9)

Surat Surat DinasDinas

NAMA INSTANSI Jalan………. Telepon…….,………Fax………… ---Nomor : ………. Tempat,tgl Bln,Thn Sifat :……….. Lampiran :……….. Hal :……… Yth……… ………. ………. ……… ……… Nama Jabatan TTD dan cap Instsni Nama lengkap Tembusan :

1…………..

2………….

Ciri-ciri sebuah surat :

1.

Ada Kop Surat

2.

Ada Logo Surat

3.

Ada format/bentuk surat

4.

Ada tanda tangan pimpinan

5.

Ada stempel/cap dinas

6.

Ada Nomor surat keluar

Sifat Naskah Dinas

¾

¾A. Dilihat dari Tingkat Keaslian suratA. Dilihat dari Tingkat Keaslian surat

1 Asli

1 Asli--> kepada alamat yg dituju> kepada alamat yg dituju 1. Asli

1. Asli > kepada alamat yg dituju.> kepada alamat yg dituju. 2. Tembusan

2. Tembusan-->kpd yg terkait, >kpd yg terkait, tindasan,cc

tindasan,cc 3. Petikan

3. Petikan-->ditulis lg hanya beberapa >ditulis lg hanya beberapa bagian saja & dilegalisasi (kutipan ) bagian saja & dilegalisasi (kutipan ) 4. Salinan

4. Salinan-->hasil copy yg di legalisasi>hasil copy yg di legalisasi

( t )

( turunan) ( turunan)

¾

¾ B. B. Dilihat Tingkat KeamananDilihat Tingkat Keamanan

1

1.. SangatSangat RahasiaRahasiaÆÆ tingkattingkat keamanankeamanan isi

isi suratsurat dinasdinas ygyg tertinggitertinggi eraterat hubhub dgndgn keamanan

keamanan && keselamatankeselamatan negaranegara.. keamanan

keamanan && keselamatankeselamatan negaranegara.. 2

2.. RahasiaRahasiaÆÆ tingkattingkat keamanankeamanan isiisi suratsurat dinas

dinas ygyg berhubberhub eraterat keamanankeamanan kedinasan

kedinasan.. 3

3.. TerbatasTerbatasÆÆ tingkattingkat keamanankeamanan suratsurat berhub

berhub eraterat dhndhn tugastugas khususkhusus berhub

berhub eraterat dhndhn tugastugas khususkhusus kedinasan

kedinasan.. 4

4.. BiasaBiasaÆÆ suratsurat ygyg tidaktidak memerlukanmemerlukan pengamana khusus.

(10)

¾

¾ C. C. Dilihat dari Kecepatan PenyampaianDilihat dari Kecepatan Penyampaian

1

1.. AmatAmat Segera/kilatSegera/kilatÆÆ suratsurat dinasdinas hrshrs dikirim

dikirim pdpd harihari ygyg samasama dgndgn batasbatas dikirim

dikirim pdpd harihari ygyg samasama dgndgn batasbatas waktu

waktu 2424 jamjam.. 2

2.. SegeraSegeraÆÆ suratsurat dinasdinas hrshrs dikirimdikirim dlmdlm waktu

waktu 22xx2424 jamjam.. 3

3.. BiasaBiasaÆÆ suratsurat dikirimdikirim sesuaisesuai dgndgn urutan

urutan ygyg diterimaditerima dibagiandibagian pengiriman,batas

pengiriman,batas waktuwaktu 55 harihari..

Penomoran Naskah Dinas

¾

Surat

Surat dinas

dinasÆ

Æ kode

kode klasifikasi

klasifikasi,

, nomor

nomor

tt b l

b l

t h

surat

surat,

, bulan

bulan,

, tahun

tahun..

¾

Nota

Nota dinas

dinas/memo

/memo Æ

Æ bersifat

bersifat internal,

internal,

maka

maka dpt

dpt tanpa

tanpa kode

kode klasifikasi

klasifikasi..

¾

Naskah

Naskah dinas

dinas pengaturan

pengaturan ,,penetapan

penetapan

Æ

nomor

nomor tahun

tahun

nomor

nomor,

, tahun

tahun..

