PROSEDUR OPERASI
PENDAFTARAN PELAJAR BARU PK.UniMAP.(0).05
Disediakan Oleh: Disemak Oleh:
PENOLONG PENDAFTAR UNIT KEMASUKAN DAN REKOD
PELAJAR, BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK
KETUA PENOLONG PENDAFTAR, BAHAGIAN PENGURUSAN
AKADEMIK
Diluluskan Oleh:
____________________________________
PENDAFTAR (En. Zuber Bin Haji Mohamad)
Pendaftar Universiti Malaysia Perlis
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah untuk menguruskan pendaftaran kemasukan pelajar yang ditawarkan tempat mengikut program-program pengajian.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh UKRP, BPA selaku sekretariat bersama AJK lain yang dilantik bagi proses pendaftaran pelajar baharu.
3.0 SINGKATAN
BPA : Bahagian Pengurusan Akademik UKRP : Unit Kemasukan dan Rekod Pelajar KPP : Ketua Penolong Pendaftar
PP : Penolong Pendaftar
BPKP JPT : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pendidikan Tinggi
JHEPA : Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Alumni PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) PTM : Pegawai Teknologi Maklumat
PPgn : Pusat-pusat Pengajian
PB : Penolong Bendahari
BEND : Pejabat Bendahari
MSK : Minggu Suaikenal
PNC HEPA : Penolong Naib Canselor, Hal Ehwal Pelajar dan Alumni PHEA : Pusat Hal Ehwal Antarabangsa
PTj : Pusat Tanggungjawab
AJK : Ahli Jawatankuasa
4.0 DEFINISI
Pendaftaran pelajar baru
: Setiap pelajar yang menerima tawaran mengikuti pengajian di UniMAP dikehendaki melalui proses melapor diri untuk disahkan sebagai pelajar berdaftar UniMAP.
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan
5.1 ISO 9001 : 2015 Sistem
eQdoc
5.2 ISO 9000 : 2015 Sistem
eQdoc
5.3 Manual Sistem Pengurusan Kualiti Sistem
eQdoc MSPK-UniMAP-01/16
5.4 Kalendar Akademik UniMAP
Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05-01 / Buku Panduan
SidangAkademik
5.5 Jadual Kerja BPKP JPT
Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar
DS.UniMAP.(O).05- 02 / Jadual Kerja
BPKP KPT
6.0 INPUT PROSES
6.1 Data kemasukan calon pelajar 6.2 Senarai AJK
6.3 Academic Management Information System 6.4 Kelengkapan dan perkakasan
6.5 Laporan JK Induk MSK
7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 7.1 Sebelum Pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan Rujukan
PP UKRP, BPA 1. Rujuk Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan Akademik dan Jadual Kerja BPKP JPT untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baru.
Kalendar Akademik UniMAP/Buku Panduan
Akademik/Jadual Kerja BPKP JPT
KPP BPA dan PP UKRP, BPA
2. Terima jemputan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Minggu Suaikenal (MSK) daripada JHEPA bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baharu.
Surat/emel panggilan mesyuarat MSK daripada JHEPA
PTO UKRP, BPA
3. Menyelaraskan penyediaan bahan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Minggu Suaikenal (MSK) .
Agenda
mesyuarat/Senarai kehadiran mesyuarat.
PP UKRP, BPA 4. Adakan mesyuarat penyelarasan pendaftaran pelajar baharu bagi perancangan proses yang akan dilakukan.
Agenda
mesyuarat/Senarai kehadiran mesyuarat.
PTO UKRP, BPA
5. Agihan tugasan kepada AJK yang terlibat semasa hari pendaftaran berdasarkan keputusan mesyuarat penyelarasan pendaftaran.
Agenda mesyuarat
PAP UKRP, BPA
6. Edaran Surat Lantikan AJK Induk Minggu Suaikenal (MSK)
Surat lantikan
PTO UKRP, BPA
7. Menyediakan data kemasukan pelajar baru kepada setiap pusat pengajian.
8. Menguruskan peralatan dan perkakasan untuk proses pendaftaran.
Emel senarai pelajar ditawar mengikut program.
