BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pendahuluan
Proyek konstruksi dimulai sejak timbulnya prakarsa dari pemiliknya untuk membangun, yang dalam proses selanjutnya akan melibatkan dan sekaligus dipengaruhi oleh perilaku berbagai unsur seperti : konsultan, kontraktor dan termasuk pemiliknya sendiri. Pelaksanaan suatu proyek pada dasarnya adalah proses merubah sumber daya dan dana tertentu secara terorganisasi menjadi suatu hasil pembangunan yang mantap sesuai dengan tujuan dan harapan-harapan awal, kesemuanya harus dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu.
Proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu yang terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melakasanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Adapun tahapan- tahapan dalam pembangunan proyek konstruksi antara lain : persiapan, perencanaan konstruksi, pelaksanaan konstruksi, pemeliharaan konstruksi.
Pada pembahasan bab ini akan menguraikan landasan-landasan teori dari change contract order pada konstruksi pembangunan gedung kantor Mahkamah Agung Republik Indonesia berdasarkan studi literature yang berkaitan.
2.2. Proyek Kostruksi Bangunan
Sistem pengadaan jasa dan konstruksi yang diatur dalam Perpres No.54/2010 yaitu: “Kontrak pengadaan barang/jasa yang selanjutnya disebut kontrak adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan penyedia barang/jasa atau pelaksana swakelola.” Pada pelaksanaannya pengadaan proyek konstruksi di proyek
pembangunan gedung kantor Mahkamah Agung Republik Indonesia dilakukan dengan cara pelelangan umum.
Sebelum membahas mengenai change contract order selama konstruksi proyek, terlebih dahulu akan diuraikan pembahasan mengenai deskripsi proyek dan posisi konstruksi dalam sebuah proyek.
2.2.1 Deskripsi Umum Proyek
Menurut Soeharto (1995), kegiatan proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas, sedangkan menurut A Guide To The PMBOK Third Edition (2004) proyek merupakan usaha sementara yang dijalankan untuk menghasilkan produk yang unik, pelayanan atau hasil. Proses proyek dalam manajemen proyek terdiri dari beberapa tahapan proyek.
Tahapan proyek dalam project life-cycle menurut A Guide To The PMBOK Third Edition (2004), terdiri dari :
1. Initiating Process Group, menjelaskan definisi dan tahapan proyek.
2. Planning Process Group, menguraikan definisi tujuan dan perencanaan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, serta menentukan lingkup dari proyek tersebut.
3. Executing Process Group, mengintegrasikan sumber daya proyek untuk melaksanakan perencanaan manajemen proyek.
4. Monitoring and Controlling Process Group, melakukan pengukuran dan pengawasan perkembangan untuk mengidentifikasi perbedaan dariperencanaan manajemen proyek.
5. Closing Process Group, proses penerimaan dari hasil produk proyek secara formal, sebagai penutupan tahapan proyek.
Sedangkan menurut Soeharto (1995) tahap siklus proyek memiliki 3 tahap, yaitu :
1. Tahap konseptual.
Tahap ini terdiri dari beberapa kegiatan yang meliputi penyusunan dan perumusan gagasan, menganaliasa pendahuluan dan melakukan studi kelayakan.
2. Tahap definisi atau perencanaan dan pemantapan.
Tahap ini terdiri dari kegiatan utama, antara lain menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang berkaitan garis besar penyelengaraan proyek, menyiapkan perangkat dan memilih peserta proyek.
3. Tahap implementasi
Tahap ini meliputi kegiatan mengkaji lingkup proyek yang kemudian membuat program implementasi dan mengkomunikasi-kannya kepada peserta proyek, melakukan pekerjaan desain engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, melakukan pengendalian aspek biaya, waktu dan mutu, menutup proyek dan menyerahkan hasil proyek kepada pemilik.
2.2.2 Deskripsi Khusus Konstruksi Proyek
Konstruksi proyek adalah tahap pelaksanaan dan implementasi dari perencanaan proyek. Menurut A Guide To The PMBOK Third Edition (2004) konstruksi proyek merupakan tahap executing process group dalam proyek, sedangkan menurut Soeharto (1995) konstruksi merupakan implementasi dalam siklus proyek.
Konstruksi proyek merupakan suatu proses dimana perencanaan desain dan spesifikasi diubah menjadi struktur fisik dan fasilitas. Tahap ini meliputi suatu
organisasi dan koordinasi dari semua sumber daya proyek, yakni tenaga kerja, peralatan konstruksi, material permanen dan sementara, persediaan dan utilitas, dana, teknologi, metode dan waktu untuk diselesaikan sesuai dengan target penjadwalan dan budget proyek, dan standart-standart untuk mutu kualitas dan performa yang ditentukan secara spesifik oleh perencana.
Berdasarkan PMP Exam Prep Fifth Edition (2005) pelaksanaan konstruksi proyek merupakan proses executing, yang terdiri dari kegiatan:
• Perolehan akhir tim proyek.
• Pelaksanaan perencanaan manajemen proyek.
• Penyelesaian lingkup produk.
• Rekomendasi perubahan dan tindakan koreksi.
• Implementasi persetujuan perubahan, perbaikan kerusakan, tindakan pencegahan dan tindakan koreksi.
• Meneruskan implementasi.
• Tim building.
• Mendokumentasikan perkembangan rapat.
• Menggunakan work authorization system.
2.3. Gambaran Umum Change Contract Order
Penundaan penyelesaian pekerjaan, pengeluaran biaya yang membengkak dan kerusakan pada kualitas pekerjaan merupakan hal biasa yang selalu menjadi permasalahan dalam konstruksi proyek. Hal tersebut diatas tidak selalu menjadi kesalahan dari tim pelaksana proyek, tetapi lebih sering merupakan akibat dari permintaan perubahan yang berbeda dari spesifikasi pekerjaan oleh pemilik proyek.
