MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BIL. 2/2021 INSTITUT PENDIDIKAN GURU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TAHUN 2021

(1)

Muka Surat 1 daripada 28

MINIT

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) BIL. 2/2021

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

TAHUN 2021

TARIKH : 6 MEI 2021 (KHAMIS)

MASA : 9.15 PAGI

KAEDAH : GOOGLE MEET

KEHADIRAN

1. Encik Abu Bakar bin Mohamad Rashid - Pengerusi Timbalan Rektor

Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM

2. YBrs. Dr. Mohd Nasrudin bin Basar Timbalan Rektor

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 3. YBrs. Dr. Yazid bin Abdul Manap

Timbalan Rektor

Pusat Pembangunan Latihan, IPGM 4. Tuan Haji Abdullah bin Mohd Yusof

Pengarah

IPG Kampus Tengku Ampuan Afzan 5. YBrs. Dr. Lambat Anak Lindong

Pengarah

IPG Kampus Batu Lintang 6. Tuan Haji Hashim bin Asman

Pengarah

IPG Kampus Darulaman 7. Puan Hajah Nor Asilah Osman

Pengarah

IPG Kampus Bahasa Melayu

8. Puan Anis Alisya binti Abdullah @ Alice Pengarah

(2)

9. YBrs. Dr. Najamuddin bin Bachora Pengarah

IPG Kampus Tawau

10. Tuan Haji Mohamad Zailani bin Jaya Pengarah

IPG Kampus Sarawak

11. Encik Romai Noor bin Rabbu Pengarah

IPG Kampus Pendidikan Teknik 12. Tuan Haji Mohd Rasid bin Chik

Pengarah

IPG Kampus Kota Bharu

13. YBrs. Dr. Haji Ahamad bin Rahim Pengarah

IPG Kampus Sultan Mizan

14. YBrs. Dr. Hajah Rosmawati binti Hamzah Pengarah

IPG Kampus Kent 15. Encik Doti bin Asing

Pengarah

IPG Kampus Keningau

16. Encik Mohd Aminudin bin Abu Bakar Timbalan Pengarah

IPG Kampus Dato' Razali Ismail 17. YBrs. Dr. Kartini binti Abdul Mutalib

Timbalan Pengarah

IPGK Kampus Sultan Abdul Halim 18. Puan Haliza binti Hamzah

Timbalan Pengarah

IPG Kampus Pendidikan Islam 19. Puan Azlina binti Ahmad

Timbalan Pengarah IPG Kampus Ilmu Khas

20. Encik Mohd. Khadri bin Fazil Rahman Timbalan Pengarah

(3)

21. Encik Salahuddin bin Mohamed Nor @ Nor Timbalan Pengarah

IPG Kampus Rajang

22. YBrs. Dr. Norshidah binti Abu Husin Timbalan Pengarah

IPG Kampus Perempuan Melayu 23. YBrs. Datin Dr Bushro binti Ali

Timbalan Pengarah

IPG Kampus Bahasa Antarabangsa 24. Encik Mohamed Razi bin Mohd Suradi

Timbalan Pengarah

IPG Kampus Tun Hussein Onn 25. YBrs. Dr. Nazifah binti Shaik Ismail

Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM 26. YBrs. Dr. Rusminah binti Musliman

Ketua Penolong Pengarah Kanan

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 27. YBrs. Dr. Norsita binti Ali

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 28. Puan Bariah binti Selamat

Ketua Penolong Pengarah Kanan Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM 29. Encik Zulkifli bin Mat Som

Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM 30. Puan Nur Krismarina binti Abd. Karim

Ketua Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 31. YBrs. Dr. Shamsul Nizam bin Kachi Mohideen

Ketua Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 32. Encik Khazlan bin Wellun

Ketua Penolong Pengarah Pejabat Pendaftar, IPGM

(4)

33. Encik Nor Azam bin Ariffin Ketua Jabatan

IPG Kampus Pulau Pinang 34. YBrs. Dr. Abd Khalil bin Adnan

Penolong Pengarah

Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM

35. Encik Mohd Sallehuddin bin Abu Hassan Penolong Pengarah

Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM 36. Puan Azlina binti Paijan

Penolong Pengarah

Pusat Hal Ehwal Pelajar, IPGM 37. Puan Siti Nabilah binti Kasdi

Penolong Pengarah

Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM 38. Puan Noor Sarahana Zakaria

Penolong Pengarah

Pusat Kecemerlangan Akademik, IPGM 39. Puan Noor Azizah binti Abd Rahman

Penolong Pengarah

Pusat Pembangunan Latihan, IPGM 40. Encik Haza Hafeez bin Borhan

Penolong Pengarah

Pusat Pembangunan Latihan, IPGM 41. Puan Nur Diyana binti Zakariah

Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 42. Puan Rahmah Binti Mohd Maulot

Setiausaha Sekretariat JKPP IPG Kampus Raja Melewar

(5)

URUS SETIA

43. Puan Fatimah Rohaiza binti Rusmani Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 44. Encik Mohd Hazri bin Minhat

Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM 45. Cik Noor Diyana binti Salleh

Penolong Pengarah

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi, IPGM

TIDAK HADIR BERSEBAB

46. YBrs. Dr. Rusmini binti Ku Ahmad Rektor IPGM

47. YBrs. Dr. Rosli bin Yacob Timbalan Rektor Kanan

Pusat Kecemerlangan Akademik IPGM 48. Puan Annie Sabrina Lasumin

Pendaftar

Pejabat Pendaftar, IPGM 49. Puan Farah Mardhy binti Aman

Pengarah

(6)

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua ahli mesyuarat.

i) Timbalan-timbalan Rektor dan Pendaftar IPGM; ii) Pengarah-pengarah IPG dan Pengarah ELTC; dan iii) Pegawai-pegawai IPGM yang turut hadir bersama.

