BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
Pengertian arsip seperti yang terkandung dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1 (dalam Sedarmayanti, 1992), arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli adalah sebagai berikut:
1. The Liang Gie (2007, hal. 118) : “Suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.”
2. Amsyah (2005, hal 3) : “Setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bagan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas dan media komputer.”
subyek ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.”
4. Quible (2005) : “Kumpulan dokumen informasi baik dalam bentuk kertas maupun elektronik yang digunakan untuk menyediakan berbagai macam informasi.”
Dari uraian diatas tersebut dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, terekam atau disimpan dalam bentuk corak apapun yang dapat dibaca, dilihat atau didengar baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang isinya memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
2.2 Pengertian Kearsipan
Pengertian kearsipan menurut Yatimah (2009) dalam “Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran”, kearsipan adalah proses mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis, logis serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Sedangkan menurut Barthos (2007) yang dimaksud dengan kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
Adapun menurut Setiawardhani (2005) kearsipan adalah “kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara tertib, menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.” Dari beberapa pengertian kearsipan tersebut diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kearsipan ialah kegiatan mengatur dan menyimpan warkat- warkat atau arsip-arsip berdasarkan sistem ataupun prosedur tertentu sehingga dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat apabila suatu saat diperlukan.
2.3 Fungsi Arsip
Kearsipan dalam suatu organisasi berfungsi sebagai penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui kearsipan inilah, informasi dan data yang otentik dan akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Menurut Sugiarto dan Teguh (2005, hal. 9) ada beberapa fungsi arsip, yaitu:
a. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
b. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik media elektronik ataupun non-elektronik.
c. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
d. Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang, sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta. Tanpa adanya sistem kearsipan yang baik di satu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan di sisi lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan di masa kini dan masa yang akan datang.
2.4 Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan yang penting dalam perusahaan. Peranan arsip menurut Sedarmayanti (2008) arsip mempunyai beberapa peranan, yaitu sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi
Arsip menyimpan informasi yang berguna bagi suatu organisasi atau perusahaan mengenai kejadian dimasa lalu yang tidak dapat selalu diingat manusia.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Arsip merupakan bukti otentik bagi organisasi atau perusahaan dalam menjalankan usahanya, khususnya jika terjadi suatu kejadian yang memerlukan suatu pembuktian atau barang bukti.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
Bagi seseorang pengambil keputusan, arsip dapat dijadikan dasar sehingga hasil keputusan dapat terarah.
4. Barometer kegiatan atau suatu organisasi mengingat kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Arsip dapat digunakan sebagai bahan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan pengembangan organisasi.
2.5 Tujuan Kearsipan
Menurut Sedarmayanti (2005) tujuan kearsipan adalah agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna. Menurut Setiawardani (2007) tujuan kearsipan adalah sebagai sumber informasi yang berharga, mengikuti aturan undang-undang dan peraturan-peraturan organisasi, informasi yang benar dan akurat untuk memutuskan, pelayanan lebih cepat dan terhindar dari kesalahan-kesalahan, meningkatkan motivasi kerja petugas, standarisasi pengelolaan informasi, mempersingkat waktu pengerjaan, menjamin
Sedangkan dalam pasal 3 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dijelaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseroan serta ANRI sebagai penyelenggaraan kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsp sesuai dengan ketentuan-ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang terpercaya.
Sehingga dari tinjauan mengenai tujuan arsip tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa arsip bertujuan untuk menunjang aktivitas organisasi baik dari dalam maupun dari luar dan memiliki pengaruh yang sangat penting untuk memperoleh informasi secara cepat dan tepat.
2.6 Jenis-jenis Arsip
Menurut Nuraida (2008), bahwa jenis-jenis arsip secara umum adalah:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip dinamis terdiri dari dua macam, yaitu:
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus-menerus untuk berbagai keperluan perusahaan atau arsip yang frekuensinya cukup tinggi karena banyak diperlukan untuk kegiatan perusahaan.
Contoh: surat kontrak dan surat perjanjian kerjasama.
2. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan untuk saat ini atau arsip yang frekuensi penggunaanya sudah jarang. Arsip inaktif masih perlu disimpan jika suatu saat diperlukan karena arsip ini berkaitan dengan kegiatan perusahaan atau berguna sebagai bahan referensi.
b. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan namun tidak secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan akan tetapi tetap disimpan dengan alasan historis.
Sedangkan menurut Haryadi (2009:43), jenis-jenis arsip antara lain:
1. Arsip menurut subyek atau isinya
Contoh dari arsip ini adalah arsip keuangan seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan daftar gaji, atau arsip kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran dan surat pengangkatan pegawai.