Dalam pelaksanaan proyek terdapat banyak keputusan yang telah dibuat berdasarkan pada informasi yang belum lengkap, asumsi dan pengalaman pribadi dari beberapa profesional konstruksi, sehingga perubahan dan penambahan pada saat pelaksanaan proyek nantinya akan menjadi tidak dapat dihindari (EPSRC, n.d.).
Perubahan yang terjadi bila sifat pekerjaan yang dijumpai pada proyek ternyata sangat berbeda dari segala apa yang telah diuraikan dalam dokumen kontrak (Barrie &
Paulson, 1992). Perubahan ini bisa disebabkan adanya perencanaan yang kurang baik dan kurang tepat dalam usaha mengantisipasi berbagai faktor dan permasalahan teknis, serta kondisi baru yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu. Hal ini yang bisa menyebabkan perubahan desain pada saat proyek sedang dilaksanakan (Dinariana, 2001). Adanya informasi baru mengenai spesifikasi atau kriteria desain engineering mendorong pemilik proyek untuk melakukan perubahan yang mengikuti perkembangan teknologi (Utomo, 2003). Perubahan-perubahan di lapangan sebagai perubahan lingkup pekerjaan proyek, dimana pemilik proyek mengeluarkan perintah tertulis yang ditujukan kepada pihak kontraktor untuk membuat perubahan dan menspesifikasikannya, yang disebut change contract order.
2.4. Deskripsi Change Contract Order
Change ontract corder merupakan bagian normal dari proses pelaksanaan konstruksi proyek (Douglass III, 2003) dan proses administrasi kontrak (Schexnayder &
Mayo, 2004), tetapi juga merupakan aspek yang paling sulit dari keseluruhan pelaksanaan konstruksi (Levy, 2006). Perubahan perintah kerja (change contract order) merupakan perubahan dalam lingkup kontrak, konfirmasi akan revisi penjadwalan, kumpulan dari modifikasi-modifikasi lain dan berupa standart formulir yang meliputi
ringkasan dari deskripsi perubahan dan dampak dari perubahan tersebut terhadap kontrak, baik dari waktu dan biaya proyek (Barrie & Palson, 1992).
Change contract order mengubah detail dan kondisi dari pekerjaan, yang berdampak pada penambahan pekerjaan (extra work) atau pengurangan pekerjaan.
Permintaan formal kepada pihak kontraktor oleh pemilik proyek untuk melakukan extra work dikarenakan pihak kontraktor menemukan kesalahan (omissions) dari pemilik proyek atau perencana. Hal tersebut diatas dapat dirujuk sebagai construction change/perubahan konstruksi (O’Brien & Zilly, 1991). Construction change menurut Fisk dan Reynold (2006) adalah sebuah tindakan informal yang mengarah pada modifikasi kontrak, yang diakibatkan oleh kegagalan dalam bertindak, yang dilakukan oleh pemilik proyek sehingga meningkatkan biaya dan atau waktu dari kontraktor.
Sedangkan menurut Barrie dan Paulson (1992) menjelaskan construction change sebagai perubahan dimana kontraktor berhak untuk mempertimbangkan perlu ada tidaknya perubahan, tetapi pemilik proyek menolak akan adanya penambahan waktu dan biaya. Perubahan konstruksi menunjukkan perubahan lingkup pekerjaan kontraktor atau metode pelaksanaan akibat kesalahan pemilik proyek, pihak ketiga seperti subkontraktor atau supplier, serta kesalahan diluar pihak kontraktor. Construction change menurut Fisk dan Reynold (2006), terdiri dari :
• Ketidak sempurnaan perencanaan dan spesifikasi.
• Interpretasi dari engineer yang berbeda.
• Standart performa yang tinggi dibandingkan yang telah dispesifikasikan.
• Ketidak layakan pemeriksaan dan penolakan.
• Perubahan dalam metode pelaksanaan.
• Perubahan dalam rangkaian konstruksi.
• Hal-hal yang belum ditentukan oleh pemilik proyek.
• Ketidak mungkinan atau ketidak praktisan dalam pelaksanaan.
2.4.1 Pengertian Change Contract Order
Change contract order dalam proyek sebagai bentuk produk proses manajemen proyek dan hasil dari perencanaan dan pengelolaan perubahan lingkup proyek atau respon dari perubahan yang kecil sampai perubahan yang sulit terkontrol (The Office of The City Auditor, 2006), sedangkan menurut Fisk dan Reynold (2006) change contract order dapat didefinisikan sebagai bentuk persetujuan atau kesepakatan tertulis untuk memodifikasi, menambah, merubah pekerjaan dari dokumen kontrak pada saat pembukaan penawaran.(Fisk & Reynold, 2006).
Sumber : Fisk & Reynold, 2006
Gambar 2.1 Perubahan Skema Waktu oleh Adenda dan oleh Change Contract Order
Change contract order sebagai dokumen resmi yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, antara pemilik proyek dan pelaksana proyek (Barrie & Paulson, 1992), antara arsitek dan pemilik proyek menurut dokumen AIA (American Institute of Architects) A201 General Conditions (n.d.), untuk memberikan kompensasi pada kontraktor terhadap perubahan, tambahan pekerjaan, keterlambatan atau akibat lain dari perjanjian bersama yang tertulis dalam kontrak.
Jadi change contract order dapat didefinisikan sebagai bentuk persetujuan tertulis yang disepakati oleh pemilik dan pelaksana proyek untuk mengubah kontrak konstruksi awal. Change contract order dapat mengakibatkan perubahan pekerjaan, baik penambahan maupun pengurangan pekerjaan yang telah ditentukan dalam
dokumen kontrak pada saat kontrak konstruksi ditawarkan. Perubahan pekerjaan ini berlangsung selama pelaksanaan konstruksi proyek berlangsung.
2.4.2 Tujuan Change Contract Order
Pelaksanaan change contract order untuk mengubah permintaan perencanaan dan atau lingkup konstruksi proyek, menuntut penambahan dalam nilai kontrak atau kontrak waktu. Pengajuan proposal change contract order oleh kontraktor menurut Fisk dan Reynold (2006) bertujuan, antara lain :
• Untuk mengubah rencana kontrak dengan adanya metode khusus dalam pembayaran.