1.2 Pengerusi memaklumkan bahawa pihak juruaudit SIRIM-QAS telah selesai

menjalankan audit peringkat pertama ISO 21001:2018 di IPGM pada 8 dan 9 April yang lalu. Antara hasil dapatan audit tersebut ialah IPGM dan seluruh kampus termasuk ELTC perlu melaksanakan Audit Dalaman dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) berdasarkan dokumen yang baru dibangunkan selaras dengan EOMS ISO 21001:2018.

1.3 Perkara ini perlu dilaksanakan dengan segera bagi membolehkan IPG KPM diaudit

peringkat kedua dan seterusnya layak untuk mendapat pensijilan baharu tersebut. Audit peringkat kedua akan diadakan pada 2 hingga 4 Jun 2021 yang melibatkan IPGM bersama tujuh (7) buah kampus. Pemilihan kampus dibuat oleh pihak SIRIM-QAS berdasarkan rekod pengauditan MS ISO 9001: 2015 yang telah dilaksanakan beberapa tahun kebelakangan ini.

1.4 Tujuh (7) kampus yang akan diaudit bersama-sama IPGM adalah seperti berikut:

a) IPG Kampus Raja Melewar b) IPG Kampus Tun Hussein Onn c) IPG Kampus Ipoh

d) IPG Kampus Darulaman e) IPG Kampus Kota Bharu f) IPG Kampus Keningau

g) IPG Kampus Pendidikan Teknik

1.5 Pihak IPGM akan memaklumkan perkara ini secara rasmi melalui email dan surat

berkaitan perkara tersebut. Pihak urus setia juga akan berkomunikasi dengan pihak Sekretariat JKPP di IPG yang terlibat dari semasa ke semasa berkaitan audit peringkat kedua pensijilan EOMS ini.

1.6 Pengerusi merakamkan ucapan setinggi penghargaan dan terima kasih kepada

semua Pengarah khususnya kepada Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi IPG dan ELTC kerana telah berjaya melaksanakan audit dalaman dan MKSP peringkat kampus dan ELTC dalam tempoh masa yang diberikan iaitu mulai 5 April hingga 30 April 2021.

(7)

1.7 Walaupun pelbagai cabaran dan rintangan yang dihadapi seperti PKPD di

beberapa kawasan di Tawau dan berlakunya kes COVID-19 di beberapa kampus, demi amanah dan tanggungjawab terhadap organisasi, audit dalaman dan MKSP ini telah berjaya diselesaikan.

1.8 Pengerusi memaklumkan bahawa agenda utama mesyuarat pada hari ini akan

berfokus kepada pencapaian prestasi program dan aktiviti bagi suku pertama tahun ini daripada setiap Pusat dan Pejabat Pendaftar IPGM. Ahli mesyuarat sekalian dialu-alukan untuk mengemukakan sebarang isu dan cadangan peluang penambahbaikan bagi mengatasi isu-isu yang diutarakan.

1.9 Pengerusi menyeru agar semua ahli mesyuarat mengambil peluang dalam platform

ini sebagai usaha bersama untuk menambahbaik tadbir urus organisasi IPG KPM ke arah lebih efisen dan setanding di peringkat antarabangsa.

1.10 Ini adalah bertepatan dengan standard EOMS ISO 21001:2018 di klausa 9.3 iaitu berkenaan kajian semula pengurusan yang menyatakan pengurusan atasan hendaklah mengkaji semula EOMS Organisasi Pendidikan dan strategi, secara berkala, sekurang-kurangnya sekali setahun, bagi memastikan kesesuaian; dan mengemas kini sewajarnya bagi memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan yang berterusan.

1.11 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang dilaksanakan di IPG KPM adalah proses perbincangan untuk mengkaji semula pelaksanaan EOMS IPG KPM dengan menilai sebarang perubahan proses kerja untuk peluang penambahbaikan, kecukupan sumber manusia dan keberkesanan operasi kerja supaya sistem perkhidmatan organisasi dapat dijalankan dengan sistematik.

1.12 Pengerusi menyeru kepada semua ahli mesyuarat untuk memastikan keputusan-keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) ini dilaksanakan dan dipantau pelaksanaannya selaras dengan dokumen prosedur EOMS IPG KPM yang telah dibangunkan.

1.12 Pengerusi berharap semua ahli mesyuarat untuk sama-sama bertanggungjawab dengan memberikan komitmen yang sepenuhnya agar usaha IPG KPM untuk memperoleh pengiktirafan pensijilan ISO 21001:2018 (EOMS) tercapai.

1.13 Di samping itu, pengiktirafan ini dapat merealisasikan hasrat Kerajaan untuk mewujudkan agensi-agensi sektor awam yang cekap, telus dan mengutamakan pelanggan dalam penyampaian perkhidmatan serta mengurangkan karenah birokrasi.

