1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menjelaskan tentang tindakan pembetulan yang perlu dilaksanakan setelah berlakunya ketidakpatuhan dan pengurusan risiko yang perlu dilaksanakan mengikut jangkaan dan pengalaman sebelum berlakunya ketidakpatuhan yang berpotensi.
Matlamat prosedur ini adalah untuk melaksanakan tindakan secara berkesan sehingga tiada lagi peluang terjadinya kecacatan atau kesilapan dalam menangani ketidakpatuhan, ketidakpatuhan berulang dan ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua jabatan dan unit dalam melaksanakan tindakan pembetulan atau pengurusan risiko dalam Sistem Pengurusan Kualiti.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti
3.2 Standard SPK ISO 9001 terkini
3.3. PMU-PK-PS-01 : Kajian Semula Pengurusan
3.4 PMU-PK-PS-05 : Pengendalian Maklumbalas Pelanggan 3.5 PMU-PK-PS-07 : Pengendalian Audit Dalaman
3.6 PMU-PK-PS-11 : Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan PLSP 3.7 PMU-PK-PLSP-04 : Proses Pembelajaran dan Pengajaran
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 1
4.0 DEFINISI
Ketidakpatuhan Tidak mematuhi keperluan/ proses yang ditetapkan dalam dokumen kualiti.
Ketidakpatuhan
Berulang Ketidakpatuhan yang telah berlaku lebih daripada sekali.
TPP Tindakan Pembetulan atau Pengurusan Risiko
Sumber TPP Sumber Tindakan Pembetulan atau Pengurusan Risiko yang dikenalpasti melalui :
i) Maklumbalas Pelanggan ii) Laporan Audit Dalaman
iii) Analisis Data Pencapaian Proses
iv) Minit mesyuarat yang dianggotai oleh JK Pengurusan Risiko Politeknik Mukah atau
v) Mana-mana ketidakpatuhan yang ditentukan semasa melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti.
KJ/ KU/ Pegawai
berkenaan Pegawai yang bertindak sebagai pasukan petugas yang dilantik/
diarahkan di jabatan/ unit.
Tindakan Pembetulan i) Pelaksanaan tindakan yang perlu dilaksanakan setelah berlakunya ketidakpatuhan untuk menangani ketidakpatuhan/
ketidakpatuhan berulang.
ii) Dilaksanakan apabila terdapat ketidakpatuhan dalam skop tertentu/ ketidakpatuhan yang berulang.
Pengurusan risiko i) Sesuatu isu/ kejadian yang berlaku serta boleh memberi kesan terhadap pencapaian objektif atau matlamat sesebuah organisasi.
ii) Pelaksaaan tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut jangkaan dan pengalaman sebelum berlakunya ketidakpatuhan,
ketidakpatuhan berulang dan ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku.
iii) Dilaksanakan apabila terdapat kemungkinan ketidakpatuhan dalam skop tertentu.
Penyelaras Pegawai yang membantu Pegawai Pengurusan Kualiti bagi Pengurusan Risiko menyelaras, merekod dan memantau status pelaksanaan tindakan
TP.
Jawatankuasa Pengurusan Risiko
Langkah kerja yang meliputi pengenalpastian proses kerja/ bahaya, menilai risiko, menentukan dan menetapkan kawalan dan menyemak hasilnya/ keputusannya.
5.0 PROSEDUR KERJA
5.1 TINDAKAN PEMBETULAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Pengarah/ WP/ KJ/ KU TINDAKAN PEMBETULAN
1. Mengenalpasti skop TPP secara bersama dengan JK Pengurusan Risiko daripada mana-mana sumber TPP dan menamakan Penyelaras Pengurusan Risiko Jabatan/ Unit.
KJ/ KU/ Pegawai berkenaan 2. Bertanggungjawab di Jabatan/ Unit untuk menjalankan siasatan ke atas ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi.
3. Memastikan pelaksanaan tindakan diuruskan melibatkan perkara-perkara berikut :
i) Menyimpan bukti-bukti rekod pelaksanaan tindakan yang dilakukan di jabatan/ unit masing- masing
ii) Melaporkan status pelaksanaan tindakan kepada Pengarah/ WP/ KJ/ KU dan JK Pengurusan Risiko Politeknik Mukah jika berbangkit dalam mana- mana mesyuarat yang berkaitan dan diminitkan.
iii) Membuat penilaian keberkesanan tindakan yang diambil mengikut kaedah yang sesuai untuk memastikan ketidakpatuhan disingkirkan, tiada ketidakpatuhan berulang dan berlaku peningkatan daipada hasil tindakan yang diambil.
iv) Penilaian keberkesanan dilakukan mengikut salah satu atau lebih daripada kaedah yang berikut:
a. Analisis data sebelum dan selepas b. Pemerhatian terus
c. Pemantauan di lapangan d. Aduan pelanggan
e. Maklumbalas pelanggan
f. Temubual bersama pemilik proses berkaitan g. Hasil audit dalaman
4. Menyediakan laporan Status Tindakan TPP (Lampiran 1) termasuk punca penyebab
ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi.
KJ/ KU/ Pegawai berkenaan PPQ
5. Penyelaras Pengurusan Risiko perlu menghantar satu salinan Laporan Status Tindakan TPP kepada PPQ untuk tujuan rekod dan simpanan fail.