• Untuk mengubah spesifikasi kontrak, termasuk perubahan pembayaran dan waktu kontrak yang berubah dari sebelumnya.
• Untuk persetujuan tambahan pekerjaan baru, dalam hal ini termasuk pembayaran dan perubahan dalam kontrak.
• Untuk tujuan administratif, dalam menetapkan metode pembayaran kerja ekstra maupun penambahannya.
• Untuk mengikuti penyesuaian terhadap harga satuan kontrak bila terjadi overruns dan underruns, yang disesuaikan dengan spesifikasi.
• Untuk pengajuan pengurangan biaya insentif proposal (proposal value engineering).
• Untuk mempengaruhi pembayaran yang dilakukan setelah tuntutan diselesaikan.
2.4.3 Tipe Change Contract Order
Tipe change contract order menurut Smoot (n.d.) dalam A/E and Construction Change Contract Order Estimate, secara garis besar terdiri dari :
1. Perubahan pada tahap desain.
2. Merupakan change contract order yang diprakarsai oleh pihak pemilik proyek dan modifikasi kontrak dari pihak A/E.
3. Perubahan pada tahap konstruksi.
Merupakan perubahan karena kesalahan dan kelalaian serta pengajuan dari pihak pemilik proyek yang meliputi penundaan atau percepatan bagian pekerjaan, value engineering dan penambahan waktu. Sedangkan tipe change order menurut Al Muhammadi dan Al-Harthi (n.d.) dibagi menjadi dua kategori, yaitu :
a. Formal Change Contract Order
Perubahan formal adalah bentuk tertulis dari perubahan yang diajukan oleh pemilik proyek kepada pelaksana proyek. Perubahan ini disebabkan oleh permasalahan yang diidentifikasi sebelum digabungkan dalam kontrak. Sedangkan menurut Gilberth (1992), perubahan ini menyangkut perubahan dari pemilik proyek yang secara sepihak bebas mengubah lingkup kerja dan mengharuskan pelaksana proyek untuk mengikuti perubahan tersebut.
Perubahan ini berdasarkan pada perencanaan dan pemilihan yang sudah dipertimbangkan oleh pemilik proyek dan didokumentasikan sehingga biasanya mudah untuk ditangani.
b. Informal Change Contract Order
Perubahan informal sebagai tindakan informal dan dilakukan pemilik proyek melalui wakilnya pada konstruksi proyek, sehingga meningkatkan biaya pelaksanaan kontrakator. Sedangkan menurut Fisk dan Reynold (2006), perubahan ini menunjukkan lingkup pekerjaan kontraktor atau metode pelaksanaan akibat dari tindakan atau kelalaian pemilik proyek, pihak ketiga (kontraktor lain atau supplier) dan kejadian lain di luar kontol pihak kontraktor.
Perubahan ini lebih sulit untuk diidentifikasi dan dikontrol serta dapat diketahui setelah pelaksanaan, sehingga pelaksana proyek melaksanakan pekerjaan berbeda dari yang telah ada di kontrak.
Berdasarkan Engineering and Physical Science Research Council (n.d.), tipe dari perubahan yang terjadi selama konstruksi, yaitu :
a. Gradual Change
Perubahan gradual dikenal juga sebagai perubahan tambahan yang terjadi secara bertahap-tahap, bergerak pelan selama proses proyek berlangsung dan intesitas perubahannya rendah. Perubahan ini sering timbul pada tahap pengembangan desain dimana banyak keputusan bergerak baik dan berkembang halus.
b. Radical Change
Perubahan radical ini bersifat tiba-tiba, dramatik dan memiliki dampak yang telah ditandai sasarannya. Perubahan ini timbul sering pada akhir perkembangan desain.
2.4.4 Faktor Penyebab Change Contract Order
Change change order merupakan penyebab utama penundaan proyek dan sumber perselisihan pada industri konstruksi saat ini (Othman, Hassan & Pasquire, 2004), kesalahpahaman dan konflik selama konstruksi berlangsung (Stockenberg, 2001). Perselisihan diantara tim proyek yakni pihak pemilik proyek, kontraktor dan arsitek-engineer (The Delaware ABC Partnering Comitee, 2006) atau hanya diantara pemilik proyek dan kontraktor (Stockenberg, 2001) menjadi hal yang kontroversi ketika change contract order terjadi selama konstruksi proyek berlangsung. Jika perselisihan terjadi dan tidak adanya kesepakatan/negosiasi dan evaluasi untuk pengajuan change contract order, maka tidak hanya berdampak pada waktu dan biaya proyek, melainkan dapat berakhir dengan pengajuan klaim (O’Brien & Zilly, 1991).
Klasifikasi faktor-faktor penyebab change contract order menurut Barrie dan Paulson (1992) berdasarkan pihak yang terkait dalam proyek dapat diuraikan menjadi 3 kategori, yakni :
a. Perubahan yang disebabkan oleh pemilik proyek atau perencana, meliputi :
• Banyak dikeluarkan addendum pada tahap pelelangan.
• Kinerja pemilik yang rendah.
• Cacat dalam desain dan spesifikasi akibat kesalahan dan ketidak lengkapan desain atau perubahan dalam desain.
• Keterlambatan dalam menyediakan gambar-gambar atau klarifikasi desain untuk konstruksi yang sudah disetujui.
• Instruksi percepatan.
• Penambahan atau penguranan lingkup pekerjaan.
b. Perubahan yang disebabkan oleh kontraktor, meliputi :
• Kegagalan memulai pekerjaan seperti perencanaan.
• Kegagalan dalam pemasok tenaga kerja yang optimal.
• Kegagalan kinerja kontraktor atau subkontraktor.
• Kualitas hasil pekerjaan yang kurang baik atau cacat dalam pemasangan pekerjaan.
• Keterlambatan jadwal pekerjaan atau jadwal pengadaan subkontraktor.