2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Arsip dalam bentuk ini sangat banyak ragamnya seperti naskah perjanjian, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, laporan- laporan, kuitansi, berita acara, bon penjualan, pita rekaman, microfilm, dan compact disk.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip yang memiliki nilai informasi, seperti pengumuman, pemberitahuan, dan undangan. Juga arsip yang memiliki nilai kegunaan administrasi, seperti ketentuan- ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai. Selain itu, arsip yang memiliki kegunaan hukum,
seperti akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, peraturan- peraturan, surat perjanjian, surat kuasa, kuitansi, berita acara dan keputusan peradilan.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya
Contoh dari arsip ini adalah arsip non-esensial, seperti surat permohonan cuti, surat pesanan barang, dan surat permintaan. Juga arsip penting, seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji. Selain itu, ada juga arsip vital, seperti akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai dan dokumen kepemilikan tanah.
5. Arsip menurut fungsinya
Arsip menurut fungsinya terdiri dari dua macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a) Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
Arsip jenis dapat dapat dibedakan antara arsip pusat dan arsip unit, berkaitan dengan kearsipan lembaga pemerintah. Bentuknya dapat berupa arsip nasional pusat atau arsip nasional daerah.
b) Arsip menurut keasliannya
Arsip jenis ini dapat dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan.
2.7 Pengorganisasian Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu naskah/surat dibuat atau diterima oleh suatu organisasi sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan selanjutnya disusutkan dan dimusnahkan. Penyelenggaraan penyimpanan arsip menurut Amsyah (2005) dan Sedarmayanti (2008) dikenal tiga macam asas penyimpanan arsip, yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah penyimpanan arsip dari seluruh unit yang telah ada dalam suatu organisasi dipusatkan pada satu tempat atau unit tertentu.
Asas sentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:
1. Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh, jika arsip hilang mudah untuk ditelusuri.
2. Menghemat waktu, biaya, ruangan, peralatan dan perlengkapan penunjang kearsipan.
3. Memudahkan pelaksanaan, pelayanan, perawatan dan penyusutan arsip.
4. Adanya keseragaman sistem dalam penanganan, pendidikan dan pelatihan bagi manajer pengelola arsip.
Asas sentralisasi juga memiliki beberapa kerugian sebagai berikut:
1. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil.
2. Dapat menimbulkan keterlambatan dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu bersamaan, beberapa unit memungkinkan meminta arsip.
3. Terpisahnya letak gedung kantor, dirasakan sebagai hambatan karena jarak yang berjauhan.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah penyimpanan arsip dengan memberikan kewenangan secara mandiri pada masing-masing unit satuan kerja untuk menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Asas desentralisasi memiliki keuntungan sebagai berikut:
1. Arsip yang dibutuhkan akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh karena prosedur tidak sulit dan letaknya dekat dengan pemakai.
2. Asas ini sangat cocok bila informasi rahasia berkaitan dengan bagian yang bersangkutan.
3. Menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.
4. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing dan penanganan arsip lebih mudah, karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.
Asas desentralisasi juga memiliki beberapa kerugian, yaitu:
1. Lebih banyak menggunakan biaya, tidak menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan penunjang kearsipan.
2. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar di masing-masing unit akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
c. Asas Gabungan/Campuran (Antara Sentralisasi dan Desentralisasi)
Asas gabungan atau campuran adalah tiap-tiap unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan. Di dalam penyimpanan arsip dengan cara asas gabungan atau campuran yaitu arsip yang masih dipergunakan atau disebut arsif aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.
Sedarmayanti (2008) menambahkan pendapatnya, bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan asas campuran, yaitu:
a. Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi.
b. Besar kecilnya struktur organisasi.
c. Banyak sedikitnya volume kerja.
d. Letak gedung kantor.
e. Proses pelaksanaan pekerjaan.
2.8 Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Quible (2005) yang dimaksud dengan sistem kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip yang meliputi penggolongan menurut sistem yang
sistem yang digunakan, pengkodean, mengatur, dan menyimpan arsip untuk memudahkan penemuan kembali apabila mana arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Sedangkan menurut The Liang Gie (2007) sistem kearsipan diartikan sebagai penyusunan warkat secara sistematis sehingga warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Quible (2005) membagi sistem kearsipan secara umum menjadi dua jenis, yaitu alphabetic system dan non-alphabetical system, yang keduanya terbagi lagi kedalam beberapa fokus. Alphabetic System terbagi kedalam penyimpanan secara abjad, subjek dan geografis, sedangkan untuk non-alphabetical system terbagi kedalam penyimpanan secara nomor dan kronologis.
