28
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Riwayat Perusahaan 3.1.1. Sejarah
PT. XYZ bertugas sebagai penjamin dana, atau tempat masyarakat mempercayakan dana mereka untuk berinvestasi. Sebagai penjamin, PT. XYZ diwajibkan untuk mendahulukan kepentingan nasabahnya, dan tidak mengambil keuntungan dari posisi sebagai penjamin. Dengan fungsi PT. XYZ sebagai bank investasi, diharapkan masyarakat dapat dibantu untuk tumbuh secara sehat dan produktif. Sebagai alternatif dari sektor perbankan korporasi dan ritel, diharapkan terjadi migrasi dari tabungan masyarakat menjadi investasi masyarakat yang juga tumbuh secara sehat dan produktif.
PT. XYZ didirikan pada tahun 1976 sebagai bank investasi. PT. XYZ memiliki beberapa anak perusahaan, seperti terlihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.1 Tabel Anak Perusahaan PT. XYZ
Nama Perusahaan Bisnis Utama
PT. XYZ
Bank investasi, penjaminan emisi efek,
penasihat keuangan, pembiayaan dan
investasi, perantaraan perdagangan efek atau
brokerage.
PT. XYZ Pengelolaan investasi dan reksadana.
PT. XYZ Pembiayaan sewa guna usaha dan anjak
piutang.
PT. XYZ Private Equity dan pembiayaan lainnya.
Dengan lingkup bisnis anak perusahaan seperti di atas memungkinkan secara keseluruhan PT. XYZ dapat memberikan layanan investasi dan layanan keuangan alternatif yang terjangkau. Bisnis utamanya adalah investasi perbankan, pasar ekuitas dan utang modal, manajemen investasi dan perbendaharaan.
Khusus untuk PT. XYZ, yang akan dilihat adalah bisnis di bidang perantaraan perdagangan saham, atau stock brokerage. Kegiatan brokerage ini dilakukan untuk dua jenis nasabah utama, yaitu nasabah perorangan atau ritel, dan nasabah perusahaan atau institusi. Sebagai bagian dari rencana strategis 5 tahunan PT. XYZ, telah didirikan kurang lebih 30 cabang operasional, baik milik sendiri maupun berupa kerjasama kemitraan.
3.1.2. Visi
a) Menjadi perusahaan penyedia jasa keuangan terkemuka di regional.
3.1.3. Misi
a) Menciptakan nilai tambah bagi stakeholders melalui layanan keuangan, terutama
di bidang pasar modal.
b) Mendorong perkembangan dan edukasi mengenai pasar modal di Indonesia
3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ
3.2.1. Tugas dan Wewenang Shareholders
a) Shareholder merupakan pihak yang mendanai modal awal dari perusahaan dan
memiliki hak dalam pembagian deviden dalam laba yang dihasilkan oleh perusahaan.
b) Pihak shareholder tidak memiliki wewenang dalam memutuskan kebijakan operasional di perusahaan.
3.2.2. Tugas dan Wewenang Board of Commissioners
a) Mengangkat Dewan Direksi.
b) Memberhentikan untuk sementara anggota Direksi dari jabatannya apabila
anggota Direksi melakukan tindakan yang bertentangan dengan anggaran dasar atau bertindak tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik Indonesia.
c) Mengawasi kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perseroan, serta
memberikan nasihat kepada Direksi.
d) Memberikan petunjuk terhadap berbagai rencana kebijakan perusahaan, sebelum
rencana tersebut diajukan ke RUPS.
e) Memberi tanggapan terhadap laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan,
yang disiapkan oleh Direksi melalui keputusan rapat Dewan Komisaris.
f) Berhak untuk memeriksa catatan dan dokumen kekayaan perseroan selama jam
kerja, dalam rangka menjalankan tugas mereka.
3.2.3. Tugas dan Wewenang President Director
a) Menandatangani risalah Rapat Direksi.
b) Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan Surat Saham mengenai pemindahan
hak atas saham.
c) Menandatangani perubahan anggaran dasar.
d) Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan Daftar Pemegang Saham dan
Daftar Khusus.