Sedangkan perubahan atas permintaan dari kontraktor menurut WSDOT (2008) dalam A Guide to the WSDOT Construction Change Contract Order Process, antara lain :
• Perbaikan prosedur.
• Penggantian material.
• Perubahan metode pekerjaan.
• Pengajuan CRIP (Cost Reduction Incentive Proposal) change contract order.
c. Perubahan oleh hal yang lain, adalah tindakan kelalaian dari pihak ketiga yang meliputi :
• Cuaca atau kejadian alam lainnya.
• Perubahan kondisi tapak dibawah tanah.
• Perselisihan buruh.
• Kondisi lapangan.
Perubahan pekerjaan atau penyimpangan dari kondisi pekerjaan site yang diantisipasi, dapat berasal dari faktor-faktor kausatif yang bervariasi (Clough, 2000).
Menurut Hsieh (2003) penyebab terjadinya change contract order dibagi menjadi 2 (dua) kategori (Ahmad Radzi, 2005), yaitu :
1. Perubahan teknis, terdiri dari :
• Perencanaan dan desain.
• Kondisi site yang tidak terduga.
• Pertimbangan keamanan.
• Kecelakaan.
2. Perubahan Administrasi, terdiri dari :
• Perubahan ketentuan/peraturan pekerjaan.
• Perubahan kekuasaan pembuat keputusan.
• Kebutuhan spesial untuk komisi proyek.
• Permintaan lingkungan.
Sedangkan menurut Goldhaber, Jha dan Macebo (1977) perubahan pekerjaan berasal dari beberapa faktor, antara lain: keputusan pemilik proyek untuk mengganti lingkup pekerjaan, keputusan arsitek/engineer untuk menerima penambahan material, penundaan akibat pihak kontraktor, perubahan dalam kondisi pekerjaan, kekurangan
sumber daya manusia proyek, kondisi cuaca yang ekstrim, kerusakan peralatan, dll.
Sedangkan menurut Reiner (1972), berdasarkan aktivitas selama konstruksi proyek, Change contract order disebabkan oleh kesalahan dalam perencanaan atau dan spesifikasi, dimana pihak kontraktor tidak menyadarinya sampai pada pelaksanaan pekerjaan proyek dilakukan.
2.4.5 Dampak Change Change Contract
Change contract order sebagai modifikasi terhadap budget asli dan penjadwalan awal merupakan hal yang berpengaruh antara pihak-pihak yang terkait dalam proyek, yakni diantaranya pemilik proyek, arsitek-engineer, agen pemerintah, dan kontraktor konstruksi. Seperti yang terlihat pada tabel 2.1 dibawah ini yang memperlihatkan dampak-dampak dari perubahan yang mengakibatkan proses change contract order perlu dilaksanakan (Dellon, 1988).
Tabel 2.1 Dampak Change Contract Order
No Dampak perubahan yang mengakibatkan proses change contract order perlu dilaksanakan
1 Penunjukan ulang tim pelaksana proyek 2 Perencanaan ulang pekerjaan
3 Gangguan dalam alur pekerjaan 4 Penambahan koordinasi 5 Dampak terhadap penjadwalan
6 Penugasan ulang personil pihak pelaksana proyek 7 Penambahan pengawasan
8 Dimulainya atau diakhirinya pekerjaan 9 Dampak ke pekerjaan yang lain 10 Penunjukan pekerjaan 11 Kehilangan produktivitas 12 Estimasi proposal 13 Negosiasi 14 Dokumentasi
Sumber : Dellon, 1998 Catatan : telah diolah kembali
Menurut Douglas III (2003) perubahan pekerjaan dapat diterima, tetapi dampak langsung dari perubahan tersebut harus dipahami potensi dari konsekuensi penjadwalan dan biaya untuk setiap perubahan tersebut. Perubahan sampai pada lingkup pekerjaan dan penambahan pekerjaan pasti akan berdampak pada termin waktu dan biaya proyek
yang overhead. Sedangkan menurut Kadir et al. (2005) change contract order dari pihak perencana juga dapat memberikan dampak pada produktivitas tenaga kerja konstruksi.
Kedudukan pemilik terhadap kontraktor dalam negosiasi biaya kontrak dan jadwal menurut Soeharto (1995) menyatakan tidak sekuat seperti sebelum kontrak ditandatangani. Oleh sebab itu, dalam menghadapi masalah perubahan lingkup, pemilik (atau kontraktor utama jika datangnya change contract order dari subkontraktor) hendaknya memiliki persiapan yang matang, mulai dari mengkaji perlu tidaknya perubahan. Bila perubahan memang menjadi suatu keharusan, diusahakan agar change contract order berdampak sekecil mungkin terhadap jadwal dan biaya.
Jadi secara garis besar, change contract order dapat memberikan dampak langsung pada proyek terhadap :
1. Biaya proyek, menurut Barrie dan Paulson (1992) yang terdiri dari biaya langsung (direct cost), biaya perpanjangan waktu (time extention) danbiaya dampak (impact cost).
2. Termin waktu proyek.
2.4.6 Dampak Change Contract Order Terhadap Kinerja Waktu Proyek
Dalam usaha mencapai tujuan proyek telah ditentukan batasan, sebagai parameter penting bagi penyelenggaraan proyek (Soeharto, 1995), yakni dikenal dengan triple constrain, terdiri dari biaya/anggaran, jadwal/waktu dan mutu/kualitas. Untuk batasan jadwal/waktu ini mengharuskan suatu proyek dilaksanakan sesuai kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Waktu penyelesaian konstruksi merupakan salah satu keberhasilan proyek konstruksi (Henry, 2005).
O’Brien dan Zilly (1991) menjelaskan bahwa jumlah perubahan yang besar dapat mempunyai suatu pengaruh yang kumulatif dan mengganggu. Apabila dampak ini tidak dikompensasi dalam change contract order akan dapat menurunkan kinerja waktu pekerjaan.