Bentuk Surat Dinas

¾

Block Style

¾

Semi Block

style

¾

Idented

Idented Style

Style

Jakarta, 25 Agustus 2005 No surat : Dl.01.02/3/2006 Lampiran: satu lembar Hal : Permohonan Mengajar Kepada Yth

Kepala Pusdiklat Kepala Pusdiklat Departemen Perhubungan RI Di Jakarta

Menunjuk Surat Sdr No:….tertanggal…/ Juli/2005 tertanggal 12 Juli 2005 tentang permintaan tenaga pengajar pada Diklat Kearsipan, pada prinsipnya ANRI tidak berkeberatan,sehubungan dengan hal tersebut, kami sampaikan pengajar tersebut:

Nama : Karuniatun Tigawati, SH Nip : 360 000 529 Jabatan : Arsiparis Madya

Demikian kami sampaikan atas perhatian dan kerjasamanya,trima kasih. Kepala Pusdiklat ANRI

Gina Masudah Husni

Tembusan : Deputi Pembinaan RI

(11)

Nomor : DL.02.01/112/2003 Jakarta, 1 April 2003 Lampiran : 1 (satu) lembar

Hal : Bantuan Tenaga Pengajar Kepada Yth.

Sekretaris Kabupaten Muaro Jambi di

Sengeti

Menunjuk Surat Saudara Nomor : …../…./2003 tanggal 27 Maret 2003 tentang Permintaan Tenaga Pengajar Diklat Kearsipan, pada prinsipnya Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak keberatan dan sangat mendukung instansi saudara dalam upaya mengembangkan SDM khususnya di bidang kearsipan.

Sehubungan dengan itu, disampaikan nama pengajar dari ANRI: Nama : Drs. Gunawan Ariwibowo

NIP : 360 000 366 Pangkat : Penata (IIIc) Jabatan : Arsiparis Muda

Untuk kelancaran pelaksanaan diklat tersebut, mohon biaya transportasi Jakarta – Jambi (PP) dan akomodasi pengajar selama pelaksanaan diklat ditanggung oleh Jambi (PP) dan akomodasi pengajar selama pelaksanaan diklat ditanggung oleh instansi Saudara.

Atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.

Direktur Pengembangan SDM Kearsipan, Drs. Nedi Supriadi

Tembusan:

Yth. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan

Jakarta, 25

Jakarta, 25 AgustusAgustus 20052005 No

No suratsurat : Dl.01.02/3/2006: Dl.01.02/3/2006 Lampiran

Lampiran: : satusatu lembarlembar Hal :

Hal : PermohonanPermohonan MengajarMengajar Kepada

Kepada YthYth Kepala Kepala PusdiklatPusdiklat

Departemen

Departemen PerhubunganPerhubungan RIRI Departemen

Departemen PerhubunganPerhubungan RIRI Di Jakarta

Di Jakarta Menunjuk

Menunjuk SuratSurat SdrSdr No:….No:….tertanggaltertanggal…/ …/ JuliJuli/2005 /2005 tertanggaltertanggal 12 12 JuliJuli 2005 2005 tentangtentang Permintaan

Permintaan tenagatenaga pengajarpengajar padapada DiklatDiklat KearsipanKearsipan, , padapada prinsipnyaprinsipnya ANRI ANRI tidaktidak berkeberatan,sehubungan

berkeberatan,sehubungan dengandengan halhal tersebuttersebut, , kamikami sampaikansampaikan pengajarpengajar tersebuttersebut:: Nama

Nama : : KaruniatunKaruniatun TigawatiTigawati, SH, SH Nip : 360 000 529 Nip : 360 000 529 Jabatan

Jabatan : : ArsiparisArsiparis MadyaMadya Demikian

Demikian kamikami sampaikansampaikan atasatas perhatianperhatian dandan kerjasamanya,trimakerjasamanya,trima kasihkasih. . Kepala