(8)

1.14 Selain daripada itu, pendekatan ISO juga dapat memberi kaedah kepada organisasi bagi mendokumenkan secara tersusun amalan pengurusan dan cara bekerja. Seterusnya membolehkan organisasi membuat keputusan dengan lebih baik melalui maklumat penting.

1.15 Pengerusi menyeru semua warga IPG KPM dapat memberikan kerjasama yang terbaik bagi menjayakan segala perkara yang dirancang demi kecemerlangan IPG KPM.

1.16 Organisasi yang terbaik adalah organisasi yang bekerja sebagai satu pasukan, yang sentiasa berusaha menambahbaik perkhidmatan secara berterusan untuk manfaat semua.

Makluman

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN TAHUN 2019

Minit MKSP bertarikh 18 Januari 2021 diterima dengan pindaan. Cadangan pengesahan minit mesyuarat oleh Encik Abdullah bin Mohd Yusof, Pengarah IPGK Tengku Ampuan Afzan dan disokong oleh YBrs. Dr. Lambat Anak Lindong, Pengarah IPGK Batu Lintang.

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Berkaitan maklum balas PKA dan PPP IPGM dalam ruangan Hal-hal lain pada nombor 10.1.5 mengenai cadangan supaya amalan baik di Universiti Awam dan Universiti Swasta digunakan dimana penggunaan kedua-dua kaedah perekodan kehadiran pelajar dikekalkan.

Tindakan: PKA dan PPP IPGM Mesyuarat mengambil maklum terhadap cadangan tersebut dan memutuskan perkara berikut :

Perekodan kehadiran pelajar yang sedia diamalkan ketika ini dikekalkan iaitu perlu dibuat dalam dua kaedah secara manual dan juga digital. Ini adalah supaya bahan bukti tersebut boleh digunakan untuk tindakan tatatertib di bawah akta 174.

Semua pensyarah diminta untuk menanda sendiri kehadiran pelajar secara manual semasa kelas dalam talian dijalankan dengan menggunakan borang di Prosedur

PT-03. Borang ini akan digunakan sebagai dokumen bukti kekal kehadiran pelajar di samping perlu memasukkan data tersebut ke dalam sistem kehadiran yang

(9)

Selain itu, para pensyarah juga digalakkan untuk menggunakan pelbagai kaedah perekodan sebagai tambahan bukti kehadiran pelajar semasa kelas dalam talian dijalankan.

4.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT KECEMERLANGAN AKADEMIK (PKA) 4.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut :

4.1.1 Laporan Analisis Instrumen Penilaian Pelaksanaan Kurikulum (IPPK) Jun Hingga November 2020

a) Penilaian pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran pensyarah oleh pelajar bagi bidang kurikulum dan kokurikulum adalah berdasarkan LAM-PT seperti berikut :

● LAM-PT-05-03a – Kurikulum (11 soalan) ● LAM-PT-05-03b – Kokurikulum (12 soalan) ● LAM-PT-05-03c – Penyelidikan (11 soalan)

Setiap LAM-PT tersebut mengandungi 11 dan 12 soalan dengan menggunakan 5 skala likert.

b) Refleksi Amalan Profesional oleh pelajar terhadap pensyarah penyelia dan guru pembimbing praktikum adalah berdasarkan LAM-PT seperti berikut :

● LAM-PT-05-12a – Umum

● LAM-PT-05-12b – Bimbingan & Kaunseling ● LAM-PT-05-12c – Pend. Awal Kanak-kanak

Soal selidik ini mengandungi 5 bahagian dengan menggunakan 5 skala likert.

Tahap penilaian skor min adalah mengikut ketetapan seperti yang telah ditetapkan oleh Objektif Operasi IPGM, Manual Kualiti bilangan 3 iaitu memastikan penilaian persepsi pelajar terhadap pelaksanaan Kurikulum, Kokurikulum dan Amalan Profesional mencapai skor min 4.3.

(10)

Muka Surat 10 daripada 28 Dapatan Analisis adalah seperti berikut :

Bil Item Penilaian Semester 2/2020

1 LAM-PT-05-03a 27 Kampus 2 LAM-PT-05-03b 24 Kampus 3 LAM-PT-05-03c 2 Kampus 4 LAM-PT-05-12a 14 Kampus 5 LAM-PT-05-12b Tiada 6 LAM-PT-05-12c 4 Kampus

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PPISMP)

Bil Penilaian Semester 2/2020 Min Sisihan Piawai

1 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum -

Pengajaran dan pembelajaran 4.82 0.067

2 Penilaian Pelaksanaan Kurikulum

-Kokurikulum 4.55 -

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PISMP)

-Kokurikulum 4.87 0.09

Penyelidikan 4.92 -

4 Refleksi Amalan Profesional

-Pensyarah 4.86 0.10

5 Refleksi Amalan Profesional -

Guru pembimbing 4.81 0.11

-Pensyarah (PAKK) 4.9 -

(11)

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PDPP)

-Pengajaran dan pembelajaran 4.73 0.13

-Kokurikulum 4.71 0.15

-Penyelidikan 4.66 -

-Pensyarah 4.84 0.09

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PDPM)

Kokurikulum 4.88 0.09

Penyelidikan 4.88 -

Pensyarah 4.85 0.10

-Pensyarah (PAKK) 4.86 0.13

(12)

PENILAIAN SEMESTER 2/2020 (PROGRAM PITO)

-Pengajaran dan pembelajaran 4.74 0.25

Makluman

4.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut :

4.2.1 Mengadakan perbincangan bersama Ketua Jabatan berkaitan pencapaian pengajaran dan pembelajaran pensyarah.

Tindakan: IPG KPM 4.2.2 Mewujudkan program mentor-mentee dengan memberi penekanan tentang Entrance & Exit Survey (EES) dan Instrumen Penilaian Pelaksanaan Kurikulum (IPPK) kepada pensyarah dan pelajar.