Perubahan atas terjadinya change contract order terhadap kinerja waktu bisa dengan adanya penambahan waktu, sehingga waktu penyelesaian pekerjaan konstruksi proyek secara keseluruhan menjadi lebih lambat dari jadwal kontrak. Perubahan termin waktu proyek karena adanya penambahan waktu sebagai dampak dari timbulnya change contract order, dapat menjadikan suatu proyek mengalami penundaan (delay). Untuk itu change contract order menjadi salah satu penyebab utama dari penundaan proyek, selain menjadi sumber dari beberapa perselisihan (dispute) pada industri konstruksi saat ini (Othman, Hassan & Pasquire, 2004).
Menurut Dewi, Joyosukarto dan Rijanti (2006), pengertian penundaan proyek adalah dimana sebagian waktu pelaksanaan yang tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan rencana, sehingga menyebabkan beberapa kegiatan pekerjaan yang mengikuti menjadi tertunda dan tidak dapat disesuaikan tepat waktu sesuai jadwal/termin waktu yang telah direncanakan sebelumnya. Perubahan pekerjaan pada konstruksi proyek menyebabkan penundaan konstruksi (construction delay), yang menurut Assaf dan Al- Heiji (2006) penambahan waktu pengerjaan konstruksi yang melewati termin waktu penyelesaian keseluruhan pada kontrak, atau melewati termin waktu penyerahan proyek yang telah disepakati sebelumnya oleh pihakpihak yang terkait (El-Razek, Bassioni &
Mobarak, 2008).
Scot (1997) menjelaskan bahwa penyelesaian konstruksi yang melewati termin waktu dapat menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan (Utomo, 2003) atau hanya keterlambatan pada salah satu aktivitas pekerjaan konstruksi (Doyle, Molnar
& Brown, 2008). Keterlambatan proyek menurut Scot (1997) secara umum dapat dikategorikan menjadi (Utomo, 2003) :
1. Keterlambatan yang menjadi tanggung jawab, pihak pemilik/ pengawas, misalnya dikarenakan perubahan pada dokumen kontrak.
2. Keterlambatan yang menjadi tanggung jawab pihak kontraktor, misalnya disebabkan karena dukungan pengawas dan teknis yang tidak cukup, keterlambatan dalam persetujuan dengan subkon/ supplier.
3. Keterlambatan yang bukan tanggung jawab pihak-pihak yang berkontrak, misalnya disebabkan pemogokan, atau keadaan cuaca yang diluar dari kebiasaan.
Langkah penanggulangan dalam keterlambatan waktu pelaksanaan pekerjaan konstruksi menurut Iskandar (2008), terdiri dari :
• Melakukan perbaikan metode kerja dan re-scheduling.
• Mengganti/menambah sumber daya yang diperlukan secara terencana.
• Melakukan optimasi waktu yang tersisa (teknik crushing).
• Permintaan perpanjangan waktu apabila alasannya logis.
Menurut Pangihutan (1998), pengaruh perubahan lingkup pekerjaan terhadap kinerja waktu proyek dipengaruhi oleh apakah keterlambatan yang terjadi berada pada jalur kritis atau tidak. Jika keterlambatan ini berada pada jalur kritis maka keterlambatan ini akan mempengaruhi proyek secara keseluruhan.
Besar kecilnya pengaruh perubahan terhadap kinerja kontraktor tergantung pada kualitas pengendalian kontraktor terhadap perubahan kontrak (Pangihutan, 1998).
Untuk itu pengendalian dalam kinerja waktu diperlukan. Pengendalian sebagai bentuk usaha untuk membandingkan penjadwalan yang dianalisis kurun waktu yang telah dilaksanakan dengan perencanaan penjadwalan, diantaranya pengendalian jadwal milestone, jadwal rekayasa, konstruksi dan startup, program analisis tenaga kerja,
Critical Path Method (CPM), jadwal konstruksi 3 (tiga) bulanan, jadwal kerja mingguan dan harian, jadwal subkontraktor, jadwal startup dan daftarpunch konstruksi (Dewi, Joyosukarto & Brown, 2006).
2.5. Pengendalian Change Contract Order
Change contract order dapat menjadi melekat pada tahap konstruksi proyek dan perubahan tersebut menjadi keuntungan jika kita dapat mengelolanya. Sejauh apapun hebatnya pekerjaan perencanaan dan spesifikasi yang dilakukan oleh arsitek-engineer, tetap selalu ada ruang untuk interpretasi, kebingungan atau kesalahan pada tahap konstruksi proyek (Jauregui, 2009). Salah satunya menjadikan change contract order sebagai salah satu penyebab utama terjadinya klaim oleh kontraktor (Dellon, 1988).
Kemampuan suatu proyek berhasil dalam memonitor dan mengendalikan perkembangan perubahan adalah dengan menyusun potensi perubahan yang mungkin terjadi (viable trend) dan mengembangkan program change control (Douglass III, 2003). Selain itu dengan mengevaluasi dampak change contract order terhadap waktu kontruksi, biaya proyek dan kualitas pekerjaan, change contract contract order dapat diminimalkan sejak tahap awal konstruksi (Popescu, 1986).
Jadi pengendalian change contract order adalah bagaimana membuat kinerja kontraktor tidak menurun karena adanya change contract order dan dengan peningkatan kualitas pengendalian change contract order yang tepat diharapkan akan dapat meningkatkan kinerjanya.
2.5.1 Change Contract Order Pada Konstruksi Proyek
Perubahan konstruksi proyek dapat didefinisikan sebagai perubahan sederhana yang harus diperlakukan sebagai change contract order yang formal (Werderitsch &
Krebs, 2002). Change contract order pada konstruksi proyek menjadi hal yang penting selama rangkaian pekerjaan konstruksi berhubungan dengan keadaan konstruksi yang tidak terduga dan perubahan langsung dari pemilik proyek itu sendiri.