Kepala PusdiklatPusdiklat ANRIANRI

Gina

Gina MasudahMasudah HusniHusni Tembusan

Tembusan :: Deputi

Deputi PembinaanPembinaan RIRI

Format Surat

¾

1. Kepala Surat

¾

2. Batang tubuh ( pembuka, isi, penutup)

¾

3. Kaki Surat ( nama jabatan,ttd

Pejabat,nama lengkap, stempel,

tembusan )

Susunan surat Susunan surat

¾

¾ Kop suratKop suratÆÆ nama instansi, nama jabatan.nama instansi, nama jabatan. ¾

¾ Tanggal suratTanggal suratÆÆ ditulis dgn lengkapditulis dgn lengkap ¾

¾ Hal suratHal suratÆÆ penjelasan singkat dr isipenjelasan singkat dr isi ¾

¾ Alamat suratAlamat suratÆÆditujukan pd nama jabatan pimpinanditujukan pd nama jabatan pimpinan ¾

¾ Alamat suratAlamat suratÆÆditujukan pd nama jabatan pimpinan ditujukan pd nama jabatan pimpinan instansi

instansi ¾

¾ Penggunaan u.pPenggunaan u.pÆÆmempercepat proses mempercepat proses penyelesaian surat

penyelesaian surat

..

¾

¾ SpasiSpasiÆÆsurat dinas diketik 1 spasi diberi jarak 1.5surat dinas diketik 1 spasi diberi jarak 1.5--2 2 spasi diantara 2 paragraf.

spasi diantara 2 paragraf.pp pp gg ¾

¾ Warna tinta Warna tinta ÆÆ warna hitam utk penulisan surat, warna hitam utk penulisan surat, warna hitam dan biru tua utk penandatanganan warna hitam dan biru tua utk penandatanganan surat, warna merah utk penulisan tingkat keamanan surat, warna merah utk penulisan tingkat keamanan surat rahasia/sangat rahasia.

(12)

Kewenangan Penandatanganan

¾ ¾

a.n

P j b t

b h k

d t

i

t

P j b t

b h k

d t

i

t

¾

Pejabat yg berhak menandatangani surat

melimpahkan kpd pejabat dibawahnya.

¾

Tanggung jawab ada pd pejabat yg

melimpahkan.

contoh

¾

a.n Menteri Perhubungan RI

Sekretariat Jendral

………

Nama

Nip

¾ ¾

U.b

¾

Pejabat

Pejabat yg

yg diberi

diberi kuasa

kuasa memberikan

memberikan

kuasa

kuasa lagi

lagi kpd

kpd pejabat

pejabat dibawahnya

dibawahnya

kuasa

kuasa lagi

lagi kpd

kpd pejabat

pejabat dibawahnya

dibawahnya..

¾

a.n

a.n Menteri

Menteri Perhubungan

Perhubungan

Sekretariat

Sekretariat Jendral

Jendral

u.b

Kepala

Kepala Biro

Biro Kepegawaian

Kepegawaian

……….

Pelaksana

Pelaksana Tugas

Tugas (

( Plt

Plt))

¾

Plt

Plt digunakan

digunakan apabila

apabila pejabat

pejabat yg

yg

b

d t

i

i ND

ND b l

b l

berwenang

berwenang menandatangani

menandatangani ND

ND belum

belum

ditetapkan

ditetapkan krn

krn menunggu

menunggu ketentuan

ketentuan

bidang

bidang kepegawaian

kepegawaian lebih

lebih lanjut

lanjut..

¾

Pelimpahan

Pelimpahan wewenang

wewenang bersifat

bersifat

sementara

sementara,, sampai

sampai dgn

dgn pejabat

pejabat yg

yg definitif

definitif

sementara

sementara,

, sampai

sampai dgn

dgn pejabat

pejabat yg

yg definitif

definitif

ditetapkan

(13)

Pelaksana

Pelaksana Harian

Harian ((Plh

Plh))

¾

Pelaksana

Pelaksana harian

harian ((Plh

Plh)

) dipergunakan

dipergunakan

apabila

apabila pejabat

pejabat yg

yg berwenang

berwenang

menandatangani

menandatangani ND

ND tdk

tdk berada

berada di

di tempat

tempat

shg

shg utk

utk kelancaran

kelancaran pelaksanaan

pelaksanaan

pekerjaan

pekerjaan sehari

sehari--hari

hari perlu

perlu ada

ada pejabat

pejabat yg

yg

menggantikannya

¾

Pelimpahan

Pelimpahan wewenang

wewenang bersifat

bersifat

¾

Pelimpahan

Pelimpahan wewenang

wewenang bersifat

bersifat

sementara

sementara,

, sampai

sampai dgn

dgn pejabat

pejabat yg

yg definitif

definitif

kembali

kembali ketempat

ketempat..

