33 3.1. Umum
Apotek adalah adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek sebagai suatu sarana pelayanan kesehatan perlu mengutamakan kepentingan masyarakat dan kewajiban, menyediakan, menyimpan, menyerahkan pembekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Apotek dapat berdiri apabila ada seorang apoteker yang dibantu oleh asisten apoteker untuk melakukan pekerjaannya di apotek.
Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan apotek, mereka yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia sebagai apoteker.
Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker.
Untuk mengetahui lebih banyak informasi mengenai sistem pembelian pada Apotek Midy Cikampek, maka penulis akan menjelaskan informasi- informasi yang telah didapatkan dari pihak Apotek Midy Cikampek.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Apotek Midy terletak di Jl. Jend. A.Yani No.121 Cikampek, yang didirikan pada bulan Maret tahun 2011. Dengan pemilik bernama Bapak Dody dengan omset Apotek Midy dalam 1 bulan mencapai 50 juta. Persediaan obat di Apotek Midy turut dibantu oleh beberapa supplier. Dan terdapat banyak tipe serta jenis obat yang dijual. Pembelian di Apotek Midy tergolong mudah, bisa dijual bebas untuk dosis yang rendah atau biasa dilambangkan dengan lingkaran berwarna biru atau hijau. Meskipun Apotek Midy terbilang baru, tetapi Apotek Midy telah berkembang pesat dan banyak dikunjungi oleh pelanggan setiap harinya. Apotek Midy memiliki 4 karyawan, diantaranya pemilik, apoteker, admin, dan pramuniaga. Apotek Midy dikelola oleh apoteker bernama Ibu Ajeng Oktaviani S.Si.Apt. Apotek tersebut buka setiap hari dari jam 09.00 WIB sampai jam 22.00 WIB.
3.2.1. Sejarah Apotek
Apotek Midy didirikan oleh Bapak Dody pada bulan Maret tahun 2011.
Apotek yang terletak di Jl. Jend. A.Yani No.121 Cikampek ini dikelola oleh seorang apoteker bernama Ibu Ajeng Oktaviani S,Si. Apt dengan nomor SURAT IZIN APOTEK (SIA) 503/PPI/004.SIA-B/II/2011. Beliau mendirikan usaha atau kegitaan penjualan obat resep/non resep, sehingga beliau membangun sebuah Apotek atau yang berdiri sendiri sesuai dengan surat izin apotek yang dibuatnya yang di beri nama Apotek Midy.
Apotek Midy Cikampek adalah mitra bisnis yang bergerak pada bidang penjualan obat resep/non resep yang berkembang untuk menolong masyarakat kalangan menengah kebawah hingga keatas dalam hal pelayanan kesehatan.
Diharapkan Apotek Midy ini memberikan hasil yang baik menuju proses yang maksimal terutama kepada konsumennya.
Adapun visi dan misi yang ada yaitu : Visi :
Menjadi partner solusi terpercaya yang turut berkontribusi terhadap penjualan obat resep/non resep untuk membantu menunjang kebutuhan obat untuk kesehatan masyarakat luas terutama masyarakat cikampek dan sekitarnya.
Misi :
1. Menyediakan solusi yang terpercaya untuk pelayanan kesehatan dalam hal obat-obatan untuk masyarakat.
2. Mencapai tingkat profesionalisme dan menciptakan gambaran positif pada pembeli.
3. Meneyediakan tempat kerja yang kondusif adil dan menantang yang akan mendorong potensi yang baik untuk para karyawan.
4. Membangun hubungan kemitraan jangka panjang dengan supplier kami berdasarkan saling percaya dan menguntungkan
5. Memberi kontribusi yang positif bagi masyarakat dimana kami bekerja.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Apotek
Organisasi merupakan suatu bentuk dari hubungan yang mempunyai file dinamis, dapat menyesuaikan diri pada perusahaan serta diciptakan oleh manusia
untuk mencapai suatu yang diperhitungkan. Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing bagian, peranan dari struktur organisasi menunjukan bentuk organisasi yang dipergunakan. Adapun struktur organisasi dan fungsi pada Apotek Midy dapat dijelaskan sebagai berikut:
Sumber : Data Pribadi APOTEK MIDY Gambar III.1.
Struktur Organisasi Apotek Midy Cikampek
Berikut ini adalah fungsi dari setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi Apotek Midy Cikampek antara lain :
1. Pemilik Apotek
Bertanggung jawab untuk mengkoordinir atas jalannya pelaksanaan operasional yang ada di Apotek Midy Cikampek. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan di Apotek Midy Cikampek. Bertanggung jawab atas kerugian termasuk juga keuntungan yang dihadapi, merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan.
PEMILIK APOTEK Bpk. Dody
ADMIN Ibu Mia Karmia
APOTEKER Ibu Ajeng
PRAMUNIAGA Bpk. Andri
2. Admin
Berugas untuk menginput atau memasukan data pembelian dan pembayaran serta segala transaksi yang terjadi, membuat laporan persediaan obat, melakukan order atau pesanan ke supplier, membuat laporan pembelian serta semua laporan yang dibutuhkan dan diminta oleh pemilik Apotek.
3. Apoteker
Mengecek ketersediaan obat di gudang. Melayani dan mengawasi peracikan dan penyerahan obat, serta memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat, baik dengan resep dokter maupun non resep. Dan melaksanakan semua peraturan kefarmasian tentang apotek.
4. Pramuniaga
Bertugas untuk menjaga apotek dalam segala hal, serta melayani konsumen dengan baik.
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Sistem analis bertujuan untuk menganalisa sistem yang berjalan sebelumnya dan memberikan solusi sebagai usulan sistem baru.