Perubahan pada konstruksi proyek adalah bentuk tindakan baik tertulis maupaun lisan yang diberikan pemilik proyek kepada kontraktor (Douglas III, 2003) atau sebagai bentuk tertulis atau lisan atas tindakan dan kelalaian oleh pemilik proyek yang kemudian dikuasakan kepada wakilnya (O’Brien & Zilly, 1991), yaitu bisa architect/engineering (A/E) atau manajer konstruksi (CM).
Menurut Gilberth (1992) perubahan konstruksi proyek adalah modifikasi yang berdampak pada proyek, yang dapat menambah atau mengurangi lingkup kerja kontrak awal, atau yang mempengaruhi waktu penyelesaian lingkup kerja awal. Definisi perubahan atau menggunakan istilah change work adalah penambahan, pengurangan/penghapusan atau revisi-revisi, antara lain pada lingkup kontrak, harga kontrak dan juga termasuk waktu kontrak yang disesuaikan.
Menurut Douglas III (2003) sebuah tim proyek harus mengetahui tentang kontrak dan memahami konsekuensi dari perubahan sehingga mereka dapat memberikan perhatian yang serius dalam me-manage perubahan. Ketika perubahan terjadi, kontraktor harus mempersiapkan format dari change contract order, termasuk yang menunjukkan semua dampak penjadwalan dari perubahan tersebut. Dimana semua perubahan yang berkaitan dengan modifikasi waktu penyelesaian, harus didokumentasi- kan dan disatukan dalam satu paket change contract order. Pihak kontraktor harus mengelola penyelesaian akan perencanaan, estimasi, dan pengawasan terhadap rekaman yang berdasarkan dokumen yang berisi perbandingan antara sebelum dan sesudah dampak change contract order terjadi.
Permasalahan yang sering terjadi pada proses perubahan dalam konstruksi proyek menurut Davies (2008), antara lain:
• Kurangnya komunikasi, dimana pihak kontraktor perlu memahami keinginan dari pemilik proyek, yakni mengenai detail konstruksi, sensitiviti harga proyek dan juga penjadwalan penyelesaian proyek.
• Kegagalan dokumen kontrak dalam mengantisipasi perubahan.
• Kegagalan yang berkaitan dengan kenaikan perubahan selama konstruksi proyek berlangsung.
• Kegagalan untuk mengikuti proses perubahan konstruksi yang telah dispesifikasi dalam dokumen kontrak.
2.5.2 Tahapan Proses Change Contract Order
Semakin jauh kemajuan proyek, akan semakin besar dampak yang diakibatkan oleh perubahan lingkup kerja. Untuk mengatasi itu pemilik proyek, konsultan/perencana, kontraktor dan organisasi operasi bersamasama mereduksi perubahan lingkup kerja. Hal tersebut dapat dilakukan dengan melakukan proses change contract order sesuai dengan langkah-langkah prosedur dibawah ini, antara lain (Soeharto, 1995):
• Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup kerja.
• Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup kerja dalam aspek jadwal dan biaya.
• Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek atau pemilik proyek bila lingkup perubahan cukup besar.
• Mengadakan kegiatan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk menyakinkan bahwa perubahan lingkup kerja dijalankan sebaik-baiknya.
Dalam change order life cycle terdiri dari 5 (lima) tahapan menurut Kentucky Transportation Cabinet (2006), yaitu:
1. Menciptakan change contract order.
2. Mengelola change contract order.
3. Meninjau ulang dan menyetujui change contract order.
4. Menjalankan change contract order.
5. Laporan change contract order, yang terdiri dari laporan change contract order yang diminta oleh pihak pemilik/perencana proyek, laporan alasan change contract order dan laporan change contract order dari permintaan pihak kontraktor.
Sedangkan menurut Fisk dan Reynold (2006) terdapat 4 (empat) tahapan dasar berkaitan dengan pelaksanaan proses change order, yaitu:
• Permintaan change contract order oleh initiator (bisa pihak kontraktor, arsitek engineer) untuk memperoleh persetujuan dari pemilik proyek atau arsitek-engineer.
• Selama permintaan persetujuan dari initiator, diskusikan dengan pihak kontraktor dan naskah dokumen dari proposal change contract order untuk mengetahui dampak dari perubahan dalam kontrak waktu dan biaya.
• Pihak kontraktor mengajukan proposal chang contract order yang telah ditanda tangani kepada pemilik proyek, yang menunjukkan semua biaya dan waktu tambahan yang diminta.
• Pemilik proyek menerima proposal yang telah ditanda tangani dan memerintahan untuk pelaksanaan pekerjaan yang telah disebutkan.
Proses change contract order management menurut Engineering and Physical Science Research Council (n.d.), terdiri dari 4 (empat) tahap :
a) Tahap Permulaan (Start Up)
Terdiri dari permintaan proaktif yang penting untuk efektivitas change contract order management. Permintaan ini menanggapi atas perubahan, mengelola efektivitas perubahan dan untuk memfasilitasi perencanaan yang berlanjut utuk antisipasi segala perubahan.
b) Tahap Identifikasi dan Evaluasi (Indetify and Evaluate)
Secara aktif mengidentifikasi perubahan yang potensial terjadi. Ini dapat dicapai dengan mempertimbangkan penyebab yang potensial mengakibatkan perubahan terjadi pada saat ini dalam proyek. Setelah perubahan dapat diidentifikasi selanjutnya dilakukan evaluasi dengan bantuan proses pembuatan keputusan.
c) Tahap Persetujuan (Approval)
Proses evaluasi telah dilakukan maka perlu persetujuan dari anggota tim proyek, sehingga dapat mengetahui dampak dari perubahan tersebut terhadap proyek.
d) Tahap Implementasi (Implementation)
Ketika perubahan telah disetujui, maka perlu dikomunikasikan ke semua anggota tim proyek yang terkena dampak dari perubahan tersebut. Pada tahap akhir tim proyek harus me-review dan mempelajari proses dari kejadian perubahan tersebut.