Standarisasi 1. Kertas

bebas asam dan lignin (pH 7) 2. Amplop

3. Mesin TIK huruf pica / elite 1. tujuan S jelas 2. pengirim S jelas

1. Konsep

rahasia penting biasa perlu

identitas

rahasia, penting, biasa perlu diperhatikan oleh pejabat 2. Pengetikan

- SDM yg tepat (rahasia) - bedakan asli dan tembusan 3. Penggandaan

sesuai kebutuhan, apalagi rahasia

pengamanan

3. Penyampaian • tepat sasaran, dgn prosedur yg tepat • mekanisme pengamanan S terkait dengan daur hidup arsip, bila menjadi arsip statis akan bermuara akan bermuara ke ANRI

Penggunaan Lambang Negara

¾

Lambang

Lambang negara

negara digunakan

digunakan dlm

dlm tata

tata

naskah

naskah dinas

dinas sbg

sbg tanda

tanda pengenal

pengenal atau

atau

naskah

naskah dinas

dinas sbg

sbg tanda

tanda pengenal

pengenal atau

atau

identifikasi

identifikasi yg

yg bersifat

bersifat tetap

tetap dan

dan resmi

resmi..

¾

Lambang

Lambang negara

negara berwarna

berwarna emas

emas

digunakan

digunakan pd

pd surat

surat jabatan

jabatan pejabat

pejabat

negara

(14)

Pejabat Negara terdiri

::

¾

Presiden

Presiden & Wk

& Wk Presiden

Presiden

K t

Wkl

K t

Wkl K t

K t

tt MPR

MPR

¾

Ketua,Wkl

Ketua,Wkl Ketua

Ketua,

, anggota

anggota MPR

MPR

¾

Ketua,Wkl

Ketua,Wkl Ketua,anggota

Ketua,anggota DPR

DPR

¾

Ketua

Ketua,

, Wkl

Wkl Ketua

Ketua,

, ketua

ketua muda

muda &hakim

&hakim

agung

agung pd MA

pd MA

¾

Ketua

Ketua,, Wkl

Wkl ketua

ketua, hakim

, hakim pada

pada lembaga

lembaga

¾

Ketua

Ketua,

, Wkl

Wkl ketua

ketua, hakim

, hakim pada

pada lembaga

lembaga

Peradilan

Peradilan..

¾

Ketua

Ketua,

, wkl

wkl ketua

ketua,

, anggota

anggota BPK

BPK

¾

Menteri

Menteri &

&jabatan

jabatan setingkat

setingkat menteri

menteri

¾

Kepala

Kepala Perwakilan

Perwakilan RI

RI di

di Luar

Luar negeri

negeri yg

yg

berkedudukan

berkedudukan sbg

sbg Duta

Duta besar

besar Luar

Luar

Biasa

Biasa &

& berkuasa

berkuasa penuh

penuh..

¾

Gubernur

Gubernur &

& Wkl

Wkl Gubernur

Gubernur

¾

Gubernur

Gubernur &

& Wkl

Wkl Gubernur

Gubernur

¾

Bupati

Bupati//Walikota

Walikota &

& Wkl

Wkl bupati

bupati//wkl

wkl

walikota

¾

Ketua

Ketua Dewan

Dewan Perwakilan

Perwakilan Daerah

Daerah

¾

Ketua

Ketua Mahkamah

Mahkamah Konstitusi

Konstitusi

¾

Ketua

Ketua Mahkamah

Mahkamah Konstitusi

Konstitusi

¾

Pejabat

Pejabat negara

negara lainnya

lainnya yg

yg ditetapkan

ditetapkan

Undang

Undang--undang

undang

Penggunaan Logo

¾

Logo adalah tanda pengenal/identitas

yg berupa simbol atau huruf yg

yg

p

yg

p

yg

digunakan dlm tata naskah dinas

¾

Diletakkan sebelah kiri kop surat

¾

Setiap instansi pemerintah seyogyanya

menggunakan logo.

