DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH TRANSFER KREDIT

(1)

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh subunit Penjaminan Mutu Non Akademik.

Setiap dokumen yang tercetak tanpa stempel dan paraf asli akan berstatus

“SALINAN TIDAK TERKENDALI”

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA

DIBUAT OLEH

Koordinator Administrasi Pendidikan

DIPERIKSA OLEH

Manajer Pendidikan

Wakil Dekan

Bidang Pendidikan, Penelitian dan Kemahasiswaan

DISAHKAN OLEH

Pj. Dekan TRANSFER KREDIT

(2)

DASAR HUKUM/REFERENSI: KUALIFIKASI PELAKSANA:

1. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor: 2623/SK/R/UI/2019 tentang Pemberhentian Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia dan Pengangkatan Pejabat Dekan Fakultas

Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia 2. Keputusan Rektor Universitas Indonesia

Nomor: 2622/SK/R/UI/2019 tentang Struktur Organisasi UI 2019-2024

3. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 014/SK/R/UI/2016 Program Sarjana di Universitas Indonesia pasal 21 tentang Transfer Kredit

4. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 015/SK/R/UI/2016 Program Magister di Universitas Indonesia, pasal 26 tentang Transfer Kredit

5. Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 016/SK/R/UI/2016 tentang Penyelenggaraan Program Doktor di Universitas Indonesia, pasal 24 tentang Transfer Kredit

1. Pendidikan minimal Diploma III

2. Memahami tugas dan fungsi administrasi fakultas

3. Memiliki integritas tinggi

4. Mampu mengoperasikan komputer

KETERKAITAN: PERSYARATAN PELAYANAN DAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. RPJP Universitas Indonesia 2015 – 2035 2. Pedoman Mutu FKM-UI

3. SK Dekan Transfer Kredit 4. POB Transkrip Nilai

1. Pemohon adalah mahasiswa aktif FKM UI 2. Daftar Mata kuliah dan jumlah sks yang

akan ditransfer

3. Surat permohonan transfer kredit 4. Komputer, Printer, dan Scanner 5. SIAK NG

6. ATK dan Stempel

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Setiap tahapan kegiatan harus ada bukti verifikasi dan validasinya untuk memenuhi persyaratan ISO 9001-2015

1. Transkrip Nilai

2. Daftar nilai maya kuliah yang dapat ditransfer

3. Keputusan Dekan Transfer Kredit

(3)

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

REV. TGL. DIUSULKAN OLEH URAIAN SINGKAT PERUBAHAN 00 07-08-2017 Subunit Administrasi Pendidikan Pertama kali diterbitkan

01 25-06-2018 Subunit Administrasi Pendidikan Perubahan dalam sistem Penomoran SK Dekan Transfer Kredit

02 08-06-2020 Subunit Administrasi Pendidikan (1) Perubahan Dasar Hukum berupa SK Rektor Nomor: 2623/SK/R/UI/2019 dan Nomor: 2622/SK/R/UI/2019; (2) Perubahan dan penambahan keterangan pada judul Persyaratan Pelayanan dan Peralatan/Perlengkapan, (3) perubahan pada Daftar Distribusi Dokumen sesuai dengan SK Dekan Nomor:

275/SK/F10.D/UI/2019 tentang Struktur Organisasi FKM UI, (4) penambahan judul dan keterangan Waktu Pelayanan, Biaya/Tarif Pelayanan, Produk

Pelayanan Serta Pengelolaan Pengaduan

(4)

DISTRIBUSI DOKUMEN

No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR SALINAN

1 Dekan SALINAN TERKENDALI 01

2 Wakil Dekan Bidang I SALINAN TERKENDALI 02

3 Wakil Dekan Bidang II SALINAN TERKENDALI 03

4 Manajer Pendidikan SALINAN TERKENDALI 04

5 Manajer Riset dan Pengabdian

Masyarakat SALINAN TERKENDALI 05

6 Manajer Pengembangan Karakter &

Kepemimpinan Mahasiswa SALINAN TERKENDALI 06

7 Manajer Kerjasama, Hubungan Alumni,

dan Ventura SALINAN TERKENDALI 07

8 Manajer Umum SALINAN TERKENDALI 08

9 Manajer Penjaminan Mutu SALINAN TERKENDALI 09

10 Departemen Admistrasi Kebijakan

Kesehatan SALINAN TERKENDALI 10

11 Departemen Biostatistik SALINAN TERKENDALI 11

12 Departemen Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 12

13 Departemen Gizi SALINAN TERKENDALI 13

14 Departemen Keselamatan dan

Kesehatan Kerja SALINAN TERKENDALI 14

15 Departemen Kesehatan Lingkungan SALINAN TERKENDALI 15 16 Departemen Pendidikan Kesehatan dan

Ilmu Perilaku SALINAN TERKENDALI 16

17 Kelompok Studi Kesehatan Reproduksi SALINAN TERKENDALI 17 18 Kelompok Studi Mutu layanan

Kesehatan SALINAN TERKENDALI 18

19 Program Studi S1 Gizi SALINAN TERKENDALI 19

20 Program Studi S1 Kesehatan

21 Program Studi S1 Kesehatan

Lingkungan SALINAN TERKENDALI 21

22 Program Studi S1 Keselamatan dan

23 Program Studi S2 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 23

24 Program Studi S2 Ilmu Kesehatan

(5)