Tindakan: IPG KPM 4.2.3 Mengadakan kursus pembugaran kemahiran insaniah kepada pensyarah, semakan dokumen bagi persediaan awal PdP, latihan pembangunan berterusan bagi mempertingkatkan mutu pengajaran dan komunikasi pensyarah sekiranya ada yang mendapat kurang min 4.3.

Tindakan: IPG KPM

5.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PEMBANGUNAN LATIHAN (PPL) 5.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut :

5.1.1 1) Pencapaian Minimum 5 Hari Latihan bagi warga IPG KPM sehingga 16 April 2021 adalah seperti berikut :

a) Peratus kampus yang mencapai minima 5 hari latihan adalah 17 peratus.

b) Peratus individu yang mencapai minima 5 Hari Latihan adalah 77 peratus.

(13)

4 kampus yang mencapai 100 peratus minima 5 hari latihan adalah seperti berikut :

1. IPGK Temenggong Ibrahim 2. IPGK Kota Bharu

3. IPGK Rajang

4. IPGK Dato Razali Ismail.

Peratus pencapaian terendah keseluruhan IPG KPM bagi minima 5 hari latihan adalah sebanyak 51 peratus.

Peratus Kampus Yang Mencapai minima 5 Hari Latihan

2) Pencapaian Minimum 42 mata kredit bagi warga IPG KPM sehingga 16 April 2021 adalah seperti berikut :

a) Peratus kampus yang mencapai minima 42 Mata Kredit adalah 3 peratus.

b) Peratus individu yang mencapai minima 5 Mata Kredit adalah 38 peratus.

(14)

Peratus Kampus Yang Mencapai Minima 42 Mata Kredit

IPGK Dato’ Razali Ismail merupakan kampus tunggal yang telah berjaya mencapai 90 peratus bagi pencapaian minima 42 mata kredit. Kampus lain masih di bawah pencapaian 75 peratus. Pencapaian terendah bagi kategori ini yang direkodkan adalah sebanyak 2 peratus.

Makluman

5.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut :

5.2.1 Semua kampus dan ELTC perlu mencapai sasaran minima 5 hari latihan sebelum 1 Jun 2021.

Tindakan: IPG KPM 5.2.2 Setiap IPG KPM dikehendaki mengemaskini data latihan yang telah dilaksanakan sebelum atau pada 16 haribulan pada setiap bulan kepada pegawai PPL IPGM untuk tujuan rekod dan pemantauan.

(15)

6.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT HAL EHWAL PELAJAR (PHEP) 6.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut:

6.1.1 Pengurusan Pengambilan Pelajar

Aktiviti pengurusan pengambilan pelajar telah bermula pada 8 Mac 2021 dengan penyiaran iklan penawaran program kepada umum. Jumlah permohonan yang diterima adalah sebanyak 98,5134 calon dan daripada

jumlah tersebut hanya 91,402 calon telah membuat pengesahan dalam e-UKCG. Semakan calon yang berjaya akan dibuat pada 16 Julai 2021 dan

pendaftaran pelajar dijadualkan pada 6 September 2021. Penempatan pelajar adalah berdasarkan tier 1 dan 2 serta akreditasi MQA.

Pengurusan Pendaftaran Pelajar Baharu

Tiada aktiviti pendaftaran pelajar baharu dilaksanakan sepanjang tempoh 1 Januari hingga 31 Mac 2021. Pendaftaran pelajar baharu akan bermula pada 31 Mei 2021 bagi program PDPP & PDPM dan pendaftaran pelajar baharu bagi PPISMP ialah pada 6 September 2021.

Pengurusan Mentor-Mentee

Penilaian pelaksanaan mentor-mentee bagi 3 program di IPG telah bermula pada Julai hingga Disember 2020. Keputusan skor min yang diperolehi ialah PPISMP (4.66%), PISMP (4.70%) dan PDPP (4.60%). Penambahbaikan yang telah dibuat adalah pengisian borang penilaian keberkesanan program dilaksanakan secara dalam talian.

Pengurusan Aduan Pelanggan (Pelajar)

Pelaksanaan pengurusan aduan pelanggan (pelajar) di peringkat IPG kampus sedang dilaksanakan berdasarkan proses yang telah ditetapkan. Tempoh pelaksanaan tersebut bermula dari Januari hingga Jun 2021. Laporan dan data berkaitan hanya boleh dikumpulkan oleh IPGM selepas Jun 2021.