Prosedur pengajuan change contract order menurut Dhabi dan Kristiawan (2006) dibagi menjadi 2(dua), yakni:
1. Inisiatif pengajuan change contract order berasal dari pemilik proyek.
Tahapan prosedur pengajuan change contract order, meliputi:
• Pemilik proyek mengeluarkan variation enquiry/change request, yang berisikan penjelasan mengenai perubahan yang diperlukan.
• Kontraktor menganalisa dampak waktu/biaya dari perubahan tersebut dan mengajukan change proposal.
• Setelah me-review change proposal dari kontraktor, pemilik proyek akan memutuskan apakan perubahan tersebut dapat dilaksanakan atau tidak.
• Jika perubahan dilaksanakan, pemilik proyek akan mengeluarkan change contract order sebagai suatu perintah formal.
2. Inisiatif pengajuan change contract order berasal dari kontraktor.
Tahapan prosedur pengajuan change contract order, meliputi:
• Pihak kontraktor akan memberikan notifikasi kepada pemilik proyek bila teridentifikasi adanya perubahan lingkup kerja, yang meliputi: perintah lapangan dari klien, pemilik proyek memberikan komentar berbeda terhadap spesifikasi dalam kontrak (technical review), abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana, construction changes. Instruksi oleh pemilik proyek di lapangan harus dikonfirmasi ulang permintaan tersebut secara tertulis oleh kontraktror, sebagai dasar mengajukan permintaan formal change contract order.
• Pemilik proyek akan me-review dan memberikan jawaban apakah notifikasi perubahan ini diterima atau ditolak. Bila diterima, kontraktor akan diminta mengajukan change proposal.
• Pemilik proyek akan me-review change proposal. Setelah itu pemilik proyek akan memutuskan apakah perubahan tersebut dapat dilaksanakan atau tidak.
• Jika perubahan dilaksanakan, pemilik proyek akan mengeluarkan change contract order sebagai suatu perintah formal, kemudian pihak kontraktor melaksanakan perubahan tersebut.
Untuk menghindari penundaan (delay) penyelesaian konstruksi, sering terjadi pekerjaan perubahan langsung dimulai sebelum commercial agreement dicapai,
meskipun dalam banyak kontrak mensyaratkan bahwa change proposal disepakati terlebih dahulu sebelum perubahan dilaksanakan.
Prosedur untuk menjalankan proses change order berdasarkan Construction Change (2006), yang melibatkan pemilik proyek, arsitek engineering (A/E) dan kontraktor sebagai pelaksana proyek yang mengajukan proposal change contract order, antara lain:
• Pihak pemilik meminta untuk memodifikasi dokumen kontrak, maka pihak A/E menyiapkan permohonan proposal (Request for Proposal- RFP) untuk pihak kontraktor, yang memberikan penjelasan dari permintaan perubahan tersebut dan meminta pihak kontraktor untuk mengajukan proposal biaya.
• Jika pihak A/E yang meminta perubahan pada dokumen kontrak harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari pihak pemilik proyek, setelah itu baru menyiapkan RFP untuk pihak kontraktor.
• Jika pihak kontraktor yang mengajukan permohonan penggantian atau pengurangan pekerjaan pada dokumen kontrak kepada pihak pemilik proyek atau pihak A/E maka perlu disiapkan proposal harga dari permohonan change contract order tersebut.
• Proposal biaya untuk change contract order meliputi perkiraan biaya change
contract order baik dari pihak general kontraktor, subkontraktor atau sub subkontraktor.
• Ketika persetujuan biaya change contract order telah ditetapkan, maka pihak A/E mengajukan rekomendasi kepada pihak pemilik proyek untuk penandatangan penerimaan proposal tersebut.
• Setelah proposal change contract order telah diterima, maka pihak pemilik proyek mempersiapkan change contract order.
• Pihak A/E mempersiapkan change contract order form dan change contract order justification, dilengkapi dengan deskripsi keseluruhan dari perubahan tersebut dan gambar jika diperlukan serta lembar perkiraan biaya yang telah disetujui.
• Pihak kontraktor akan menandatangani change contract order form yang dikirim pihak pemilik proyek.
• Tidak adanya perubahan pekerjaan yang diselesaikan tanpa melalui persetujuan change contract order terlebih dahulu.
• Pihak pemilik proyek yang akan mendistribusikan persetujuan change contract order baik ke pihak A/E dan pihak kontraktor.
Pengajuan permohonan change contract order menurut Ullman (2009) sebaiknya meliputi infomasi-informasi antara lain :
• Identifikasi mengapa perubahan perlu dilakukan.
• Alasan-alasan terjadinya perubahan.
• Deskripsi dari perubahan tersebut. Pada bagian ini didukung gambar detail sebelum dan sesudah perubahan pada bagian yang terkait dengan perubahan.
• Mendaftarkan dokumen-dokumen dan departemen yang terkena dampak perubahan.
• Persetujuan perubahan ke pihak manajer proyek.
• Instruksi kapan melaksanakan pekerjaan perubahan tersebut.
Isi proposal change contract order dari pihak pelaksana yang akan diajukan kepada pemilik proyek menurut Goldhaber, Jha dan Macebo (1977), meliputi:
• Judul dari perubahan tersebut.
• Deskripsi dari area yang terkena dampak perubahan tersebut.
• Desain yang menggambarkaan keadaan sebelum dan sesudah perubahan.
• Penjelasan interface dengan perlengkapan dan sistem lain.
• Pernyataan tentang mengapa perlu dilakukan perubahan.
• Petunjuk dari perencanaan dan spesifikasi yang terkena dampak perubahan.
• Informasi biaya untuk status keadaan sekarang, permintaan perkiraan jam kerja dan penundaan.