3.2.4. Tugas dan Wewenang Risk Management Committee
a) Penyusunan kebijakan manajemen risiko serta perubahannya, termasuk strategi
manajemen risiko dan contingency plan apabila kondisi eksternal tidak normal terjadi.
b) Perbaikan atau penyempurnaan penerapan manajemen risiko yang dilakukan
secara berkala maupun bersifat insidentil sebagai akibat dari suatu perubahan kondisi eksternal dan internal Bank yang mempengaruhi kecukupan permodalan dan profil risiko Bank.
c) Penetapan atas hal-hal yang terkait dengan keputusan-keputusan bisnis yang menyimpang dari prosedur normal, seperti keputusan pelampauan ekspansi usaha yang signifikan dibandingkan dengan rencana bisnis bank yang telah ditetapkan sebelumnya atau pengambilan posisi atau risk exposure yang melampaui limit yang telah ditetapkan.
3.2.5. Tugas dan Wewenang Secretary & Supports
a) Menyusun jadwal rapat/pertemuan, perjalanan, dan perusahaan yang dilakukan
oleh direktur.
b) Memepersiapkan penyelenggaraan rapat yang dilakukan perusahaan, seperti
pidato, presentasi, dan penerimaan tamu.
c) Membuat dokumentasi, laporan, proposal, ucapan, atau surat kepada klien, serta
mengatur ruang kantor pimpinan.
3.2.6. Tugas dan Wewenang Director Retail Capital Market
a) Merencanakan strategi produk, pemasaran dan operasional.
b) Merencanakan strategi personil, dan peningkatan kemampuan dan jenjang karir.
3.2.7. Tugas dan Wewenang Director Finance & Operations
a) Memonitor dan bertanggung jawab atas semua hal mengenai keuangan, baik
pemasukan maupun pengeluaran.
b) Membukukan semua pemasukan maupun pengeluaran ke dalam Buku Besar.
c) Bertanggung jawab atas keadaan posisi kas (cash flow).
d) Membuat kebijakan di bidang keuangan.
e) Membuat laporan bulanan dan tahunan (neraca) penjualan.
f) Mengembangkan, mengimplementasikan, serta mengawasi kebijakan dan
prosedur dijalankan secara benar.
g) Mengembangkan strategi sumber daya manusia yang ada dan implementasinya,
mereview seluruh program benefit karyawan, termasuk kompensasi.
h) Berkoordinasi dan mengarahkan secara langsung kerja bagian pembelian,
pengiriman, dan bagian pelaksana.
3.2.8. Tugas dan Wewenang Director Compliance, Legal & Risk Management
a) Meyakinkan semua aktivitas perusahaan berjalan sesuai dengan kebijakan
perusahaan dan pemerintah, dan perjanjian lain dengan pihak ketiga
b) Mempublikasikan laporan eksternal dengan koordinasi dari departemen atau divisi terkait.
c) Mengatur persiapan RUPS dan RUPSLB, beserta implementasinya sampai
ditindak lanjuti hasil RUPS dan RUPSLB.
d) Membuat draft, mengesahkan, dan mendistribusikan SK (kebijakan perusahaan).
e) Memastikan kelengkapan dokumen legal.
f) Memcahkan masalah perusahaan yang berkaitan dengan hukum.
3.2.9. Tugas dan Wewenang Division Head Retail Products & Services Center
a) Mengembangkan inisiatif, produk atau layanan baru untuk nasabah.
b) Manajemen proyek untuk implementasi inisiatif, produk, layanan baru.
c) Merencanakan distribusi produk dan dukungan layanan produk dan mekanisme
kontrol yang berlaku.
d) Melakukan kontrol terhadap biaya-biaya operasional dan monitoring anggaran
produk.