(16)

7.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN (PPP)

7.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut:

7.1.1 Program/Aktiviti yang dilaksanakan adalah seperti berikut :

Bil Aktiviti Tarikh Ulasan

1

Mesyuarat Pra-Senat Ketua-ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian Bil.1/2021

Mesyuarat JK Pelaksana

Majlis Konvokesyen IPG KPM Bil.1/2021

08 - 09 Feb 2021

Penyediaan database

keputusan akhir sebelum mesyuarat

2

Mesyuarat Pra-Senat Ketua-ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian Bil.1/2021

Mesyuarat JK Pelaksana

Majlis Konvokesyen IPG KPM Bil.1/2021 08 - 09 Feb 2021 Senat Penyediaan Garis Panduan Konvokesyen

Secara Janji Temu

secara dalam talian

3

Mesyuarat Pemasangan dan

Pemurnian Kertas Soalan

Peperiksaan dan Skema

Pemarkahan Bil.1/2021 (Dibatalkan) 15 - 18 Feb 2021 Pentaksiran Alternatif

Secara Dalam Talian

(Peperiksaan Mac 2021)

4

Mesyuarat Pemasangan dan

Pemurnian Kertas Soalan

Peperiksaan dan Skema

Pemarkahan Bil.2/2021 (Dibatalkan) 15 - 19 Mac 2021 Pentaksiran Alternatif

Secara Dalam Talian

(Peperiksaan Mei 2021)

Status Pencapaian Piagam Pelanggan bagi IPGM dan Objektif operasi IPG yang berkaitan dengan pentaksiran serta peperiksaan adalah seperti berikut :

1) Memastikan keputusan peperiksaan akhir dimaklumkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas diperakui oleh Senat.

Status pencapaian : 100 %

2) Memastikan penganugerahan Ijazah dan Diploma kepada lulusan dilaksanakan dalam tempoh satu (1) tahun selepas keputusan peperiksaan diumumkan.

(17)

Muka Surat 17 daripada 28 Ulasan bagi perkara (2) :

Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) Bil. 3 Tahun 2021 pada 29 Januari 2021 telah bersetuju dengan cadangan untuk mengadakan Konvokesyen Institut Pendidikan Guru Kementerian Pendidikan Malaysia (IPG KPM) Secara Janji Temu. KKM telah meluluskan Garis Panduan Konvokesyen IPG KPM Secara Janji Temu pada 13 April 2021. Garis Panduan Konvokesyen IPG KPM Secara Janji Temu telah dibentangkan dalam Mesyuarat Profesional KPM Bil. 15 Tahun 2021 pada 20 April 2021.

3) Sekurang-kurangnya 99% pelajar yang menduduki peperiksaan lulus.

Status pencapaian : 100%

Makluman

8.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PEJABAT PENDAFTAR (PP) 8.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut:

8.1.1 2 program telah dijalankan adalah seperti berikut :

Bil Program Tarikh Takwim Tarikh Laksana

1 Mesyuarat JK Pembangunan

Sumber Manusia Bil.1/2021 21 Jan 2021 20 Jan 2021

2 Mesyuarat JK Pembangunan

Sumber Manusia Bil. 2/2021 20 Apr 2021 21 Apr 2021

8.1.2 Penilaian Prestasi 2021

Pelaksanaan Penilaian Pertama PBPPP bagi tahun 2021 bermula pada 12 April hingga 2 Julai 2021. Rujuk surat bertarikh 11 Januari 2021 bernombor rujukan KPM.500-6/5/2 Jld.2 ( ).

Rujukan maklumat dan proses PBPPP boleh didapati di Modul Pengguna melalui pautan http://eprestasi.moe.gov.my

(18)

Pengurusan Baharu Zon Timur, Utara Selatan Dan Sabah

Bil Perkara Jumlah

1 Diperaku 134

2 Dihantar ke JPN / Bahagian untuk mohon pelepasan 120

3 Diberi pelepasan oleh JPN 64

4 Calon tolak penempatan 4

5 Tarik diri setelah Arahan Penempatan (AP) dikeluarkan 1

6 Lapor diri 38

7 Tunggu Arahan Penempatan (AP) dari BPSM 21

Pihak Pendaftar sentiasa berhubung dengan JPN / Bahagian yang berkenaan bagi mengetahui status pelepasan setiap calon yang berjaya ditemuduga.

8.1.4 Perubahan Borang-borang Kewangan

Terdapat borang-borang Kewangan yang telah usang, oleh itu beberapa pembaharuan telah dibuat ke atas borang-borang tersebut.

a) Borang Permohonan Perolehan

b) Borang Permohonan Tempahan Makan / Minum

c) Borang Permohonan Untuk Tugas Rasmi Di Luar Pejabat

d) Borang Permohonan Tempahan Waran Penerbangan Udara Awam e) Borang Justifikasi Kelewatan Mengemukakan Tuntutan / Tuntutan

Melebihi Had Yang Dibenarkan

Borang Prestasi Pembekal wajib dilampirkan bersama bagi tujuan pembayaran. Borang tersebut hanya dikumpul diperingkat PTJ Kampus sahaja kecuali jika ada kes khas yang perlu diberi perhatian oleh pihak IPGM.

(19)

8.2.1 Data prestasi pembekal perlu dibentangkan pada MKSP akan datang kerana perkara ini terkandung dalam klausa kajian semula pengurusan standard EOMS.