No. PEMEGANG DOKUMEN STATUS DOKUMEN NOMOR SALINAN 25 Program Studi S2 Kajian Administrasi

Rumah Sakit SALINAN TERKENDALI 25

26 Program Studi S2 Keselamatan dan

27 Program Studi S3 Epidemiologi SALINAN TERKENDALI 27

28 Program Studi S3 Ilmu Kesehatan

29 Subunit Administrasi Pendidikan SALINAN TERKENDALI 29

30 Subunit Penjaminan Mutu Non Akademik DOKUMEN ASLI -

(6)

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... ……….. 1

RIWAYAT PERUBAHAN ... 3

DISTRIBUSI DOKUMEN ... 4

DAFTAR ISI ... 6

1. TUJUAN ... 7

2. RUANG LINGKUP ... 7

3. ISTILAH DAN DEFINISI ... 7

4. KETENTUAN UMUM ... 7

5. RINCIAN PROSEDUR ... 8

6. KONDISI KHUSUS ... 10

7. WAKTU PELAYANAN ... 10

8. BIAYA/TARIF PELAYANAN ... 10

9. PRODUK PELAYANAN ... 10

10. PENGELOLAAN PENGADUAN ... 10

11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR ... 10

12. DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR ... 11

(7)

1. TUJUAN

Prosedur ini mengatur tata cara transfer kredit bagi mahasiswa aktif di Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia sesuai dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku pada Subunit Administrasi Pendidikan dan Program Studi yang ada di lingkungan Fakultas Kesehatan Masyrakat Universitas Indonesia.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1. Transfer kredit adalah pembebasan mata kuliah atau pengakuan terhadap sejumlah beban studi (SKS) pada kurikulum yang sedang diikuti karena mata kuliah tersebut setara dengan mata kuliah yang pernah diambil di program studi lain yang terakreditasi.

3.2. Unit kerja : Seluruh program studi/kelompok studi atau departemen di lingkungan Fakultas Kesehatan Masyarakat

4. KETENTUAN UMUM

4.1. Mahasiswa dapat rnengajukan perrnohonan untuk memperoleh transfer kredit atas mata kuliah yang telah diperoleh di Program Studi lain, baik Program Studi di lingkungan Universitas maupun perguruan tinggi lain yang terakreditasi. Mata kuliah yang dapat ditransferkreditkan berasal dari:

a) Program pertukaran mahasiswa;

b) Program pendidikan yang pernah diikuti sebelurnnya, baik Program Studi di lingkungan Universitas maupun perguruan tinggi lain yang diakui oleh Universitas; atau

c) Program lain yang diakui Universitas.

4.2. Mata kuliah yang dapat ditransferkreditkan harus memenuhi syarat berikut:

a) Memiliki kandungan materi yang setara dengan mata kuliah yang terdapat pada kurikulum Program Studi yang sedang diikuti;

b) Apabila rnata kuliah yang diambil tidak memenuhi kriteria dalam huruf a, tetapi dianggap mendukung ketercapaian kompetensi, dapat ditransferkreditkan sebagai mata kuliah pilihan;

c) Diperoleh paling lama dalam 5 (lima) tahun sebelurnnya;

d) Apabila diperoleh dari luar Universitas, harus berasal dari Program Studi yang terakreditasi.

(8)

4.3. Beban studi yang dapat ditransfer pada Program Sarjana, Program Magister dan Program Doktor adalah sebanyak-banyaknya 50 (lima puluh) persen dari total beban studi yang diharuskan diambil sesuai dengan kurikulum pada Program Studi yang sedang diikuti.

4.4. Jumlah sks yang dapat ditransferkreditkan bagi masing-masing mahasiswa dievaluasi serta diusulkan oleh Tim Transfer Kredit dan ditetapkan dengan Keputusan Dekan.

4.5. Tahap Usulan

4.5.1. Mahasiswa mengajukan permohonan transfer kredit kepada Dekan melalui Manajer Pendidikan.

4.5.2. Manajer Pendidikan menyampaikan transkrip kepada Program Studi/Tim Transfer Kredit untuk menilai kandungan dan capaian kompetensi mata kuliah yang diusulkan untuk ditransfer

4.6. Tahap Persetujuan

4.6.1. Hasil penilaian program studi diserahkan kembali ke Subunit Administrasi Pendidikan untuk dibuatkan surat pengesahan (SK Dekan) apabila mata kuliah yang dimohonkan disetujui untuk ditransfer kredit

4.6.2. Subunit Administrasi Pendidikan menginput mata kuliah transfer kredit ke dalam SIAK NG, kemudian mengirimkan SK Dekan transfer kredit ke Direktorat Pendidikan untuk dilakukan verifikasi.