3.2.10. Tugas dan Wewenang Division Head Retail Distribution
a) Melakukan monitoring proses pencapaian target masing-masing cabang
operasional PT. XYZ, termasuk dalam hal akuisisi nasabah.
b) Melakukan koordinasi strategi pemasaran/produk
c) Menjaga hubungan baik dengan nasabah
d) Memastikan kualitas layanan dan produk ke nasabah.
e) Memastikan data nasabah terupdate untuk keperluan komunikasi ke nasabah.
f) Mempersiapkan daily research, informasi perkembangan pasar dan komunikasi
nasabah untuk keperluan informasi transaksi nasabah.
3.2.11. Tugas dan Wewenang Div. Head Retail Trading Monitoring & Administration
a) Memastikan kepatuhan ke pelaporan, regulasi, dan administrasi ke semua pihak
terkait.
b) Melakukan fungsi koordinasi, pembinaan dan pengawasan terhadap setiap unit.
c) Memastikan kegiatan transaksi dan administrai nasabah berjalan sesuai dengan
kebijakan dan prosedur yang berlaku.
d) Memonitor limit transaksi dan melakukan forced sell atas portfolio yang melebihi
limit margin atau transaksi.
3.2.12. Tugas dan Wewenang Unit Head Retail Products & Services Center
a) Memberikan pelayanan terbaik bagi nasabah dan calon nasabah Danareksa melalui
telepon, email, surat, fax chat, dan sms sesuai dengan KPI yang ditentukan.
b) Membuat strategi dan inisiatif-inisiatif baru Retail Product Development yang
dapat mendukung seluruh aktifitas perusahaan dalam pencapaian target.
c) Memastikan setiap proyek Retail Product Development yang berjalan
sebaik-baiknya dan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
d) Melakukan monitoring proses pencapaian target masing-masing
SID/Kemitraan/Gerai/Refferal PT. XYZ.
e) Melakukan koordinasi Proses Pemasaran/Produk baru dari Kantor Pusat bekerja
sama dengan masing-masing Branch Manager dan Tenaga Marketing Executive PT. XYZ.
f) Memastikan target akuisisi nasabah baru tercapai.
g) Bertanggung jawab terhadap pembukaan dan penutupan cabang.
3.2.13. Tugas dan Wewenang Unit Head Call Center
a) Menyampaikan informasi kepada calon nasabah PT. XYZ online dengan
menggunakan media telepon dan email.
b) Memberikan dukungan layanan kepada nasabah dan calon nasabah PT. XYZ
online dengan menggunakan media telepon dan email.
c) Menjawab telepon dan email masuk, menangani pertanyaan dan keluhan nasabah
mengenai info produk PT. XYZ melakukan cross-selling produk PT. XYZ Online.
d) Memberikan solusi atas permasalahan nasabah.
e) Mengirimkan daily research yang dikeluarkan oleh DRI melalui email blast ke
seluruh nasabah full online.
f) Membuat laporan mengenai aktivitas telepon dan email.
g) Membantu memasarkan dan menjelaskan mengenai produk-produk Danareksa
untuk nasabah dan calon nasabah yang datang langsung atau melalui telepon.
h) Menindak lanjuti prospek calon nasabah yang datang sampai dengan menjadi
nasabah.
3.2.14. Tugas dan Wewenang Officer Retail Distribution Supports
b) Mengubah data nasabah apabila terdapat perubahan dan mengelola administrasi data nasabah.