Tindakan : Pejabat Pendaftar IPGM

9.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PUSAT PERANCANGAN, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (PPPI)

9.1 Mesyuarat mengambil maklum terhadap perkara berikut: 9.1.1 Perancangan Tahunan

Bil Aktiviti Tarikh Rujukan Surat

1

Pencalonan JK Kerja bagi Penyelarasan Perancangan Tahunan 2021 22 Januari 2021 KPM.100-8/1/1 Jld.2 (69) 2 Pelantikan JK Kerja PT-02

bagi setiap P / PP / UPsK

23 Februari 2021 KPM.100-8/1/1 Jld. 2 (73-81) 3 Pemantauan Program / Aktiviti Utama IPGM Jan-Jun 2021

22 Mac 2021

KPM.100-8/1/1 Jld. 2 (88)

Dapatan status pelaksanaan program/aktiviti IPGM sehingga 5/5/2021.

Bil Aktiviti/Program Utama IPGM Peratus

1. Laksana 25 %

2. Batal 3.75%

3. Pinda 7.50%

4. Belum Laksana 63.75%

(20)

9.1.2 Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi

Prosedur ini (PT-10) merupakan prosedur baharu yang diperkenalkan tahun 2021. Prosedur ini merangkumi tiga aktiviti utama iaitu :

a) Pengurusan Penyelidikan

b) Pengurusan Penganjuran Pertandingan Inovasi c) Pengurusan Penerbitan Jurnal.

Bagi Pengurusan Pertandingan Inovasi, terdapat tiga carta alir iaitu: a) Peringkat Kampus

b) Peringkat IPG KPM

c) Permohonan Perlindungan Harta Intelek

Prosedur ini masih dalam proses penambahbaikan selepas melalui beberapa siri semakan termasuklah sesi audit dalaman yang berlangsung pada 22 April 2021.

Berdasarkan penemuan audit dalaman:

10 telah menerima OFI-1 di mana data penyelidikan IPG di dalam PT-10 disimpan di dalam akaun Gmail yang boleh mengundang isu keselamatan data.

Pasukan penggerak mengambil maklum dan akan menambahbaik prosedur berdasarkan perbincangan bersama-sama auditor. Berkaitan isu simpanan data tersebut, tindakan yang telah diambil ialah memindahkan semua data dan borang ke dalam akaun Delima KPM

(21)

9.1.3 Maklum balas Pelanggan Luaran ( Sekolah )

Bil Aktiviti Tempoh

1.

Menyemak atau mengemaskini Instrumen Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (SSKP)

● Menambahbaik SSKP

● Mendapatkan kesahan 4 orang pakar ● Menjalankan kajian rintis

● Menjalankan ujian Alpha Cronbach untuk kebolehpercayaan SSKP

Januari - Februari

2.

Mengemaskini Sistem Soal Selidik Kepuasan Pelanggan (i-SSKP)

● Sistem SSKP dalam talian (i-SSKP) telah berjaya dibangunkan

● Menggunakan domain PISMP yang diletakkan di bawah Pangkalan Data Enstek (PDE).

● Sistem diuruskan oleh En. Shamsul Saniron yang telah dilantik sebagai Pegawai Teknikal dan Sistem i-SSKP

Mac - April

3.

Menyemak, mengemaskini maklumat dan

melengkapkan data Guru Baharu dalam sistem i-SSKP ● Membuat persediaan sistem untuk pelaksanaan

kajian sebenar bermula awal Jun 2021

● Sampel kajian adalah pentadbir bagi Guru Baharu ambilan Jun 2015

April - Mei

(22)

9.1.4 Audit Dalaman

Audit Dalaman Peringkat Pertama IPG KPM telah berjaya dilaksanakan dalaman tempoh bermula 5 April sehingga 30 April 2021.

a) Dapatan Prosedur yang menerima OFI adalah seperti berikut ;

(23)

Rumusan Dapatan NC

Bil Kategori Huraian

1 Pemantauan

a) Pemantauan di peringkat jabatan tidak

dilaksanakan secara konsisten.

b) Tiada pemantauan berterusan oleh PEK

terhadap dokumen kontrak syarikat kawalan keselamatan berhubung pemeriksaan kesihatan, ujian saringan darah, kehadiran kursus Certified Security Guard (6 hari).

c) Tiada penyelarasan dalaman dan luaran

berhubung dengan perubahan senarai pekerja terkini dan maklumat mengenai umur pekerja Syarikat OMNI Mekar Sdn Bhd.

d) Tiada surat/memo arahan penyerahan semula JSU kepada UPP setelah Bengkel Pemurnian Draf Soalan OBT.

2 Proses Kerja

Proses perancangan dan pelaksanaan kurikulum dan tindakan penambahbaikan tidak dilaksanakan mengikut proses kerja

3 Dokumen

Usang

Penggunaan dokumen Usang bagi RMK SCZ1064

walaupun ralat dokumen tersebut telah

dimaklumkan.

4 Tugasan

Pensyarah

Auditi didapati tidak menulis refleksi selepas PdPc bagi kursus seperti ( antara contoh ditemui ) :

MPU3052 dan PIMK3052

 Tiada rekod kehadiran pelajar

 Tiada LAM PT 05-02 bagi kursus PIMK 3043

 Tiada jadual waktu pelajar praktikum

 Tiada rekod bimbingan pelajar praktikum yang

diselia

 Panduan tugasan tiada tandatangan pensyarah

 Tiada rubrik untuk tugasan kerja kursus.