Senarai semak peralatan, minit mesyuarat MSK Induk dan minit mesyuarat penyelarasan pendaftaran.
PP UKRP, BPA 9. Menyampaikan taklimat kepada petugas berhubung tugasan dan keperluan pada hari pendaftaran.
Emel jemputan taklimat kepada petugas pendaftran.
Surat lantikan petugas pendaftaran.
7.2 Semasa Pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan
PP UKRP, BPA 1. Tempatkan staf BPA UKRP/ wakil PPgn dan bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
Emel lantikan petugas pendaftaran.
PP UKRP, BPA
PTO UKRP, BPA Wakil PPgn/staf
bertugas
2. P
ersediaan pendaftaran pelajar a) Pada hari pendaftaran:
i) Sediakan senarai semak pendaftaran pelajar (senarai nama pelajar yang ditawarkan)
ii) Aktifkan status pelajar
iii) Serah Slip Pendaftaran Pelajar iv) Serah Buku Panduan Akademik v) Wakil PPgn/staf bertugas membuat
semakan dan mengambil semua lampiran/borang daripada pelajar vi) Sesi fotografi kad matrik pelajar.
Senarai semak pelajar ditawar Sistem AMIS
Senarai semak pelajar
ditawar/
Fail Peribadi Pelajar
7.3 Selepas Pendaftaran
Tanggungjawab Tindakan Rujukan
PTO UKRP, BPA
1. Membuat pembahagian kad matrik mengikut program/PPgn.
Emel kepada PP PPgn
PP UKRP, BPA 2. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar.
3. Serahan kad matrik pelajar kepada PP PPgn/wakil.
Sistem Discoverer Viewer. Laporan 15 – Senarai pelajar mendaftar Senarai semak
penerimaan Smatcard
PP UKRP, BPA/
PTO UKRP, BPA
4. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar Fail peribadi pelajar
PTO UKRP, BPA
5. Mengeluarkan data akhir pelajar yang berdaftar kepada setiap PPgn
Email data daftar pelajar keseluruhan
8.0 OUTPUT PROSES
8.1 Data pelajar berdaftar mengikut program-program yang ditawarkan.
8.2 Fail peribadi pelajar.
8.3 Kad matrik pelajar.
9.0 PENUNJUK PRESTASI
Bil. Perkara Penunjuk Prestasi
(Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos)
9.1 Data kemasukan calon pelajar Disediakan sebelum Satu minggu hari pendaftaran
9.2 Senarai AJK Dikeluarkan sebelum satu minggu
hari pendaftaran
9.3 Academic Management Information System Satus pelajar diaktifkan selepas Satu minggu hari pendaftaran
9.4 Kelengkapan dan perkakasan Disediakan sebelum Satuminggu hari pendaftaran
9.5 Laporan JK Induk MSK Dikeluarkan selepas Satu minggu hari pendaftaran
10.0 RISIKO BERKAITAN
10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini:
Risiko/Risk
Kemungkinan / Likelihood
a
Keterukan / Severity
b
Penilaian Risiko
a x b
Aras
Risiko Mitigasi / Mitigation Sistem pendaftaran
tergendala. 2 1 2
rendah Dokumen yang
dibawa tidak lengkap
3 1 3 rendah
Pendaftaran lewat (pelajar tidak hadir mengikut masa yang ditetapkan).
1 3 3 rendah
Ketidakhadiran calon pelajar memberi maklumbalas setuju terima dalam sistem.