3.3. Proses Bisnis Berjalan
Compliance, Legal & Risk Management Back Office
Retail Trading Monitoring and Administration Nasabah Retail Distribution Calon Nasabah a Submit Formulir Formulir Keanggotaan Menganalisa Pendaftaran / Yes
Membuat Surat Perjanjian Surat Perjanjian
Menandatangani Surat Perjanjian Surat Perjanjian
Mendaftarkan Nasabah Baru Nasabah Baru
Mengirim Instruksi Transaksi Instruksi Transaksi
Mengirim Informasi Transaksi Informasi Transaksi
Membekukan Agunan dan Transaksi Transaksi
Mengatur Evaluasi Kordinasi
Mengirim Transaksi Transaksi
Menganalisa Risiko Transaksi
Mengontrol & Mengevaluasi Metode Pengendlian Risiko
Transaksi Yang Disetujui / Yes
Memproses Transaksi Memenuhi Kewajiban dan Menerima Hak Sesuai Status
/ No
/ No Melakukan Pendaftaran
/ Online / Manual
Gambar 3.2 Proses Bisnis PT. XYZ
Calon nasabah yang ingin menjadi nasabah harus mengisi formulir permohonan untuk menjadi nasabah. Permohonan diterima oleh Retail Distribution. Permohonan akan dianalisa apakah calon nasabah memenuhi persyaratan untuk menjadi nasabah atau tidak. Setelah permohonan dianalisa dan disetujui oleh Retail Distribution, calon nasabah akan dihubungi oleh Retail Distribution untuk menanda tangani surat perjanjian dan menerima sepenuhnya peraturan yang ada. Perjanjian persetujuan nasabah meliputi apa saja kewajiban dan hak dari perjanjian untuk menjadi nasabah.
Untuk melakukan transaksi, nasabah dapat melakukan transaksi dengan melakukan intruksi dalam Back Office. PT. XYZ juga melayani permintaan melalui telepon dan online.
Seluruh informasi yang diperlukan untuk transaksi seperti jumlah dan jenis efek yang tersedia bagi nasabah, agunan yang diperlukan, serta informasi fee tersedia secara online. Sistem kliring PT. XYZ akan melakukan cek atas ketersediaan efek setelah intruksi untuk melakukan transaksi diinput oleh nasabah pada Back Office.
Setelah semua persyaratan dipenuhi dan sistem PT. XYZ melakukan pembekuan agunan, transaksi ini lalu dikirim ke Retail Trading Monitoring and Administration. Retail
Trading Monitoring and Administration mempunyai tugas untuk merencanakan,
mengkordinasi dan mengevaluasi kegiatan transaksi dan penyelesaian produk ekuiti dan kegiatan lain yang terkait dalam rangka memenuhi salah satu fungsi PT. XYZ sebagai Lembaga Keuangan Non-Bank.
Setelah melewati Retail Trading Monitoring and Administration, transaksi ini akan dianalisa oleh Compliance, Legal, and Risk Management. Compliance, Legal, and Risk
Management bertugas untuk merencanakan, menetapkan, mengontrol dan mengevaluasi
metode pengendalian risiko yang diperlukan terkait dengan aktivitas nasabah dan saham yang ditransaksikan untuk memastikan semua risiko menjadi minimal.
Setelah transaksi dianalisa dan disetujui oleh Compliance, Legal, and Risk
Management, transaksi ini akan diproses. Prosesnya adalah dari berbagai transaksi jual dan
beli efek yang dilakukan, nasabah akan menghasilkan satu posisi serah atau terima uang dan satu posisi serah atau terima untuk setiap jenis efek.
Serah dan terima efek dan atau uang tersebut akan diselesaikan pada tanggal penyelesaian transaksi bursa, yaitu tiga hari setelah tanggal transaksi dilakukan (T+3) untuk Pasar Regular, (T+1) untuk Pasar Segera dan (T+0) untuk Pasar Tunai. Pada periosde T-3 nasabah yang mempunyai kewajiban untuk serah dana harus melakukan kewajibannya, dan berhak untuk hak terima efek dan nasabah yang mempunyai kewajiban untuk serah efek harus melakukan kewajibannya dan berhak untuk hak terima dana.
3.4. Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini didapat dari satu tabel, yaitu tabel Nasabah. Tabel Nasabah adalah daftar data nasabah yang melakukan investasi dalam bentuk saham pada bursa efek melalui PT. XYZ.
Sumber data berasal dari Excel dengan format .xls (Gambar Sumber data 1 - 2) dimana data ini akan diconvert ke dalam Weka 3.6.9 dengan format csv.