4.6.3. Hasil verfikasi nama mata kuliah dan jumlah sks transfer tercantum dalam SIAK NG

5. RINCIAN PROSEDUR

No Aktivitas

Mutu Baku Persyaratan/

Kelengkapan

Waktu (Maks)

Output 1 Mahasiswa mengajukan

permohonan untuk memperoleh transfer kredit kepada Dekan.

Dekan mendisposisi usulan tersebut ke Manajer Pendidikan.

1. Usulan mahasiswa 2. Daftar Nilai

atau Transkrip

1 hari kerja Surat dan usulan perolehan transfer kredit

(9)

No Aktivitas

Kelengkapan

Output 2 Manajer Pendidikan membuat surat

pengantar permohonan transfer kredit kepada Ketua Program Studi

1. Surat dan 2. Usulan

transfer kredit

1 hari kerja Surat pengantar

3 Ketua Program Studi/Tim Tranfer Kredit mengevaluasi usulan transfer kredit dengan mengacu pada struktur kurikulum dan capaian kompetensi.

1. Usulan transfer kredit 2. Struktur

kurikulum dan capaian kompetensi.

3 hari kerja Hasil evaluasi usulan transfer kredit

4 a. Jika usulan tranfer kredit disetujui, Ketua Program Studi/Tim Transder Kredit menyampaikan surat balasan ke Manajer Pendidikan terkait persetujuan transfer kredit untuk dibuatkan surat keputusan dekan.

b. Jika usulan tranfer kredit tidak disetujui, ketua program studi menyampaikan surat balasan Manajer Pendidikan ke unit kerja terkait penolakan transfer kredit

Hasil evaluasi usulan transfer kredit

1 hari kerja Surat persetujuan/

penolakan usulan transfer kredit

5 Subunit Administrasi Pendidikan membuat surat keputusan dekan perihal transfer kredit atas nama mahasiswa pengusul. Penomoran SK Dekan mengacu pada

penomoran SK Dekan yang

ditetapkan Sekretariat Pimpinan dan Administrasi Umum

1. Usulan transfer kredit 2. Surat

persetujuan

3 hari kerja Surat Keputusan Dekan

(10)

No Aktivitas

Kelengkapan

Output 6 SBA Fakultas menginput mata

kuliah transfer kredit ke SIAK-NG sesuai dengan SK Dekan

Transkrip nilai 1 hari kerja Update mata kuliah dalam SIAK NG 7 SBA fakultas mengirim SK Dekan

transfer kredit ke Direktorat Pendidikan

Surat pengantar SK Dekan Transfer Kredit

1 hari kerja SK Dekan Transfer Kredit 8 Direktorat Pendidikan

memverifikasi mata kuliah transfer kredit yang telah diinput ke SIAK- NG

Mata kuliah transfer kredit

3 hari kerja Mata kuliah tertera dalam SIAK-NG

6. KONDISI KHUSUS

Jika diperlukan pertimbangan khusus, Ketua Program Studi dapat meminta pertimbangan Wakil Dekan I atau Manajer Penjamin Mutu Akademik sebelum usulan transfer kredit disetujui.

7. WAKTU PELAYANAN

Waktu Pelayanan : Senin – Jumat, 09.00 – 17.00

Jangka Waktu Penyelesaian : 14 (empat belas) hari kerja setelah pengajuan 8. BIAYA/TARIF PELAYANAN

Tidak dikenakan biaya 9. PRODUK PELAYANAN

Mata kuliah dan jumlah sks transfer kredit tertera dalam SIAK-NG 10. PENGELOLAAN PENGADUAN

Pengaduan, saran dan masukan dapat disampaikan melalui:

a. Aplikasi E-Komplain : http://komplain.fkm.ui.ac.id/

b. Whatsapp : 081319288552 11. DIAGRAM ALIR PROSEDUR

(terlampir)

(11)

12. LAMPIRAN (DAFTAR FORMULIR DAN KELUARAN PROSEDUR) 12.1. Surat Permohonan Transfer Kredit

12.2. Surat Persetujuan atau Penolakan Transfer Kredit 12.3. SK Dekan Transfer Kredit

12.4. Daftar mata kuliah yang ditransfer dalam SIAK NG

(12)

Mulai

Mengajukan

transfer kredit Membuat surat pengantar pengajuan transfer kredit

Menerima dokume usulan

transfer kredit

Melakukan penilaian terhadap

kesamaan isi dan capaian kompetensi

Hasil Penilaian disampaikan ke unit pendidikan

Menerima SK transfer kredit

Verifikasi mata kuliah transfer yang telah diinput

ke SIAK-NG

Selesai Setuj

SK Dekan Transfer Kredit

Input mata kuliah transfer di SIAK-NG

YA TIDAK