6. Menyediakan laporan status keseluruhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Pengarah/ WP/ KJ/ KU PENGURUSAN RISIKO
1. Mengenalpasti skop TPP secara bersama dengan JK Pengurusan Risiko daripada mana-mana sumber TPP dan menentukan pegawai bertanggungjawab.
KJ/ KU/ Pegawai berkenaan 2. Bertanggungjawab di Jabatan/ Unit untuk menjalankan siasatan ke atas ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi.
3. Memastikan pelaksanaan tindakan diuruskan melibatkan perkara-perkara berikut :
i. Menyimpan bukti-bukti rekod pelaksanaan tindakan yang dilakukan di jabatan/ unit masing- masing.
ii. Melaporkan status pelaksanaan tindakan kepada Pengarah/ WP dan JK Pengurusan Politeknik Mukah jika berbangkit dalam mana-mana mesyuarat yang berkaitan dan diminitkan.
iii. Membuat penilaian keberkesanan tindakan yang diambil mengikut kaedah yang sesuai untuk memastikan ketidakpatuhan disingkirkan, tiada ketidakpatuhan berulang dan berlaku
peningkatan daripada hasil tindakan yang diambil.
iv. Penilaian keberkesanan dilakukan mengikut salah satu atau lebih daripada kaedah yang berikut:
a. Analisis data sebelum dan selepas b. Pemerhatian terus
c. Pemantauan di lapangan d. Aduan pelanggan
e. Maklumbalas pelanggan
f. Temubual bersama pemilik proses berkaitan g. Hasil audit dalaman
4. Menyediakan laporan Status Tindakan TPP (Lampiran 1) termasuk punca penyebab ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi
KJ/ KU/ Pegawai berkenaan PPQ
5. Penyelaras TPP perlu menghantar satu salinan Laporan Status Tindakan TPP kepada PPQ untuk tujuan rekod dan simpanan fail.
6. Menyediakan laporan status keseluruhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.2 PENGURUSAN RISIKO
Tanggungjawab Tindakan
AJK MKSP
Ketua Jabatan/Unit
AJK MKSP
Ketua Jabatan/Unit
AJK MKSP
1. Mengenalpasti Pihak Berkepentingaan dan Konteks Organisasi (jika perlu).
2. Mengkaji semula Visi, Misi, Polisi (jika perlu).
3. Mengkaji perubahan dalam Pelan Strategik (jika perlu).
4. Mengenalpasti risiko Jabatan/ Unit pada Lampiran A berdasarkan input dari Pelan Strategik/ Hasil Audit Dalaman/ Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan/
Analisa Data. Jika Tahap risiko ≥ 6, perlu mengisi pada ruangan Kawalan (Control).
5. Menghantar borang Daftar Risiko kepada JKPR.
6. Membentangkan laporan risiko dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Risiko minimum 1 kali setiap tahun.
7. Melakukan pemantauan risiko dengan mengisi Pemantauan Kedua pada borang Daftar Risiko.
8. Menghantar borang Daftar Risiko kepada JKJR.
9. Membentangkan laporan risiko dalam Mesyuarat Kajian semula Pengurusan 1 kali setiap tahun.
10. Bagi pelaksanaan pengurusan risiko berikutnya, ulang semula langkah 1 hingga 9.
6.0 REKOD KUALITI
Bil. Jenis Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi Lampiran 1. Laporan Status Tindakan TP 2 Tahun Bilik Kualiti 1
Mula
Pengarah/ WP/
KJ/ KU
KJ/ KU/ Pegawai berkenaan
Mengenalpasti skop TPP dan menamakan Penyelaras TPP Jabatan/ Unit
Menjalankan siasatan ketidakpatuhan/ ketidakpatuhan berpotensi
Memastikan pelaksanaan tindakan diuruskan
Menyimpan bukti-bukti rekod pelaksanaan
Melaporkan status pelaksanaan tindakan kepada Pengarah/ WP/ KJ/ KU dan JK Pengurusan Politeknik Mukah
Membuat penilaian keberkesanan tindakan
Menyediakan laporan Status Tindakan TPP
PPQ
Tamat
Menghantar satu salinan Laporan Status Tindakan TPP kepada PPQ
Menyediakan laporan status keseluruhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PENGURUSAN DAN SOKONGAN Muka surat 9
PROSES KERJA :TINDAKAN PEMBETULAN
PENGWUJUDAN KONTEKS
(ESTABLISHMENT OF CONTEXT) Penilaian Risiko
KENALPASTI RISIKO
(RISK IDENTIFICATION)
ANALISIS RISIKO
(RISK ANALYSIS)
PENILAIAN RISIKO
(RISK EVALUATION)
PELAN TINDAKBALAS RISIKO
(RISK TREATMENT)
ADAPTASI: MS ISO 31000:2010
PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA (MONITORING & REVIEW) KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI(COMMUNICATION & CONSULTATION)
STATUS TINDAKAN PEMBETULAN PERKARA:
Bil Perincian Perincian Tindakan
Yang Dilaksanakan Pegawai
Pelaksana Status Tindakan (Tanda x) Catatan (Pelan Tindakan Bagi Kes Tergantung) SELESAI TERGANTUNG