Para ahli kearsipan seperti Sedarmayanti (2008), Amsyah (2005), The Liang Gie (2007), Nuraida (2008), Haryadi (2009) dan Barthos (2007) sepakat untuk menyatakan bahwa sistem kearsipan yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
a. Arsip disimpan berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap dokumen yang bersangkutan. Kata tangkap yang sering digunakan adalah nama orang, organisasi atau perusahaan yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Abjad yang dipakai adalah menggunakan abjad latin, yaitu mulai dari huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada pengaturan mengindeks.
b. Cocok untuk organsasi kecil atau arsip untuk perorangan.
c. Merupakan sistem yang paling banyak dipergunakan di berbagai perusahaan.
Contoh penggunaan sistem abjad dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.1 Contoh Penerapan Sistem Abjad
2. Sistem Subjek/Perihal (Subject Filing System)
a. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok permasalahan atau subjek dari dokumen tersebut, untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan subjek atau pokok masalah, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang ada dan umumnya terjadi dalam surat setiap harinya.
b. Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut masalahnya itu kemudian disimpan sesuai urutan abjad dari judul-judul masalahnya.
c. Pokok masalah atau subjek tersebut dapat dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Daftar Indeks.
Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam suatu kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan pokok masalah subjek.
Contoh penerapan sistem subjek dapat dilihat gambar berikut ini:
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.2 Contoh Penerapan Sistem Subjek
3. Sistem Wilayah Geografis (Geographical Filing System)
a. Sistem geografis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan nama tempat (lokasi) daerah atau wilayah tertentu.
b. Dapat dikombinasi dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutannya, tetapi pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
Contoh penerapan sistem geografis dapat dilihat pada gambar berikut:
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.3 Contoh Penerapan Sistem Geografi
4. Sistem Kronologis/Waktu (Chronological Filing System)
a. Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau warkat dikirim keluar, mulai dari tanggal, bulan, sampai tahunnya.
b. Mengingat dasar sistem kronologis adalah urutan waktu, maka sebaiknya dokumen yang disimpan dengan menggunakan sistem ini adalah dokumen yang dalam penemuan kembalinya mengacu pada tanggal, bulan dan tahun.
Contoh penerapan sistem kronologis dapat dilihat pada gambar berikut:
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.4 Contoh Penerapan Sistem Kronologis
5. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
a. Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, nama organisasi atau subjek, jadi nama- nama atau subjek tersebut diganti dengan kode nomor.
b. Kode-kode nomor pada suatu arsip harus mengandung pengertian khusus, artinya kode atau bilangan yang tertera pada arsip akan mewakili maksud tertentu. Kode pada arsip digunakan sebagai acuan dalam penyimpanan arsip dan juga penunjuk pencarian kembali arsip yang disimpan.
c. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor adalah menyusun pola klasifikasi arsip.
Contoh penerapan sistem nomor dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.5 Contoh Penerapan Sistem Nomor
2.9 Faktor-faktor dalam Menentukan Sistem Penyimpanan Arsip
Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya memperhatikan beberapa faktor. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menurut Sedarmayanti (2009, hal. 204) antara lain adalah:
1. Kesederhanaan, sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh sekretaris, melainkan juga dapat dimengerti oleh orang atau petugas/pegawai lain.
2. Kecepatan menyimpan dan mengambil kembali arsip, berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.
3. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu harus memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tidak terlalu tinggi.
4. Menjamin keamanan, arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian/kemusnahan dan harus aman dari bahaya: api, air, gangguan binatang, kecurian, udara yang lembab dan lain-lain, sehingga menyimpannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.
5. Penempatannya harus strategis, maksudnya adalah agar tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit atau yang memerlukannya tanpa membuang banyak waktu.
6. Sistem yang digunakan harus fleksibel, maksudnya adalah harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan peningkatan efisiensi.
7. Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
8. Menggandakan dan melayani peminjaman arsip.
9. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat menemukan atau mempertimbangkan kembali bila diperlukan.
10. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
2.10 Prosedur Penyimpanan Arsip
Menurut Amsyah (2005) prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat.
Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu:
a. Penyimpanan Sementara (File Pending)
Penyimpanan sementara adalah penyimpanan yang digunakan sebelum suatu warkat selesai diproses. Penyimpanan arsipnya terdiri dari map-map yang diberi tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setelah selesai diproses barulah warkat yang disimpan dengan cara penyimpanan sementara itu disimpan pada tempat penyimpanan arsip tetap.
b. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Jika dirinci dengan seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanannya dapat dilihat pada gambar berikut:
Sumber: Amsyah (2005)
Gambar 2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pemeriksaan (Inspecting)
Langkah ini adalah memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap”
untuk disimpan sebagaimana tanda unit kerja yang bersangkutan, maka mintalah kejelasannya, apakah warkat tersebut harus diteruskan kepada yang berhak ataukah sudah boleh disimpan. Jika terjadi bahwa warkat tersebut harus diteruskan kepada yang berhak ternyata tidak diteruskan tetapi disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa surat tersebut
2. Mengindeks (Indexing)
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan kata tangkap dari warkat yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Bilamana sebuah dokumen dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumen tersebut dapat disimpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedang untuk kata tangkap yang lainnya bila perlu dibuatkan penunjuk silang, tetapi dengan penunjuk silang berarti penambahan pekerjaan.
3. Memberi Tanda (Pengkodean)
Langkah ini dilakukan dengan cara memberi tanda lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Bilamana kata tangkap perlu ditambahkan, maka kata tangkap ini dituliskan juga dengan warna lain yang jelas. Dengan adanya tanda ini maka dokumen akan mudah disortir dan disimpan, bila suatu saat dokumen dipinjam, petugas akan mudah menemukan serta menyimpan kembali dokumen tersebut berdasarkan kode penyimpanan yang sudah ada.
4. Menyortir (Sorting)
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan guna memudahkan dalam penyimpanan arsip yang akan disimpan.
5. Menyimpan (Placing)
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan warkat sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai.
2.11 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Menurut Amsyah (2005) dan Sedarmayanti (2008) sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, yaitu:
a. Biaya yang tersedia.
b. Bentuk aturan dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.
g. Bentuk organisasi.
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Sedarmayanti (2008), menuliskan peralatan dan perlengkapan untuk
a. Filling Cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip vertical. Pada umumnya filing cabinet mempunyai dua sampai lima laci.
Sumber: www.steelco.com.au/
Gambar 2.7 Filing Cabinet
b. Ordner, adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip dan di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
Sumber: www.steelco.com.au/
Gambar 2.8 Ordner
c. Data Tray (baki data) adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja.
Sumber: www.storageessential.co.uk/
Gambar 2.9 Data Tray
d. Safe Keeping Document (brankas), adalah lemari besi dengan ukuran bermacam-macam dan dilengkapi kunci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip penting atau rahasia.
Sumber: www.locsafesecuritysystems.co.uk/
Gambar 2.10 Safe Keeping Document
e. Lemari Arsip, adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya rol film, ordner dan lain-lain.
Sumber: www.jayadi-stationery.com/
Gambar 2.11 Lemari Arsip
f. Visible Record Cabinet, adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit dalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet.
Sumber: www.dantechnocraft.com/
Gambar 2.12 Visible Record Cabinet
g. Compact Rolling Shelving (Roll-O-Pact), adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
Sumber: www.storageessential.co.uk/
Gambar 2.13 Compact Rolling Shelving
h. Rotary Filing System, adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi dengan sistem kode, abjad, dan warna serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan. Memakai sistem pintu bergeser ke dalam sehingga tidak menyita tempat.
Sumber: www.storageessential.co.uk/
Gambar 2.14 Rotary Filing System
i. Compact Rotary Filing, adalah sistem file bertingkat semacam rotary filing system hanya berada atau dimasukkan dalam lemari.
Sumber: www.directindustry.com/
Gambar 2.15 Compact Rotary Filing
j. Mobiplan Filing System, adalah alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu, map cetakan dan lain-lain secara vertikal/digantungkan. Alat ini mudah dipindahkan karena ringan dan dilengkapi dengan roda sehingga mempercepat dan mempermudah pekasanaan tugas.
k. Vertical Plan Tray Filing System, adalah lemari yang terbuat dari besi plat untuk menyimpan gambar dengan sistem penyimpanan yang vertikal atau digantungkan.
Sumber: www.planmet.com/au/plan-filing.html
Gambar 2.16 Vertical Plan Tray Filing System
l. Dataplan Tray System (kardek), adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horisontal, vertikal, ataupun kombinasi antara horisontal dan vertikal. Penggunaan mudah disesuaikan dengan ruangan yang tersedia.