1 1 1 rendah
11.0 REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh
Simpanan Rujukan 11.1 Senarai semak
pendaftaran pelajar
RK.UniMAP.(O).0 5-02/Senarai Semak Pendaftaran Pelajar (senarai nama pelajar yang ditawarkan)
Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar
1 Tahun Senarai semak pelajar ditawar
11.2 Senarai Nama Pelajar
Mendaftar
RK.UniMAP.(O).0 5-03/Sistem Oracle Discoverer Viewer – Laporan 15
Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar
7 Tahun Sistem Discoveror Viewer Laporan 15 Senarai pelajar ditawar 11.3 Rekod peribadi
pelajar
RK.UniMAP.(O).0 5-04/Fail Peribadi Pelajar
Unit
Kemasukan dan Rekod Pelajar
7Tahun Fail Peribadi Pelajar
12.0 LAMPIRAN
12.1 Sebelum Pendaftaran
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula
PP UKRP, BPA 1. Menentukan tarikh pendaftaran dengan
merujuk kepada Kalendar Akademik UniMAP dan Jadual Kerja BPKP JPT
Kalendar Akademik & Jadual Kerrja BPKP JPT
KPP BPA & PP UKRP, BPA
2. Jemputan mesyuarat Jawatankuasa Induk Minggu Suai Kenal (MSK) daripada JHEPA
PTO UKRP, BPA 3. Menyelaraskan penyediaan bahan Mesyuarat
Jawatankuasa Induk MSK
Agenda / Senarai Kehadiran Mesyuarat
PP UKRP, BPA 4. Mengadakan Mesyuarat Penyelarasan
Pendaftaran pelajar baharu (perancangan proses yang akan berlaku)
Agenda / Senarai Kehadiran Mesyuarat
PTO UKRP, BPA 5. Agihan tugas AJK semasa hari pendaftaran
daripada keputusan mesyuarat.
Minit Mesyuarat
PAP UKRP, BPA 6. Edaran surat lantikan AJK Induk Minggu Suai Kenal (MSK)
Surat Lantikan
PTO UKRP, BPA 7. Menyediakan data kemasukan pelajar baru
kepada setiap pusat pengajian.
8. Menguruskan peralatan dan perkakasan untuk proses pendaftaran.
Emel senarai pelajar ditawar mengikut program.
Senarai semak peralatan, minit mesyuarat MSK Induk dan minit mesyuarat penyelarasan
pendaftaran.
PP UKRP, BPA 9. Menyampaikan taklimat kepada petugas
berhubung tugasan dan keperluan pada hari pendaftaran.
Emel jemputan taklimat kepada petugas pendaftran.
Surat lantikan petugas
6.1 Semasa Pendaftaran
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod
Kualiti
Mula
PP UKRP, BPA 1. Tempatkan staf BPA UKRP/wakil PPgn dan
bahagian yang terlibat semasa hari pendaftaran.
2. Pastikan persediaan semasa pendaftaran disempurnakan.
PTO UKRP, BPA 3. Wakil PPgn/staf terlibat membuat pendaftaran
mengikut senarai semak pendaftaran, mengambil semua lampiran/borang dan mengambil gambar untuk smart card pelajar.
Senarai semak pelajar ditawar
PP UKRP, BPA 4. Kawalselia pendaftaran pelajar mengikut
perancangan yang telah ditetapkan. Pelajar seterusnya mengikuti program Minggu Suaikenal yang dikendalikan oleh JHEPA
Tamat
6.2 Selepas Pendaftaran
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod
Kualiti
Mula
PTO UKRP, BPA 1. Membuat pembahagian kad matrik mengikut
program/PPgn.
Emel kepada PP PPgn
PP UKRP, BPA 2. Dapatkan Senarai Nama Pelajar Mendaftar.
3. Serahan kad matrik pelajar kepada PP PPgn/wakil.
Sistem Discoverer Viewer.
Laporan 15 – Senarai pelajar mendaftar Senarai semak penerimaan Smatcard PP UKRP, BPA/
PTO UKRP, BPA
4. Kemaskini Fail Peribadi Pelajar Fail peribadi pelajar
PTO UKRP, BPA 5. Mengeluarkan data akhir pelajar yang berdaftar
kepada setiap PPgn
Email data daftar pelajar keseluruhan
Tamat