Bukti Penemuan: Portfolio Pensyarah Semester 1 /2021

(24)

6 Sumber

Manusia

Kekurangan sumber manusia dan ketiadaan pegawai yang berkelayakan untuk mengisi jawatan tertentu di IPG. Penemuan di Prosedur Pengurusan Sumber Pendidikan. 7 Pengurusan Kurikulum dan Peperiksaan & Pentaksiran

a) Kurang fokus kepada pelaksanaan pengurusan kurikulum serta peperiksaan dan penilaian b) Semakan individu tidak dilakukan

c) Pemantauan yang berkesan tidak dilaksanakan d) Masalah kompetensi untuk melaksanakan

tugas

Makluman

9.1.5 Cadangan Penambahbaikan

a) Mengadakan bengkel kefahaman penggunaan prosedur teras EOMS terutamanya berkaitan akademik dan pengurusan peperiksaan secara berkala bagi meningkatkan kompetensi pensyarah dan pegawai pengurusan;

b) Menjalankan sesi semakan dokumen / rekod secara berkala bagi mengelakkan penggunaan dokumen usang atau kesilapan penggunaan borang bagi tugasan pensyarah;

c) Pemantauan Manual EOMS secara berterusan oleh Pengurusan Atasan / Ketua Jabatan terhadap pengurusan pentadbiran dan sumber manusia organisasi agar tindakan penambahbaikan dapat dilakukan dengan segera;

d) Menjadikan agenda penambahbaikan kualiti EOMS dalam semua mesyuarat pengurusan pentadbiran profesional (M3P) dan diminitkan; dan

e) Menganjurkan bengkel audit dalaman di kalangan pensyarah bagi meningkatkan kecekapan dalam pengauditan.

(25)

9.2 Mesyuarat memutuskan perkara-perkara berikut;

9.2.1 Kerja Penyelidikan secara dalaman hanya memerlukan kelulusan Pengarah sahaja dan kerja penyelidikan luaran perlu mendapatkan kelulusan daripada EPRD terlebih dahulu. Setelah itu, lampiran kelulusan tersebut perlu disertakan bersama dengan surat pemberitahuan kerja penyelidikan kepada IPGM, untuk dikeluarkan surat rasmi kebenaran daripada Rektor bagi tujuan tersebut.

Makluman 9.2.2 Cadangan untuk mendapatkan kelulusan bagi kerja penyelidikan daripada Rektor secara dalam talian sepertimana kaedah digunakan oleh EPRD akan dibincangkan di mesyuarat pengurusan akan datang.

Tindakan : PPPI IPGM 9.2.3 Pengerusi memohon semua Pengarah dengan kerjasama ketua jabatan untuk memastikan setiap pensyarah menjalankan sekurang-kurangnya satu kajian penyelidikan pada setiap tahun sepertimana yang terkandung dalam ATP. Selain itu, aktiviti penyelidikan ini juga adalah salah satu keperluan yang ditetapkan oleh pihak MQA dalam proses permohonan akreditasi.

Tindakan : IPG 9.2.4 Data maklum balas pelanggan luaran yang diperoleh daripada pihak sekolah adalah tertumpu kepada prestasi penilaian graduan PISMP. Bagi graduan program PDPP pula ianya termasuk dalam kajian pengesanan graduan.

Makluman 9.2.5 Pengerusi meminta semua ahli mesyuarat mengambil perhatian terhadap segala penemuan NC dan OFI yang telah dibentangkan semasa audit dalaman pertama di peringkat masing-masing. Pastikan segala pembetulan dan penambahbaikan telah dibuat dengan segera terutamanya penekanan kepada aspek tugasan pensyarah.

Tindakan : IPG KPM 9.2.6 Pengerusi meminta semua Pengarah untuk sentiasa memberi peringatan kepada Ketua Jabatan semasa mesyuarat pengurusan masing-masing agar memastikan tugasan pensyarah dilaksanakan dengan baik dan bertanggungjawab. Ini adalah supaya tiada lagi isu ketidakakuran ditemui semasa pengauditan dalaman dijalankan pada masa akan datang.

(26)

10.1 Pembentangan Tambahan oleh Pusat Pembangunan Latihan IPGM

a) Kajian Pembudayaan Komuniti Pembelajaran Profesional Dalam Kalangan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Di IPG KPM

Rumusan :

1. Miskonsepsi berkaitan KPP(PLC) agak ketara dalam kalangan pensyarah; 2. IPG Kampus / ELTC perlu memastikan kompetensi pensyarah berkaitan

KPP(PLC) ditingkatkan;

3. Latihan Pembangunan Staf berkaitan KPP(PLC) perlu dilaksanakan dalam bentuk seperti webinar / wacana ilmu / taklimat dengan kadar segera; 4. Budaya pembelajaran sepanjang hayat berkaitan program-program KPM

perlu ada dalam kalangan pensyarah;

5. Pensyarah yang kompeten perlu menyebarluaskan KPP(PLC) kepada semua guru pelatih sebelum mereka mula berkhidmat di sekolah; dan 6. Pensyarah boleh merujuk Kit PLC terbitan BPG KPM cetakan 2019.