Sumber: www.mataharialka.com/
m. Retrix, adalah alat penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan, sehingga bila nomor arsip yang dibutuhkan akan muncul diantara permukaan arsip lainnya.
n. Memory Writer (mesin tik elektronik, adalah mesin tik yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas. Untuk menyimpan kembali data yang diperlukan, maka kunci tertentu harus ditekan.
Sumber: Sedarmayanti (2008)
Gambar 2.18 Memory Writer
o. Microfilm, adalah suatu alat untuk memproses fotografi di mana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Sumber: www.manuscriptcenter.org/Museum/images/sm-microfilm Gambar 2.19 Microfilm
p. Computer, adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Sumber: www.icom.com
Gambar 2.20 Computer
q. Desk Tray, adalah tempat untuk menyimpan arsip yang dapat diletakkan di atas meja atau di atas peralatan lainnya.
Sumber: www.cleansweepsupply.com/
Gambar 2.21 Desk Tray
r. Roll A File Trolley, adalah tempat untuk menyimpan arsip, yang dapat dengan mudah dipindahkan, karena mempunyai roda di bawahnya.
Sumber: www.railexfiling.co.uk
Gambar 2.22 Roll A File Trolley
2.12 Peminjaman Arsip
Menurut Sedarmayanti (2008) peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari tempat penyimpanan, karena diperlukan oleh pihak lain. Sedangkan menurut Amsyah (2005, hal 202) peminjaman adalah “keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, maupun teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi.”
Arsip aktif atau arsip inaktif bersifat tertutup, karena itu perlu diatur atau ditentukan prosedur dan tatacara peminjamannya baik untuk keperluan dalam instansi maupun luar instansi. Hal-hal yang perlu diatur antara lain:
a. Siapa yang berwenang memberi izin peminjaman.
b. Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip.
c. Penetapan jangka waktu peminjaman.
d. Tatacara peminjaman arsip.
Selain itu, semua peminjam arsip harus dicatat pada lembar peminjaman arsip rangkap 3 dengan fungsi masing-masing:
a. Lembar Peminjam Arsip I (putih) disimpan oleh Pengelola Arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebagai bukti peminjaman.
b. Lembar Peminjaman Arsip II (hijau) oleh Penyimpan Arsip diletakkan di tempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam.
c. Lembar Peminjaman Arsip III (biru) disertakan pada peminjam. (ANRI, 2009).
Untuk lebih jelasnya mengenai Contoh Lembar Peminjaman Arsip dapat dilihat pada gambar berikut:
Sumber: Nuraida (2008)
Gambar 2.23 Lembar Peminjaman Arsip
DEPARTEMEN: ________________ No:...
Pusat Penyimpanan Arsip/
Unit Pengolah LEMBAR PEMINJAMAN ARSIP
*Arsip-arsip yang tercantum di bawah ini dipinjam hanya untuk keperluan dinas.
*Tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi sesuatupun dari berkas.
*Harus dikembalikan dalam keadaan utuh/lengkap kepada Pusat Penyimpanan Arsip/UP.
No. Urut Indeks Kode &
Pokok Masalah
Kode &
Masalah Jumlah
Berkas Lokasi
Penyimpanan Catatan
*HARAP JANGAN DICABUT LEMBAR PEMINJAMAN INI*
Nama Peminjam : ... Tanggal Peminjaman :...
Jabatan : ... Tanggal Pengembalian:...
Unit Pengolah : ...
(Tiap Perpanjangan peminjaman harus seizin Pusat Peyimpanan Arsip)
Tanda Tangan, Kepala Pusat Penyimpanan Arsip
... ...
NIP NIP
Menurut Nuraida (2008) ada beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam prosedur peminjaman arsip, yaitu:
a. Pencatatan
Untuk mencegah hilangnya arsip, maka peminjam arsip harus mengisi buku atau formulir peminjaman sehingga waktu peminjaman dapat dibatasi, adapun data peminjam yang perlu dicatat antara lain:
1. Nama peminjam.
2. Departemen atau bagian peminjam.
3. Jumlah arsip yang dipinjam.
4. Indeks atau klasifikasi arsip yang dipinjam.
5. Tanggal pinjam.
6. Tanggal harus kembali.
7. Pengesahan oleh petugas yang bertanggungjawab terhadap penyimpanan arsip. Adapun contoh lembar peminjamannya dapat dilihat pada tabel 2.1.
Tabel 2.1
Formulir Peminjaman Arsip FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP PT...