Penggunaan Cap Dinas

¾

Cap dinas adalah tulisan dan atau

lambang tingkat jabatn atau instansi,

digunakan sbg tanda pengenal yg sah.

¾

Cap dinas ada 2 macam :

1. cap jabatan

1. cap jabatan Æ

Æ yg memuat nama

yg memuat nama

jabatan penandatanagn naskah

dinas

2. cap instansi yg memuat nama

instansi

(15)

Perubahan,

Pencabutan,Pembatalan,Ralat

Naskah dinas

¾

Per bahan

Per bahanÆ

Æ bagian tertent dr naskah

bagian tertent dr naskah

¾

Perubahan

PerubahanÆ

Æ bagian tertentu dr naskah

bagian tertentu dr naskah

dinas diubah. Perubahan dgn lembar

perubahan.

¾

Pencabutan

Pencabutan Æ

Æ naskah dinas itu tdk

naskah dinas itu tdk

berlaku lagi sejak pencabutan

g

j

p

ditetapkan. Pencabutan dgn penetapan

naskah dinas baru

¾

Pembatalan

Pembatalan Æ

Æ seluruh materi naskah

seluruh materi naskah

dinas tdk berlaku mulai saat naskah

dinas itu ditetapkan. Pembatalan

dinyatakan dgn penetapan naskah baru

¾

Ralat

RalatÆ

Æ perbaikan yg dilakukan krn

perbaikan yg dilakukan krn

terjadi salah pengetikan atau salah

cetak shg tidak sesuai dgn naskah

aslinya

aslinya.

Tata Cara

Tata Cara Perubahan

Perubahan,

, Pencabutan

Pencabutan,

,

Pembatalan

Pembatalan,

, Ralat

Ralat

¾

ND

ND yg

yg bersifat

bersifat mengatur

mengatur apabila

apabila

di b h di

b t

di b h di

b t dib t lk

dib t lk

Æ

Æ h

h

di

b t

diubah,dicabut

diubah,dicabut ,,dibatalkan

dibatalkan

Æ

Æ hrs

hrs dicabut

dicabut,

,

diubah,dibatalkan

diubah,dibatalkan dgn

dgn ND

ND yg

yg sama

sama

jenisnya

jenisnya..

¾

Keputusan

Keputusan gub

gub//bupati

bupati//walikota

walikota hrs

hrs

diubah,dicabut,dibatalkan

diubah,dicabut,dibatalkan dgn

dgn keputusan

keputusan

diubah,dicabut,dibatalkan

diubah,dicabut,dibatalkan dgn

dgn keputusan

keputusan

gub

gub//bupati

bupati//walikota

walikota

Lanjutan

Lanjutan……

……

¾

Pejabat

Pejabat yg

yg berhak

berhak menentukan

menentukan

perubahan

perubahan,

, pencabutan,pembatalan

pencabutan,pembatalan

adalah

adalah pejabat

pejabat yg

yg menandatangani

menandatangani

naskah

naskah dinas

dinas oleh

oleh pejabat

pejabat yg

yg lebih

lebih tinggi

tinggi

kedudukannya

¾

Ralat

Ralat yg

yg bersifat

bersifat kekeliruan

kekeliruan kecil

kecil,

, seperti

seperti

salah

salah ketik

ketik dilaksanakan

dilaksanakan oleh

oleh pejabat

pejabat yg

yg

salah

salah ketik

ketik,

, dilaksanakan

dilaksanakan oleh

oleh pejabat

pejabat yg

yg

menandatangani

menandatangani ND

ND atau

atau dpt

dpt oleh

oleh pejabat

pejabat

setingkat

(16)