Prosedur sistem berjalan Analisa Sistem Informasi pembelian kredit pada Apotek Midy Cikampek.
1. Proses Pengecekan Obat dan Pemesanan Obat
Admin mengecek barang digudang kemudian di list obat apa saja yang habis kedalam buku defecta, setelah dicatat Admin memberikan PO kepada Salesman.
2. Proses Pengiriman Obat
Jika hari ini pesan, dikirim 1 sampai dengan 2 hari kemudian oleh Salesman dari supplier obat. Pada saat mengirim barang, Admin diberikan faktur pembelian rangkap biru dan obat diserahkan, lalu Admin melakukan pengecekan barang sesuai tidaknya dengan yang dipesan serta diberi rangkap hijau.
3. Proses Pembayaran
Salesman datang dengan melakukan penagihan dengan membawa faktur
pembelian asli dan faktur pajak, lalu bagian Admin menerima faktur pembelian asli dan faktur pajak, kemudian disesuaikan dengan faktur pembelian rangkap biru. Kemudian Admin melakukan transaksi pembayaran kepada Salesman.
4. Proses Pembuatan Laporan Pembelian
Admin membuat laporan pembelian berupa catatan transaksi-transaksi pembelian apa saja selama 1 bulan sekali, ditulis dibuku biasa yang kemudian akan diserahkan kepada Pemilik Apotek.
3.4. Unified Modelling Language (UML) 3.4.1. Activity Diagram
Admin Salesman
Mengecek stok obat digudang
Mencatat kedalam buku defecta
Membuat PO
Menyerahkan PO Menerima PO
1. Activity Pengecekan dan Pemesanan Obat
Gambar III.2.
Activity Diagram Pengecekan dan Pemesanan Obat
Salesman Admin
Menyerahkan Obat &
Faktur Pembelian R.biru
Menerima Obat &
Faktur Pembelian R.biru
Mengecek Obat
Menyimpan Faktur Pembelian Dalam
Arsip Pembelian 2. Activity Pengiriman Obat
Gambar III.3.
Activity Diagram Pengiriman Obat
Sales Admin
Menyerahkan Faktur Pembelian Asli & FP
Menerima Faktur Pembelian Asli & FP
Mengecek Faktur Pembelian Asli
Dalam Arsip Pembelian
Melakukan Pembayaran 3. Activity Pembayaran
Menerima Pembayaran
Gambar III.4.
Activity Diagram Pembayaran
Admin Pemilik
Membuat Laporan Pembelian
Menerima Lap.
Pembelian Menyerahkan lap.
Pembelian
4. Activity Pembuatan Laporan Pembelian
Gambar III.5.
Activity Diagram Pembuatan Laporan Pembelian
3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen- dokumen yang digunakan dalam proses penagihan piutang. Bentuk dokumen ini terbagi dalam 2 bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk
menghasilkan suatu keluaran yang disebut dengan output. Dokumen masukan yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Faktur Pembelian
Fungsi : Untuk mengetahui data pembelian
Sumber : Supplier
Tujuan : Admin
Frekuansi : Setiap terjadi pembelian
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Untuk mengetahui data pembelian kena pajak
Sumber : Supplier
Tujuan : Admin
Frekuansi : Setiap terjadi pembelian
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Kartu Barang/Defecta
Fungsi : Untuk mencatat data obat yang akan dibeli
Sumber : Admin
Tujuan : Supplier
Frekuansi : Setiap terjadi pembelian
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran A.3
3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan managemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran yang digunakan sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Purchase Order
Fungsi : Untuk mencatat transaksi pembelian/sebagai bukti pembelian
Sumber : Admin
Tujuan : Supplier
Frekuansi : Setiap terjadi pembelian
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Pembelian
Fungsi : Untuk mengetahui semua transaksi pembelian
Sumber : Admin
Tujuan : Pemilik Apotek
Frekuansi : Setiap akhir bulan
Media : Kertas
Jumlah : Satu lembar
Bentuk : Lampiran B.2
3.6. Permasalahan Pokok
Dari permasalahan yang ada di Aptek Midy Cikampek, penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem yang berjalan dan pelaksanaannya belum efisen karena sistem tersebut masih manual, adapun permasalahan yang ditimbulkan karena sistem tersebut :
1. Sistem pencatatan transaksi di Apotek Midy Cikampek masih manual, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan.
2. Pengecekan persediaan obat masih dilakukan dengan cara melihat langsung ke gudang aau melihat etalase obat.
3. Keamanan data kurang terjamin karena masih dilakukan secara manual.
4. Data dan laporan kurang akurat.
3.7. Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan permasalahan yang dihadapkan pada Apotek Midy Cikampek lebih mendasar dan terletak pada sumber daya manusia serta sistem yang dijalankan di apotek tersebut, sehingga pihak apotek harus melakukan tindakan efektif dan juga efisien terhadap permasalahan yang timbul serta dapat mengambil langkah-langkah yang lebih tepat agar ke depan apotek dapat lebih maju. Adapun alternatif pemecahan masalah adalah sebagai berikut :
1. Mulai memperbaiki kualitas dari sumber daya manusia di dalam apotek, serta merubah sistem pencatatan menjadi terkomputerisasi, guna meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pencatatan segala transaksi.
2. Membenahi sistem pencatatan yang digunakan khususnya dalam sistem pembelian obat secara kredit.
3. Beralih dari sistem manual ke sistem komputerisasi khususnya pada sistem pembelian obat secara kredit agar lebih efektif dan efisien serta meminimalisir dari berbagai resiko hilangnya data/bukti transaksi.