Indeks Tanggal kembali
Subyek Tanggal arsip
Nama peminjam Paraf petugas
Unit kerja Keterangan
Catatan: Formuir dibuat rangkap 2 Tanggal pinjam
Paraf peminjam Rangkap 2 untu Tempat peyimpanan Sumber: Nuraida (2008)
Nuraida (2008) menambahkan, apabila jumlah peminjaman arsip tidak terlalu banyak maka dapat dibuatkan buku peminjaman di mana setiap peminjaman diurutkan berdasarkan urutan tanggal pinjam atau secara kronologis.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel:
Tabel 2.2
Format Buku Peminjaman Arsip
Tanggal Lama Tanggal Tanggal Tandatangan
Pinjam Indeks Subyek Pinjam Peminjaman Kembali Penerima No. Data arsip yang dipinjam
Sumber: Nuraida (2008)
Apabila frekuensi peminjaman tinggi dan jumlah peminjam banyak, maka pencatatan melalui formulir akan lebih efektif karena dibuat dalam dua rangkap.
Rangkap pertama diletakkan di tickler file berdasarkan tanggal kembali. Rangkap kedua diletakkan di tempat penyimpanan arsip dengan bantuan kantong tempat meletakkan formulir peminjaman yang disebut dengan out guide.
a. Pembatalan tanda peminjaman
Jika arsip yang dipinjam telah dikembalikan, maka harus ada pembatalan atau pencabutan tanda peminjaman supaya tidak menimbulkan dugaan bahwa arsip masih dipinjam.
b. Penagihan pengembalian arsip.
Petugas pengarsipan dapat memberi informasi atau mengingatkan peminjam untuk mengembalikan arsip yang telah dipinjam, apabila arsip masih dibutuhkan, maka peminjam dapat memperpanjang masa peminjaman dengan mengkomunikasikan kepada petugas pengarsipan untuk dicatat kembali di buku atau formulir peminjaman. Untuk format dan jumlah lebar peminjaman yang dipergunakan oleh tiap-tiap organisasi atau perusahaan adalah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi itu sendiri (Amsyah, 2005).
2.13 Kendala-kendala dalam Penanganan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2008) pada umumnya kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip antara lain:
a. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Hal ini mengakibatkan fungsi arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai dan tugas-tugas dibidang kearsipan dipandang rendah.
b. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, karena beranggapan bahwa siapapun dapat
c. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia didak dapat menampung lagi.
d. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor atau organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa ada keseragaman dan tujuan yang jelas.
e. Belum dibakukan atau dibudayakan pedoman tentang cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya peraturan yang jelas.Penggunaan arsip oleh pengolah atau pihak lainnya dalam jangka waktu yang lama dan bahkan tidak dikembalikan.
f. Belum dipikirkannya mengenai rencana penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk, dan tidak dapat tertampung lagi.
g. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan. Hal ini disebabkan para pengelola arsip tidak memperdulikan fungsi pengawasan terhadap arsip.
2.14 Upaya untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan
Menurut Sedarmayanti (2008) beberapa cara yang perlu dilakukan dalam upaya untuk menanggulangi masalah kearsipan yang dihadapi, antara lain adalah:
1. Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantor/organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya
bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan.
2. Dalam rangka menambah kecakapan/keterampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tertentu.
3. Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
4. Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksanaan. Hal tersebut akan menimbulkan atau menambah gairah kerja dari pejabat pelaksana dalam rangka memperlancar pekerjaan.
5. Perlu dibakukan atau dibudidayakannya pedoman tata cara peminjaman arsip di tiap kantor. Hal tersebut erat kaitannya dengan disiplin kerja yang merupakan suatu sikap yang perlu dipelihara dan di bina secara terus menerus.
6. Penggunaan arsip oleh pihak atau unit lain, menuntut adanya koordinasi antar unit dalam suatu kantor.
7. Sehubungan dengan sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan
penanggulangannya adalah perlu diteliti kembali kelemahan sistem penataan arsip yang digunakan atau prosedur lainnya, untuk kemudian diadakan perubahan atau penyempurnaan sesuai kebutuhan atau mungkin sudah waktunya untuk melakukan penyederhanaan tata kerja.
8. Perlu adanya pemikiran untuk merencanakan pengadaan penyusutan, baik di unit operasional, maupun di pusat arsip organisasi, supaya dapat lebih melonggarkan tempat penyimpanan dan akhirnya akan memudahkan pencarian arsip yang masih aktif.
9. Perlu adanya pengawas atau unit pengawas dalam rangka pengendalian, agar pengelolaan arsip dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