b) Kajian Pembudayaan Komuniti Pembelajaran Profesional Dalam Kalangan Pemimpin IPG KPM

Rumusan :

1. KPP(PLC) perlu dibudayakan sebagai suatu perkongsian ilmu yang sangat penting dalam kalangan warga IPG Kampus / ELTC;

2. Pemantauan pelaksanaan KPP(PLC) perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa untuk memastikan keberkesanannya; dan

3. Latihan berterusan KPP(PLC) perlu dilaksanakan kepada seluruh warga IPG Kampus / ELTC.

Makluman 10.2 Mesyuarat mengambil maklum / memutuskan perkara berikut :

10.2.1 Pengerusi menekankan bahawa Manual Kualiti EOMS adalah rujukan utama kepada semua jenis penyampaian perkhidmatan pendidikan dan pengurusan pentadbiran yang terdapat di IPG KPM. Justeru itu, semua ahli mesyuarat adalah diminta untuk sentiasa memastikan segala tugasan perkhidmatan yang diberikan adalah dalam lingkungan standard EOMS yang telah ditentukan.

(27)

10.2.2 Pengerusi meminta PKA dan PPP untuk mengkaji cadangan penggunaan tandatangan digital oleh IPGKBA bagi kemudahan tugasan pensyarah agar dapat diaplikasikan dengan budaya kerja norma baharu kini.

Tindakan : PKA dan PPP IPGM 10.2.3 Semua warga IPG KPM diminta untuk sentiasa merujuk kepada portal IPGM bagi mendapatkan prosedur EOMS yang terkini. Segala perubahan prosedur adalah bergantung kepada pemegang dan penggerak di Pusat / Pejabat Pendaftar yang telah dipertanggungjawabkan. Penggerak prosedur di kampus boleh merujuk terus kepada penggerak di peringkat IPGM yang berkenaan untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai sesuatu prosedur.

Makluman 10.2.4 Segala urusan surat atau dokumen daripada Pusat/Pejabat Pendaftar IPGM seperti Jadual Spesifikasi Ujian (JSU) / Maklumat Kursus (MK) hendaklah disalurkan terus kepada Jabatan / Unit di IPG KPM berkenaan. Contohnya, dokumen berkaitan JSU dihantar terus daripada PPP IPGM kepada Unit Peperiksaan dan Penilaian di IPG KPM atau dokumen MK dihantar daripada PKA IPGM kepada Jabatan Kecemerlangan Akademik di IPG KPM. Ini bagi mengelakkan sebarang makluman sulit atau terperingkat diterima oleh pegawai yang tidak berkenaan. Tugas dan fungsi Pegawai Dokumen Kualiti di IPG KPM bagi urusan berkaitan dengan Dokumen Kualiti EOMS juga dimansuhkan.

Tindakan : IPG KPM 10.2.5 Semua IPG diminta untuk mencalonkan seorang pegawai meja bagi menganggotai Task Force Pelaporan Kes COVID-19 peringkat IPG KPM. Ahli Task Force tersebut bertanggungjawab menyediakan laporan di dalam sistem yang telah dibangunkan oleh IPGM dan memastikan laporan sentiasa dikemaskini sehingga kes disahkan negatif. Pelaporan tersebut akan melibatkan semua kes positif COVID-19 pelajar, pensyarah dan anggota kumpulan pelaksana (AKP) di IPG.

Tindakan : IPG KPM 10.2.6 Cadangan agar pendaftaran pelajar PISMP dibuat secara dalam talian sekiranya terdapat kes peningkatan COVID-19 akan dibincangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Tertinggi IPGM akan datang.

(28)

10.2.7 Audit Pematuhan (MQA-04) PPISMP dan PISMP akan diadakan pada tahun 2022. Semua IPG diminta untuk memastikan Penyelaras Akreditasi IPG di bawah Sekretariat Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi IPG kekal sebagai Penyelaras Akreditasi IPG bagi beberapa tahun dan juga mempunyai sekurang-kurangnya 3 tahun tempoh perkhidmatan. Ini bagi memudahkan penyelarasan maklumat dan menguruskan proses permohonan akreditasi yang perlu dilaksanakan dari semasa ke semasa.

Tindakan : IPG KPM 10.2.8 Isu berkaitan sumber manusia yang mencukupi seperti mana dalam standard EOMS adalah berdasarkan kepada perjawatan yang diterima daripada BPSM. Pihak Pejabat Pendaftar IPGM akan sentiasa berusaha memastikan segala urusan tersebut dilengkapkan dari semasa ke semasa.

Makluman

11.0 PENANGGUHAN MESYUARAT

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat dan menangguhkan mesyuarat pada pukul 12.30 tengah hari.

Disediakan oleh : Urus Setia

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia Tarikh: 6 Mei 2021

Disemak oleh:

t.t

Puan Nur Krismarina binti Abd. Karim Ketua Penolong Pengarah

Jabatan Jaminan Kualiti dan Pematuhan Polisi,

Pusat Perancangan, Penyelidikan dan Inovasi IPGM KPM

Disahkan oleh:

t.tt.t

Encik Abu Bakar bin Mohamad Rashid Timbalan Rektor

Pusat Peperiksaan dan Penganugerahan, IPGM KPM