2.6. Penelitian Sebelumnya
Dalam penyusunan penelitian ini menggunakan kajian teori, data, rumus, serta metode pada penelitian-penelitian sebelumnya. Intisari yang bersifat penting dan sebagai penyokong analisis-analisis yang disusun, dirangkum dan dikutip sehingga hasil penelitian lebih lengkap, Berikut merupakan rangkuman dari hasil penelitian terdahulu yang dilakukan oleh beberapa peneliti dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
II-26
NO Peneliti Judul Penelitian Keyword Tahun
Terbit
Tempat
Terbit Hasil Temuan
1 Dian Wahyoni Dewi Fitri, ST
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS PENYEBAB DAN AKIBAT
CONTRACT CHANGE ORDER TERHADAP BIAYA DAN WAKTU PADA PROYEK KONSTRUKSI DI KOTA PADANG
Change Contract Order, Adendum, biaya Pelaksanaan
2012 Padang Faktor penyebab Change Order dari
“ketidaksesuaian gambar “ kemudian diikuti dengan adanya pekerjaan tambah dan pekerjaan kurang.
2 Wahyuni Nurhadiyati PENGENDALIAN CHANGE ORDER TERHADAP KINERJA WAKTU PADA KONSTRUKSI
PROYEK BANGUNAN BERTINGKAT TINGGI
Change Contract Order, Adendum, Kinerja waktu
2014 Jakarta Penyerbab change order, dampak chenge order, pengendalian paling efektif untuk meminimalkan perubahan
3 Ningsih, Ir. Syahrudin, Nurul Wardani
IDENTIFIKASI DAN ANALISIS PENYEBAB DAN AKIBAT
CONTRACT CHANGE ORDER TERHADAP BIAYA DAN WAKTU PADA PROYEK KONSTRUKSI
Change Contract Order, Adendum
2014 Jakarta Penyebab utama change contract order pada pekerjaan struktur pondasi
II-27
NO Peneliti Judul Penelitian Keyword Tahun
Terbit
Tempat
Terbit Hasil Temuan
4 Sandy A. Gumolili ANALISA FAKTOR‐
FAKTOR PENYEBAB CHANGE ORDER DAN PENGARUHNYA TERHADAP KINERJA WAKTU
PELAKSANAAN PROYEK
KONSTRUKSI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI UTARA
Konstruksi, Change Contract Order, Biaya Waktu Pelaksanaan
2012 Sulawesi Utara
Faktor‐faktor penyebab change order yang berpengaruh terhadap kinerja waktu pelaksanaan proyek konstruksi di
lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Utara adalah ketidaksesuaian antara gambar dan keadaanlapangan, spesifikasi yang tidak lengkap, detail yang tidak jelas, cuaca dan keadaan alam lainnya, respon terhadap perbaikan.
5 Idzurnida Ismael KETERLAMBATAN PROYEK
KONSTRUKSI GEDUNG FAKTOR PENYEBAB DAN TINDAKAN PENCEGAHANNYA
Change Contract Order, Biaya pelaksanaan
2010 Jakarta Hasil dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa permasalahannya akibat Metode pengoperasian alat tidak tepat,
II-28
NO Peneliti Judul Penelitian Keyword Tahun
Terbit
Tempat
Terbit Hasil Temuan
6 Yunita Afliana Messah dkk PENGENDALIAN WAKTU DAN BIAYA PEKERJAAN
KONSTRUKSI SEBAGAI DAMPAK DARI PERUBAHAN DESAIN
Change contract Order, Biaya, Waktu
2011 Jakarta Kinerja pekerjaan berjalan buruk karena tidak sesuai jadwal (terlambat) dan biaya pun lebih tinggi dari nilai kontrak
7 Jurisman Amin PENGARUH CHANGE CONTRACT ORDER TERHADAP KINERJA WAKTU
PELAKSANAAN PADA BANGUNAN
BERTINGKAT TINGGI
Konstruksi, Change Contract Order, Biaya Waktu Pelaksanaan
2012 Jakarta Faktor change contract order yang paling berpengaruh adalah pada kinerja waktu pelaksanaan
8 Nursyati Yullius FAKTOR TERJADINYA CHANGE CONTRACT ORDER AKIBAT KESALAHAN DESAIN PADAPROYEK BANGUNAN
Change Contract Order, Adendum
2013 Jakarta Karena kesalahan desain maka terjadi change contract order
II-29
NO Peneliti Judul Penelitian Keyword Tahun
Terbit
Tempat
Terbit Hasil Temuan
9 M. Agung Wibowo TERJADINYA
CHANGE CONTRACT ORDER DAN
PENGARUHNYA TERHADAP BIAYA PELAKSANAAN
Change Contract Order, Adendum, Biaya
2009 Jakarta Terjadinya change contract order akibat kesalahan desain dan berpengaruh terhadap biaya pelaksanaan
10 Affifudin PENGARUH CHANGE
CONTRACT ORDER TERHADAP
PAELAKSANAAN AKIBAT KESALAHAN DESAIN PADA PROYEK BANGUNAN BERTINGKAT TINGGI
Change Contract Order, Adendum
2012 Jakarta Kesalahan desain pada konstruksi ini berakibat pada change contract order
11 M. Yusuf Arifin PENGARUH CHANGE CONTRACT ORDER PADA PROYEK KONSTRUKSI DI KOTA JAKARTA
Change Contract Order, Adendum
2010 Jakarta Pada proyek ini terjadi kesalahan desain dari perencana dan berdampak pada kinerja waktu
2.7. Research GAP Penelitian
Research gap adalah celah-celah atau senjang penelitian yang dapat dimasuki oleh seorang peneliti berdasarkan pengalaman atau temuan peneliti – peneliti terdahulu.
Penelitian ilmiah disasarkan untuk mendapatkan sebuah jawaban baru terhadap sesuatu yang menjadi masalah. Oleh karena itu peneliti harus berhadapan dengan sesuatu yang menjadi masalah didukung oleh pembenaran atau justifikasi penelitian yang baik dan berupaya untuk mencari jawaban yang baru dari masalah yang memang penting untuk diteliti. Untuk hasil research GAP dari penelitian-penelitian terdahulu yaitu penelitian mengenai change contract order bisa dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini :
Legenda :
Sumber : Hasil olahan sendiri, 2016
Gambar 2.2 Hasil Research GAP Penelitian
