12 BAB II
DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
Nissan Cimone, berlokasi di Jl Merdeka no 2/125 Karawaci Tangerang. Perusahaan ini didirikan berdasarkan dengan Akta No. 123 pada tanggal 23 Juni 2004, dibuat dihadapan Notaris M. Kholid Artha, SH, Notaris di Jakarta dengan nama PT. Wahana Prima Trada Tangerang. Sejak awal berdirinya perusahaan ini berfokus di bidang otomotif yaitu penjualan, spare part, dan pelayanan servis khusus untuk kendaraan Nissan.
2.1.1. Visi dan Misi Perusahaan
Sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang bergerak pada perdagangan dengan menyediakan jasa, maka Nissan Cimone, mempunyai acuan visi dan misi yang menjadikan pedoman untuk memperkenalkan produk dan perusahaannya lebih luas. Sebagaimana visi dan misi dari Nissan secara global sebagai berikut:
Visi Nissan : Memperkaya kehidupan setiap individu.
Misi Nissan: Menyediakan produk dan jasa otomotif secara unik dan inovatif yang menghasilkan nilai keberhasilan tinggi bagi semua pengguna kendaraan dengan aliansinya bersama Renaults.
2.1.2. Slogan Perusahaan
Nissan mempunyai slogan “SHIFT_the way you move”. Dimana SHIFT_ merupakan semangatnya dalam mengubah pakem atau nilai-nilai
tradisional untuk menciptakan dan menawarkan serangkaian nilai-nilai baru. Slogan ini mengkomunikasikan pemikiran Nissan yang berupaya kuat untuk terus menyediakan pengalaman-pengalaman menyenangkan dan kemungkinan-kemungkinan baru di kehidupan sehari-hari, meskipun dunia dan sarana transportasi juga terus berubah. “SHIFT_ the way you move” juga mengekspresikan aspirasi Nissan untuk mengubah pandangan masyarakat terhadap kendaraan, dimana kendaraan bukan lagi alat transportasi semata tapi lebih ke pengalaman emosional. Nissan sudah menggunakan konsep SHIFT_ secara global sejak 2001, namun penggunaan kata-kata setelah SHIFT_ bervariasi.
2.2. Lingkup Bidang Usaha
Nissan Cimone memiliki surat izin usaha perdagangan No. 0071./PB/IX/2004 mengenai pendirian usaha perdagangan dan jasa yaitu penjualan mobil, suku cadang, dan jasa pelayanan servis kendaraan khususnya merek Nissan.
Perusahaan ini terdaftar di badan pelayanan terpadu kota Tangerang dengan tanda daftar perusahaan No. 30.06.1.50.02285.
2.3. Sumber daya
Nissan Cimone memiliki sumber daya manusia untuk memperlancar kegiatan bisnisnya. Gambar di bawah ini adalah bagan struktural organisasi perusahaan.
Branch Head
Workshop Head Sales Head
Customer Relation HR General Affair
Staff Finance & Accounting Head Office Boy / Courier Security Driver Cashier
Nissan Stock & Delivery Administrator Accounting Staff Nissan Sales Administrator Finance Staff Billing & Invoicing Administrator Foreman Workshop Administrator Parts Administrator WS Tools & Equipment Service Advisor Teknisi Sales Eksekutif
Sumber: Struktur Organisasi Nissan Cimone, 2014.
Pembahasan tentang struktur organisasai akan dibatasi pada struktural workshop saja karena penelitian dikhususkan pada divisi after sales yang penangananya langsung dikerjakan di workshop penjelasan mengenai struktur tersebut adalah sebagai berikut:
1) Nissan Branch Head
a. Menyetujui dokumen penjualan
b. Memonitor stok unit di lokasi showroom c. Monitoring stock unit kendaraan
d. Monitoring keuangan cabang e. Menyusun budget cabang f. Monitoring kegiatan workshop
g. Monitoring dan pengembangan sumber daya manusia
h. Morning briefing Memberikan pelaporan secara mingguan kepada Nissan Sales Area Division Head
i. Penilaian kinerja karyawan j. Pengembangan karir karyawan
k. Melakukan improvement pada segala bidang di cabang dalam hal sistem, proses kerja, kecepatan proses kerja dan inovasi bila memungkinkan.