Gambar 3.3 Sumber Data 1
Gambar 3.4 Sumber Data 2
Seluruh data ini berjumlah 411 record. Proses ini akan menghasilkan satu entitas, yaitu Nasabah, dimana atributnya dapat dilihat dalam tabel 3.2 tabel Nasabah.
Tabel 3.2 Tabel Nasabah
Atribut Tipe data Keterangan
ID_Nasabah Char(10) Merupakan kode bagi nasabah yang ada dalam
database.
Register_Date Date Merupakan tanggal dimana nasabah yang
bersangkutan mendaftar.
Birthday_Place Varchar(20) Merupakan tempat lahir dari nasabah yang
bersangkutan.
Birthday_Year Date Merupakan tahun lahir dari nasabah yang
bersangkutan.
City Varchar(20) Merupakan kota asal nasabah yang
bersangkutan.
Zip_Code Char(5) Merupakan kode pos atas tempat tinggal
nasabah yang bersangkutan.
Marriage_Status Varchar(3) Merupakan status dari nasabah yang
bersangkutan.
Sex_Code Char(6) Merupakan jenis kelamin dari nasabah yang
bersangkutan.
Job Varchar(20) Merupakan pekerjaan dari nasabah yang
bersangkutan.
Office_Type Varchar(20) Merupakan jenis pekerjaan dari nasabah yang
bersangkutan.
Office_City Varchar(20) Merupakan kota tempat nasabah yang
bersangkutan bekerja.
Investment_Experience Varchar(20) Merupakan pengalaman nasabah dalam
berinvestasi dengan saham.
Trading_Limit Int(10) Merupakan batas maksimal transaksi nasabah
yang diberikan oleh PT. Danareksa Sekuritas.
Fee_Ratio Int(10) Merupakan komisi pialang saham PT.
Danareksa Sekuritas.
Dari sumber data tersebut maka perushaan menganalisis potensi keaktifan nasabah untuk berinvestasi dengan 7 atribut yang telah ditentukan yaitu Birth_Year, City, Sex_Code,
Job, Total_Income, Invesment_Experience, dan Trading_Limit. Dari 7 atribut tersebut maka
dapat ditentukan keaktifan nasabah dalam melakukan transaksi.
Di dalam tabel Nasabah, terdapat 411 record untuk menganalisis data nasabah dengan metode classification.
3.4.4. Traning Data
Gambar 3.5 Training Data
Training Data diperoleh dari pembagian sumber data yang berjumlah 411 record, di mana dengan menggunakan holdout method dua pertiga dari sumber data
yaitu 274 record dialokasikan untuk training data dan sisanya sepertiga yaitu 137
record dialokasikan untuk testing data. Training data sebagai penentuan keaktifan
yang dinilai paling baik oleh perusahaan, keaktifan tersebut masih ditentukan hanya dengan intuisi individu. Berikut ini adalah penjelasan dari tujuh atribut training data di atas:
a) Birth_Year
Merupakan range usia dari nasabah yaitu, mulai dari <25 tahun hingga >50 tahun. b)City
Merupakan daerah tempat tinggal nasabah.
c) Sex_Code
Merupakan keterangan jenis kelamin nasabah, yaitu male dan female.
d)Job
Merupakan pekerjaan yang sedang dijalankan oleh nasabah.
e) Total_Income
Merupakan total pendapatan nasabah yang dihitung selama 1 tahun. f) Investment_Experience
Merupakan keterangan pengalaman nasabah dalam melakukan investasi. g)Trading_Limit
Merupakan limit transaksi yang diberikan perusahaan kepada nasabah.
3.4.5. Identifikasi Kebutuhan Class
Hasil pengelompokan nasabah dapat membantu perusahaan menganalisis nasabah mana yang paling berpeluang membeli produk baru (targeted marketing), pengelompokkan nasabah berdasarkan limit transaksi, menganalisis profile nasabah.
a) Targeted Marketing
Class yang terbentuk terdiri atas Tidak Aktif, Kurang Aktif, Cukup Aktif, Aktif, Sangat Aktif. Atribut yang digunakan untuk menghasilkan class ini terdiri atas
Birth_Year, City, Sex_Code, Job, Total_Income, Invesment_Experience, dan Trading_Limit..
3.4.6. Classification VS Clustering
Untuk mengelompokan objek pada data mining, digunakan dua metode, yaitu classification dan clustering. Classification termasuk dalam supervised learning yang dasarnya merupakan sinonim untuk klasifikasi. Pengawasan dalam belajar datang dari contoh-contoh label dalam training data sedangkan clustering termasuk didalam unsurpervised learning yaitu pada dasarnya sinonim untuk clustering. Proses pembelajaran unsupervised karena contoh masukan tidak berlabel class dan dapat menggunakan clustering untuk menemukan class dalam data.
Tabel berikut ini adalah perbandingan lebih detail antara classification dan clustering:
Tabel 3.3 Classification VS Clustering
Kondisi Data
Saat Ini Classification Clustering
1. Class label ada atau terlihat
jelas. X
2. Bertujuan untuk menganalisis
berdasarkan class label X
3. Bertujuan untuk
mengelompokan berdasarkan
class label
X
4. Pengelompokan berdasarkan
dengan training data (data objek yang class labelnya telah diketahui)
X
Berdasarkan tabel di atas dan kondisi data yang dimiliki perusahaan, di mana perusahaan telah memikiki training data dan telah menentukan class yang akan dibentuk, maka digunakan metode classification.
3.5. Permasalahan yang Dihadapi
a) Kebutuhan untuk dapat menganalisis dan mengelompokkan nasabah ke dalam class
yang sudah ditentukan sehingga dapat mempermudah tahapan dari proses seleksi.
b) Kebutuhan untuk mengetahui hubungan antara atribut yang telah dipilih dengan class
yang telah terbentuk.
c) mengetahui hubungan antara profile nasabah dengan keaktifan dalam melakukan
transaksi.
3.6. Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan hasil interview yang telah kami lakukan maka telah diidentifikasikan kebutuhan yang dibutuhkan untuk mengelompokkan nasabah, yaitu terdiri atas :
3.6.1 Data Yang Digunakan
Data yang digunakan pada penelitian ini berasal dari satu sumber yaitu profile nasabah. Dimana data profile nasabah adalah data yang didata pertama kali saat calon nasabah ingin mendaftar sebagai nasabah PT. XYZ untuk melakukan transaksi. Data yang dicatat adalah data pribadi.
a) Tabel: Profile Nasabah
b) Atribut: 1) Cl_Code 2) Register_Date 3) Birh_Place 4) Birth_Year 5) City 6) Id_Zip_Code 7) Marriage_Status 8) Sex_Code 9) Job 10)Office_Type 11)Office_City 12)Total_Income 13)Investment_Experience 14)Trading_Limit 15)Fee_Ratio
3.6.2 Identifikasi Atribut Yang Akan Dianalisis
a) Hubungan keaktifan nasabah dengan Birth_Year
b) Hubungan keaktifan nasabah dengan City
c) Hubungan keaktifan nasabah dengan Sex_Code
e) Hubungan keaktifan nasabah dengan Total_Income
f) Hubungan keaktifan nasabah dengan Investment_Experience
g) Hubungan keaktifan nasabah dengan Trading_Limit
3.7. Kebutuhan Informasi Yang Dihasilkan
a) Menampilkan informasi mengenai atribut-atribut yang berpengaruh pada pembentukan
class nasabah.
b) Menampilkan informasi mengenai atribut-atribut yang berpengaruh pada pembentukan
class keaktifan nasabah.
c) Menampilkan informasi mengenai atribut-atribut yang paling mempengaruhi
pembentukan class nasabah.
3.8. Solusi Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis permasalahan yang dihadapi dan analisis terhadap sistem yang berjalan, solusi pemecahan masalah yang diusulkan sebagai berikut:
a) Mengidentifikasikan atribut-atribut yang digunakan untuk pembentukan masing-masing
class.
b) Membuat rancangan user interface untuk menampilkaan hasil pengklasifikasian