2) Nissan Workshop Head
a. Pengelolaan Workshop (Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian Revenue Workshop. Unit Entry & Unit Job Return sesuai standar yang ditetapkan
b. Customer Satisfaction ( Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan Workshop (dalam performance jajaran workshop))
c. Mengontrol stock gudang workshop (Parts & Materials) sesuai dengan target service rate
d. Pembinaan dan pengembangan personel workshop e. Mengorganisasi kebutuhan sumber daya manusia
f. Membentuk dan memelihara lingkungan kerja yang nyaman, positif bagi semua personel workshop
g. Memelihara kelancaran dan hubungan kerja yang efektif 3) Service Advisor
a. Membuat pendaftaran servis b. Menyambut kedatangan pelanggan
c. Menangani permintaan/keluhan pelanggan
d. Melakukan diagnosa kendaraandan mendapatkan informasi daripelanggan tentang kapan, dimana, seberapa sering hal tersebut terjadi
e. Memberikan estimasi biaya perbaikan dan perkiraan waktu penyelesaiankendaraan
f. Mencatat permintaan pelanggan pada lembaran W/O (work order) serta tanda tangan pelanggan pada lembaran tersebut
g. Memonitor kemajuan perbaikan yang dilakukan oleh mekanik
h. Melakukan pengecekan terhadap hasil perbaikan yang dilakukanoleh mekanik serta menjaga kondisi kendaraan kepada pelanggan minimal sama dengan saat masuk ke workshop
i. Penyerahan kendaraan yang selesai diperbaiki pada pelanggan dan memberikan penjelasan terhadap perbaikan yang dilakukan serta biaya perbaikan
j. Memberikan saran/nasehat yang profesional dalam hal perbaikan/perawatan kendaraan kepada pelanggan
k. Melakukan promosi servis denganmemberikan penjelasan tentang jenis-jenis servis yang ada di workshop
4) Foreman
a. Mempersiapkan kendaraan yang akan diperbaiki b. Mendistribusikan pekerjaan pada teknisi
c. Mengawasi pekerjaan teknisi / Helper d. Melakukan progress control
e. Melakukan Test Drive bersama teknisi f. Mengawasi keselamatan kerja
g. Memelihara & menjaga tools & equipment h. Membuat data efisiensi & produktifitas
i. Mendiskusikan kendala kendala operasinal workshop dengan workshop head
j. Memantau kebersihan stall k. Meminta training ke NMI 5) Parts Administrator
a. Mendistribusikan spare part ke teknisi atau foreman atau pelanggan dengan cepat dan tepat
b. Memonitor stock dan pengadaan spare part c. Penataan gudang part yang efisien dan bersih d. Melakukan proses administrasi/ laporan 6) Technician
a. Melakukan perbaikan kendaraan customer b. Mendiagnosa problem kendaraan
c. Memberikan informasi pekerjaan tambahan d. Melengkapi history card
e. Mengawasi teknisi magang f. Menjaga kebersihan kendaraan g. Menjaga tool teknisi
h. Mengikuti training i. Melakukan Stooring
7) Workshop Administrator a. Appointment customer
b. Queueing number management c. Input dan monitor NSWS
d. Mencatat jasa perbaikan dan biaya-biaya nya tiap akhir bulan 8) WS Tools & Equipment Keeper
a. Memelihara dan menjaga tools (SST) b. Mengendalikan peminjaman SST ke teknisi c. Melakukan pengecekan caddy set teknisi
d. Melakukan pemeriksaan rutin equipment bengkel yang ada seperti car lift, brake lathes, air compressor, gas analyzer dsb
e. Menyiapkan kebutuhan bahan bantu servis seperti majun (kain lap) f. Mengatur waktu pembersihan oli bekas dan material sisa spesifik
bengkel 9) Cashier
a. Menerima tagihan dari pihak internal ataupun eksternal b. Mengirimkan tagihan
c. Menerima giro dan cek serta melakukan pembayaran untuk giro-giro yang sudah jatuh tempo
d. Mencatat jumlah setoran harian e. Mengirim BBK ke bagian Treasury f. Melakukan transaksi di bank
2.4.Tantangan Bisnis
Segmen MPV dengan harga terjangkau hingga saat ini masih menjadi favorit konsumen di Tanah Air. Bahkan, penjualan tahun ini diprediksi mencapai 400.000 unit. Pada 2004 lalu, pasar hanya diisi oleh duet maut Avanza-Xenia. Karena kian menggemuk, beberapa produsen berusaha bermain di pasar "MPV sejuta umat" ini. Honda Mobilio menjadi peserta terakhir yang ikut meramaikan pasar setelah Nissan Grand Livina, Suzuki Ertiga, Daihatsu Attivo dan Chevrolet Spin.
Alasan utama adalah budaya Indonesia yang kental akan falsafah "Mangan ora mangan sing penting ngumpul", yang artinya makan atau tidak makan yang penting kumpul. Kemampuan daya angkut hingga 7 orang menjadi alasan utama selain harga yang terjangkau. Ruang lapang dan efisiensi bahan bakar juga jadi pertimbangan. Tak kalah penting, jaringan purnajual yang merata serta ketersediaan cuku cadang yang baik. Untuk merek Nissan khususnya Grand Livina yang telah ikut bermain sejak 2007 tentunya sudah mulai mengalami kejenuhan pasar dikarenakan siklus hidup produk yang sudah mencapai fase dewasa. Hal ini tercermin dari jumlah penjualan yang sudah tidak bisa meningkat lagi terutama di tahun 2012 oleh karena itu pada tahun 2013 Nissan mengeluarkan varian baru yaitu All New Grand Livina agar tetap bisa survive menghadapi pesaing.
Pada sisi after sales Nissan grand livina juga dihadapkan pada kenyataan bahwa tidak semua pemilik melakukan perawatan dan perbaikan kenndaraanya di dealer Nissan. Hal ini terlihat dari tidak tercapainya target kunjungan customer dari waktu ke waktu. Selain itu tantangan juga datang dari sesama dealer Nissan, sebagai contoh tahun 2010 di Tangerang hanya ada Nissan Cimone dan Nissan BSD namun ditahun 2014 sudah ada Nissan Jatake dan juga Nissan Gading Serpong. Penambahan jumlah dealer ini tetntunya menurunkan tingkat kunjungan di dealer yang lain khususnya Nissan cimone.
Nissan memberikan tarif servis dan harga spare part yang sama untuk semua dealer. Hal ini berarti persaingan yang timbul pada tiap dealer adalah bagaimana meningkatkan kualitas pelayananya untuk meningkatkan loyalitas pelanggan agar tetap berkunjung ke dealer yang sama khususnya Nissan Cimone. Permasalahan tentang tarif servis dan harga spare part muncul dari sisi eksternal dimana sudah mulai ada beberapa bengkel yang mau dan mampu menangani perawatan dan perbaikan kendaraan Nissan. Selisih harga yang ditawarkan cukup jauh sampai dengan 50% dari tarif service yang di tetapkan oleh dealer Nissan, sedangkan untuk spare part yang original selisihnya tidak lebih dari 10%. Meskipun hal ini diikuti dengan perbedaan standar layanan fasilitas bengkel dan juga hilangnya garansi 3 tahun atau 100.000 km dari Nissan.
2.5. Proses/ Kegiatan Fungsi Bisnis
Proses bisnis atau alur penerimaan service di PT. Wahana Prima Trada Tangerang di gambarkan dalam diagram di bawah ini:
Pemeriksaan sebelum service
Penerimaan service
Estimasi biaya
Perbaikan kendaraan oleh teknisi
Test drive oleh foreman Antrian serrvice
Pengambilan spare part
Final inspection
Cuci mobil
Cetak invoice
ok Not good
Penyerahan kendaraan oleh service advisor
Sumber: Diagram proses pelayanan Nissan Cimone, 2014.
Penjelasan dari diagram tersebut adalah sebagai berikut:
1)
Antrian serviceKartu antrian service diberikan oleh security untuk mengetahui pelanggan mana yang lebih dahulu harus dilayani.
2)
Pemeriksaan sebelum servisPemeriksaan sebelum servis dilakukan oleh teknisi yang ditunjuk menjadi petugas checker berdasarkan jadwal yang di buat oleh work shop head. Pemeriksaan yang dilakukan antara lain kondisi kendaraan ( ada cacat atau tidak), kelengkapan kendaraan, barang-barang yang ada didalamnya, jumlah bahan bakar, dan lain-lain.
3)
Penerimaan servisPenerimaan servis dilakukan oleh service advisor. Pada saat ini ditanyakan seluruh permintaan dan keluhan pelanggan. Kemudian service advisor menyampaikan perkiraan biaya perbaikan. Jika pelanggan menyetujui biaya perbaikan maka dilakukan pencetakan work order.
4)
Perbaikan kendaraanSetelah ada work order kemudian foreman memindahkan kendaran ke area servis. Setelah itu foreman mengalokasikan pekerjaan kepada teknisi sesuai kemampuan teknisi dan tingkat kesulitan perbaikan. Pada saat perbaikan teknisi mengambil spare part di ruang spare part sesuai yang tercantum di work order. Jika ada perbaikan atau spare part yang perlu ditambahkan maka
teknisi menyampaikan kepada foreman, kemudian dari foreman disampaikan ke service advisor. Service advisor akan menyampaikan perkiraan biaya tambahan tersebut kepada pelanggan.
5)
Test driveSetelah kendaraan selesai diservis kendaraan kemudian dites oleh foreman bersam teknisi untuk mengetahui hasil kerjanya. Jika hasilnya bagus maka masuk ke final inspection dan jika ada masalah kembali dilakukan perbaikan dan dilakukan koordinasikan kepada service advisor untuk di sampaikan pertambahan waktu perbaikan.
6)
Final inpectionSetelah kendaraan selesai test drive dan dinyatakan bagus oleh foreman maka dilakukan final inspection oleh teknisi untuk memastikan lagi bahwa seluruh pekerjaan sudah selesai dilaksanakan dan tidak ada yang terlewat.
7)
Cuci mobilSetelah final inspection kemudian kendaraan dicuci body luarnya dan di bersihkan dengan vacum cleaner bagian interiornya.
8)
Cetak invoiceJika kendaraan selesai dicuci maka seluruh jasa dan spare part di input untuk kemudian dicetak invoice. Kemudian sebelum pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu service advisor menyampaikan hasil kerja yang telah dilakukan oleh teknisi.
9)
Penyerahan kendaraanSetelah proses administrasi selasai kemudian service advisor menyerahkan kendaraan kepada pelanggan dan menyampaikan tentang garansi service, jika dalam waktu dua minggu atau seribu kilometer ada masalah pada kendaraan maka akan diperbaiki lagi tanpa pembebanan biaya.
